Führung, Personalmanagement, Arbeitsrecht
Wichtige Bereiche im Sekretariat betreffen auch die Führung, das Personalmanagement und Arbeitsrecht © Dusit - Shutterstock

Führung, Personalmanagement und Arbeitsrecht – essenzielle Themenbereiche für jede Sekretärin

Leadership ist ein weit verbreitetes Thema in jedem Unternehmen. Menschen zu führen und auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters einzugehen bedarf volle Aufmerksamkeit und Fingerspitzengefühl. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine gute Führungskraft ausmacht und wo die Kernkompetenzen liegen sollten. Weiterhin behandelt workingoffice das Thema zukunftsorientiertes Personalmanagement, Personalverwaltung und Arbeitsrecht im Sekretariat. Als Überblick erhalten Sie eine Tabelle der wichtigsten Gesetze und rechtlichen Regelungen im Arbeitsrecht.

Kaum ein anderes Thema ist in unserer heutigen modernen Arbeitswelt von einem derart hohen Interesse wie die Themenbereiche Führung und Leadership. Dies liegt vor allem daran, dass sich das Führungsverständnis in den letzten Jahren deutlich gewandelt hat.

Vertrauen, Lob und Klarheit in den Entscheidungen gehören zur Menschenführung und motivieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nachhaltig.

Sekretärinnen kommen in ihrer herausgehobenen Position im Betrieb täglich mit den Themengebieten Führung, Personalmanagement und Arbeitsrecht in Berührung. Zum einen tragen sie in vielen Fällen persönlich Verantwortung für unterstellte Assistentinnen oder einzelne Auszubildende im Unternehmen.

Gleichzeitig erleben sie persönlich, wie Vorgesetzte gezielt Führungskompetenzen einsetzen, um Ziele zu erreichen und ihre Leitungsfunktion im Betrieb auszuüben.

Hand in Hand durch den Büroalltag

Führung, Personalmanagement und Arbeitsrecht gehen im betrieblichen Alltag Hand in Hand. Das Personalwesen, welches die Personalsachbearbeitung und das Bewerbermanagement einschließt, gehören zu den entscheidenden Fachbereichen im Unternehmen und bedürfen einer kompetenten Leitung von Führungskräften und Mitarbeitern im Sekretariat.

In Zeiten des Fachkräftemangels ist ein funktionierendes Personalmanagement entscheidend, um Talente und die besten Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden.

Die Projekte von Sekretärinnen im Personalwesen

Sekretärinnen, die Projekte im Personalwesen übernehmen, haben zum Beispiel Berührungspunkte mit Personalfragen, wenn es um die korrekte Erstellung von Arbeitszeugnissen oder die Aktualisierung von Stellenbeschreibungen geht.

Das Arbeitsrecht im Sekretariat

Im Arbeitsrecht beschäftigen sich die Mitarbeiter im Sekretariat darüber hinaus vor allem mit einem diskriminierungsfreien Bewerberprozess. Dies impliziert, die aktuellen Gesetzeslage zu kennen und über Fachkenntnisse in den Punkten Kündigungsschutz, Weiterbildung und Bewerbermanagement zu verfügen.

Aufgrund der Komplexität der Bereiche Führung, Personalmanagement und Arbeitsrecht fragen sich Sekretärinnen und Sekretäre unter anderem:

  • Welche Eigenschaften und Fähigkeiten kennzeichnen eine moderne Führungskraft?
  • Wie ist ein zukunftsorientiertes Personalmanagement aufgebaut?
  • Welche Fakten im Bereich Arbeitsrecht und im Bewerbermanagement sind essenziell?

Welche Eigenschaften und Fähigkeiten kennzeichnen eine moderne Führungskraft?

Die Eigenschaften und die Art und Weise moderner Führung ist Inhalt erfolgreicher Bestseller sowie unzähliger Artikel und Abhandlungen. Führung beinhaltet eine nicht endende Zahl von Schattierungen und Nuancen.

Führung ist darüber hinaus individuell und kann durch Erfahrung und die Anwendung von erprobten Führungsskills verbessert und verinnerlicht werden.

In diesen Bereichen sollten Sie als Führungskraft Kompetenzen ausstrahlen

Als Führungskraft oder Mitarbeiter in Leitungsfunktion kommt es vor allem darauf an, in den folgenden beiden Bereichen Kompetenz auszustrahlen:

  • Die Fähigkeit, fachliches Wissen leicht verständlich und spezifisch zu vermitteln.
  • Die soziale Kompetenz, Menschen individuell zu führen und zu motivieren.

Empathie, Kommunikation, Organisation und Motivation

Zu den beiden genannten Bereichen passen vor allem Begriffe und Eigenschaften wie Empathie, ein ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent und eine intrinsische Motivation. Darüber hinaus verfügen Sekretärinnen, die in Leitungsfunktion tätig sind sowie Führungskräfte im Allgemeinen bestenfalls über die Kompetenzen Zielstrebigkeit, Kritikfähigkeit und Delegation.

