Gekonnt Termine vorschlagen und vereinbaren - inkl. Muster

Signale über die Firmenkultur: Modern? Traditionell? Locker und informell? Förmlich und gediegen?
Beziehungssignale: Freundlichkeit, Respekt, Hilfsbereitschaft, Vertrauen, usw.
Arbeitsstil: Unkompliziert? Flexibel? Umständlich? Streng nach Regeln?

Die Kunst alltäglicher Terminvorschläge-Mails liegt darin, zugleich dem Empfänger ein gutes Gefühl zu geben und das eigentliche Ziel zu erreichen, nämlich eine rasche und klare Antwort zu erhalten.

1. Anlass oder Anliegen
2. Termin-Alternativen
3. Handlungsaufforderung

Das Auflisten von Termin-Alternativen ist der einfachste Teil der Korrespondenz. Anspruchsvoller sind die beiden anderen Hauptelemente. Nachfolgend erfahren Sie, worauf es ankommt.

Bei Terminvorschlägen geht es um Treffen, welche ganz unterschiedliche Zwecke haben können:

• Präsentationen
• Kennenlern-Besuche
• Beratung: Beratungstermin oder Servicetermin
• Verhandlungen oder Dienstleistung

Aus dem Schreiben zum Terminvorschlag muss ganz klar hervorgehen, welchem Zweck oder Anliegen das Treffen dient. Meistens ist es auch sinnvoll, einige (wenige) Einzelheiten in das Schreiben zu integrieren:

• Thema der Präsentation
• Ziel der Verhandlung
• Vorstellungen über den Ablauf des Kennenlern-Besuches.

Bitte um einen Termin: Die typischen Fälle

• Verkaufspräsentation als Follow-Up nach einem Messebesuch
• Reklamation bei einem Lieferanten
• Besprechung offener Fragen zu einem Projekt
• Neuverhandlung / Nachverhandlung von Konditionen

In solchen Fällen ist Vorsicht geboten. Das E-Mail darf sich nicht als reiner Terminvorschlag „tarnen", sondern muss der Situation gerecht werden. Dies beginnt bereits mit der Betreffzeile:

• „Echte" Terminvereinbarung: Terminvorschläge – Termin mit Herrn...
• Reklamation: Dringender Termin erbeten (=eigentlich ein Befehl...)
• Neuverhandlung, usw.: Hiermit möchte ich Sie um einen Termin bitten
• Follow-Up Besuch: Termin erwünscht? oder: Vorschlag für ein Kennenlern-Treffen

Der Text des E-Mails sollte den Anlass des Schreibens bzw. den Zweck des Besuches kurz umreißen.

Korrespondieren Sie mit dem Ausland, so sind auch hier Termine zu vereinbaren, sei es für eine Telefonkonferenz oder für einen Termin vor Ort. Die gängigsten Sprachen und Übersetzungen haben wir für Sie zusammengefasst. 

Die Termin-Alternativen sollten übersichtlich und unmissverständlich kommuniziert werden. Vermeiden Sie die folgenden Stolperfallen:

• Unklare Termingrenzen: Bedeutet „zwischen 14 und 16 Uhr", dass die späteste Beginnzeit 16 Uhr ist, oder dass das Treffen spätestens um 16 Uhr enden muss? Tipp: Entweder klare Beginnzeiten schreiben („14 Uhr") oder aber Verfügbarkeits-Zeitfenster angeben („Ich kann Ihnen die folgenden Zeitfenster anbieten: ...").
• Datums-Irrtum: Beide Seiten, Sender und Empfänger, können sich im Datum irren: Man schreibt 12. Juli, meint aber den Dienstag in dieser Woche, den 13. Juli. Tipp: Immer Datum UND Wochentag hinschreiben („Dienstag, 13. Juli")
• Zu wenig Alternativen: Je weniger der Empfänger verpflichtet ist, dem Treffen zuzustimmen (Beispiel: Verkaufspräsentation), desto wichtiger ist es, ausreichende Alternativen anzubieten. Tipp: Immer Gelegenheit zu einem Gegenvorschlag geben. („Falls Ihnen keiner dieser Termine zusagt, so sind wir Ihnen dankbar um einen Vorschlag Ihrerseits.")
• Keine Angabe zur Dauer: Der Klassiker. Und völlig unnötiges Manko. Schreiben Sie auf jeden Fall klar und deutlich, wie viel Zeit maximal für das Treffen veranschlagt werden muss.
• Unklare Ortsangabe: Wenn das Unternehmen mehrere Standorte hat, ist es zwingend erforderlich, den Ort bzw. die Adresse des Treffens anzugeben. Sonst reist der Geschäftspartner zum im Hauptsitz in Hamburg statt zur Zweigniederlassung in Ulm.

