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Endlich professionell Termine vereinbaren - so geht es © Daniela Staerk - Shutterstock

Kompetent Termine vorschlagen und vereinbaren - inkl. Muster

Terminvereinbarungen zählen zu den häufigsten Routineaufgaben von Sekretärinnen und Assistentinnen. Um Termine erfolgreich vorzuschlagen und zu vereinbaren, gibt es einige wesentliche Punkte zu beachten. So unterscheiden sich je nach Anlass und Dringlichkeit des Termins die Formulierungen. Damit keine Missverständnisse entstehen, sollte zudem übersichtlich und eindeutig kommuniziert werden.

Signale über die Firmenkultur: Modern? Traditionell? Locker und informell? Förmlich und gediegen?
Beziehungssignale: Freundlichkeit, Respekt, Hilfsbereitschaft, Vertrauen, usw.
Arbeitsstil: Unkompliziert? Flexibel? Umständlich? Streng nach Regeln?

Die Kunst alltäglicher Terminvorschläge-Mails liegt darin, zugleich dem Empfänger ein gutes Gefühl zu geben und das eigentliche Ziel zu erreichen, nämlich eine rasche und klare Antwort zu erhalten.

Diese 3 Elemente sollte Ihre E-Mail zur Terminvereinbarung enthalten

  1. Anlass oder Anliegen
  2. Termin-Alternativen
  3. Handlungsaufforderung

Das Auflisten von Termin-Alternativen ist der einfachste Teil der Korrespondenz. Anspruchsvoller sind die beiden anderen Hauptelemente. Lesen Sie hier, worauf es ankommt.

Termin vorschlagen per Email: Diese Anlässe gibt es

Bei Terminvorschlägen geht es um Treffen, welche ganz unterschiedliche Zwecke haben können:

  • Präsentationen
  • Kennenlern-Besuche
  • Beratung: Beratungstermin oder Servicetermin
  • Verhandlungen oder Dienstleistung

Aus dem Schreiben zum Terminvorschlag muss ganz klar hervorgehen, welchem Zweck oder Anliegen das Treffen dient. Meistens ist es auch sinnvoll, einige (wenige) Einzelheiten in das Schreiben zu integrieren:

  • Thema der Präsentation
  • Ziel der Verhandlung
  • Vorstellungen über den Ablauf des Kennenlern-Besuches.

Formulierungs-Beispiel, um einen ersten Termin vorzuschlagen

Möchten Sie schriftlich einen ersten Termin vereinbaren, so gibt es zwei Varianten, die Sie nutzen können.

Höflich nach einem Termin fragen ohne zeitliche Angabe

  1. An welchem Tag und welchem Datum würde es Ihnen am besten passen?
  2. Ziehen Sie einen bestimmten Tag oder ein bestimmtes Datum vor?

Beispiel in Textformat

Sehr geehrte Frau Mustermann,

vor einigen Tagen haben wir Ihnen ein Angebot über das Produkt .... zukommen lassen.

Gern würden wir mit Ihnen über mögliche Vertragsvereinbarungen sprechen. Dazu vereinbaren wir gerne mit Ihnen einen Termin.

  1. An welchem Tag und welchem Datum würde es Ihnen am besten passen?
  2. Ziehen Sie einen bestimmten Tag oder ein bestimmtes Datum vor?

Mit freundlichen Grüßen

Höflich nach einem Termin fragen mit zeitlicher Angabe

  1. Wäre es Ihnen am 28.10.2020 um 9.30 Uhr möglich?
  2. Könnten Sie den 28.10.2020 um 9.30 Uhr einplanen?

Beispiel in Textformat

Sehr geehrter Herr Mustermann,

vor einigen Tagen haben wir Ihnen ein Angebot über das Produkt .... zukommen lassen.

Gern würden wir mit Ihnen über mögliche Vertragsvereinbarungen sprechen. Dazu vereinbaren wir gerne mit Ihnen einen Termin.