Eine nutzenorientierte und motivierende Kommunikation zwischen leitenden Sekretärinnen und der unterstellten Assistenz ist ebenso wichtig wie Handlungsanweisungen und Entscheidungsstärke.

Top 4: Das sollten Sie rund ums Personalwesen wissen 

  1. Der disziplinarische Führungsstil: Was er bedeutet und was der Unterschied zur fachlichen Führung ist
  2. Aufgabenverteilung: Was unterscheidet Sekretärinnen von Assistenzkräften?
  3. Arbeitsbescheinigung richtig ausfüllen: Auf diese Dinge sollten Sie achten
  4. Was machen Datenschutzbeauftragte?


Wie kann ich als Fachkraft fachliches Wissen leicht verständlich und spezifisch vermitteln?

Nicht in jedem Fachbereich verfügen Führungskräfte über eine umfassendere Ausbildung oder weitreichendere Kenntnisse und Fähigkeiten gegenüber den unterstellten Teammitgliedern. In den meisten Fällen zeichnen sich Chefs, Vorgesetzte und Sekretärinnen in Leitungsfunktion allerdings durch ein nachhaltiges und erprobtes Fachwissen aus.

Auf Grundlage ihrer Kompetenz oder von Erfolgen wurden sie berechtigterweise zur Führungskraft befördert und in einer firmeninternen Akademie auf ihre Leitungsfunktion vorbereitet. 

Kernkompetenzen eines Leaderships

Tipps, Hilfestellungen und Fähigkeiten zu vermitteln und die Fortschritte von Mitarbeitern zu überwachen, gehört zu den Kernkompetenzen von modernem Leadership. Unternehmen können ehrgeizige Ziele ausschließlich dann erreichen, wenn die Belegschaft in der Gesamtheit fachlich professionell ausgebildet ist.

Im Sekretariat gehört hierzu unter anderem der Umgang mit moderner Bürokommunikation oder die Arbeit mit Social-Media-Komponenten. Führungskräfte, die aufgrund ihrer Position und ihrer Erfahrung Mitarbeiter durch die Weitergabe von Fachwissen weiterentwickeln möchten, handeln zielführend, wenn sie drei wesentliche Punkte beachten:

  1. Durch den Einsatz von gezielten Fragen den Wissensstand des Mitarbeiters ermitteln.
  2. Wissensvermittlung zu jeder Zeit mit Emotionen und einem persönlichen Nutzen verknüpfen.
  3. Passende Visualisierungen erhöhen den Wissenstransfer.

Warum sollte man den Wissensstand des Mitarbeiters ermitteln?

Die Kenntnisse, Fähigkeiten und das Leistungsvermögen von Mitarbeitern sind unterschiedlich und spezifisch. Zur modernen Mitarbeiterführung gehört es, exakt zu ermitteln, über welchen fachlichen Wissenshorizont der Angestellte verfügt.

Dies ist nachvollziehbar, da kein Beschäftigter fortlaufend Informationen von einem Vorgesetzten erhalten möchte, die er längst kennt und verinnerlicht hat. Gleiches gilt für Sekretärinnen, die sich ebenso von ihrem Chef wünschen, dass er bei der Wissensvermittlung oder bei Arbeitsaufträgen die individuelle Kompetenz berücksichtigt.

Fachwissen durch gezielte Fragen ermitteln

Für Sekretärinnen, die in Leitungsfunktion die Assistenz führen oder Auszubildende unterweisen, ist es essenziell, durch gezielte spezifische Fragen den individuellen Level an Fachwissen zu eruieren. Hierbei helfen die bekannten W-Fragen, die richtig eingesetzt Führungskräfte darin unterstützen, die Haltung oder Einstellung des Mitarbeiters kennenzulernen.

Praxisbeispiele für W-Fragen sind unter anderem:

  • Wie würden Sie Ihre Kenntnisse in MS-Excel beschreiben?
  • Was ist Ihnen bei der Erstellung einer Power-Point-Präsentation wichtig?
  • Wo suchen Sie sich Hilfe, wenn Sie bei der Erstellung einer Präsentation Hilfe benötigen?

Durch eindeutige, offen gestellte Standpunktfragen ermitteln Führungskräfte und leitende Sekretärinnen Einzelheiten über den Wissensstand eines Mitarbeiters oder Auszubildenden. Auf Basis der gesammelten Informationen können professionelle Führungskräfte im Nachgang mit der gezielten Wissensvermittlung beginnen.

Wissensvermittlung sollte zu jeder Zeit mit Emotionen und einem persönlichen Nutzen verknüpft werden

Im Sekretariat eines Unternehmens gibt es viele spannende Sachthemen und Arbeitsgebiete. Gleichzeitig kann jede Sekretärin eine Vielzahl von Routinetätigkeiten anführen, bei denen es ebenso gilt, Wissen zu transportieren und Kolleginnen und Kollegen anzuleiten. Neben der korrekten Weitergabe von Fakten und Sachverhalten gewinnen Führungskräfte ihre Mitarbeiter vor allem dann, wenn sie neue Arbeitsbereiche oder Änderungen interessant und emotional vermitteln.

