Bewerbung, Stellenausschreibung, Bewerber
Wie findet man den richtigen Kandidaten nach vorhandenen Bewerbungen? © iJeab - Shutterstock

Bewerbung: So finden Sie leichter den passenden Mitarbeiter für das Unternehmen

Der gesamte Prozess der Bewerberauswahl ist vielschichtig und gleichzeitig sehr wichtig. Schließlich wollen Sie den richtigen Kandidaten für Ihren Arbeitgeber finden. Wie Ihnen das leichter gelingen kann, erfahren Sie hier.

Austausch mit dem Vorgesetzten: Das Vorgehen absprechen

Mitunter übernehmen Assistentinnen und Assistenten für Ihren Vorgesetzten oder den Personaler auch die Sichtung von Bewerbungsunterlagen. Der erste Schritt im Bewerbungsverfahren ist in der Regel, dass Sie mit Ihrem Vorgesetzten Rücksprache halten und ein verbindliches Vorgehen im Hinblick auf die Bewerbungsunterlagen von Kandidaten festlegen.

Wenn Sie sich einmal auf einen Ablauf geeinigt haben, können Sie sich daran orientieren und alle weiteren Bewerbungen nach diesem Schema abarbeiten. Dazu gehört auch, dass Sie klären, wann Ihr Vorgesetzter oder der Personaler die Bewerbungsunterlagen bekommt, ob er alle eingehenden Bewerbungen erhält oder ob Sie schon eine Vorauswahl treffen sollen. Wenn er Ihnen dabei weitestgehend freie Hand lässt, können Sie sich an unseren weiteren Tipps orientieren.

Sichtung von Bewerbungen: So gehen Sie vor

Wenn Sie zum ersten Mal die Aufgabe übernehmen, für Ihren Vorgesetzten eine Vorauswahl unter den Bewerbern zu treffen, sollten Sie systematisch vorgehen. Das gilt übrigens auch dann, wenn Sie schon länger Bewerbungsunterlagen sichten und Sie das Gefühl haben, dass Sie dafür viel zu viel Zeit benötigen. 

Mit einem klar strukturierten Ablaufplan finden Sie schneller die Bewerbungen von Kandidaten, die es in die nähere Auswahl und vielleicht sogar ins Vorstellungsgespräch schaffen. Dabei sollten Sie folgendermaßen vorgehen:

Welchen optischen Eindruck machen die Unterlagen und das Bewerbungsschreiben? Dieser Schritt lohnt sich besonders dann, wenn Ihr Arbeitgeber sehr viele Bewerbungen bekommt. Mit dieser ersten groben Sichtung können Sie nämlich sofort die Bewerbungen aussortieren, die einen schlechten Eindruck machen:

  1. Fettflecken
  2. Unsaubere und geknickte Bewerbungsmappen
  3. Unprofessionelles Bewerbungsfoto 

Alles das sind Kriterien, nach denen Sie Bewerbungen schnell ordnen können. Denn meist gilt: Wenn der Bewerber sich schon keine Mühe gibt, ein ordentliches Anschreiben und einen fehlerfreien Lebenslauf zusammen mit Arbeitszeugnissen und weiteren Anlagen in einer sauberen Bewerbungsmappe abzugeben, ist es mit der Motivation für den Arbeitsplatz nicht allzu weit her.

Darauf sollten Assistentinnen und Assistenten bei Bewerbungen achten

Die Bewerbungen, die nach dieser ersten groben Sichtung in die nähere Auswahl kommen, können Sie sich im folgenden Schritt genauer ansehen. Dabei bietet es sich ebenfalls wieder an, ein strukturiertes Vorgehen zu nutzen, das Sie bei allen Bewerbungen anwenden. So stellen Sie sicher, dass Ihr abschließendes Urteil auf nachvollziehbaren Kriterien beruht. Das hat den weiteren Vorteil, dass Kollegen Sie im Urlaub oder Krankheitsfall vertreten können ohne dass es zu Einbußen bei der Qualität der Bewerberauswahl kommt.

