Urlaubsantrag, Urlaub beantragen, Urlaubsplanung
Was gilt es seitens der Arbeitnehmer zu beachten, wenn diese Urlaub beantragen? © Ollyy - Shutterstock

Urlaubsantrag: Alles was Sie über ihn wissen müssen

Jedes Jahr aufs Neue, wenn das letzte Quartal beginnt, beginnen auch die ersten Urlaubsplanungen im Büro. Dabei sind viele unterschiedliche Fragen relevant. Denn jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat andere Prioritäten bei der Planung des Urlaubs. Manche müssen ihren Urlaub in die Ferien legen, weil sie schulpflichtige Kinder haben. Wer einen Partner hat, der ebenfalls berufstätig ist, versucht oft den Urlaub zeitgleich mit dem Partner zu planen. Da kann es schon mal zu Reibereien in der Urlaubsplanung kommen. Wenn dann der Plan gemacht ist, geht es an den offiziellen Urlaubsantrag.

Wie genau funktioniert ein Urlaubsantrag?

Beim Thema Urlaubsantrag bzw. Urlaub kommen im Büro immer wieder Fragen auf, wie zum Beispiel:

  • Muss ein Urlaubsantrag immer schriftlich gestellt werden?
  • Wann muss ein Urlaubsantrag gestellt werden?
  • Darf der Arbeitgeber einen Urlaubsantrag ablehnen?
  • Kann ein einmal genehmigter Urlaub zurückgenommen werden?

Auf manche dieser Fragen gibt das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) eine Antwort. Andere werden in Ihrem Tarifvertrag oder den entsprechenden Betriebsvereinbarungen oder Dienstvereinbarungen in Ihrem Unternehmen festgelegt.

 

Muss ein Urlaubsantrag immer schriftlich gestellt werden?

Wie genau ein Urlaubsantrag gestellt werden muss, darf tatsächlich der Arbeitgeber entscheiden. Es gibt keine Formerfordernisse im Bundesurlaubsgesetz. Zuweilen kann der gültige Tarifvertrag eine entsprechende Regelung enthalten, welche dann greift. Oftmals gibt es aber auch eine Betriebsvereinbarung zwischen Unternehmensführung und Betriebsrat, die auch solche Bereiche wie den Urlaubsanspruch, Urlaubsantrag und Ablauf der Urlaubsplanung regeln.

Deshalb kann das Formerfordernis an einen Urlaubsantrag von Unternehmen zu Unternehmen variieren. In manchen Betrieben wird ein Urlaubsantrag als Excel Liste gefertigt. Jeder Mitarbeiter trägt sich ein und am Ende wird die Urlaubsplanung vom zuständigen Vorgesetzten geprüft und schließlich von der Personalabteilung genehmigt.

Erst auf die Bestätigung des Urlaubs warten

Wenn Ihr Chef Sie auf Grund Ihrer Angaben in eine solche Liste einträgt, ist das noch keine Genehmigung des beantragten Urlaubs. Der Eintrag in diese Liste ist im ersten Schritt eher so etwas wie eine „Anhörung“ des Arbeitnehmers, damit der Arbeitgeber prüfen kann, wer in welchem Zeitraum Urlaub beantragen möchte.

Basierend auf dieser Liste kann der Arbeitgeber dann eine entsprechende Entscheidung treffen. Sie als Arbeitnehmer benötigen, trotz Eintrags in die Liste, immer noch eine Bestätigung, dass der Urlaub auch wirklich genehmigt wurde.


Urlaubsantrag als Formular - so arbeiten Unternehmen auf der sicheren Seite

Andere Arbeitgeber verlangen von ihren Beschäftigten einen Urlaubsantrag mit Formular zu stellen, das eigens dafür entwickelt wurde. Teilweise noch mit selbstdurchschreibendem Papier, damit der Arbeitnehmer auch ein Exemplar zur Verfügung hat. Wenn ein solcher Vordruck für Urlaubsanträge existiert, muss er natürlich von der Belegschaft auch verwendet werden. Klassische Formulare dieser Art sind beispielsweise die Peha-Urlaubsanträge. Diese Vordrucke beinhalten alle wichtigen Daten die ein Arbeitgeber braucht, um eine Entscheidung über den Urlaubsantrag eines Arbeitnehmers treffen zu können.

Auf einen schriftlichen Urlaubsantrag mit Vorlage können Sie allerdings dann zum Beispiel verzichten, wenn der mündlich gestellte Urlaubsantrag in Ihrem Unternehmen ganz normal ist.

Lassen Sie sich einen genehmigten Urlaub immer schriftlich bestätigen.

Das Problem bei der mündlichen Variante ist die fehlende Nachweisbarkeit. Wenn der Chef im Zweifelsfall behauptet, dass über diesen Urlaub nie gesprochen worden wäre, wird es schwer, das Gegenteil zu beweisen. Aus diesem Grund sollten Sie auch im Fall eines mündlichen Urlaubsantrags eine E-Mail an Ihren Chef schicken, und sich die gewährten Urlaubstage kurz schriftlich bestätigen lassen.

