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Englische Korrespondenz ist so normal in einem Sekretariat, wie das Ablegen von Dokumenten. Sekretärinnen ohne gutes Englisch gibt es zu dieser Zeit nicht mehr © BeeBright - Shutterstock

Englische Geschäftsbriefe: Professionelle Korrespondenz auf dem internationalen Parkett

E-Mails, Geschäftsbriefe oder Telefonate auf Englisch zu formulieren ist für Nicht-Muttersprachler teilweise ein großes Problem. Ein falsches Wort, eine falsche Ausdrucksweise und das Drama ist perfekt. Nicht nur das. Kennen Sie die kleinen aber feinen Unterschiede zwischen britischem und amerikanischem Englisch? Nein - dann sollten Sie sich den Artikel zu Herzen nehmen und am besten abspeichern. Denn das Team von Workingoffice hat alle Problematiken der englischen Korrespondenz zusammenfasst. Viele Muster, Beispiele und Tipps helfen Fehler zu vermeiden.

Mit zunehmender Internationalisierung und Globalisierung gehört Mehrsprachigkeit immer häufiger zum klassischen Handwerkszeug von Office-Professionals. Englischkenntnisse werden in nahezu jedem Sekretariat in Deutschland fast täglich benötigt. Wir haben daher praxis-erprobte Formulierungen für englische Geschäftsbriefe, verfasst von englischen Muttersprachlern, für Sie zusammengestellt.

Mit diesen können Sie künftig Ihre englische Geschäfts-Korrespondenz aufwerten. Ab jetzt müssen Sie nie wieder nach den richtigen Worten suchen, haben im Handumdrehen stets moderne Sätze parat und vermeiden „typisch deutsche” Fehler! 

Enquiry: Was sie ist und wieso sie in der geschäftlichen Korrespondenz zu wichtig ist

In der englischen Sprache gibt es drei sehr wichtige Formen von geschäftlichen Briefen, die man kennen und können sollte und die immer sehr ähnlich aufgebaut sind. Eins von den drei Arten ist die Enquiry (dt. Anfrage) an ein anderes Unternehmen nach bestimmten Informationen über bestimmte Produkte.

Der Aufbau der Enquiry und nützliche Floskeln werden im Folgenden erläutert

Nach der Adresse des Unternehmens, welches man anschreibt und der höflichen Anrede ist ein Enquiry wie folgt aufgebaut:

  1. Die Headline: „Enquiry about … “, dieser Satz ist am besten fett gedruckt und ohne Punkt am Ende
  2. Source of adress: Nun beschreibt man die Quelle, wodurch man auf das Unternehmen aufmerksam geworden ist: „We were most impressed by … “, „And now we would like to get more information about“
  3. Description of your company: Im Folgenden wird die eigene Firma in wenigen Worten kurz beschrieben: „Our company is a well established … of … both at home and abroud”
  4. Reason for the enquiry:  Als Nächstes wird die presente Situation kurz erläutert, indem man erklärt wieso man diese Anfrage stellt: „At present we are particularly interested in …”
  5. The requirements: erst jetzt wird aufgelistet welche Informationen man bekommen möchte: „Please let us have your (z.B. latest catalogue and export price list)”,
  6. Terms of delivery and payment: Kurz vor dem Schluss kann man nun, je nach Interesse, noch die jeweiligen Zahlungs- und Lieferbedingungen abfragen: “Details of your terms of delivery and payment and your delivery periods would also be appreciated.”
  7. Suitable Ending: Zu einem ordentlichen Geschäftsbrief gehört eine höfliche Verabschiedung: „We look forward to hearing from you soon.“, „Yours sincerely”.


Bei der Enquiry ist es wichtig, sich kurz und knapp zu halten. Dennoch sollte man keine wichtigen Informationen vergessen. Außerdem sollte man immer in einem höflichen Umgangston zu schreiben.

Achten Sie außerdem darauf, dass die Headline direkt in den Betreff geschrieben wird, jedoch die Firmenadresse unter der E-Mail in kleiner Schrift ergänzt wird. So kann bei einer Enquiry nichts mehr schief gehen.

Die 10 häufigsten Fehler in englischen E-Mails und Briefen – und wie Sie sie vermeiden

Jeder macht einmal Fehler, das gilt auch für englische Geschäftsbriefe und E-Mails, die verfasst werden. Doch manche Fehler treten häufiger auf als andere. Wir haben zehn dieser häufigen Fehler für Sie gesammelt.

Wie Sie auf Englisch wie ein Profi kommunizieren

Jede Sprache hat ihre Eigenheiten und gängige Redewendungen, die sich nicht 1:1 übersetzen lassen. Wenn Sie im Englischen, etwa im Geschäftsbrief, an den richtigen Stellen hier und da eine treffende Redewendung einfließen lassen, beeindrucken Sie nicht nur Ihre Geschäftspartner – auch Ihr Chef wird über Ihr professionelles Englisch staunen. Ähnlich verhält es sich mit englischen Abkürzungen.

Mit diesen fünf Redewendung auf englisch, kommunizieren Sie wie ein Profi

  1. I’m sure we’ll have fun on the business trip with Jane. She’s a real sport.
  2. John hates losing. He’s a really bad sport.
  3. While Bob is on vacation, Bill is calling the shots.
  4. I hear that Doris is front runner for the new management position.
  5. Celebrities get off the hook far too easily if they’ve committed a crime.    

