Anrede Bürgermeister, Politiker, Professoren und Amtstitel
In der geschäftlichen Korrespondenz ist es wichtig zu wissen, welche Anreden bei Bürgermeister, Politiker oder Professoren benutzt werden müssen © ASDF_MEDIA - Shutterstock

Die korrekte Anrede: Professionelle Form und Reihenfolge

Sekretärinnen stehen jeden Tag vor der Herausforderung, Geschäftsbriefe und diverse weitere, im beruflichen Umfeld anfallende Korrespondenz, professionell zu erstellen. In ihrer Funktion sind sie in der Verantwortung, Geschäftspartner, Kollegen, Kunden oder Interessenten mit der Geschäftskorrespondenz persönlich anzusprechen. Ihr vordergründiges Ziel bei der Texterstellung ist, Fakten und Detailinformationen adäquat und korrekt darzustellen.

 

„Sehr geehrte“, „Guten Tag“ oder „Hallo“ – was ist bei der geschäftlichen Korrespondenz die richtige Anredeform? Bei Schreiben kommt es allerdings nicht nur auf die korrekte Anredefloskel an, sondern auch auf die protokollarische Reihenfolge. Wie Sie Personen mit Titeln und Amtsbezeichnungen richtig ansprechen und welche Tipps Sie bei der Formulierung der Anrede unbedingt beachten sollten, lesen Sie in diesem Artikel.

    Warum ist eine korrekte Anrede wichtig?

    Sekretärinnen stehen jeden Tag vor der Herausforderung, Geschäftsbriefe, E-Mails und diverse weitere, im beruflichen Umfeld anfallende Korrespondenz, professionell zu erstellen. Das Ziel bei der Texterstellung ist dabei meist immer das gleiche: Fakten und Detailinformationen adäquat und korrekt darzustellen. Von der fehlerlosen Aufbereitung eines Angebotes, empathischen und stilistisch ansprechenden Formulierungen und der Einhaltung von grundlegenden Schreib-, Komma- und Gestaltungsregeln, wie der DIN 5008, hängt viel ab.

    Darüber hinaus ist die Assistenz in der Verantwortung, Geschäftspartner, Kollegen, Kunden oder Interessenten mit der Geschäftskorrespondenz persönlich anzusprechen. Die korrekte Anrede des Empfängers in einem Brief oder einer E-Mail ist daher besonders wichtig. Dabei ist sowohl die Form der Anrede als auch die korrekte Reihenfolge von großer Bedeutung. Der Grund: Die Anrede stellt neben dem Betreff die erste Information dar, die Adressaten vom Anschreiben wahrnehmen – und der erste Eindruck ist bekanntlich der wichtigste.

    Die Assistenz im Sekretariat und weitere Kollegen und Kolleginnen, die regelmäßig Geschäftskorrespondenz verfassen, stehen aus diesem Grund vor wichtigen Fragestellungen:

    • Wie gestaltet man die Anrede in der Geschäftskorrespondenz per Brief korrekt und was sind die Regeln?
    • Worauf sollte man beim Schriftverkehr mit Personen mit Titeln achten, beispielsweise mit einem Professor, einem Richter oder bei einem Amtsträger?
    • Wie erstellt man in einer E-Mail eine professionelle Anrede?

    Wichtige Infos und die Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Artikel.

    Wie ist die korrekte Anrede in Geschäftsbriefen?

    Geschäftskorrespondenz muss sich zu jeder Zeit durch einen förmlichen Charakter auszeichnen. In den letzten Jahren haben sich die Form der Anrede und ebenso die Grußformel in einem Anschreiben oder einem Geschäftsbrief der veränderten Kommunikation angepasst. „Verehrte Frau Müller“ oder „Werte Frau Meier“ wirkt antiquiert und sollte in der Regel nicht mehr in Geschäftsbriefen verwendet werden.