Ideen holen von erfolgreichen Rednern

Hierbei können sich Sekretäre und Sekretärinnen die Menschen führen, ein Beispiel an erfolgreichen Rednern nehmen. Ein Vortrag oder eine Präsentation wird vor allem dann vom Publikum als positiv und hörenswert angenommen, wenn die Ausführungen lebendig und mit Emotion vorgetragen werden. Ein monotoner, langweiliger und lebloser Redebeitrag überzeugt selbst dann das Auditorium nicht, wenn der Inhalt korrekt und faktenreich ist. Rhetorik und Emotionen sollten aus diesem Grund zu jeder Zeit mit der Wissensvermittlung verknüpft sein.

So gelingt die Verknüpfung:

  1. Eine frühzeitige und spezifische Vorbereitung.
  2. Fokussierung auf den Gesprächspartner und seine Wünsche und Ziele.
  3. Echtes Interesse an der Weiterentwicklung des Mitarbeiters.

Darüber hinaus sollte ein Angestellter seinen persönlichen Nutzen bei der Vermittlung von Wissen oder bei einem Coaching nachvollziehen können. Die Frage: „Was habe ich davon, wenn ich diesen Arbeitsbereich vertiefe?“ sollte nachvollziehbar und proaktiv von der Führungskraft in der Vorbereitung beantwortet werden.

Wann liegt ein persönlicher Nutzen vor?

Grundnutzen: Zum Beispiel Anwenden von neuem Excel-Hintergrundwissen zur schnelleren und professionelleren Präsentationserstellung.

Zusatznutzen: Zum Beispiel die Möglichkeit durch das Anwenden von Wissen langfristig eine weiterführende Tätigkeit zu übernehmen.

Gesamtnutzen: persönliche Motivation, dass das Erlangen von Wissen dem Unternehmen und der Gesamtbelegschaft zugutekommt.

Wie können passende Visualisierungen den Wissenstransfer erhöhen?

Führungskräfte, die Fakten, Informationen und Wissen ohne passende Visualisierungen vermitteln, verpassen eine einmalige Chance, die die Behaltensleistung der Mitarbeiter betrifft. Die Behaltensquote von Zuhörerinnen und Zuhörern bei einem Vortrag ist nach wissenschaftlichen Untersuchungen gering und liegt bei circa 10 %. Werden Bilder, Grafiken, Videos oder Anschauungsmaterial vom Arbeitgeber verwendet erhöht sich die Behaltensleistung des Publikums stark. Gleiches passiert bei der Weitergabe von Wissen im Unternehmen und bei einem gezielten Training.

Setzen Sie zielführende Visualisierungen erfolgreich ein

Aus diesem Grund handeln Führungskräfte zielführend, wenn im Coaching, bei Meetings oder bei individuellen Besprechungen Visualisierungen eingesetzt werden, die Mitarbeiter ansprechen, motivieren und zu Verhaltensänderungen anspornen. Sieht sich der Mitarbeiter als Teil der Visualisierung steigt die Behaltensquote auf über 90 %. Auf diese Weise vermitteln Führungspersönlichkeiten, die die Weiterentwicklung von Menschen ernstnehmen nicht ausschließlich emotionslos Fakten und geben Anweisungen. Vielmehr tragen sie Sorge, dass alle Informationen verstanden und im Unternehmensalltag umgesetzt werden können.

Soziale Kompetenz in der Führung: Warum ist sie so entscheidend?

Jeder Mensch verfolgt bewusst oder unbewusst das Ziel, beachtet und anerkannt zu werden. Dieses Verhalten ist typisch für Personen jeden Alters und gilt ebenso für das berufliche Umfeld. Aus diesem Grund werden Führungskräfte, oder Sekretärinnen mit Führungsaufgaben von ihren Mitarbeitern vor allem dann akzeptiert, wenn sie über soziale Kompetenzen verfügen.

Als soziale Kompetenz deutet man im Allgemeinen die Fähigkeit, andere Menschen zu verstehen und Sachverhalte situativ und mitarbeiterzentriert zu betrachten. In vielen Fällen verwenden Unternehmen in Stellenanzeigen den Begriff „Soft Skills.“ Hiermit soll herausgestellt werden, dass ein Mitarbeiter, der eine Führungsposition ausfüllt, über ausgeprägte soziale Kompetenzen verfügen sollte.

Jeder Mitarbeiter hat es verdient mit Respekt behandelt zu werden

Als Führungskraft ist es entscheidend, jeden Mitarbeiter individuell und mit Respekt zu behandeln. Dies gilt selbst dann, wenn Chef und Mitarbeiter unterschiedlicher Meinung sind oder Führungskräfte das Einhalten einer Vereinbarung einfordern oder eine Abmahnung aussprechen müssen.

