w@o: Frau Ünal, das Projekt brennt und ich brauche richtig schnell Unterstützung. Wie schnell kann das gehen?
Sabrina Ünal: Sehr schnell (lacht). Von der Besprechung des Anforderungsprofils bis zum Ergebnis brauchen wir in der Regel 14 Tage, wenn es ganz dringend ist auch nur eine Woche. Ziel unseres Prozesses ist immer, die perfekte Unterstützung zu finden und das so schnell wie möglich, ohne Qualität zu verlieren.
w@o: Was muss ich für ein gutes Onboarding in dem Bereich alles vorab klären?
Sabrina Ünal: Da die Unterstützung komplett remote erfolgt, ist es wichtig, dass die VA zum Anfang direkt alle Zugänge vorliegen hat. Vom E-Mail-Account bis zu den Zugriffen für die entsprechenden Systeme. Sofern bereits SOP (Workflows/Prozesse) für Aufgaben vorliegen, die abgegeben werden sollen, ist das natürlich sehr hilfreich. Sollten noch keine Prozessdokumentationen vorhanden sein (z. B. wie ist der Ablauf bei Rechnungserstellung/Buchhaltung), macht es Sinn, einmal den Prozess von A-Z zu dokumentieren und auch direkt kurze Videos (z. B. Looms aufzunehmen).
Der Vorteil: Oft entstehen dabei Synergien, wie man einen Prozess noch vereinfachen kann. Am Ende hat man einen dokumentierten Prozess, der nicht nur einer VA, sondern auch neuen Mitarbeitern hilft, sich schnell anzulernen. Alternativ kann man auch gerade zum Anfang eine Art „Shadow-Coaching“ machen. Man trifft sich zusammen im Video-Call. Eine Person zeigt den Prozess, die VA macht sich Notizen. Bei einem weiteren Termin übernimmt die VA den Prozess und die andere Person prüft, gibt Tipps und steht für Rückfragen zur Verfügung. Idealerweise wird dieses Meeting aufgenommen.
w@o: Wie kann ich meine Führungskraft davon überzeugen, dass der vorübergehende Einsatz eines Freelancers sich lohnt und (v. a.) rechnet?
Sabrina Ünal: Mehrwert aufzeigen: Zeitgewinn, Effizienzsteigerung, Entlastung der PA und Kostentransparenz. Eine virtuelle Assistenz oder ein externer Spezialist arbeitet bedarfsorientiert. Das heißt: keine Fixkosten, keine Lohnnebenkosten, keine langen Einarbeitungszeiten. Gezahlt wird nur tatsächlich erbrachte Arbeitszeit. Kein Smalltalk an der Kaffeemaschine, keine Lohnfortzahlung bei Krankheit. Im Gegensatz zu einer Festanstellung rechnet sich daher der Einsatz schon nach wenigen Stunden. Die VA braucht zudem keine IT-Ausstattung und verursacht keinerlei Kosten bei Aus- und Weiterbildung.
Ein weiteres Argument: Viele meiner Kunden berichten, dass sie durch die Zusammenarbeit mit einer VA Prozesse verschlankt und neue Ideen für ihre internen Abläufe entwickelt haben. Die Investition lohnt sich also nicht nur kurzfristig, sondern zahlt auch auf langfristige Effizienz ein.
w@o: Mal aus der Praxis: Wo können virtuelle Assistenzen noch helfen?
Sabrina Ünal: Ein großes Unternehmen aus München hatte im letzten Jahr die Herausforderung, dass sie eine offene Stelle einer PA hatten, dringend Unterstützungsbedarf, aber die Bewerbungen ließen zu wünschen übrig. Es gab einfach keine passenden Bewerber bzw. Bewerberinnen.
Wir haben für einen Zeitraum von 6 Monaten eine VA in Vollzeit zur Unterstützung eingesetzt. Die VA passte genau auf die Anforderungen, war nach Woche 1 komplett ongeboarded.
In einem anderen Fall war die Assistenz vor Ort überlastet mit zu vielen Themen. In vielen Unternehmen liegt alles bei der Assistenz. Ich spreche aus 25 Jahren Erfahrung als PA in einem Großkonzern. Eine VA wurde für den Bereich vorbereitende Buchhaltung, Rechnungserstellung und Forderungsmanagement zur Unterstützung beauftragt und durch die PA geführt und gemanagt. Die PA hat sofort eine monatliche Entlastung von 15 Stunden gehabt. Die Einarbeitungszeit betrug wenige Stunden, der Effekt war sofort da.
Eine VA kann also ergänzend beauftragt werden (Buchhaltung, Social Media, Vertriebsbereiche) oder auch als vorübergehender Ersatz. Zum Beispiel bei längerer Abwesenheit der Assistenz, sei es durch Sabbatical, Mutterschutz/Elternzeit oder Krankheit.