Ob ein Urlaubsantrag also mündlich, in Listenform, auf einer Vorlage oder eingescannt per PDF gestellt werden muss, entscheidet letztlich der Arbeitgeber. Wenn in Ihrem Betrieb der Urlaubsantrag schriftlich gestellt werden muss, sollten Sie sichergehen, dass Ihre Personalnummer auf dem Urlaubsantrag vermerkt ist, damit dieser fehlerfrei zugeordnet werden kann. Außerdem muss natürlich der Zeitraum für den Sie Ihre Urlaubsansprüche geltend machen möchten, eingetragen werden.

Gibt es auf dem in Ihrem Betrieb vorgegebenen Formular oder Vordruck für den Urlaubsantrag die Möglichkeit, Gründe für die Inanspruchnahme des Urlaubs für genau diesen Zeitraum aufzuführen, sollten Sie diese nutzen. So können Sie Ihrem Arbeitgeber die Entscheidung erleichtern, wenn Sie und ein Kollege oder mehrere Kollegen im gleichen Zeitraum Urlaub beantragen, Sie aber vom Standpunkt der sozialen Auswahl her den Vorrang haben. Außerdem sollten auf Ihrem Urlaubsantrag natürlich Ihr Nachname, Datum, Anschrift und Unterschrift nicht fehlen.

Wann muss ein Urlaubsantrag gestellt werden?

Wenn es um das Thema Urlaubsantrag und Urlaub im Büro geht, stellt sich auch immer wieder die Frage, ob es hier Fristen gibt, die eingehalten werden müssen. Muss ein Urlaubsantrag eine gewisse Zeit vor geplantem Urlaubsantritt eingereicht werden?

Auch dazu ist es wichtig zu wissen, was in Ihrem Unternehmen gängige Praxis ist. Natürlich ist es nur fair, einen Urlaubsantrag rechtzeitig zu stellen. Denn der Arbeitgeber muss in die Lage versetzt werden, auf das Fehlen einer Arbeitskraft zu reagieren. Sei es durch die Organisation von Urlaubsvertretungen oder durch anderweitige Maßnahme, soweit diese nötig sind.

Dennoch gibt es hier keine gesetzlich festgelegte Frist. In den meisten Betrieben hat sich allerdings ein Puffer von 14 Tagen eingebürgert, der auf jeden Fall zwischen der Abgabe des Urlaubsantrages und geplanten Urlaubsantritt liegen sollte. Das gilt natürlich nicht für einzelne Tage, die aus besonderen Anlässen wie kurzfristig notwendig gewordenen Handwerkertätigkeiten in der eigenen Wohnung oder aus wichtigen persönlichen Gründen beantragt werden.

Beantragen Sie Ihren Jahresurlaub immer rechtzeitig und verwenden Sie auf jeden Fall das vorgegebene Muster.

Je weniger Zeit der Arbeitgeber hat, Ihre Abwesenheit zu planen, desto eher kann er die Möglichkeit haben, zwingende betriebliche Gründe für eine Ablehnung Ihres Antrages heranzuziehen. Auch ein nicht der geforderten Form entsprechender Urlaubsantrag kann übrigens abgelehnt werden. Deshalb sollten Sie sich, wenn die Verwendung eines Formulars oder eines Musters gefordert wird, immer an die entsprechenden Vorgaben halten.

Was, wenn der Arbeitgeber auf den Urlaubsantrag nicht reagiert?

Sie haben Ihre Urlaubswünsche kundgetan, Ihr Arbeitgeber reagiert aber nicht? Auch nach mehreren Monaten haben Sie nichts zu Ihrem Urlaubsantrag gehört? Nun steht der geplante Urlaub kurz bevor und Sie sind sich unsicher, ob Sie den Urlaub antreten dürfen oder nicht.

Diese Unsicherheit besteht aus gutem Grund. Denn jeder Urlaubsantritt, ohne dass Ihr Arbeitgeber Ihnen den Urlaub genehmigt hat, ist erst einmal ein unentschuldigtes Fehlen. Das wiederum kann zur Abmahnung und im schlimmsten Fall zur Kündigung führen. Aber rechtfertigt ein Schweigen des Arbeitgebers auf einen Urlaubsantrag den Antritt des Urlaubs nicht? Gibt es nicht so etwas wie eine Genehmigungsfrist, die der Arbeitgeber einzuhalten hat, wenn er über einen Antrag auf Gewährung von Urlaubstagen entscheidet?

Tatsächlich gibt es Experten, die auf dem Standpunkt stehen, dass ein Urlaubsantrag auf den nicht reagiert wurde, als abgelehnt zu werten ist. So einfach kann man es sich als Arbeitgeber dabei allerdings nicht machen, denn ein Urlaubsantrag darf nur aus bestimmten Gründen abgelehnt werden. Diese müssen im Fall einer Ablehnung auch dargelegt werden. Das ist bei einer stillschweigenden Ablehnung allerdings nicht möglich. Allein deshalb kann das Schweigen des Arbeitgebers nicht als Ablehnung gewertet werden.

