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Mit welchem Gehalt kann eine Chefsekretärin rechnen? © WHYFRAME - Shutterstock

Chefsekretärin: Gehalt, Aufgaben und Co.

Schon lange haben Office-Fachkräfte weit mehr Aufgaben, als nur das administrative Geschehen ihres Bereiches im Auge zu behalten. Unter anderem zählen das selbstständige Durchführen von Projekten, Budgetverantwortung, Veranstaltungsmanagement und vieles weitere zum Berufsalltag im Sekretariat.

Was genau zeichnet den Beruf der Chefsekretärin in Jobbörsen aus? Spiegelt sich die zusätzliche Verantwortung auch im Gehalt wider? Welche Faktoren wirken sich letztendlich auf den Verdienst der Chefsekretärin aus?

Antworten auf diese und noch viele weitere Fragen liefert Ihnen das folgende Berufsprofil, welches den Aufgaben- und Verantwortungsbereich der Chefsekretärin und Office-Fachkräfte eines Unternehmens von allen Seiten beleuchtet.

Chefsekretärin Gehalt: Beeinflusst durch viele Faktoren

Wie in jeder Gehaltsgruppe gibt es auch im Sekretariat Hierarchien. Wer die Hauptverantwortung im Büro hat bzw. andere Sekretärinnen und Sekretäre anleitet, bewegt sich in einer höheren Gehaltsklasse als die Kolleginnen und Kollegen. Die Spanne der Gehälter für Chefsekretärinnen ist also groß.

Das Jahresgehalt beträgt laut dem Portal Gehalt.de einer Sekretärin im Bereich von 34.283 bis 47.889 Euro (Stand: September 2020). Ähnlich bewegt sich der Gehaltsvergleich, den die Jobbörse Stepstone auf ihrer Seite veröffentlicht. Hier werden als geringstes Jahresgehalt 28.200 Euro und als Maximalverdienst 43.000 Euro angegeben. Doch manche Chefsekretärinnen können sich sogar über ein Jahresgehalt von 100.000 Euro freuen.

Dieses Gehalt stellt eher die Ausnahme als die Regel dar. Doch woher kommen die großen Unterschiede bei den Gehältern?

Die wichtigsten Einflussfaktoren auf das Gehalt im Überblick

Neben individueller Qualifikation und Berufserfahrung spielen auch der Beschäftigungsort und die Branche sowie die Unternehmensgröße eine wichtige Rolle. In einigen Branchen gelten Tarifverträge. Diese wirken sich auf den Lohn einer Chefsekretärin ebenso aus wie Betriebsvereinbarungen und natürlich auch die individuellen Vereinbarungen im Arbeitsvertrag. Wir haben die wichtigsten Faktoren, welche Einfluss auf den Verdienst einer Chefsekretärin nehmen, für sie zusammengefasst:

 

Tabelle: Einfluss der Unternehmensgröße auf das Gehalt

< 100 Mitarbeiter

37.790 € brutto

101 – 1.000 Mitarbeiter

43.893 € brutto

1.001 – 20.000 Mitarbeiter

48.501 € brutto

> 20.000 Mitarbeiter

51.770 € brutto

Häufig können kleinere und mittelständische Unternehmen ihren Mitarbeitern weniger bezahlen als beispielsweise ein Konzern. Möchte man den Spitzensatz des Gehalts erreichen, hat man in einem großen Unternehmen oder einem Konzern im Top-Management die besten Chancen.

Auch die Position des Vorgesetzten ist nicht zu vernachlässigen. Wer als Vorstandsassistentin der Chefarztsekretärin eng mit einem Chefarzt zusammenarbeitet, hat bessere Gehaltsaussichten als eine Team-Sekretärin in einem mittelständischen Unternehmen. So kann ein Assistent oder eine Assistentin, die im Topmanagement in einem Konzern arbeitet, bis zu 60.000 Euro im Jahr verdienen. Der Durchschnitt aller Sekretärinnen mit Weisungsbefugnis bewegt sich aber bei rund 3.000 Euro monatlich, was einem Jahresgehalt von 36.000 Euro entspricht.

 

Tabelle: Mit der Berufserfahrung steigt das Gehalt

< 3 Jahre

34.441 € brutto

3 – 6 Jahre

35.416 € brutto

7 – 9 Jahre

35.719 € brutto

> 9 Jahre

41.416 € brutto

Berufsanfänger müssen sich zunächst beweisen. Wer nach und nach immer mehr Verantwortung übernimmt und Berufserfahrung erwirbt, kann damit rechnen, dass sich diese Entwicklung im Gehalt niederschlägt. Sekretärinnen und Sekretäre, die einer Firma viele Jahre lang treu bleiben, profitieren somit von zyklischen Gehaltserhöhungen. Somit ist das Einstiegsgehalt nicht mit dem Lohn nach mehreren Jahren im Beruf vergleichbar.