Überprüfen Sie den Lebenslauf auf Kenntnisse und Qualifikationen

Eine Umfrage des Staufenbiel Instituts in Zusammenarbeit mit Kienbaum Consulting International hat ergeben, dass die Mehrzahl der Personalverantwortlichen zunächst auf den Lebenslauf schaut. Dieses Vorgehen hat sich also bewährt, um sich schnell einen Eindruck davon zu verschaffen, ob der Bewerber überhaupt zu dem ausgeschriebenen Arbeitsplatz passt, oder neue Herausforderungen sucht. So erfahren Sie nämlich mit nur wenigen Blicken, welche Tätigkeiten der Bewerber in seiner bisherigen beruflichen Laufbahn ausgeübt hat. Eine passende Ausbildung oder Studium sollte an dieser Stelle zum Beispiel aufgeführt sein.

Um zu entscheiden, ob der vorliegende Lebenslauf alle Anforderungen erfüllt, sollten Sie wissen, worauf Sie achten müssen. Wenn es die Zeit erlaubt, können Sie zu diesem Zweck zum Beispiel mit einem Mitarbeiter aus der jeweiligen Abteilung sprechen. Die Kollegen wissen meist sehr genau, was der neue Mitarbeiter mitbringen sollte. Das kann Ihnen wertvolle Hinweise geben, worauf Sie bei der Sichtung der Bewerbungsunterlagen achten sollten.

Eine weitere Möglichkeit, schnell den passenden Kandidaten zu finden, ist die Aufteilung der Fähigkeiten und Kenntnisse in Muss- und Kann-Qualifikationen. Auch hier können Ihnen die Mitarbeiter aus der Abteilung helfen, Sie finden diese Angaben aber auch in der Stellenanzeige.

Muss-Qualifikationen sind diejenigen Kenntnisse, die der Kandidat unbedingt mitbringen muss. Beispielsweise Fremdsprachenkenntnisse wenn es sich um einen Arbeitsplatz im internationalen Umfeld handelt. Auch mehrjährige Berufserfahrung ist für einige Berufe unabdingbar. Bei Kann-Qualifaktionen stellt sich der Bewerber eventuell neuen Herausforderungen.

Diese Kompetenzen erkennen Sie unter anderem an folgenden Formulierungen:

  • Der Bewerber muss unbedingt Kenntnisse in…
  • … setzen wir unbedingt voraus
  • … ist für die Stelle zwingend erforderlich
  • Der ideale Kandidat besitzt…

Fähigkeiten und Kenntnisse, die der Bewerber nicht zwingend mitbringen muss, die ihm aber einen Vorteil im Bewerbungsverfahren bringen, sind ebenfalls in der Stellenanzeige zu finden.

Meist werden diese sogenannten Kann-Qualifikationen mit einer der folgenden Formulierungen umschrieben:

  • … sind sehr vorteilhaft.
  • … runden Ihre Kenntnisse ab.
  • … sind von Vorteil.
  • …nicht zwingend erforderlich.

Ein Bewerbungsfoto gehört heute nicht mehr zwingend zu einer Bewerbung  

Sollte es fehlen, ist es damit kein Grund, dem Kandidaten eine Absage zu erteilen. Gleichwohl benutzen immer noch die Mehrzahl der Bewerber ein Foto. Manche sogar in einem größeren Format auf dem Deckblatt.


Das macht ein gutes Anschreiben bzw. Bewerbungsschreiben aus

Nachdem Sie sich einen Eindruck vom Lebenslauf des Kandidaten gemacht haben, sollten Sie sich das Bewerbungsanschreiben ansehen. Auch hier gibt es ganz bestimmte Kriterien, auf die Sie unbedingt achten sollten.

Vor allem auf Bewerbungsmuster sollten Sie in diesem Zusammenhang vorbereitet sein. Es kommt leider immer wieder vor, dass Bewerber kein individuelles Anschreiben erstellen, sondern einfach eine Vorlage aus dem Internet verwenden. Je mehr Bewerbungen Sie lesen, umso schneller werden Ihnen diese Bewerbungsmuster bei Bewerbungsschreiben auffallen.

Meist liegen Sie richtig damit, wenn Sie diesen Bewerbern eine Absage erteilen oder die Bewerbung wenigstens separat ablegen. So können Sie diese Ihrem Vorgesetzten zwar zeigen, sollten jedoch darauf hinweisen, dass der Kandidat wenig Motivation gezeigt und sich für ein Muster aus dem Netz entschieden hat.