Im Gegenzug dazu gibt es ein Einzelfallurteil, das besagt, dass in dem dort strittigen Fall der Urlaubsantrag einen Monat nach Abgabe als genehmigt zu werten war, da der Arbeitgeber nicht reagiert hat. 

Bei diesem Urteil gibt es zwei Dinge zu beachten

1. Es ist ein Einzelfallurteil

Das bedeutet, dass es ein Urteil eines Arbeitsgerichts in einer niedrigeren Instanz war. Ein solcher Fall wurde bislang noch nie vor dem Bundesarbeitsgericht entschieden. Deshalb kann ein einzelnes Urteil zwar richtungsweisend, niemals aber für jede Fallgestaltung bindend sein.

2. Es liegt eine besondere Fallgestaltung zu Grund

Dazu kommt, dass es in dem Fall um eine Urlaubsliste ging. Hier wurde eine Liste aller Arbeitnehmer, die Urlaub beantragen wollten, gefertigt. Diese wurde dem Arbeitgeber übergeben. Nachdem ein Monat ohne eine Rückmeldung, ohne weitere Gespräche mit den Mitarbeitern über mögliche Überschneidungen etc. vergangen war, galt der über diese Liste eingereichte Urlaub dem Gericht zur Folge als genehmigt.

Dieses Urteil lässt sich nicht automatisch auf jeden gestellten Urlaubsantrag übertragen. Letztendlich ist ein solcher Fall aufgrund mangelnder höchstrichterlicher Entscheidungen und aufgrund fehlender Rechtsgrundlage eine rechtliche Grauzone.


Keine Reaktion? Halten Sie Rücksprache

Halten Sie bei hartnäckigem Schweigen Ihres Arbeitgebers rechtzeitig vor geplantem Urlaubsantritt mit Ihrem Arbeitgeber noch einmal Rücksprache, um Missverständnisse und ein mögliches unentschuldigtes Fehlen zu vermeiden.


Unter welchen Umständen kann ein Urlaubsantrag abgelehnt werden?

Der Arbeitgeber hat bei der Entscheidung über die Urlaubsvergabe grundsätzlich die Urlaubswünsche seiner Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Einschlägig ist hier § 7 BUrlG. Absatz 1 gibt allerdings zwei Möglichkeiten vor, aus denen ein Antrag auf Gewährung von Urlaubstagen abgelehnt werden kann. Dazu müssten

  • dringende betriebliche Belange oder
  • Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter, denen unter sozialen Gesichtspunkten ein Vorrang eingeräumt werden muss

vorliegen. Entsprechende soziale Gesichtspunkte gibt es in den meisten Betrieben zu beachten. So sind beispielsweise schulpflichtige Kinder eines Arbeitnehmers ein solcher sozialer Gesichtspunkt. Auch der Job des Ehepartners kann ein solcher sozialer Gesichtspunkt sein. Ist beispielsweise der Ehepartner Lehrer oder Schulbusfahrer, wäre auch dieser an die Ferien gebunden. Der Wunsch des Arbeitnehmers, den Urlaub als Familie verbringen zu können ist dabei ein sehr hoch einzuordnender sozialer Gesichtspunkt.

Aber auch religiöse Termine und Verpflichtungen können hier ebenso eine Rolle spielen wie entsprechende Vereinsveranstaltungen. Um Reibereien und Probleme mit der Urlaubsplanung zu vermeiden ist es daher sinnvoll, die eigenen Pläne vor der Abgabe eines Urlaubsantrages mit den anderen Kolleginnen und Kollegen in der Abteilung zu besprechen. Kommt es bei dem Versuch, den Urlaub vorher im Betrieb zu koordinieren zu keinem Ergebnis, muss letztlich der Arbeitgeber entscheiden, wem er den beantragten Urlaub genehmigt.

Übrigens: Auf den Passus in § 7 Abs. 1 BUrlG, dass Urlaubsanträge aufgrund wichtiger betrieblicher Belange abgelehnt werden können, begründen sich auch Urlaubssperren. Im Fall einer Urlaubssperre teilt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern bereits frühzeitig mit, dass in diesem Zeitraum betriebliche Belange vorliegen, die eine Urlaubsgewährung unmöglich machen. Wenn Sie also einen Antrag auf Urlaubstage in einer Urlaubssperre stellen, kann Ihr Arbeitgeber diesen ohne Probleme ablehnen.

Der Urlaubsantrag wurde genehmigt – kann da noch etwas passieren?

Ist ein Urlaubsantrag einmal genehmigt, kann diese Genehmigung nur unter ganz besonderen Voraussetzungen wieder zurückgenommen werden. Dazu müssten besondere betriebliche Belange Ihre Abwesenheit für den Arbeitgeber unzumutbar machen. Das kann zum Beispiel passieren, durch einen extrem hohen Krankenstand oder durch vom Arbeitgeber nicht zu verantwortende Verzögerungen in einem sehr wichtigen Auftrag. Wenn aus einem solchen Grund Ihre Anwesenheit notwendig ist, kann Ihr Arbeitgeber Sie im schlimmsten Fall sogar aus dem Urlaub zurückrufen. Wobei Sie nicht verpflichtet sind, im Urlaub erreichbar zu sein.