Die Höhe des Gehalts hängt auch von der Branche ab

Sekretärinnen und Assistenten in Kanzleien können mit einem Durchschnittsgehalt von 43.000 Euro brutto rechnen. Im Dienstleistungs/-Servicebereich liegt das Gehalt bei 45.000 Euro brutto. Der Großhandel liegt mit durchschnittlich 48.000 Euro brutto im Mittelfeld. Sekretärinnen im Bereich der Finanzdienstleistungen können sich über durchschnittlich 48.000 Euro brutto im Schnitt freuen. Die Vergütung von Assistentinnen-Jobs in der Produktion/Industrie liegt durchschnittlich bei 52.000 Euro brutto. Am Besten bezahlt sind Assistentinnen oder Sekretärinnen der Chemiebranche mit 55.000 Euro brutto.

Mit dem Unternehmensstandort variiert der Verdienst

Auch je nach Standort variiert das Gehalt der Chefsekretärin. Während man in Hessen mit einem Durchschnittsgehalt von 45.056 Euro rechnen kann, fällt das Gehalt beispielsweise in Thüringen mit 32.894 Euro wesentlich geringer aus.

Wie hilfreich ist ein Gehaltsvergleich?

Regelmäßig untersuchen Unternehmensberatungen wie Kienbaum oder größere Medien wie die ZEIT die Gehälter unterschiedlicher Berufsgruppen und stellen einen Gehaltsvergleich an. Ein Blick darauf kann helfen, sich selbst besser einzuschätzen. Generell ist es sinnvoll, sich niemals unter dem Durchschnitt zu verkaufen. Dabei sollte man aber stets abwägen: Wie gut stehe ich mit meinen persönlichen Fähigkeiten da? Wie ist es um das Unternehmen bestellt, bei dem ich mich bewerbe?

Eine Gehaltsübersicht ist in jedem Fall eine Orientierung. Dennoch kann es im Einzelfall immer zu Abweichungen kommen, weil Gehälter in der freien Wirtschaft oft frei verhandelt werden. Schlussendlich liegt es an der Unternehmensleitung oder Geschäftsführung. Sie hat den finalen Blick auf die Gehälter und maßgeblich Einfluss darauf, wie viel Mitarbeiter im Büromanagement und andere Fachkräfte verdienen.

Voraussetzungen und Ausbildung: Der Weg zur Chefassistenz

Für Chefsekretäre und -sekretärinnen gibt es keine gesonderte Ausbildung. Daher gitb es bei führenden Assistentinnen und Assistenten unterschiedlichste Lebensläufe. Eine wichtige Grundlage für eine Karriere als Chefsektretärin ist in jedem Fall eine Ausbildung zur Bürokauffrau oder ein Abschluss in einem anderen kaufmännischen Beruf. Doch auch ein Studium findet sich immer häufiger im Werdegang von Chefsekretärinnen. Folgende Studiengänge sind hierbei solide Grundsteine für die spätere Tätigkeit im Sekretariat:

Viele private Bildungsinstitute bieten zusätzliche Qualifikationen für ein erfolgreiches Office-Management an. Vorgeschrieben sind diese zwar nicht, dennoch überzeugt man in diesem Berufsfeld durch freiwillige Zusatzqualifikationen, Weiterbildungen und Zertifikate. Einen allgemeingültigen Weg, der ins Vorzimmer der Chefetage führt, gibt es also nicht. Wichtig sind Hard Skills, d.h. dass Bewerbereine gute Allgemeinbildung haben, über ein fundiertes Wissen im kaufmännischen Bereich verfügen, etwas Berufserfahrung mitbringen und sich gerne weiterbilden.

Doch auch sogenannte Soft Skills, also Eigenschaften, die über die fachlichen Fähigkeiten hinausgehen, sind für Sekretäre und Assistenten unverzichtbar. Dazu gehören beispielsweise soziale Kompetenz, Teamfähigkeit, Integrität und Loyalität. Die enge Zusammenarbeit mit Vorgesetzten sorgt dafür, dass wichtige Informationen auch mit leitenden Sekretärinnen und Sekretären besprochen werden. Mit diesen gilt es professionell umzugehen. Geheimhaltung ist an dieser Stelle besonders wichtig.

Des Weiteren zählen persönliche Reife und Belastbarkeit zu den nötigen Charakterzügen im Sekretariat. Noch immer bekommen Office-Professionals nicht überall die Anerkennung, die sie verdienen. Damit muss eine Sekretärin rechnen und auch in anstrengenden Situationen immer einen kühlen Kopf bewahren. Weitere Soft Skills wie Fremdsprachenkenntnisse, Organisationstalent, Kommunikationstalent und Führungsqualitäten sollten ebenfalls zum Repertoire einer Chefsekretärin gehören.

Managen und planen: Aufgaben führender Sekretärinnen

Das Berufsfeld Sekretariat ist ebenso vielfältig, wie die Vorgesetzten, mit welchen man als Assistentin oder Assistent zusammenarbeitet. Wie viel Verantwortung eine Chefsekretärin erhält, ist in jedem Unternehmen unterschiedlich. Oft hängt dies von den Leitlinien der Geschäftsführung ab. Folgende Aufgaben zählen in den Verantwortungsbereich der Chefassistenz:

Doch oft hört die Verantwortung bei diesen Bereichen nicht auf. Häufig werden die Büro-Fachkräfte dazu angehalten, Präsentationen oder Reden zu gestalten.

