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Um ein Event erfolgreich zu planen, bedarf es 9 wichtiger Schritte bei der Eventorganisation © Rawpixel.com - Shutterstock

Eventorganisation: Dieser 9-Schritte-Plan unterstützt wirkungsvoll

Ein Event oder eine Veranstaltung zu planen ist eine Aufgabe, welches sich ein Sekretariat öfter stellen muss. Ob Betriebsfeiern, Weihnachtsfeier, Seminar oder Workshops - sie alle sind mit zahlreichen Aufgaben in der Eventorganisation belegt. Damit bei Ihrer Eventplanung nichts schiefgeht, hat das Team von Workingoffice einen 9-Schritte-Plan zusammengestellt.

Eine Betriebsversammlung, die neue Strukturen verkündet. Die jährliche Weihnachtsfeier als großes Dankeschön für die Mitarbeiter. Eine Tagung mit externer Beteiligung, die zu neuen Perspektiven und Lösungen führt oder das Team-Building-Event, das eine Abteilung motiviert und zusammenschweißt.

Jede Veranstaltung hat ein Ziel und soll nachhaltig im Gedächtnis bleiben. Auch wenn es dabei eigentlich um die Inhalte geht, so ist es die perfekte Eventorganisation, die den Boden bereitet und den Rahmen für ein gutes Gelingen schafft.

 

Sekretärinnen und Assistenten haben daher mit der Planung und Durchführung von Veranstaltungen eine große Verantwortung und oft auch komplexe Aufgaben, die es Schritt für Schritt zu bearbeiten gilt.

 

1. Schritt: Perfekte Eventorganisation - Festlegen der Rahmenbedingungen

Das Wichtigste ist eine perfekte Vorbereitung. Einer der ersten Jobs bei jeder Art von Veranstaltungsorganisation ist es, die Eckdaten zu erfassen und so den Rahmen festzulegen.

Zu wissen, was erreicht werden soll und was dazu benötigt wird, ist der Ausgangspunkt für jedes Eventmanagement.

Warum und für wen?

Ob es Ihnen vorgegeben wird, es sich aus dem Anlass ergibt oder ob Sie selbst ein inhaltliches Konzept für Ihr Event erarbeiten dürfen - wichtig ist, dass es ein Ziel gibt. Klären Sie zuallererst, was Ihr Unternehmen mit der Veranstaltung erreichen will.

  • Soll die Weihnachtsfeier nicht nur Dank für ein erfolgreiches gemeinsames Jahr sein sondern auch unter einem bestimmten Motto stehen?
  • Dient das Team-Event dem reinen Kennenlernen oder eher der Motivation für ein anstehendes Projekt?
  • Welche Fragen soll die Konferenz mit externer Moderation beantworten?

Erkennen von Anlass und Ziel = erfolgreiche Eventorganisation

Aus Anlass und Ziel ergibt sich in der Regel auch die Zielgruppe, also der Teilnehmerkreis einer Veranstaltung.

  • Sind es alle internen Mitarbeiter oder nur eine bestimmte Personengruppe?
  • Kommen Externe hinzu?

Für ein strukturiertes Teilnehmermanagement legen Sie also fest, wer und wie viele Personen zu Ihrem Event kommen und ob alle Kontaktdaten, z. B. für die Einladungen, vorliegen.

Wie, wo und wann findet das Event statt?

  • Wird es eine Inhouse-Veranstaltung oder ein Offsite-Event?
  • Ist eine Tagesveranstaltung vorgesehen oder eine mehrtägige Reise?
  • Buchen Sie den Ballsaal eines nahegelegenen Hotels oder feiern Sie ein Familienfest für Mitarbeiter mit Anhang auf der grünen Wiese und stellen dort Zelte, Hüpfburgen und Sportspiele zur Verfügung?

Unbegrenzte Möglichkeiten bei der Eventorganisation 

Den Ideen und Möglichkeiten sind kaum Grenzen gesetzt, doch bedenken Sie, dass die Art Ihrer Veranstaltung zum Ziel des Unternehmens und zu den Bedürfnissen der Teilnehmer passen muss.

Dem Team-Building-Effekt des Canyonings sind Grenzen gesetzt, wenn Teilnehmer mit nur bedingt sportlich-abenteuerlichen Ambitionen dabei sind.

Was sind weitere grundlegende Faktoren für ein erfolgreiches Event?

