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Mit welchem Gehalt kann eine Chefsekretärin rechnen? © WHYFRAME - Shutterstock

Gehalt einer Sekretärin: So hoch ist der Verdienst im Beruf eines Office Professionals

Assistenz- und Office-Fachkräfte verdienen nicht immer und überall gleich: Je nach Arbeitgeber, Unternehmensgröße, Branche, Ausbildung, Berufserfahrung und Unternehmensstandort kann das Gehalt einer Sekretärin oder eines Sekretärs erheblich variieren. Ein Lohn-Check ist daher sinnvoll – egal, ob Sie nun vor der nächsten Gehaltsverhandlung stehen oder den Job, vielleicht mithilfe einer Jobbörse, wechseln möchten. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie viel Sie im Bereich Büromanagement verdienen können und wie sich Ausbildung, Weiterbildung sowie Voll- und Teilzeit auf das Gehalt auswirken.

Welche Faktoren beeinflussen das Gehalt einer Sekretärin?

Die Frage, wie viel ein Office-Manager verdient, lässt sich nicht pauschal beantworten. Es gibt jedoch zahlreiche aktuelle Studien von renommierten Personalberatungen und Marktforschern, welche die Frage des Gehalts ausdifferenzieren.

Ein Beispiel ist der Gehaltsatlas 2020 von Page Personnel, einem Personalberatungs- und Personalvermittlungsunternehmen. Aus dieser aktuellen Studie lassen sich aufschlussreiche Erkenntnisse über das Gehalt einer Sekretärin oder eines Sekretärs ziehen.

Es ist ratsam, die Ergebnisse solcher Gehaltsstudien im Detail zu betrachten. Denn: Laut der genannten Studie liegt die derzeitige Gehaltsspanne von Office-Mitarbeitern bei 26.000 bis 85.000 Euro. Während 26.000 Euro ein sehr geringer Verdienst sind, ist es nur die Ausnahme, im Büromanagement 85.000 Euro zu verdienen.

Auch ergibt es Sinn, zu überprüfen, wie viele Stellen in Teilzeit ins Verhältnis zu Vollzeitstellen gesetzt werden. Da das Büromanagement eine vornehmlich frauendominierte Branche ist, ist der Teilzeit-Anteil deutlich höher. Frauen arbeiten durchschnittlich weniger Stunden pro Woche als Männer. Dieser Aspekt kann das gesamte Lohnniveau nach unten regulieren, wenn der Faktor nicht explizit in der Berechnung berücksichtigt wird.

Im aktuellen Gehaltsreport von Stepstone finden Sie weitere Branchen und Durchschnittsgehälter.

Faktoren, die das Gehalt einer Sekretärin bestimmen

Auch abseits der Voll- und Teilzeitverteilung sind die Gründe für die Gehaltsunterschiede vielfältig. Nicht nur die gestiegenen Anforderungen an Assistenzkräfte sind dabei zu nennen, auch andere Faktoren beeinflussen das Gehalt einer Sekretärin und deren Chancen auf eine Karriere. Was sind also die wichtigsten Einflussgrößen, die sich bei Sekretären auf die Vergütung auswirken?

1. Einflussfaktor: Die Berufserfahrung einer Sekretärin oder eines Sekretärs entscheidet über das Gehalt

Je größer die Berufserfahrung, desto höher das Gehalt im Monat. Personalexperten zufolge wird dieser Aspekt in Hinblick auf die Karriere von Sekretärinnen und Sekretären immer wichtiger. Schlicht und ergreifend, weil auch die Aufgaben anspruchsvoller werden. So gilt es nicht mehr nur, der Führungskraft zuzuarbeiten: Eine Sekretärin oder ein Sekretär sollten am besten mehrere Sprachen sprechen und noch eigene Projekte übernehmen. Der Übergang von der Sekretärin zur Europasekretärin bis hin zur persönlichen Assistentin ist häufig fließend. Und wirkt sich auch auf das Gehalt bzw. die Karriere aus.

Auf der Einkommensskala des aktuellen Gehaltsatlas 2020 von Page Personnel wird nach Erfahrungen im Job gelistet. Hier geht es für Berufsneulinge mit einem Einstiegsgehalt von 26.000 Euro nach einer abgeschlossenen Ausbildung los. Den größten Gehaltssprung machen Assistenzkräfte, wenn sie zwischen einem und zwei Jahren Berufserfahrung haben: Bei ihnen steigert sich der Verdienst vom Einstiegsgehalt auf durchschnittlich 35.000 Euro bis 39.000 Euro.

