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Gut vorbereitet: Meetings effizient gestalten

Wenn ein Meeting das andere jagt, ist es wichtiger denn je, diese so effizient wie möglich zu gestalten. In der Regel kaum berücksichtigt wird, welche Rolle eine gute Vorbereitung spielt. Michael Barth, Deutschland-Geschäftsführer von Business-Center-Anbieter Regus, gibt Tipps, wie Meetings zum Erfolg werden.

Der Erfolg einer Besprechung hängt von einer guten Vorbereitung ab. Das sollten Sie bei der Vorbereitung beachten:


Definieren Sie den Zweck der Besprechung

Besprechungen sind in Unternehmen so häufig, dass sie für viele Mitarbeiter längst zur Routine geworden sind. Zu viele Meetings haben kein klar definiertes Ziel, so zum Beispiel wöchentliche Teambesprechungen oder Fortschrittsberichte. Optimale Besprechungen beziehen sich auf konkrete Aktionen, die mit klaren Zielen oder gewünschten Ergebnissen verbunden sind.


Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl

Allgemein gilt, dass mit steigender Teilnehmerzahl das Risiko ergebnisloser Gespräche steigt. Überlegen Sie, welcher Mitarbeiter wirklich anwesend sein muss oder wem es genügt, später die Ergebnisse zu erhalten. Gehen Sie dabei aber diplomatisch vor: Betonen Sie, dass nicht eingeladene Mitarbeiter nicht übergangen werden, sondern ihre Zeit für etwas anderes nutzen können.


Setzen Sie eine Agenda auf

Eine schlüssige Agenda ist für eine gute Planung entscheidend und sollte den Teilnehmern rechtzeitig bereitgestellt werden, damit sie während der Besprechung darauf eingehen können. Alle Teilnehmer müssen genau wissen, welche Gesprächspunkte Vorbereitung benötigen.


Wählen Sie den richtigen Raum

Ganz gleich, wie gut ein Drehbuch oder die Schauspieler sind – Theaterstücke oder Filme wirken erst, wenn auch Kulisse, Beleuchtung und Ton stimmen. Es gilt also, eine Reihe von Aspekten zu berücksichtigen. Wie oft waren Sie schon bei Besprechungen in stickigen Räumen mit gähnenden Teilnehmern? In denen die Fenster so gespiegelt haben, dass Ihnen der Kopf brummte oder Monitore unlesbar wurden? In denen Sie ständig durch Leute unterbrochen wurden, die wissen wollten, ob der Raum frei ist? Diese Störfaktoren beeinträchtigen die Produktivität, da sie die Teilnehmer ablenken und dadurch die Leistungsfähigkeit senken. In einem professionellen Konferenzraum mit der richtigen Beleuchtung und Belüftung können sich die Teilnehmer besser konzentrieren.


Sorgen Sie für einen guten ersten Eindruck

Dies gilt insbesondere für Besprechungen mit potenziellen Kunden. Wenn Sie Besprechungen in einem ungenutzten Büro oder in einem Café abhalten, entsteht nicht derselbe Eindruck wie in einem Raum mit der richtigen Größe, der sich in ebenso erstklassiger wie praktischer Lage befindet und rundum ausgestattet ist. Wer nicht über ein repräsentatives Büro verfügt, kann Konferenzräume auf Tages-, Halbtages- oder Stundenbasis mieten.


Beachten Sie Größe, Raumtyp und Ausstattung

Ist für die Besprechung ein Sitzungssaal, ein Seminarraum oder eine Bestuhlung in U-Form von Nöten? Fragen Sie alle Besprechungsteilnehmer, was sie benötigen: Flipchart, Whiteboard, Drucker oder Kopierer? Wird den Teilnehmern eine Präsentation vorgeführt, die eine bestimmte Stuhlanordnung erfordert?


Denken Sie an zusätzliche Vorbereitungen

Hungrige oder durstige Teilnehmer sind weniger produktiv, sodass Sie Tee, Kaffee und Wasser und eventuell auch Snacks oder ein Mittagessen anbieten sollten. In diesem Fall müssen Sie genug Platz für Tassen und Teller vorsehen.


Ziehen Sie Alternativen in Betracht

Eine Alternative zu Besprechungen können Videokonferenzen sein. Durch sie lässt sich viel Geld und Zeit für Reisen sparen und gleichzeitig die Umwelt schonen. Voraussetzung für ein erfolgreiches Gespräch ist hier jedoch eine hochwertige Technik, die eine problemlose Übertragung ermöglicht. Überlegen Sie also nicht nur, wer an der Besprechung teilnehmen muss, sondern auch wie die einzelnen Personen teilnehmen.

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