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Mit welchem Gehalt kann eine Chefsekretärin rechnen? © WHYFRAME - Shutterstock

Chefsekretärin: Gehalt, Aufgaben und Co.

Schon lange haben Office-Fachkräfte weit mehr Aufgaben, als nur das administrative Geschehen ihres Bereiches im Auge zu behalten. Unter anderem zählen das selbstständige Durchführen von Projekten, Budgetverantwortung, Veranstaltungsmanagement und vieles weitere zum Berufsalltag im Sekretariat.

Was genau zeichnet den Beruf der Chefsekretärin in Jobbörsen aus? Spiegelt sich die zusätzliche Verantwortung auch im Gehalt wider?

Antworten auf diese und noch viele weitere Fragen liefert Ihnen das folgende Berufsprofil, welches den Aufgaben- und Verantwortungsbereich der Chefsekretärin und Office-Fachkräfte eines Unternehmens von allen Seiten beleuchtet.

Chefsekretärin Gehalt: Beeinflusst durch viele Faktoren

Die Spanne der Gehälter für Chefsekretärinnen ist groß. Das Jahresgehalt beträgt durchschnittlich zwischen 33.250 Euro bis 57.000 Euro brutto. Doch manche Chefsekretärinnen können sich sogar über ein Jahresgehalt von 100.000 Euro freuen.

Dieses Gehalt stellt eher die Ausnahme als die Regel dar. Doch woher kommen die großen Unterschiede bei den Gehältern?

Wovon hängt das Gehaltsniveau im Sekretariat ab?

Neben individueller Qualifikation, Berufserfahrung, Position und dem Alter spielen auch der Beschäftigungsort und die Branche eine wichtige Rolle. In einigen Branchen gelten Tarifverträge. Diese wirken sich auf das Gehalt einer Chefsekretärin ebenso aus wie Betriebsvereinbarungen und natürlich auch die individuellen Vereinbarungen im Arbeitsvertrag. Nicht zuletzt ist auch die Unternehmensgröße von Relevanz. Häufig können kleinere und mittelständische Unternehmen ihren Mitarbeitern weniger bezahlen als beispielsweise ein Konzern.

Was das Gehalt noch beeinflusst, sind die Jahre der Betriebszugehörigkeit. Sekretärinnen und Sekretäre, die einer Firma viele Jahre lang treu bleiben, profitieren von zyklischen Gehaltserhöhungen. Nicht zu vernachlässigen ist zudem die Position des Vorgesetzten. Wer als Vorstandsassistentin ider Chefarztsekretärin eng mit einem Chefarzt zusammenarbeitet, hat bessere Gehaltsaussichten als eine Team-Sekretärin in einem mittelständischen Unternehmen. Zusätzlich macht sich kontinuierliche Weiterbildung und individuelles Engagement bezahlt.

Generell gilt: Berufseinsteiger müssen sich oft erst beweisen. Wer nach und nach aber immer mehr Verantwortung übernimmt und Berufserfahrung erwirbt, kann damit rechnen, dass sich diese Entwicklung im Gehalt niederschlägt. Deshalb ist auch das Einstiegsgehalt nicht mit dem Lohn nach mehreren Jahren im Beruf vergleichbar. Möchte man den Spitzensatz des Gehalts erreichen, hat man in einem großen Unternehmen oder einem Konzern im Top-Management die besten Chancen.

Gehaltsübersicht: Vom Einstiegs- bis zum Topgehalt

Wie in jeder Gehaltsgruppe gibt es auch im Sekretariat Hierarchien. Wer die Hauptverantwortung im Büro hat bzw. andere Sekretärinnen und Sekretäre anleitet, bewegt sich in einer höheren Gehaltsklasse als die Kolleginnen und Kollegen.