Das Durchschnittsgehalt steigt mit der Berufserfahrung

Ein Assistent oder eine Sekretärin mit drei bis fünf Jahren Berufserfahrung kann heute mit einem Jahresbruttogehalt zwischen 40.000 und 44.000 Euro rechnen. Wessen Karriere bereits über sechs bis neun Jahre andauert, kann sich auf bis zu 45.000 und 54.000 pro Jahr Euro freuen. Am Ende der Auflistung stehen diejenigen, die über zehn Jahre Erfahrungen im Beruf haben. Diese kommen auf eine Vergütung ab 55.000 Euro pro Jahr.

Aktuell steigt das Gehaltsniveau generell stärker. So haben die Gehälter von Sekretariatskräften von 2017 auf 2018 laut einer Studie der Unternehmensberatung Kienbaum um 2,7 Prozent zugelegt. Zum Vergleich: Spezialisten haben 3,0 und Führungskräfte 3,2 Prozent mehr bekommen. Das sind zwar nur einige wenige Prozentpunkte hinter dem Komma mehr. Jedoch ist dies trotzdem ein Hinweis darauf, dass der Arbeitsmarkt Mitarbeiter im Sekretariat als Fachkräfte einstuft.

2. Einflussfaktor: Die Position der Sekretärin oder Assistentin

Ein weiterer wichtiger Faktor ist naturgemäß die Art der Stelle, die eine Sekretärin innehat. Wer der Geschäftsführung oder dem Vorstand zuarbeitet, bekommt laut der Page Personnel Studie im Jahr 2020 mit rund 35.000 bis 85.000 Euro überdurchschnittlich viel bezahlt. Hier liegt das Durchschnittsgehalt bei ca. 60.000 Euro. Genauso hoch geht es für persönliche Assistenten, die in ihrem Beruf im Schnitt zwischen 45.000 und 85.000 Euro verdienen. Ihr Durchschnittsgehalt liegt bei einem Jahresbrutto von 65.000 Euro.

Am unteren Ende der Liste stehen Rezeptionisten und Rezeptionistinnen und Office Team Assistants (Kaufmann und Kauffrau für Büromanagement), die jährlich durchschnittlich zwischen 26.000 und 47.000 Euro verdienen. Im mittleren Gehaltssegment liegen HR-Assistants und Legal Assistants. Sie verdienen im Schnitt zwischen 30.000 Euro und 65.000 Euro im Jahr. Ihr Bruttogehalt liegt bei durchschnittlich 47.500 Euro.

Kurzum: Im Gehaltsvergleich bzw. der Gehaltsübersicht schneiden all diejenigen besser ab, die aufwendigere oder mehr Aufgaben übernehmen. Eine Sekretärin, die vornehmlich verwaltende Arbeiten ausführt, erhält in aller Regel ein niedrigeres Gehalt als eine Assistentin, die ein eigenes Projekt übernimmt.

3. Einflussfaktor: Die Größe des Betriebes

Auch die Unternehmensgröße spielt beim Gehalt eine große Rolle. Faustregel: Je größer das Unternehmen, desto höher der Verdienst. In Betrieben mit bis zu 249 Beschäftigten wartet auf Sekretärinnen und Sekretäre ein Gehalt von bis zu 45.000 Euro pro Jahr. Bei Mittelständlern mit 250 bis 500 Mitarbeitern sind es 55.000 Euro und bei über 1.000 Beschäftigten bis zu 70.000 Euro.

Warum das so ist, erklärt Philip Bierbach, Geschäftsführer von Gehalt.de:

„Mit steigender Unternehmensgröße erhöhen sich die Anforderungen an Sekretäre und Sekretärinnen. Ein hohes Maß an Diskretion und Integrität sind Voraussetzungen in Großkonzernen, die sich auch im Gehalt widerspiegeln.“

4. Einflussfaktor: Der Standort des Unternehmens

Ob Brandenburg oder Baden-Württemberg, Kiel oder Karlsruhe: Je nach Unternehmensstandort kann sich der Lohn von Office-Kräften unterscheiden. Hierbei gilt generell: Betriebe im Osten Deutschlands zahlen weniger als im Westen. Außerdem gibt es auch ein Nord-Süd-Gefälle im Vergleich der Bundesländer. So ist das Gehalt einer Sekretärin im Süden höher als im Norden.

Bundesländer im Vergleich

Laut Zahlen von Gehalt.de sind die Einkommen in den Städten Frankfurt am Main und München am höchsten. Im Vergleich der Landeshauptstädte führt München gefolgt von Stuttgart. An dritter Stelle steht knapp dahinter Wiesbaden. An letzter Stelle stehen Erfurt, Magdeburg und Schwerin.

