Klein, aber fein ist die Branche, in der sich die frühere Sachbearbeiterin als Interims-Assistentin auf Vorstandsebene bewegt. Darauf hat sie sich spezialisiert, und einen Namen hat sie dafür auch: „Ständige Vertretung“ nennt Anja Christin Hadenfeldt ihren Service, den Firmen in und um Hamburg immer wieder gern bei ihr buchen.
Verantwortung und Hingabe
„Ich strebe eine hundertprozentige Auslastung an“, sagt die Hamburgerin mit Nachdruck, „und auch mein Credo für meine Arbeit in den Büros lautet so. Ich übernehme hundert Prozent des Arbeitsplatzes, das komplette Tagesgeschäft.“
Ob die festangestellte Kollegin Urlaub hat, wegen Krankheit ausfällt oder aus anderen Gründen: Wenn sie an ihren Arbeitsplatz zurückkommt, soll sie reibungslos in das laufende Geschäft wieder einsteigen können. Und die Chefs – nach wie vor deutlich seltener sind es Chefinnen – sollen ebenfalls nahezu ungestört ihren Job machen können und dabei das gewohnte Backoffice im Rücken haben.
Natürlich hat es mit der langen Berufserfahrung in unzähligen Vorstandsbüros zu tun, dass es nur selten Rückfragen gibt. Seit ihrem Start im Jahr 1993 hat Anja Christin Hadenfeldt rund 680 Einsätze absolviert, von ein paar Stunden bis zu einigen Wochen: „In der Regel sind vier Wochen so das Maximum.“
Warum viele, oft große Firmen lieber eine externe Vertretung wollen, anstatt die vorübergehende Lücke mit internen Personalressourcen zu besetzen, habe wohl häufig mit der Funktionsebene zu tun, meint Anja Christin Hadenfeldt - Office-Star: „In den Vorstandsbüros ist erstens immens viel zu tun, das kann man nicht mal so nebenbei mit erledigen. Und dann gehen dort oft viele Internas über die Schreibtische, da möchte man vielleicht nicht riskieren, dass zu vieles davon weitere Kreise in den Unternehmen zieht. Ich bin extern, alles, was ich mitbekomme, bleibt bei mir.“ Die Vertraulichkeitsklausel in den Verträgen, die sie mit ihren Auftraggebern abschließt, ist selbstverständlich Ehrensache.
Die Menschen machen den Unterschied
Ihr Business läuft, die Konkurrenz empfindet sie nicht als solche – „ich kooperiere lieber“ – und jede Firma arbeitet anders, mal mehr, mal weniger. Genau das ist ein großer Reiz an ihrer Selbstständigkeit, sagt die Interims-Assistentin. „Weil ich ständig woanders bin, lerne ich viel mehr, mit jedem Einsatz bilde ich mich weiter. Es macht mir Spaß, mich auf die Schnelle einzuarbeiten. Langeweile hat da echt keine Chance.“
Und selbst, wenn ein gewisser Anteil des Office-Management durchaus Routine-Charakter hat, so sind es die Menschen, die jeden Auftrag so unvergleichlich interessant machen. „Zu gucken, wie sind denn so die Eigenheiten … Der eine will seine Unterlagen alle als Papier, der andere nur auf dem iPad; der eine arbeitet seine Termine stur hintereinander ab, der andere will unbedingt Pausen zwischendurch. Das ist immer wieder spannend.“
Wieso eine gute Übergabe die halbe Miete ist
Zum Glück startet die 54-Jährige so gut wie nie unvorbereitet in ihren Vertretungsauftrag. „Es gibt immer eine Übergabe. Die Kolleginnen, die ich vertrete, stellen mir zum Beispiel eine Mappe zusammen. An manchen Arbeitsplätzen gibt es sogar Handbücher. Bei Neukunden bin ich anfangs zur Übergabe immer persönlich vor Ort. Wir gehen gemeinsam den gesamten Tagesablauf einmal durch oder ich begleite die Assistentin einen Tag lang.“
Dennoch, bis zur allerkleinsten Finesse kann man nicht im Vorwege alles vermitteln. „Das ist aber kein Problem, ich frage einfach und habe noch nie erlebt, dass jemand mit Unverständnis reagiert hat.“ Die Interims-Assistentin ist gern gesehen in den Vorstandsbüros, von Chef oder Chefin, weil die Arbeit weiterläuft von der Assistentin, weil alles in Ordnung ist, wenn sie an ihren Arbeitsplatz zurückkommt. „Und weil ich keine Konkurrenz bin, ich räume meinen Platz gern wieder. Genau das macht mich und meinen Service ja aus.“
Den vollständigen Artikel lesen Sie in working@office. Hier geht es zum Gratis-Test ...
1993 gründete Anja Christin Hadenfeldt ihre Selbstständigkeit rund um Bürodienstleistungen in Hamburg, zunächst gemeinsam mit einer Kollegin. Seit 2006 ist sie allein in wechselnden Einsätzen unterwegs, als externe Urlaubsvertretung zum Beispiel, in den Bereichen Vorstands- und Geschäftsführungssekretariat, Personalmanagement und Auftragsabwicklung im Außenhandel. Mehr Infos unter www.staendige-vertretung.biz.