Das der Chef kurzfristig einen Auftrag übernommen hat, für den er Sie dringend braucht, kann hingegen kein Grund für die Rücknahme eines einmal gewährten Urlaubs sein. Denn wenn der Urlaub genehmigt ist, muss auch der Arbeitgeber so planen, dass der Urlaub wirklich stattfinden kann.

In Fällen, in denen es tatsächlich hinreichende Gründe dafür gibt, die Entscheidung über den Urlaubsantrag zu ändern, ist es aber mit der bloßen Rücknahme der Gewährung des Urlaubs nicht getan. Denn in einem solchen Fall haben Sie einen Anspruch gegen den Arbeitgeber auf die Erstattung von Kosten, die Ihnen entstanden sind, weil Sie sich auf den bewilligten Urlaub verlassen haben. Wenn Sie also die Familienreise stornieren müssen, aber Ihre Anzahlung nicht mehr zurückbekommen oder einen großen Teil des aufgerufenen Reisepreises trotzdem zahlen müssen, ist Ihr Arbeitgeber verpflichtet, diese Kosten zu übernehmen.

Abwesenheitsnotiz formulieren: Ein Beispiel

In der Zeit vom xxxxxxx bis einschließlich xxxxxx bin ich im Urlaub/nicht im Büro. Sie erreichen mich ab dem xxxxxx wieder.

Meine E-Mails werden während meiner Abwesenheit von Herrn/Frau xyz gelesen und bearbeitet.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte telefonisch in unserem Sekretariat, Tel. 01234-567890

(Signatur und Ende)


So ist der Urlaubsanspruch geregelt

Der Jahresurlaub dient der Erholung der Mitarbeiter und ist für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer gleichermaßen ein Gewinn. Denn während der Arbeitnehmer die Möglichkeit hat, einmal die Beine hochzulegen und so richtig auszuspannen, kann der Arbeitgeber auf motiviertere Mitarbeiter mit einer höheren Arbeitsmoral hoffen.

Bleibt die Frage, wie hoch der jährliche Urlaubsanspruch überhaupt ist und ob es bestimmte Kriterien gibt, wie dieser Jahresurlaub zu nehmen ist. Auch die Berechnung der Urlaubstage, auf die Sie im Fall einer Kündigung noch Anspruch haben, ist ein Punkt der bei vielen Arbeitnehmern Fragezeichen auf der Stirn hinterlässt.

Wonach richtet sich der jährliche Urlaubsanspruch?

Grundsätzlich gilt in Deutschland das Bundesurlaubsgesetz. Dieses beinhaltet allerdings nur Mindeststandards. Der hier festgelegte Urlaubsanspruch darf nicht unterschritten – sehr wohl aber überboten werden. Der gesetzliche Anspruch auf Erholungsurlaub beträgt 24 Tage bei einer sechs Tage Woche. Insgesamt also vier Wochen Urlaub im Jahr als gesetzliches Minimum.

Neben dem Bundesurlaubsgesetz gelten auch die verschiedenen Tarifverträge für die unterschiedlichen Branchen in Deutschland. Diese beinhalten zumeist noch einmal eigene Regeln, wenn es um den Anspruch auf Erholungsurlaub geht. In vielen Branchen gelten inzwischen tariflich vereinbarte 30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr. Für Menschen mit einer Schwerbehinderung ist der Urlaubsanspruch in aller Regel noch einmal erhöht.

Gibt es Vorgaben darüber, wie der Urlaub zu nehmen ist?

Tatsächlich gibt es gesetzliche Vorgaben dazu, wie der Erholungsurlaub im Kalenderjahr zu nehmen ist. Grundsätzlich ist die Intention des Gesetzgebers bei der Festlegung eines Urlaubsanspruchs im Gesetz, sicherzustellen, dass jeder Arbeitnehmer die Möglichkeit hat, einmal über einen längeren Zeitraum Erholung zu tanken. Das geht aus Sicht des Gesetzgebers allerdings nur, wenn der Urlaub so lange wie möglich zusammenhängend genommen wird.

Aus diesem Grund ist in der Theorie erst einmal eine zusammenhängende Gewährung des gesamten Jahresurlaubs vorgesehen. Dass das in den meisten Betrieben in der Regel nicht machbar ist, ist auch dem Gesetzgeber klar. Aus diesem Grund hat er hier die Einschränkung zugelassen, dass von dem Erfordernis auf komplette und zusammenhänge Gewährung des Urlaubs abgewichen werden kann, wenn die Gründe dafür in der Person des Arbeitnehmers liegen oder wenn eine so lange urlaubsbedingte Abwesenheit auf der Arbeit aus betrieblichen Gründen nicht möglich ist.

Da einer dieser beiden Punkte in den meisten Fällen gegeben ist, liegt die durchschnittliche Dauer eines Urlaubs zumeist deutlich unter vier Wochen. Allerdings sieht das Bundesurlaubsgesetz vor, dass mindestens ein Urlaub im Kalenderjahr wenigstens 12 Tage lang sein. Hiervon gibt es keine Ausnahme.