Soziale Kompetenz drückt sich darüber hinaus darin aus, dass eine leitende Sekretärin persönliches Interesse am Befinden der Assistenten hat oder dass ein Chef neben fachlichen Details darauf achtet, durch Small Talk Sympathie und eine vertrauensvolle Beziehung zur Sekretärin aufzubauen.

Im Falle von privaten Problemen oder Herausforderungen handelt eine menschliche Führungskraft empathisch, versucht zu vermitteln und hat Freude daran, dem Mitarbeiter unbürokratisch zu helfen. Diese Art der vorausschauenden Problemlösung wirkt nicht nur höflich und verbindlich, sondern darüber hinaus motivatorisch.

Soziale Kompetenz und das vordergründige Empfinden, dass ein Mitarbeiter in erster Linie ein Mensch mit positivem Eigenschaften und einem unverwechselbaren Charakter ist, erdet Führungskräfte in ihrer oftmals schwierigen Position als Motivator, Taktgeber und Vorgesetzter.

Wie ist ein zukunftsorientiertes Personalmanagement aufgebaut?

Führung und Personalmanagement sind eng miteinander verzahnt. Ein zukunftsorientiertes Personalmanagement bzw. Personalwesen berücksichtigt Tatsachen, wie den demographischen Wandel und den daraus resultierenden Fachkräftemangel.

Die 4 Bausteine des zukunforientierten Personalmanagements

  • Personalplanung, Personalmarketing und Personalbeschaffung.
  • Personalentwicklung.
  • Personalführung.
  • Personalverwaltung

Sekretärinnen haben in vielen Fällen Schnittmengen mit dem Personalmanagement. Assistenzkräfte werden unter anderem Teilprojekte im Personalwesen übertragen oder direkt in der Personalabteilung eingesetzt. Personalmanagement verfolgt zu jeder Zeit das nachvollziehbare Ziel der Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Motivation aller Betriebsangehörigen. Unternehmen, die ein funktionierendes und zukunftsorientiertes Personalmanagement implementiert haben, verfügen aus diesem Grund über eine erhöhte Wettbewerbsfähigkeit und bauen ein nachhaltiges Employer Branding auf.

Was sind die entscheidenden Grundlagen des Personalmanagements

Die wichtigten Grundlagen des Personalmanagements sind:

  • Personalplanung
  • Personalmarketing
  • Personalbeschaffung

Personalplanung: Die korrekte und vorausschauende Kalkulation der Personalstärke des Unternehmens ist Inbegriff unterschiedlicher Aufgaben im Sekretariat. Die Dateneingabe von Kennzahlen durch die Assistentin oder das Zusammentragen von Detailinformationen über die Auslastung, die Anzahl der Arbeitsverhältnisse oder die Mitarbeiterstärke gehören zu den Grundlagen der Personalsachbearbeitung. Neben der kurzfristigen, mittelfristigen oder langfristigen Personalplanung beschäftigt sich dieser Teil des Personalmanagements ebenso mit der gezielten Qualifizierung bestehender Mitarbeiter und stellt auf diese Weise die Weichen für eine langfristige Beschäftigung der Angestellten im Unternehmen.

Personalplanung: Zusammenfassend ist diese ein Garant für jedes Unternehmen, zu jeder Zeit passendes und leistungsfähiges Personal einsetzen zu können. Fehlen geeignete Mitarbeiter, ist es notwendig, Personal professionell zu rekrutieren.

Personalbeschaffung: Dieser Begriff bezeichnet alle Inhalte, die mit einem qualifizierten Bewerbermanagement einhergehen. Sekretärinnen sind zum einen vollumfänglich in den Bewerbungsprozess eingebunden und kümmern sich zum anderen vor einem Vorstellungsgespräch um die Begrüßung der Bewerber, geben Auskünfte zum Unternehmen oder erledigen die Administration.

 

Personalentwicklung in Zeiten des Fachkräftemangels

Unter Personalentwicklung versteht man die an Zielen orientierte Weiterentwicklung der bestehenden Mitarbeiter. Ein funktionierendes Personalmanagement arbeitet hierbei mit unterschiedlichen, auf den einzelnen Angestellten abgestimmten Maßnahmen.

Führungskräfte haben die Aufgabe, in Jahresgesprächen den Bedarf im Bereich der Personalentwicklung abzufragen und einzuschätzen. Im Sekretariat der Personalabteilung werden die Bedürfnisse aller Mitarbeiter in Bezug auf Weiterbildung, ein Seminar, nutzenorientiertes Coaching und die Weiterentwicklung der Kenntnisse und Fähigkeiten zusammengefasst und stringent in Maßnahmenpaketen umgesetzt.

Assistentinnen profitieren in gleicher Weise von den Mitteln der Personalentwicklung und haben die Möglichkeit, sich im spezifischen Arbeitsgebiet fortlaufend weiterzuentwickeln.

