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Planungstool: Checkliste für die Hotelreservierung

Gleich welche Veranstaltung Sie auch planen, immer wieder müssen Sie Hotels reservieren. Checklisten sind dabei ein wichtiges Tool zum Bündeln von Arbeitsschritten und Informationen. So wie mit unserer Checkliste "Hotelreservierung".

Checklisten sorgen für die rationelle Erledigung der Routinearbeiten. Zunächst einmal binden sie wertvolle Zeit, doch diese ist gut investiert. Denn sie zwingen uns, Arbeitsprozesse genau zu planen und zu überdenken.


Checklisten bringen Struktur

Einmal erstellt helfen die Listen, die Arbeit zu rationalisieren und sparen so beim erneuten Einsatz bis zu 80 Prozent der Routinearbeit ein. Ein gut strukturiertes Übersichtsblatt wie die Checkliste im Anhang spart Ihnen viel Zeit.


Hotelreservierung ist Standard

Gleich welche Veranstaltung Sie auch planen, immer wieder müssen Sie Hotels reservieren. Die Zahlungsmodalitäten in den Hotels sind unterschiedlich: Die erste Anzahlung ist entweder bei Buchung, 6 Wochen oder 30 Tage für Beginn der Veranstaltung fällig. Wenn Sie mit der klassischen Wiedervorlage arbeiten, müssen Sie sich den Vorgang auf den entsprechenden Tag legen. Tragen Sie alle relevanten Daten auf ein Übersichtsblatt ein und vermerken Sie unter WV das entsprechende Datum. Bei einem elektronischen Wiedervorlagesystem verknüpfen Sie dieses Dokument mit dem Datum.


Relevante Daten sind


  • Anschrift des Hotels: Adresse, Telefon, Fax, E-Mail, Ansprechpartner

  • Anzahl der gebuchten Zimmer im Einzel oder Doppelzimmer

  • Preise für die Zimmer (evtl. Staffelpreis in Abhängigkeit von der Anzahl Personen)

  • Weitere Preise für Sonderleistungen wie z. B. Baggage in/out (Gepäckservice) oder der Begrüßungscocktail

  • Sonderkonditionen wie zum Beispiel das Freizimmer (in der Regel ab 20 oder 25 zahlende Teilnehmer).

Sammeln Sie Infos

Weiterhin sollten Sie eine mögliche Historie notieren, das heißt, wie oft haben Sie bereits dieses Hotel gebucht? Notieren Sie hier die bisherigen Buchungskontingente (Anzahl Zimmer und Anzahl Nächte) sowie die Preise, denn dies ist bei späteren Preisverhandlungen sehr hilfreich.


Wenn Sie häufiger Hotels buchen, sollten Sie eine kleine Übersicht zum Beispiel in Excel pflegen, in der Sie die Buchungskontingente, Preise etc. pro Jahr notieren. Vermerken Sie auch die Hotelkette, wenn das Hotel zu einer Kette gehört, wie zum Beispiel Sheraton, NH Hotels, Holiday Inn, Steigenberger oder Accor Gruppe (Sofitel, Mercure, Ibis etc.). Dies ist wichtig bei der Verhandlung von Corporate Rates.


Diese Begriffe sollten Sie kennen:



Break-up-RoomKleine Besprechungsräume, die parallel zu einer Tagung angemietet werden. Bei größeren Tagungen werden diese Räume für die Gruppenarbeit oder für Brainstormings benötigt. 
Corporate RatesSpezielle Zimmerraten, die Mitarbeitern eines Unternehmens weltweit in einer Hotelkette eingeräumt werden.
DoubleBei der Zimmerbelegung versteht man unter "double" ein großes Bett (siehe auch twin).
RoominglisteTeilnehmer-/Zimmerbelegungsliste.
TwinIm Gegensatz zum "double" versteht man unter "twin" 2 getrennte Betten (franz.: deux lits).


Checkliste "Hotelreservierung" (PDF, 7 KB), erstellt von Birgit Dreehsen:

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