Auch Ort und Zeitpunkt sind grundlegende Faktoren für den Erfolg einer Veranstaltung und hängen wesentlich von Art bzw. Anlass des Events ab. Wo Sie die Veranstaltung stattfinden lassen, kann sich daran orientieren, woher das Grossteil der Teilnehmer kommt aber auch daran, welche Art von Location Ihnen für das perfekte Ziel des Events stimmig erscheint.

Während Weihnachtsfeiern im Dezember oder Firmen-Picknicks in den Sommermonaten sich von selbst erklären, wählen Sie bei stark arbeitsbezogenen Konferenzen eher Termine unter der Woche.

Eine abendliche Jubiläumsfeier ist gut an einem Freitag positioniert, damit die Teilnehmer am nächsten Tag ausschlafen können. Events, bei denen auch Ehepartner und Kinder geladen sind, legen Sie besser auf Wochenenden.

Alle Fragen geklärt? Wie geht es weiter mit der Eventorganisation?

Sind das Wie, das Wo und das Wann grob geklärt, markiert das Veranstaltungsdatum den Zielpunkt Ihrer Planung. Von hier aus können Sie rückwärts die gesamten erforderlichen Aufgaben terminlich einplanen. Achten Sie auf perfekte zeitliche Vorläufe wie z. B. für die Buchung bestimmter Locations, Aktivitäten oder Show-Acts, damit hier nichts von vornherein aus dem Zeitfenster fällt.

Was darf ein Event kosten?

Stecken Sie einen groben Kostenrahmen ab. Berücksichtigen Sie dabei Dinge wie die Miete für eine Location, evtl. Übernachtungskosten, das Catering, benötigte Veranstaltungstechnik oder Dekorationen für Räumlichkeiten, zusätzliches Personal, externe Referenten und das Unterhaltungsprogramm oder Give-Aways für die Teilnehmer.

Ihr Budget ist eine wichtige Grundlage für das gesamte Veranstaltungsmanagement.

Wer macht was bis wann bei der Eventorganisation?

Je größer die Veranstaltung, desto wichtiger ist es, ein perfektes und tatkräftiges Organisations-Team an der Seite zu haben. Versuchen Sie als Teamassistent oder Sekretärin nicht, alles alleine zu stemmen. Stellen Sie ein Team auf, in dem jeder konkrete Teilaufgaben der Eventorganisation übernimmt.

Erkennen von Fähigkeiten eines Teammitglieds

Ihre Teammitglieder bringen idealerweise unterschiedliche Fähigkeiten, Kenntnisse und Ideen ein. Achten Sie jedoch darauf, dass einer den Team-Lead und damit den Gesamt-Überblick behält. Häufig bietet sich auch eine Team-Assistenz an, denn die Zusammenarbeit muss koordiniert, terminiert und am besten auch dokumentiert werden, damit jeder seinen Job kennt und genau weiß, was zu tun ist und wann Ergebnisse abgeliefert werden sollen.

Unterstützung durch Veranstaltungsagenturen bei der Eventplanung

Sprengt ein Event aufgrund seiner Art und Größe den Rahmen der Möglichkeiten Ihrer Büroorganisation, ist es sinnvoll, frühzeitig eine externe Veranstaltungsagentur bzw. Eventagentur zu beauftragen. Ob Location-Auswahl oder Catering, Ideen für das Rahmenprogramm oder das Know-how für einen perfekten Ablaufplanung, eine erfahrene Eventagentur kann Ihnen Teile oder sogar die gesamte Organisation abnehmen.

Das sichert den Erfolg, spart viel Zeit, Nerven und oft auch Geld. Denn wenn man bedenkt, wie stark Ihre eigenen Kapazitäten und die Ihres Orga-Teams gebunden werden und während der Eventorganisation dann nicht für die Tagesarbeit im Büro zur Verfügung stehen, amortisieren sich die Kosten eines externen Event- oder Veranstaltungsmanagements schnell.

2. Schritt: Planung des Programmablaufs durch das Eventorganisations-Team

Ist die Konzept-Phase mit den perfekten Rahmenbedingungen für das anstehende Event abgeschlossen, geht es in die Programmplanung. Sie machen sich Gedanken über die Didaktik und die Dramaturgie Ihrer Veranstaltung.

  • Was sollen die Teilnehmer lernen und mitnehmen, woran sollen sie sich erinnern?
  • Worüber sollen sie aufgeklärt werden oder womit sollen sie in Zukunft arbeiten?
  • Und auf welche Weise bringen Sie diese Informationen am besten verständlich und möglichst nachhaltig rüber?