  1. Wäre es Ihnen am 28.10.2020 um 9.30 Uhr möglich?
  2. Könnten Sie den 28.10.2020 um 9.30 Uhr einplanen?

Mit freundlichen Grüßen

Bitte um einen Termin: Die typischen Fälle

  • Verkaufspräsentation als Follow-Up nach einem Messebesuch
  • Reklamation bei einem Lieferanten
  • Besprechung offener Fragen zu einem Projekt
  • Neuverhandlung / Nachverhandlung von Konditionen

In solchen Fällen ist Vorsicht geboten. Die E-Mail darf sich nicht als reiner Terminvorschlag „tarnen", sondern muss der Situation gerecht werden. Dies beginnt bereits mit der Betreffzeile:

  • „Echte" Terminvereinbarung: Terminvorschläge – Termin mit Herrn...
  • Reklamation: Dringender Termin erbeten (=eigentlich ein Befehl...)
  • Follow-Up Besuch: Termin erwünscht? oder: Vorschlag für ein Kennenlern-Treffen

Der Text der E-Mails sollte den Anlass des Schreibens bzw. den Zweck des Besuches kurz umreißen.

3 Tipps, um Termine vorzuschlagen und zu vereinbaren

Sie möchten so schnell wie möglich den Termin festlegen. Deshalb wollen Sie, dass der Empfänger schnell auf ihren Terminvorschlag antwortet. Wie schaffen Sie dies, ohne den Empfänger zu brüskieren?

  1. Äußern Sie eine glasklare Bitte. Sagen Sie unverblümt und geradeheraus, was Sie vom Empfänger wollen: Bitte um Terminvorschlag bzw. Wahl eines Termins, Terminbestätigung usw.
    „Bitte geben Sie mir Bescheid, welcher Termin Ihnen passt."
  2. Falls Sie tatsächlich unter Zeitdruck sind, so teilen Sie höflich, aber bestimmt Ihre Deadline mit.
    Wäre es Ihnen möglich, mir Ihren Terminwunsch bis morgen Abend mitzuteilen?"
  3. Priorität auf die Antwort, nicht auf die Terminzusage legen. Zwar ist die Terminbestätigung wichtig, aber wichtiger ist es den Termin rasch festlegen zu können. Wenn die Terminvorschläge nicht passen, soll der Empfänger Gegenvorschläge unterbreiten. Wichtig ist, dass er überhaupt zeitnah antwortet.
    Bitte teilen Sie mir doch bis morgen Abend mit, ob Sie einen dieser Termine einrichten können. Falls nicht, freue ich mich über Ihre alternativen Terminvorschläge."

Terminvorschlag formulieren: Zur Form

Ob man die Terminvorschläge in den Fließtext einbaut oder auflistet, ist Geschmackssache. Für die meisten Empfänger ist es angenehmer, die Terminvorschläge übersichtlich aufgelistet zu lesen. Manchmal kommt es vor, dass Informationen im Fließtext überlesen werden.

Wenn Sie mehr als zwei Terminvorschläge unterbreiten, schreiben Sie sie in eine übersichtliche Liste und gleich darunter die veranschlagte Dauer. Dann sind alle benötigten Informationen an einem Ort und können vom Empfänger auf einen Blick gelesen werden.

Denn manchmal werden solche E-Mails ausgedruckt und dem Chef vorgelegt oder in ein eigenes E-Mail an den Chef übernommen. In beiden Fällen ist es praktisch, wenn alle Informationen, die der Chef benötigt, übersichtlich an einem Ort stehen und nicht erst aus dem Fließtext „herausgeklaubt" werden müssen.


Terminvorschlag formulieren: Muster

So nicht

Besser so

Hiermit möchten wir anfragen, ob Sie uns die Möglichkeit geben, Ihnen unser Unternehmen zu präsentieren.

Wir möchten uns bei Ihnen vorstellen – unser Unternehmen, unsere Stärken, unser Dienstleistungsumfang.

Der Klassiker „hiermit“ ist tabu für eine zeitgemäße Korrespondenz. Denn, wenn nicht „hiermit“, womit sonst? 

