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Change-Management: Das Neue bleibt das Konstante

Rasante Innovationszyklen, Internet der Dinge: Die meisten Unternehmen müssen sich höchst flexibel den Herausforderungen des aktuellen Wandels stellen. Um die Mitarbeiter bei Veränderungsprozessen mitzunehmen, sind gute Kommunikation und Fingerspitzengefühl gefragt – Paradedisziplinen für Assistenzkräfte.

Change-Management

Sie als Assistenzkraft können aktiv dazu beitragen, dass Veränderungsprozesse für die Belegschaft möglichst sanft verlaufen.

Change-Management: Das Neue bleibt das Konstante

Ob Digitalisierung, Fusion oder Einführung einer neuen Office-Software: Was auch immer sich an Neuem in die Routine schiebt, wirbelt meist erst einmal alles durcheinander. Mit Veränderungen versuchen Führungskräfte, Unternehmensstrategien an die Märkte anzupassen. Mit Weiterentwicklung etwa, Kooperationen, neuen Techniken oder mit personellen Maßnahmen.

Doch das geht selten ohne erhebliche Verluste über die Bühne: Rund 40 bis 70 Prozent der Veränderungsprozesse scheitern, wie zahlreiche Studien seit den 1970er-Jahren immer wieder belegen. Das liegt meist nicht an der strategischen Ausrichtung selbst, sondern an fehlender oder zumindest schlechter Kommunikation – was wiederum häufig für einen passiven Widerstand der Belegschaft führt.

Viele Mitarbeiter wollen von lieb gewonnen Gewohnheiten nicht lassen, ob es nun um Änderungen von Zuständigkeiten geht, um die Zusammensetzung von Teams oder gar um eine komplette Neustrukturierung, berichtete die Süddeutsche Zeitung über eine Studie des Change-Beratungsunternehmens Mutaree und der Bundeswehr Universität München.

„Ehrliche, klare und rechtzeitige Kommunikation darüber, was sich verändern wird, gilt als wichtigster Grundsatz im Change-Management“, brachte es die Tageszeitung als wichtigste Regel auf den Punkt. Noch besser funktioniert ein Wandel, wenn Mitarbeiter den Veränderungsprozess selber mitgestalten können.

Das bestätigt auch Beraterin Monika Bone, die Unternehmen in Change-Prozessen begleitet und dort ein Lernumfeld gestaltet, in dem sich Menschen entfalten können: „Menschen brauchen das Gefühl, handlungsfähig zu sein.“ Lesen Sie hier das Interview mit Monika Bone – den gesamten Artikel lesen Sie in der working@office-Ausgabe 02 | 2018. Hier geht es zum Gratis-Test ...

Interview mit Monika Bone: „Assistentinnen sind ideale Change Agents“

Offen zu sein für Neues, diese Haltung ist ein Lebensthema, meint Monika Bone aus Velen. Die Beraterin begleitet Unternehmen in Veränderungsprozessen und gestaltet dort ein Lernumfeld, in dem Menschen sich entfalten und lernen können. Besonders gerne trainiert sie Assistenzkräfte.

w@o: Warum können Assistentinnen eine so wichtige Rolle im Veränderungsprozess spielen?

Monika Bone: Weil sie Erfahrung und Kompetenzen auf so vielen Ebenen haben. Ich treffe oft Assistentinnen, die mir erzählen, dass sie schon den x-ten Chef haben. Sie kennen das Unternehmen also gut und wissen zum Beispiel, warum das eine oder andere seinerzeit so entschieden oder angeschafft wurde. Ein Programm beispielsweise, das sich nicht hundertprozentig eignet, war vielleicht ursprünglich für einen ganz anderen Einsatzzweck gedacht. Die Assistenz ist es, die so etwas bemerkt.

w@o: Was macht sie so wertvoll, wenn ein Wandel ansteht?

Bone: Change-Prozesse sind selten offen, sie sind meist schon festgelegt und strategisch ausgerichtet. Auf rationaler Ebene gibt es also kein Vertun, da ist die Richtung vorgegeben. Aber Sekretärinnen können über ihr Netzwerk für Akzeptanz auf emotionaler Ebene sorgen, damit die Verbundenheit bleibt und Handlungsspielräume innerhalb vorgegebener Strukturen entstehen.

w@o: Wie können sie Handlungsspielräume schaffen?

Bone: Etwa, indem Assistentinnen dem Chef kreative Ideen präsentieren und indem sie Unterstützung der Teams in unterschiedlichster Form anschieben. Schließlich ist es eine Assistenzkraft gewohnt, über den Tellerrand zu schauen. Zum Beispiel kommt ihr Chef nicht auf die Idee, alles in einem OneNote-Dokument zusammenzuführen und sich darüber im Team auszutauschen. Sie hat das Handwerkszeug, sie kennt ihre Tools als Assistentin. Es gibt keine andere Zielgruppe, die sich so weiterbildet wie Assistentinnen. Das sind allerbeste Voraussetzungen für eine Aufgabe als Change Agent.

w@o: Was wäre dann genau die Aufgabe?

