Menu

Der DIN-5008-Leitfaden: Nach allen Regeln der Korrespondenz

Die DIN 5008 ist das Regelwerk für das Schreiben von Briefen und E-Mails. Wer sich daran orientiert, gibt ein professionelles Bild ab. Wenn Sie möchten, dass auch Ihre Kolleginnen und Kollegen nach DIN 5008 schreiben, ist es wichtig, diesen einen kurzen Leitfaden an die Hand zu geben …

DIN 5008 Regelwerk

Geben Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen einen Leitfaden an die Hand, damit sich alle im Unternehmen an die Regeln der DIN 5008 halten.

Der DIN-5008-Leitfaden: Nach allen Regeln der Korrespondenz

Corporate Identity und Corporate Design spielen vermutlich auch in Ihrem Unternehmen eine Rolle. Dazu gehört nicht nur, dass auf allen Drucksachen die richtige Firmenfarbe glänzt, sondern auch die Kommunikation nach außen. Diese sollte professionell und wie aus einem Guss erscheinen.

Das Sekretärinnen-Handbuch hat diese Arbeit bereits für Sie gemacht und einen Text formuliert, der die wichtigsten Empfehlungen der DIN 5008 leicht verständlich kommuniziert.

Wenn die Kolleginnen und Kollegen sich daran orientieren, haben Sie ein großes Stück Qualität und Professionalität intern erreicht.

 

Leitfaden zur DIN 5008: Ein Begleitschreiben an die Kolleginnen und Kollegen

Wer seine Mitarbeiter und Kollegen schulen möchte, der muss sie auf die Notwendigkeit und das Ziel hinweisen. So könnte ein begleitender Brief für den Leitfaden aussehen: Kasten 1

Wie Kollegen am Telefon mit Geschäftspartnern kommunizieren, lässt sich zwar schulen, doch die Vorgaben sind und bleiben flexibel. Anders sieht es bei der Korrespondenz aus. 

Wenn Sie den Kollegen Vorgaben für E-Mails und Briefe so mit auf den Weg geben, dass sie leicht nachzuvollziehen sind, ist es für alle einfacher, sich daran zu halten. Ein Leitfaden für Ihre Kolleginnen und Kollegen könnte in etwa so aussehen: Kasten 2

 

 

Der Briefstil, das bedeutet beispielsweise der Aufbau des Briefkopfs, die Schriftart, die Schriftgröße, ein Teil der DIN 5008, bestimmte Schreibweisen des Datums, der Telefonnummern, Euro-Beträge, Uhrzeit etc. sollen in Ihrem Unternehmen bei externer Korrespondenz – egal, ob per Brief oder elektronisch per E-Mail – einheitlich angewendet werden.

Es lohnt sich daher, den Kollegen die wichtigsten Maßgaben stichpunktartig zusammenzufassen. Die wichtigsten Punkte sind:

  • Schriftart, z. B. Times New Roman, Schriftgröße: 12, Text: einzeilig geschrieben.
  • Die Schreibweise des Datums als 2017-06-05 wird in unserem Unternehmen nicht verwendet.
  • Bitte verwenden Sie, wenn immer möglich und vor allem im Text, diese Schreibweise: 5. Juni 2017.
  • Achtung! 05. Juni 2017 ist falsch. In Tabellen oder Aufzählungen können Sie auch diese Schreibweise wählen: 05.06.2017.
  • Die Uhrzeit wird so geschrieben: 17 Uhr, 17:24 Uhr, 17:30:24 Uhr, 9 Uhr oder 09:00 Uhr.
  • Euro steht nicht vor dem Betrag, sondern dahinter: 3.444,20 EUR.
  • Verwenden Sie keinen Blocksatz, denn der ist schwierig zu lesen.
  • Lesefreundlich ist es, den Rand linksbündig zu setzen.
  • Auf Folgeseiten wird durch drei Punkte hingewiesen, die am Fuß der Seite mit mindestens einer Leerzeile Abstand zum Text gesetzt werden und am rechten Rand stehen.
  • Mehrseitige Briefe werden oben fortlaufend durchnummeriert, beginnend mit der zweiten Seite. (- 2 -) zentriert in der ersten Zeile. Bei Briefblättern ohne Aufdruck steht die Seitennummer in der fünften Zeile. Eine Variante wäre beispielsweise „Seite 3 von 6“, beginnend auf der ersten Seite, rechter Rand. Der Brieftext steht mit mindestens einer Leerzeile Abstand von der Seitenzahl.
  • Telefon- und Faxnummern werden nach DIN 5008 so geschrieben: 0511 58944 (Vorwahl-LeerzeichenTelefonnummer). Verwenden Sie keine Leerzeichen zwischen den einzelnen Zahlen und keine Klammern oder Striche. Ausschließlich Durchwahlnummern werden durch einen Bindestrich abgesetzt: 0511 589-444 (Vowahl-Leerzeichen-Telefonnummer-Bindestrich-Durchwahl).
  • Eine Mobilnummer wird nach DIN 5008 so geschrieben: 0170 908455.
  • Unter Ihren E-Mails verwenden Sie bitte die von der Unternehmenskommunikation vorgegebene Signatur. Dies ist besonders im Hinblick auf die Schreibweise der internationalen Telefonnummer wichtig: Falsch ist +49 (0) 511/559-444. Richtig ist +49 511 589-444.
  • Vermeiden Sie diese Grußformel: Kind regards/Freundliche Grüße. Verwenden Sie besser entweder die englische Grußformel in englischen E-Mails oder eine deutsche Grußformel in deutschen E-Mails. Kasten 3

Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen

 

 

Ihre career@office 2019

07.05.2019: Frankfurt, Kap Europa

05.09.2019: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de