Bei Anschreiben, die der Bewerber selbst verfasst hat, sollten Sie besonders auf die Informationen achten, die Sie zusätzlich zum Lebenslauf bekommen. Im Bewerbungsanschreiben geht es nämlich nicht darum, einfach nur zu wiederholen, was Sie bereits im Lebenslauf sehen können. Vielmehr sollte der Bewerber hier noch einmal seine Motivation deutlich machen, warum er sich auf die Stelle bei dem Arbeitgeber bewirbt und vor allem welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Qualifikationen er bereits erworben hat, die ihn zu dem Beruf befähigen.

Ein Abschlusssatz darf im Bewerbungsschreiben nicht fehlen

Jedes Anschreiben endet mit einem Abschlusssatz. Hier tun sich die meisten Bewerber schwer und verwenden daher in der Regel eine Floskel oder ein Muster aus dem Internet. Meist werden Sie einen der folgenden Sätze lesen:

  • Über eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch…
  • Ich würde mich freuen, meine Qualifikationen in einem persönlichen Gespräch…
  • Gerne stehe ich Ihnen zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch zur Verfügung.

Das bedeutet aber auch, dass Ihnen der Abschlusssatz ebenfalls dabei helfen kann, den richtigen Kandidaten für die Stelle zu finden. Wer hier nämlich Kreativität zeigt und sich nicht mit einem Mustersatz aus dem Internet begnügt, scheint durchaus motiviert zu sein, die Stelle zu bekommen. Halten Sie also ruhig nach außergewöhnlichen Formulierungen Ausschau. Unter Umständen kann sich dahinter ein vielversprechender Bewerber verbergen.

Das gilt natürlich auch für eine Initiativbewerbung. Obwohl der Bewerber damit bereits bewiesen hat, dass er gerne im Unternehmen arbeiten möchte, kann er mit einem gelungenen Abschlusssatz sein Anschreiben abrunden und die Aufmerksamkeit des Personalers auf sich ziehen.

Deckblatt: Der erste Eindruck zählt

Das Deckblatt ist ein optionales Element, das dann zum Einsatz kommen kann, wenn Bewerber eine Bewerbungsmappe verwenden. Meist finden sich auf dem Deckblatt noch ergänzende Angaben und in der Regel ein Bewerbungsfoto in etwas größerem Format.

Jedoch benutzen die meisten Bewerber heutzutage kaum noch ein Deckblatt. Aus dem einfachen Grund, weil die meisten Bewerbungen digital verschickt werden. Natürlich kann man auch bei einer digitalen Bewerbung eine Bewerbungsmappe erstellen und auch in diesem Fall ein Deckblatt einfügen. Trotzdem zeigt sich in den letzten Jahren der Trend, dass Bewerber immer häufiger auf das Deckblatt verzichten – vor allem bei Online-Bewerbungen.

Sollten sie es jedoch benutzen, muss es natürlich in die Beurteilung der gesamten Bewerbung einfließen. Das bedeutet: Schauen Sie sich das Deckblatt genau an:

  • Wie ist es aufgebaut?
  • Gibt es zusätzliche Informationen zur Bewerbung oder bläht es die Unterlagen nur unnötig auf?
  • Ist es ansprechend und weckt es Ihr Interesse oder hätte es sich der Bewerber besser gespart?

Ein Deckblatt ist nicht vorgeschrieben 

Somit sollten Sie sein Fehlen auch nicht negativ bewerten. Wenn es allerdings den Bewerbungsunterlagen beiliegt, muss es auch einen Zweck erfüllen. Aber vor allem muss es sich auch optisch in die übrige Bewerbung einfügen.


Online Bewerbung vs. Print: Was sind die Vorteile?

Wie bereits angesprochen benutzen viele Bewerber mittlerweile den Online-Weg, um sich auf eine Stelle zu bewerben. Für Unternehmen und damit auch für die Personalverantwortlichen und Assistenten können Online-Bewerbungen eine echte Erleichterung sein. Statt das Dokument der interessanten Kandidaten einzuscannen und so digital zugänglich zu machen, können sie sich diesen Schritt sparen.

