Was ist eine Arbeitsbescheinigung?
Um Missverständnissen vorzubeugen, ist die Arbeitsbescheinigung vom einfachen Arbeitszeugnis zu trennen. Ein Arbeitnehmer nutzt erstere, um Arbeitslosengeld zu beantragen. Letztere kann er beantragen, wenn er fürchtet, in einem ausführlichen bzw. qualifizierten Arbeitszeugnis negativ beurteilt zu werden. Beide enthalten keine Wertung der Arbeitsleistung, was beim Vorweisen beim zukünftigen Arbeitgeber jedoch als negativ gedeutet werden kann.
Der Mindestinhalt einer Arbeitsbescheinigung ist in § 312 SGB III festgelegt:
- Die Art der Tätigkeit der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers,
- Beginn, Ende, Unterbrechung und Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und
- das Arbeitsentgelt und die sonstigen Geldleistungen, die die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer erhalten oder zu beanspruchen hat.
In den meisten Fällen dient sie dazu, zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Arbeitslosengeld zu beantragen. Dafür sollte der Arbeitgeber das von der Bundesagentur für Arbeit bereitgestellte Formular zur Arbeitsbescheinigung nach § 57 SGB II ausfüllen, bevor die letzte Lohnabrechnung kommt, um eine übergangslose Zahlung zu ermöglichen.
Formen und Fristen für Arbeitsbescheinigungen
Sie können die Arbeitsbescheinigung sowohl in Papierform als auch online ausfüllen. Normalerweise erhalten Sie den Fragebogen in Papierform und senden ihn ausgefüllt an die Agentur für Arbeit zurück.
Alternativ ist es inzwischen möglich, den Fragebogen zur Arbeitsbescheinigung komplett online auszufüllen und elektronisch zu versenden. In den meisten Lohnbuchhaltungssoftwares ist die Option des Online-Versands bereits enthalten.
Dennoch erhalten Sie von der Agentur für Arbeit eine Papierkopie zur Einsicht und Kontrolle. Diese sollten Sie zu Ihren Akten legen und vorher noch einmal gründlich auf eventuell vorhandene Fehler überprüfen.
Eine Frist für die Arbeitsbescheinigung gibt es laut Gesetz nicht. Allerdings setzt Ihnen die Agentur für Arbeit eine Frist, die in der Regel 2 bis 4 Wochen beträgt. Im Interesse des Arbeitnehmers sollten Sie die Arbeitsbescheinigung schreiben, sobald Sie können.
Ist die Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung verpflichtend?
Früher war es die Pflicht des Arbeitgebers, unaufgefordert eine Arbeitsbescheinigung auszufüllen und diese mit dem Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer zu übergeben. Seit dem 1. Januar 2016 besteht die Pflicht nur noch dann, wenn der Arbeitnehmer oder die Bundesagentur verlangt, dass Sie eine Arbeitsbescheinigung schreiben.
Sollte sich der Arbeitgeber weigern, dieses Formular auszufüllen, droht ihm ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro. Weitere Informationen dazu finden Sie im §404 SGB III.
Hat der Arbeitnehmer im Anschluss bereits eine andere Tätigkeit gefunden, muss die Bescheinigung nicht unbedingt ausgefüllt werden. Es kann aber sein, dass Sie und der zweite Arbeitgeber später dazu aufgefordert werden, um alle für die Arbeitsagentur relevanten Entgelte und Beschäftigungszeiten zu erfassen.
Checkliste für ein einfaches Zeugnis: Das muss eine Arbeitsbescheinigung enthalten
Fehler in der Arbeitsbescheinigung – was tun?
Wenn Sie einen Fehler in der Arbeitsbescheinigung finden, ist es möglich, diesen nachträglich zu korrigieren. Meistens erkennt der Arbeitnehmer den Fehler bei der Durchsicht, die Sie anbieten sollten, bevor Sie das Dokument an die Bundesagentur für Arbeit weiterleiten. In diesem Fall füllen Sie einfach ein neues Dokument aus.
Wenn Sie die Arbeitsbescheinigung jedoch online schreiben und versenden, kann es eher sein, dass ein Fehler auftritt. Sobald Sie diesen bemerken, können Sie sich beim zuständigen Sachbearbeiter mit einer Richtigstellung melden. Dieser unterliegt der Pflicht, die korrekten Werte zu ermitteln und den Inhalt der Arbeitsbescheinigung bei Bedarf anzupassen.
Wichtig
Wenn falsche Angaben Ihrerseits dazu führen, dass der Arbeitnehmer eine unwiderrufliche Sperrfrist und/oder eine Zahlungsverweigerung des Arbeitslosengeldes erhält, machen Sie sich als Arbeitgeber schadensersatzpflichtig.
Das einfache Arbeitszeugnis
Ein einfaches Arbeitszeugnis können Sie ausstellen, wenn der Mitarbeiter nur kurz im Unternehmen beschäftigt war und Sie seine Leistung nicht beurteilen können. Dies ist etwa bei Aushilfstätigkeiten oder Kündigung innerhalb der Probezeit der Fall. Auch bei unqualifizierten, sehr einfachen Arbeiten wird nicht selten ein einfaches anstelle eines qualifizierten Arbeitszeugnisses bevorzugt.
Beispiel und Muster für einfaches Arbeitszeugnis
Ein einfaches Arbeitszeugnis sieht normalerweise so aus wie die Mustervorlage in diesem Beispiel, das Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen können:
Frau Gerda Emsig, geboren am TT.MM.JJJJ in XYZ, war vom TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ in unserem Unternehmen als Sekretärin des Geschäftsführers beschäftigt.
Während ihrer Tätigkeit für uns hatte sie folgende Aufgaben:
- Abwicklung der Korrespondenz nach Diktat oder Stichwörtern
- Erstellung von Präsentationen
- Organisation von Besprechungen und Konferenzen
- Besucherempfang und -betreuung
(Grund für das Ausscheiden aus dem Unternehmen)
Unterschrift Ort, TT.MM.JJJJ
Tipp
Schreiben Sie auf Firmenbriefbogen oder auf neutralem Papier und denken Sie an den Firmenstempel. Ein Vorgesetzter muss die Arbeitsbescheinigung unterschreiben.
Fazit: Die Arbeitsbescheinigung sorgfältig ausfüllen
Von der Arbeitsbescheinigung hängt für Arbeitnehmer häufig ab, wann und wie viel Arbeitslosengeld sie erhalten. Daher ist es wichtig, dass Sie das Dokument frühzeitig und sorgfältig ausstellen. Sie können es auch nutzen, um eine kurze oder schlecht ausgeführte Tätigkeit zu bestätigen.
