Deshalb hängen Terminvereinbarungen und Kontaktpflege eng miteinander zusammen
Die Kunst alltäglicher Terminvorschläge-Mails liegt darin, zugleich dem Empfänger ein gutes Gefühl zu geben und das eigentliche Ziel zu erreichen, nämlich eine rasche und klare Antwort zu erhalten.
Diese 3 Elemente sollte Ihre E-Mail zur Terminvereinbarung enthalten
- Anlass oder Anliegen
- Termin-Alternativen
- Handlungsaufforderung
Aus dem Schreiben zum Terminvorschlag muss ganz klar hervorgehen, welchem Zweck oder Anliegen das Treffen dient. Meistens ist es auch sinnvoll, einige (wenige) Einzelheiten in das Schreiben zu integrieren:
- Thema der Präsentation
- Ziel der Verhandlung
- Vorstellungen über den Ablauf des Kennenlern-Besuches.
Möchten Sie schriftlich einen ersten Termin vereinbaren, so gibt es zwei Varianten, die Sie nutzen können.
Höflich nach einem Termin fragen ohne zeitliche Angabe
- An welchem Tag und welchem Datum würde es Ihnen am besten passen?
- Ziehen Sie einen bestimmten Tag oder ein bestimmtes Datum vor?
Beispiel in Textformat
Sehr geehrte Frau Mustermann,
vor einigen Tagen haben wir Ihnen ein Angebot über das Produkt .... zukommen lassen.
Gern würden wir mit Ihnen über mögliche Vertragsvereinbarungen sprechen. Dazu vereinbaren wir gerne mit Ihnen einen Termin.
- An welchem Tag und welchem Datum würde es Ihnen am besten passen?
- Ziehen Sie einen bestimmten Tag oder ein bestimmtes Datum vor?
Mit freundlichen Grüßen
Höflich nach einem Termin fragen mit zeitlicher Angabe
- Wäre es Ihnen am 28.10.2023 um 9.30 Uhr möglich?
- Könnten Sie den 28.10.2023 um 9.30 Uhr einplanen?
Beispiel in Textformat
Sehr geehrter Herr Mustermann,
vor einigen Tagen haben wir Ihnen ein Angebot über das Produkt .... zukommen lassen.
Gern würden wir mit Ihnen über mögliche Vertragsvereinbarungen sprechen. Dazu vereinbaren wir gerne mit Ihnen einen Termin.
- Wäre es Ihnen am 28.10.2023 um 9.30 Uhr möglich?
- Könnten Sie den 28.10.2023 um 9.30 Uhr einplanen?
Mit freundlichen Grüßen
Bitte um einen Termin: Die typischen Fälle
- Verkaufspräsentation als Follow-Up nach einem Messebesuch
- Reklamation bei einem Lieferanten
- Besprechung offener Fragen zu einem Projekt
- Neuverhandlung / Nachverhandlung von Konditionen
In solchen Fällen ist Vorsicht geboten. Die E-Mail darf sich nicht als reiner Terminvorschlag „tarnen", sondern muss der Situation gerecht werden. Dies beginnt bereits mit der Betreffzeile:
| „Echte" Terminvereinbarung | Terminvorschläge – Termin mit Herrn... |
| Reklamation | Dringender Termin erbeten (=eigentlich ein Befehl...) |
| Follow-up-Besuch | Termin erwünscht? oder: Vorschlag für ein Kennenlern-Treffen |
Der Text der E-Mails sollte den Anlass des Schreibens bzw. den Zweck des Besuches kurz umreißen.
Welche Redemittel eignen sich zum Vereinbaren von Terminen?
Beim Vereinbaren von Terminen gibt es verschiedene Redemittel, die sich gut eignen. Hier sind einige Beispiele:
Um einen Termin zu vereinbaren:
- "Könnten wir einen Termin vereinbaren?"
- "Hätten Sie Zeit für ein Treffen?"
