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Digitalisierung: Alles fließt - mit System

Wenn es beim Workflow im Büro noch hapert, kann es am wachsenden Medienmix von Daten und Informationen liegen. Management-Software für Dokumente, aber auch für Web-Inhalte oder Produktdaten, schaffen einheitliche Ver- und Bearbeitungsmöglichkeiten. Wie man das richtige System auswählt und implementiert, erläutert eine Expertin für Workflowmanagement.

Dokumentenmanagementsystem

Ein Dokumentenmanagementsystem ist in vielen Unternehmen ein erster Schritt hin zur Digitalisierung.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) seien ein wichtiger Baustein der Digitalisierung, sagt die Computerlinguistin Mirjana Stanisić-Petrović. Am Stuttgarter Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO hat die stellvertretende Leiterin des Zentrums „Dokumenten- und Workflowmanagement“ schon viele Unternehmen dabei begleitet, entsprechende Software auszuwählen und in die Praxis umzusetzen.

Gut möglich, dass der überlegte Einsatz eines Workflowmanagement-Systems, mit welchem Schwerpunkt auch immer, sogar erst einmal ausreichen kann, um dem Megatrend Digitalisierung zu folgen.

Schließlich komme es darauf an, „welche Änderungen für das jeweilige Unternehmen relevant sind und einen spürbaren Mehrwert versprechen“, meint Wolfgang Beinhauer, Leiter Web Application Engineering am Fraunhofer IAO: „Insbesondere Maßnahmen zur Optimierung der internen Prozesse, wie zum Beispiel verbesserte interne Kommunikation oder die digitale Unterstützung von internen Abläufen können bereits mit geringem Aufwand die Leistungsfähigkeit des Unternehmens deutlich erhöhen und Kosten einsparen.“

Die Expertin:

Mirjana Stanisić-Petrović ist wissenschaftliche Mitarbeiterin am Fraunhofer IAO in Stuttgart und stellvertretende Leiterin des IAO-Zentrums „Dokumenten- und Workflowmanagement“. Zu ihrem Aufgabengebiet gehört die Durchführung und Leitung von entsprechenden Projekten in Forschung und Industrie. Mirjana Stanisić-Petrović ist Autorin und Mitautorin zahlreicher Bücher und Veröffentlichungen. Mehr Infos unter www.iao.fraunhofer.de.

Usability wesentlicher Faktor

Eine durchgängige Konzeption der Prozesse ist nicht erst seit der Ära 4.0 ein Muss für jedes Unternehmen, das wertvolle Arbeitszeit und Energie zielorientiert einsetzen will. Schon längst sind wesentliche Anforderungskriterien für ein Managementsystem bei den meisten Unternehmen gegeben. Die Workflow-Expertin nennt zum Beispiel:

  • verteilte Standorte, zunehmende Internationalisierung, vernetzte Teams;
  • gemeinsame Nutzung von Daten und Informationen aus unterschiedlichen Quellen in einem Prozess;
  • immer größeres Datenvolumen;
  • wachsender Datenmix (Bild, Text, Ton ...).

Ob dafür ein reines DMS oder andere Datenmanagementsysteme zum Einsatz kommen, hat mit dem jeweiligen Unternehmenszweck zu tun, aber auch mit der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur. Neben Dokumentenmanagementsystemen gibt es reine Stammdatensysteme oder spezielle Customer- Relationship-, Produktdaten- oder (Web-)Content-Managementsysteme.

Die Fraunhofer-Wissenschaftlerin Mirjana Stanisić-Petrović spricht in ihren Vorträgen zusammenfassend von Enterprise-Content-Management-Systemen*, womit alle Informationen gemeint sind, die in einem Unternehmen vorhanden sein können. „In jedem Falle geht es darum, Daten elektronisch vorzuhalten und aufzubereiten“, erläutert die Workflow-Expertin das Prinzip, wobei eine der großen Herausforderungen aus IT-Perspektive sei, das Datenvolumen und die Systemkomplexität zu beherrschen.

Und: Während zu Beginn von Dokumentenmanagementsystemen noch meist das Software-Produkt selbst im Vordergrund stand, liege der Fokus heute auf der Anwendbarkeit.

Sich auskennen bringt Sicherheit

So weit, so schwierig für die Software-Ingenieure, die mehrheitlich ihr Bestes geben, um ein komplexes Programm bedienerfreundlich zu gestalten. Für die Unternehmensleitung stehen andere Aufgaben im Vordergrund, wenn es darum geht, ein Dokumenten- beziehungsweise Workflowmanagementsystem einzuführen, weiß die Fraunhofer-Mitarbeiterin Stanisić-Petrović: Der Erfolg eines solchen Projekts sei zu 70 bis 80 Prozent von organisatorischen Faktoren abhängig.

„Von oben beginnt das Umdenken, die Entscheidungskräfte sind gefragt.“ Die Einführung sollte beispielsweise immer zum Anlass genommen werden, bestehende Prozesse im Unternehmen zu überdenken und zu optimieren, das jedoch „nicht revolutionär, sondern evolutionär“. Doch man solle ein neues System den Mitarbeitern nicht einfach überstülpen. Neues provoziert Veränderungsangst, das ist menschlich und braucht deshalb entsprechende Begleitprozesse.