Denkt man über einen Standortwechsel nach, sollte man dabei jedoch eine Sache beachten: Die Lebenshaltungskosten und Mieten sind in diesen Städten nicht so hoch sind wie im Süden. Das gleicht den geringeren Verdienst unter Umständen wieder aus.

5. Einflussfaktor: Die Branche des Unternehmens

Je nachdem, in welchem Bereich der Arbeitgeber tätig ist, kann sich auch das Gehalt einer Sekretärin oder eines Sekretärs unterscheiden. Das zeigt auch die Studie von Page Personnel. Diese enthält eine Auflistung der Branchen, in denen Office-Mitarbeiter am meisten in ihrem Beruf verdienen. Auch hier gibt es große Unterschiede, die beispielsweise bei Gehaltsverhandlungen von großer Relevanz sein können.

Gehalt: Der Branchenvergleich im Berufszweig Sekretärin

Im Branchenvergleich verdienen Sekretärinnen und Sekretäre durchschnittlich (Jahresgehalt):

  • Chemie: 53.000 Euro
  • Finanzdienstleistung und Handel: 50.000 Euro
  • Produktion und Industrie: 49.400 Euro
  • Beratung: 48.400 Euro
  • Kanzleien: 47.400 Euro

Diese Bruttojahresgehälter basieren auf einer Analyse der Gehälter der Arbeitnehmer im Bereich Assistenz und Sekretariat, die Page Personnel vermittelt hat. Selbstverständlich können sie im individuellen Vergleich abweichen.

6. Einflussfaktor: Ausbildung, Weiterbildung und lebenslanges Lernen sind wichtig für den Gehaltsvergleich

Einen wesentlichen Einfluss auf das Gehalt einer Sekretärin oder eines Sekretärs hat auch der fachliche Hintergrund. Handelt es sich bei der Arbeitskraft um eine ungelernte oder um eine Fachkraft? Hat die Person vielleicht sogar einen höheren Schulabschluss und/oder studiert? Doch die Ausbildung ist nicht der einzige fachliche Aspekt, der Relevanz fürs Gehalt hat.

Stichwort: Lebenslanges Lernen. Wer regelmäßig Weiterbildungen besucht, sich in puncto Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Co. fit hält, bewegt sich am Puls der Zeit. Durch Weiterbildungen und Schulungen werden Office Professionals zu geschätzten Spezialisten. Umso mehr gilt dies für Schulungen in bestimmten, firmeneigenen Computerprogrammen. Das schlägt sich auch im Gehalt nieder.

Bieten Vorgesetzte nicht von sich aus eine Lohnerhöhung an, ist es spätestens nach Ende der Weiterbildungsmaßnahme an der Zeit, eine Gehaltssteigerung einzufordern. Vergessen Sie nicht: Wer mehr weiß, arbeitet effizienter. Das nützt auch dem Unternehmen und sollte sich in jedem Fall im Gehalt niederschlagen. Hier gilt es, keine falsche Bescheidenheit an den Tag zu legen.

Aufgaben und Gehalt einer Chefsekretärin

Schon lange beinhaltet die Stellenbeschreibung einer Sekretärin oder von Office-Fachkräften weit mehr Aufgaben, als nur das administrative Geschehen ihres Bereiches im Auge zu behalten. Unter anderem zählen das selbstständige Durchführen von Projekten, Budgetverantwortung, Veranstaltungsmanagement und vieles weitere zum Berufsalltag im Sekretariat. Erfahren Sie was genau den Beruf der Chefsekretärin auszeichnet und ob sich die zusätzliche Verantwortung auch im Gehalt widerspiegelt.

Für Sekretärinnen: Antrag auf Gehaltserhöhung formulieren

Ein zielgerichtetes und offenes Schreiben mit der Bitte um eine Gehaltserhöhung wird Führungskräfte oder Personalverantwortliche nachdrücklich beindrucken. Entscheidend ist, die eigene Qualifikation, Motivation und Leistungsbereitschaft herauszustellen. Beim direkten Vorgesetzten wird mit dieser Vorgehensweise der Wert des Mitarbeiters für das Unternehmen in den Sinn gerufen. Gleichzeitig erhält er wertvolle Argumente, falls er nicht selbst über die Gehaltsanpassung entscheiden kann.