Darüber hinaus gilt, dass der Jahresurlaub im Kalenderjahr in dem er zusteht genommen werden soll. Das bedeutet jedoch nicht, dass verbliebene Urlaubstage am Ende des Jahres einfach verfallen. Der Arbeitgeber muss Sie informieren, wenn noch Urlaubstage offen sind. Auf Antrag müssen solche offenen Tage ins nächste Jahr übernommen werden und sind dann bis zum 31.03. des Folgejahres zu verbrauchen.

In vielen Betriebsverinbarungen und Tarifverträgen gibt es auch hierzu Regelungen, die noch einmal deutlich mitarbeiterfreundlicher sind. So lässt sich der Urlaubsanspruch aus dem Vorjahr teilweise sogar bis in den September des Folgejahres schieben.

Wie berechnet sich der Urlaubsanspruch bei Kündigung?

Soll eine Berechnung des Urlaubsanspruchs für einen Zeitraum der kein volles Kalenderjahr umfasst vorgenommen werden, gelten zwei einfache Regeln. Jeder geleistete Arbeitsmonat bringt dem Arbeitnehmer 1/12 seines Urlaubsanspruchs. Kommt die Personalabteilung bei der Berechnung des anteiligen Urlaubsanspruchs nach Kündigung auf ein Ergebnis mit Stellen hinter dem Komma, sind Teilurlaubstage von einem halben Tag oder mehr als ein ganzer Urlaubstag zu berücksichtigen.

Hätten Sie in einem Jahr bei Kündigung also einen Urlaubsanspruch von 12,5 Tagen, wären Ihnen 13 Tage Urlaub in diesem Kalenderjahr vor der Kündigung zu gewähren. Beginnen Sie nach der Kündigung eine Tätigkeit bei einem neuen Arbeitgeber, rechnet dieser den Ihnen vom alten Arbeitgeber gewährten Urlaub natürlich mit an. So soll eine Doppelgewährung von Urlaubstagen aufgrund eines Arbeitgeberwechsels vermieden werden.

So berechnen Sie Ihren Urlaubsanspruch selbst

Wer seinen eigenen Urlaubsanspruch berechnen möchte, braucht dafür keinen umständlichen Proberechner auszufüllen. In der Regel reichen für die Berechnung vom Urlaubsanspruch ein Taschenrechner, ein Kalender und Ihr Arbeitsvertrag.

Urlaubsanspruch bei Teilzeitmitarbeitern

Bei der Berechnung der Urlaubsansprüche von Teilzeitmitarbeitern ist die Zahl der Arbeitstage wichtig. Das Bundesurlaubsgesetz, ebenso wie die verschiedenen Tarifverträge, gibt eine bestimmte Menge von Tagen vor, an denen man Urlaub bekommen kann. Im Fall des Bundesurlaubsgesetztes sind es 24 Tage. Diese errechnen sich aus einer 6-Tage-Woche. Das bedeutet, dass der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch 4 Wochen im Jahr beträgt.

Arbeiten Sie nun in einer Branche, in denen Ihnen im Jahr 30 Urlaubstage zustehen, bei einer klassischen 5-Tage-Woche, dann haben Sie einen Anspruch von 6 Wochen Urlaub im Jahr. Arbeiten Sie nun als Sekretärin in Teilzeit beispielsweise an 3 Tagen in der Woche, würde in der genannten Branche Ihr Urlaubsanspruch 18 Arbeitstage und damit wiederum volle 6 Wochen betragen.

Wie wirken sich Mutterschutz und Elternzeit auf den Urlaubsanspruch aus?

Anders funktioniert es, wenn der Urlaubsanspruch in einem Jahr berechnet werden soll, in dem Sie ein Kind bekommen. Die Mutterschutzfrist ist dabei absolut unschädlich. Doch wenn Sie nach der Geburt des Kindes und nach Ablauf des Mutterschutzes in Elternzeit gehen möchten, verlieren Sie für die Monate der Elternzeit Ihren Urlaubsanspruch.

Hier gilt allerdings: Der Urlaubsanspruch entfällt nur für jeden vollen Kalendermonat. Beginnt die Elternzeit also mitten in einem Monat, entfällt für diesen Monat der Urlaubsanspruch nicht – auch nicht für den Monat, in dem die Elternzeit mitten im Monat endet. Diese Information ist vor allem für Väter, die zwei Monate Elternzeit nehmen möchten, sehr interessant.

Wenn beispielsweise Ihr Kind am 14. eines Monats geboren wurde, dann kann eine Elternzeit für die Elterngeld gewährt wird nur innerhalb der ersten 14 Lebensmonate genommen werden und dann auch nur für ganze Lebensmonate. Ein klassischer Elternzeit Zeitraum für Väter wäre dann zum Beispiel die Zeit vom 14. Juli bis 13. September. Die Monate Juli und September sind zum Teil noch Arbeitsmonate. Für diese behalten Sie den vollen Urlaubsanspruch.