Wenn das Unternehmen sogar ein Online-Bewerbungsformular zur Verfügung stellt, wird es noch einfacher. Dann können Sie direkt auf das Dokument  zugreifen und dieses sichten. Sie sind dann nicht einfach nur digital vorhanden, sondern bereits in einem einheitlichen Format. Auch das erspart Ihnen Arbeit. Natürlich muss aber auch eine Online-Bewerbung vollständig sein. Sie besteht aus:

  • Anschreiben
  • Lebenslauf
  • Zeugnisse 
  • Arbeitszeugnisse
  • Referenzen
  • ggf. Arbeitsproben

Die E-Mail-Adresse verrät einiges über den Bewerber

Achten Sie bei Online-Bewerbungen, auf die E-Mail-Adresse, die der Bewerber angibt. Wirkt sie sehr unprofessionell, wie beispielsweise supertyp1987@xxx.de könnte das schon ein Hinweis auf die Motivation des Bewerbers sein.


Zwischenbescheid bei Bewerbung: Muster-Formulierungen für das Bewerbungsverfahren

Nach Möglichkeit sollten Sie Bewerber nicht allzu lange warten lassen, wenn diese Ihnen die Bewerbungsunterlagen geschickt haben. Unternehmen kämpfen heute um die besten Kandidaten. Um sicherzugehen, dass genau die nicht während des Bewerbungsprozesses für andere Unternehmen entscheiden, sollten Sie sie auf dem Laufenden halten. Auch das zeigt übrigens Wertschätzung den Kandidaten gegenüber.

Mit einem kurzen Zwischenbescheid über den aktuellen Stand des Bewerbungsverfahrens können Sie das tun. Dabei müssen Sie auch gar keine langen Briefe oder E-Mails schreiben. Eine kurze Notiz reicht schon aus. Zum Beispiel folgendermaßen:

  1. Vielen Dank für die Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Wir werden uns in kurzer Zeit bei Ihnen melden.
  2. Hiermit bestätigen wir den Eingang Ihrer Bewerbungsunterlagen. Die Sichtung wird ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen.
  3. Danke für die Übersendung Ihrer Unterlagen. Nach eingehender Prüfung werden wir uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Absagen schreiben: Tipps und Musterformulierungen

Häufig fragen sich Assistentinnen, die von dem Personaler oder Ihrem Vorgesetzten damit betraut werden, eine Absage zu schreiben, wie sie das am besten tun sollen. Schließlich sind sie damit der Überbringer einer nicht ganz so schönen Nachricht und möchten die Absage daher vielleicht möglichst schonend formulieren.

Schauen Sie sich dazu unsere Muster an und wählen Sie sich die passende Absage aus. Sie können natürlich auch einige Formulierungen kombinieren und so eine individuelle Absage schaffen. Das ist ohnehin zu empfehlen, da eine individuelle Absage dem Kandidaten mehr Wertschätzung vermittelt als eine kopierte Vorlage.

Beispiele für Formulierungen einer Absage nach einer Bewerbung 

  1. Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann, vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse, in unserem Unternehmen zu arbeiten. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass Sie es nicht in die engere Auswahl geschafft haben. Bewerben Sie sich aber gerne zu einem späteren Zeitpunkt wieder bei uns! Herzliche Grüße Frau ABC
  2. Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann, wir möchten uns bei Ihnen für Ihre Bewerbung bedanken. Ihre Bewerbung hat uns sehr angesprochen, trotzdem müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben. Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg. Herzliche Grüße Frau ABC
  3. Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann, herzlichen Dank für die Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen, die uns durchaus überzeugt haben. Aufgrund der Vielzahl der Bewerber mussten wir allerdings eine Auswahl treffen und Ihnen heute mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung leider nicht weiter berücksichtigen können. Aufgrund Ihrer Qualifikationen und Kenntnisse werden Sie aber sicherlich bald eine positivere Nachricht im weiteren Bewerbungsprozess erhalten. Wir drücken Ihnen die Daumen! Herzliche Grüße Frau ABC


Bewerber einladen: So schreiben Sie an vielversprechende Kandidaten

Wenn der Personaler zu dem Entschluss kommt, dass er oder sie einige Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einladen möchte, können Sie auch diese Aufgabe übernehmen.

In der Regel schreiben sich positive Nachrichten besser als eine Absage. Daher fällt es Ihnen bestimmt leichter, Kandidaten ins Unternehmen einzuladen. Meist genügt dazu ein kurzes Anschreiben, in dem Sie dem Kandidaten das Datum, den Ort und die Uhrzeit für das persönliche Gespräch mit dem Personalverantwortlichen mitteilen.

