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Um ein Event erfolgreich zu planen, bedarf es 10 wichtiger Schritte bei der Eventorganisation © Rawpixel.com - Shutterstock

Events organisieren: Mit diesen 10 Schritten gelingt Ihre Eventplanung

Eine Betriebsversammlung, die neue Strukturen verkündet. Die jährliche Weihnachtsfeier als großes Dankeschön für die Mitarbeiter. Eine Tagung mit externer Beteiligung, die zu neuen Perspektiven und Lösungen führt oder das Team-Building-Event, das eine Abteilung motiviert und zusammenschweißt. Jede Veranstaltung hat ein Ziel und soll nachhaltig im Gedächtnis bleiben. Um das sicherzustellen, muss das Event im Vorfeld gut vorbereitet werden. Bürofachkräfte und Assistenten haben daher mit der Planung und Durchführung von Veranstaltungen eine große Verantwortung. Hierbei können unterschiedliche Programme und Eventmanagement Methoden nützlich sein. Vor allem aber sollten Sie unseren 10-Schritte-Plan im Hinterkopf behalten – dann gelingt die Eventorganisation in jedem Fall.

Weil in den vergangenen Jahren außerdem digitale Events und digitale Meetings immer beliebter wurden, sind auch die Aufgaben zur Vorbereitung in diesem Bereich komplexer geworden. Neue Event-Trends erfordern auch neue Ideen zur Umsetzung. Denn es reicht nicht, dass Vorträge gestreamt und PowerPoint Präsentationen übertragen werden – im besten Fall können die Teilnehmer auch miteinander interagieren.

Zum Beispiel sollte es möglich sein, zwischendurch Fragen zu stellen. Darüber hinaus muss im Vorfeld überlegt werden, wie viele Teilnehmer überhaupt zeitgleich virtuell anwesend sein sollten – gegebenenfalls bietet es sich bei manchen Themen an, kleinere Gruppen zu bilden, die zu unterschiedlichen Zeiten teilnehmen. Und natürlich gehört zur Vorbereitung eines digitalen Events auch, die Technik vorab zu überprüfen. Denn wenn es technische Probleme gibt, kann die Veranstaltung noch so gut geplant sein – bei den Teilnehmern werden die Inhalte nicht ankommen.

Ob nun Live oder digital: Anhand dieses 10-Schritte-Plans wird die Planung und Realisation Ihrer Veranstaltung ein voller Erfolg.

 

1. Schritt: Perfekte Events organisation – Festlegen der Rahmenbedingungen

Das Wichtigste ist die richtige Vorbereitung. Zu wissen, was bei der Veranstaltung erreicht werden soll und was dazu benötigt wird, ist der Ausgangspunkt für jedes Eventmanagement. Vorab sollten deshalb folgende Punkte geklärt werden:

Warum findet das Event statt?

Bei manchen Firmenevents wie Weihnachtsfeiern ergibt sich der Anlass von selbst. Bei anderen Veranstaltungen, einer Messe oder einem Kongress müssen Sie gegebenenfalls ein inhaltliches Konzept erarbeiten. Daher ist es wichtig, dass Sie ganz genau wissen, was Ihr Unternehmen mit der Veranstaltung erreichen will. Folgende Fragen und Punkte könnten aufkommen:

Soll die Weihnachtsfeier nicht nur Dank für ein erfolgreiches gemeinsames Jahr sein, sondern auch unter einem bestimmten Motto stehen? Dient das Team-Event dem reinen Kennenlernen oder eher der Motivation für ein anstehendes Projekt? Welche Themen soll die Konferenz mit externer Moderation behandeln? Die Beantwortung dieser grundlegenden Fragen ist die Basis für Ihre Arbeit – das erfolgreiche Organisieren von Events.

Für wen findet das Event statt?

Wenn Sie Anlass und Ziel der Veranstaltung kennen, können Sie daraus in der Regel auch die Zielgruppe, also den Teilnehmerkreis einer Veranstaltung, ableiten. Hier ist Teilnehmermanagement gefragt: Sie sollten also unbedingt wissen, ob es sich bei den Teilnehmern um interne Mitarbeiter oder Gäste handelt – oder beides. Nur, wenn Sie vorher wissen, wie viele Teilnehmer insgesamt kommen bzw. wie viele Personen an einem Event teilnehmen, können Sie die richtigen Vorbereitungen treffen.