Tabelle englische Redewendungen

Englische Redewendung

Deutsche Übersetzung

to be a real sport

alles mitmachen

to be a bad sport

ein schlechter Verlierer sein

to call the shots

das Sagen haben

to be front runner

führen

to get off the hook

davonkommen

So perfektionieren Sie Ihre englische E-Mail-Etikette

So perfektionieren Sie Ihre englische E-Mail-Etikette

Englische E-Mails sind häufig etwas lockerer und nicht so förmlich oder höflich wie ein Geschäftsbrief formuliert. Vor allem wenn Ihr Ansprechpartner eher locker formuliert, sollten Sie das auch tun. Aber wie formulieren Sie „weniger förmlich“?

Hier lesen Sie, welche Formulierungen für englischsprachige E-Mails passend sind - inklusive Anrede und Schlussformel bzw. Verabschiedung.

Englische Geschäftsbriefe oder E-Mails: So finden Sie die passenden Formulierungen und Ausdrücke

Hier sind einige Vorschläge für geeignete Formulierungen für Geschäfts-E-Mails – und zum Vergleich die Formulierungen förmlicher Geschäftsbriefe.

Tabelle geschäftliche englische Formulierungen

E-Mail

Förmlicher Geschäftsbrief

Hi Mike

Dear Mr Hawthorne

Re your last email

With reference to your last letter

Thanks for the email

Thank you for your letter

This is just to let you know ...

We would like to inform you that ...

We're glad to confirm that ...

We are pleased to confirm that …

Sorry for ...

We apologise for ...

Unfortunately ...

We regret to tell you …

Can you …?

We would like to ask you …

Shall I …?

Would you like us to …?

I'd be glad of your help on this.

We would very much appreciate your assistance in this matter.

I'll get back to you.

We will contact you again.

Please get back to me asap.

We would be glad to hear from you as soon as possible.

I've attached ...

Enclosed, please find ...

Thanks for your help.

Thank you for your assistance.

Looking forward to hearing from you.

We look forward to hearing from you.

Regards / Best regards / Best wishes

Yours sincerely / Yours faithfully / Truly yours

Die Betreffzeile in englischen Geschäftsbriefen und E-Mails spielt eine wichtige Rolle, denn sie ist der Blickfang Ihrer Nachricht. E-Mails ohne Betreff werden nämlich in den meisten Fällen überhaupt nicht gelesen.

Denn bei einer E-Mail sieht man auf den ersten Blick in der Regel nur zwei Dinge: den Betreff und die Absenderadresse. Und wenn die nicht bekannt ist, löscht man die Nachricht meist ungelesen - weil sie dann mit großer Wahrscheinlichkeit Spam oder auch einen Virus enthält.

Hilfreiche Tipps für die Betreffzeile auf englisch

Mit den folgenden Tipps sind Sie mit Ihrer englischen Korrespondenz immer „up to date“ sind.

  1. In vielen englischen Geschäftsbriefen wird die Betreffzeile entweder fett geschrieben oder unterstrichen. Beide Varianten sind für Betreffzeilen in britisch-englischen Briefen. In amerikanischen Briefen steht die Zeile vor der Anrede und braucht daher nicht unbedingt hervorgehoben zu werden.
  2. Das vorangestellte Wort „Betreff: ...“ wird in der deutschen Korrespondenz schon lange nicht mehr verwendet. In Ihren englischen Briefen sollten Sie es genauso halten, dann machen Sie alles richtig. Schreiben Sie also nicht mehr „Subj.:“ oder „Subject:“ vor den Betreff.
  3. Bei E-Mail-Antworten ist es ratsam, das „Re:“ zu streichen. Nutzen Sie in Ihren E-Mail-Antworten lieber einen eindeutigen Betreff.

So nicht:

Re: 3 questions about next month’s meeting

Besser so:

Answers to your 3 questions about next month’s meeting   

Briefkopf englische Geschäftsbriefe: Der kleine Unterschied zwischen British English und American English

In britischen Geschäftsbriefen steht der Betreff immer mit einer Leerzeile Abstand unter der Grußformel. In der amerikanischen Korrespondenz steht der Betreff wie im Deutschen vor der Anrede. Beachten Sie hier bitte auch den Doppelpunkt nach der Anrede.

Briefkopf-Aufbau: Britische Form

Dear Mr. Miller

Your Order for 10 tables – I suggest these alternatives for unavailable models

Thank you for your order ...

Briefkopf-Aufbau: Amerikanische Variante

Your Order for 10 tables – I suggest these alternatives for unavailable models

Dear Mr. Miller: Thank you for your order ...

Hier gehört die Unterschrift bei englischen Geschäftsbriefen hin

In englischen Geschäftsbriefen folgt am Schluss dieUnterschrift üblicherweise nach der Grußformel und dem Namen der Firma. Darunter findet sich häufig der gedruckte Name des Unterschreibenden.


Wie Sie am Telefon gekonnt auf Englisch buchstabieren

Das Telefon klingelt, am anderen Ende möchte die Sekretärin eines neuen Geschäftskontaktes einen Termin auf Englisch mit Ihrem Chef vereinbaren. Da die Dame Sie noch nicht kennt, fragt sie nach Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse, und Sie möchten diese buchstabieren.

Halten Sie für diesen Fall auf Ihrem Schreibtisch eine Liste des britischen, amerikanischen und internationalen Buchstabieralphabets griffbereit. Wenn Sie das internationale Buchstabieralphabet verwenden, können Sie nie etwas falsch machen.

Üben Sie Ihren Namen auf englisch zu buchstabieren!

Trainieren Sie, den Namen Ihres Chefs und Ihren eigenen auf Englisch zu buchstabieren, ohne auf die Liste zu schauen.