    In Geschäftsbriefen wird in vielen Fällen die unpersönliche Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren“ gewählt. Diese Form der Anrede ist passend, wenn man die konkreten Ansprechpartner nicht oder erst seit kurzem kennt. Auch Rechnungen, Mahnungen oder eine Kündigung werden mit der gängigen Form der Briefanrede übermittelt. Hierbei ist es egal, ob der Empfänger persönlich bekannt ist. Allerdings wirkt „Sehr geehrte Damen und Herren“ auf den ersten Blick auch häufig unpersönlich und distanziert – was ist also die Lösung?

    Kennt man den Vornamen oder Nachnamen des Adressaten, wirkt es daher professioneller, die Person in der Anrede direkt mit seinem Namen anzusprechen. Der Grund: Mit eigenem Namen angesprochen zu werden, impliziert für den Empfänger, dass die Informationen persönlich wichtig sind und der Inhalt individuell konzipiert wurde. Bei einer unpersönlichen, allgemeingültigen Anrede könnte stattdessen der Eindruck aufkommen, dass es sich um eine Massenmail oder einen Serienbrief handelt.

    Wichtig: Sekretärinnen, die in einer konservativen Branche tätig sind, sollten sich nach den Gepflogenheiten des Unternehmens richten. Achtet die Geschäftsführung, zum Beispiel in einer Bank, auf Seriosität und benutzt eine branchenkonforme Corporate Language, muss jeder Geschäftsbrief mit einer förmlichen, klassischen Anrede beginnen.

    Die Form der Anrede ist essenziell

    Klarheit und Genauigkeit sind bei der Erstellung von Geschäftskorrespondenz obligatorisch. Daher ist es sinnvoll, sich in Bezug auf die Form der Anrede zu entscheiden. Ist der Ansprechpartner in einem Unternehmen bekannt, sollte diesem der Geschäftsbrief übersandt werden.

    Eine Kombination wie zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr Mustermann, sehr geehrte Damen und Herren“ wirkt hingegen unprofessionell. In diesem Fall ist es sinnvoller, entweder ein persönliches Anschreiben zu konzipieren oder den Geschäftsbrief an die Abteilung bzw. die Geschäftsführung zu adressieren. Andernfalls könnten sich die Personen, die nicht persönlich angeschrieben werden, benachteiligt fühlen.


    Welche weiteren Formen der Anrede sind möglich?

    In den letzten Jahren hat es sich in der Geschäftskorrespondenz durchgesetzt, persönlichere Anredeformen zu verwenden. Üblich sind zum Beispiel die folgenden Formen der Anrede im geschäftlichen Schreiben:

    • Liebe Frau Müller,
    • Guten Tag Frau Müller,
    • Hallo Frau Müller,

    Die aufgeführten Beispiele haben gemein, dass sie eine offene und persönliche Kommunikation fördern. Ein unverbindlicherer Ton kann Hierarchien überbrücken und eine gemeinsame Basis in einer Geschäftsbeziehung aufbauen.

    Generell entscheidet über die Form der Anrede die Beziehung zum Adressaten und die bisherige Zusammenarbeit. Geschäftskorrespondenz, die im Auftrag des Vorgesetzten erstellt wird, sollte dessen individuelle Beziehung zum Kunden oder Geschäftspartner widerspiegeln. Statt eigenständig eine zu persönliche Anredeform zu wählen, ist es sinnvoll, die Form der Anrede mit dem Chef abzustimmen, um keine Missverständnisse zu erzeugen.

    Profi-Tipps: Sekretärinnen handeln zielführend, wenn sie die Anrede in Geschäftsbriefen spiegeln. Generell empfiehlt es sich, eine konventionelle Form der Anrede zu wählen, statt den Empfänger durch eine zu persönliche Anrede womöglich zu verärgern.


    Warum die Beziehung zueinander in der Anrede so wichtig ist

    Entscheidend bei der Wahl der Form der Anrede ist die bisherige Beziehung zum Empfänger des Geschäftsbriefes bzw. der E-Mail.

    • Wurde des Öfteren Schreiben ausgetauscht und steht regelmäßig im Kontakt, empfiehlt sich zum Beispiel ein „Guten Tag.“
    • Wer sich persönlich kennt und schätzt, beginnt ein Anschreiben hingegen mit „Liebe Frau Müller.“
    • Kollegen, die im Betrieb zusammenarbeiten und auf Augenhöhe kommunizieren, nutzen stattdessen ein „Hallo“ in der Anrede.

