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Präsentationen kurzfristig planen und halten

Kurzfristig eine Präsentation planen und halten - vor dieser Herausforderung stehen Berufstätige immer wieder. Meist unverhofft. Einige Tipps, wie Sie im Handumdrehen eine überzeugende Präsentation konzipieren und beim Präsentieren Ihr Ziel erreichen.

Präsentationen kurzfristig planen und halten

Mitarbeiter von Unternehmen werden von ihren Vorgesetzten oft kurzfristig gebeten, eine Präsentation vorzubereiten und zu halten. Fällt Ihnen das leicht? Wenn nein, dann helfen Ihnen gewiss folgende Tipps.
 
Angenommen Ihr Chef bittet Sie morgens früh um 8:00 Uhr, der Geschäftsleitung zwei Stunden später, also um 10:00 Uhr, einen 10-minütigen Bericht über den Stand Ihres Projektes zu geben.
Dann sollten Sie sich zunächst fragen: Was ist mein Anliegen beziehungsweise Ziel bei der Präsentation? Zum Beispiel mehr Ressourcen bekommen? Oder der Geschäftsleitung vermitteln "Alles läuft wie geschmiert"?
 
Das Ziel in einem Zwecksatz definieren
Wenn Sie das Ziel Ihrer Präsentation kennen und dieses in einem Satz, dem "Zwecksatz" ("Ich möchte erreichen, dass …") formuliert haben, ergibt sich das Meiste wie von selbst. Für das Formulieren des Zwecksatzes benötigen Sie vielleicht fünf Minuten.
 

Der Zwecksatz hilft Ihnen, Ihre Präsentation so aufzubauen, dass Sie Ihr Ziel erreichen und danach zufrieden sind. Er ermöglicht es Ihnen zudem, Wichtiges und Unwichtiges zu unterscheiden. Also reduziert er die Gefahr, dass Sie sich bei Ihrer Präsentation verzetteln und "vom Hundertstel ins Tausendstel" kommen. Und weil Sie wissen, was Sie wollen, können Sie Ihre Präsentation auch so aufbauen und gestalten, dass sie überzeugend ist. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihr Ziel erreichen.

 

Angenommen Ihr Projekt "läuft wie geschmiert". Dann kann Ihr Anliegen sein, genau darauf hinzuweisen - mit dem Ziel, dass Ihr Ansehen bei der Geschäftsleitung steigt. Oder dass diese die Zügel lockerer lässt und Sie seltener zum Rapport bittet: "Mein Team und ich sind stolz darauf, dass das Projekt - Stand heute - termingerecht fertig wird, und wir den Kostenrahmen voraussichtlich um zehn Prozent unterschreiten."

 

Daten, Fakten und Argumente sammeln

Doch Projekte verlaufen selten wie geplant. Deshalb kann Ihr Zwecksatz auch lauten: "Um den geplanten Termin zu halten, benötigen wir noch eine Hilfskraft - fulltime." Oder: "Die Tests A und B zur Sicherheitsüberprüfung sind noch nicht abgeschlossen. Deshalb bitte ich Sie, den Abgabetermin um eine Woche zu verschieben."

 

Wenn der Zwecksatz formuliert ist, beginnt die Stoffsammlung. Nun tragen Sie alle für Ihr Anliegen relevanten Daten, Fakten und Argumente zusammen und schreiben diese jeweils auf ein DIN A7-Kärtchen - noch unsortiert. Das dürfte circa 15 Minuten dauern. Danach beginnt das Planen des Aufbaus Ihrer Präsentation. Das ist sehr einfach. Sie müssen hierfür nur die Kärtchen in eine Reihenfolge bringen, die aus Ihrer Warte logisch, psychologisch geschickt und zielführend ist. Und was zum Erreichen des Ziels überflüssig ist? Das lassen Sie einfach weg.

 

Die Präsentation zielführend aufbauen

Bewährt hat sich beim Planen des Aufbaus einer Präsentation die "Problemlösungsformel“:

1. Was ist die aktuelle Situation?

2. Wie sollte die Situation sein?

3. Wie können wir das erreichen?

4. Vorteile und Nutzen der vorgeschlagenen Lösung

5. Auffordernder Schlusssatz (zum Beispiel: "Ich bin sicher, wenn Sie mir eine Hilfskraft zur Unterstützung gewähren, dann halten wir den Termin.“)

Für das Ordnen Ihrer Kärtchen gemäß dieser Gliederung benötigen Sie etwa 10 bis 15 Minuten.

 

Die Präsentation laut üben

Danach sollten Sie Ihre Präsentation anhand der sortierten Kärtchen laut üben. Das ist nötig, denn erst beim lauten Sprechen merken Sie, wo Ihre Präsentation noch "holpert" und Sie zum Beispiel noch ein Argument oder einen verbindenden Übergangssatz brauchen.

 

Kalkulieren Sie für das Üben und Überarbeiten der Kärtchen beziehungsweise Passagen Ihrer Präsentation nochmals circa 20 Minuten. Erst danach sollten Sie überlegen: "Brauche ich zur Visualisierung Powerpoint-Charts, oder wirkt es überzeugender, wenn ich mein Anliegen mit Hilfe der Kärtchen, die ich als Spickzettel nutze, frei vortrage - und den Zuhörern dabei in die Augen schaue?"

 

Wenn Sie für die Präsentation tatsächlich, ein,  zwei Charts benötigen sollten, dann haben Sie für deren Gestaltung noch ausreichend Zeit. Denn seit Ihnen Ihr Chef den Präsentationsauftrag erteilte, ist maximal eine Stunde vergangen. Also können Sie vor der Präsentation auch noch relaxt eine Tasse Tee oder Kaffee trinken.

 

Autorin

Dr. Gudrun Fey ist Geschäftsführende Gesellschafterin des Trainings- und Beratungsunternehmens study & train, Stuttgart, das Unternehmen dabei unterstützt, ihren Mitarbeitern die Fähigkeiten zu vermitteln, die sie im Arbeitsalltag brauchen. Die renommierte Kommunikationstrainerin und Rednerin ist unter anderem Autorin der Bücher „Gelassenheit siegt“, „Überzeugen ohne Sachargumente“ und „Sicher und überzeugend präsentieren“.

 

Hinweis

Am 15. Juli 2015 führt study & train in Stuttgart ein von Dr. Gudrun Fey geleitetes „Intensiv-Präsentationstraining“ durch. Zudem findet am 10./11. Juni ein Seminar "Rhetorik mit Power - Überzeugend auftreten und reden" mit ihr statt, in dem das Thema "Überzeugend präsentieren" ebenfalls erörtert wird.

 

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