Wichtig: Prüfen Sie, ob Ihnen die Kontaktdaten aller Teilnehmer vorliegen. Diese brauchen Sie für die Einladungen und gegebenenfalls für das nachträgliche Verschicken von Veranstaltungsmaterial.

Wann ist der beste Zeitpunkt für das Event?

Es hängt von der Art der Veranstaltung ab, auf welchen Tag Sie diese am besten legen. Während arbeitsbezogene Events unter der Woche stattfinden sollten, ist eine abendliche Jubiläumsfeier gut an einem Freitag positioniert, damit die Teilnehmer am nächsten Tag ausschlafen können. Events, bei denen auch Partner und Kinder geladen sind, legen Sie besser auf Wochenenden. Prüfen Sie auch, ob am gewünschten Termin alle (wichtigen) Kolleginnen und Kollegen vor Ort sind. Gerade die Führungsriege sollte anwesend und nicht verhindert sein. Berücksichtigen Sie dies unbedingt in Ihrem Zeitplan.

Wie, wo und wie lange findet das Event statt?

Ort und Zeitpunkt sind grundlegende Faktoren für den Erfolg einer Veranstaltung und hängen wesentlich von Art und Anlass des Events ab. Klären Sie vorher: Wird es eine Inhouse-Veranstaltung, ein virtuelles Meeting oder ein Offsite-Event? Wie lange dauert die Veranstaltung? Muss eine Reise dorthin geplant werden?

Gerade digitale Events haben in der jüngsten Zeit an Beliebtheit gewonnen: Die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung von Veranstaltungen vorangetrieben ob es nun digitale Events oder digitale Meetings sind.

Bei der Organisation eines Offsite-Events können sich daran orientieren, woher der Großteil der Teilnehmer kommt, aber auch daran, welche Art von Location Ihnen für das perfekte Ziel des Events stimmig erscheint. Je nach Anlass können Sie zum Beispiel den Ballsaal eines nahegelegenen Hotels buchen oder ein Familienfest für Mitarbeiter auf der grünen Wiese feiern und dort Zelte, Hüpfburgen und Sportspiele zur Verfügung stellen.

Wichtig: Bedenken Sie, dass die Art der Veranstaltung zum Ziel des Unternehmens und zu den Bedürfnissen der Teilnehmer passen muss. Dem Team-Building-Effekt des Canyonings sind Grenzen gesetzt, wenn Teilnehmer mit nur bedingt sportlich-abenteuerlichen Ambitionen dabei sind. Kurzum: Achten Sie bereits bei der Event-Konzeption auf die Zielgruppe und ihre Bedürfnisse. Was wünschen sich die Teilnehmer der Veranstaltung?

2. Schritt: Kostenrahmen abstecken – Events wirtschaftlich organisieren

Sind das Wie, das Wo und das Wann grob geklärt, dann können Sie sich jetzt am Veranstaltungsdatum orientieren: Bis zu diesem Zeitpunkt muss alles organisiert sein. Jetzt sollten Sie folgende Punkte auf Ihrer Checkliste abarbeiten:

Was darf das Event kosten?

Ihr Budget ist eine wichtige Grundlage für das gesamte Veranstaltungsmanagement. Stecken Sie deshalb vorher unbedingt einen groben Kostenrahmen ab. Berücksichtigen Sie dabei Dinge wie die Miete für eine Location, eventuelle Übernachtungskosten, das Catering, benötigte Veranstaltungstechnik, Dekorationen für Räumlichkeiten, zusätzliches Personal, externe Referenten und das Unterhaltungsprogramm oder Give-Aways für die Teilnehmer. Womöglich bietet sich auch die Kooperation mit Sponsoren an – überlegen Sie vorab, was Ihr Unternehmen im Gegenzug zum Sponsoring bieten kann (Platz für Werbebanner, Bühne für Speaker etc.).