Eine pfiffige und ausgefallene Alternative zum sonstigen Einerlei.

Wir kommen zurück auf Ihren Besuch auf unserem Messestand und möchten Ihnen eine Präsentation unseres Unternehmens in Ihrem Hause anbieten.

Bei unserem Gespräch auf der Anuga hatten wir den Eindruck, Sie möchten mehr über uns und unsere Produkte erfahren. Wir kommen gern zu Ihnen und überzeugen Sie von unseren Produkten und unserer Zuverlässigkeit.

Eine sehr indirekte und formelle Ansprache. Der Empfänger wird sich nur schwer angesprochen fühlen.

Das ist selbstbewusst und zeitgemäß formuliert. Trauen Sie sich, direkt zu sein.

Herr Meier hat mich beauftragt, mit Ihnen einen Termin zu vereinbaren.

Peter Meier hat mich gebeten, mit Ihnen einen Termin zu vereinbaren. Oder: Peter Meier möchte Sie gerne treffen.

„Herr“ statt den Vornamen zu schreiben, wirkt distanziert und ist auch nicht zeitgemäß. „Beauftragt“ klingt zu sehr nach Befehlsempfängerin.

Die Nennung des Vornamens macht den Satz sympathischer und „gebeten“ lässt die Assistentin gleichberechtigter wirken.

Terminvorschlag auf Englisch und anderen Sprachen

Korrespondieren Sie mit dem Ausland, so sind auch hier Termine zu vereinbaren, sei es für eine Telefonkonferenz oder für einen Termin vor Ort. Die gängigsten Sprachen und Übersetzungen haben wir für Sie zusammengefasst. 

Sprache

Übersetzung

Deutsch

Termin vorschlagen

Englisch

Date proposal

Französisch

Proposition de date/proposition de rendez-vous

Spanisch

fecha propuesta

Italienisch

data proposta

5 häufige Fehler bei der Vereinbarung von Alternativ-Terminen

Die Termin-Alternativen sollten übersichtlich und unmissverständlich kommuniziert werden. Vermeiden Sie die folgenden Stolperfallen:

  • Unklare Termingrenzen: Bedeutet „zwischen 14 und 16 Uhr", dass die späteste Beginnzeit 16 Uhr ist, oder dass das Treffen spätestens um 16 Uhr enden muss? Tipp: Entweder klare Beginnzeiten schreiben („14 Uhr") oder aber Verfügbarkeits-Zeitfenster angeben („Ich kann Ihnen die folgenden Zeitfenster anbieten: ...").
  • Datums-Irrtum: Beide Seiten, Sender und Empfänger, können sich im Datum irren: Man schreibt 12. Juli, meint aber den Dienstag in dieser Woche, den 13. Juli. Tipp: Immer Datum UND Wochentag hinschreiben („Dienstag, 13. Juli")
  • Zu wenig Alternativen: Je weniger der Empfänger verpflichtet ist, dem Treffen zuzustimmen (Beispiel: Verkaufspräsentation), desto wichtiger ist es, ausreichende Alternativen anzubieten. Tipp: Immer Gelegenheit zu einem Gegenvorschlag geben. („Falls Ihnen keiner dieser Termine zusagt, so sind wir Ihnen dankbar um einen Vorschlag Ihrerseits.")
  • Keine Angabe zur Dauer: Der Klassiker. Und völlig unnötiges Manko. Schreiben Sie auf jeden Fall klar und deutlich, wie viel Zeit maximal für das Treffen veranschlagt werden muss.
  • Unklare Ortsangabe: Wenn das Unternehmen mehrere Standorte hat, ist es zwingend erforderlich, den Ort bzw. die Adresse des Treffens anzugeben. Sonst reist der Geschäftspartner zum im Hauptsitz in Hamburg statt zur Zweigniederlassung in Ulm.

 

Termin vergessen - So fragen Sie nach einem Termin nach

Es ist auch möglich, dass Termine durch einen technischen Fehler aus digitalen Kalendern verschwinden.

