Menu

E-Mails schneller schreiben

Durchschnittlich verbringen Arbeitnehmer einen Tag pro Woche mit dem Bearbeiten von E-Mails. An Tipps zum Zeitsparen bei der E-Mail-Bearbeitung mangelt es nicht. Dabei ist es gerade das Versenden von elektronischen Nachrichten, bei dem noch erhebliche Effizienzreserven verborgen liegen. Mit diesem einfachen Trick sparen Sie viel Zeit ...

Eine Studie der AKAD Hochschule belegt, dass wir im Durchschnitt einen Tag pro Woche mit dem Bearbeiten von E-Mails verbringen. Martin-Niels Däfler, Professor an der FOM Hochschule in Frankfurt, erläutert einen banalen Trick, mit dem sich der Aufwand zum Schreiben von E-Mails verringern lässt.


Häufig genutzte Formulierungen abkürzen

Dieser lautet: Über die Auto-Korrektur-Funktion von E-Mail-Programmen können häufig genutzte Formulierungen als Abkürzung eingegeben werden – im Text erscheint dann die ausführliche Fassung. Auf diese Weise können Sie erheblich Zeit sparen. Ich habe mit einer geübten 10-Finger-Tipperin einen Test durchgeführt: Bei einem einfachen Drei-Wort-Satz verringert sich der Zeitaufwand zum Tippen um ca. 80 Prozent.

 

Wie funktioniert’s?


1. Legen Sie sich in Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine zweispaltige Tabelle an.


2. Überlegen Sie, welche allgemeinen Formulierungen Sie häufig in Ihren E-Mails verwenden (wie etwa "vielen Dank für Ihre Nachricht", "ich melde mich später dazu", "ein schönes Wochenende", "ich habe Ihr Anliegen weitergeleitet" ...) und notieren Sie diese in der rechten Spalte Ihrer Tabelle.


3. Sehen Sie sich nun Ihre gesendeten Mails der vergangenen Wochen an – übertragen Sie per "Copy & Paste" spezifische Formulierungen, die Sie oft gebrauchen, in die rechte Spalte Ihrer Tabelle (wie etwa "das sollten wir in der Abteilungssitzung besprechen", "bitte stimmen Sie sich dazu mit ... ab" ...).


4. Achten Sie darauf, dass Ihre Tabelle nicht länger als eine Seite wird, dass Sie also maximal 25 bis 30 Formulierungen festhalten – sonst wird es unübersichtlich.


5. Lassen Sie sich im nächsten Schritt für jede Formulierung eine aussagekräftige, drei bis fünf Buchstaben lange Abkürzung einfallen (wie etwa "eswe" für "ein schönes Wochenende"“ oder "hdb" für "herzlichen Dank für Ihre Bemühungen" oder "imm1"“ für "ich melde mich in spätestens einer Woche dazu") und halten Sie diese in der zugehörigen linken Spalte Ihrer Tabelle fest.


6. Rufen Sie in Ihrem E-Mail-Programm die Optionen "Auto-Korrektur" auf und übertragen Sie die Abkürzungen sowie die zugehörigen ausführlichen Formulierungen. Wenn Sie Microsoft Office verwenden, legen Sie Ihre Auto-Korrekturen in Word an. Bei Word 2007 klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Office, dann auf den Button Word-Optionen. Unter dem Stichwort Dokumentprüfung finden Sie die Funktion Auto-Korrektur Optionen. Im Register Auto-Korrektur erfassen Sie Ihre Abkürzungen und Formulierungen.


7. Drucken Sie Ihre Tabelle aus und halten Sie diese griffbereit. Verwenden Sie von nun an beim Schreiben von E-Mails Ihre individuellen Abkürzungen. Sie werden feststellen, dass Sie die Abkürzungen bereits nach wenigen Tagen auswendig beherrschen und viel Zeit sparen. 





Mehr Infos unter www.daefler.de




Über den Autor

Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt als hauptamtlicher Dozent im Fachbereich Kommunikation an der FOM Hochschule in Frankfurt am Main, hält Vorträge/Seminare, und betätigt sich als Coach für Kommunikations-/Selbstorganisationskompetenzen. Sein Wissen hat er in 14 Büchern und über 80 Fachartikeln dokumentiert.

Weitere Artikel aus der Kategorie "Multimedia"


career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen.

Ihre career@office 2018

04.04.2018: Hamburg, Handelskammer

18.04.2018: Frankfurt, Kap Europa

21.06.2018: München, MTC

10.10.2018: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de