Beispiel: „My name is Schenk:

S for Sierra,
C for Charlie,
H for Hotel,
E for Echo,
N for November and
K for Kilo.“

Unterschiede der britischen und amerikanischen Rechtschreibung: die wichtigsten Wörter

Wenn Sie sowohl mit dem britischen als auch mit dem amerikanischen Ausland korrespondieren, haben Sie vielleicht schon festgestellt, dass „der Amerikaner“ einige Wörter anders schreibt als „der Brite“.

Damit Sie wissen, welches die richtige Schreibweise für Ihren Brief ist, haben wir Ihnen eine Übersicht mit den Wörtern zusammengestellt, die im britischen und amerikanischen Englisch unterschiedlich sind.

Beachten Sie: Die Tabelle hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wir beschränken uns auf die Wörter, von denen wir glauben, dass Sie sie benutzen könnten.

Abwesenheitsnotiz Englisch: 2 Muster-Vorlagen speichern

In der modernen Geschäftskorrespondenz ist die Abwesenheitsnotiz ein Muss. Vor allem dann, wenn es keine Vertretung gibt, die während Ihrer Abwesenheit Ihre E-Mails bearbeitet. Haben Sie Kontakte zu englischsprachigen Geschäftspartnern, formulieren Sie die Abwesenheitsnotiz auf Englisch oder zumindest zweisprachig.

Hier finden Sie zwei Vorlagen für die Abwesenheitsnotiz auf Englisch.

Abwesenheitsnotiz Vorlage 1

Dear sender,

Thank you for your message. Please note that I am currently out of office with no access to my email account. I will be back on 16 December. Your message will not be forwarded. In urgent cases, please contact Susann Schneck (s.schneck@xcompany.com).

Thank you very much.
Best regards
Tina Fischer

Abwesenheitsnotiz Vorlage 2

Dear Sir or Madam,

Thank you for your email. I am currently out of office and will be back on 16 December. I will get back to you after my return. During my absence our central office (zentrale@unternehmen. com; +49 40-80 20 42 70) will help you to get in touch with an alternative contact within our company.

Thank you for your understanding.

Yours faithfully
Diana Schulze 

Angebote ablehnen: mit Muster-Formulierungen auf Deutsch und Englisch

Wie lehnen Sie ein Angebot professionell ab und bleiben dabei freundlich? Wir haben dazu für Sie Tipps und Muster-Formulierungen in Deutsch und Englisch zusammengestellt.

Wenn Sie ein Angebot ablehnen müssen, kann das viele Gründe haben:

  • Ein unverlangtes Angebot trifft nicht Ihren Bedarf.
  • Ein verlangtes Angebot entspricht nicht dem, was Sie erwartet haben.
  • Sie wählen aus mehreren verlangten Angeboten eines aus und müssen den anderen Anbietern absagen. 

Tabelle nützlicher Vokabeln und Sätze in englischen Geschäftsbriefen

German

English

ablehnen

to decline

bedauern

to regret

Es tut mir leid.

I am sorry.

günstigere Konditionen 

More favourable conditions

keinen Bedarf an

No need for

leider nicht annehmen können

unfortunately cannot accept

sich für einen anderen Anbieter entscheiden 

decide on another supplier

Wichtig ist für uns vor allem…

Most important of all for us is…

Absage nach unverlangtem Angebot

Bei einem unverlangten Angebot ist es noch recht einfach, angemessen zu reagieren. Ein kurzer Brief mit Dank für das Angebot und kurzer Begründung der Absage reicht aus. In diesen Fällen kann die Begründung auch allgemein gehalten sein. Persönlicher und zugleich informativer für den Anbieter ist es aber, wenn Sie einen konkreten Grund angeben. 

Deutsch:

  • Vielen Dank für Ihr Angebot. Wir brauchen jedoch zurzeit keinen ... Sollte sich das ändern, melden wir uns gern wieder bei Ihnen.
  • Danke für Ihr Angebot. Da wir aber keine eigene Poststelle unterhalten, haben wir auch keinen Bedarf an einer Frankiermaschine.

Englisch:

  • Thank you very much for your offer. However, we do not require… at present. Should this situation change we will gladly get back to you. 
  • Thank you for your offer. As we do not run our own post office, we do not require a franking machine.

Absage nach verlangtem Angebot

Wenn man nach einem verlangten Angebot absagt, ist außer dem obligatorischen Dank auf jeden Fall eine individuelle Begründung nötig. Außerdem können Sie bei grundsätzlich interessanten Angeboten auch um eine Änderung der kritischen Punkte bitten.

Deutsch:

  • Da es uns vor allem auf ... ankommt, müssen wir Ihr Angebot leider ablehnen.
  • Es ist uns wichtig, dass das Gerät die Funktion X bietet. Da Ihr Gerät nicht über diese Funktion verfügt, können wir Ihr Angebot leider nicht annehmen.
  • Nachdem wir alle Angebote verglichen haben, haben wir uns für einen anderen Anbieter entschieden. Er kann bei vergleichbarem Leistungsumfang zu günstigeren Konditionen liefern.
  • Ihr Angebot ist in vielen Punkten interessant für uns. Leider liegt der Liefertermin aber zu spät für uns: Wir brauchen die Ware bis zum ... Geben Sie uns doch bitte bis zum ... Bescheid, ob Sie das möglich machen können.

Englisch:

  • For us, … is of the utmost importance, thus we will have to decline your offer.
  • It is very important for us, that the appliance offers the x function. As your appliance does not have this function we cannot accept your offer.
  • Having compared all offers, we have decided on another supplier who can deliver a similar product under more favourable terms.
  • Your offer is very interesting in many ways. Unfortunately, the delivery time is too late for us; we need the goods by … . Please let us know by … if you could make our delivery terms.