Wichtige Erfolgsfaktoren, um bei den Mitarbeitern eine Akzeptanz zu erreichen, sind für die Workflow- Expertin zum Beispiel Vorabinformation statt Überraschung, Vorgesetzte als Vorbilder, die Einbindung des Personal-/Betriebsrats und des Datenschutzbeauftragten sowie eine klare Definition und Kommunikation der Ziele/des Vorgehens. Veränderungsangst bekämpfe man am besten durch Information, Mitarbeit und Qualifikation, so die Fraunhofer- Mitarbeiterin, weshalb Projektteams nicht auf die Schnelle, sondern wohlüberlegt zusammengestellt werden sollten.

Entscheidend sind für sie auch Eigenschaften wie Kommunikationsfähigkeit und Konsenswillen, aber auch die vorhandene Zeit der Teammitglieder, die notfalls für die Dauer der Aufgabe geschaffen werden müsse.

Beratung zahlt sich oft aus

Selbstverständlich spielt der Kostenfaktor bei der Einführung eines DMS eine wichtige Rolle, vor allem bei kleineren Unternehmen. Es gibt viele Systeme, die alle die notwendigen Funktionalitäten haben, quer durch alle Preisklassen und sogar Open-Source-Systeme. Doch können sie eben doch nicht alles, zum Beispiel womöglich keine CAD-Dateien oder keine Produktdatenbank verwalten beziehungsweise bearbeiten. Das klingt nach umfangreicher Marktanalyse, an der oft viele Firmen scheitern.

Mit einer klassischen Beratung, wie es beispielsweise das Fraunhofer IAO anbietet, wird der Weg hin zu einem Workflowmanagementsystem Schritt für Schritt gemeinsam gestaltet. Ein DMS im Unternehmen einzuführen, ist demnach keine Zauberei, sondern vor allem eine strategische Aufgabe.

Wenn das Fraunhofer IAO den gesamten Einführungsprozess begleitet, geschieht das nach der Initialisierung in fünf Abschnitten:

  • Phase 1: Ist-Analyse
  • Phase 2: Soll-Konzeption
  • Phase 3: System-Auswahl
  • Phase 4: Pilot-Phase
  • Phase 5: Einführung

Zum Beispiel ist es wichtig, zu wissen, was im Betrieb noch auf Papier eingeht und was bereits im elektronischen Datenformat. Sicher lässt sich im Zuge der Prozessoptimierung so mancher Papiervorgang digitalisieren. Doch womöglich nicht alles, meint die Workflow-Expertin. Manches bearbeitet man nun mal lieber auf Papier, da gibt es individuelle Vorlieben. Die dürfen und sollen vom System durchaus berücksichtigt werden.

So sind in vielen Unternehmen beispielsweise Besprechungen noch weitgehend papiergestützt. Beim Fraunhofer IAO spricht man deshalb auch nicht vom papierlosen, sondern vom papierarmen Büro. Womöglich eine realistischere Betrachtungsweise und eine Erleichterung für alle, die nicht „aus Prinzip“ komplett digital arbeiten wollen, sondern in der Praxis gern auf genau das Medium zugreifen möchten, das ihnen für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet erscheint.

Früher lautete die Vorgabe der Unternehmen häufig „wir brauchen alles“, doch das habe sich geändert, berichtet die Workflow-Expertin aus ihrer Erfahrung bei den Systemeinführungen. „Heute geht es darum, arbeitsplatzbezogene Systeme einzusetzen. Umfang und Komplexität sind auf die Person bezogen, die damit arbeiten soll beziehungsweise auf die Aufgaben an dem jeweiligen Arbeitsplatz. Im kaufmännischen Bereich geht es zum Beispiel vorrangig um die Bearbeitung von Rechnungen, ein anderer Arbeitsplatz braucht vor allem Archiv-Funktionen und so weiter.“

Auch das Zwischenmenschliche zählt

Eine unabhängige Produktauswahl wie beim Fraunhofer IAO sichert eine möglichst präzise Passung des Systems an die Anforderungen im jeweiligen Unternehmen. Wobei es eine hundertprozentige Passung nur selten gibt. Wenn sich 80 Prozent gut vom System abdecken lassen, dann lautet die Aufgabe für die Experten, zu überlegen, wie sich der Rest sinnvoll abbilden lässt. Selbstverständlich gehen die Systementwickler auf der Anbieterseite mit der Zeit und optimieren ihre Produkte ständig. So gibt es DMS auch als mobile Version, wobei man einen Ordner virtuell auschecken und mit nach Hause nehmen kann, um ihn dort beispielsweise am Notebook weiterzubearbeiten. Unternehmen, die sich scheuen, ihre Daten einer Cloud zu überlassen, bevorzugen häufig solche Lösungen.

Nach einer umfassenden Marktanalyse kommen beim Fraunhofer IAO in der Regel drei bis vier Systeme in die engere Wahl, die zu Anbieterpräsentationen eingeladen werden. Bleiben dann zwei Produkte übrig, die den Anforderungen in etwa gleich gut gerecht werden, entscheiden nicht nur die technischen Features und die Kosten, sondern zum Beispiel auch die Kompetenzen des Projektleiters beziehungsweise Ansprechpartners auf Anbieterseite: „Es muss eben auch die menschliche Komponente stimmen.“

* „Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) richtig auswählen und erfolgreich einführen“, IT & Business 2016, Fachforum für Organisation & Verwaltung, Messe Stuttgart, Oktober 2016

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