- "Wann hätten Sie Zeit für ein Treffen?"
- "Könnten Sie mir bitte einen passenden Termin nennen?"
Um die Verfügbarkeit zu überprüfen:
- "Wann sind Sie verfügbar?"
- "Welche Tage und Uhrzeiten passen Ihnen am besten?"
- "Haben Sie Zeit am [Tag] um [Uhrzeit]?"
- "Können Sie mir sagen, welche Zeiten für Sie am günstigsten sind?"
Um Terminvorschläge zu machen:
- "Wie wäre es mit [Tag] um [Uhrzeit]?"
- "Könnte [Datum] um [Uhrzeit] für Sie funktionieren?"
- "Würde Ihnen [Tag] um [Uhrzeit] passen?"
- "Ich schlage vor, dass wir uns am [Datum] treffen."
Um den Termin zu bestätigen:
- "Ja, das passt mir."
- "Ich bin zu diesem Zeitpunkt verfügbar."
- "Super, der Termin am [Datum] um [Uhrzeit] ist für mich in Ordnung."
- "Das klingt gut. Ich freue mich auf unser Treffen."
Um den Termin abzulehnen oder zu verschieben:
- "Leider bin ich zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar."
- "Könnten wir den Termin auf [Datum/Zeit] verschieben?"
- "Es tut mir leid, aber ich habe bereits einen anderen Termin."
- "Ich fürchte, ich kann zu dieser Zeit nicht."
Um den Termin abzusagen:
- "Ich muss den Termin leider absagen."
- "Etwas ist dazwischen gekommen, daher kann ich nicht kommen."
- "Können wir den Termin auf einen anderen Tag verschieben?"
- "Ich entschuldige mich, aber ich kann den Termin nicht einhalten."
Terminvorschlag formulieren: Zur Form
Ob man die Terminvorschläge in den Fließtext einbaut oder auflistet, ist Geschmackssache. Für die meisten Empfänger ist es angenehmer, die Terminvorschläge übersichtlich aufgelistet zu lesen. Manchmal kommt es vor, dass Informationen im Fließtext überlesen werden.
Wenn Sie mehr als zwei Terminvorschläge unterbreiten, schreiben Sie sie in eine übersichtliche Liste und gleich darunter die veranschlagte Dauer. Dann sind alle benötigten Informationen an einem Ort und können vom Empfänger auf einen Blick gelesen werden.
Denn manchmal werden solche E-Mails ausgedruckt und dem Chef vorgelegt oder in ein eigenes E-Mail an den Chef übernommen. In beiden Fällen ist es praktisch, wenn alle Informationen, die der Chef benötigt, übersichtlich an einem Ort stehen und nicht erst aus dem Fließtext „herausgeklaubt" werden müssen.
"In meinen über 15 Jahren als Assistenzkraft habe ich unzählige Termine koordiniert und vereinbart. Einmal, zu Beginn meiner Karriere, habe ich einen wichtigen Geschäftstermin für unseren CEO mit einem potenziellen Großkunden doppelt gebucht. Das war ein Albtraum! Nicht nur, dass beide Termine kollidierten, es war auch peinlich, den Fehler zuzugeben und einen der Termine verschieben zu müssen. Dieser Vorfall hat mir die Bedeutung von sorgfältiger Planung und Organisation vor Augen geführt.
Heute verlasse ich mich nicht nur auf digitale Kalender, sondern führe auch einen physischen Planer, in den ich alle Termine handschriftlich eintrage. Dieser doppelte Check gibt mir die Sicherheit, keine Überschneidungen zu übersehen. Zudem habe ich mir angewöhnt, immer eine Bestätigungsmail mit einer Agenda und den Kontaktdaten aller Teilnehmer zu versenden. So kann jeder seine Verfügbarkeit überprüfen und eventuelle Konflikte rechtzeitig melden.