     

    Form der AnredeIn den folgenden Fällen passend
    Liebe Frau Müller,
    • Bei einer langjährigen, persönlichen Geschäftsbeziehung
    • Wenn der Adressat diese Form der Anrede benutzt
    • Bei der Übermittlung von Glückwünschen
    • Bei positiven Nachrichten
    • In Start-ups oder jungen, modernen Unternehmen mit einer offenen Corporate Language
    Guten Tag Frau Müller,
    • Nach einem ersten, positiven schriftlichen Kontakt
    • Nach einem ersten Beziehungsaufbau, wenn „Liebe Frau Müller“ aufgrund der Hierarchieebene zu persönlich klingt
    • In einem Newsletter oder Infoschreiben mit zwanglosem Charakter
    Hallo Frau Müller,
    • Im Kollegenkreis
    • Mit besonders gut bekannten Kunden
    • Bei Kunden und Kollegen, die gut bekannt sind und die man nicht mit „Liebe Frau Müller“ anreden möchte

     

    Wie ist die korrekte Reihenfolge bei der Anrede?

    Neben der Form spielt auch die Reihenfolge bei der Anrede eine wichtige Rolle. Diese kommt allerdings erst zum Tragen, wenn es beim Schreiben mehrere Adressaten gibt. Diese Anrede unterscheidet sich je nachdem, ob es sich um ein privates Schreiben oder einen Geschäftsbrief handelt.

    Privat: In der privaten Korrespondenz richtet sich die Reihenfolge in der Anrede nach dem Geschlecht und dem Alter. Frauen und ältere Personen werden daher zuerst genannt.

    Geschäftlich: Bei Geschäftskorrespondenz hängt die Reihenfolge von der hierarchischen Stellung der Empfänger ab. Daher wird zum Beispiel in einem Brief oder Mail zuerst der Geschäftsführer und dann die stellvertretende Geschäftsführerin angesprochen. Bei gleicher Stellung der Adressaten bzw. bei der unpersönlichen Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ wird die weibliche Person zuerst genannt. 

    Welche Rolle spielt die Hierarchie in der Geschäftskorrespondenz?

    Bei der Form der Anrede ist es bedeutend, Hierarchien miteinzubeziehen. Maßgeblich für die korrekte Anrede in Geschäftsbriefen ist daher die Stellung der Empfänger. Aus diesem Grund wirkt es professionell:

    • einen Geschäftsführer vor einem Abteilungsleiter,
    • einen Vertriebsleiter vor einem Außendienstmitarbeiter,
    • einen Bundesminister vor einem Landesminister,

    in Geschäftsbriefen anzureden. Gleiches gilt für das Adressfeld, welches nach den Regeln und Vorgaben der DIN 5008 erstellt werden sollte. Während im privaten Rahmen eine Dame bei der Begrüßung bevorzugt wird, ist diese Regel im Geschäftsleben nicht bekannt. Im geschäftlichen Umfeld entscheidet die hierarchische Stellung über die Reihenfolge und nicht das Geschlecht.

    Beispiel für eine korrekte Anrede und Anschrift

    In einem Anschreiben wird der Geschäftsführer Herr Dr. Klaus Meier und die Außendienstleiterin Frau Sonja Schulze angeschrieben. 

    Adressfeld:

    Herrn Dr. Jürgen Meier
    Geschäftsführer
    Frau Sonja Schulze
    Mustermann Pharma GmbH

     

    Anrede:

    Sehr geehrter Herr Dr. Meier, sehr geehrte Frau Schulze

     

    Die Beziehung zueinander ist in der Anrede entscheidend

    Entscheidend bei der Wahl der Form der Anrede ist die bisherige Beziehung zum Empfänger des Geschäftsbriefes.

