Anrede in Geschäftskorres-pondenz: Professionelle Form und Reihenfolge

Von der fehlerlosen Aufbereitung eines Angebotes, empathischen und stilistisch ansprechenden Formulierungen und der Einhaltung von grundlegenden Schreib- und Gestaltungsregeln, wie der DIN 5008, hängt viel ab.

Es liegt auf der Hand, dass der Inhalt von Geschäftsbriefen im Fokus des Betrachters steht. Ohne eine faktenorientierte und persönliche Ansprache wird es nicht gelingen, den Empfänger zu begeistern und zu einer Handlung zu bewegen.

Nicht minder wichtig ist die korrekte Anrede des Adressaten. Diese betrifft sowohl die Form der Anrede und ebenso die korrekte Reihenfolge. Die Anrede stellt neben dem Betreff die erste Information dar, die Adressaten vom Anschreiben wahrnehmen.

In Geschäftsbriefen wird in vielen Fällen die unpersönliche Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren“ gewählt. Diese Form der Anrede wirkt auf den ersten Blick unpersönlich und distanziert. In Fällen, in denen man die konkreten Ansprechpartner nicht kennt, ist es passend, alle Adressaten in dieser Art anzureden. Kennt man den Vornamen oder Nachnamen des Adressaten, wirkt es professioneller, diesen in der Anrede direkt mit seinem Namen anzusprechen. Dies ist verständlich, da es von Wertschätzung zeugt, Personen in einem Geschäftsbrief persönlich mit Namen anzuschreiben.

Mit eigenem Namen angesprochen zu werden, impliziert für den Empfänger, dass die Informationen einer Geschäftskorrespondenz persönlich wichtig sind. Mit einer persönlichen Ansprache wird dem Empfänger zugleich suggeriert, dass der Inhalt für ihn individuell konzipiert wurde. Aus diesem Grund muss ein individueller Nutzen und Mehrwert vorhanden sein. Bei einer unpersönlichen, allgemeingültigen Anrede könnte stattdessen der Eindruck aufkommen, dass es sich um eine Massenmail oder einen Serienbrief handelt.

Zusammengefasst wirkt eine persönliche Anrede zu jeder Zeit professioneller und offener. Sie wird das fokussierte Ziel, den Empfänger persönlich zu informieren oder zu einer Handlung zu bewegen, besser und schneller erreichen. Wenn möglich und realisierbar, sollte der Empfängerkreis aus diesem Grund so persönlich wie möglich angesprochen werden.

Wann eine konventionelle Form der Anrede verwendet werden sollte

Geschäftskorrespondenz muss sich zu jeder Zeit durch einen förmlichen Charakter auszeichnen. In den letzten Jahren haben sich die Form der Anrede und ebenso die Grußformel in einem Anschreiben oder einem Geschäftsbrief der veränderten Kommunikation angepasst. Eine Form der Anrede, die mit: „Verehrte Frau Müller“ oder „Werte Frau Meier“ beginnt, wirkt antiquiert. Sie sollte in der Regel nicht in Geschäftsbriefen verwandt werden, da der altmodische Schreibstil zu Irritationen führen könnte.

Ebenso stellt die konventionelle Anredeform: „Sehr geehrter Herr Müller“ keine Notwendigkeit mehr. Es ist sinnvoll, diese allgemein übliche und respektvolle Art der Anrede zu verwenden, wenn man den Gesprächspartner bisher noch nicht kennt. Wurde erst kürzlich eine Geschäftsbeziehung aufgebaut ist es ebenfalls zielführend, die Anrede klassisch auszugestalten. Rechnungen, Mahnungen oder eine Kündigung werden desgleichen mit der gängigen Form der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ übermittelt. Hierbei ist es egal, ob der Empfänger persönlich bekannt ist.

Sekretärinnen, die in einer konservativen Branche tätig sind, sollten sich vollumfänglich den Gepflogenheiten des Unternehmens angleichen. Achtet die Geschäftsführung, zum Beispiel in einer Sparkasse oder Bank im Allgemeinen auf Seriosität und benutzt eine branchenkonforme Corporate Language, muss jeder Geschäftsbrief zwingend mit einer förmlichen, klassischen Anrede beginnen.

Welche weiteren Formen der Anrede möglich sind

In den letzten Jahren hat es sich in der Geschäftskorrespondenz durchgesetzt, persönlichere Anredeformen zu verwenden. Üblich zum Beispiel die folgenden Formen der Anrede in Geschäftsbriefen:

• Liebe Frau Müller,
• Guten Tag Frau Müller,
• Hallo Frau Müller,

Die aufgeführten Anredebeispiele haben gemein, dass sie eine offene und persönliche Kommunikation fördern. Ein unverbindlicherer Ton und kann Hierarchien überbrücken und eine gemeinsame Basis in einer Geschäftsbeziehung aufbauen.

Es ist wichtig, Hierarchien in der Geschäftskorrespondenz zu kennen und proaktiv einzuhalten. Die individuelle Reihenfolge der Anrede sollte an die Stellung der Empfänger angepasst werden. Das Ignorieren der Rangfolge wirkt unprofessionell und kann betroffene Geschäftsführer oder andere wichtige Ansprechpartner verärgern. In diesem Fall entscheidet nicht der Inhalt im Anschreiben über Erfolg oder Misserfolg, sondern eine fehlerhafte Anrede.

