Menu

Expertentipps für effektive Protokolle

„Wer schreibt mit?“ Diese Frage kommt am Anfang fast jeder Besprechung. Kaum jemand reißt sich um die Aufgabe. Doch bei der ständig wachsenden Zahl von Meetings und Konferenzen ist es ein Muss, die Ergebnisse, Beschlüsse und verteilte Aufgaben schriftlich festzuhalten.

Expertentipps für effektive Protokolle

Protokolle sind ein Muss, um Ergebnisse und

Bei vielen Anlässen, von der Elternbeiratssitzung an der Schule bis zu Vertragsverhandlungen, Teambesprechungen oder Kreativtagen in Unternehmen, soll das Gesagte zu Papier gebracht werden. Es dient dann als

  • Gedächtnisstütze für die Beteiligten;
  • Kontrollhilfe für Vorgesetzte;
  • Arbeitsunterlage für die Sitzungsteilnehmer;
  • Information für Personen, die nicht teilgenommen haben.


Wichtig: Die Ergebnisse und Vereinbarungen müssen wahrheitsgetreu und für alle nachvollziehbar sein. „Denn manchmal werden Protokolle im Business sogar zum Beweismittel, etwa wenn es zwischen den Geschäftspartnern zu Unsicherheiten oder Streitigkeiten kommt“, erklärt Kerstin Grigoleit, Trainerin und Business-Coach aus Leichlingen. Je genauer und ausführlicher das Schriftstück den Verhandlungsprozess wiedergibt, desto stärker ist seine Beweiskraft. Außerdem soll ein Protokoll kenntlich machen, wo noch Klärungs- oder Handlungsbedarf besteht, etwa in Form von To-do-Listen mit Zeitangaben.

Gut zuhören

Trotzdem wird die Aufgabe manchmal unterschätzt, meint die Expertin. Der Protokollant muss aufmerksam zuhören und flink schreiben können, den Inhalt von Gesprächen schnell erfassen und filtern. Selbst mitreden ist kaum möglich. Zu schnell überhört man etwas Wesentliches oder vergisst es zu notieren. Auch falsche Schwerpunkte sollte man nicht setzen. „Was gerade dann passiert, wenn jemand von einem Thema besonders viel versteht und den zugehörigen Tagesordnungspunkt deshalb besonders ausarbeitet. Deshalb ist ein Außenstehender oft besser geeignet als ein Fachmann“, gibt Kerstin Grigoleit als Tipp. Nicht-Fachleuten rät sie:
„Wenn Sie etwas Fachspezifisches nicht verstehen, haken Sie direkt nach. Oder Sie bitten den Gesprächsteilnehmer nach der Sitzung, Ihnen zu dem speziellen Punkt etwas aufzuschreiben und zeitnah zu schicken, was Sie dann einarbeiten und gegebenenfalls sprachlich anpassen.“ So hat sie es in ihrer Zeit als Direktionsassistentin in einem Chemiekonzern praktiziert, als sie selbst viele Ressort-Besprechungen mit Wissenschaftlern protokollierte.

Top vorbereiten

Diese Form der Nachbearbeitung kostet Zeit. Deshalb bereitet ITTrainerin Christina Krist aus Augsburg das Protokoll vor der Sitzung vor: Sie trägt alle Namen, Daten oder Infos, die vorab bekannt sind, in ihren Vorschreibstandard ein. Bei Tagesordnungspunkten, die erfahrungsgemäß ähnlich lang ausfallen, übernimmt sie den Text aus dem Protokoll der letzten Sitzung und überschreibt ihn direkt am Laptop. Als Vorlage benutzt sie eine stark gerasterte tabellarische Form und Abkürzungen wie A für Aktivität, E für Entscheidung und F für Feststellung: „Im Job ist die Zeit kostbar. Manchmal überfliegt man das Protokoll nur und schaut in der Randspalte nach, wo der eigene Name steht und was man bis wann erledigen soll.“ Am Ende der Besprechung ist die Niederschrift fast fertig, sagt Christina Krist: „Noch einmal drüberlesen, Tippfehler oder die Schreibweise eines Namens korrigieren – und das Protokoll kann in der Regel am nächsten Tag verschickt werden.“

Form wählen

Leider erfüllen Niederschriften öfter nicht ihren Zweck, stellt Coach Kerstin Grigoleit fest: „Eigentlich sollten sie kurz, knapp und verständlich Ergebnisse und Entscheidungen zusammenfassen und sich dabei auf das Wesentliche beschränken. Bemühen Sie sich um ein sachliches und verständliches Deutsch, im Grunde eine gehobene Umgangssprache.“