Das ist selbsterklärend, denn mit einer anleitenden Tätigkeit geht auch mehr Verantwortung einher. Das spiegelt sich auch in der Entlohnung wider. Laut dem Portal gehalt.de liegt das Einkommen einer Sekretärin im Bereich von 24.842 und 38.132 Euro (Stand: August 2019). Ähnlich bewegt sich der Gehaltsvergleich, den die Jobbörse Stepstone auf ihrer Seite veröffentlicht. Hier werden als geringstes Jahresgehalt 30.000 Euro und als Maximalverdienst 41.000 Euro angegeben.

Anders verhält es sich bei Chefsekretärinnen oder persönlichen Assistentinnen – so eine Übersicht der ZEIT. Besonders wird in diesem Gehaltsvergleich die Varianz der Gehälter hervorgehoben. Ein Assistent oder eine Assistentin, die im Topmanagement in einem Konzern arbeitet, kann bis zu 60.000 Euro im Jahr verdienen. Der Durchschnitt aller Sekretärinnen mit Weisungsbefugnis bewegt sich aber bei rund 3.000 Euro monatlich, was einem Jahresgehalt von 36.000 Euro entspricht.

Wie hilfreich ist ein Gehaltsvergleich?

Regelmäßig untersuchen Unternehmensberatungen wie Kienbaum oder größere Medien wie die ZEIT die Gehälter unterschiedlicher Berufsgruppen und stellen einen Gehaltsvergleich an. Ein Blick darauf kann helfen, sich selbst besser einzuschätzen. Generell ist es sinnvoll, sich niemals unter dem Durchschnitt zu verkaufen. Dabei sollte man aber stets abwägen: Wie gut stehe ich mit meinen persönlichen Fähigkeiten da? Wie ist es um das Unternehmen bestellt, bei dem ich mich bewerbe?

Eine Gehaltsübersicht ist in jedem Fall eine Orientierung. Dennoch kann es im Einzelfall immer zu Abweichungen kommen, weil Gehälter in der freien Wirtschaft oft frei verhandelt werden. Schlussendlich liegt es an der Unternehmensleitung oder Geschäftsführung. Sie hat den finalen Blick auf die Gehälter und maßgeblich Einfluss darauf, wie viel Mitarbeiter im Büromanagement und andere Fachkräfte verdienen.

Voraussetzungen und Ausbildung: Der Weg zur Chefassistenz

Für Chefsekretäre und -sekretärinnen gibt es keine gesonderte Ausbildung. Daher gitb es bei führenden Assistentinnen und Assistenten unterschiedlichste Lebensläufe. Eine wichtige Grundlage ist in jedem Fall eine Ausbildung zur Bürokauffrau oder ein Abschluss in einem anderen kaufmännischen Beruf. Doch auch ein Studium findet sich immer häufiger im Werdegang von Chefsekretärinnen. Folgende Studiengänge sind hierbei solide Grundsteine für die spätere Tätigkeit im Sekretariat:

Viele private Bildungsinstitute bieten zusätzliche Qualifikationen für ein erfolgreiches Office-Management an. Vorgeschrieben sind diese zwar nicht, dennoch überzeugt man in diesem Berufsfeld durch freiwillige Zusatzqualifikationen, Weiterbildungen und Zertifikate. Einen allgemeingültigen Weg, der ins Vorzimmer der Chefetage führt, gibt es also nicht. Wichtig sind Hard Skills, d.h. dass Bewerbereine gute Allgemeinbildung haben, über ein fundiertes Wissen im kaufmännischen Bereich verfügen, etwas Berufserfahrung mitbringen und sich gerne weiterbilden.

Doch auch sogenannte Soft Skills, also Eigenschaften, die über die fachlichen Fähigkeiten hinausgehen, sind für Sekretäre und Assistenten unverzichtbar. Dazu gehören beispielsweise soziale Kompetenz, Teamfähigkeit, Integrität und Loyalität. Die enge Zusammenarbeit mit Vorgesetzten sorgt dafür, dass wichtige Informationen auch mit leitenden Sekretärinnen und Sekretären besprochen werden. Mit diesen gilt es professionell umzugehen. Geheimhaltung ist an dieser Stelle besonders wichtig.