Nur der Monat August liegt vom 01. bis zum 31. des Monats in der Elternzeit. Für diesen Monat wird dann 1/12 des Urlaubsanspruchs von Ihrem Jahresanspruch abgezogen. Das Ergebnis wird bei Bedarf wieder aufgerundet. Wer also einen Anspruch auf 30 Urlaubstage hätte, verliert durch den einen vollen Monat Elternzeit 2,5 Urlaubstage. Übrig bleiben 27,5.

Da aber halbe Urlaubstage als Ganze zu werten sind, hat der Vater in diesem Beispiel insgesamt 28 Urlaubstage übrig.

Urlaub und Sonderurlaub – passt das zusammen?

Wer unbezahlten Sonderurlaub oder ein sogenanntes Sabbatical einlegt, dessen Arbeitsverhältnis ruht. In dieser Zeit erwirbt er keinen weiteren Anspruch auf Erholungsurlaub. Das sahen Arbeitsgerichte in der Vergangenheit anders, nach einem entsprechenden Urteil des Bundesarbeitsgericht vom 19. März 2019 (Az. 9 AZR 315/17) müssen die Experten in diesem Punkt allerdings umdenken.

Wenn Sie also für einen Zeitraum von einem Monat oder länger unbezahlten Sonderurlaub in Anspruch nehmen, entfällt Ihr Urlaubsanspruch für diesen Zeitraum ebenfalls.

Diesen Urlaubsanspruch haben Sie in einem Minijob

Manche Arbeitnehmer lassen sich einreden, dass in einem Minijob kein Anspruch auf Urlaub bestehen würde. Das stimmt natürlich nicht. Der Minijob ist ein Arbeitsverhältnis wie jedes andere auch, nur eben mit einem deutlich geringeren Stundenumfang und einer anderen Besteuerung. Für Minijobber gelten die gleichen Urlaubsbedingungen, wie für jeden anderen Mitarbeiter im Betrieb auch.

Das bedeutet, dass bei einem Urlaubsanspruch von 6 Wochen auch der Minijobber für volle 6 Wochen Urlaub nehmen kann. Wie viele Urlaubstage das im Endeffekt genau sind, ist abhängig von der Zahl der Tage, die Sie in Ihrem Minijob arbeiten.

So holen Sie das Beste aus Ihrem Urlaub heraus 

Bevor Sie Ihren Urlaubsantrag stellen, sollten Sie einmal in Ruhe schauen, wie Sie am meisten aus Ihrem Urlaub herausholen können. Das geht grade bei Kindern natürlich hauptsächlich mit einem Urlaub in den Schulferien. Da ist die ganze Familie zusammen und Sie können die gemeinsame Zeit für Reisen oder anderweitige gemeinsame Aktivitäten nutzen.

Wenn Sie sich von der Arbeit frei nehmen möchten, ist es allerdings auch interessant zu schauen, wie Sie Ihre Urlaubstage am sinnvollsten legen, um so viel Erholungsurlaub wie möglich mit so wenig Urlaubstagen wie möglich zu bekommen. Brücken- und Feiertage sind da immer eine willkommene Möglichkeit, den eigenen Urlaub zu verlängern.

Aber Vorsicht! Die meisten Mitarbeiten legen ihre Wünsche den Urlaub betreffend so, dass sie ein paar Brückentage im Jahr mitnehmen können. Das ist einer der Gründe, weshalb es wichtig ist, sich vorher Gedanken über seine eigene Urlaubsplanung zu machen.

Urlaub effizient nutzen – und Brückentage 2020 einplanen

Die Zahl der Brückentage variiert von Jahr zu Jahr und ist natürlich auch immer ein Stück weit abhängig von dem Bundesland in dem Sie leben. Denn nicht jeder gesetzlicher Feiertag wird auch bundesweit begangen.

Generell sind die Brückentage im Jahr 2020 eher rar gesät. Wenn Sie in der Urlaubsplanung die Feiertage nutzen möchten, um Ihren Urlaub etwas zu verlängern, haben wir hier ein paar Tipps für Sie.

Brückentage Neujahr 2019/2020

Der 01. Januar 2020 ist ein Mittwoch. Zwei Tage neuen Urlaub drangehängt und schon haben Sie ein sehr langes freies Wochenende. In manchen Bundesländern ist sogar Montag der 06.01.2020 (Heilige Dreikönige) ein Feiertag, sodass sich die freie Zeit in diesem Fall noch weiter erhöht.

Brückentage Ostern 2020

Wie in jedem Jahr reichen in den zwei Osterwochen 8 Tage aus, um volle zwei Wochen Urlaub zu bekommen. Aber Vorsicht. Aufgrund der in den meisten Bundesländern in den Osterwochen liegenden Osterferien haben Arbeitnehmerinnen mit schulpflichtigen Kindern hier oft Vorrang.

Brückentage Tag der Arbeit und Pfingsten 2020

Der 01. Mai 2020 ist ein Freitag und bringt damit ohnehin schon ein langes Wochenende. Wer hier die ganze Woche frei haben möchte, braucht nur 4 Urlaubstage. Gleiches gilt für die Pfingstwoche. Der Pfingstmontag fällt im Jahr 2020 auf den 01. Juni.