Bone: Change Agents fungieren als Multiplikatoren. Es sind Mitarbeiter oder Beteiligte, die die Dynamik von Veränderungsprozessen kennen. Sie wissen, dass es auch mal schwierige Phasen gibt, die aber auch wieder vorbeigehen. Change Agents behalten das Ziel im Auge. Gerade Assistentinnen können das gut. Sie können mitdenken, wenn der Chef mit ihnen Klartext redet und sie als Austauschpartner sieht.

w@o: Lauern da nicht Gefahren, ausgenutzt zu werden?

Bone: Ja, deshalb braucht die Assistentin ein gutes Selbstmanagement und muss verhandeln können, beispielsweise, dass sie zu einem anderen Zeitpunkt freinehmen kann, wenn sie sich in der Phase verstärkt einsetzt.

w@o: Klingt theoretisch gut. Aber wie gelingt Abgrenzung?

Bone: Das kann man lernen und das muss man auch, in Reflexionsprozessen. Dazu gibt es Schulungen. Es geht darum zu erkennen, was die eigene Rolle ist und wo man selbst als Person bleibt. Das muss man trennen können. Dazu gehört auch eine Portion Professionalität. Und man kann auch lernen, sich in der jeweiligen Situation auf die entsprechende Position zurückzuziehen, Assistenz oder Change Agent ...

w@o: Warum tun sich Menschen generell mit Veränderungen so schwer?

Bone: Man braucht sich dafür nur Ergebnisse aus der Gehirnforschung anschauen, etwa von Prof. Dr. Gerald Hüther. Zwei Dinge sind Voraussetzung, um zu lernen, mit Neuem umzugehen: einmal die psychologische Sicherheit, also Verbundenheit, und zum anderen ein Gestaltungsspielraum. Menschen brauchen das Gefühl, ich kann etwas tun, kann mitentscheiden, bin handlungsfähig. Es darf nicht das Gefühl entstehen, ohnmächtig zu sein.

w@o: Dient Verbundenheit als Verankerung?

Bone: Gehirnforscher erklären das so: Auch wenn wir wissen, dass eine Veränderung gut sein könnte, verlieren wir damit unseren Expertenstatus – als die Troubleshooterin im Team für die Datenbank beispielsweise, die jetzt durch ein neues Programm ersetzt werden soll. Wir müssen dann noch mal ganz klein anfangen, haben aber doch seinerzeit so viel investiert, um uns da reinzufuchsen. Mit der alten Software bin ich vielleicht Key User, werde um Hilfe gebeten, bin gefragt als Expertin; das stärkt mein Selbstwertgefühl. Nun steht die Veränderung an und mein Gehirn signalisiert mir: Wie blöd, mit dem Neuen kennst du dich nicht aus. Neues ist uns fremd, macht Mühe. Unser Gehirn ist aber ein Energiesparmodell. Doch mit Veränderungen umgehen kann man lernen, das lässt sich sogar in den Alltag einbauen.

w@o: Wie trainiert man seine Fähigkeiten für Veränderungsmanagement im Alltag?

Bone: Wenn was Neues kommt, haben wir oft noch keine Vorstellung von der Zukunft. Wir fragen uns, brauchen wir denn das überhaupt? Dabei kommt Neues viel schneller, als wir denken. Das Internet ist das beste Beispiel. Mein Tipp ist, sich mit Zukunftsthemen zu beschäftigen, beispielsweise Newsletter von Zukunftsforschern zu abonnieren. Es ist ein Lebensthema, sich für das Neue zu öffnen. Das hat auch mit Stärke zu tun, nach dem Motto: „Egal was kommt, ich krieg das hin.“

w@o: Leichter gesagt als getan …

Bone: Wir können unseren Mut proben und ihn in Alltagssituationen trainieren. Etwa auf vielfältige Weise tun, was man sonst nicht tut. Ich bin Autofahrerin, weiß am Frankfurter Flughafen nicht, wie ich vom Fernbahnhof zum Regionalbahnhof komme, finde mich erstmal nicht zurecht. So eine Situation trainiert mich, mit Neuem umzugehen. Viele IT-Firmen machen uns das vor. Da gibt es Kollegen, die fahren niemals denselben Weg zur Arbeit. Auf diese Weise lade ich mich zu Veränderungen ein. Neue Möglichkeiten anstoßen, das kann eine Assistentin als Change Agent auch. Beispielsweise einen Rahmen schaffen, in dem sich zwei Mitarbeiter mal zum Essen verabreden, die sonst nicht zusammenkommen, für die ein Austausch aber fruchtbar ist. Sekretärinnen haben für so etwas ein sehr feines Gespür.

w@o: Profitiert eine Assistentin von ihrer Rolle als Change Agent?

Bone: Es kommt auf die Situation an, ob und wie die Sekretärin Ideen einbringen oder Gestaltungsraum schaffen kann. Und ja, da greift immer auch das Thema: Sich selbst weiterentwickeln, den eigenen Beruf weiterbringen, was heute auch Job Crafting genannt wird. Dabei betrachten, wo sind meine Stärken, welche Aufgaben kann ich übernehmen? Das können Sekretärinnen naturgemäß sehr gut.

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