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Selbstmanagement im Büro in Zeiten von VUKA: Damit Ihnen Ihre Zeit in einem VUKA-Umfeld nicht durch die Hände rinnt

Die Anforderungen an Menschen scheinen immer weiter zu steigen. Gefühlt gibt es immer mehr zu tun bei immer weniger Zeit. Ressourcen werden zurückgefahren bei gleichbleibendem oder gar steigendem Arbeitsaufkommen! In einer VUKA-Welt scheint es keine Erholungsphasen mehr zu geben. Ist das tatsächlich so oder ist dies unser subjektives Empfinden? Silvia Merretz erläutert, wie Sie mit der richtigen Einstellung und ein paar Tipps und Kniffen zu einem effizienteren Umgang mit Ihrer Zeit finden und dadurch zu mehr innerer Gelassenheit gelangen.

Wie Sie mit der richtigen Einstellung und ein paar Tipps und Kniffen zu einem effizienteren Umgang mit Ihrer Zeit gelangen.

Willkommen in der VUKA-Welt

VUKA hier, VUKA da – aber wofür steht VUKA eigentlich und was bedeutet das für uns im Büroalltag? Die Welt ist VUKA – was heißt das eigentlich?

VUKA beschreibt die heutige Welt anhand der Begriffe Volatilität, Ungewissheit, Komplexität und Ambiguität. Volatilität bedeutet in diesem Zusammenhang ständige und rasche Veränderungen, nichts bleibt mehr lange wie es ist, das Ausmaß an (unvorhersehbaren) Veränderungen steigt beständig.

Die Ungewissheit steht für eine steigende Unsicherheit hinsichtlich des „richtigen“ Weges. Gibt es diesen überhaupt noch oder führen viele unterschiedliche Wege ans Ziel? Die moderne Antwort hierauf lautet: Es kommt darauf an… Die Unsicherheit geht einher mit einem abnehmenden Maß an Vorhersagbarkeit von Ereignissen und Ergebnissen.

Das K für Komplexität entsteht aus einer Vielzahl von Einflussfaktoren und Abhängigkeiten - alles scheint mit allem zusammenzuhängen. Das „einfache“ Ursache-Wirkungs-Prinzip scheint sich in der VUKA-Welt zu verlieren. Die steigende Anzahl von Verknüpfungen, Abhängigkeiten und Wechselwirkungen in unserer heutigen Welt verdeutlicht den Begriff tagtäglich erlebbar.

Zu guter Letzt ist Ambiguität definiert durch ambivalente Gefühle bzw. der Einstellung, es gibt immer mehr als eine Sichtweise – woher wissen, welche die richtige ist? Die Mehrdeutigkeit von vermeintlichen Faktenlagen macht falsche Interpretationen wahrscheinlicher und führt im modernen Sprachgebrauch zu „alternativen Fakten“ oder dem „postfaktischen Zeitalter“.

Die Vernetzung dieser Begriffe macht die Welt undurchsichtiger. Einfache Lösungen für einfache Probleme gibt es nicht mehr. Früher hatte jedes Problem oder jede Lösung wie die Medaille zwei Seiten. Für die Medaille gilt das immer noch, für die Welt nicht mehr. Heutzutage wird durch die zunehmende Digitalisierung und die extrem gestiegene Geschwindigkeit in der Daten- bzw. Informationsübermittlung diese eher „analoge“ Medaillen-Sichtweise durch eine mehrdimensionale Betrachtungsweise ersetzt.

Die Welt ist VUKA – was tun?

Aber was heißt das jetzt für uns? Wie können wir der manchmal gefühlten Ohnmacht begegnen und die Herausforderungen dieser sich so schnell wandelnden Welt aktiv angehen? Die folgenden 6 Tipps helfen Ihnen, in dieser „neuen“ Welt nicht nur zu bestehen, sondern das Beste daraus zu machen und sich selber gleichzeitig für Ihre Chefin / Ihren Chef unentbehrlich zu machen (und glauben Sie mir bitte eines - auch die Chefetagen kämpfen tagtäglich mit der VUKA-Welt!).

Tipp 1 – Arbeiten Sie mit dem 3-Wirkungszonen-Modell

Fragen Sie sich: Was können Sie kontrollieren? Worauf haben Sie direkten Einfluss und worauf gar nicht? In welche Bereiche sollten Sie Ihre Energie lenken und wo ist Ihr Einsatz reine Ressourcenverschwendung? Die Antwort darauf geben Ihnen die drei Zonen:

0-Prozent-Zone: Betrifft Sie zwar, Sie haben aber keine Möglichkeit, daran etwas zu ändern z. B. Gesetzesänderungen, (manche) Entscheidungen Ihrer Vorgesetzten, Stau auf der Autobahn, Ausfall der S-Bahn, das Wetter, etc. Jeglicher Energieaufwand hier ist reine Lebenszeitverschwendung!

Wirkungszone: Hier können Sie zwar Einfluss nehmen, das Ergebnis aber nicht zu 100% kontrollieren z. B. die Laune Ihres Chefs, Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, Konflikte mit Kolleginnen, etc. Ein gezielt eingesetzter Energieeinsatz kann sich auszahlen!

MEINE-100%-Gestaltungszone: Diesen Bereich können Sie zu hundert Prozent selber steuern und kontrollieren! Hier geht es z. B. um Ihre Einstellung zu einem hohen Arbeitsaufkommen, Entscheidung über Ihre Prioritäten, Organisation Ihres Arbeitsplatzes, Nutzung Ihrer Freizeit, etc. Hier lohnt es sich, all Ihre Kraft und Energie zu investieren!

Wenn Sie sich im Klaren über Ihre Wirkungszonen sind und Ihre Energie nun gezielt und bewusst einsetzen, stellt sich die Frage danach, was wirklich wichtig ist – in Ihrem Leben, in Ihrem Job.