    • Wurde des Öfteren Korrespondenz ausgetauscht, empfiehlt sich zum Beispiel ein „Guten Tag.“
    • Wer sich persönlich kennt und schätzt, beginnt ein Anschreiben mit „Liebe Frau Müller.“
    • Kollegen, die in einem Betrieb bereichsübergreifend zusammenarbeiten und auf Augenhöhe kommunizieren, werden ein „Hallo“ in der Anrede benutzen.

    Es ist wichtig, Hierarchien in der Geschäftskorrespondenz zu kennen und proaktiv einzuhalten. Die individuelle Reihenfolge der Anrede sollte an die Stellung der Empfänger angepasst werden. Das Ignorieren der Rangfolge wirkt unprofessionell und kann betroffene Geschäftsführer oder andere wichtige Ansprechpartner verärgern. In diesem Fall entscheidet nicht der Inhalt im Anschreiben über Erfolg oder Misserfolg, sondern eine fehlerhafte Anrede.

    Zusammengefasst entscheidet die bisherige Form der Beziehung und Zusammenarbeit über die Form der persönlichen Anrede. Sekretärinnen handeln zielführend, wenn sie die Anrede in Geschäftsbriefen spiegeln. Es empfiehlt sich, eher eine konventionelle Form der Anrede zu wählen, statt den Empfänger durch eine zu persönliche Anrede zu verärgern.

    Geschäftskorrespondenz, die im Auftrag des Vorgesetzten erstellt wird, sollte dessen individuelle Beziehung zum Kunden oder Geschäftspartner widerspiegeln. Statt eigenständig eine zu persönliche Anredeform zu wählen, ist es sinnvoll, die Form der Anrede mit dem Chef abzustimmen, um keine Missverständnisse zu erzeugen.

     

    Form der Anrede

    In den folgenden Fällen passend

    Liebe Frau Müller,

    • Bei einer langjährigen, persönlichen Geschäftsbeziehung
    • Wenn der Adressat diese Form der Anrede benutzt
    • Bei der Übermittlung von Glückwünschen
    • Bei positiven Nachrichten
    • In Start-ups oder jungen, modernen Unternehmen mit einer offenen Corporate Language

    Guten Tag Frau Müller,

    • Nach einem ersten, positiven schriftlichen Kontakt
    • Nach einem ersten Beziehungsaufbau, wenn „Liebe Frau Müller“ aufgrund der Hierarchieebene zu persönlich klingt
    • In einem Newsletter oder Infoschreiben mit zwanglosem Charakter

    Hallo Frau Müller,

    • Im Kollegenkreis
    • Mit besonders gut bekannten Kunden
    • Bei Kunden und Kollegen, die gut bekannt sind und die man nicht mit „Liebe Frau Müller“ anreden möchte

    Welche Rolle die Hierarchie in der Geschäftskorrespondenz spielt

    Bei der Form der Anrede ist es bedeutend, Hierarchien mit einzubeziehen. Maßgeblich für die korrekte Anrede in Geschäftsbriefen ist zu jeder Zeit die Stellung der Empfänger. Aus diesem Grund wirkt es professionell und geboten:

    • einen Geschäftsführer vor einem Abteilungsleiter,
    • einen Vertriebsleiter vor einem Außendienstmitarbeiter,
    • einen Bundesminister vor einem Landesminister,

    in Geschäftsbriefen anzureden. Gleiches gilt für das Adressfeld, welches nach den Vorgaben der DIN 5008 erstellt werden sollte. Wie in der Anrede muss im Adressfeld der Stellung einer Person zu jeder Zeit Vorrang eingeräumt werden. Während im privaten Rahmen eine Dame bei der Begrüßung bevorzugt wird, ist diese Regel im Geschäftsleben nicht bekannt. Im geschäftlichen Umfeld entscheidet die hierarchische Stellung über die Reihenfolge und nicht das Geschlecht.

    Wie spreche ich einen Professor oder eine Person mit Doktortitel in einem Brief oder E-Mail an?

