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Die 10 besten Tipps zur Vorbereitung einer Firmenveranstaltung

Ob Hausmesse, Produktvorstellung oder eine hausinterne Feier - ein Event mit Besuchern, die nicht nur beeindruckt werden sollen, sondern nachhaltig begeistert, sollte man wohl durchdacht angehen. Susanne Siekmeier verrät Ihnen die zehn wichtigsten Punkte, die auf Ihrer Checkliste nicht fehlen sollten.

Die 10 besten Tipps zur Vorbereitung einer Firmenveranstaltung

1. Ziel festlegen
Planen Sie eine externe Firmenveranstaltung, einen Tag der offenen Tür oder eine Hausmesse? Möchten Sie Ihre Mitarbeiter so richtig motivieren oder sich für die geleistete Arbeit mit einem rauschenden Sommerfest bedanken? Oder ist es das berühmte "sowohl - als auch"? Beispielsweise ein Firmenjubiläum, bei dem sowohl Ihre Kunden als auch Ihre Mitarbeiter eingeladen sind?
Legen Sie im ersten Schritt das Ziel fest. Das Ziel definiert die Zielgruppe und beide bilden die Grundlage für die weitere Planung.

2. Termin festlegen
Planen Sie rechtzeitig und achten Sie darauf, dass es keine Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen für Ihre Zielgruppe gibt. Berücksichtigen Sie Feiertage, Ferienzeiten und Brauchtum (Karneval oder Oktoberfest) sowie große Sportereignisse (Fußball WM oder EM).

3. Team festlegen
Große Events lassen sich nicht "alleine stemmen". Stellen Sie ein Orga-Team zusammen: Im Team geht vieles leichter und die Teammitglieder bringen unterschiedliche Fähigkeiten und Kenntnisse mit. Die Zahl der Teammitglieder hängt von der Größe des Events ab.


Teamwork ist gut - jedoch sollte einer "den Hut aufhaben", der als Teamleiter die Zusammenarbeit koordiniert.


4. Location / Ortsbesichtigung

Wählen Sie die Location passend zur Zielgruppe. Lage, Erreichbarkeit, Größe, Ausstattung oder der Preis sind wichtige Faktoren. Benötigen Sie Übernachtungsmöglichkeiten? Hat die Location genügend Zimmerkapazitäten oder gibt es Alternativen in der Umgebung?


Wo auch immer Sie feiern möchten - planen Sie eine Ortsbesichtigung ein. Tolle Bilder in Hochglanzbroschüren und auf Webseiten stimmen leider nicht immer mit der Wirklichkeit überein. Überzeugen Sie sich selbst vor Ort, wie es außen und in den Nebenräumen um die angedachte Location bestellt ist. Auch ein Blick in die sanitären Anlagen kann nicht schaden.


5. Budget festlegen

Falls Sie von Ihrem Chef einen Betrag zum Ausgeben genannt bekommen: seien so froh! Leider ist dies selten der Fall. Legen Sie im Vorfeld ein Budget fest, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.


Notieren Sie alle Kosten, die entstehen werden: vom Druck der Einladungskarten, über das Catering, Mieten (Räume, Equipment), Dekoration, Personal, Akteure (Redner, Musik, Künstler, Fotograf), Technik, Reinigung und Müllentsorgung.


6. Checklisten benutzen

Planen Sie systematisch und arbeiten mit Checklisten. So können Sie viele Punkte routinemäßig "abhaken" und haben den Kopf frei für andere Dinge. (Anm. der Redaktion: Praktische Checklisten gibt es im Buch der Autorin.)


7. Einladung mit Fristangabe

Laden Sie Ihre Gäste frühzeitig ein. Falls Sie zu Beginn noch nicht alle Angaben für Ihre Feier zusammen haben, dann reicht als erste Information auch ein „Save the date“.


Formulieren Sie die Einladung verständlich; wichtig sind Anlass und Art der Veranstaltung, der zeitliche Ablauf sowie Besonderheiten. Damit sich die Nachfragen in Grenzen halten, ist zusätzlich ein Hinweis auf den Dresscode, das voraussichtliche Ende der Veranstaltung und eine Wegbeschreibung hilfreich.


Für Ihre eigene Planung müssen Sie wissen, mit wie vielen Gästen Sie rechnen können. Bitten Sie Ihre Gäste um eine Antwort mit Terminfrist: Zum Beispiel: "Bitte informieren Sie uns bis zum 15. Juni 2015, ob Sie an der Veranstaltung teilnehmen."


8. Rechtliche Vorschriften

Ob Gebühren für die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte), Beiträge zur KSK (Künstlersozialkasse), eine Veranstalterhaftpflicht-Versicherung oder die Bestimmungen der Versammlungsstättenverordnung (VStättVO): Bei der Organisation von Veranstaltungen sind diverse rechtliche Vorschriften zu beachten.


9. Plan B

Ein Notfallplan, der Ihnen im Falle des Falles weiterhelfen kann. Falls es regnet, wird die Outdoor-Veranstaltung nach drinnen verlagert. Falls ein Redner ausfällt, kennen Sie eventuell einen Ersatzmann. ABER: Nicht für alle Eventualitäten einer Veranstaltung kann man eine Alternative haben.


10. Nachbereitung und Erfolgskontrolle

"Nach dem Spiel ist vor dem Spiel!" Getreu dieses Mottos gibt es außer der Müllentsorgung, Abbau und Reinigung noch diverse Punkte, die abgearbeitet werden müssen. Nur so können Sie wichtige Erkenntnisse für die Planung der nächsten Veranstaltung erhalten.


Hierzu gehört natürlich erst einmal die Abrechnung. Haben Sie das Budget eingehalten? Sind zusätzliche Kosten angefallen?


Ihre Gäste freuen sich bestimmt über ein Foto als Andenken und für Sie und Ihre Kollegen ist eine sachliche Manöverkritik wichtig. So haben Sie eine Grundlage für die Planung von künftigen Veranstaltungen.


Buchtipp:

Professionelles Eventmanagement: Planen - organisieren - durchführen von Susanne Siekmeier

Erschienen bei BusinessVillage 2014, ISBN: 978-3-86980-283-1


Die Autorin

Susanne Siekmeier ist Expertin für Büroorganisation. Sie berät Unternehmen bei der Optimierung von Arbeitsabläufen im Büro und Sekretariat. Die Eventmanagerin ist auch als Dozentin tätig. 


BusinessVillage

BusinessVillage ist der Verlag für die Wirtschaft. Mit dem Fokus auf Business, Psychologie, Karriere und Management bietet er seinen Lesern aktuelles Fachwissen für das individuelle und fachliche Vorankommen. Renommierte Autoren vermitteln in Sach- und Fachbüchern aktuelle, fundierte und verständlich aufbereitete Informationen mit Nutzwert.

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