Mein Tipp an alle, die im Bereich Assistenz und Sekretariat arbeiten: Nehmt euch die Zeit, eure Termine sorgfältig zu planen und zu bestätigen. Ein kleiner Fehler kann große Auswirkungen haben, aber mit der richtigen Organisation und Kommunikation könnt ihr solche Fallstricke vermeiden."
- Denise Lohse, Executive Assistant.
Wie kann ein Termin per Telefon vereinbart werden?
Termine am Telefon zu vereinbaren läuft grundsätzlich ähnlich ab wie mit einer E-Mail. Beginnen Sie damit, sich vorzustellen und nennen Sie gleich Ihren Wunsch nach einem Termin und dem Thema des Gesprächs sowie den Ansprechpartner. Sie können nach Rückfragen das Thema des Gesprächs genauer beschreiben, legen Sie jedoch den Hauptfokus darauf, dass Sie das Thema in einem persönlichen Termin klären möchten.
Falls Sie bereits einen Termin im Sinne haben, können Sie diesen Ihrem Gesprächspartner sogleich mitteilen. Auch den Ort des Termins können Sie direkt vorschlagen. Sie können weiterhin Rückfragen zu Organisationspunkten stellen und nach Vorbereitungsmöglichkeiten fragen.
Abschießend bedanken Sie sich für das Telefonat und die Zeit und nennen nochmals Datum und Uhrzeit des Termins, um Missverständnisse durch die Telefonkommunikation vorzubeugen.
Musterbeispiel: Einen Termin per Telefon vereinbaren
Guten Tag, hier spricht [Ihr Name]. Ich würde gerne einen Termin vereinbaren, um [das Thema oder den Grund des Gesprächs] mit [Name des Ansprechpartners] zu besprechen.
[...]
Es geht um [kurze Beschreibung des Themas]. Ich denke, es wäre sinnvoll, sich persönlich darüber auszutauschen und eventuelle Fragen zu klären.
[...]
Ich schlage vor, dass wir uns am [Datum] um [Uhrzeit] treffen. Passt Ihnen das?
[...]
Wir könnten uns entweder in Ihrem Büro oder in einem Besprechungsraum treffen. Was wäre für Sie am bequemsten?
[...]
Gibt es noch etwas, was ich vorbereiten sollte oder sollten wir bestimmte Unterlagen bereithalten?
[...]
Vielen Dank für Ihre Zeit und das Telefonat. Ich freue mich auf das Gespräch. Bis zum [Datum] um [Uhrzeit] dann.
Wie kann ein Terminvorschlag per E-Mail gestaltet werden?
Der Großteil an Terminen wird per Mail vereinbart, deshalb ist es wichtig, dass Sie sich mit dem Verfassen von Terminvorschlägen per E-Mail auskennen.
Folgender Bestandteile sind essenziell für einen gelungenen Terminvorschlag per E-Mail:
- Die Betreffzeile sollte direkt zeigen, worum es in Ihrer Mail geht, ohne zu aufdringlich zu sein. Deshalb sollte hier direkt der Wunsch nach einem Termin aufgeführt werde.
- In der Mail selbst sollten Sie den Grund des Termins beschreiben, um den Empfänger optimal auf den Termin vorzubereiten. Diese offene Kommunikation ist sehr wichtig, um das Vertrauen mit Ihren Kunden und Kollegen zu stärken.
- Nach dem Grund des Termins können Sie direkt einen Zeitpunkt für den Termin vorschlagen. Hier sollten direkt Datum, Zeit und Ort eingebunden werden. Um Ihrem Geschäftspartner entgegenzukommen, können Sie direkt noch weitere Alternativtermine anbieten
- Abschließend formulieren Sie noch den Wunsch nach einer Terminbestätigung, um von ihrem Gesprächspartner eine Antwort zu erhalten und den Termin fest planen zu können
Weiterhin sollten Sie bestimmte Floskeln in Ihrer Korrespondenz meiden, um zeitgemäß und modern Termine anzufragen. Ein paar Beispiele hierzu haben wir Ihnen aufgelistet.
