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Mangelhafte Datenarchivierung frisst Arbeitszeit und verursacht Kosten

Wie Spiegel Online auf eine Umfrage des Marktforschungsinstituts Censuswide hin berichtete, verlieren deutsche Angestellte im Schnitt im Büro rund 20 Arbeitstage pro Jahr.*

Mangelhafte Datenarchivierung frisst Arbeitszeit und verursacht Kosten

Den Zeitverlust führten die Befragten auf Technikprobleme, mangelhafte technische Kenntnisse oder – bei versierten Kollegen – Aufwand für entsprechende Hilfestellung zurück. Das gravierendste Problem sei die Recherche nach Informationen: Tatsächlich werden laut der angeführten Studie allein für die Suche nach Dokumenten oder Bildern, die unübersichtlich abgelegt wurden, 22 Minuten der täglichen Arbeitszeit aufgewandt. Nach Ansicht des Informationsmanagementdienstleisters Iron Mountain können Unternehmen mit einer sinnvollen Dokumentation dagegen sowohl Zeit und Nerven, als auch bares Geld sparen.

Offensichtliches Ablagesystem

„Je länger Dokumente und Daten archiviert sind und je weiter verteilt, desto weniger offensichtlich ist oft das Ablagesystem. Die Suche nach gewünschten Informationen wird so nervenaufreibend und zeitaufwändig. Schon simple Maßnahmen, wie eine ordentliche und nachvollziehbare Benennung, können dazu beitragen, spätere Recherchen zu erleichtern und Zeit sowie Ressourcen zu sparen.“ so Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.

Fehlende Informationen können Geld kosten

„Aber nicht nur fehlerhaft abgelegte, sondern auch fehlende Informationen kosten Geld. Wird Unternehmenswissen, beispielsweise um Abläufe, Regelungen, Quellen oder Handbücher, nicht ordnungsgemäß abgelegt oder dokumentiert, kann jede Veränderung zu einer Herausforderung im Unternehmen werden. Denn bis man neue Kollegen eingearbeitet oder verloren gegangenes Know-how wieder hergestellt hat, kann mitunter unnötig viel Zeit verloren gehen. Damit Unternehmen keine Einbußen durch Archivierungsfehler haben, auch finanzieller Natur in Form von Sanktionen, sollte es klare Richtlinien zum Informationsmanagement geben – sei es analog oder digital.“

Studie belegt die These

In einer von Iron Mountain gesponserten Studie der International Data Corporation (IDC) mit dem Titel "Durchblick im Datendschungel: Die Wiederentdeckung des Datenarchivs", zeigte sich, dass Unternehmen mit einem ausreichend definierten Datenarchivierungsprozess Werte über zwei verschiedene Wege generieren können: Zum einem über Einsparungen, zum anderen über Mehrerlöse aus der Nutzbarmachung von Archiven.
Folgende Kernpunkte können bereits zu Verbesserungen im Unternehmen führen, Zeit sparen und Ressourcen schonen:


Die Rolle des Chief Data Officer schaffen. Dieser sollte gemeinsam mit dem Chief Operating Officer (COO) und Chief Information Officer (CIO) langfristige Informationsmanagement-Vorgaben festlegen. Dies sorgt für mehr Kontrolle und Nachvollziehbarkeit und kann helfen, Mehrwert aus den Daten zu generieren.

„Informationslandkarten“ über alle Datenquellen und Aufbewahrungsorte (und deren Wert) innerhalb des Unternehmens anlegen.

Eine ganzheitliche Informationsmanagement-Strategie entwickeln, die Datenaufbewahrungsfristen, Anwendungsfälle, den Wert der Daten, Zugangsrechte sowie Archivkosten berücksichtigt. Unternehmen können zusätzlich überlegen, sich dabei von einem externen Partner mit entsprechender Expertise bei der Optimierung unterstützen zu lassen. Dies entlastet die IT und ermöglicht die Freisetzung weiterer interner Ressourcen.

* Spiegel Artikel

Iron Mountain Deutschland GmbH

Iron Mountain ist ein global führender Dienstleister für Lösungen im Bereich Archivierung- und Informationsmanagement.

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