Vergessen Sie in der Einladung jedoch nicht, den Kandidaten zu beglückwünschen, dass er es in die zweite Runde geschafft hat. Außerdem gehört in die Einladung ins Unternehmen eine Person, die als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Es könnte ja sein, dass der Bewerber den Termin nicht wahrnehmen kann oder noch weitere Fragen hat. 

Auf Zusage antworten

Hat sich ein Bewerber in verschiedenen Bewerbungsgesprächen bewiesen, sehnt er sich nach einer positiven Entscheidung. Ist der Moment gekommen, in dem die Sekretärin eine mündliche oder schriftliche Zusage auf ihre Bewerbung erhält, ist die Freude groß. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Assistenz in einer Firma mit modernen Arbeitsbedingungen und herzlichen Kollegen beginnen kann. Erhält man eine schriftliche oder mündliche Zusage vom Arbeitgeber, ist es angebracht, sich als Bewerber freundlich und professionell bedanken. Vor allem eine mündliche Zusage kommt in den meisten Fällen überraschend und muss sofort erwidert werden. Welche Formulierungen oder Floskeln Kandidaten verwenden können, zeigen die folgenden Beispiele.

Auf Zusage antworten: Muster bei schriftlicher Zusage

  • Herzlichen Dank für Ihre schriftliche Zusage. Ich freue mich sehr über Ihr Vertrauen und die Möglichkeit, Teil Ihres Teams werden zu können.
  • Ich bedanke mich herzlich für Ihre schriftliche Zusage und Ihre freundlichen Worte und freue mich schon sehr auf mein neues Betätigungsfeld in Ihrem Unternehmen.
  • Über Ihre schriftliche Zusage freue ich mich sehr. Mir haben die Bewerbungsgespräche in Ihrem Unternehmen gezeigt, dass ich gern ein Teil Ihres Teams sein möchte. Umso mehr freue ich mich darüber, zum 01.09.2020 in Ihrem Betrieb beginnen zu können.
  • Ich bedanke mich herzlich für Ihr Vertrauen und trete meine neue Position in Ihrem Unternehmen gern zum 01.09.2020 ein.


Auf Zusage antworten: Muster bei mündlicher Zusage

  • Vielen Dank Herr Meier! Ich freue mich sehr darüber, dass Sie sich für mich entschieden haben. Ich habe unser Gespräch heute als sehr vertrauensvoll und zielführend empfunden und nehme Ihre Zusage aus diesem Grund sehr gern an!
  • Herzlichen Dank! Das freut mich sehr! Ich freue mich darauf, Teil Ihres Teams zu sein. Nach der Übersendung Ihres Arbeitsvertrages werde ich mein bestehendes Arbeitsverhältnis sofort kündigen, um so schnell wie möglich Teil Ihres Teams zu werden.


Es wirkt sympathisch, wenn man seiner Freude als Bewerber Ausdruck verleiht und emotional und freudig kommuniziert. Bei einer schriftlichen Antwort auf eine Jobzusage reichen wenige empathische Sätze, die Dankbarkeit und Vorfreude auf die neue Position ausdrücken. Wer als Bewerber auf eine Zusage verbindlich und authentisch antwortet, zeigt an, dass er Wertschätzung für die Entscheidung des Unternehmens hat. Für den Personaler oder den direkten Vorgesetzten ist eine sympathische Antwort auf die Zusage eine Bestätigung, sich für den richtigen Kandidaten entschieden zu haben.

Begleitschreiben Arbeitsvertrag an Arbeitnehmer Muster

Nach einer in manchen Fällen langwierigen Rekrutierungsphase wurde ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen gefunden. Nach der Kommunikation der Entscheidung an den Bewerber und der mündlichen Zusage erfolgt mit der Übersendung des Arbeitsvertrages der wichtigste rechtliche Schritt in Bezug auf die Einstellung. Mit der Unterzeichnung beider Vertragsparteien beginnt aus gesetzlicher Sicht das Vertragsverhältnis.

Arbeitsvertrag auf der Grundlage des § 126 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB)

  • Von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden.
  • Gleichzeitig muss die Unterzeichnung der Parteien auf derselben Urkunde erfolgen. Werden über den Vertrag mehrere gleichlautende Urkunden aufgenommen, so genügt es, wenn jede Partei, die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet.