An dieser Stelle wird festgelegt, welche Beiträge oder Aktivitäten stattfinden sollen. Angefangen von der Frage, welche internen und ggf. auch externen Referenten sprechen und worüber, wer als Moderator durchs Programm führt und vielleicht auch, welche Show-Acts oder Musikeinlagen integriert werden.

Zeitlichen Ablauf in der Eventorganisation festlegen

Die Veranstaltung braucht einen zeitlichen Ablauf, der möglichst einem perfekten Spannungsbogen folgt. Der Höhepunkt und auch ein Ausklang müssen gestaltet werden. Sie kreieren quasi ein Drehbuch für Ihr Event und geben ihm dabei einen roten Faden, der das Ziel transportiert und durchgängig erkennbar macht.

Einsatz von Teilnehmermanagement 

In diese Phase der Veranstaltungsorganisation gehören auch alle Überlegungen zu Rahmenprogrammen, wie sie z. B. rund um mehrtägige Konferenzen stattfinden können. Die Aufgabe ist, mit Hilfe eines bedürfnisorientierten Teilnehmermanagements, neben gemeinsamen Abendessen auch Ausflüge, Sport- oder Wellnessaktivitäten zu ermöglich, die ein stark arbeitslastiges Tagesprogramm ausgleichen oder auch Ergebnisse vertiefen.

Wenn Sie wissen, was die Teilnehmer brauchen und sich wünschen und dann eine gute Balance aus Anspannung und Entspannung für den Ablauf finden, kann das die Produktivität und den Erfolg solcher Konferenzen nachhaltig stärken.

3. Schritt: Eventorganisation - die Auswahl der Location

Die Location ist als Ort des Geschehens ein wichtiger Imagefaktor. Sie spielt eine große Rolle für das Wohlbefinden der Teilnehmer und repräsentiert, zusammen mit den Inhalten und Zielen Ihrer Veranstaltung, das Bild Ihres Unternehmens. Eine Location kann das Event zu einem atemberaubenden Ereignis oder zu einem beschwerlichen Hürdenlauf werden lassen.

Wie findet man den passenden Veranstaltungsort?

Die Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort erfolgt auf Basis des Ziels und der Art eines Events sowie des verfügbaren Budgets. Eine wichtige Rolle spielen, neben der Ausstattung und genügend Platz in den Räumlichkeiten, auch ihre Lage und Erreichbarkeit.

Insbesondere wenn die Teilnehmer aus verschiedenen Regionen kommen, ist die Verkehrsanbindung (Autobahn, Flughafen, Bahnhof etc.) und die Verfügbarkeit von Parkplätzen relevant oder es wirft sich die Frage auf, wie ein gesammelter Transfer, z. B. per Bus, arrangiert werden kann.

 

Diese Möglichkeiten haben Sie, um einen guten Veranstaltungsort zu finden

Mögliche Veranstaltungsorte ausfindig machen und vergleichen können Sie z. B. via Internet oder mit Unterstützung einer Eventagentur.

Aber es lohnt sich immer, nach Prüfung von Angeboten möglicher Locations, auch eine Vor-Ort-Besichtigung vorzunehmen. Nur so können Sie ein Gefühl für Räumlichkeiten bekommen und z. B. in Hotels auch die Betreuung durch das Personal prüfen.

  • Passt alles zu Ihren Zielen? Gibt es vielleicht optische Hindernisse wie Säulen im Saal?
  • Ist alle erforderliche Technik vorhanden oder gibt es genügend Platz, Strom, Stauraum für die eigene Technik und mitgebrachte Materialien?

Das Orga-Team an einem Platz

Für größere oder länger andauernde Veranstaltungen kann es wichtig sein, auch vor Ort ein Büro einzurichten, in dem während der laufenden Programme noch Organisatorisches erledigt werden kann. Die Frage ist hier immer, wie Sie Ihr in der heimatlichen Büroorganisation geplantes und strukturiertes Eventmanagement sauber und störungsfrei auf den Ort der Veranstaltung übertragen können.

4. Schritt: So findet man das perfekte Catering zu Veranstaltung

Ob Ihr Event jedem „schmeckt“, liegt ebenfalls in Ihren Händen und ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Veranstaltungsorganisation, der den Teilnehmern im Gedächtnis bleiben wird. Eine gute Vorbereitung ist wichtig. Sie sollten beim Catering genauso sorgfältig auswählen und ggf. vorher live testen, wie bei der Entscheidung für eine Location.

