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Endlich gekonnt Termine vereinbaren - so geht es © Daniela Staerk - Shutterstock

Gekonnt Termine vereinbaren - inkl. Muster

Terminvereinbarungen zählen zu den häufigen Routineaufgaben von Sekretärinnen und Assistenten. Wie jede andere Korrespondenz beinhaltet bereits ein einfaches E-Mail mit Terminvorschlägen entscheidende psychologische Signale:

Signale über die Firmenkultur: Modern? Traditionell? Locker und informell? Förmlich und gediegen?
Beziehungssignale: Freundlichkeit, Respekt, Hilfsbereitschaft, Vertrauen, usw.
Arbeitsstil: Unkompliziert? Flexibel? Umständlich? Streng nach Regeln?

Die Kunst alltäglicher Terminvorschläge-Mails liegt darin, zugleich dem Empfänger ein gutes Gefühl zu geben und das eigentliche Ziel zu erreichen, nämlich eine rasche und klare Antwort zu erhalten.

Terminvereinbarung Email: 3 Elemente von Terminvorschlag-Mails

  1. Anlass
  2. Termin-Alternativen
  3. Handlungsaufforderung

Das Auflisten von Termin-Alternativen ist der einfachste Teil der Korrespondenz. Anspruchsvoller sind die beiden anderen Hauptelemente. Nachfolgend erfahren Sie, worauf es ankommt.

Termin vorschlagen Email: Diese Anlässe gibt es

Bei Terminvorschlägen geht es um Treffen, welche ganz unterschiedliche Zwecke haben können:

  • Präsentationen
  • Kennenlern-Besuche
  • Verhandlungen

Aus dem Terminvorschlag-Schreiben muss ganz klar hervorgehen, welchem Zweck das Treffen dient. Meistens ist es auch sinnvoll, einige (wenige) Einzelheiten in das Schreiben zu integrieren: Thema der Präsentation, Ziel der Verhandlung, Vorstellungen über den Ablauf des Kennenlern-Besuches.

Achtung

Nicht immer sind Terminvorschläge bloße Terminvereinbarungen! Manchmal geht es vielmehr darum, überhaupt erst ein Treffen vorzuschlagen.


Bitte um einen Termin: Die typischen Fälle

  • Verkaufspräsentation als Follow-Up nach einem Messebesuch
  • Reklamation bei einem Lieferanten
  • Besprechung offener Fragen zu einem Projekt
  • Neuverhandlung / Nachverhandlung von Konditionen

In solchen Fällen ist Vorsicht geboten. Das E-Mail darf sich nicht als reiner Terminvorschlag „tarnen", sondern muss der Situation gerecht werden. Dies beginnt bereits mit der Betreffzeile:

  • „Echte" Terminvereinbarung: Terminvorschläge – Termin mit Herrn...
  • Reklamation: Dringender Termin erbeten (=eigentlich ein Befehl...)
  • Neuverhandlung, usw.: Hiermit möchte ich Sie um einen Termin bitten
  • Follow-Up Besuch: Termin erwünscht? oder: Vorschlag für ein Kennenlern-Treffen

Der Text des E-Mails sollte den Anlass des Schreibens bzw. den Zweck des Besuches kurz umreißen.

Termin-Alternativen

Die Termin-Alternativen sollten übersichtlich und unmissverständlich kommuniziert werden. Vermeiden Sie die folgenden Stolperfallen:

  • Unklare Termingrenzen: Bedeutet „zwischen 14 und 16 Uhr", dass die späteste Beginnzeit 16 Uhr ist, oder dass das Treffen spätestens um 16 Uhr enden muss? Tipp: Entweder klare Beginnzeiten schreiben („14 Uhr") oder aber Verfügbarkeits-Zeitfenster angeben („Ich kann Ihnen die folgenden Zeitfenster anbieten: ...").
  • Datums-Irrtum: Beide Seiten, Sender und Empfänger, können sich im Datum irren: Man schreibt 12. Juli, meint aber den Dienstag in dieser Woche, den 13. Juli. Tipp: Immer Datum UND Wochentag hinschreiben („Dienstag, 13. Juli")
  • Zu wenig Alternativen: Je weniger der Empfänger verpflichtet ist, dem Treffen zuzustimmen (Beispiel: Verkaufspräsentation), desto wichtiger ist es, ausreichende Alternativen anzubieten. Tipp: Immer Gelegenheit zu einem Gegenvorschlag geben. („Falls Ihnen keiner dieser Termine zusagt, so sind wir Ihnen dankbar um einen Vorschlag Ihrerseits.")
  • Keine Angabe zur Dauer: Der Klassiker. Und völlig unnötiges Manko. Schreiben Sie auf jeden Fall klar und deutlich, wie viel Zeit maximal für das Treffen veranschlagt werden muss.
  • Unklare Ortsangabe: Wenn das Unternehmen mehrere Standorte hat, ist es zwingend erforderlich, den Ort bzw. die Adresse des Treffens anzugeben. Sonst reist der Geschäftspartner zum im Hauptsitz in Hamburg statt zur Zweigniederlassung in Ulm.