    Viele kennen das Problem: Sie wissen nicht, wie sie einen Professor oder eine Person mit Doktortitel in der Geschäftskorrespondenz adäquat adressieren sollen. Wer als Sekretärin die folgenden drei Regeln beachtet, wird Akademiker würdevoll und korrekt ansprechen:

    1. Hat eine Person mehrere Rangbezeichnungen, wird für die Anrede der höchste Titel verwendet.
    2. Das Adressfeld sollte abweichend von Regel 1 alle Titel enthalten.
    3. Der akademische Titel Professor kann für sich alleine stehen. Der Nachname der Person muss nicht zwingend genannt werden.

    Beispiel Anrede und Anschrift Professor Doktor

    Mit einem Anschreiben soll Herr Prof. Dr. Hubertus Meier angeschrieben werden. Die korrekte Anrede und Anschrift lauten:

    Adressfeld:

    Herrn Prof. Dr. Hubertus Meier
    Geschäftsführer
    Mustermann Pharma GmbH

    Anrede:

    Sehr geehrter Herr Professor (Meier)
     

    Info: Die korrekte Anrede für eine Professorin lautet: „Sehr geehrte Frau Professorin.“

     

    Wie rede ich einen Amtsträger an?

    Amtsträger, wie zum Beispiel Abgeordnete des Deutschen Bundestages, ein Bürgermeister oder ein Richter sollten Sie mit ihrer Amtsbezeichnung anschreiben. Diese Regel gilt für die meisten öffentlichen Ämter – einschließlich kirchlicher Würdenträger und für Berufsbezeichnungen.

    Ausschließlich Funktionsbezeichnungen, wie Schriftführer, eine Steuerberaterin oder Abteilungsleiter müssen Sie nicht explizit in der Anrede erwähnen. Verfügt eine Person über mehrere Amtsbezeichnungen, sollten Sie die Bezeichnung verwenden, die den stärksten Bezug zur Geschäftskorrespondenz hat.

    Beispiel Anrede und Anschrift eines Richters

    Mit einem Anschreiben soll der Richter am Amtsgericht München, Herr Doktor Markus Schröder angeschrieben werden. Die korrekte Anrede und Anschrift lauten:

    Adressfeld:

    Richter am Amtsgericht München
    Herrn Dr. Markus Schröder

    Anrede:

    Sehr geehrter Herr Richter Schröder,
     

    Info: Auf Grundlage des § 81 des Bundesbeamtengesetzes (BBG) haben Amtsträger ein Recht darauf, im Ruhestand mit ihrer Amtsbezeichnung angesprochen zu werden. Dieser muss ein a. D. (außer Dienst) nachgestellt werden. Der Gesetzgeber erklärt:

    „Ruhestandsbeamtinnen und Ruhestandsbeamte dürfen die ihnen bei der Versetzung in den Ruhestand zustehende Amtsbezeichnung mit dem Zusatz „außer Dienst“ oder „a. D.“ und die im Zusammenhang mit dem Amt verliehenen Titel weiterführen. Ändert sich die Bezeichnung des früheren Amtes, darf die geänderte Amtsbezeichnung genutzt werden.“

     

    Wie erstelle ich eine professionelle E-Mail mit korrekter Anrede?

    E-Mails gehören in der heutigen modernen Arbeitswelt zu den beliebtesten und effektivsten Kommunikationsformen. Eine Bewerbung wird in den meisten Fällen ebenso per E-Mail versandt, wie eine Rechnung oder eine Terminanfrage. Moderne Firmen haben ihre Kommunikation komplett digitalisiert und schätzen die Vorzüge, wie Schnelligkeit und Einfachheit.

    Bei einer E-Mail, die einen postalischen Geschäftsbrief ersetzt, gelten für den Aufbau und die Anrede die gleichen Formvorschriften. Gerade, weil eine E-Mail schnell geschrieben und versandt ist, sollten Sekretärinnen beim Schreiben zu jeder Zeit höchste Sorgfalt walten lassen.

    Ähnlich wie in einem Brief, ist in einer E-Mail die Anrede nach dem Betreff das Erste, was Empfänger wahrnehmen. Wird eine E-Mail ohne Betreff oder die korrekte Anrede verfasst, führt dies zu Irritationen und der Empfänger fühlt sich nicht persönlich angesprochen. Gleichzeitig könnte eine E-Mail, die mit derartigen Formfehlern erstellt wurde, von einem Spam-Filter automatisch als Werbung identifiziert und aussortiert werden.