Um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, erhält der neue Mitarbeiter zwei identische Arbeitsverträge per Post als Einschreiben übersandt. Diese sind von einer vertretungsberechtigten Person, zum Beispiel vom Geschäftsführer oder vom Personalleiter im Unternehmen unterzeichnet worden. Mit der Gegenzeichnung durch den neuen Angestellten erhält der Arbeitsvertrag Rechtsgültigkeit. Die Sekretärin ist dafür zuständig, die Vertragsdokumente sorgfältig zusammenzustellen und mit einem fachgerecht erstellten Begleitschreiben an den Arbeitnehmer zu senden.

Begleitschreiben Arbeitsvertrag – was die Sekretärin bedenken sollte

Es gehört zum Arbeitsalltag einer geübten Assistenz, ein Begleitschreiben zum Arbeitsvertrag zu konzipieren. Formal muss die Sekretärin bei der Erstellung keine rechtlichen Vorgaben beachten.

Achtung bei der Übersendung des Vertrags

Aus innerbetrieblicher Sicht ist es zielführend, bei der Übersendung des Arbeitsvertrages darauf zu achten:

  • Klar und nach Business-Grundsätzen zu formulieren.
  • Durch wertschätzende, freundliche Worte das Anschreiben aufzuwerten.


Da der neue Mitarbeiter aus rechtlicher Sicht kein Teil des Unternehmens ist, sollte das Begleitschreiben nicht intensiv auf kommende Aufgaben eingehen. Ein euphorisches Willkommensschreiben ist ebenfalls nicht angebracht, bis der Bewerber endgültig schriftlich zugesagt hat. Bis zur Rücksendung des unterschriebenen Arbeitsvertrages  besteht aus juristischer Sicht kein Arbeits- und Vertragsverhältnis. Dieses befindet sich noch in der Angebotsphase.

Erst nach Übersendung eines beiderseitig unterzeichneten Arbeitsvertrages gehört der Kandidat als neuer Betriebsangehöriger der Form halber zum Unternehmen. In der Folge kann der Mitarbeiter offiziell Willkommen geheißen und mit weiteren Informationen und Terminen zur Einarbeitung versorgt werden.

Begleitschreiben Arbeitsvertrag an Arbeitnehmer – Muster

Sehr geehrte Frau / sehr geehrter Herr,

wie mit unserem Herrn (Name Geschäftsführer / Personaler / direkter Vorgesetzter) besprochen, finden Sie anbei Ihren Arbeitsvertrag in doppelter Ausführung. Beide Exemplare wurden bereits von unserem Geschäftsführer Herrn Schulze rechtsgültig unterschrieben. Bitte zeichnen Sie beide Verträge ebenfalls gegen und senden Sie uns eine Ausfertigung des Arbeitsvertrages auf dem Postwege zurück. Sollten Sie Fragen zu den Vertragsbestandteilen oder zur Einarbeitung in unserem Unternehmen haben, steht Ihnen Frau Müller aus der Abteilung Human Resources unter der Telefonnummer +49 123 456 jederzeit gern zur Verfügung.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!

Mit freundlichen Grüßen

i. A. Melinda Meyer


Die aufgeführte Vorlage des Begleitschreibens zum Arbeitsvertrag ist ausgewogen verfasst. Sie geht dezidiert auf den Arbeitsvertrag als Anlage ein und beschreibt eindeutig, wie der neue Mitarbeiter die Arbeitsverträge unterzeichnen und bearbeiten soll. Durch den freundlichen und offenen Satz zum Schluss signalisiert das Unternehmen, dass es mitarbeiterzentriert und fortschrittlich denkt. Je nach betriebsinternen Vorgaben oder Gewohnheiten kann das Begleitschreiben zum Arbeitsvertrag kürzer gestaltet oder um weitere Abschnitte ergänzt werden. Entscheidend ist, dass dem neuen Angestellten in einer freundlichen, wertschätzenden und gleichzeitig formalen Form der Arbeitsvertrag übersandt wird.