Das perfekte Catering auf einer Veranstaltung kann vom Schokoladentäfelchen auf dem Kopfkissen des Hotelbettes über Willkommensdrinks, Frühstück, Lunch, Dinner und Pausengetränke bis hin zu speziellen Menü-Angeboten oder Buffets und der Verpflegung des Auf- und Abbaupersonals reichen.

Gemeinsames Essen verbindet Menschen 

Gemeinsames Essen ist ein Akt der Entspannung und auch eine einfache Möglichkeit zum Kennenlernen und Kontakteknüpfen. Überlegen Sie, welche Rolle die Bewirtung im Rahmen Ihres Veranstaltungs-Konzeptes spielen könnte und wie sie sich in die Art Ihres Events integrieren lässt.

Vegetarier, Veganer Lactoseintolleranz - für jeden etwas dabei

Zeigen Sie sich offen und praktizieren Sie auch hier ein wertschätzendes Teilnehmermanagement. Fragen Sie sich, wie sich Ihr Teilnehmerkreis zusammensetzt und ob es spezielle Bedürfnisse gibt: zum Beispiel vegetarisch, glutenfrei oder halal bei Muslimen.

Bei Unklarheiten erkundigen Sie sich lieber vorher bei den Teilnehmern nach einem evtl. besonderen Bedarf. Und damit sich anschließend jeder gut orientieren kann, sorgen Sie für Information über aussagekräftige Speisekarten oder eine entsprechende Beschilderung am Buffet.

Der feine Unterschied wird wahrgenommen

Menschen nehmen den Unterschied sehr feinsinnig wahr, ob ihnen jemand einfach etwas vorsetzt oder sich auch bei der Bewirtung ernsthaft um ihr Wohl Gedanken gemacht hat.

5. Schritt: Ausstattung und Dekoration sind Teile der Eventorganisation

Auf einem Event sollen sich alle wohlfühlen. Das perfekte Ambiente spielt dabei eine große Rolle. Die Frage der Bestuhlung und Ausstattung von Räumlichkeiten mit Tischen, Bühne, Deko, Pult oder Tagungstechnik muss bei der Organisation einer Veranstaltung dezidiert geklärt werden.

Bedenken Sie z. B., dass Veranstaltungs-Formate, die neben reiner Informationsvermittlung auch auf aktive Mitwirkung der Teilnehmer setzen, eine eher offene Raumgestaltung benötigen. Kleingruppen oder Diskussionsrunden brauchen Bewegungsfreiheit und die Möglichkeit zum aktiven Austausch. Dafür sind reine Sitzreihen oder parlamentarische Bestuhlung ungeeignet.

Die Sicht nach vorn muss auf einem Event gegeben sein

Wichtig bei Bestuhlung und Möblierung der Räumlichkeiten ist immer eine gute Sicht auf den Referenten, die Leinwand oder bei Bedarf auch auf andere Teilnehmer.

Zum Veranstaltungsmanagement gehört auch, unterschiedliche Platzbedarfe zu berücksichtigen. Eine Bestuhlung in U-Form braucht ca. 3 m² Platz pro Person, ein Stehempfang nur 0,25 m² und der Abstand von Sitzreihen muss mind. 60-70 cm zwischen den Stuhlrückseiten betragen. Das dient nicht nur der Bequemlichkeit sondern gewährleistet auch die Sicherheit in Notfällen.

Kunden beeindrucken auf dem Event

Bei repräsentativen Feiern oder Kunden-Events ist es sinnvoll, dass nicht nur ein paar Miet-Pflanzen für schöne Atmosphäre sorgen, sondern möglicherweise auch Werbefahnen oder Themen-Dekorationen aufgebaut werden. Spannend können auch Bild- oder Videoprojektionen passend zum Ziel des Events oder eine überraschende Tischdekoration z. B. mit Werbeartikeln sein. Kreative Eventmanager können hier ihren Ideen freien Lauf lassen.

Auf die Art der Veranstaltung kommt es an

Auf einer interaktiven Veranstaltung mit Arbeitsgruppen oder Workshops bestehen darüber hinaus ggf. weitere Anforderungen an Personal, die Technik, Zahl und Größe benötigter Zusatz-Räume oder Arbeitsmaterialien. Braucht es vielleicht mehrere Moderatoren, Aufnahme- und Videoschnittgeräte für die Arbeitsgruppe ‚Social Media Live Stream‘ oder Rückzugsorte für kreatives Brainstorming?