So nicht | Besser so |
Hiermit möchten wir anfragen, ob Sie uns die Möglichkeit geben, Ihnen unser Unternehmen zu präsentieren. | Wir möchten uns bei Ihnen vorstellen – unser Unternehmen, unsere Stärken, unser Dienstleistungsumfang. |
Der Klassiker „hiermit“ ist tabu für eine zeitgemäße Korrespondenz. Denn, wenn nicht „hiermit“, womit sonst? | Eine pfiffige und ausgefallene Alternative zum sonstigen Einerlei. |
Wir kommen zurück auf Ihren Besuch auf unserem Messestand und möchten Ihnen eine Präsentation unseres Unternehmens in Ihrem Hause anbieten. | Bei unserem Gespräch auf der Anuga hatten wir den Eindruck, Sie möchten mehr über uns und unsere Produkte erfahren. Wir kommen gern zu Ihnen und überzeugen Sie von unseren Produkten und unserer Zuverlässigkeit. |
Eine sehr indirekte und formelle Ansprache. Der Empfänger wird sich nur schwer angesprochen fühlen. | Das ist selbstbewusst und zeitgemäß formuliert. Trauen Sie sich, direkt zu sein. |
Herr Meier hat mich beauftragt, mit Ihnen einen Termin zu vereinbaren. | Peter Meier hat mich gebeten, mit Ihnen einen Termin zu vereinbaren. Oder: Peter Meier möchte Sie gerne treffen. |
„Herr“ statt den Vornamen zu schreiben, wirkt distanziert und ist auch nicht zeitgemäß. „Beauftragt“ klingt zu sehr nach Befehlsempfängerin. | Die Nennung des Vornamens macht den Satz sympathischer und „gebeten“ lässt die Assistentin gleichberechtigter wirken. |
Wie kann der Chef um ein Gesprächstermin gebeten werden?
Um Ihren Chef um ein Gespräch zu bitten, sollten Sie einen passenden Zeitpunkt abwarten und ihn nicht im Vorbeigehen auf dem Gang im Büro um einen Gesprächstermin bitten. Dadurch sorgen Sie, dass der Termin in seiner Wichtigkeit wahrgenommen und nicht vergessen wird. Sie können bereits davor dringende Gesprächspunkte des Termins aufschreiben, um sich besser vorzubereiten, damit das Gespräch auch von Erfolg gekrönt sein wird.
Wenn Sie Ihren Chef nun um einen Gesprächstermin bitten, sollten Sie direkt einen konkreten Termin vorschlagen, das Thema des Gesprächs benennen und auch die mögliche Dauer des Gesprächs. Häufig hat Ihr Chef viele verschiedene Termine am Tag und durch einen konkreten Datums- und Zeitvorschlag können Sie ihm Planungssicherheit geben. Halten Sie auch ein oder zwei Ausweichtermine bereit, falls Ihr Chef an Ihrem ersten Vorschlag schon verplant ist.
Wie kann eine Terminbitte an den Chef formuliert werden?
Bei der Formulierung einer Terminbitte an den Chef sollten Sie zunächst eine angemessene Begrüßung wählen. Üblich ist hier:
- Sehr geehrter Herr bzw. Sehr geehrte Frau
Sie können sich nun weiter nach dem Wohlbefinden des Chefs erkundigen, bevor Sie zum eigentlichen Anliegen übergehen. Eine Terminbitte können Sie wie folgt formulieren:
Ich möchte gerne einen Termin mit Ihnen vereinbaren, um über [Thema] zu sprechen. Es wäre mir eine große Hilfe, wenn wir uns persönlich zusammensetzen könnten, um einige wichtige Punkte zu besprechen und Ihre Einschätzung sowie Anleitung dazu zu erhalten.
