Menu

Ein Format für alle Fälle: PDF-Dateien modifizieren

Ein Dateiformat, dem Sie häufig begegnen, ist das PDF. Doch es kommt nicht nur oft vor, es ist auch verblüffend vielseitig. Lassen Sie sich überraschen: Auch für PDF-Profis gibt es immer noch etwas zu lernen: 4 Tipps, mit denen Sie PDFs schnell anpassen, konvertieren, ändern.

PDFs modifizieren

Ungeschützte PDF-Dateien lassen sich wie jedes andere Dokument bearbeiten: So geht's!

PDF ist die Abkürzung für „portables document format“. Hartnäckig hält sich die Aussage, dieses Format sei nicht bearbeitbar. Zum Glück ist das ein Irrtum! Ungeschützte Dateien lassen sich wie jedes andere Dokument bearbeiten. Voraussetzung ist ein PDF-Programm. Wir haben Adobe Acrobat Pro DC verwendet, das viele Features bietet und den Standard in Sachen PDF darstellt.

Sie verwenden ein anderes Computerprogramm? Alternative Programme bieten häufig ebenfalls entsprechende Befehle oder funktionieren ähnlich.

Bearbeiten lässt sich ein PDF auf unterschiedlichste Art. Beispielsweise können Sie Text oder Grafik in das PDF eingeben und löschen, Elemente formatieren und hervorheben oder Seiten drehen, entfernen und deren Reihenfolge ändern.

Profi-Software wie die Acrobat-Vollversion erledigt darüber hinaus komplexe Aufgaben: Erzeugen Sie PDF-Dateien, signieren Sie diese, sorgen Sie dafür, dass niemand Teile daraus kopiert, füllen Sie Formulare aus oder vergleichen Sie mehrere PDF miteinander, um Unterschiede zu erkennen.

Tipp 1: Text und Bilder im PDF ändern

Kleinere Anpassungen sind unkompliziert und schnell erledigt. Zuerst öffnen Sie Ihre PDF-Datei. Klicken Sie nun auf Bearbeiten, Text und Bilder bearbeiten. Die Werkzeuge werden rechts in im Bereich Werkzeugfenster angezeigt. Sie können dieses Zusatzfenster schnell mit UMSCHALT+F4 ein- oder ausblenden.

Im PDF selbst erscheinen im Bearbeitungsmodus Rahmen um die einzelnen Bestandteile wie Absätze oder Bilder. Klicken Sie einen davon an, erscheinen am Rahmen rechteckige Anfasspunkte und eine Drehhilfe oben in der Mitte. Zugleich werden bis dahin inaktive und grau dargestellte Werkzeuge jetzt als benutzbar angezeigt, zum Beispiel die Farbe für Textelemente. Per Klick auf die Werkzeuge passen Sie die Darstellung an. Ändern Sie im Abschnitt Format zum Beispiel die Farbe oder die Textgröße.

Möchten Sie Text hinzufügen, klicken Sie oberhalb des Dokuments in der sekundären Werkzeugleiste PDF bearbeiten auf den Punkt Text hinzufügen. Mit der Maus ziehen Sie einen Rahmen auf. Klicken Sie in den Rahmen und starten Sie mit der Texteingabe. Mit Bildern arbeiten Sie ähnlich: Wählen Sie eine Grafik und klicken Sie im Bereich Objekte rechts im Aufgabenbereich auf die gewünschten Einstellungen. Drehen Sie ein Bild oder skalieren Sie es.

Genauso einfach ersetzen Sie es durch ein anderes: Wählen Sie das Symbol Bild ersetzen. Sind detaillierte Anpassungen der Grafik erforderlich, bearbeiten Sie diese in einem speziellen Programm wie Photoshop oder Paint. Auch dafür finden Sie in diesem Bereich den passenden Befehl: Bearbeiten mit.

Alle Tools zum Bearbeiten des PDF erreichen Sie auch so: Klicken Sie oben unterhalb der Menüleiste auf den Punkt Werkzeuge. Ein Fenster öffnet sich, das die Funktionen in Kategorien zusammengefasst offeriert. Gleich in der ersten – Erstellen und Bearbeiten – finden Sie ein Symbol zum Bearbeiten. Oder Sie wählen den Menüpunkt Anzeige, Werkzeuge und PDF bearbeiten. Klicken Sie dann auf öffnen. Neben dem PDF erscheint der Aufgabenbereich, außerdem haben Sie oben die Werkzeugleiste zum Bearbeiten im Blick.

Tipp 2: Seiten drehen und bearbeiten

Ein Szenario aus dem Alltag: Sie haben einen größeren Vertrag als PDF vor sich. Die Vertragsbedingungen stehen auf der dritten Seite, doch sie wären besser an einer anderen Position, etwa zum Schluss, untergebracht. Was also tun? Das Originaldokument umstellen und erneut als PDF anlegen? Das führt natürlich zum Ziel, aber diesen Aufwand müssen Sie gar nicht betreiben.

Probieren Sie es so:

  • Öffnen Sie das PDF-Dokument und klicken Sie auf Werkzeuge.
  • In der Gruppe Erstellen und bearbeiten wählen Sie den Eintrag Seiten verwalten.
  • Packen Sie die Seite 3 des Vertrags in der Miniaturansicht mit der linken Maustaste an, halten Sie diese fest und ziehen Sie die Seite an die gewünschte Position. Dort lassen Sie die Maustaste los und legen die Seite ab

Genauso simpel drehen Sie Seiten bzw. bearbeiten sie: Zeigen Sie mit der Maus auf eine Miniaturansicht der Seite – nach einem Moment erscheint am rechten Rand eine Leiste mit vier Befehlen. Die oberen beiden – geschwungene Pfeile – erlauben das Drehen der Elemente nach rechts bzw. links.

Seiten löschen? Ein Klick auf das Mülleimerchen und es ist erledigt. Praktisch: In der Werkzeugleiste oberhalb des Dokuments können Sie sogar bestimmen, ob die Änderungen für eine bestimmte Seite, für die geraden oder ungeraden oder für alle Seiten gelten. Mit dem Plus-Zeichen schließlich fügen Sie Seiten ein. Dabei haben Sie die Wahl, woher die Seite kommt (Datei, Zwischenablage etc.) oder ob Sie eine gänzlich leere Seite einfügen möchten.

Den vollständigen Artikel lesen Sie in working@office 10.2019. Hier geht es zum Gratis-Test. 

Weitere Artikel aus der Kategorie "Multimedia"

career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen

 

 

Ihre career@office 2019

05.09.2019: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de