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Meetings effizient vorbereiten

Fremdsprachen: Meetings Teil 1

Meetings effizient vorbereiten

Je besser ein Meeting vorbereitet ist, desto effizienter kann es ablaufen. In unserer kleinen Reihe zu diesem Thema geben wir Ihnen nützliche Tipps. Ineffiziente Meetings kosten die Unternehmen Jahr für Jahr enorme Summen. Deshalb ist es wichtig, Besprechungen zielführend zu gestalten.


Grundsatzfrage: Bevor Sie mit der Organisation eines Meetings loslegen, fragen Sie sich doch einfach: "Ist das Meeting (zu diesem Thema) überhaupt nötig?". Möglicherweise ist eine Telefonkonferenz, eventuell unter Nutzung einer so genannten Instant Messaging- und Konferenz-Software (z. B. IBM Lotus Sametime oder - auch für kleinere Unternehmen - Netviewer Meet bis hin zu Skype und ICQ, um nur einige Beispiele zu nennen), eine sinnvolle und vor allem kostengünstigere Alternative.


Rechenexempel

Prüfen Sie anhand eines Beispiels, was ein Meeting, bei dem sechs Führungskräfte des mittleren Managements und/oder Projektleiter für die Dauer von vier Stunden zusammen kommen, kostet. Sind zusätzlich noch Reisekosten (einschließlich der Reisezeit) zu berücksichtigen, kommt schnell ein vierstelliger Betrag zustande.


Vorteile

Die Vorteile von Besprechungen, bei denen die Teilnehmer in einem Raum sitzen, sind eindeutig: Themen werden von Angesicht zu Angesicht besprochen, Missverständnisse sofort geklärt und komplexe Problemstellungen umfassend erörtert.

Bei Telefonkonferenzen entfällt die "Rüstzeit", also die Zeit für den Weg zum Ort der Sitzung und zurück. Die Teilnehmer können auch anschließend schnell wieder zu ihren eigentlichen Aufgaben zurückkehren.


Einladung

Soll tatsächlich eine Zusammenkunft im herkömmlichen Sinn stattfinden, gilt es, diese effizient vorzubereiten. Nennen Sie in der Einladung folgende Einzelheiten:

- Ort (ggf. mit Anschrift, einschl. Raum, Etage)

- Datum und Uhrzeit

- Voraussichtliches Ende (Uhrzeit)


Die Einladung senden Sie den Teilnehmern frühzeitig genug zu. Je nach Situation ist es auch sinnvoll, vorher kurz per Mail oder Telefon die Verfügbarkeit zu erfragen. Legen Sie einen Anfahrtsplan bei sowie evtl. Kontaktdaten einer Person, die im Bedarfsfall angerufen werden kann, falls es Verspätungen, Absagen oder Rückfragen gibt.

 

Agenda

Fügen Sie der eine klare Agenda hinzu, die kurz über die anstehenden Themen und ggf. Entscheidungen informiert, idealerweise mit einem Zeitplan. Hierzu eignet sich ein Layout in Tabellenform, das Sie während des Meetings auch gleich als Protokoll nutzen können (s. Beispiel).


Räumlichkeiten

Buchen Sie rechtzeitig die Räumlichkeiten für das Meeting und klären Sie hierzu folgende Fragen:

- Wie viele Personen nehmen teil?

- Wird nur ein Raum oder werden Gruppenarbeitsräume benötigt?

- Wie soll die Bestuhlung sein?

- Welche Geräte und Hilfsmittel (Beamer, Weißwandtafel, Flipchart, Filzstifte usw.) sind erforderlich?

-  usw.

Lassen Sie sich alle Einzelheiten, einschl. des Preises, schriftlich bestätigen.

Vergessen Sie nicht die Bewirtung: Pausenkalt- und -heißgetränke, Mittag- und ggf. Abendessen sowie Hotelunterbringung. Möglicherweise ist auch für einen Hol- und Bringservice der Teilnehmer (Bahnhof, Flughafen), die nicht mit dem Pkw anreisen, zu sorgen.


Layout-Beispiel für Agenda und Protokoll


Agenda und Protokoll
 


Thema:
Ort:
Datum:
Beginn: (Uhrzeit)
Ende: (Uhrzeit)
 


...............
...............
...............
...............
...............
 
Teilnehmer
(Namen, Abteilung/Firma ...)
 
Nr.TOP
 
Kernpunkte der Diskussion und Ergebnisse
 
Maßnahmen
 
Wer
 
Mitwirkend
 
Termin
 
 

 
      
 

 
      
 

 
      
 

 
      



 


 





 

Autor(en): Giselle Chaumien-Wetterauer

Quelle: working@office Ausgabe Nr.: 06/2014

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