Textvorlage: Antrag auf eine Gehaltserhöhung

Sehr geehrte/r Frau/Herr

Seit mehr als ….. Jahren arbeite ich engagiert im …. (Unternehmensname einfügen). Ich schätze meinen Arbeitsplatz und die kollegiale Zusammenarbeit im Team sehr. Im Laufe der Jahre ist es mir gelungen, meinen Arbeitsbereich erfolgreich zu strukturieren und meine Vorgaben und Ziele zu erreichen oder zu übertreffen. (Konkrete Erfolge anführen, z. B.:

  • In den letzten Monaten habe ich die Möglichkeit erhalten, mehr Verantwortung in unserem Team zu übernehmen. Durch eine stringente Ziel- und Ergebnisorientierung, eine nutzenorientierte Kommunikation sowie Veränderungen im Arbeitsbereich ist es mir gelungen, unsere Ziele effektiver und schneller zu erreichen.
  • Mit der Übernahme des Projektes … im letzten Halbjahr ist es mir gelungen, eine höhere Effizienz im Arbeitsbereich zu erzielen und gleichzeitig Kosten einzusparen)

Es ist mein Ziel, mit meiner Tätigkeit als (offiziellen Arbeitstitel einfügen) auch in Zukunft zum Gesamterfolg der Firma beizutragen. Neben hervorragenden Arbeitsbedingungen und einer spannenden beruflichen Aufgabe spielt das Gehalt für mich eine wichtige Rolle. Nachdem meine letzte Gehaltserhöhung bereits … Monate zurückliegt, bitte ich Sie mit diesem Schreiben um die Möglichkeit, mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch über eine Gehaltsanpassung zu sprechen. Ich freue mich schon heute auf unsere Besprechung und darauf, Ihnen weitere Ergebnisse und Mehrwerte meiner Tätigkeit zeigen zu können.

Mit freundlichen Grüßen


Ein Antrag auf Gehaltserhöhung gewinnt an Wert, wenn dieser authentisch, empathisch und zielorientiert aufgebaut wird. Durch die Integration der eigenen Erfolge soll der Vorgesetzte zum Nachdenken gebracht werden. Durch eine umfassende Vorbereitung steigen die Chancen, im folgenden persönlichen Gespräch erfolgreich verhandeln zu können. Dies schließt ein, eine Mindestsumme zu definieren, um die das Gehalt erhöht werden soll oder Möglichkeiten zu kennen, mit denen das Nettogehalt ohne Lohnnebenkosten aufgebessert werden kann.

Fazit: Diese Faktoren entscheiden über das Gehalt einer Sekretärin

Die Frage: „Wie viel verdiene ich als Sekretärin?“ lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Höhe des Gehalts hängt von unterschiedlichen Dingen ab:

  • Unternehmen
  • Standort
  • Branche
  • Fachliche Kenntnis
  • Berufserfahrung
  • Ausbildung

Je nachdem, wie lange und in welcher Position Sie wo arbeiten, kann sich Ihr Gehalt als Sekretärin oder Sekretär sowie Chefsekretärin also erheblich unterscheiden. Es ergibt daher Sinn, bei Gehaltsforderungen die genannten Einflussfaktoren im Blick zu behalten.

Es ist außerdem ratsam, Gehaltsvorstellungen in einem Online-Tool zu vergleichen und gegebenenfalls anzupassen. Auch wenn Sie in eine Gehaltsverhandlung gehen, hilft Ihnen der Gehaltsvergleich, Ihre Argumentationsposition besser zu untermauern. Versuchen Sie, sich realistisch einzuschätzen, und vertreten Sie Ihre Position selbstbewusst.

FAQ: Alles, was Sie über das Gehalt einer Sekretärin wissen müssen

Wie viel Gehalt verdiene ich als Sekretärin?

Laut der Studie von Page Personnel liegt die derzeitige Gehaltsspanne von Sekretärinnen und Sekretären bei 26.000 bis 85.000 Euro. Am niedrigsten ist dabei das Durchschnittsgehalt von Rezeptionisten (36.500 Euro pro Jahr), am meisten verdienen Personal Assistents (65.000 Euro pro Jahr) sowie die Assistenz der Geschäftsführung (60.000 Euro pro Jahr).

Das Gehalt einer Sekretärin oder eines Sekretärs hängt von den folgenden Faktoren ab: Standort, Branche und Größe des Unternehmens, fachliche Kenntnis sowie Berufserfahrung und Ausbildung.

Ganz klar ja. Bereits nach ein bis zwei Jahren Berufserfahrung steigt das durchschnittliche Gehalt merklich an (von einem Einstiegsgehalt von 30.000 Euro auf 35.000 Euro pro Jahr). Bei mehr als zehn Jahren im Beruf liegt dieses sogar durchschnittlich bei 55.000 Euro pro Jahr.

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