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Büroumzug: So klappt’s richtig gut organisiert

Ein Büroumzug steht zwar nicht allzu oft auf der To-do-Liste. Dafür ist ein Standortwechsel ein Projekt, das so ziemlich alle Abläufe gründlich durcheinanderwirbeln kann. Ein Experte gibt praktische Tipps, wie die Aktion möglichst reibungslos über die Bühne geht – und sogar mit Applaus!

Büroumzug

Zwar hat jeder Umzug seine Eigenheiten. Doch der Ablauf lässt sich meist gut als Projekt strukturieren.

Büroumzug: So klappt’s richtig gut organisiert

Eine knappe halbe Million Haushalte und damit mehr als acht Millionen Menschen wechseln statistisch betrachtet in Deutschland jährlich ihren Wohnort. Eigene Erfahrung bringen also wohl viele Mitarbeiter mit, wenn ihr Büro umziehen soll. Trotzdem wirbelt ein solches Projekt nicht selten alles durcheinander. Ob großes Unternehmen oder kleiner Betrieb, ein Büroumzug gilt als echte Herausforderung.

„Das ist fast immer eine Mammut-Aufgabe“, weiß Daniel Sieber, Geschäftsführer der Beratung Hungenberg Sieber aus Berlin, die sich auf Büroplanung, Projektmanagement und Umzugsmanagement spezialisiert hat. Assistentinnen sind praktisch immer involviert, „sie spielen bei Umzügen eine tragende Rolle. Und sie gehen dabei meist an ihre Grenzen“. Das hat nach Siebers Erfahrung mindestens zwei handfeste Gründe. „Zum einen ist der Umzug eines Büros ein Projekt, das für die Assistentin zum Tagesgeschäft noch dazu kommt.“ Zum anderen bedeutet jeder Umzug einen Veränderungsprozess.

Manche reagieren darauf offen, andere eher skeptisch. „Und das bekommt dann die Assistentin zu spüren, die das noch nebenbei zu stemmen hat.“ Dabei wäre eher Dankbarkeit angebracht, „doch das ist selten so, meist finden die Kollegen das Haar in der Suppe“, weiß Sieber, der schon Büroumzüge fast jeder Größenordnung begleitet hat. Gute Umzugsmanager klären Fragen, schulen Mitarbeiter für das Mammutprojekt, ziehen die Skepsis der Belegschaft auf sich und holen die Sekretärin insgesamt aus der Schusslinie.

Büroumzüge: Projektmanagement ist gefragt

Wer sich keine professionelle Unterstützung holen kann, greift am besten auf die Methodik des Projektmanagements zurück. Ein Büroumzug lässt sich wie jedes andere Projekt auch planen, organisieren und durchführen. Die Mammutaufgabe wird in Phasen zergliedert, Verantwortlichkeiten und Aufgabenpakete werden vergeben, Tools kommen zum Einsatz, zum Beispiel Checklisten.

Das könnte dann so aussehen: In der Initialisierungsphase baut das Umzugsmanagement eine für den Betrieb passende Projektstruktur auf und etabliert ein Kernteam für den Umzug. Ergänzend wird der logistische Ablauf in die Form eines Projektstrukturplans mit Meilensteinübersicht gegossen, Schnittstellen definiert und Kommunikationswege eingerichtet. Die Logistik wird im späteren Verlauf noch feinjustiert.

In diese Struktur eingebettet lassen sich die Teilprojekte stemmen. Dazu zählt beispielsweise der Komplex Ausschreibungen, in dem es nicht nur um den Transport geht, sondern womöglich auch um Recycling-Aufträge oder Entsorgung, IT-Support und so weiter. Je nach Größe und Ziel könnte die neue Büroeinrichtung ein weiteres Teilprojekt sein. Vielleicht sollen gleich sämtliche Arbeitsplätze ergonomischer gestaltet und der Büroalltag insgesamt modernisiert werden?

Projektfahrplan Umzug

Zwar hat jeder Umzug seine Eigenheiten. Doch der Ablauf lässt sich meist gut als Projekt strukturieren. Zu den wichtigen zehn Punkten zählen:

  1. Zeit einplanen: So banal es klingt, nicht nur große Büroumzüge erfordern oft einen jahrelangen Vorlauf.
  2. Zuständigkeiten klären: Wer ist verantwortlich? Gegebenenfalls Teams bilden und Beauftragte benennen.
  3. Unterstützung: Soll ein externer Umzugsberater ins Boot geholt werden? Auch an Umzugshelfer denken.
  4. Initialisierungsphase: Themenkomplexe auflisten und eventuell in Teilprojekte splitten; logistische Abläufe definieren; in einen Projektstrukturplan mit Meilensteinübersichten und Arbeitspaketen gliedern.
  5. Transparenz: Mitarbeiter einbinden, Prozesse, Notwendigkeiten und Ziele erklären.
  6. Besonderheiten identifizieren: Themen wie Sicherheit, Datenschutz, IT; muss ein 24/7-Stunden-Betrieb sichergestellt werden? Gibt es Werte, die extra zu versichern sind, zum Beispiel Kunst?
  7. Vorbereitung: Umzugsleitfaden für alle Beteiligten, Projektlisten zum Abhaken, inventarisieren.
  8. Alltagsroutinen mit umziehen: Checkliste anlegen für all die Kleinigkeiten, zum Beispiel neue Visitenkarten, Geschäftspartner informieren, Einträge in Branchenverzeichnissen, Impressum etc. ändern usw.
  9. Ausschreibungen: Dienstleister beauftragen, z. B. für Immobiliensuche, Transport, IT, Büroplanung, Büroeinrichtung, Beratung, Umzugsmanagement.
  10. Terminplanung: Sämtliche Termine rund um Umzugsplanung und Durchführung in eigener Übersicht festhalten, auch Absprachen mit Malern, Einrichtern, Gutachtern. Gegebenenfalls mit Geschäftsterminen abgleichen, damit Besuch nicht in den Umzugstrubel stolpert.

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