Personalführung und dessen besondere Bedeutung im Unternehmen

Die Personalführung bezeichnet den zentralen Baustein eines modernen Personalmanagements. Führungskräfte, Vorgesetzte oder leitende Sekretärinnen haben die Verantwortung, die unterstellten Teammitglieder weiterzuentwickeln und gleichzeitig disziplinarisch zu führen.

Darunter fallen unter anderem die folgenden Inhalte:

  • Festlegen von Vereinbarungen und Zielen.
  • Kontrolle der Arbeitsleistung auf Basis von Return on Invest (ROI).
  • Objektivierung von Zielen und Maßnahmen (Management by Objectives).
  • Kündigung oder Abmahnung von Mitarbeitern.

Aufgrund ihrer zentralen Tätigkeit im Unternehmen haben Sekretärinnen und Assistentinnen zahlreiche Berührungspunkte mit Themen der Personalführung. Dies ist unter anderem dann der Fall, wenn sie den Vorgesetzten projektbezogen in Führungsfragen unterstützen oder die Administration und Zusammenfassung von Informationen übernehmen.

Mindestabfindung bei Kündigungen

Nach Paragraph 1a des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) können Arbeitnehmer, denen betriebsbedingt gekündigt wurde und die diesbezüglich keine Kündigungsschutzklage einreichen, eine genau definierte Abfindung (ein halber Monatslohn pro Beschäftigungsjahr) erhalten. Und dennoch: Dies begründet keinen starren Mindestabfindungsanspruch.  

Mit dieser Vorschrift im Kündigungsschutzgesetz wollte der Gesetzgeber ein standardisiertes Verfahren zur Verfügung stellen, um so Kündigungsschutzprozesse zu vermeiden. Abweichende Vereinbarungen zwischen beiden Parteien über eine geringere oder höhere Abfindung sollten aber damit nicht verboten werden. 

Das Abfindungsangebot bei Klageverzicht kann also nach Ansicht des Landesarbeitsgerichtes Baden-Württemberg auch weniger als einen halben Monatslohn pro Beschäftigungsjahr betragen. Erklärt sich der Arbeitnehmer hiermit einverstanden, kann er später keine höhere Abfindung einklagen (LAG Baden-Württemberg  26.06.06, 4 Sa 24/06).

 


Personalverwaltung als Kernkompetenz des Sekretariats

Unter dem Oberbegriff Personalverwaltung sind die unterschiedlichsten administrativen Tätigkeiten zusammengefasst, die im Rahmen des Personalmanagement im Betrieb anfallen. Angefangen von einem fortschrittlichen Entgeltmanagement, die Erstellung von Berichten und Präsentationen über die tatsächlichen Personalkosten und den Personaleinsatz bis hin zur Pflege des betriebsinternen Intranet: Sekretärinnen und Sekretäre werden grundlegend in der Personalverwaltung eingesetzt und besitzen in diesem Bereich Kernkompetenzen.

Zusammengefasst beschreibt der Oberbegriff Personalmanagement alle Aufgaben, die direkt oder indirekt mit dem Personal eines Unternehmens verknüpft sind. Assistentinnen und Sekretärinnen übernehmen im Personalmanagement Verantwortung in Bezug auf die korrekte Zusammenstellung von Informationen oder erbringen umfassende Repräsentationspflichten und die Administration im Bewerbermanagement.

Wissenswerte Fakten im Arbeitsrecht und im Bewerbermanagement für die Assistenz

Das Bewerbermanagement stellt einen spezifischen Teil der Tätigkeit von Sekretärinnen in der Personalabteilung dar. Als Assistent betrifft der Fachbereich des Arbeitsrechts die Aufgaben zum Beispiel, wenn eine Stellenbeschreibung verfasst, aktualisiert oder ein Arbeitszeugnis erstellt werden soll. Sind Mitarbeiterinnen im Sekretariat als Ansprechpartner in den Bewerbungsprozess integriert, ist darüber hinaus das Thema eines diskriminierungsfreien Bewerbungsprozesses essenziell und für jede Assistentin von Interesse.

Arbeitsrecht im Sekretariat

Innovative Assistenten benötigen im alltäglichen Arbeitsumfeld aus guten Gründen Grundkenntnisse über das Arbeitsrecht. Selbst wenn sie meist nicht in letzter Instanz über die Einstellung von Bewerbern entscheiden, begleiten sie vor allem in kleinen oder mittelständischen Unternehmen den gesamten Bewerbungsprozess und sind für ein proaktives Bewerbermanagement zuständig. Darüber hinaus koordinieren sie die Weiterbildung der Mitarbeiter, pflegen das Anbieterprofil bei Stellenportalen oder sind federführend bei der Bestückung der Personalakten.