Wer macht was bei der Eventorganisation?

Versuchen Sie als Teamassistenz oder Bürofachkraft nicht, alles alleine zu stemmen – vor allem, wenn es sich um eine große Veranstaltung handelt. Stellen Sie ein Team auf, in dem jeder konkrete Teilaufgaben der Eventorganisation übernimmt. Ein wichtiger Aspekt: Eine Person sollte den Gesamt-Überblick behalten. Häufig bietet sich auch eine Team-Assistenz an, denn die Zusammenarbeit muss koordiniert, terminiert und am besten auch dokumentiert werden, damit jeder seinen Job kennt und genau weiß, was zu tun ist und wann Ergebnisse abgeliefert werden sollen. Eventorganisation ist Terminorganisation!

Ist Unterstützung durch Veranstaltungsagenturen sinnvoll?

Sprengt ein Event aufgrund seiner Art und Größe den Rahmen der Möglichkeiten Ihrer Büroorganisation, ist es sinnvoll, frühzeitig eine externe Eventagentur zu beauftragen. Ob Location-Auswahl oder Catering, Ideen für das Rahmenprogramm oder perfekte Ablaufplanung – eine erfahrene Eventagentur kann Ihnen Teile oder sogar die gesamte Organisation abnehmen.

Das sichert den Erfolg, spart viel Zeit, Nerven und oft auch Geld. Denn wenn man bedenkt, wie stark Ihre eigenen Kapazitäten und die Ihres Organisationsteams gebunden werden und während der Eventorganisation dann nicht für die Tagesarbeit im Büro zur Verfügung stehen, amortisieren sich die Kosten eines externen Event- oder Veranstaltungsmanagements schnell.

3. Schritt: Erstellung des Veranstaltungskonzepts und Planung des Programmablaufs

Ist die Konzept-Phase mit den perfekten Rahmenbedingungen für das anstehende Event abgeschlossen, geht es in die Programmplanung. Sie machen sich Gedanken über die Didaktik und die Dramaturgie Ihrer Veranstaltung. Dazu sollten Sie überlegen, was die Teilnehmer lernen oder mitnehmen sollen, worüber sie nach dem Event Bescheid wissen sollen und auf welche Weise Sie die entsprechenden Inhalte verständlich vermitteln können.

Interessant: Behalten Sie hier die 70-20-10-Regel im Hinterkopf: Neuesten Erkenntnissen zufolge behalten Menschen wichtige Inhalte vor allem, wenn sie sich damit selbst beschäftigt und Erfahrungen gemacht haben (70 Prozent). Weitere 20 Prozent nimmt der Mensch durch sozialen Austausch mit – beispielsweise im Rahmen einer Diskussions- oder Expertenrunde auf einer Messe. Nur 10 Prozent von Wissen werden durch reine Vorträge und „Frontalbeschallung“ vermittelt.

Welche Beiträge sind für das Event vorgesehen?

Wenn Sie sich grundsätzlich Gedanken darüber gemacht haben, was die Teilnehmer auf der Veranstaltung mitnehmen sollten, können Sie überlegen, welche Beiträge oder Aktivitäten es dazu braucht. Ist es zum Beispiel sinnvoll, einen internen oder externen Referenten sprechen zu lassen? Wenn ja, worüber? Wer kann als Moderator durchs Programm führen? Welche Show-Acts oder Musikeinlagen sollten integriert werden?

Wie sieht der Ablauf aus?

Danach machen Sie sich Gedanken über einen sinnvollen Ablauf. Die Veranstaltung sollte möglichst einem Spannungsbogen folgen, das heißt, es gibt eine Einführung, einen Höhepunkt und einen Ausklang. Kreieren Sie ein Drehbuch für Ihr Event und geben Sie ihm dabei einen roten Faden. Dadurch bauen die Abläufe der Veranstaltung sinnvoll aufeinander auf und das Ziel des Events ist jedem Teilnehmer immer bewusst. Unnötige Verzögerungen oder langatmige Abschnitte können Sie im Vorfeld durch eine gute Ablaufplanung verhindern.

Braucht es ein Rahmenprogramm?

