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Diese Fremdsprachenkenntnisse sollte eine Sekretärin mindestens beherrschen © Maksim Shmeljov - Shutterstock

Wieso Fremdsprachen-kenntnisse so wichtig im Büroalltag sind

Fremdsprachen sind aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken, und das nicht nur in Berufen, bei denen der Umgang mit einer Fremdsprache den Arbeitsalltag bestimmt. Fast jeder Job erfordert heutzutage Sprachkenntnisse. Die Welt wächst unaufhaltsam zusammen, und das macht sich lange schon in den Büros großer, mittlerer, aber auch kleinerer Unternehmen bemerkbar.

Immer mehr Geschäftsbeziehungen bestehen nicht mehr ausschließlich zwischen deutschen Unternehmen - und auch beim Kontakt mit Kunden geht es international zu.

Fremdsprachenkenntnisse werden größtenteils für die schriftliche Kommunikation benötigt. 

 

Schulenglisch hilft oft nicht weiter

Doch auch der internationale Austausch mit Kollegen, zum Beispiel in Meetings,  bekommt in der heutigen Arbeitswelt einen immer höheren Stellenwert. Meistens sind es die Anforderungen an den sicheren Umgang mit der englischen Sprache, die wachsen. Mit Schulenglisch kommen viele Angestellte im Büro häufig nicht weiter, und oft ist die Schulzeit schon lange her. Dabei ist es genauso wie beim normalen Schriftverkehr korrekte und stilvolle Korrespondenz auch auf Englisch von großer Bedeutung. Besonders dann, wenn viel Schriftverkehr mit Unternehmen im Ausland ansteht oder regelmäßige Telefonate geführt werden. Gute Kenntnisse im Business-Englisch zahlen sich deshalb für das eigene Unternehmen aus. 

Rudimentäre Kenntnisse können sich rächen

Viele Büroangestellte heutzutage haben Englisch in der Schule gelernt und sich darüber hinaus ein paar rudimentäre Kenntnisse in Business-Englisch angeeignet. Nicht nur in Deutschland, sondern auch in vielen anderen Teilen der Welt. Deshalb kommt es häufig vor, dass zwei Menschen auf Englisch miteinander kommunizieren, obwohl sie beide keine Muttersprachler sind.

Für schwierige oder sensible Verhandlungen innerhalb der Geschäftsbeziehungen, ob per E-Mail, in englischen Geschäftsbriefen oder persönlich, kann das jedoch problematisch sein, denn gerade hier können sich handfeste Verständigungsprobleme rächen: Entweder wird der Inhalt des Gesprächs wegen lückenhaften Englischs falsch vermittelt, oder es hapert am richtigen Ton, weil die Nuancen der jeweiligen Fremdsprache nicht bekannt sind. 

Weitere Fremdsprache ist oft sinnvoll

Um bei der Kommunikation ein möglichst professionelles Niveau zu erreichen, verlangen die meisten Unternehmen von ihren Angestellten sehr gute Englischkenntnisse, die umfassenden Fähigkeiten im Businessenglisch miteinschließen. Das gilt für Deutschland genauso wie für andere Länder innerhalb der Europäischen Union.

Allerdings  muss nicht jede Büroangestellte gleichzeitig als Fremdsprachensekretärin arbeiten, um die entsprechenden Anforderungen erfüllen zu können. Trotzdem bietet sich allein vor dem Hintergrund des zusammenwachsenden Europas an, neben Englisch eine weitere Fremdsprache zu lernen oder bereits bestehende Kenntnisse auszubauen.  

Spracherwerb: Viele Möglichkeiten für Büroangestellte

Möglich ist dies zum Beispiel an einer Universität, einer Hochschule oder in einem Sprachenzentrum. In diesen oder ähnlichen Einrichtungen gibt es häufig auch Kurse, in denen sowohl Sprachen gelehrt werden als auch spezifisches Vokabular für die verschiedensten Berufszweige vermittelt wird. Auch die Industrie- und Handelskammern bieten entsprechende Programme an. Weitere Möglichkeiten sind Sprachreisen, ein Auslandsaufenthalt oder ein Fernstudium, das den Vorteil bietet, die Zeit frei einteilen zu können. Manchmal werden entsprechende Angebote vom Arbeitgeber gefördert, so dass lernen und arbeiten parallel zueinander möglich sind. 


Fremdsprachen in Groß- und Außenhandel und Logistik

Mittlerweile verlangen viele Unternehmen neben sehr guten Englischkenntnissen bereits eine weitere Fremdsprache. Welche Qualifikationen genau die Mitarbeiter mitbringen müssen, hängt sowohl von der Branche als auch vom jeweiligen Jobprofil ab. Wenn der Hauptsitz eines Unternehmens (oder der Sitz vieler Kunden) zum Beispiel in Frankreich liegt, sollten Bürokräfte in diesem Fall über Französischkenntnisse verfügen.