Nun nennen Sie einen möglichen Termin und gegebenenfalls weitere Alternativtermine, damit Ihr Chef in seiner Antwort nur noch zu einem bestimmten Datum und Uhrzeit zusagen muss. Abschließend können Sie möglich Vorbereitungswünsche einholen:
Für weitere Informationen oder falls Sie bestimmte Unterlagen oder Vorbereitungen benötigen, stehe ich Ihnen selbstverständlich zur Verfügung. Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn ich etwas vorab für das Treffen vorbereiten soll.
Mit den üblichen Abschiedsfloskeln können Sie jetzt die Terminbitte an Ihren Chef abschicken:
Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören und den Termin zu bestätigen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Wie werden Termine auf Englisch vereinbart?
Da Sie in der geschäftlichen Korrespondenz häufig auch Termine auf Englisch vereinbaren müssen, sollten Sie die gängigen Phrasen in der englischen Korrespondenz kennen.
Wichtige Formulierungen sind:
- I call you in relation to… – Ich rufe Sie an in Bezug auf…
- I would like to meet with you personally to discuss further details. – Ich möchte mich persönlich mit Ihnen treffen, um weitere Details zu besprechen
- When do you have time in the next few weeks? – Wann haben Sie Zeit in den nächsten Wochen?
- How does Wednesday, June 7 at 2pm suit you? – Wie passt Ihnen Mittwoch, den 7. Juni um 14 Uhr?
- Unfortunately I am not available that day, How does next Friday suit you? – Leider bin ich an diesem Tag nicht verfügbar, wie passt es Ihnen nächsten Freitag?
- I will send you an email confirming the appointment time and date. – Ich schicke Ihnen eine E-Mail mit der Bestätigung von Datum und Uhrzeit des Termins.
- I look forward to meeting you in person. – Ich freue mich darauf, Sie persönlich kennenzulernen.
Weitere gängige Sprachen und Übersetzungen haben wir hier für Sie zusammengefasst.
Sprache | Übersetzung |
Deutsch | Termin vorschlagen |
Englisch | Date proposal |
Französisch | Proposition de date/proposition de rendez-vous |
Spanisch | fecha propuesta |
Italienisch | data proposta |
Dear Ms. Mustermann,
A few days ago we sent you an offer for our product .....
We are looking forward to talking to you about possible contract agreements. We would be pleased to arrange an appointment with you for this purpose.
On which day and date would it suit you best?
Would you prefer a specific day or date?
With kind regards
Chère Madame,
Il y a quelques jours, nous vous avons fait parvenir une offre concernant le produit .....
Nous souhaitons nous entretenir avec vous sur d'éventuels accords contractuels. Nous serions également enchantés de convenir d'un rendez-vous avec vous.
Quel jour et quelle date vous conviendraient le mieux ?
Préférez-vous un jour ou une date spécifique ?
Avec nos meilleures salutations
Wie kann auf einen Terminvorschlag geantwortet werden?
Sie können sich zunächst für den Terminvorschlag bedanken, dann können Sie den Termin bestätigen. Falls der Terminvorschlag für Sie jedoch unpassend ist, sollten dies direkt formulieren und unter Umständen einen Alternativtermin vorschlagen.
In Ihrer Antwort auf den Terminvorschlag können Sie auch direkt nach weiteren Informationen oder Anweisungen fragen oder bitten, über mögliche Änderungen des Termins informiert zu werden. Abschließend können Sie sich mit einer Abschiedsfloskel positiv über den zukünftigen Termin äußern.
Termin vergessen - So fragen Sie nach einem Termin nach
Es ist auch möglich, dass Termine durch einen technischen Fehler aus digitalen Kalendern verschwinden. Möchten Sie Ihrem Kunden eine Erinnerungsmail schreiben, haben wir hier einige uster für Sie vorbereitet.
