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Wann sind Daten sicher archiviert?

Tipps für ein gutes Digital-Archiv

Viele digitale Dateien können irgendwann wieder wichtig werden. Denn Finanzämter können auch die EDV von Unternehmen direkt prüfen. Einer Umfrage der Software-Firma SER Solutions zufolge sind erst sechs Prozent der Betriebe darauf vorbereitet. Immerhin arbeiten mehr als die Hälfte der Unternehmen daran, ihre elektronischen Archive revisionssicher zu machen. Nach den "Grundsätzen des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) müssen elektronische Dateien, die Angaben zu Kosten und Ertrag enthalten, zehn Jahre lang archiviert werden.

Dabei sollte ein gutes Digital-Archiv folgenden Kriterien genügen:


 1. Zugänglich


Die IT-Abteilung muss einem Betriebsprüfer auf Wunsch einen eigenen Arbeitsplatz einrichten können, an dem er direkt im Unternehmensnetz sucht. Bei kleineren Unternehmen oder spezieller Firmensoftware muss ein Mitarbeiter nach Anweisung Informationen heraussuchen und auswerten. Der Prüfer kann die Daten auch auf CD-ROM verlangen.


 2. Lesbar


Die Daten sollten so gespeichtert werden, dass der Firnanzbeamte sie mit seiner Prüfsoftware "IDEA" auswerten kann.


 3. Vollständig


Auch Kostenvoranschläge, digitale Geschäftsbriefe oder Aufträge können "steuerrelevant" sein. Sie sollten als TIFF-Grafik oder PDF gespeichert sein.


 4. Unverändert


Grundsätzlich sollen alle Dateien zehn Jahre lang im Original aufbewahrt werden. Bei Programmwechseln genügt es zu dokumentieren, wann und wie die Originale in langlebiger Form überspielt wurden und die Ursprungsdaten in einer anderen Umgebung lesbar vorgehalten werden.


 5. GoBS-Konform


Die GDPdU bezieht sich immer wieder auf die älteren "Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführungssysteme" (GoBS). Wer, wie gefordert, festhält, wie kaufmännische Daten entstehen, geordnet und gespeichert werden, wie man sie wiederfindet und reproduziert, dessen Dokumentenmanagement genügt in der Regel auch der GDPdU. Nur müssen steuerrelevante Daten auswertbar sein.


 Quelle: Deutsche Post

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