Sind Sekretärinnen oder Assistentinnen direkt in der Personalabteilung angestellt, gehört es zu ihren Aufgaben, Arbeitsverträge rechtlich einwandfrei zu erstellen oder Kündigungen und Abmahnungen gesetzeskonform aufzubereiten und zuzustellen. Sie kennen die spezifischen Regelungen zu den Themen Kündigung, Kündigungsschutz, Elternzeit und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und wissen, in welchem Gesetz die jeweiligen Bestimmungen verankert sind.

Empfangsbestätigung Schlüssel: Tipps für Arbeitnehmer

Empfangsbestätigung für den Firmenschlüssel  gehört auch zu den Aufgaben Sekretärinnen oder Assistentinnen in der Personalabteilung.

Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber einen Firmenschlüssel bekommen, sollten sorgfältig darauf achten. Denn geht er verloren, kann es schnell teuer werden. Beispielsweise dann, wenn die komplette Schließanlage ausgetauscht werden muss, weil der Schlüssel nicht mehr auffindbar ist.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind daher gut beraten, eine Empfangsbestätigung für den Firmenschlüssel anzufertigen und zu unterzeichnen. Diese kann unter anderem die Modalitäten für den Fall eines Verlusts beinhalten. Aber auch weitere Rechte und Pflichten, die mit dem Empfang des Firmenschlüssels verbunden sind, lassen sich so verbindlich und vor allem für beide Seiten nachvollziehbar regeln.

Der Arbeitgeber sollte darauf achten, dass er auf das Haftungsrisiko für den Arbeitnehmer hinweist. Arbeitgeber, die nicht darauf hinweisen, dass bei einem Verlust des Schlüssels unter Umständen hohe Kosten entstehen können, haben nicht zwingend einen Anspruch darauf, dass der Arbeitnehmer die Kosten tatsächlich tragen muss.

Welche weitere Option hat ein Arbeitgeber noch?

  • Sie können den Arbeitnehmer dazu verpflichten, eine Haftpflichtversicherung abzuschließen, die für die Kosten aufkommen würde, falls der Arbeitnehmer den Schlüssel verlieren sollte.

Das hat Vorteile für beide Seiten:

  • Der Arbeitgeber hat einen Ansprechpartner, falls es zu einem Verlust kommen sollte.
  • Der Arbeitnehmer kann seine Versicherung informieren und dieser den Vorfall übergeben.


Empfangsbestätigung für den Firmenschlüssel: Das gehört hinein

Um eine Empfangsbestätigung anzufertigen, die die wichtigsten Punkte enthält, sollten Sie darauf achten, dass folgende Angaben enthalten sind:

  • Name der Person, die den Schlüssel aushändigt (ggf. zusätzlich Abteilung nennen)
  • Name der Person, die den Schlüssel in Empfang nimmt (ggf. zusätzlich Abteilung nennen)
  • Anzahl und Art des Schlüssels, der ausgehändigt wird (z.B. Garagenschlüssel, Schlüssel für die Schließanlage…)
  • Falls vorhanden auch die Nummer, die auf dem Schlüssel steht
  • Hinweis darauf, dass der Empfänger für den oder die Schlüssel verantwortlich ist und bei Verlust haftet und eine Weitergabe der Schlüssel untersagt ist
  • Unterschriften der beteiligten Personen

Muster für eine Empfangsbestätigung des Firmenschlüssels

Die oben genannten Angaben können natürlich noch erweitert werden, falls es in Ihrer Firma noch weitere Dinge gibt, die geregelt werden müssen.

Die Empfangsbestätigung können Sie zum Beispiel folgendermaßen formulieren:

 

"Empfangsbestätigung Firmenschlüssel

 

Schlüssel wird übergeben durch (ggf. Abteilung):

Schlüssel wird empfangen durch (ggf. Abteilung):

 

Folgende Schlüssel (Art und Anzahl) werden übergeben:

1 Schlüssel Schließanlage

1 Schlüssel Briefkasten

 

Für die sorgfältige Aufbewahrung der Schlüssel ist der Empfänger verantwortlich. Dieser hat ebenfalls dafür zu sorgen, dass er eine Haftpflichtversicherung abschließt, die bei einem Verlust der Schlüssel aufkommt. Somit trägt der Empfänger die Folgen, sollten die Schlüssel verloren gehen.

 

Der Empfänger verpflichtet sich, die Schlüssel stets sachgemäß zu verwenden und sie nicht an Dritte weiterzugeben.

 

Ort, Datum

 

 

Unterschrift                                                                                  Unterschrift "

 

 

 


Tabelle der wichtigen Gesetze und rechtliche Regelungen im Arbeitsrecht

Kündigungsschutz und Kündigungsfristen

§ 622 BGB – allgemeine Kündigungsfristen

Kündigungsschutzgesetz (KSchG)

Elternzeit und Elterngeld

Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG)

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall

Zulässige Arbeitszeiten und Pausengestaltung

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Arbeitnehmerüberlassung und Zeitarbeit

Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)

Mindesturlaubszeiten und Regelungen zur Gewährung von Erholungsurlaub

Bundesurlaubsgesetz (BurlG)

Behandlung von Jugendlichen und Auszubildenden in Bezug auf Anstellung und Arbeitszeiten

Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)

 

Das Sozialgesetzbuch und seine weiteren Kapitel

Darüber hinaus enthält das Sozialgesetzbuch, welches in verschiedene Bücher aufgeteilt ist, unter anderem umfassende Regelungen und Inhalte zu den Themengebieten:

  • Arbeitslosengeld/Arbeitslosenförderung/Integration von Arbeitslosen in den ersten Arbeitsmarkt und Fördermöglichkeiten für Unternehmen (SGB III).
  • Förderung von Schwerbehinderten und besonderer Kündigungsschutz (SGB IX).