Eine spannende Aufgabe für die Organisatoren, hier das Konzept der Veranstaltung stimmig und zweckmäßig umzusetzen und somit das perfekte Ziel zu erreichen.

6. Schritt: Logistik bei der Eventorganisation nicht vernachlässigen

Eine Inhouse-Versammlung, ein Offsite-Event oder die Outdoor-Veranstaltung: Alle Arten von Events stellen ihre speziellen Anforderungen an die Logistik. Denken Sie an alle und alles, was transportiert und vor Ort organisiert werden muss.

  • Wer reist von außerhalb an und braucht ggf. einen Transfer von Bahnhof oder Flughafen?
  • Stehen für alle genügend Parkplätze zur Verfügung, wenn auch der komplette Außendienst auf einen Schlag in der Firma anwesend ist?

Parkmöglichen bei der Eventorganisation müssen gegeben sein

Sie benötigen ebenfalls Parkmöglichkeiten für die Anlieferung und Abholung des Catering-Buffets, der Technik oder Dekorationen für den Raum. Auch gilt es zu klären, wie Materialien für Präsentationen oder Bühnenaufbauten an den Konferenzort gelangen. Braucht es vor, während und nach der Veranstaltung ggf. Ausschilderungen für den Parkplatz oder im Gebäude?

Events im Freien brauchen besonderen Fokus

Bei Events im Freien denken Sie an Partyzelte oder Pavillons, die Ihre Gäste vor Regen, Sonne oder auch Wind und Kälte schützen. Die Technik, von Beleuchtung über Strom bis hin zu Tonanlage und Heizgeräten, spielt draußen eine besondere Rolle, um die Veranstaltung durchgängig bei jeder Wetterlage störungsfrei zu halten.

Achten Sie insbesondere bei weitläufigem Gelände auch darauf, Wegweiser und Hinweisschilder aufzuhängen, damit sich niemand verläuft. Selbstverständlich sollten ausreichend sanitäre Anlagen aufgestellt werden oder gut erreichbar sein.

7. Schritt: Personelles einer Eventorganisation

Das Team der Eventorganisation oder Ihre Event-Crew muss auf der Veranstaltung perfekt vernetzt sein. Sorgen Sie für schnelle Kontaktmöglichkeiten via Telefon oder Funk. Sie sollten sich untereinander verständigen können, um den Ablauf zu kontrollieren oder schnell auf Probleme und Notfälle zu reagieren.

Auch wenn die meisten Teilnehmer Sie und Ihre Crew bis zum Teamassistent bereits aus dem Büro kennen. Wenn Sie auf dem Event als Ansprechpartner von allen sofort erkannt werden wollen, bietet sich ein Dresscode ggf. mit Namensschildern an, der dem Anlass entsprechend ist. Ebenso einheitlich und passend sollte auch das Personal, das für die Bedienung im Saal und am Buffet verantwortlich ist, gekleidet sein.

Hotel-Event-Transfer und zurück

Setzen Sie Fahrer und Fahrzeuge für den Transfer von Gästen ein und besetzen Sie ggf. einen Welcome-Desk oder Info-Stand im Empfang.

  • Braucht es Personal für die Garderoben?
  • Wer übernimmt die VIP-Betreuung für externe Referenten, Show-Acts, Musik etc.?

Stellen Sie jemanden als Personenzähler ab, damit Sie für die Nachbereitung auch wissen, wie viele Gäste auf Ihrer Veranstaltung tatsächlich anwesend waren.

Und ein ganz wichtiger Job: Wer macht Fotos oder Videoaufnahmen von der Veranstaltung für einen bleibenden Eindruck? Sorgen Sie dafür, dass genügend Personal auf Ihrem Event vorhanden ist, damit alle – Teilnehmer und Akteure – stets gut versorgt sind und Ansprechpartner finden.

8. Schritt: Rechtliches und Sicherheit bei der Eventorganisation

Treffen Sie Vereinbarungen mit externen Dienstleistern wie Caterer, Location-Betreiber oder auftretenden Künstlern/Rednern immer schriftlich. Nur so haben Sie eine verlässliche Grundlage, um die zu zahlenden Rechnungen abzugleichen oder z. B. Regressansprüche im Nachgang zu stellen. Prüfen Sie Verträge im Vorfeld ggf. mit Ihrer Rechtsabteilung.

