Change Management: Als Assistenz Veränderungs-Prozesse konstruktiv gestalten

„Soft Skills wie Empathie, Kommunikationsfähigkeit und Konfliktlösungskompetenz sind für Assistenzkräfte unerlässlich – und auch im Change Management sind diese Eigenschaften von großem Vorteil“, weiß Angela Reder, die als Assistentin gerade einen großen Change Prozess in ihrem Unternehmen begleitet. Change Agents müssen in der Lage sein, auf die Bedürfnisse und Emotionen der Mitarbeitenden einzugehen, sie zu motivieren und zu unterstützen.

Emotionen spielen eine bedeutende Rolle im Change Management, da Veränderungen häufig Unsicherheit und Widerstand hervorrufen können. Der Mensch ist und bleibt ein Gewohnheitstier. Assistenzen sind in der Lage, sensibel auf diese Emotionen zu reagieren und einen unterstützenden und einfühlsamen Umgang mit den betroffenen Mitarbeitenden zu pflegen.

Hier ist die Assistenz gefragt, Gespräche zu führen. Je frühzeitiger mit den Kolleg*innen gesprochen wird, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, ihnen die Möglichkeit zu geben, sich mit den anstehenden Veränderungen auseinanderzusetzen. Denn Menschen wollen wirken und sich einbringen, auch als Angestellte*r in Unternehmen. Dabei kann helfen, dass die unterschiedlichen Sichtweisen verstanden werden und auf ein Level gehoben werden:

„Das ist nicht nur Sache der Vorgesetzten, sondern kann durchaus von der Assistenz mit übernommen werden“, so Sabine Kupfer. Sie hat über 24 Jahre in verschiedenen Positionen als Assistenz gearbeitet und sich zur zertifizierten Mediatorin entwickelt. Die Unterstützung bei der Kommunikation ist ohnehin eine der wichtigsten Aufgaben im Change Management. Dies beinhaltet das Erstellen von Mitteilungen, die Organisation von Meetings und Workshops sowie die Pflege von Informationskanälen. Eine klare und transparente Kommunikation ist entscheidend, um Mitarbeitende über Veränderungen zu informieren, Ängste und Bedenken anzusprechen und vor allem: Sie für den Wandel zu gewinnen.

Die Weitergabe von Informationen wird gerade im Change Management häufig unterschätzt und führt nicht selten zu kritischen Situationen. Denn in solchen Momenten führt es bei Mitarbeitenden oft zu Frust, wenn sie sich nicht ausreichend informiert fühlen. Dann werden viele entweder unmotiviert oder selbst kreativ: Der sogenannte Flurfunk, der in jedem Unternehmen sehr gut funktioniert, fängt an, eigene Kreise zu ziehen. Selten wird dann das weitergegeben, was wirklich kommuniziert werden wollte. Hier ist also kommunikatives Fingerspitzengefühl gefragt, um zu überlegen, welche Informationen wie weitergegeben werden können – und auch dürfen.

Eine gute Assistenz ist in der Lage, andere zu begeistern und für eine Sache zu gewinnen. Beidseitige Kommunikation ist wichtig und kann zu einer Win-Win-Situation führen, in der alle gemeinsam an einem Strang ziehen – auf ganz unterschiedliche Weise. Kommunikation ist auch ein wichtiger Bestandteil eines funktionierenden Konfliktmanagements und von Mediation. Die große Frage ist häufig: Wie können die Mitarbeitenden abgeholt werden? Das liegt auf der Hand: Auf eine empathische, zugewandte, verstehende Art.

So kann die Assistenz im Change Management eine entscheidende Rolle dabei spielen, Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten und Mitarbeitenden auf dem Weg des Wandels zu begleiten. Durch ihre Unterstützung bei der Kommunikation, ihre Kenntnisse über Change-Management-Methoden und -Prozesse sowie ihre Soft Skills können sie dazu beitragen, Widerstände zu überwinden, die Akzeptanz für Veränderungen zu fördern und den Erfolg von Transformationsprojekten zu sichern.

Widerstände sind im Grunde genommen nichts anderes als Hinweise, dass es an einer Stelle nicht ganz rund läuft. Rein technisch betrachtet würden wir bei einem Auto sofort nachsehen, was den Widerstand auslöst, um es dann reparieren zu lassen. Genauso ist es bei Widerständen in Unternehmen: Das Wichtigste ist, wirklich nachzusehen. Die Assistenz, die bereits aufgrund ihrer Aufgabe im Unternehmen tiefe Einblicke hat, kann hier diesen Teil des Konfliktmanagements übernehmen. Denn sie kennt die Abläufe, kennt häufig Hintergründe und kennt auch die Stellen, bei denen genauer hingesehen werden darf und muss.

Transformation kann und wird nur gelingen, wenn wir wissen, wo es noch Dinge zu klären gibt. Konflikte entstehen nicht über Nacht. Konflikte bauen sich auf, Schritt für Schritt. Greift man hier frühzeitig ein, ist es durchaus möglich, Win-Win-Lösung für alle Beteiligten zu erreichen. Beispielsweise kann das Unternehmen die Transformation weiter gestalten, die Mitarbeitenden erhalten jedoch eine Möglichkeit, sich einzubringen, ihre Gedanken zu äußern, auch ihre Bedenken zum Ausdruck zu bringen. Genau das ist für ein Unternehmen pures Gold: Denn es ist quasi eine Art Unternehmensberatung, die durch die Mitarbeitenden selbst geschehen kann und die durch die Assistenz gelenkt wird.

Denn erinnern wir uns: Die Assistenz ist eine Schlüsselposition im Unternehmen, sie hat viele Fäden in der Hand, kennt die Bedingungen, kennt die Abläufe und sie kennt vor allen Dingen die Menschen, die im Unternehmen arbeiten. Change Management und Konfliktmanagement hängen eng miteinander zusammen – und am besten funktionieren sie, wenn sie wie zwei Antriebswellen miteinander verzahnt sind.