Informationsmappe für neue Mitarbeiter

Es gehört in vielen Unternehmen zur Aufgabe von Sekretärinnen, eine Informationsmappe für neue Mitarbeiter zusammenzustellen. Eine Willkommens- oder Informationsmappe zu Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses zu übergeben, ist zielführend und zeigt Wertschätzung für den neuen Angestellten. Gleichzeitig vereint eine Informationsmappen Mehrwerte für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Mehrwerte für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Übergabe einer Informationsmappe wirkt professionell. Durch transparente Informationen und Fakten zum Betrieb stellt der Arbeitgeber sicher, dass sich der neue Mitarbeiter schnell am Arbeitsplatz zurechtfinden wird. Dies spart wertvolle Zeit in der Einarbeitung und schafft die Voraussetzungen, dass das neue Teammitglied so schnell wie möglich effizient arbeiten kann. Durch die Übergabe einer Informationsmappe professionalisiert der Arbeitgeber ebenfalls das Employer Branding. Er signalisiert, dass es ihm vom ersten Tag des Arbeitsverhältnisses wichtig ist, dass sich Betriebsangehörige willkommen und wertgeschätzt fühlen. Ein solcher Start in einem Unternehmen ist für den neuen Mitarbeiter positiv und verstärkt sein Gefühl, sich in Bezug auf den neuen Arbeitsplatz richtig entschieden zu haben.

Arbeitnehmer profitieren neben einem ersten positiven Eindruck vom Unternehmen vor allem von den Inhalten einer professionell aufbereiteten Informationsmappe. Durch zielgerichtete Informationen zum Unternehmen, zu den internen Abläufen und durch Grafiken, Organigramme und Hilfestellungen wird der neue Betriebsangehörige umfassend informiert. Wird dem frisch angestellten Mitarbeiter darüber hinaus mit der Informationsmappe ein Ansprechpartner benannt, der als Mentor in den ersten Monaten fungiert, können Fragen effektiv kanalisiert werden. Durch eine durchdachte Einarbeitung und eine Informationsmappe mit den wesentlichsten Inhalten wird der Mitarbeiter in die Lage versetzt, sein Engagement und seine Qualifikation unverzüglich im Unternehmen einbringen zu können.

Welche Inhalte eine Informationsmappe wertvoll machen

Eine mit relevanten Inhalten gespickte Informationsmappe unterstützt den Einarbeitungs- und Onboarding Prozess effektiv. Die folgenden Informationen und Fakten sollten Bestandteil einer Informationsmappe sein:

 

 

Kollegen und Organigramm

  • Mitarbeiterliste mit Kommunikationsangaben, Informationen zur Zuständigkeit und Fotos.
  • Organigramm mit einer einfachen hierarchischen Beschreibung
  • Kontaktdaten des Mentors und der Arbeitnehmervertretung

 

Unternehmensinformationen

  • Unternehmensbroschüre mit wesentlichen Informationen zur Gründung, zur Ausrichtung und zu den Dienstleistungen und Produkten

 

 

 

 

Unternehmensabläufe

  • Gebäudeplan mit klaren Hinweisen zu Parkplätzen, persönlichen Ablageflächen oder dem Büroplatz des neuen Mitarbeiters
  • Betriebsinterne Regelungen zu dem Ablauf in der Betriebskantine, zur Benutzung der Kaffeeküche. Informationen zu Preisen für Mahlzeiten, kostenlosen Getränke und zur Regeln in Bezug auf Sauberkeit und Ordnung
  • Die wichtigsten Betriebsvereinbarungen
  • Arbeits- und Pausenzeiten
  • Regelungen in Bezug auf Krankmeldungen und Kontaktdaten der Personalabteilung
  • Information zur Ausgabe von Büromaterialien oder wichtigen Arbeitsmitteln

Persönliche und betriebsinterne Termine

  • Ein persönlicher Einarbeitungsplan
  • Relevante Termine für besondere Meetings, Betriebsferien oder Feierlichkeiten im Unternehmen

Datenschutz- und Arbeitnehmersicherheit

  • Datenschutzverordnung im Unternehmen
  • Informationen zur Arbeitssicherheit inkl. Angaben zu Erste-Hilfe-Kästen, Sicherheitsübungen oder zur Helmpflicht in bestimmten Arbeitsbereichen

 

 

 

Technik

  • Persönlicher Zugang zum Intranet
  • Persönliche Zugangsdaten für E-Mail, Internet und weitere bürokommunikative Softwaresysteme
  • Anleitungen zu abteilungsrelevanten Druckern, Kopierern oder Faxgeräten
  • Richtlinien für die private Nutzung von Internet und Telefon am Arbeitsplatz
  • Social-Media-Guidelines


Mit einer umfassenden Informations- und Willkommensmappe kann der Großteil der Fragen von neuen Mitarbeitern effizient beantwortet werden. In den ersten Tagen in einem unbekannten Unternehmen kommt es aus nachvollziehbaren Gründen zu einem Informationsüberfluss beim frischgebackenen Teammitglied.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die wichtigsten Fakten und Sachverhalte transparent in einer Informationsmappe aufzubereiten. Hohe Mehrwerte auf Unternehmensseite und beim Mitarbeiter und ein professioneller und positiver Onboarding-Prozess sind die Folge einer durchdachten Willkommensmappe.