Versicherungen und Policen vor Schadensfällen checken

Es ist schnell passiert, dass etwas beim Transport zu Bruch geht, jemand auf der Treppe ausrutscht und sich verletzt oder eine Handtasche plötzlich weg ist. Grundsätzlich und unabhängig davon, wo Sie veranstalten, prüfen Sie, welche Versicherungen erforderlich sind und was davon die Policen Ihres Unternehmens abdecken.

Klären Sie schon in der Vorbereitung ab, wo jeweils die rechtliche Verantwortung liegt (z. B. auch beim Location-Betreiber) und welches Ihre Verantwortungsbereiche sind.

Zusatzversicherung? Ja oder Nein?

Entscheiden Sie, ob Zusatzversicherungen nötig sind. Denken Sie z. B. an Unfälle, Feuer- oder Transportschäden, Haftpflicht, Diebstahl oder auch an Ausfall-Versicherungen für externe Redner und Künstler.

Keine Genehmigung - kein Event

Falls es aufgrund der Location erforderlich ist, holen Sie Behörden-Genehmigungen ein, z. B. für die Flächennutzung öffentlicher Räume, den Aufbau von Zelten oder anderen Gerätschaften. Bei Events im Freien kann z. B. auch eine Abklärung des örtlichen Lärmschutzes für die Anwohner erforderlich werden.

Sorgen Sie für perfekte Sicherheit auf Ihrer Veranstaltung. Überprüfen und kennzeichnen Sie Fluchtwege oder Notausgänge, halten Sie die Feuerwehrzufahrt frei. Stellen Sie Notfallpläne auf und gewährleisten Sie, dass z. B. genügend Personen anwesend sind, die erste Hilfe leisten können, wenn ein Teilnehmer sich verletzt oder einen Herzinfarkt erleidet. Sind beim Outdoor-Event mit Sporteinlagen zusätzliche Sanitäter erforderlich oder brauchen möglicherweise prominente Gäste, Redner oder Stars speziellen Schutz?

Personenzähler als Allround-Kraft einsetzen

Personenzähler sind nicht nur nützliche Helfer zum Auswerten und Dokumentieren der tatsächlichen Teilnehmerzahl für die Nachbereitung. Sie dienen auch zu Sicherheitszwecken wie z. B. der Kontrolle von Belastungskapazitäten aufgebauter Tanzflächen oder Tribünen. Es gibt sie vom kleinen Funkhandzähler bis zum vollelektronischen optischen System und sie machen Sinn, wenn Ihre Veranstaltung deutlich über das Niveau einer 30-40 Personen-Feier hinausgeht.

Überlegen Sie je nach Größe auch, ob bei frei zugänglichen Locations evtl. Eingangskontrollen sinnvoll sind, damit sich keine ungeladenen Gäste unter die Teilnehmer mischen.

9. Schritt: Nachbereitung des Events

Nach dem Event ist vor dem Event. Eine gewissenhafte Nachbereitung dient nicht nur der Kosten-Nutzen-Analyse und dem Check, ob das Budget eingehalten wurde. Hier geht es auch darum zu bewerten, wie die Veranstaltung gelaufen ist. Wurden die Ziele erreicht? War das Eventmanagement gut?

Dokumentieren Sie die tatsächliche Teilnehmerzahl durch eine exakte Personenzählung. Holen Sie schon während und auch nach der Veranstaltung Feedback von den Gästen ein. Halten Sie auch Ihre eigenen Eindrücke und die des Organisations-Teams fest. Reflektieren Sie, was gut und was schlecht gelaufen ist.

 

Ist die Veranstaltung geglückt? Halten Sie alles schriftlich fest

Wenn es bei Ihrer Veranstaltung um das Erarbeiten von Themen ging, dann sorgen Sie dafür, dass die Ergebnisse schriftlich festgehalten und verteilt werden. Möglicherweise entstehen so aus der Veranstaltung weitere Arbeitsschritte. Erstellen Sie ggf. eine entsprechende To-do-Liste.

Widmen Sie sich mit Ihrem Organisations-Team abschließend auch der Frage: Wenn Sie das Event noch einmal veranstalten könnten, was würden Sie anders machen? Fassen Sie alle Erfahrungen und Ergebnisse Ihres Events zeitnah und schriftlich in einem Bericht, z. B. für Geldgeber und die Führungsetage, zusammen.

Ihre sorgfältige Nachbereitung ist die perfekt und wertvollste Grundlage für die Vorbereitung auf das nächste Event.

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