Angebote ablehnen: Musterbrief Beispiel Deutsch

Ihr Angebot vom 2. April 20XX

Sehr geehrte Frau Mustermann,

Ihr Angebot ist sehr interessant für uns, was Lieferbedingungen, Leistungsumfang und Preis betrifft.

Doch leider hat es uns einige Tage zu spät erreicht, so dass wir uns bereits für einen anderen Anbieter entschieden haben. Bei der nächsten Ausschreibung werden wir jedoch gerne auf Sie zukommen.

Würden Sie uns bis dahin weiter über neue Produkte Ihres Unternehmens auf dem Laufenden halten?

Freundliche Grüße

Irene Ohlsen

Angebote ablehnen: Musterbrief Beispiel Englisch

Your offer of April 2, 20XX

Dear Mr. Jones,

Your offer is of great interest to us where terms of delivery, performance and price are concerned.

Unfortunately, it reached us a few days too late and we have already decided on another supplier. We will, however, gladly get back to you in the future.

In the meantime we would appreciate it if you could keep us informed of your company`s new products.

With best wishes,

Irene Ohlson


Zwischenbescheide per E-Mail, mit denen Sie um etwas Geduld bitten

Die Menschen sind heutzutage flott unterwegs. Wenn Sie nicht sofort eine verbindliche Antwort parat haben, versenden Sie einen Zwischenbescheid. Hier lesen Sie, wie Sie das zeitsparend und gelungen bewerkstelligen.

Beantworten Sie jede E-Mail innerhalb eines Tages und senden Sie notfalls einen Zwischenbescheid

„Haben Sie meine E-Mail bekommen?“ fragen die ganz Ungeduldigen, da ist sie gerade erst in Ihrem Posteingang aufgepoppt. Kunden fragen nach ein, zwei Stunden, warum Sie sich noch nicht gemeldet haben – es sei schließlich dringend. Als hätten Sie den ganzen Tag nichts Besseres zu tun, als Gewehr bei Fuß zu stehen und Ihre E-Mails unverzüglich zu beantworten. Trotzdem sollten Sie E-Mails binnen eines Tages beantworten. Immerhin ist es ein schnelles Medium. 

Mit Zwischenbescheiden ersparen Sie sich Nachfragen

Wenn Sie wissen, dass Sie eine E-Mail nicht sofort oder „relativ sofort“ beantworten können, verschicken Sie einen Zwischenbescheid. Sie ersparen sich damit lästiges Nachfragen von Kolleginnen und Kollegen oder verärgerten Kunden. Der Zwischenbescheid hat diese Vorteile:

  • Sie beruhigen den Absender.
  • Sie verschaffen sich Zeit bis zur endgültigen Antwort.
  • Sie verhindern fast immer Nachfragen.

Mit der richtigen Technik erledigen Sie Zwischenbescheide ruck, zuck

Jeden Zwischenbescheid individuell zu formulieren, ist natürlich zeitintensiv. Wenn Sie sich jedoch Schnellbausteine oder Signaturen anlegen, investieren Sie nur wenige Sekunden in Ihre kundenorientierte Kommunikation.

So sollte Ihr Zwischenbescheid nicht aussehen

Wir bestätigen dankend den Eingang Ihrer E-Mail.

Die Bearbeitung wird sich verzögern. Wir melden uns wieder bei Ihnen.

Unsere Meinung:

  • Sie sollten nicht auf eine Anrede verzichten. Ja, die müssen Sie dann individuell ergänzen. So viel Zeit muss sein.
  • „Wir bestätigen dankend den Eingang …“ – diese Phrase als Einleitung ist ungemein langweilig, distanziert, abgegriffen und nichtssagend. Zumal: Die Formulierung suggeriert, auch wenn sie sehr gebräuchlich ist, die E-Mail könne „gehen“ – und zwar geradewegs zur Bürotür hinein.
  • „Die Bearbeitung … verzögern“ – das ist sehr negativ ausgedrückt und könnte viel positiver formuliert werden.
  • „Wir melden uns …“ – sehr unverbindlich formuliert. „Na, das kann ja dauern“, wird der Empfänger vielleicht denken.

So formulieren Sie den Zwischenbescheid besser

Wenn es so knapp gehalten sein soll wie in unserem Negativ-Beispiel, dann formulieren Sie lieber kurz und positiv:

Guten Tag, danke schön für Ihre E-Mail.

Wir werden uns so schnell wie möglich um Ihren Wunsch kümmern. Bitte geben Sie uns zwei bis drei Tage Zeit für eine Antwort.

Vielen Dank für Ihre Geduld.

Musterbrief: Interim response to an enquiry – CEO not in the office, will write later, Secretary → business associate

Betreff: interim response

Dear Mr Schneider

Bernd Meier sends you his best regards and has asked me to inform you that he has received and of course read your email.

He would prefer to reply to your enquiry when he returns on … and hopes you will give him this 'breathing space'. If we don’t hear anything from you to the contrary we will assume that this request has met with your approval. If the matter is urgent, however, please send us a brief email once more.

Many thanks.

With best regards

Meier KG

Tanja Sturm

Secretary Sales department

 

Musterbrief: Interim response to an enquiry from a customer, Secretary → customer

Betreff: interim response

Hello, dear Ms Hartmann

I often wish that I was able to immediately answer all the emails I receive. The same applies to your email, of course. But as I’m sure you will already have realised, I’m going to have to put you off for a while and ask you to have a little patience. Can my response wait until tomorrow or the day after? If so I thank you in advance for being so Patient.