Wie bewerbe ich mich für ein Ehrenamt

Wer sich für ein Ehrenamt interessiert, kann viel für das Allgemeinwohl tun und sich gleichzeitig spezifische Kenntnisse und Fertigkeiten aneignen. Generell sollte ein Ehrenamt zum eigenen Leben und zu den persönlichen Interessen passen. Im Internet gibt es zahlreiche Möglichkeiten, sich über ehrenamtliche Tätigkeiten am Wohnort zu informieren.

Darüber hinaus ist es in vielen Fällen möglich, eine Einrichtung oder einen Verein persönlich zu besuchen und sich über den Bewerbungsprozess für ein Ehrenamt sachkundig zu machen.

Was ist bei einer Bewerbung zum Ehrenamt wichtig?

Jede Institution hat unterschiedliche Anforderungen in Bezug auf die einzureichenden Bewerbungsunterlagen. Ehrenamtlichen Vereinen ist es vor allem wichtig:

  • Dass durch den Bewerber ein Mehrwert für die Einrichtung entsteht.
  • Dass der Bewerber darstellt, wie er der Einrichtung aufgrund seiner Qualifikation und Vorbildung helfen kann.


Privates Engagement als Plus für den Job

Jeder Dritte ist laut Studie des Bundesfamilienministeriums abends oder am Wochenende für Vereine, beim Umwelt- und Tierschutz oder in sozialen Einrichtungen aktiv. Dieses Engagement lohnt sich für die Gesellschaft - und für die Arbeitswelt.


Nicht jede Organisation fordert umfangreiche Bewerbungsunterlagen oder das Einreichen eines ausführlichen Fragebogens. Solche Einrichtungen setzen vor allem auf das persönliche Kennenlernen und darauf, Synergien für alle Beteiligten auszumachen. In manchen Bereichen werden spezielle Weiterbildungen oder der Besuch eines Kurses vorausgesetzt. Für Bewerber um ein Ehrenamt ist es wichtig, Details zu geforderten Fort- und Weiterbildungen vorab zu besprechen, um sich für eine Einrichtung entscheiden zu können.

In der Regel werden Teile der folgenden Bewerbungsunterlagen benötigt:

  • Persönliches Anschreiben, dass die eigene Motivation für das Ehrenamt darstellt.
  • Tabellarischer Lebenslauf.
  • Zeugnisse und Zertifikate, die die eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten darstellen.


Basierend auf der Tätigkeit, sollte die Bewerbung zusätzlich die folgenden Dokumente enthalten:

  • Erweitertes Führungszeugnis (zum Beispiel in der Kinder- und Jugendhilfe).
  • Ärztliches Attest.
  • Teilnahmebescheinigung des letzten Erste-Hilfe-Lehrganges.
  • Gesundheitszeugnis.


Wer sich für ein Ehrenamt interessiert, kann sich in Bezug auf die Bewerbungsunterlagen an den Anforderungen für Bewerbungen in der Privatwirtschaft orientieren. Eine Bewerbung sollte der Institution neben der allgemeinen Form Orientierung geben, welche motivatorischen Gründe der Bewerbung zugrunde liegen.

Informationen über Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten oder Einsätze sind ebenfalls zielführend. Mit professionell aufbereiteten Unterlagen und dem festen Wunsch, mit einer ehrenamtlichen Tätigkeit anderen Menschen zu helfen, wird das Ziel, ein Ehrenamt zu übernehmen schnell Realität.

Fazit

Wenn Sie diese Schritte beachten, haben Sie ein gutes Gerüst, um den Bewerber durch das gesamte Bewerbungsverfahren zu begleiten. Sollte Ihnen die Aufgabe zunächst noch recht schwierig vorkommen, werden Sie merken, dass sie nach einiger Zeit viel leichter von der Hand geht. Und im Zweifel schauen Sie sich einfach noch einmal unsere Beispiele und Muster an. 

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