Terminvorschlag formulieren: Zur Form

Ob man die Terminvorschläge in den Fließtext einbaut oder auflistet, ist Geschmackssache. Für die meisten Empfänger ist es angenehmer, die Terminvorschläge übersichtlich aufgelistet zu lesen. Manchmal kommt es vor, dass Informationen im Fließtext überlesen werden.

Wenn Sie mehr als zwei Terminvorschläge unterbreiten, schreiben Sie sie in eine übersichtliche Liste und gleich darunter die veranschlagte Dauer. Dann sind alle benötigten Informationen an einem Ort und können vom Empfänger auf einen Blick gelesen werden.

Denn manchmal werden solche Mails ausgedruckt und dem Chef vorgelegt oder in ein eigenes Mail an den Chef übernommen. In beiden Fällen ist es praktisch, wenn alle Informationen, die der Chef benötigt, übersichtlich an einem Ort stehen und nicht erst aus dem Fließtext „herausgeklaubt" werden müssen.

Sie möchten so schnell wie möglich den Termin festlegen. Deshalb wollen Sie, dass der Empfänger schnell auf ihren Terminvorschlag antwortet. Wie schaffen Sie dies, ohne den Empfänger zu brüskieren?

3 Tipps um Termine vorzuschlagen und zu vereinbaren:

1. Äußern Sie eine glasklare Bitte. Sagen Sie unverblümt und geradeheraus, was Sie vom Empfänger wollen: Bitte um Terminvorschlag bzw. Wahl eines Termins, Terminbestätigung usw.
   „Bitte geben Sie mir Bescheid, welcher Termin Ihnen passt."
2. Falls Sie tatsächlich unter Zeitdruck sind, so teilen Sie höflich, aber bestimmt Ihre Deadline mit.
   „Wäre es Ihnen möglich, mir Ihren Terminwunsch bis morgen Abend mitzuteilen?"
3. Priorität auf die Antwort, nicht der Terminzusage legen. Zwar ist die Terminbestätigung wichtig, aber wichtiger ist es den Termin rasch festlegen zu können. Wenn die Terminvorschläge nicht passen, soll der Empfänger Gegenvorschläge unterbreiten. Wichtig ist, dass er überhaupt zeitnah antwortet.
   „Bitte teilen Sie mir doch bis morgen Abend mit, ob Sie einen dieser Termine einrichten können. Falls nicht, freue ich mich über Ihre alternativen Terminvorschläge."

Müssen Sie für Mitarbeiter oder Vorgesetzte geschäftliche Termine vereinbaren, sollten Sie sich an die drei Hauptelemente der Terminplanung halten: Nennen Sie den Anlass und das dafür vorhergesehen Datum, bieten Sie ggf. Alterntivtermine bekannt und vergessen Sie nicht, die Einladung mit einer Handlungsaufforderung abzuschließen. Eine gute Terminoraganisation ist das Aushängeschild der Firma.

Im Zeitalter der schnellen Kommunikation gehen Terminvereinbarungen und Terminvorschläge schnell mal unter. Konzentrieren Sie sich in Ihrer Mail daher auf das Wesentliche und kommen Sie bereits mit dem "Betreff" auf den Punkt. Obwohl Termine zu vereinbaren zu Ihren standardmäßigen Routineaufgaben als Sekretärin und Assistenzkraft gehört, sollten Sie dabei auch nie Ihre Individualität verlieren. Passen Sie Ihren Schreibstil an Ihre Beziehung zum Empfänger an.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.