However, if the matter is really urgent please let me know and I’ll do my best to give you 'preferential treatment'.

With best regards

SINUS GmbH & Co. KG

Manuela Meier

Secretary Sales Department


So reagieren Sie souverän und freundlich auf Kundenbeschwerden – auch auf Englisch

Fehler passieren. Doch es kommt auf den richtigen Umgang mit diesen Fehlern an. Gerade bei englischsprachigen Beschwerden ist dies nicht so leicht. Zum einen fehlen manchmal die passenden Formulierungen, zum anderen kennt man die landestypischen Sitten nicht so recht.

Aber: Wenn Sie souverän auf Kundenbeschwerden antworten, können Sie diese Kunden langfristig an Ihr Unternehmen binden. Denn Sie zeigen, dass Sie sich um sie und ihre Anliegen kümmern.

Fünf Regeln für Reaktionen auf begründete Kundenbeschwerden

  1. Bevor Sie schriftlich auf eine Beschwerde reagieren, versetzen Sie sich in die Lage des Kunden. Was genau stört ihn? Hat er tatsächlich Anlass zur Beschwerde? Welches Gefühl wird bei ihm vorherrschen?
  2. Suchen Sie keine Ausrede und bitten Sie um Entschuldigung. Übernehmen Sie die Verantwortung für den Fehler im Namen Ihres Unternehmens.
  3. Teilen Sie dem Kunden die Schritte mit, die Sie jetzt unternehmen werden, um den Fehler zu beseitigen.
  4. Wenn es Ihnen möglich ist, geben Sie dem Kunden einen Rabatt oder eine kleine Zugabe zum ursprünglichen Geschäftsgegenstand.
  5. Beenden Sie Ihr Schreiben freundlich und entschuldigen Sie sich nochmals.         

Nutzen Sie diese Formulierungen für Ihre Entschuldigung

  •  I feel that we owe you an apology.
  • I am very sorry that this happened.
  • Please accept my apologies.
  • Please accept our sincere apologies for the inconvenience this has caused you.
  • We guarantee that this will not happen again.
  • To ensure that this does not happen again, we are installing new back-up systems.
  • We are implementing companywide training sessions to ensure that we return to the high level of quality and service our customers deserve.  

Musterbrief: So könnte Ihre Entschuldigung für einen Rechnungsfehler aussehen

Dear Mr Trautmann

I feel that we owe you an explanation for what went wrong in our accounting department. Hopefully this letter will help to resolve our recent difficulties.

Your payment was received on time but because of a data input error, it was not credited to your account. Instead we credited your payment to an account with a similar name. Not noticing this error at first, we began sending you our standard notices requesting payment. Of course, we did credit your payment to your account as soon as we realised our error.

I know how annoying this must have been for you and I am deeply sorry that it has taken so long to sort out this matter. While there is a procedure within our firm to prevent this type of error from occurring, we are taking steps to reinforce it.

Once again, I apologise for the inconvenience our mistake has caused you.


Yours sincerely

Anna Müller
PA to Thorsten Gärtner


Genesungswünsche auf Englisch: 6 Mustervorlagen

Was und wie schreiben Sie in Ihre Genesungswünsche auf Englisch, wenn Ihre internationalen Kontakte erkrankt sind? Sie müssen Ihren Brieftext nicht extra ins Englische übersetzen. Merken Sie sich die folgenden Formulierungen oder laden Sie sich die Absätze kostenlos herunter. Dann können Sie sofort darauf zurückgreifen, wenn Sie einem englischsprachigen Kollegen oder Geschäftspartner ein paar Genesungswünsche senden wollen.

6 Mustervorlagen für professionelle und einfühlsame Genesungswünsche auf Englisch (Word)

Adressat

Musterformulierung

Geschäftspartner oder Kollege, dem Sie nicht so nahestehen und der noch im Krankenhaus liegt oder sich gerade zu Hause davon erholt

I was very sorry to hear about your hospitalisation. I wish you a very speedy recovery, also on behalf of everyone in the department. Get well soon!

Mitglied eines internationalen Teams, das plötzlich krank geworden ist

I was sorry to hear that you had suddenly taken ill. But I understand that you are in good hands, so I have confidence in your speedy recovery. Don’t give the project a second thought. You have a lot of good friends who are filling in for you. The only project in hand for you is to get well! Best wishes from all of us.

Mitglied eines internationalen Teams, das einen Unfall hatte

Nigel just told me about your accident, and that you are in hospital. I want you to know that we are all thinking about you and wishing you a speedy recovery. Yes, we need you back on the team, but we need you fully recovered! Some of the team would like to visit you in the next few days if that’s alright with you. We’ll phone the hospital beforehand to find out if you want to have visitors. Those of us who are too far away for a hospital visit send you their sincere get-well greetings. Take care, and get well soon!

Mitglied eines internationalen Teams, dessen Angehöriger im Krankenhaus liegt

I understand your son Josh is in hospital. I appreciate how stressful that must be for you. If you need some free time to be with him, I am sure we can arrange it. Take care of your family. You have our support here at work.

Beispiel: Genesungswünsche bei schwerer Krankheit: Muster auf Englisch

Welche Art von Nachricht Sie schicken, ob Brief, Karte oder E-Mail, ob humorvoll oder ernst, hängt natürlich davon ab, wie eng Ihr Bezug zu der Person ist und wie ernst die Erkrankung ist. Hier die englische Übersetzung einer Musterformulierung für Genesungswünsche an eine Kollegin mit schwerer Krankheit:

Dear ________

I have been thinking a lot about you and the serious health challenge you face. I wish I lived nearer and could offer you some practical help. From a distance, the best I can do is offer you my sincere best wishes and the assurance that you are often in my thoughts.