In diese Phase der Veranstaltungsorganisation gehören auch alle Überlegungen zu Rahmenprogrammen, wie sie zum Beispiel rund um mehrtägige Konferenzen stattfinden können. Neben gemeinsamen Abendessen sollten Sie vor allem bei längeren Events auch Ausflüge, Sport- oder Wellnessaktivitäten ermöglichen.

Durch sie wird der Zusammenhalt der Gruppe gestärkt, ein Austausch untereinander ermöglicht und ein Ausgleich zum oft arbeitslastigen Tagesprogramm geschaffen. Manchmal bieten sich auch Motivationsspiele zum Kennenlernen oder für die Auflockerung zwischendurch an. Ein gut durchdachtes Rahmenprogramm kennzeichnet optimales Teilnehmermanagement.

 

4. Schritt: Eventorganisation - die Auswahl der Location

Die Location ist als Ort des Geschehens ein wichtiger Imagefaktor. Sie spielt eine große Rolle für das Wohlbefinden der Teilnehmer und repräsentiert, zusammen mit den Inhalten und Zielen Ihrer Veranstaltung, das Bild Ihres Unternehmens. Eine Location kann das Event zu einem atemberaubenden Ereignis oder zu einem beschwerlichen Hürdenlauf werden lassen.

Wichtig: Denken Sie unbedingt daran, frühzeitig nach Locations zu suchen und zu überprüfen, ob sie noch verfügbar sind. Denn oft sind sie schon lange im Voraus ausgebucht – das gilt auch für Show-Acts und Aktivitäten. Schieben Sie die Suche nach einer geeigneten Location deshalb nicht zu lange auf. Gerade wenn Sie eine (Haus-)Messe oder einen Kongress organisieren, sind gutes Zeitmanagement und frühzeitiges Terminieren gefragt.

 

Wie ist die Location zu erreichen?

Die Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort erfolgt auf Basis des Ziels und der Art eines Events sowie des verfügbaren Budgets. Eine wichtige Rolle spielen, neben der Ausstattung und genügend Platz in den Räumlichkeiten, auch ihre Lage und Erreichbarkeit.

Insbesondere wenn die Teilnehmer aus verschiedenen Regionen kommen, ist die Verkehrsanbindung (Autobahn, Flughafen, Bahnhof, etc.) und die Verfügbarkeit von Parkplätzen relevant. Ist dies nicht gegeben, sollten Sie darüber nachdenken, ob ein gesammelter Transfer, zum Beispiel per Bus, arrangiert werden kann.

Wie findet man den perfekten Veranstaltungsort?

Mithilfe des Internets lassen sich in der Regel recht schnell mögliche Veranstaltungsorte ausfindig machen und vergleichen. Sie können aber auch die Unterstützung einer Eventagentur in Anspruch nehmen.

Wenn Sie einige mögliche Locations gefunden haben, sollten Sie sich die Zeit nehmen, diese auch selbst vor Ort anzusehen. Nur so können Sie ein Gefühl für Räumlichkeiten bekommen und zum Beispiel in Hotels die Betreuung durch das Personal prüfen. Schauen Sie, ob es vielleicht optische Hindernisse wie Säulen im Saal gibt. Achten Sie auch darauf, ob bereits die erforderliche Technik vorhanden ist und welche (technischen) Hilfsmittel und Materialien selbst mitgebracht werden müssen. Ist für die nötige Technik auch genug Platz? Bevor das Event losgeht, sollten Sie außerdem überprüfen, ob die Technik auch einwandfrei funktioniert.

Wo kann das Orga-Team platziert werden?

Für größere oder länger andauernde Veranstaltungen kann es wichtig sein, auch vor Ort ein Büro einzurichten, in dem während der laufenden Programme noch Organisatorisches erledigt werden kann. Überlegen Sie im Vorfeld, wie Sie Ihr in der heimatlichen Büroorganisation geplantes und strukturiertes Eventmanagement sauber und störungsfrei auf den Ort der Veranstaltung übertragen können.

