Anhang in E-Mail versenden, Outlook und Co.
Verschiedene E-Mail-Programme, verschiedene Felder, um einen Anhang in einer E-Mail zu versenden © faithie - Shutterstock

Anhang in einer E-Mail versenden - inkl. Muster

Ob bei Bewerbungen oder der Geschäftskorrespondenz, der Absender sollte stets darauf achten, seinen Anhang per E-Mail noch durch ein paar Sätze zu versollständigen, wenn er sie versendet. Doch welchen Text sollte eine E-Mail beinhalten, wenn eigentlich nur der Anhang wichtig ist? Grundsätzlich gilt vor allem für Sekretärinnen, Assistenten oder Office-Professionals, keine E-Mails ohne Text zu versenden, wenn der E-Mail-Client das überhaupt erlaubt.

Selbst wenn die E-Mail angekündigt war, man dem Empfänger persönlich nahesteht und die Datei im Anhang einen bezeichnenden Dateinamen trägt, sollte aus der E-Mail selbst hervorgehen, worum es im Anhang geht. Dadurch wird sichergestellt, dass sie nicht übersehen oder beim Überfliegen zusammen mit Spam gelöscht wird. Beachten Sie vor allem folgende Punkte der Anleitung:

  • Nutzen Sie die Betreffzeile, um den Inhalt prägnant zu beschreiben und eine schnelle Einordnung zu ermöglichen.
    Tipp: Denken Sie an wichtige Schlüsselwörter, so ist die E-Mail beim Durchsuchen der Inbox später leichter auffindbar.
  • Nutzen Sie auch den E-Mail-Körper. Persönliche Gruß- und Abschiedsformeln werden aufgrund von Zeitdruck oftmals weggelassen. Der damit verbundene Zeitaufwand ist jedoch recht gering und kann zudem als Zeichen des Respekts für den Empfänger gesehen werden.

Anleitung Anhang versenden: Die Gepflogenheiten beachten

Beim Versand von E-Mails kann man auf eine ganze Reihe von Standardformulierungen zurückgreifen. Diese gehen nicht selten auf Geschäftsbriefe im analogen Postverkehr zurück. Obwohl sie praktisch sind, können sie mitunter als umständlich, unpassend oder veraltet aufgefasst werden. Hier ein paar Hinweise in dieser Anleitung für die Formulierung von E-Mails:

  • Bedenken Sie, in welchem Verhältnis Sie zum Empfänger stehen. Je nach Grad der Bekanntschaft gelten Unterschiedliche Grade der Höflichkeit und Formalität.

  • Erkundigen Sie sich nach den Gepflogenheiten in Ihrem Unternehmen. Besonders größere Betriebe legen im Zusammenhang mit der Pflege einer Corporate Identity Wert auf Einheitlichkeit in der schriftlichen Korrespondenz. Auch wenn es keine ausdrücklichen Anweisungen zum Verfassen von E-Mails gibt, können Sie sich bei Kollegen nach deren Vorgehen erkundigen und damit selbst zur Einheitlichkeit des Schriftverkehrs beitragen.
  • Möglicherweise haben sich bestimmte Gepflogenheiten in in Ihrer Branche etabliert. Sehen Sie, wenn möglich, vergangenen E-Mail-Verkehr durch. Werden die E-Mails in der Regel noch mit „Sehr geehrte Frau..." eingeleitet, oder wird ein neutraleres „Guten Tag..." oder ein einfaches „Hallo..." bevorzugt?

Darum sollte man auf Floskeln in Bezug auf den Anhang verzichten

Floskeln bedeuten eine Arbeitserleichterung, sind für den Empfänger jedoch oft als solche erkennbar. Durch persönliche Formulierung lässt sich der Wert eines Texts heben, und dafür sorgen, dass ihn der Empfänger besser aufnimmt. Die folgende Tabelle enthält ein paar häufig verwendete Floskeln neben jeweils einer Formulierungsalternative, die Sie als Anleitung benutzen können.

 

FloskelBessere Formulierung
Ich komme zurück auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat und übersende Ihnen wie versprochen…Ich hatte Ihnen versprochen, Ihnen xy zu schicken. Das mache ich gern...
Beigefügt erhalten Sie…Den Katalog schicke ich als PDF mit.
Wie soeben telefonisch besprochen, übersenden wir Ihnen angehängt…Nach unserem Gespräch habe ich mich sofort an die Arbeit gemacht. Der mitgeschickte Prospekt informiert Sie über…
In der Anlage übersenden wir Ihnen den gewünschten Prospekt.Sie erhalten mit dieser E-Mail unseren Prospekt über…, den Sie gestern angefordert haben.

Im Anhang oder als Anhang?

Damit der Empfänger den Anhang nicht übersieht, wird im Anschreiben darauf hingewiesen. Immer wieder gibt es Unsicherheiten, wie die korrekte Formulierung lautet. Heißt es „Im Anhang“ oder „als Anhang“?

Ein Anhang ist im Grunde nichts anderes als eine elektronische Anlage. Laut Duden ist beides möglich: „als Anlage“ genauso wie „in der Anlage“. Meistens kommt es auf den Zusammenhang des Textes und darüber hinaus auch auf den Satzbau an, welche der beiden Möglichkeiten verwendet wird.