Zur Form: Ob man die Terminvorschläge in den Fließtext einbaut oder auflistet, ist Geschmackssache. Für die meisten Empfänger ist es angenehmer, die Terminvorschläge übersichtlich aufgelistet zu lesen. Manchmal kommt es vor, dass Informationen im Fließtext überlesen werden.

Wenn Sie mehr als zwei Terminvorschläge unterbreiten, schreiben Sie sie in eine übersichtliche Liste und gleich darunter die veranschlagte Dauer. Dann sind alle benötigten Informationen an einem Ort und können vom Empfänger auf einen Blick gelesen werden.

Denn manchmal werden solche Mails ausgedruckt und dem Chef vorgelegt oder in ein eigenes Mail an den Chef übernommen. In beiden Fällen ist es praktisch, wenn alle Informationen, die der Chef benötigt, übersichtlich an einem Ort stehen und nicht erst aus dem Fließtext „herausgeklaubt" werden müssen.

Handlungsaufforderung

Sie möchten so schnell wie möglich den Termin festlegen. Deshalb wollen Sie, dass der Empfänger schnell auf ihren Terminvorschlag antwortet. Wie schaffen Sie dies, ohne den Empfänger zu brüskieren?

Dazu die folgenden Tipps:

  1. Äußern Sie eine glasklare Bitte. Sagen Sie unverblümt und geradeheraus, was Sie vom Empfänger wollen: Bitte um Terminvorschlag bzw. Wahl eines Termins, Terminbestätigung usw.
    „Bitte geben Sie mir Bescheid, welcher Termin Ihnen passt."
  2. Falls Sie tatsächlich unter Zeitdruck sind, so teilen Sie höflich, aber bestimmt Ihre Deadline mit.
    Wäre es Ihnen möglich, mir Ihren Terminwunsch bis morgen Abend mitzuteilen?"
  3. Priorität auf die Antwort, nicht der Terminzusage legen. Zwar ist die Terminbestätigung wichtig, aber wichtiger ist es den Termin rasch festlegen zu können. Wenn die Terminvorschläge nicht passen, soll der Empfänger Gegenvorschläge unterbreiten. Wichtig ist, dass er überhaupt zeitnah antwortet.
    Bitte teilen Sie mir doch bis morgen Abend mit, ob Sie einen dieser Termine einrichten können. Falls nicht, freue ich mich über Ihre alternativen Terminvorschläge."

Termine vereinbaren - Kostenlose Mustervorlagen

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Terminvorschlag formulieren: Muster

So nicht

Besser so

Hiermit möchten wir anfragen, ob Sie uns die Möglichkeit geben, Ihnen unser Unternehmen zu präsentieren.

Wir möchten uns bei Ihnen vorstellen – unser Unternehmen, unsere Stärken, unser Dienstleistungsumfang.

Der Klassiker „hiermit“ ist tabu für eine zeitgemäße Korrespondenz. Denn, wenn nicht „hiermit“, womit sonst? 

Eine pfiffige und ausgefallene Alternative zum sonstigen Einerlei.

Wir kommen zurück auf Ihren Besuch auf unserem Messestand und möchten Ihnen eine Präsentation unseres Unternehmens in Ihrem Hause anbieten.

Bei unserem Gespräch auf der Anuga hatten wir den Eindruck, Sie möchten mehr über uns und unsere Produkte erfahren. Wir kommen gern zu Ihnen und überzeugen Sie von unseren Produkten und unserer Zuverlässigkeit.

Eine sehr indirekte und formelle Ansprache. Der Empfänger wird sich nur schwer angesprochen fühlen.

Das ist selbstbewusst und zeitgemäß formuliert. Trauen Sie sich, direkt zu sein.

Herr Meier hat mich beauftragt, mit Ihnen einen Termin zu vereinbaren.

Peter Meier hat mich gebeten, mit Ihnen einen Termin zu vereinbaren. Oder: Peter Meier möchte Sie gerne treffen.

„Herr“ statt den Vornamen zu schreiben, wirkt distanziert und ist auch nicht zeitgemäß. „Beauftragt“ klingt zu sehr nach Befehlsempfängerin.

Die Nennung des Vornamens macht den Satz sympathischer und „gebeten“ lässt die Assistentin gleichberechtigter wirken.

Fazit: Kommen Sie auf den Punkt

Müssen Sie für Mitarbeiter oder Vorgesetzte geschäftliche Termine vereinbaren, sollten Sie sich an die drei Hauptelemente der Terminplanung halten: Nennen Sie den Anlass und das dafür vorhergesehen Datum, bieten Sie ggf. Alterntivtermine bekannt und vergessen Sie nicht, die Einladung mit einer Handlungsaufforderung abzuschließen. Eine gute Terminoraganisation ist das Aushängeschild der Firma.

Im Zeitalter der schnellen Kommunikation gehen Terminvereinbarungen schnell mal unter. Konzentrieren Sie sich in Ihrer Mail daher auf das Wesentliche und kommen Sie bereits mit dem "Betreff" auf den Punkt. Obwohl Termine zu vereinbaren zu Ihren standardmäßigen Routineaufgaben als Sekretärin und Assistenzkraft gehört, sollten Sie dabei auch nie Ihre Individualität verlieren. Passen Sie Ihren Schreibstil an Ihre Beziehung zum Empfänger an.

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