Brückentage Christi Himmelfahrt und Fronleichnam 2020

Diese beiden Feiertage liegen immer auf einem Donnerstag und rahmen das Pfingstwochenende ein. Christi Himmelfahrt fällt in diesem Jahr auf den 21. Mai. Fronleichnam ist 11. Juni 2020. Da allerdings nicht beide Feiertage in allen Bundesländern begangen werden, gilt es sich vorher zu informieren, welcher Brückentag sich wirklich lohnt.

Brückentage Weihnachten 2020

Der Heilige Abend, der kein gesetzlicher Feiertag ist, fällt 2020 auf einen Donnerstag. Der 1. Weihnachtsfeiertag ist damit ein Freitag. Je nach geltendem Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung kann es sein, dass Heiligabend ein halber Arbeitstag oder gar ganz frei ist. Wer hier drei oder eben vier Urlaubstage investiert, gewinnt die ganze Woche.

Gleiches wie für Heiligabend gilt übrigens für Silvester. Neujahr 2021 fällt wiederum auf einen Freitag, sodass auch in dieser Woche drei bzw. vier Tage, je nachdem wie in Ihrem Betrieb mit Silvester verfahren wird, für eine ganze Woche Urlaub reichen.

Wenn es an die Urlaubsplanung für das Jahr 2021 geht, gilt zu beachten, dass hier auch der 01. Mai auf ein Wochenende fällt. Es liegt somit noch ein gesetzlicher Feiertag weniger vor. Auch die Weihnachtsfeiertage sind in 2021 am Wochenende zu finden. Damit reduziert sich leider die Zahl der freien Tage im Jahr 2021 erheblich. Natürlich ist gerade in den Wochen rund um die Feiertage und möglichen Brückentage eine konkrete Absprache der Urlaubswünsche in der eigenen Abteilung besonders wichtig. Denn verständlicher Weise möchte jeder Mitarbeiter ein Stück weit von diesen zusätzlichen freien Tagen profitieren.

Das gilt es bei der Urlaubsvorbereitung zu beachten

Sie haben Ihren Urlaubsantrag rechtzeitig gestellt, de Urlaub wurde genehmigt und nun steht Ihr Urlaubsantritt unmittelbar bevor. Dann sollten Sie für die Zeit Ihrer Abwesenheit vorsorgen. Denn der Betrieb muss in den Wochen Ihres Urlaubs auch ohne Sie weiterlaufen. Deshalb gilt es die Urlaubsvertretung zu organisieren.

Je nach Arbeitgeber kann es bei der Urlaubsvertretung auch arbeitsrechtliche Aspekte zu berücksichtigen geben – diese liegen dann allerdings in der Verantwortung Ihres Arbeitgebers. Wichtig ist, dass Sie mit Ihrer Vertretung eine Übergabe des Arbeitsplatzes und der Aufgaben machen. Dazu kann es, vor allem wenn die Person die Sie vertritt nicht jeden Tag dieselben Aufgaben wahrnimmt wie Sie, sinnvoll sein, eine Checkliste mit den entsprechenden Aufgaben anzufertigen.

Auf dieser Checkliste sollte wirklich jede Aufgabe und jeder Arbeitsschritt aufgeführt sein, damit sich die betreffende Person auch darauf verlassen kann, die Aufgaben bei Einhaltung der Checkliste umfänglich zu erfüllen.

Checkliste für die Urlaubsvorbereitung

Außerdem ist es sinnvoll, sich selbst eine Checkliste anzufertigen, was in der Urlaubsvorbereitung alles zu erledigen ist. Am letzten Tag im Büro kann es schnell mal hektisch werden. Damit Sie im Stress nicht vergessen, Ihr Telefon auf die Urlaubsvertretung umzustellen oder einen Abwesenheitsassistenten in Ihrem E-Mail Postfach einzurichten, sollten Sie alles Wichtige notieren und Stück für Stück abarbeiten. Diese Checkliste kann beispielsweise so aussehen:

  • Schreibtisch aufräumen
  • sämtliche Wiedervorlagen abarbeiten
  • Checkliste für die täglichen Aufgaben des Stellvertreters anfertigen
  • Übergabegespräch mit Stellvertretung führen
  • Abschlussgespräch mit dem Chef führen - wichtige Dinge, die im Urlaub anstehen könnten kurz erörtern
  • Rufumleitung am Telefon einstellen
  • Abwesenheitsassistent am E-Mail Postfach einstellen - ggf. auch auf Englisch
  • die anderen Mitarbeiter der Abteilung kurz über die Dauer der eigenen Abwesenheit informieren

Stellvertreter-Regel in Outlook

Die Stellvertreter-Regel in Outlook kann super nützlich sein, um zum Beispiel die Termine der Auszubildenden oder des Chefs ebenfalls zu bekommen und somit Meeting besser planen zu können. Wenn diese Regel allerdings nicht mehr gebraucht wird, weil der Auszubildende z.B. die Abteilung gewechselt hat, ist es wichtig diese Regel wieder zu entfernen, um nicht weiterhin alle Termine ebenfalls zu bekommen. Dies geht kinderleicht, das Einzige, was zu beachten gilt ist, dass der „Stellvertreter“ aus dem gesamten Outlook der Person gelöscht wird und nicht bloß aus der Kategorie „Kalender“.


