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Betreff und Anhang nicht vergessen: so geht‘s

„… und jetzt mit Anhang :)“ Diese kurze Folge-E-Mail erhalten Sie sicher häufiger, wenn ein Absender vergessen hat, an seine erste E-Mail die versprochene Datei anzuhängen. Sicher ist das kein Beinbruch aber es wirkt unprofessionell.

Betreff und Anhang nicht vergessen: so geht‘s

Gleiches gilt für den vergessenen Betreff. Dieser ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil einer E-Mail, denn Ihr Empfänger weiß damit sofort, worum es geht. Außerdem erleichtert es erheblich die Zuordnung und das Wiederauffinden. Übrigens: E-Mails ohne Betreff werden immer häufiger von SPAM-Filtern abgefangen.


Damit Sie nun in Zukunft weder den Betreff noch den Anhang vergessen, haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengetragen.

Fehlender Anhang

Am besten gewöhnen Sie sich immer die gleiche Reihenfolge an, in der Sie E-Mails bearbeiten und verschicken.
1. E-Mail verfassen
2. Betreff einfügen
3. Anhänge einfügen
4. Ganz zum Schluss kommen erst die Empfänger.


Das hat auch den Vorteil, dass Sie nicht halb fertige Mails versehentlich versenden. Zudem haben Sie die Möglichkeit, je nachdem mit welcher Outlook-Version Sie arbeiten, mit einem kleinen Zusatzprogramm sich an Ihren Anhang erinnern zu lassen. So gibt es beispielsweise den SmartTools Mail-Assistent 3.0 für Outlook 2007, 2003 und den SmartTools Anhang-Assistent 4.0 für Outlook 2016/Windows 10 sowie Outlook 2013 und 2010.


Ab Outlook 2013 gibt es die Einstellung im Programm selbst „Warnen, wenn ich eine Nachricht senden möchte, an der ggf. eine Anlage fehlt“. Jedoch ist diese Funktion auf Englische E-Mails fokussiert und kennt die deutschen „Stichwörter“ wie „anbei“, „im Anhang“, usw. leider nicht!

Betreff

Outlook 2016 hingegen erinnert bei jeder E-Mail an einen fehlenden Betreff, sobald Sie auf Senden klicken. Gleiches gilt beim Versand von Terminen über den Kalender. Hier fragt die 2016 version immer automatisch nach dem Ort, an dem der Termin stattfindet.

Bei älteren Versionen gilt ebenfalls, die oben beschriebene Reihenfolge einzuhalten, damit diese zu einem persönlichen Automatismus wird.

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