Jobdescription: So erarbeiten Sie sich ein Stellenprofil
Dass unklare oder fehlerhafte Stellenbeschreibungen zu Missverständnissen und Konflikten führen können, weiß Ulrike Dirkes aus über 30 Jahren Erfahrung mit dem Assistenzberuf. Die Personalexpertin erlebt immer wieder, dass sich die externe Jobdescription nicht mit den internen Anforderungen und Aufgaben deckt. Da ist die internationale Firma, die in der Stellenanzeige Englischkenntnisse fordert, die jedoch im Tagesgeschäft der deutschen Unit gar nicht gebraucht werden. Oder eine Bewerberin sollte laut Jobdescription der Personalabteilung zuarbeiten, letztendlich blieben jedoch alle Aufgaben in diesem Bereich an der Assistenz selbst hängen.
Unklarheiten in den Aufgaben führen einerseits zu Problemen im Einstellungsprozess und haben andererseits Auswirkungen auf die Zufriedenheit im Arbeitsalltag. Ein weiterer Punkt ist die wachsende Verantwortung, die Assistenzen übertragen wird, oft ohne entsprechende Gehaltserhöhung oder Anerkennung. „In ganz vielen Firmen gibt es gar keine interne Jobdescription“, sagt Ulrike Dirkes. „Eine Stellenbeschreibung schafft Transparenz: Sie untermauert, was eine Assistenz alles macht.“
Sie empfiehlt deshalb, für das Erstellen des eigenen Tätigkeitsprofils über einen längeren Zeitraum ein Tagebuch zu führen, um Klarheit darüber zu gewinnen, wie die tägliche Arbeit aussieht, auch um das in späteren Gehaltsverhandlungen kommunizieren zu können.
Die eigenen Aufgaben protokollieren
„Ich erlebe immer wieder, dass Assistenzen viele Tätigkeiten für selbstverständlich nehmen“, sagt Ulrike Dirkes. Wenn sie die protokollarischen Aufzeichnungen von ihren Bewerbungskandidatinnen bekommt, erfährt sie beispielsweise, dass Assistenzen bei Projekten mitarbeiten oder ein neues Tool einführen, das zu Ersparnis und zu Effizienz führe. Doch das wisse oft niemand außer der Assistenz, vielleicht noch die Führungskraft oder die IT-Abteilung.
Auch deshalb sei es ratsam, eine aktuelle Stellenbeschreibung zu erstellen, eventuell in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung. Eine klare Jobdescription schafft die Grundlage, um die Rolle und die Aufgaben der Assistenz transparent im Unternehmen kommunizieren zu können.
Die Wertschätzung der Assistenz hängt dabei stark von den Führungskräften ab. „Es ist meiner Ansicht nach Aufgabe der Vorgesetzten, dafür zu sorgen, der Assistenz im Team den nötigen Rückhalt zu geben und die Tätigkeiten zu definieren“, meint die Personalexpertin. Ulrike Dirkes hat zudem beobachtet, dass viele Assistenzen immer mehr aufgebürdet bekommen und sich so sehr über neue Aufgaben freuen, ohne den entsprechenden Ausgleich zu erwarten, was letztendlich auch zum Burnout führen kann.
Auch hier schafft eine Jobdescription die Möglichkeit, sich klar abzugrenzen und nein zu sagen. Wenn mehr Verantwortung hinzukomme, wie zum Beispiel Budgetplanung, sei es notwendig, einen monetären Ausgleich und/oder Weiterbildungsmöglichkeiten einzufordern.
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