5. Schritt: Das perfekte Catering bei der Veranstaltung

Ob Ihr Event jedem „schmeckt“, liegt ebenfalls in Ihren Händen und ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Veranstaltung. Sie sollten beim Catering genauso sorgfältig auswählen und gegebenenfalls vorher selbst testen – wie bei der Entscheidung für eine Location.

Das perfekte Catering auf einer Veranstaltung kann vom Schokoladentäfelchen auf dem Kopfkissen des Hotelbettes über Willkommensdrinks, Frühstück, Lunch, Dinner und Pausengetränke bis hin zu speziellen Menü-Angeboten oder Buffets und der Verpflegung des Auf- und Abbaupersonals reichen. Überlegen Sie sich, welches Bewirtungskonzept bei der Veranstaltung Sinn ergibt und praktizieren Sie ein wertschätzendes Teilnehmermanagement.

Wichtig: Denken Sie daran, die Teilnehmer im Vorfeld zu fragen, ob sich jemand von ihnen vegetarisch oder vegan, halal, laktosefrei oder glutenfrei ernährt. So zeigen Sie Wertschätzung für die Gäste und können sichergehen, dass jeder mit dem Essen zufrieden ist. Bedenken Sie auch Lebensmittelallergiker und fragen Sie vorher ab, ob Nahrungsmittelunverträglichkeiten oder -allergien vorliegen.

 

Bei der Veranstaltung selbst sollten Sie sicherstellen, dass jeder auch weiß, welches Essen zur Auswahl steht und wo es was gibt. Sorgen Sie deshalb für aussagekräftige Speisekarten oder eine entsprechende Beschilderung am Buffet. Nehmen Sie sich für die Planung und Organisation des Essens ruhig Zeit. Denn Menschen nehmen den Unterschied sehr feinsinnig wahr, ob ihnen jemand einfach etwas vorsetzt oder sich auch bei der Bewirtung ernsthaft um ihr Wohl Gedanken gemacht hat.

6. Schritt: Ausstattung und Dekoration bei der Eventorganisation

Auf einem Event sollen sich alle wohlfühlen. Das perfekte Ambiente spielt dabei eine große Rolle. Die Frage der Bestuhlung und Ausstattung von Räumlichkeiten mit Tischen, Bühne, Deko, Pult oder Tagungstechnik muss bei der Organisation einer Veranstaltung deshalb geklärt werden.

Welche Bestuhlung ist sinnvoll?

Veranstaltungsformate, die neben reiner Informationsvermittlung auch auf aktive Mitwirkung der Teilnehmer setzen, benötigen eine eher offene Raumgestaltung. Das heißt: Kleingruppen oder Diskussionsrunden brauchen Bewegungsfreiheit und die Möglichkeit zum aktiven Austausch. Dafür sind reine Sitzreihen oder parlamentarische Bestuhlung, wie man sie von einem Kongress kennt, ungeeignet.

Unabhängig vom Veranstaltungsformat sollte aber bei Bestuhlung und Möblierung der Räumlichkeiten immer darauf geachtet werden, dass die Teilnehmer eine gute Sicht auf den Referenten, die Leinwand oder bei Bedarf auch auf andere Teilnehmer haben.

Zum Veranstaltungsmanagement gehört auch, unterschiedliche Platzbedarfe zu berücksichtigen. Eine Bestuhlung in U-Form braucht ca. 3 m² Platz pro Person, ein Stehempfang nur 0,25 m².

Wichtig: Planen Sie genügend Abstand zwischen den Sitzreihen ein. Er muss mindestens 60-70 cm zwischen den Stuhlrückseiten betragen. Das dient nicht nur der Bequemlichkeit, sondern gewährleistet auch die Sicherheit in Notfällen. Beachten Sie unbedingt auch pandemiebedingte Vorgaben. Denn seit Corona nimmt das Wahren Abstand eine bedeutende Rolle beim Organisieren von Events ein – muss doch der größere Platzbedarf bedacht werden.

 

Wie bleibt das Unternehmen auf dem Event präsent?