Was ist, wenn es doch einmal Probleme mit dem Urlaub gibt?

Ihr Chef will Ihnen den Urlaub nicht genehmigen, hat aber keinen triftigen Grund dafür? Sie sollen einen genehmigten Urlaub nicht antreten, weil aufgrund eines Fehlers des Arbeitgebers Not am Mann ist? Wenn Sie mit der Entscheidung Ihres Arbeitgebers unzufrieden sind, ist genau das die Situation, in der Sie einen Fachanwalt zur Prüfung Ihrer Möglichkeiten einschalten sollten. Einen Urlaub auch ohne Genehmigung oder entgegen einer ausdrücklichen Anweisung trotzdem anzutreten, ist hingegen keine Lösung.

Fazit: So klappt es auch in 2020 mit dem geplanten Urlaub

Nach der entsprechenden Absprache Ihrer Urlaubswünsche in Ihrer Abteilung, reichen Sie Ihren Urlaubsantrag bei Ihrem Chef ein. Ob Sie hierfür ein bestimmtes Muster beachten müssen, eine Excel Tabelle verwendet wird, eine formlose E-Mail oder sogar eine mündliche Anfrage ausreicht, entscheidet Ihr Arbeitgeber. In den meisten Fällen werden Sie schon innerhalb von rund 10 Tagen eine Antwort erhalten. Eine konkrete Genehmigungsfrist gibt es hierbei leider nicht. Allerdings gibt es ein Gerichtsurteil, wonach ein Urlaubsantrag ohne Rückmeldung auch als genehmigter Urlaub gewertet werden kann. Im konkreten Einzelfall betrug der Zeitraum ohne Rückmeldung rund vier Wochen.

Sollten Sie tatsächlich so lange nichts von Ihrem Urlaubsantrag hören, ist es allerdings vor allem sinnvoll, Rücksprache mit dem Chef oder der Personalabteilung zu halten und nachzufragen. Wenn das Unternehmen bzw. Ihr Chef wirklich nicht auf Ihre Urlaubswünsche eingehen kann, muss er Ihnen die Gründe dafür genau erläutern. Es kommt zwar selten vor, aber sollte es tatsächlich keine Einigungsmöglichkeit geben, bleibt Ihnen der Weg über einen Fachanwalt und die Klage am Arbeitsgericht offen. Dies sollte jedoch nur die letzte Option sein.

Weitere Artikel zu diesem Thema:
guter Chef, Good boss, schlechter Chef, bad boss, Schlechte Führungskraft
Good boss – bad boss: Die 5 besten und die 5 schlimmsten Eigenschaften von Führungskräften

Niemand ist näher dran am deutschen Top-Management als Sekretärinnen und Sekretäre in den Vorzimmern: Sie erleben die Führungskräfte oftmals von einer ganz anderen…

Arbeitsbescheinigung ausfüllen, Tipps zum Ausfüllen von Arbeitsbescheinigungen
Arbeitsbescheinigung richtig ausfüllen – darauf sollten Sie achten

Die Arbeitsbescheinigung ist ein Formular der Bundesagentur für Arbeit, das notwendig ist, um Arbeitslosengeld zu beantragen. Dieses Formular muss der Arbeitgeber…

Sekretärin, Assistentin, Unterschied erklärt
Was unterscheidet Sekretärinnen von Assistenzkräften?

Die Berufsbezeichnung „Sekretärin" ist etwas aus der Mode gekommen. Das liegt unter anderem daran, dass damit bis heute verschiedene Klischees verbunden werden.…

Fachliche Führung, Disziplinarische Führung, Führungsstile
Disziplinarische Führung und fachliche Führung von Mitarbeitern: Merkmale, Aufgaben und Unterschiede

Die disziplinarische Führung dient dazu, die Mitarbeiter mithilfe der Weisungsbefugnis zu ihrer besten Leistung zu motivieren und ihnen persönliches Feedback zu…

Bewerbung, Stellenausschreibung, Bewerber
Bewerbung: So finden Sie leichter den passenden Mitarbeiter für das Unternehmen

Der gesamte Prozess der Bewerberauswahl ist vielschichtig und gleichzeitig sehr wichtig. Schließlich wollen Sie den richtigen Kandidaten für Ihren Arbeitgeber…

DSGVO, Datenschutzbeauftrage, Datenschutzbeauftragter, Datenschutz im Unternehmen, Datenschutz im Sekretariat
Was machen Datenschutz-beauftragte?

Persönliche Daten und der Datenschutz spielen heutzutage eine immer wichtigere Rolle im betrieblichen und gesellschaftlichen Kontext. Wir produzieren ständig…

Arbeitsrecht im Sekretariat, Welche Rechte haben Mitarbeiter, die das Sekretariat kennen muss
Arbeitsrecht im Sekretariat: Darauf sollten Sie im Büro achten

Das Arbeitsrecht umfasst die Gesamtheit der Regelungen und Gesetze, an die sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber am Arbeitsplatz halten müssen. Die Leistung, die der…