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Das praktische Audiomeeting

Fremdsprachen: Audiomeeting

Das praktische Audiomeeting

Eine Alternative zu Präsenzmeetings stellen Telefonkonferenzen dar. Hier die wichtigsten Aspekte.
Führungskräfte, Projektleiter und andere Firmenmitarbeiter klagen über das „grassierende Meeting Hopping“ und prangern die dabei entstehenden Zeitverluste an. Eine gute Alternative: das Audiomeeting, besser bekannt unter dem Begriff Telefonkonferenz oder dem Kurzbegriff „TelKo“.

Vorteile

Ist erst einmal geklärt, dass der persönliche direkte Kontakt in einem Präsenzmeeting nicht unbedingt erforderlich ist, ist die Telefonkonferenz eine praktische Lösung. Die Vorteile des Audiomeetings liegen auf der Hand:
- Die Kosten für Reisen (einschl. der Reisezeit) sowie für die Organisation der Reise entfallen.
- Die Firma spart Arbeitszeit, denn Telefonkonferenzen sind meist effektiver, und die Mitarbeiter sind schneller wieder an ihrem Arbeitsplatz. - Arbeitsvorgänge werden vereinfacht, denn es kann kurzfristig eine TelKo zu einem punktuellen Problem organisiert werden.
- Es werden zeitnah ortsungebunden gemeinsame Entscheidungen getroffen.

Vorbereitung

Die Vorbereitung der TelKo ist denkbar einfach. Sie informieren die Teilnehmer per E-Mail über:
- Datum und Uhrzeit
- Voraussichtliches Ende (Uhrzeit)
- Thema: Grenzen Sie den Anlass des Audiomeetings ein. Falls mehrere Punkte besprochen werden sollen, erstellen Sie eine übersichtliche Agenda.
- Ernennen Sie einen Moderator, der durch die Telefonkonferenz führt. Falls Sie diesen bei der Einladung noch nicht benennen können, geben Sie den Namen gleich zu Beginn der telefonischen Besprechung bekannt.
- Sofern möglich, teilen Sie jedem Teilnehmer die Einwahldaten für den Telefonkonferenzraum mit.
- Ggf. senden Sie im Vorfeld entsprechende Unterlagen (z.B. Präsentation zum relevanten Thema) an die Teilnehmer.
Diese Information erfolgt idealerweise in Form eines E-Mail-Kalendereintrages mit Erinnerungsfunktion, sofern Ihr Mailsystem diese Möglichkeit zulässt.

Rahmenbedingungen
Bei der Durchführung des Audiomeetings sollte Folgendes beachtet werden:
- Ruhiges Umfeld sicherstellen
- Hintergrundgeräusche wie zum Beispiel Stimmen nicht teilnehmender Personen oder das Tippen auf einer Tastatur vermeiden
- Ggf. Fenster schließen

Ablauf

Zu Beginn erklärt der Moderator nach der Begrüßung kurz die Spielregeln:
- Geplante Dauer
- Ziel des Audiomeetings
- Bevor ein Teilnehmer etwas sagt, nennt er seinen Namen, damit die anderen wissen, wer spricht (es sei denn, die Personen erkennen sich an der Stimme).
Ähnlich wie bei einem Präsenzmeeting sollte jemand zur Verfügung stehen, um die wichtigsten Entscheidungen zu protokollieren: Wer macht was bis wann. Hierzu kann auch das Muster aus der Ausgabe Juni 2014 verwendet werden.
Der Moderator sorgt für die „Rededisziplin“ und achtet darauf, dass die eingeplante Zeit eingehalten wird.
Am Ende wird verabredet, bis wann das Protokoll an die Teilnehmer verschickt wird und ob ggf. ein weiterer Termin für eine Telefonkonferenz notwendig ist.

Satz- und Wortschatz
- Telefonkonferenzen stellen ein kostensparendes und effizientes Kommunikationsinstrument dar.
- Störend ist die eingeschaltete Lautsprecherfunktion des Telefons, denn sie verursacht oft ein Echo.
- Stummschalttaste des Telefonapparats aktivieren.
- Audiomeetings eignen sich für die Echtzeitkommunikation und die schnelle Klärung offener Fragen.
- Eine Reihe von Anbietern verfügen über Konferenzlösungen mit mehreren Sicherheitsfeatures für optimalen Schutz gegen Lauschangriffe.

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