Bei repräsentativen Feiern oder Kunden-Events ist es sinnvoll, dass nicht nur ein paar Miet-Pflanzen für schöne Atmosphäre sorgen, sondern möglicherweise auch Werbefahnen oder Themen-Dekorationen aufgebaut werden. Spannend können auch Bild- oder Videoprojektionen passend zum Ziel des Events oder eine überraschende Tischdekoration, zum Beispiel mit Werbeartikeln sein. Kreative Eventmanager können hier ihren Ideen freien Lauf lassen. Am besten verfassen Sie eine Checkliste mit allen verfügbaren Werbematerialien und Werbemöglichkeiten. Dann können Sie bei der Sichtung der Location überlegen, wo Sie die Banner, Projektionen und Flyer anbringen können – und Sie vergessen nichts.

Braucht es zusätzliche Ausstattung?

Auf einer interaktiven Veranstaltung mit Arbeitsgruppen oder Workshops bestehen gegebenenfalls weitere Anforderungen an Personal, Technik, Zahl und Größe benötigter Zusatz-Räume oder Arbeitsmaterialien. Braucht es vielleicht mehrere Moderatoren, Aufnahme- und Videoschnittgeräte für die Arbeitsgruppe einen Social Media Live Stream oder Rückzugsorte für kreatives Brainstorming? All dies muss vorher geklärt und am besten in einer Checkliste festgehalten werden.

7. Schritt: Logistik bei der Eventorganisation nicht vernachlässigen

Eine Inhouse-Versammlung, ein Offsite-Event oder die Outdoor-Veranstaltung: Alle Arten von Events stellen ihre speziellen Anforderungen an die Logistik. Denken Sie an alle und alles, was transportiert und vor Ort organisiert werden muss.

Parkmöglichen bei der Eventorganisation müssen gegeben sein

Gäste können gegebenenfalls mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem von Ihnen organisierten Bus-Transfer anreisen, falls keine Parkplätze zur Verfügung stehen. Allerdings müssen Sie auch an die Anlieferung und Abholung des Catering-Buffets, der Technik oder Dekorationen für den Raum denken – denn dafür wird definitiv ein Parkplatz benötigt. Auch gilt es zu klären, wie Materialien für Präsentationen oder Bühnenaufbauten an den Konferenz- beziehungsweise Event-Ort gelangen. Bringen Sie Ausschilderungen für den Parkplatz oder im Gebäude an, damit sowohl Dienstleister wie Caterer als auch die Gäste sich sofort zurechtfinden.

Events im Freien brauchen besonderen Fokus

Bei Events im Freien sollten Sie an Partyzelte oder Pavillons denken, die Ihre Gäste vor Regen, Sonne, Wind und Kälte schützen. Die Technik, von Beleuchtung über Strom bis hin zu Tonanlage und Heizgeräten, spielt draußen eine besondere Rolle, um die Veranstaltung durchgängig bei jeder Wetterlage störungsfrei zu halten.

Auch hier sind Wegweiser und Hinweisschilder wichtig, damit sich niemand verläuft – besonders, wenn das Gelände sehr groß ist. Selbstverständlich sollten außerdem ausreichend sanitäre Anlagen aufgestellt werden oder gut erreichbar sein.

8. Schritt: Gut vernetzt die Gäste willkommen heißen

Das Team der Eventorganisation oder Ihre Event-Crew muss auf der Veranstaltung perfekt vernetzt sein. Sorgen Sie für schnelle Kontaktmöglichkeiten via Telefon oder Funk. Sie sollten sich untereinander verständigen können, um den Ablauf zu kontrollieren und schnell auf Probleme und Notfälle zu reagieren.

Um auf dem Event als Ansprechpartner von allen sofort erkannt zu werden, bietet sich für alle Mitglieder des Organisationsteams ein einheitlicher Dresscode mit Namensschildern an. Denken Sie auch daran, dass immer genügend Personal auf dem Event vorhanden ist, damit alle Teilnehmer und Akteure stets gut versorgt sind und Ansprechpartner finden – Stichwort Teilnehmermanagement. Auch das Personal, das für die Bedienung im Saal und am Buffet verantwortlich ist, sollte einheitlich und dem Anlass entsprechend gekleidet sein.

Was sollte nicht vergessen werden?

