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Einladung Klassentreffen: 6 Schritte

Um nach einigen Jahren, in denen man möglicherweise viele der ehemaligen Mitschüler bereits längst aus den Augen verloren hat, wieder mit diesen zusammenzukommen, kann es sich oftmals lohnen, ein Klassentreffen zu organisieren. Lesen Sie hier worauf es bei Organisation und Einladung ankommt.

Schritt 1: Teilnehmerliste für die Einladung zum Klassentreffen erstellen 

Im ersten Schritt sollten Sie eine Excel-Liste mit den potentiellen Teilnehmern erstellen. Dazu können etwa alte Klassenlisten und -fotos aber auch Abizeitungen als Ausgangspunkt dienen. Hier sollten die – später recherchierten – Kontaktdaten, etwa Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen, hinterlegt werden. Zur Erstellung der Einladungen und zur Verwaltung von Zu- und Absagen oder gezahlten Unkostenbeiträgen der Teilnehmer eignet sich eine solche Excel-Tabelle perfekt. 

Schritt 2: Kontaktdaten herausfinden 

Zum Herausfinden der aktuellen Kontaktdaten ihrer ehemaligen Mitschüler können nach wie vor Telefonbücher oder Online-Telefonverzeichnisse (etwa 11880.com) herangezogen werden. Auch Business-Netzwerke wie Xing und LinkedIn oder private, soziale Netzwerke wie Facebook oder Stayfriends können hierfür hilfreich sein. 

Schritt 3: Der Erstkontakt und die Terminvereinbarung 

Im nächsten Schritt geht es an die Kontaktaufnahme. Konnte zuvor eine Telefonnummer ausfindig gemacht werden, ist ein Anruf die beste Variante dafür. Dabei kann auch gleich eine aktuelle E-Mail-Adresse in Erfahrung gebracht werden. Bei Klassentreffen im überschaubaren Rahmen bietet es sich an, schon frühzeitig zwei bis drei Terminvorschläge zu unterbreiten. Ist der Rahmen größer, ist eine Terminabsprache zwar schwieriger, aber durch eine persönliche Kontaktaufnahme werden sich viele leichter zur Teilnahme bereiterklären. 

Schritt 4: Die Einladung zum Klassentreffen

Nun geht es an das Einladen der ehemaligen Schulkameraden. Diese sollte per E-Mail an alle, die zuvor herausgefunden werden konnten, versendet werden. Wichtig wäre, dass diese unbedingt eine Rückmeldungsfrist (inkl. Datumsangabe) enthält, was die Planung erleichtern wird. Zudem sollte man angeben, dass man sich – je nach Rückmeldungen und angenommener Teilnehmerzahl – um eine passende Location und um die Verpflegung beim Treffen kümmern wird. In einer weiteren E-Mail-Einladung an die angemeldeten Schulkameraden sollten diese über den genauen Ort und die Kosten informiert werden. Hier könnte auch gleich eine Bankverbindung zur Vorabüberweisung der Unkosten angegeben werden. 

Schritt 5: Die passende Location-Auswahl für das Klassentreffen

Bei der Wahl eines passenden Ortes für ein Klassentreffen sollten Sie möglichst alle Einkommensklassen berücksichtigen, da nicht alle ehemaligen Schulkameraden finanziell gleichgestellt sein werden. Auch für die Unterkunft der Mitschüler, die extra dafür anreisen, sollte das bedacht werden. Um für einen regen Austausch und für die Einbindung aller Teilnehmer zu sorgen, lohnt es sich oftmals mehrere kleine Tische anstatt einer großen Tafel für die Veranstaltung zu buchen. 

Schritt 6: Das Rahmenprogramm für das Klassentreffen

Es kann zudem hilfreich sein, ein Rahmenprogramm anzubieten, um niemanden auszugrenzen und so unter allen Teilnehmern für Gesprächsstoff – abseits von persönlichen Themen wie Familie und Beruf – zu sorgen. Ein Besuch der alten Schule oder des Stadtviertels dieser oder eine gemeinsame Besichtigung kann das ermöglichen. Auch Steckbriefe, die Teilnehmer zu Beginn ausfüllen, können hier geeignete Eisbrecher sein. 

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