3-Wirkungszonen-Modell

Hierzu der nächste Tipp für Sie:

Tipp 2 – Fokussieren Sie sich

Setzen Sie Prioritäten. Überlegen Sie unter Einbeziehung des 3-Zonen Modells, wo können und müssen Sie aktiv werden. Was ist wirklich wichtig, was ist dringend, was muss von Ihnen erledigt werden und in welcher Reihenfolge.

Teilen Sie Ihre Aufgaben in A, B, und C Bedeutungen auf, bündeln Sie die Aufgaben und arbeiten Sie sie nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit ab. Verlieren Sie hierbei nicht den Fokus! Fertigen Sie to-do Listen an und arbeiten Sie konsequent damit.

Tipp 3 – Zeitdiebe

Werden Sie sich Ihrer eigenen Zeitfresser bewusst. Unseren Umgang mit der Zeit können wir nicht managen, wenn wir uns nicht bewusst machen, welche Zeitdiebe uns tagtäglich von wichtigen Tätigkeiten abhalten. Solange wir diese Zeitfresser nicht kennen, können wir nichts gegen diese Hindernisse auf dem Weg zu einem besseren Umgang mit unserer Zeit und damit mit uns selbst unternehmen.

Notieren Sie auf einem Blatt Papier Ihre persönlichen TOP 5 Zeitdiebe und Störfaktoren, z. B. Surfen im Internet oder „gesellige“ Kollegen. Überlegen Sie, welche Gründe Sie dazu veranlassen, diesen Zeitdieben und Störfaktoren Raum zu geben. Überlegen Sie sich dann, welche Zeitretter Ihnen dazu einfallen und gehen Sie diese konsequent an!

Tipp 4 – Lösungsorientiert Grenzen setzen

Machen Sie nicht alles und schon gar nicht alles alleine! Arbeiten Sie konzentriert ab, was nur von Ihnen erledigt werden kann, aber lassen Sie sich nicht alles aufbürden. Ab und an dürfen Sie auch einmal „Nein“-sagen. Manchmal kann eine Aufgabe zu einem anderen Zeitpunkt erledigt werden, manchmal kann eine andere Person die Aufgabe übernehmen. Nehmen Sie sich Zeit und lassen Sie sich von Anfragen nicht in die Enge treiben!

Bitten Sie um Bedenkzeit, bevor Sie antworten. Schlagen Sie eine Alternative vor, wenn es Ihnen dennoch schwerfällt, „nein“ zu sagen. Bleiben Sie dabei diplomatisch und erklären Sie Ihre Gründe und Ihr Bedauern. Eine nachvollziehbare Erklärung für eine Ablehnung wird viel leichter akzeptiert – und Sie fühlen sich auch viel besser dabei! Und zu guter Letzt - befreien Sie sich von Ihren Schuldgefühlen! Sie haben alles Recht der Welt, eine Anfrage abzulehnen, Sie haben schließlich sicherlich gute Gründe dafür.

Apropos Schuldgefühle – diese können eine wirkliche Bürde sein. Einhergehend mit anderen negativen Gefühlen (Stressempfinden, Druck, etc.), geht’s dann schnell aufs Gemüt. Hiervor soll Sie der fünfte Tipp schützen:

Tipp 5 – Bauen Sie Resilienzbarrieren auf

Arbeiten Sie an Ihrer inneren Widerstandskraft; bauen Sie sich eine innere Mauer auf. Finden Sie für Sie persönlich wirksame Möglichkeiten zu mehr Gelassenheit. Die gefühlt hektischen Zeiten werden nicht mehr ruhiger. Arbeiten Sie an Ihrer Einstellung hierzu! Verlassen Sie bewusst die manchmal gefühlte Opferrolle. Sagen Sie sich: „Ich sorge für mich und achte auf meine Leistungsgrenzen“!

Auch hier hilft Ihnen wieder das 3-Zonen-Modell. Überlegen Sie gezielt, wie Sie effektiv und effizient Ihre persönlichen Ressourcen einsetzen – aber auch, wie Sie sie schonen können und wodurch Sie Ihre Batterien immer wieder aufladen können. In Zeiten wachsender E-Mobility müssen Sie auch für Ihre eigenen Ladestationen sorgen! Und deshalb gibt es jetzt abschließend noch einen Tipp für mehr Gelassenheit:

Tipp 6 – Machen Sie das Beste draus

Egal was passiert, im Rheinland heißt es „et kütt wie et kütt“ und „et hätt noch immer jot jejange“. Frei übersetzt bedeuten diese Teile des „Kölschen Grundgesetzes“: „Das ist halt einfach so“ und „bisher hat noch alles immer und irgendwie funktioniert“. Auch wenn diese Betrachtungsweise des Lebens manchmal oberflächlich und zu einfach erscheint, ist sie dennoch in stressigen Zeiten extrem hilfreich. Seien Sie optimistisch: Das Glas ist halb voll, nicht halb leer. Hört sich vielleicht einfacher an, als es manchmal ist, aber eines ist sicher - eine pessimistische Einstellung bringt Sie auch nicht weiter, warum dann nicht gleich die positive wählen!

Die Welt ist VUKA – wie geht es weiter?

Die VUKA-Welt muss uns keine Angst machen. Sie bietet jede Menge Chancen, gibt uns Handlungsspielräume und Entscheidungsfreiräume und steht für größtmögliche Flexibilität. Im Job übernehmen Sie Verantwortung für so vieles. Übernehmen Sie auch Verantwortung für sich selber und entwickeln Sie hierzu Ihren persönlichen Glaubenssatz: „Ich bin für meinen Weg selbst verantwortlich“ und handeln Sie danach!

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