In fact, you are in many people‘s thoughts here at XYZ International. Along with all your colleagues and our customers, I hope the collective energy of so many good wishes in some way makes you feel better!

With my very best wishes, and the wishes of everyone in the department, to you and your family, from

Ursula


Genesungswünsche auf Englisch: die wichtigsten Vokabeln

English 

German

to convalesce 

genesen

recovery 

Gesundung, Genesung

sincere 

hier: ehrlich, echt

well-worn 

hier: abgedroschen

Anhänge auf Englisch verschicken: Gelungene Alternativen für „please find enclosed …“

„In der Anlage finden Sie“ ist weder gut noch zeitgemäß formuliert. Und die englische Übersetzung „please find enclosed“ ist auch nicht besser. Dieser Beitrag liefert Ihnen viele gelungene und zeitgemäße moderne Formulierungen, wenn Sie Anlagen per E-Mail auf Englisch korrekt verschicken.

So formulieren Sie gelungene englischsprachige Begleit-E-Mails

So wie in deutschsprachigen E-Mails „anbei erhalten Sie“ ist auch im Englischen „please find enclosed“ der Klassiker. Doch, was soll man in englischer Sprache schreiben, wenn man ein Angebot, eine Einladung, ein Protokoll, ein Werbeschreiben als Anhang per E-Mail verschickt? Formulieren Sie konkret und individuell, um beim Empfänger der E-Mail zu punkten.

Starten Sie Ihre englischsprachige E-Mail mit einer aussagekräftigen Betreffzeile

E-Mails sollten immer eine eindeutige Betreffzeile – englisch „Subject“ – enthalten, die den Inhalt der E-Mail unmissverständlich definiert. Ihr Adressat wird einen eindeutigen Betreff zu schätzen wissen, besonders wenn sie oder er E-Mails im Minutentakt erhält.

Tabelle Beispiele aussagekräftige Betreffzeile

Diese Betreffzeilen sind unkonkret und wirken belanglos

So informieren Sie und sorgen für Aufmerksamkeit

Catalogue

Unsere Meinung: Mehrere Fragen bleiben bei diesem Betreff unbeantwortet: Haben Sie etwas anzubieten und schicken Sie mit dieser E-Mail Ihren Katalog? Wollen Sie etwas kaufen und bitten um einen Katalog?

We proudly present: our new catalogue

Unsere Meinung: Das sorgt für mehr Aufmerksamkeit und der Empfänger der E-Mail sieht auf einen Blick, worum es geht.

Invitation

Unsere Meinung: Auch bei diesem Betreff bleibt alles offen: Wollen Sie jemanden einladen? Wozu? Zum Geburtstag oder zu einer Fortbildung? Vielleicht ist es sogar die Antwort auf eine Einladung?

Why you shouldn’t miss our seminar “sales strategies”.

Unsere Meinung: Das macht neugierig auf das Seminar.

Office furniture

Unsere Meinung: Diese Formulierung ist aussage- und belanglos.

Our special offer: ofce furniture – order now!

Unsere Meinung: Fordern Sie im Betreff ruhig zum Handeln auf. Das ist besser, als nur ein Substantiv zu verwenden, das nicht viel aussagt.

Die Anrede in der englischsprachigen E-Mail: Können Sie „Dear“ weglassen?

Bei der Anrede oder Begrüßung hat sich ein neuer Stil entwickelt. Wenn Sie E-Mails aus den USA erhalten, werden Sie oft Folgendes finden:

Brigitte,

We need the minutes of our last meeting very urgently.

Das klingt kurz angebunden, ist aber kein Zeichen von Unhöflichkeit. So würden Sie die Kollegin am Telefon oder in einem persönlichen Gespräch auch ansprechen.

Unsere Empfehlung: Bleiben Sie auch in der englischen Korrespondenz bei der Anrede mit „Dear“. Wenn Sie eine E-Mail ohne Anrede „Dear“ erhalten, können Sie auch in der gleichen Weise Ihr Schreiben verfassen. 

E-Mails auf Englisch: Vermeiden Sie die üblichen Floskeln beim Versand eines Anhangs

Das sind die üblichen Floskeln beim Versand eines Anhangs

Das sind die zeitgemäßen und ansprechenderen Alternativen

Diese „hackneyed phrases”, langweiligen Formulierungen, sollten Sie in Ihren E-Mails vermeiden:

  • please find enclosed
  • please do not hesitate to contact me
  • at your earliest convenience
  • enclosed for your Information
  • further to

Diese Formulierungen sind nicht falsch, aber alle haben sie schon so oft gelesen und geschrieben, dass jede Wirkung verlorengeht. 

  • You asked for our current price-list. Here it is.
  • You are just one click away from our latest catalogue.
  • You are looking for ofce furniture? Open the attachment and you will open the door to our collection.
  • You don’t have the time to read the attached information? Then don’t open it and give us a ring. We will inform you personally.
  • We count on your curiosity that you will read the attached information concerning our catering service. 
  • I send you a short summary of our agreements.
  • Please have a look at this draft and send me your comments! 

Beachten Sie: Sie erhalten mit diesem Beitrag nicht nur englische Texte für Begleit-E-Mails, sondern auch deren Übersetzung ins Deutsche. Es handelt sich dabei nicht um wörtliche Übersetzungen.

