Selber einladen war gestern
Teilnehmer- und Eventmanagement-Software nimmt einem eine Menge manueller Arbeit ab.

Selber einladen war gestern

Viele Assistentinnen arbeiten noch mit Excel, wenn sie zu Events einladen. Effizienter ist aber spezielle Software, auch schon bei kleineren Veranstaltungen.

Eine Firmenfeier oder ein Event für Kunden auf die Beine zu stellen ist viel Arbeit, vor allem, wenn man dazu klassisch mit Excel arbeitet. Mittlerweile gibt es praktischere Tools: „Teilnehmer- und Eventmanagement-Software nimmt einem eine Menge manueller Arbeit ab“, erklärt Katrin Taepke aus Bayreuth, die auf Messe- und Kongresswirtschaft spezialisiert ist. Weil das Angebot an solchen Tools riesig ist, fragten immer wieder Branchenkollegen und -kolleginnen bei der Projektplanerin an, welches Tool sie benutzt. Mit dem Ergebnis, dass sie ein E-Book erstellte, in dem sie sich detailliert mit 20 Tools befasst.*

Bevor man sich auf die Suche macht, so Taepkes Rat, sollte man sich genau überlegen, wozu das Tool dienen soll und was es kosten darf. Definieren Sie im Vorfeld: Um welche Art von Veranstaltungen geht es? Mit wie vielen Teilnehmern? Wollen Sie mit dem neuen Tool Ihre Einladungs-Mails gestalten? Wie einfach soll das möglich sein? Und was haben Sie mit dem Tool noch vor – Tickets verkaufen zum Beispiel? Dann muss auch eine ordentliche Buchhaltung mit dem Programm abgebildet werden können.

Der letzte Punkt ist entscheidend. Solche Programme können Kosten im vierstelligen Bereich aufwerfen – „was aber angesichts dessen, was sie leisten, gerechtfertigt ist“, so Katrin Taepke. Manche Tools darf man (zumindest in einer Basisversion) auch kostenlos nutzen. Vorausgesetzt, das Event ist kostenlos: Sowohl eventbrite als auch XING Events und eveeno bieten Gratis-Services.

Automatische E-Mail-Erinnerung

Elina Stoll, Trainerin und Eventplanerin in München, arbeitet mit eventbrite, das sie zunächst als Teilnehmerin kennenlernte. Sie fand die App praktisch und einfach in der Handhabung und sah sich daraufhin die dazugehörige App für Veranstalter näher an. Prima findet sie, dass man damit immer den Überblick über die Anmeldungen hat. Man kann die Teilnehmer bei Ankunft direkt über die App einchecken, hat hinterher also auch eine einfache Möglichkeit festzustellen, wer tatsächlich teilgenommen hat, und kann alle erneut anschreiben. Gut findet Elina Stoll auch, dass die angemeldeten Teilnehmer wenige Tage vor dem Event eine automatische E-Mail-Erinnerung bekommen und sich den Termin direkt in den Kalender eintragen lassen können: „Vorteile für beide Seiten.“

Auch der Pioneers Club, eine Plattform zur Vernetzung von Mittelstand und innovativen Startups in Bielefeld, benutzt eventbrite, vorrangig zur Rechnungsstellung, berichtet Partnership-Managerin Christine Bunkowski. „Aber auch Teilnehmermanagement funktioniert darüber klasse, da man sich Listen herunterladen und E-Mails direkt verschicken kann.“ Das geht auch schon in der kostenfreien Version.

* Interessenten können Katrin Taepkes E-Book kostenlos auf ihrem Blog (micestens-digital.de) herunterladen.

Den vollständigen Artikel lesen Sie in working@office.