Des Weiteren zählen persönliche Reife und Belastbarkeit zu den nötigen Charakterzügen im Sekretariat. Noch immer bekommen Office-Professionals nicht überall die Anerkennung, die sie verdienen. Damit muss eine Sekretärin rechnen und auch in anstrengenden Situationen immer einen kühlen Kopf bewahren. Weitere Soft Skills wie Fremdsprachenkenntnisse, Organisationstalent, Kommunikationstalent und Führungsqualitäten sollten ebenfalls zum Repertoire einer Chefsekretärin gehören.

Managen und planen: Aufgaben führender Sekretärinnen

Das Berufsfeld Sekretariat ist ebenso vielfältig, wie die Vorgesetzten, mit welchen man als Assistentin oder Assistent zusammenarbeitet. Wie viel Verantwortung eine Chefsekretärin erhält, ist in jedem Unternehmen unterschiedlich. Oft hängt dies von den Leitlinien der Geschäftsführung ab. Folgende Aufgaben zählen in den Verantwortungsbereich der Chefassistenz:

Doch oft hört die Verantwortung bei diesen Bereichen nicht auf. Häufig werden die Büro-Fachkräfte dazu angehalten, Präsentationen oder Reden zu gestalten.

Außerdem zählen das eigenständige Planen und Managen von Projekten zum Aufgabenbereich einer Chefsekretärin. Die Assistenz fungiert als rechte Hand der Führungsetage, sie führt und delegiert sozusagen aus der zweiten Reihe, also im Auftrag des Vorgesetzten. Das oberste Ziel ist in diesem Beruf ist die optimale Chefentlastung und die ist in hohem Maße individuell. Chefs profitieren enorm von der Unterstützung durch eine Office-Fachkraft, da siees ihnen ermöglichen, sich dem Tagesgeschäft, also inhaltlichen, strategische und ggf. operativen Aufgaben zu widmen. Dieser Verantwortung sollte sich eine Sekretärin stets bewusst sein – egal, ob sie in einem von vielen Konzernen oder einem mittelständischen Unternehmen arbeitet.

Der Aufgaben- und Verantwortungsbereich hat auch Einfluss auf die Arbeitszeit. In den Führungsetagen großer Unternehmen muss das Büro oft mindestens solange besetzt sein, wie die Führungskräfte anwesend sind. Also manchmal ab den frühen Morgenstunden und bis in den späten Abend hinein.

Daher handhaben es viele Unternehmen so, dass die Arbeitszeit in eine Früh- und eine Spätschicht unterteilt wird. Auf diese Art und Weise kann sich ein Arbeitgeber jederzeit auf seine Assistenz verlassen. Da häufig dennoch Überstunden anfallen, haben viele Assistentinnen AT-Verträge, durch die Überstunden abgegolten sind und Flexibilität bei den Zeiten erwartet werden kann.

Chefsekretärin: Gehalt variiert nach Aufgabenbereich

Eine leitende Sekretärin oder ein Sekretär trägt maßgeblich zum Erfolg einer Führungskraft bei. Office-Professionals entlasten ihre Vorgesetzten und leisten wertvolle Vorarbeit. Vom Planen über das Buchen bis hin zu inhaltlichen Aufgaben ist das Berufsbild der Chefsekretärin sehr vielseitig. Die jeweiligen Aufgabenbereiche spiegeln sich auch im Gehalt wider. Dieses reicht von durchschnittlich 40.000 Euro bis hin zu Ausreißern mit einem Jahresgehalt von 100.000 Euro.

Wer selbst ins Management befördert werden möchte, sollte sich nach einem anderen Berufsfeld umsehen. Denn aufsteigen kann eine leitende Assistenz nur auf Vorstandsebene. Chefsekretärinnen, die ihr Gehalt aufbessern wollen, sollten auf eine Weiterbildung setzen.

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