British English – die Besonderheiten

In diesem Beitrag sind alle Texte in britischem Englisch geschrieben. Das bedeutet unter anderem:

  • Nach der Anrede steht kein Komma.
  • Ms, Mrs und Mr werden ohne Punkt geschrieben.
  • Nach der Grußformel steht kein Komma.

Englisch, Anhänge verschicken: 10 Muster-E-Mails mit Übersetzung

1) Deutsch: Versand einer Unternehmensbroschüre

Sekretärin Marketing → Interessenten

Lernen Sie Ego Systemhaus kennen – unsere Unternehmensbroschüre für Sie

Sehr geehrter Herr Fisher,

Sie möchten mehr über unser Unternehmen erfahren und haben Interesse an unserer Entwicklung? Das freut uns.

Die mitgeschickte Unternehmensbroschüre liefert alle interessanten Informationen und macht deutlich, dass die Ego Systemhaus GmbH sich auf einem Markt behauptet, der auch in den nächsten Jahren eine positive Entwicklung verspricht.

Viel Spaß bei der Lektüre.

Freundliche Grüße

Ego Systemhaus GmbH

A. Michaela Knepper

Sekretärin Bereichsleiter Marketing

1) Übersetzung English: Sending out a company brochure

Secretary to the Marketing Department → potential customer

Getting to know Ego Systemhaus – our company brochure for you

Dear Mr Fisher

We were pleased to hear that you would like to find out more about our company and the way it has developed.

The attached company brochure will provide you with all the information you need and it will show you that Ego Systemhaus GmbH operates on a market which in future, promises major growth opportunities, too.

We hope you will enjoy reading our brochure.

With best regards

Ego Systemhaus GmbH

Michaela Knepper

Secretary to the Marketing Manager

2) Deutsch: Versand eines Geschäftsberichts

Assistentin Personal → Interessenten

Der Mobil-Two-Geschäftsbericht für Sie

Sehr geehrter Herr Heather,

vielen Dank für Ihre E-Mail von heute Morgen. Es freut mich, dass Sie an Hintergrundinformationen zu unserem Unternehmen interessiert sind.

Der mitgeschickte Geschäftsbericht informiert Sie von A bis Z über die Entwicklung von Mobil-Two. Ganz besonders stolz sind wir darauf, dass sich der Aufwärtstrend nun schon seit fünf Jahren fortsetzt – dazu mehr auf Seite 16.

Viel Freude beim „Studieren“!

Mit freundlichen Grüßen aus Oberhausen

Mobil-Two

A. Andrea Kruse

Sekretärin Abteilung Personal

2) Übersetzung English: Sending out a company report

Secretary to the Human Resources Department → applicant

The mobil-two company report

Dear Mr Heather

Many thanks for the email you sent us this morning. We were happy to receive your request for background information on our company.

The attached company report will provide you with comprehensive information about the development of Mobil-Two. We’re especially proud of the fact that this positive trend has continued for five years now – for more information please see page 16.

We hope that what you read will prove interesting to you!

With best regards from Oberhausen

Mobil-Two

Andrea Kruse

Secretary to the Human Resources Department

3) Deutsch: Versand eines Geschäftsberichts/einer Unternehmensbroschüre

Assistentin der Geschäftsleitung → Interessenten/zukünftigen Kunden

Geschäftsbericht HEXA LICHT

Was ich in unserem Telefonat versprochen habe,

sehr geehrter Herr Miller,

habe ich umgehend erledigt: Ich habe die gewünschten Unterlagen für Sie zusammengestellt.

Sie erhalten heute den Geschäftsbericht des letzten Jahres sowie eine Vorausschau für die kommende Entwicklung als PDF-Datei. Auf Seite 12 sind die wichtigsten Kennziffern auf einen Blick zusammengestellt. Viel Spaß beim Schmökern.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, mich anzurufen: +49 40 135-65.

Freundliche Grüße

HEXA LICHT GmbH

A. Claudia Schneider

Assistentin der Geschäftsleitung

3) Übersetzung English: Sending out a company report/company brochure

Assistant to the Management → applicant/potential customer

Company report HEXA LICHT

Dear Mr Miller

What I promised in our telephone conversation has been done in the meanwhile: I have put together the documents you requested.

I hope that our company report of the past year together with a PDF file showing a forecast for future developments will be of interest to you. On page 12 you will find an overview of the key statistics and we hope that the data will be of interest.

If you have any questions please call me on: +49 40 135-65.

With best regards

HEXA LICHT GmbH

Claudia Schneider

Assistant to the Management

4) Deutsch: Versand von Informationsmaterial an die Presse

Sekretärin der Geschäftsführung → Redaktion einer englischen Fachzeitschrift

Unterlagen für Ihren Bericht über die Meier KG

Sehr geehrter Herr Smith,

wir freuen uns, dass Sie einen ausführlichen Bericht über die Aktivitäten der Meier KG in der nächsten Ausgabe des Metropolitan-Magazins bringen möchten.

Die mitgeschickten Geschäftsberichte der letzten drei Jahre verschaffen Ihnen ein erstes Bild. Einen Schnellüberblick über die Entwicklung des Unternehmens erhalten Sie im aktuellen Bericht auf der vorletzten Seite der PDF-Datei. Dort ist alles übersichtlich zusammengestellt.

Bei weiteren Fragen helfe ich gern. Sie erreichen mich unter dieser Telefonnummer: +49 6262 4568-67 oder per E-Mail: neumann.anke@meier-kg.com.