Gerade im Import- und Exportgeschäft sind Fremdsprachenkenntnisse naturgemäß besonders wichtig. Neben Englisch, das in vielen Betrieben mittlerweile Voraussetzung ist, suchen Arbeitgeber im Groß- und Außenhandel oder aus der Logistikbranche häufig auch nach Angestellten für ihre Büros, die französisch, spanisch, türkisch oder gar chinesisch sprechen können. 

Kenntnisse über Kultur und Gewohnheiten

Nicht selten sind auch Kenntnisse über die jeweilige Kultur und die Gewohnheiten der ausländischen Geschäftspartner gefragt. Bürokräfte, die neben reinen Sprachkenntnissen auch in diesem Bereich Bescheid wissen, sind im Vorteil, weil die Kommunikation dadurch noch problemloser funktioniert. Hinzu kommt, dass auch die Briefgestaltung in fremdsprachigen Ländern nicht der in Deutschland bekannten Form entspricht.

Entsprechendes Wissen ist ebenfalls ein Gewinn für das Unternehmen - nicht zuletzt deshalb, weil es authentisch wirkt, und sich ausländische Kunden und Geschäftspartner gut aufgehoben fühlen, weil sie sich ernst genommen und verstanden fühlen.  

Russisch kommt immer größere Bedeutung zu

Auch Russisch kommt eine immer größere Bedeutung zu, und die Sprache zu lernen kann sich auszahlen. Gerade für Unternehmen mit Zweigstellen und Geschäftspartnern in russischsprachigen Ländern sind umfassende Kenntnisse der Sprache im kaufmännischen Bereich unerlässlich. Bewerber mit entsprechenden Sprachfähigkeiten haben in Firmen mit geschäftlichen Kontakten jenseits des Ural häufig die Nase vorn. Auch Türkisch ist im Bürowesen mittlerweile von Bedeutung, was daran liegt, dass in Deutschland rund 1,5 Millionen türkische Staatsbürger leben und arbeiten, und die Türkei darüber hinaus ein wichtiger Geschäftspartner für viele deutsche Unternehmen ist.  

Englisch-Kenntnisse sind entscheidend

Für viele Arbeitgeber ist es nach wie vor entscheidend, wie sicher ihre Angestellten vor allem in englischer Korrespondenz und Kommunikation sind – schließlich haben  Sekretärinnen und Assistentinnen als Gesicht des Unternehmens eine wichtige Rolle innerhalb der Firma. Die Fähigkeit, sich am Telefon gut ausdrücken zu können, ist schon auf Deutsch nicht immer ganz leicht.

Auf Englisch oder in einer anderen Fremdsprache ist es naturgemäß noch schwieriger, immer die richtigen Worte für jede Gelegenheit zu wählen. Wer seine Englisch-Kenntnisse ohne entsprechende Weiterbildung verbessern möchte, kann zum Beispiel viel auf Englisch lesen oder auch hören. 

Online-Unterricht und üben, üben, üben

Darüber hinaus hilft viel üben, um sich im Englischen sicherer zu fühlen. Auch Online-Unterricht ist eine gute Möglichkeit, seine Kenntnisse im Business-Englisch zu verbessern. Falls das Unternehmen in anderen Ländern tätig ist, ist es gleichzeitig wichtig, die kulturellen Unterschiede zu kennen, um sich angemessen zu verhalten. Bei der Korrespondenz gilt außerdem, auch in einer Fremdsprache korrekt und stilvoll schreiben zu können. Wie schon erwähnt: Wer etwaige Lücken schließen möchte, profitiert von einer Fortbildung im Bereich der englischen Sprache. Die Möglichkeiten sind vielfältig, so dass sich für so gut wie jede Anforderung die richtige Qualifizierung finden lässt. Und wer weiß, vielleicht macht die Beschäftigung mit einer Fremdsprache auch so viel Spaß, dass nach der Weiterbildung eine weitere Qualifikation zur Fremdsprachenkorrespondentin ins Auge gefasst wird. Diese beliebte Weiterbildung wird als Abendkurs, als Fernkurs oder auch als Vollzeitlehrgang angeboten und dauert normalerweise zwischen 12 und 24 Monaten. 


Fazit

Fremdsprachenkenntnisse im Büroalltag werden immer wichtiger. Nicht zuletzt deshalb, weil die Geschäftsbeziehungen immer internationaler werden. Wer heute noch nicht fehlerfrei Englisch spricht, muss allerdings noch nicht sofort seine Karriere gefährdet sehen. Es gibt einige Angebote, um die fehlenden Fremdsprachenkenntnisse nachzuholen und sich für die Zukunft zu wappnen.

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