Um den Teilnehmern der Veranstaltung von Anfang an ein gutes Gefühl zu geben, bietet sich ein Welcome-Desk oder Info-Stand an, an dem Sie oder ein Teammittglied die Gäste willkommen heißt und ihnen bei allen Fragen sofort zur Seite steht.

Ebenfalls bedenken sollten Sie, dass Sie gegebenenfalls Personal für die Garderoben einstellen müssen. Außerdem sollte geklärt werden, wer externe Referenten, Show-Acts und Musiker betreut und sich darum kümmert, dass alles zur Verfügung steht, was sie brauchen.

Haken Sie auf der Teilnehmerliste alle Gäste ab, die anwesend waren, oder stellen Sie jemanden als Personenzähler ab. So wissen Sie, wie viele Besucher auf Ihrer Veranstaltung tatsächlich anwesend waren. Das hilft Ihnen wiederum bei der Nachbereitung und bei der Vorbereitung des nächsten Events – vor allem beim Teilnehmermanagement.

Und ein ganz wichtiger Job: Wer macht Fotos oder Videoaufnahmen von der Veranstaltung für einen bleibenden Eindruck? Sorgen Sie außerdem dafür, dass genügend Personal auf Ihrem Event vorhanden ist, damit alle – Teilnehmer und Akteure – stets gut versorgt sind und Ansprechpartner finden.

Auch Social Media kommt bei Events eine immer wichtigere Rolle zu. Falls Ihr Unternehmen Social Media Accounts hat, sollten Sie diese Kanäle nutzen, um Eindrücke der Veranstaltung darauf zu teilen – das ist für das Firmen-Image äußerst positiv. Sie können auch die Gäste ermutigen, online über das Event zu berichten. Etablieren Sie zum Beispiel Hashtags, die von den Teilnehmern genutzt werden können. So bekommt das Event auch digital Aufmerksamkeit.

Wichtig: Ohne Internet geht heutzutage gar nichts mehr. Das gilt auch für die Gäste. Damit diese zwischendurch Mails checken, Social Media Posts verfassen oder Nachrichten verfolgen können, sollten Sie wenn möglich allen das WLAN-Passwort zur Verfügung stellen – besonders, wenn das Netz ansonsten nicht gut ist.

9. Schritt: Rechtliches und Sicherheit bei der Organisation eines Events

Treffen Sie Vereinbarungen mit externen Dienstleistern wie Caterern, Location-Betreibern oder auftretenden Künstlern/Rednern immer schriftlich. Nur so haben Sie eine verlässliche Grundlage, um die zu zahlenden Rechnungen abzugleichen oder Regressansprüche im Nachgang zu stellen. Prüfen Sie Verträge im Vorfeld gegebenenfalls mit Ihrer Rechtsabteilung.

Was passiert im Schadensfall?

Es ist schnell passiert, dass etwas beim Transport zu Bruch geht, jemand auf der Treppe ausrutscht und sich verletzt oder eine Handtasche plötzlich weg ist. Grundsätzlich und unabhängig davon, wo Sie veranstalten, müssen Sie prüfen, welche Versicherungen erforderlich sind und was davon die Policen Ihres Unternehmens abdecken.

Klären Sie schon in der Vorbereitung ab, wer jeweils die rechtliche Verantwortung trägt (sie kann zum Beispiel auch beim Location-Betreiber liegen).

Zusatzversicherung? Ja oder Nein?

Entscheiden Sie, ob Zusatzversicherungen nötig sind. Denken Sie zum Beispiel an Unfälle, Feuer- oder Transportschäden, Haftpflicht, Diebstahl oder auch an Ausfall-Versicherungen für externe Redner und Künstler.

Braucht es Genehmigungen von Behörden?

Falls es aufgrund der Location erforderlich ist, holen Sie Behörden-Genehmigungen ein. Diese können zum Beispiel für die Flächennutzung öffentlicher Räume, den Aufbau von Zelten oder anderen Gerätschaften nötig sein. Für die Realisation von Events im Freien kann auch eine Abklärung des örtlichen Lärmschutzes für die Anwohner erforderlich werden.