    Aufgrund dieser Tatsache sollte eine E-Mail grundsätzlich eine förmliche und korrekte Anrede beinhalten. Auch ein Betreff ist obligatorisch. Basierend auf der Beziehung zwischen Absender und Empfänger können Sie wie beim Brief auch moderne Formen der Anrede verwenden.

    Generell gilt, dass eine geschäftliche E-Mail in einer formellen Art und Weise verfasst werden muss. Diese sollte den Empfänger als Person sowie seine hierarchische Stellung mit Respekt behandeln. Ist dies der Fall, können Geschäftsbriefe in vielen Fällen durch eine E-Mail ersetzt werden. Dies senkt Kosten und erhöht die Effizienz in der Bürokommunikation.

     

    Kurzgefasst: Formen der Anrede in Geschäftskorrespondenz

    Förmliche Ansprache von einer PersonengruppeSehr geehrtes Marketingteam,
    Persönliche Ansprache einer PersonengruppeLiebes Marketingteam,
    Förmliche Ansprache einer EinzelpersonSehr geehrter Herr Müller,
    Förmliche Ansprache eines PaaresSehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Müller,
    Persönliche Ansprache einer Einzelperson

    Guten Tag Frau Müller,

    Liebe Frau Müller,

    Hallo Frau Müller,

    Persönliche Ansprache eines Paares

    Guten Tag Frau Müller, guten Tag Herr Müller,

    Liebe Frau Müller, lieber Herr Müller,

    Hallo Frau Müller, hallo Herr Müller,

     

    Zusammenfassung und Fazit

    Ob „Hallo“, „Guten Tag“ oder „Sehr geehrte“ – es gibt verschiedene Formen der Anrede, die im geschäftlichen Umfeld passend und allgemein üblich sind. Auch die klassische Form, in der Empfänger mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ angesprochen werden, ist nach wie vor gültig. Wer persönlicher an Empfänger herantreten möchte, sollte über eine individuellere Anrede nachdenken. Einen Geschäftspartner mit Vornamen und Nachnamen anzusprechen, impliziert persönliches Interesse. 

    Dabei wird die Form der Anrede zum einen nach der individuellen Beziehung zum Empfänger und zum anderen nach Position und Hierarchie des Adressaten entschieden. In Geschäftsbriefen gilt abweichend zu persönlicher Korrespondenz, dass die hierarchische über dem Geschlecht steht. Amtsträger sollten in Geschäftsbriefen mit ihrer Amtsbezeichnung angeredet werden, Professoren oder eine Person mit Doktortitel werden mit ihrem akademischen Titel angeschrieben.

     

     

    FAQ: Anrede in der Geschäftskorrespondenz

    Wann sollte ich eine konventionelle Anrede verwenden?

    Eine konventionelle Anrede („Sehr geehrte/r Frau/Herr“) müssen Sie heutzutage kaum noch verwenden, außer Sie kennen den Geschäftspartner noch nicht. Rechnungen, Mahnungen oder Kündigungen sollten jedoch stets eine konventionelle Anrede beinhalten. Generell gilt, passen Sie sich der Arbeitsumgebung an und verwenden Sie die Corporate Language des Unternehmens.

    Als persönliche Form der Anrede in Geschäftsbriefen können Sie folgende Formulierungen verwenden:

    • Hallo Herr Meier,
    • Lieber Herr Meier,
    • Guten Tag Herr Meier,

    Die Beziehung zum Geschäftspartner spielt bei der Auswahl der besten Anrede eine Rolle. Verwenden Sie daher die persönlichen Anreden nur, wenn Sie den Adressaten bereist kennen.

    Bei der Adressierung von Akademikern wird der höchste Titel (Professor) vor anderen akademischen Titeln (Doktor, Magister) genannt. 

    Auch hier gilt: Der ranghöchste Ansprechpartner wird zuerst genannt, danach folgen nach Rang die weiteren – unabhängig ob es sich um Damen oder Herren handelt.

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