Wie kann man als Sekretärin oder Assistent einen diskriminierungsfreien Bewerberprozess sicherstellen?

Sekretärinnen befinden sich in vielen Fällen im Unternehmen an der entscheidenden Schnittstelle des Bewerbermanagements. Sie erhalten als erster Ansprechpartner die schriftlichen oder digitalen Bewerbungsunterlagen und archivieren diese in speziellen softwaregestützten Bewerbermanagementprogrammen. Gleichzeitig nehmen sie mit passenden Kandidaten persönlich Kontakt auf und laden diese zum Bewerbungsgespräch ins Unternehmen ein. Personalleiter vertrauen dem Sekretariat in vielen Fällen umfangreiche Kompetenzen an und übertragen vielfältige Aufgaben der Personalarbeit an die Assistentin.

Das AGG - Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz

Arbeitet eine Sekretärin oder ein Sekretär in Teilen oder vollumfänglich als Personalreferent, gehört es unter anderem zu ihren Pflichten, einen diskriminierungsfreier Bewerbungsprozess sicherzustellen. Die gesetzliche Grundlage für diese Verpflichtung finden verantwortliche Mitarbeiter im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), welches umgangssprachlich ebenso als Antidiskriminierungsgesetz bezeichnet wird.

Das AGG wurde vom Gesetzgeber implementiert, um jegliche Diskriminierung von Menschen in Deutschland zu unterbinden und jeder Person, ungeachtet von Geschlecht, Rasse, Religion oder sexueller Ausrichtung Chancengleichheit einzuräumen. Neben vielen anderen Bereichen des täglichen Lebens beziehen sich die rechtlichen Regelungen des AGG vor allem auf die Beschäftigung von Angestellten im Unternehmen, das Bewerbermanagement und den strukturierten Bewerbungsprozess.

Im § 1 des AGG beschreibt der Gesetzgeber eindeutig das Ziel des AGG

Ziel des Gesetzes ist, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen.

Für Sekretärinnen und Assistentinnen, die in der Personalabteilung für Teile der Mitarbeiterrekrutierung zuständig sind, ergibt sich aus § 12 eine eindeutige Handlungsaufforderung.

Der Gesetzgeber führt in § 12 aus:

Welche praktischen Maßnahmen sind im Bewerbermanagement essenziell?

In der Praxis bedeutet dies für Sekretärinnen im Bewerbermanagement eine Fokussierung auf die folgenden Punkte:

  1. Gleichbehandlung aller eingehenden Bewerbungsunterlagen nach internen und gesetzlichen Regelungen.
  2. Überprüfung der der Inhalte der Stellenanzeigen auf unzulässige Formulierungen, die zum Beispiel die Sprachkenntnisse, das Alter oder die sexuelle Orientierung betreffen.
  3. Korrektur der Inhalte der Stellenanzeigen und Ausschreibungen, wenn diese geschlechterspezifisch veröffentlicht werden. Das AGG sieht eine geschlechterunspezifische Ansprache vor, zum Beispiel: „Wir suchen eine Sekretärin oder einen Sekretär (m/w/d) in Vollzeit.“
  4. Überprüfung von Absageschreiben auf Formulierungen, die dem AGG widersprechen. Absagen sollten neutral und ohne Details verfasst werden.
  5. Individuelle Prüfung von Bewerbungen schwerbehinderter Personen. Diese haben auf Grundlage des SGB IX besondere Schutzrechte und müssen bevorzugt eingestellt werden. Erhält ein schwerbehinderter Bewerber eine Absage, ohne dass er vom Arbeitgeber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurde, kommt dies einer Diskriminierung gleich. Hierfür kann der Kandidat Schadenersatz einklagen.

Holen Sie sich im Zweifelsfall Rat von Profis

Im Einzelfall empfiehlt es sich als Assistentinnen oder Personalreferent einen Fachanwalt für Arbeitsrecht, die IHK oder interne, fachlich versierte Mitarbeiter zurate zu ziehen. Diese können das Bewerbermanagement im Unternehmen objektiv und kritisch betrachten und Änderungen vorschlagen, um den rechtlichen Regelungen und Vorgaben im Betrieb umfassend Beachtung zu schenken.