Wichtig: Prüfen Sie, ob Ihre Veranstaltung ein Hygienekonzept benötigt und gehen Sie sicher, dass dieses auch den gewünschten Effekt hat.

Sorgen Sie außerdem für Sicherheit auf Ihrer Veranstaltung. Überprüfen und kennzeichnen Sie Fluchtwege oder Notausgänge, halten Sie die Feuerwehrzufahrt frei. Stellen Sie Notfallpläne auf und gewährleisten Sie, dass genügend qualifizierte Personen anwesend sind, die Erste Hilfe leisten können, wenn ein Teilnehmer sich verletzt oder einen Herzinfarkt erleidet. Bei einem Outdoor-Event mit Sporteinlagen können beispielsweise zusätzliche Sanitäter erforderlich sein. Bedenken Sie auch, dass prominente Gäste, Redner oder Stars möglicherweise einen speziellen Schutz brauchen.

Sind Allround-Kräfte vor Ort?

Für manche Aufgaben eignen sich sogenannte Allround-Kräfte gut. Sie können zum Beispiel die Teilnehmer zählen (sofern dies nicht über die Gästeliste passiert), die Belastungskapazitäten aufgebauter Tanzflächen oder Tribünen kontrollieren oder bei größeren Events in frei zugänglichen Locations Eingangskontrollen durchführen, damit sich keine ungeladenen Besucher unter die Teilnehmer mischen. Planen Sie genügend Allround-Kräfte ein, wenn das Event in einem größeren Rahmen stattfindet, um auf alle Eventualitäten und Sicherheitsrisiken vorbereitet zu sein.

10. Schritt: Dokumentation und Nachbereitung des Events

Nach dem Event ist vor dem Event. Eine gewissenhafte Nachbereitung dient nicht nur der Kosten-Nutzen-Analyse und dem Check, ob das Budget eingehalten wurde. Hier geht es auch darum zu bewerten, wie die Veranstaltung gelaufen ist. Wurden die Ziele erreicht? War das Eventmanagement gut?

Ist alles dokumentiert?

Dokumentieren Sie die tatsächliche Teilnehmerzahl durch eine exakte Personenzählung oder durch ein Abhaken der Gäste auf der Gästeliste. Holen Sie schon während und auch nach der Veranstaltung Feedback von den Teilnehmern ein. Halten Sie auch Ihre eigenen Eindrücke und die Ihrer Teammitglieder fest. Reflektieren Sie, was gut und was schlecht gelaufen ist.

Ist die Veranstaltung geglückt?

Wenn es bei Ihrer Veranstaltung um das Erarbeiten von Themen ging, dann sorgen Sie dafür, dass die Ergebnisse schriftlich festgehalten und im Anschluss verteilt werden, zum Beispiel per Mail oder per Handout. Möglicherweise entstehen so aus der Veranstaltung weitere Arbeitsschritte.

Widmen Sie sich mit Ihrem Organisations-Team abschließend auch der Frage: Wenn Sie das Event noch einmal veranstalten könnten, was würden Sie anders machen? Fassen Sie alle Erfahrungen und Ergebnisse Ihres Events zeitnah und schriftlich in einem Bericht zusammen. Diesen können Sie zum Beispiel auch an die Führungsetage weiterreichen.

Ihre sorgfältige Nachbereitung ist die wertvollste Grundlage für die Vorbereitung auf das nächste Event. So können Sie Ihre Erfahrungen auch mit Kolleginnen und Kollegen teilen und wichtige Tipps geben.

Häufig gestellte Fragen - so gelingt Ihre Eventorganisation:

Was ist bei der Auswahl einer geeigneten Event-Location wichtig?

Anhand des Budgets sollte ein Ort gewählt werden, der für die Teilnehmerzahl passend ist und der gut angebunden ist (Parkplätze). Optische Hindernisse sollten nicht im Raum vorhanden sein.

Bei größeren Veranstaltungen sollten Sie auf keinen Fall beim Sicherheitspersonal (auch für Erste Hilfe), Catering und Organisations-Team sparen. Gegebenenfalls braucht es außerdem Personal für Garderobe, Fotografie und Veranstaltungstechnik.

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