Trainerin Gerda Ezilius aus Gangelt nennt mehrere Arten von Protokollen:

  • Das Kurzprotokoll ist sehr häufig im Einsatz. Es fasst die einzelnen Themen und die Ergebnisse oder die weitere Vorgehensweise kurz zusammen. Das setzt voraus, dass der Verfasser die Thematik verstanden hat und dazu in der Lage ist, zwischen wichtig und nebensächlich zu unterscheiden.
  • Das Beschluss- oder Ergebnisprotokoll hält nur die Beschlüsse/ Ergebnisse einer Besprechung fest. Die Diskussion, die dem eventuell vorangegangen ist, berücksichtigt es nicht.
  • Das Verlaufsprotokoll zeigt neben den Beschlüssen/Ergebnissen der Besprechung auch den chronologischen Verlauf auf, also wie es dazu gekommen ist. Die Diskussionsbeiträge einzelner Teilnehmer müssen nicht wortgetreu wiedergegeben werden, sondern können sinngemäß zusammengefasst sein. Sie stehen dann im Konjunktiv („... Herr Maier sagt, er sei an der Verhandlung beteiligt gewesen“).
  • Das Wortprotokoll wird heute fast nur am Gericht und im Parlament verwendet, weil es sehr ausführlich ist und deshalb eine hohe Beweiskraft hat. Es gibt die Äußerungen der Teilnehmer Wort für Wort wieder.


Bevor Sie loslegen, sollten ein paar Punkte geklärt sein:

Form und Umfang

Genügt es, die Ergebnisse in Kürze zusammenzufassen oder soll das Papier den Verlauf der Besprechung und das Zustandekommen von Entscheidungen dokumentieren? Entscheiden Sie danach, welche Art von Protokoll Sie anfertigen (siehe oben).

Mit oder ohne Namensnennung

Werden Name und Funktion von Teilnehmern genannt, die Vorschläge einbringen beziehungsweise für oder gegen etwas stimmen? „Es macht unter Umständen Sinn, den Hintergrund von Personen kenntlich zu machen, etwa, aus welcher wissenschaftlichen Disziplin sie jeweils kommen“, sagt Kerstin Grigoleit. Wichtig kann die Namensnennung auch im Zusammenhang mit einer Abstimmung sein. Dann müssen die Beteiligten allerdings vorher davon Kenntnis haben, sonst könnte es hinterher Ärger geben! Oft genügt es aber, festzuhalten, dass eine Entscheidung einstimmig, mit einer definierten Mehrheit oder einem abweichenden Votum gefällt wurde.

Vertraulichkeit

Besprechen Sie, wie kenntlich gemacht wird, was nicht zu Protokoll genommen werden soll.

Anhang

Wird nach der Fertigstellung nur das Protokoll verteilt oder bekommen alle Empfänger die Dokumente als Anhang, die während des Meetings herumgegangen sind?

Gegenlesen

Geht das Protokoll so raus oder liest noch jemand über das Papier, bevor es verteilt wird, was unbestreitbar Vorteile hat: Vier Augen sehen mehr als zwei, jemand Unbeteiligtem fällt schneller auf, wenn etwas unverständlich ist oder fehlt.

Unterschrift

Wer unterschreibt das Papier? In der Regel der Protokollant, je nach Firma, Abteilung und persönlichen Gepflogenheiten auch der Vorgesetzte – also besser vorab zur Sprache bringen.

Zustimmung

Soll das Protokoll mit der Aufforderung verteilt oder verschickt werden, es zu prüfen und seine Richtigkeit bis zu einem festgelegten Termin schriftlich zu bestätigen, beziehungsweise gegebenenfalls Ergänzungen oder Korrekturen mitzuteilen? Das ist auf jeden Fall Voraussetzung, wenn es als Beweismittel für Verhandlungen dienen soll!

Schnell weiterleiten

Idealerweise sollte das Protokoll ein, zwei Tage nach der Sitzung allen, die daran teilgenommen haben oder nachträglich darüber informiert werden sollen, zugestellt sein. Gerade, wenn es Aufgaben nennt, die dringend abzuarbeiten sind, gilt die Devise: je früher, desto besser!

Ihre Protokoll-Experten:

Kerstin Grigoleit
Gerda Ezilius

Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Karriere-Messe für Sekretärinnen und Assistentinnen.

Save the date: Ihre career@office 2018

04.04.2018: Hamburg, Handelskammer

18.04.2018: Frankfurt, Kap Europa

21.06.2018: München, MTC

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de