Zusammengefasst entscheidet die bisherige Form der Beziehung und Zusammenarbeit über die Form der persönlichen Anrede. Sekretärinnen handeln zielführend, wenn sie die Anrede in Geschäftsbriefen spiegeln. Es empfiehlt sich, eher eine konventionelle Form der Anrede zu wählen, statt den Empfänger durch eine zu persönliche Anrede zu verärgern.

Geschäftskorrespondenz, die im Auftrag des Vorgesetzten erstellt wird, sollte dessen individuelle Beziehung zum Kunden oder Geschäftspartner widerspiegeln. Statt eigenständig eine zu persönliche Anredeform zu wählen, ist es sinnvoll, die Form der Anrede mit dem Chef abzustimmen, um keine Missverständnisse zu erzeugen.

Bei der Form der Anrede ist es bedeutend, Hierarchien mit einzubeziehen. Maßgeblich für die korrekte Anrede in Geschäftsbriefen ist zu jeder Zeit die Stellung der Empfänger. Aus diesem Grund wirkt es professionell und geboten:

• einen Geschäftsführer vor einem Abteilungsleiter,
• einen Vertriebsleiter vor einem Außendienstmitarbeiter,
• einen Bundesminister vor einem Landesminister,

in Geschäftsbriefen anzureden. Gleiches gilt für das Adressfeld, welches nach den Vorgaben der DIN 5008 erstellt werden sollte. Wie in der Anrede muss im Adressfeld der Stellung einer Person zu jeder Zeit Vorrang eingeräumt werden. Während im privaten Rahmen eine Dame bei der Begrüßung bevorzugt wird, ist diese Regel im Geschäftsleben nicht bekannt. Im geschäftlichen Umfeld entscheidet die hierarchische Stellung über die Reihenfolge und nicht das Geschlecht.

Wie man einen Professor oder eine Person mit Doktortitel in der Korrespondenz korrekt anredet

Es wirkt auf den ersten Blick nicht unproblematisch, einen Professor oder eine Person mit Doktortitel in der Geschäftskorrespondenz adäquat anzureden. Wer als Sekretärin die folgenden drei bedeutenden Kommunikationsregeln beachtet, wird Akademiker würdevoll und korrekt ansprechen:

1. Hat eine Person mehrere Rangbezeichnungen, wird für die Anrede der höchste Titel
2. Das Adressfeld sollte abweichend von Regel 1 alle Titel enthalten.
3. Der akademische Titel Professor kann für sich allein stehen. Der Nachname der Person muss nicht zwingend genannt werden.

Wie Amtsträger angeredet werden sollten

Amtsträger, wie Abgeordnete des Deutschen Bundestages, ein Bürgermeister oder ein Richter sollten in jedem Fall mit ihrer Amtsbezeichnung angeschrieben werden. Diese Regel gilt für die meisten öffentlichen Ämter, einschließlich kirchlicher Würdenträger und für Berufsbezeichnungen.

Ausschließlich Funktionsbezeichnungen, wie Schriftführer, eine Steuerberaterin oder Abteilungsleiter müssen nicht explizit in der Anrede erwähnt werden. Verfügt eine Person über mehrere Amtsbezeichnungen, sollte die Bezeichnung verwandt werden, die den stärksten Bezug zur Geschäftskorrespondenz hat.

Wie man eine professionelle E-Mail mit korrekter Anrede erstellt

E-Mails gehören in der heutigen modernen Arbeitswelt zu den beliebtesten und effektivsten Kommunikationsformen. Eine Bewerbung wird in den meisten Fällen ebenso per E-Mail versandt, wie eine Rechnung oder eine Terminanfrage. Moderne Firmen haben ihre Kommunikation komplett digitalisiert und schätzen die Vorzüge, wie Schnelligkeit und Einfachheit.

Bei einer E-Mail, die einen postalischen Geschäftsbrief ersetzt, gelten für den Aufbau und die Anrede die gleichen Formvorschriften. Gerade, weil eine E-Mail schnell geschrieben und versandt ist, sollten Sekretärinnen beim Schreiben zu jeder Zeit höchste Sorgfalt walten lassen.

Ähnlich wie in einem Brief, ist in einer E-Mail die Anrede nach dem Betreff das Erste, was Empfänger wahrnehmen. Wird eine E-Mail ohne Betreff oder die korrekte Anrede verfasst, führt dies zu Irritationen. Ein Empfänger fühlt sich nicht persönlich angesprochen. Gleichzeitig könnte eine E-Mail, die mit derartigen Formfehlern erstellt wurde, von einem Spam-Filter automatisch als Werbung identifiziert und aussortiert werden.

Aufgrund dieser Tatsache sollte eine E-Mail grundsätzlich eine förmliche und korrekte Anrede beinhalten. Ein Betreff ist darüber hinaus obligatorisch. Basierend auf der Beziehung zwischen Absender und Empfänger können moderne Formen der Anrede verwendet werden.

Generell gilt, dass eine geschäftliche E-Mail in einer formellen Art und Weise verfasst werden muss. Diese sollte den Empfänger als Person sowie seine hierarchische Stellung mit Respekt behandeln. Ist dies der Fall, können Geschäftsbriefe in vielen Fällen durch eine E-Mail ersetzt werden. Dies senkt Kosten und erhöht die Effizienz in der Bürokommunikation.