Außerdem zählen das eigenständige Planen und Managen von Projekten zum Aufgabenbereich einer Chefsekretärin. Die Assistenz fungiert als rechte Hand der Führungsetage, sie führt und delegiert sozusagen aus der zweiten Reihe, also im Auftrag des Vorgesetzten. Das oberste Ziel ist in diesem Beruf ist die optimale Chefentlastung und die ist in hohem Maße individuell. Chefs profitieren enorm von der Unterstützung durch eine Office-Fachkraft, da siees ihnen ermöglichen, sich dem Tagesgeschäft, also inhaltlichen, strategische und ggf. operativen Aufgaben zu widmen. Dieser Verantwortung sollte sich eine Sekretärin stets bewusst sein – egal, ob sie in einem von vielen Konzernen oder einem mittelständischen Unternehmen arbeitet.

Der Aufgaben- und Verantwortungsbereich hat auch Einfluss auf die Arbeitszeit. In den Führungsetagen großer Unternehmen muss das Büro oft mindestens solange besetzt sein, wie die Führungskräfte anwesend sind. Also manchmal ab den frühen Morgenstunden und bis in den späten Abend hinein.

Daher handhaben es viele Unternehmen so, dass die Arbeitszeit in eine Früh- und eine Spätschicht unterteilt wird. Auf diese Art und Weise kann sich ein Arbeitgeber jederzeit auf seine Assistenz verlassen. Da häufig dennoch Überstunden anfallen, haben viele Assistentinnen AT-Verträge, durch die Überstunden abgegolten sind und Flexibilität bei den Zeiten erwartet werden kann.

Zusammenfassung: Das Gehalt der Chefsektretärin variiert nach Aufgabenbereich

Eine leitende Sekretärin oder ein Sekretär trägt maßgeblich zum Erfolg einer Führungskraft bei. Office-Professionals entlasten ihre Vorgesetzten und leisten wertvolle Vorarbeit. Vom Planen über das Buchen bis hin zu inhaltlichen Aufgaben ist das Berufsbild der Chefsekretärin sehr vielseitig. Die jeweiligen Aufgabenbereiche spiegeln sich auch im Gehalt wider. Dieses reicht von durchschnittlich 40.000 Euro bis hin zu Ausreißern mit einem Jahresgehalt von 100.000 Euro. Wer über die Jahre immer mehr Aufgaben und Verantwortung übernimmt und sich individuell weiterentwickelt, kann ein steigendes Gehalt erwarten. Weiterhin haben auch Unternehmensgröße, Region und Branche einen entscheidenden Einfluss auf die Höhe des Verdienstes.

Grundsätzlich gilt: Wer selbst ins Management befördert werden möchte, sollte sich nach einem anderen Berufsfeld umsehen. Denn aufsteigen kann eine leitende Assistenz nur auf Vorstandsebene. Chefsekretärinnen, die ihr Gehalt aufbessern wollen, sollten auf eine Weiterbildung setzen.

FAQ: Berufsfeld Chefsekretärin

Wie viel verdient eine Chefsekretärin im Jahr?

Laut dem Portal gehalt.de verdient eine Chefsekretärin im Bereich von 34.283 bis 47.880 Euro. Die Jobbörse Stepstone gibt als geringstes Jahresgehalt 28.200 Euro und als Maximalverdienst 43.000 Euro an. Die Spanne bei dem Gehalt der Chefsekretärin ist also groß.

Was sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer Chefsekretärin?

Zu den Verantwortlichkeiten einer Chefsekretärin zählen administrative Aufgaben, interne und externe Kommunikation, Termin und Reisemanagement, die inhaltliche Vor- und Nachbereit von Meetings, die Präsentationserstellung und die Budgetkontrolle. Ziel der Chefsekretärin ist es, die Führungsetage zu entlasten und zu unterstützen.

Welche Ausbildung hat eine Chefsekretärin?

Eine Ausbildung zur Bürokauffrau oder ein Abschluss in einem anderen kaufmännischen Beruf sind Möglichkeiten für die spätere Tätigkeit im Sekretariat. Studiengänge in den Bereichen BWL/VWL, Business Administration, Personalmanagement oder Marketing/Vertrieb sind ebenfalls Wege in den Beruf.

Was sind die Anforderungen an eine Chefsekretärin?

Chefsekretärinnen müssen Organisationstalent, Belastbarkeit, und Loyalität mit sich bringen. Außerdem sind auch soziale Kompetenzen, Kommunikationstalent und Teamfähigkeit notwendige Charakterzüge. Deswegen müssen sie dazu bereit sein, selbstständige Entscheidungen zu treffen und Führungsqualitäten mit sich bringen.

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