Gebräuchlicher jedoch ist normalerweise „im Anhang“:

  • „Im Anhang finden Sie…“
  • „Die Informationen befinden sich im Anhang“
  • „Siehe die Rechnung im Anhang“


„Im Anhang“ ist also sinnvoll, wenn darauf hingewiesen wird, dass sich dort relevante Unterlagen befinden (Wo befinden sie sich? –Im Anhang). Die Variante „als Anhang“ ergibt dann am meisten Sinn, wenn ausdrücklich darauf hingewiesen werden soll, dass die Informationen den Empfänger als Anhang erreichen (nicht per Brief, am Telefon etc.).

  • „Die Rechnung erfolgt dieses Mal nicht per Post, sondern als Anhang dieser E-Mail“
  • „Die Informationen schicke ich Ihnen als Anhang“ (und nicht postalisch als Anlage)“
  • „Uns wäre lieber, Ihnen das Angebot über E-Mail als Anlage zukommen zu lassen und nicht mit der Post“


Ob die Bezeichnung „im Anhang“ oder „als Anhang“ die korrekte Variante ist, ergibt sich aus dem jeweiligen Zusammenhang der Nachricht und muss somit von E-Mail zu E-Mail neu entschieden werden.

E-Mail schreiben mit Anhang Beispiel: Muster und Vorlagen für gelungene Formulierungen

Grundlagen Schritt für Schritt: Wie versendet man einen Anhang zu einer Mail?

Wie genau man einer E-Mail einen Anhang hinzufügt, hängt vom verwendeten E-Mail-Programm ab. Wir haben uns in dieser Anleitung für die gängisten entschieden.

In Outlook, dem E-Mail-Dienst von Microsoft, wählen Sie im Menüband unter „Nachricht" oder „Einfügen" die Option „Datei anfügen" aus und navigieren anschließend an den Ort, an dem Sie die die gewünschte Datei gespeichert haben.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Anhang versenden mit Mozilla Thunderbird

Um eine E-Mail mit Anhang zu schreiben können Sie zum Beispiel auch das E-Mail-Programm Mozilla Thunderbird nutzen: Klicken Sie auf den Button „Verfassen" und führen folgende Schritte durch: 

  • Klicken Sie auf das Feld „Anhang" mit der Büroklammer auf der rechten Seite des Fensters.

  • Wählen Sie im Menü „Datei(en) als Anhang anfügen".

  • Wählen Sie die gewünschte Datei im Dialogfeld aus und klicken Sie auf „Öffnen". 

  • Alle der E-Mail hinzugefügten Anhänge sind nun auf der rechten Seite des Fensters unter „Anhang" zu sehen. 

  • Falls Sie einen Anhang wieder entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument. Wählen Sie dann die Schaltfläche „Anhang entfernen" aus. 

Was sollten Sie beachten, wenn Sie einen Anhang per Mail versenden?

Das Dateiformat

Obwohl in vielen Bereichen Dokumente in standardisierten Formaten verwendet werden, die von verschiedenen Programmen und in verschiedenen Betriebssystemen geöffnet werden können, besteht, besonders in Spezialbereichen, die Möglichkeit, dass die Verwendbarkeit eines Dokuments auf ein bestimmtes Programm oder Betriebssystem beschränkt ist. Überlegen Sie sich vor dem Versand also gegebenenfalls, ob der Empfänger die Datei auch verwenden kann.

Die Größe des Anhangs

Beachten Sie, dass die Größe des Anhangs beschränkt ist, je nach Anbieter gelten dabei verschiedene Limits. Google (gmail), Yahoo (Yahoo Mail) und Microsoft (Outlook.com) erlauben z.B. Größen bis maximal 25 MB, bei GMX sind in der Gratis-Variante bis zu 20 MB zugelassen.

Beim Versand großer Dateien kann auch die Größe des E-Mail-Speichers eine Rolle spielen. Oft werden E-Mails automatisch in den "Gesendet"-Ordner verschoben - ist auf ihrem Account nicht mehr genug Speicherplatz übrig, um die E-Mail samt Anhang zu speichern, kann dies zu Fehlermeldungen führen. Stellen Sie deshalb vor Versand wichtiger E-Mails mit umfangreichem Anhang sicher, dass Sie noch über genügend Speicherplatz verfügen. Bedenken Sie auch, dass der Empfänger eventuell nicht mehr genug Speicherplatz für eine größere E-Mail frei haben könnte.

Große Dateien lassen sich eventuell komprimieren, indem sie in eine ZIP-Datei o.ä. gepackt werden. Hierfür sind online verschiedene praktische Tools erhältlich. Überlegen Sie sich, bevor Sie Dateien von mehreren MB Größe, ob Sie sie dem Empfänger nicht lieber über eine Cloud-Lösung zur Verfügung stellen und nur den Link dazu per E-Mail versenden wollen.

Anleitungs-Tipp: So vergessen Sie nie wieder auf das Einfügen des Anhangs

Fazit: Anhänge in einer E-Mail versenden 

Wenn Sie eine berufliche E-Mail mit Anhang versenden möchten, gibt es einige Dinge zu beachten. Um den Anhang nicht zu vergessen, führen Sie die Schritte am besten immer in der gleichen Reihenfolge durch. Nach dem Verfassen des Begleittextes weisen Sie auf den Anhang der Mail hin. Damit dies professionell und persönlich ankommt, vermeiden Sie dabei klassische Floskeln. 

Um einen Anhang zu einer E-Mail hinzuzufügen, wird in den meisten Programmen ein Button mit einer Büroklammer benutzt. Wählen Sie dann im Dialogfeld die richtige Datei und eine unmissverständliche Bezeichnung aus. Erst nachdem auch der Anhang eingefügt wurde, fügen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Damit steht einer professionellen E-Mail-Kommunikation nichts mehr im Wege.

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