Nachfolgend stellen wir Ihnen zwei Varianten vor, wie Sie höflich nach einem bereits bestehenden Termin nachfragen, den Sie vergessen haben.

So fragen Sie nach einem bestehendem Termin nach

Sehr geehrter Herr Mustermann,

wir hatten in der Firma ein technisches Problem. Leider sind nicht mehr alle Termine digital erfasst.

Wären Sie so freundlich und könnten uns den Termin, denn wir vereinbart haben zuschicken?

Ich danke Ihnen herzlich

Mit freundlichen Grüßen

So formulieren Sie, wenn Sie den Termin vergessen haben

Liebe Frau Mustermann,

ich habe zu meiner Schande vergessen den Termin nach unserem Telefonat zu notieren. 

Wären Sie so freundlich und würden mir diesen per E-Mail zusenden?

Ich danke Ihnen vielmals.

Mit freundlichen Grüßen

 

Fazit: Konzentrieren Sie sich bei der Terminvereinbarung auf das Wesentliche

Müssen Sie für Mitarbeiter oder Vorgesetzte geschäftliche Termine vereinbaren, sollten Sie sich an die drei Hauptelemente der Terminplanung halten: Nennen Sie den Anlass und das dafür vorhergesehene Datum, bieten Sie ggf. Alternativtermine und vergessen Sie nicht, die Einladung mit einer Handlungsaufforderung abzuschließen. Eine gute Terminoraganisation ist das Aushängeschild der Firma.

Im Zeitalter der digitalen Kommunikation gehen Terminvereinbarungen und Terminvorschläge schnell mal unter. Konzentrieren Sie sich in Ihrer E-Mail daher auf das Wesentliche und kommen Sie bereits mit dem "Betreff" auf den Punkt. Obwohl Termine zu vereinbaren zu Ihren standardmäßigen Routineaufgaben als Sekretärin und Assistenzkraft gehört, sollten Sie dabei auch nie Ihre Individualität verlieren. Passen Sie Ihren Schreibstil an Ihre Beziehung zum Empfänger an.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.

FAQ: So vereinbaren Sie kompetent und professionell Termine

Worauf sollte ich bei der Terminvereinbarung achten?

Kommunizieren Sie in Ihrer Terminvereinbarung eindeutig den Ort und die Zeit des Treffens. Nennen Sie das genaue Datum mit Wochentag sowie die Uhrzeit. In manchen Fällen ist auch die Dauer des Termins relevant.

Welches Medium sollte ich für die Terminvereinbarung wählen? 

Es gibt keine pauschale Antwort auf die Frage, wann Sie eine E-Mail oder einen Brief schreiben sollten. Wenn Sie einen Bewerber kontaktieren, bietet es sich an, für das Medium zu entscheiden über das bisher die Kommunikation abgewickelt wurde. Wenn Sie einen Geschäftspartner zur Messe einladen, wirkt jedoch ein Brief seriöser. 

Kann ich einen Termin auch telefonisch vereinbaren? 

Wenn es dringend ist, bietet es sich an, einen Termin auch telefonisch zu vereinbaren. 

Wie handele ich, wenn ich so schnell wie möglich einen Termin vereinbaren möchte? 

Teilen Sie höflich, aber bestimmt mit dass sie unter Zeitdruck sind. Drücken Sie sich klar und deutlich aus, dass Sie wissen müssen, welcher Termin passt. Machen Sie deutlich, dass Ihnen eine schnelle Antwort wichtig ist. 

Wie umgehe ich Fehler bei der Terminvereinbarung? 

Ergänzen Sie den Wochentag, wenn Sie das Datum bei der Terminvereinbarung nennen. Es fällt so schneller auf, wenn Sie sich zum Beispiel im Monat vertun oder der Korrespondanzpartner sich irrt. Ein Fehler bei der Terminvereinbarung wird bei “Mittwoch, der 18. März” schneller entdeckt, als wenn Sie nur vom “18. März” sprechen. 

 

 

 

 

 

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