Nachfolgend stellen wir Ihnen ebenfalls zwei Varianten vor, wie Sie höflich nach einem bereits bestehenden Termin nachfragen, den Sie vergessen haben.
Musterformulierung: So fragen Sie nach einem bestehendem Termin nach
Sehr geehrter Herr Mustermann,
wir hatten in der Firma ein technisches Problem. Leider sind nicht mehr alle Termine digital erfasst.
Wären Sie so freundlich und könnten uns den Termin, denn wir vereinbart haben zuschicken?
Ich danke Ihnen herzlich
Mit freundlichen Grüßen
Beispieltext: So formulieren Sie, wenn Sie den Termin vergessen haben
Liebe Frau Mustermann,
ich habe zu meiner Schande vergessen den Termin nach unserem Telefonat zu notieren.
Wären Sie so freundlich und würden mir diesen per E-Mail zusenden?
Ich danke Ihnen vielmals.
Mit freundlichen Grüßen
Fazit: Konzentrieren Sie sich bei der Terminvereinbarung auf das Wesentliche
Müssen Sie für Mitarbeiter oder Vorgesetzte geschäftliche Termine vereinbaren, sollten Sie sich an die drei Hauptelemente der Terminplanung halten: Nennen Sie den Anlass und das dafür vorhergesehene Datum, bieten Sie ggf. Alternativtermine und vergessen Sie nicht, die Einladung mit einer Handlungsaufforderung abzuschließen. Eine gute Terminorganisation ist das Aushängeschild der Firma.
Im Zeitalter der digitalen Kommunikation gehen Terminvereinbarungen und Terminvorschläge schnell mal unter. Konzentrieren Sie sich in Ihrer E-Mail daher auf das Wesentliche und kommen Sie bereits mit dem "Betreff" auf den Punkt. Obwohl Termine zu vereinbaren zu Ihren standardmäßigen Routineaufgaben als Sekretärin und Assistenzkraft gehört, sollten Sie dabei auch nie Ihre Individualität verlieren. Passen Sie Ihren Schreibstil an Ihre Beziehung zum Empfänger an.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
FAQ: So vereinbaren Sie kompetent und professionell Termine
Worauf sollte ich bei der Terminvereinbarung achten?
Kommunizieren Sie in Ihrer Terminvereinbarung eindeutig den Ort und die Zeit des Treffens. Nennen Sie das genaue Datum mit Wochentag sowie die Uhrzeit. In manchen Fällen ist auch die Dauer des Termins relevant.
Welches Medium sollte ich für die Terminvereinbarung wählen?
Es gibt keine pauschale Antwort auf die Frage, wann Sie eine E-Mail oder einen Brief schreiben sollten. Wenn Sie einen Bewerber kontaktieren, bietet es sich an, für das Medium zu entscheiden über das bisher die Kommunikation abgewickelt wurde. Wenn Sie einen Geschäftspartner zur Messe einladen, wirkt jedoch ein Brief seriöser.
Kann ich einen Termin auch telefonisch vereinbaren?
Wenn es dringend ist, bietet es sich an, einen Termin auch telefonisch zu vereinbaren.
Wie handele ich, wenn ich so schnell wie möglich einen Termin vereinbaren möchte?
Teilen Sie höflich, aber bestimmt mit dass sie unter Zeitdruck sind. Drücken Sie sich klar und deutlich aus, dass Sie wissen müssen, welcher Termin passt. Machen Sie deutlich, dass Ihnen eine schnelle Antwort wichtig ist.
Wie umgehe ich Fehler bei der Terminvereinbarung?
Ergänzen Sie den Wochentag, wenn Sie das Datum bei der Terminvereinbarung nennen. Es fällt so schneller auf, wenn Sie sich zum Beispiel im Monat vertun oder der Korrespondanzpartner sich irrt. Ein Fehler bei der Terminvereinbarung wird bei “Mittwoch, der 18. März” schneller entdeckt, als wenn Sie nur vom “18. März” sprechen.