Zusammenfassend ist es für die Assistenz im Unternehmen und alle Mitarbeiter im Sekretariat essenziell, die wichtigsten Gesetze und die Grundbegriffe des Arbeitsrechts zu kennen. Vor allem, wenn Sekretärinnen im Bewerbermanagement Teilprojekte übernehmen und die Kommunikation mit den Kandidaten verantworten, ist es entscheidend, gesetzeskonform zu handeln und vor allem das AGG zu beachten. Gehen Sekretärinnen in dieser Weise vor, können arbeitsrechtliche Fragestellungen professionell, bereichsübergreifend und zum Wohle aller Beteiligten gelöst werden.

Weitere Artikel zu diesem Thema:
Urlaubsantrag, Urlaub beantragen, Urlaubsplanung
Urlaubsantrag: Alles was Sie über ihn wissen müssen

Jedes Jahr aufs Neue, wenn das letzte Quartal beginnt, beginnen auch die ersten Urlaubsplanungen im Büro. Dabei sind viele unterschiedliche Fragen relevant. Denn…

guter Chef, Good boss, schlechter Chef, bad boss, Schlechte Führungskraft
Good boss – bad boss: Die 5 besten und die 5 schlimmsten Eigenschaften von Führungskräften

Niemand ist näher dran am deutschen Top-Management als Sekretärinnen und Sekretäre in den Vorzimmern: Sie erleben die Führungskräfte oftmals von einer ganz anderen…

Arbeitsbescheinigung ausfüllen, Tipps zum Ausfüllen von Arbeitsbescheinigungen
Arbeitsbescheinigung richtig ausfüllen – darauf sollten Sie achten

Die Arbeitsbescheinigung ist ein Formular der Bundesagentur für Arbeit, das notwendig ist, um Arbeitslosengeld zu beantragen. Dieses Formular muss der Arbeitgeber…

Sekretärin, Assistentin, Unterschied erklärt
Was unterscheidet Sekretärinnen von Assistenzkräften?

Die Berufsbezeichnung „Sekretärin" ist etwas aus der Mode gekommen. Das liegt unter anderem daran, dass damit bis heute verschiedene Klischees verbunden werden.…

Fachliche Führung, Disziplinarische Führung, Führungsstile
Disziplinarische Führung und fachliche Führung von Mitarbeitern: Merkmale, Aufgaben und Unterschiede

Die disziplinarische Führung dient dazu, die Mitarbeiter mithilfe der Weisungsbefugnis zu ihrer besten Leistung zu motivieren und ihnen persönliches Feedback zu…

Bewerbung, Stellenausschreibung, Bewerber
Bewerbung: So finden Sie leichter den passenden Mitarbeiter für das Unternehmen

Der gesamte Prozess der Bewerberauswahl ist vielschichtig und gleichzeitig sehr wichtig. Schließlich wollen Sie den richtigen Kandidaten für Ihren Arbeitgeber…

DSGVO, Datenschutzbeauftrage, Datenschutzbeauftragter, Datenschutz im Unternehmen, Datenschutz im Sekretariat
Was machen Datenschutz-beauftragte?

Persönliche Daten und der Datenschutz spielen heutzutage eine immer wichtigere Rolle im betrieblichen und gesellschaftlichen Kontext. Wir produzieren ständig…

Arbeitsrecht im Sekretariat, Welche Rechte haben Mitarbeiter, die das Sekretariat kennen muss
Arbeitsrecht im Sekretariat: Darauf sollten Sie im Büro achten

Das Arbeitsrecht umfasst die Gesamtheit der Regelungen und Gesetze, an die sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber am Arbeitsplatz halten müssen. Die Leistung, die der…

Grundbegriffe aus der Wirtschaft, Wirtschaftliche Begriffe für Sekretärinnen
Wirtschaft: Welche Grundbegriffe sind für Sekretärinnen essenziell?

Die wichtigsten Grundbegriffe aus der Wirtschaft, die immer wieder im Sekretariat Anwendung finden. Alle Grundbegriffe zu Vollmachten, Vertragsrecht inklusive der…

Bücher für Sekretärinnen, Fachlektüre Sekretärin, Fachwissen Office Bücher
Bücher für Sekretärinnen: Wie Sie zielführende Fachliteratur finden können

Zukunftsorientierte Assistentinnen, die ihren Job schätzen und ein hohes Interesse an neuen Entwicklungen und Trends haben, finden in Fachbüchern und Ratgebern…

Weiterbildung Sekretärin
Welche Weiterbildung ist für eine Sekretärin karrierefördernd?

Eines darf eine Sekretärin auf keinen Fall tun – auf einer Stelle stehenbleiben. In der Zeit der Digitalisierung sind eine Weiterbildung oder eine Fortbildung für…

Job finden als Sekretärin
Jobbörse für Sekretärinnen – Tätigkeitsbereiche und Tipps für eine zielorientierte Bewerbung

Welche Aufgaben hat eine Sekretärin und gibt es eine Ausbildung dazu? Kauffrau oder Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement, Industriekauffrau oder…