Freundliche Grüße

Meier KG

Anke Neumann

Sekretärin der Geschäftsführung

4) Übersetzung English: Sending out information material to the press

Secretary to the Management → editor of an English trade journal

Documents for your report on the activities of Meyer KG

Dear Mr Smith

We were very pleased to hear that you wish to publish a detailed report on the activities of Meier KG in the coming issue of the ‚Metropolitan‘ magazine.

The attached annual reports for the past three years will provide you with an initial overview. On the penultimate page of the PDF file you will find an up-to-date outline of developments at our company, showing a summary of all the relevant data.

I’ll be happy to assist you if you need any further information. You can contact me on: +49 6262 4568-67 or by email at: neumann.anke@meier-kg.com.

With best regards

Meier KG

Anke Neumann

Secretary to the Management

5) Deutsch: Versand von Prospektmaterial

Sekretärin der Vertriebsleitung → Interessenten

Informationsmaterial über die HEXA LICHT GmbH

Sehr geehrte Frau Potter,

herzlichen Dank für Ihren Anruf heute Morgen. Selbstverständlich schicken wir Ihnen gern ausführliches Informationsmaterial über unser Unternehmen.

Die mitgeschickte PDF-Datei informiert Sie über alles Wissenswerte der HEXA LICHT GmbH. Unsere aktuellen Projekte sind auf den ersten Seiten erläutert. Unsere Firmenphilosophie finden Sie auf Seite 12 und unsere Führungsmannschaft haben wir auf Seite 14 abgebildet und vorgestellt.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Stöbern, und wenn Sie Fragen haben, rufen Sie mich einfach an: +49 40 135-79.

Mit freundlichen Grüßen aus Hamburg

HEXA LICHT GmbH

Nicole Schumann

Sekretärin der Vertriebsleitung

5) Übersetzung English: Sending out sales literature

Secretary to the Sales Manager → applicant

Information material on HEXA LICHT GmbH

Dear Ms Potter

Thank you for calling us this morning. It’s a pleasure for me to send you detailed information material about our company.

The attached PDF file will provide you with all the information you need about HEXA LICHT GmbH. The first few pages describe our company’s current projects. You will find our corporate philosophy on page 12 and our management team appears on page 14.

I hope you will enjoy browsing through this information and if you have any questions please give me a call on: +49 40 135-79.

With best regards from Hamburg

HEXA LICHT GmbH

Nicole Schumann

Secretary to the Sales Manager

6) Deutsch: Versand eines Tagungsprotokolls

Vertriebsassistentin → Gebietsverkaufsleiter

Gebietsverkaufsleitertagung vom 2. Juli 20xx

Sehr geehrter Herr Sullaway,

während unserer diesjährigen internationalen Gebietsverkaufsleitertagung wurden etliche Themen diskutiert. Damit Sie sich den Überblick bewahren und noch einmal alles Revue passieren lassen können, habe ich Ihnen das Protokoll als PDF-Dokument mitgeschickt.

Bei Fragen oder Anmerkungen seien Sie so nett und rufen Sie mich einfach an. Ich helfe gern weiter.

Mit freundlichen Grüßen aus Köln

SpeedMAXX

Sabine Möller

Assistentin Vertrieb international

6) Übersetzung English: Sending out the minutes of a conference

Assistant to the Sales Manager → Regional Sales Manager

Regional sales management conference on 2 July 20xx

Dear Mr Sullaway

A number of topics were discussed at this year’s international regional sales management conference. To provide you with a record of these and enable you to review what was said I am attaching the minutes as a PDF document.

If you have any questions or comments simply give me a call. I’ll be happy to be of assistance.

With best regards from Cologne

SpeedMAXX

Sabine Möller

Assistant International Sales

7) Deutsch: Versand eines Besprechungsprotokolls

Vorstandssekretärin → Unternehmensberatung

Protokoll zur Besprechung vom 16. Juli 20xx

Sehr geehrter Herr Black,

Sie erhalten heute das Protokoll zur Besprechung vom 16. Juli. In diesem Protokoll finden Sie alle wichtigen Punkte, die während des Termins angesprochen wurden.

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben, zögern Sie bitte nicht, mich anzurufen: +49 69 615-619.

Mit freundlichen Grüßen nach London

TFZ Bank

Martina Kluger

Sekretariat Dr. Weinhuber

7) Übersetzung English: Sending out the minutes of a meeting

Secretary to the Management → management consultants

Minutes of the meeting on 16 July 20xx

Dear Mr Black

I am attaching the minutes of the meeting held on 16 July. These minutes cover the main points which were discussed at the meeting.

If you have any questions or comments please don‘t hesitate to give me a call: +49 69 615-619.

With best regards

TFZ Bank

Martina Kluger

Secretary to Dr. Weinhuber

8) Deutsch: Versand eines Vertrags, der unterschrieben werden soll

Assistentin der Geschäftsführung → zukünftigen Kooperationspartner

Unser Kooperationsvertrag Astmann GmbH

Sehr geehrter Herr Terell,

hier kommt der neue Vertrag über die zukünftige Kooperation als PDF-Dokument.

Sind Sie so freundlich und drucken ihn zweimal aus und senden Sie diese beiden Exemplare bitte unterschrieben an uns zurück – möglichst bis zum 15. August?

Wir danken Ihnen im Voraus und freuen uns auf eine erfolgreiche Kooperation.

Mit freundlichen Grüßen nach Michigan

Astmann GmbH

A. Daniela Bode

Assistentin der Geschäftsführung

8) Übersetzung English: Sending out a contract for signature

Assistant to the Management → future cooperation partner

Our contract of cooperation, Astmann GmbH

Dear Mr Terell

We have attached the contract covering our future cooperation as a PDF document.

Please be so kind to print out two copies of the contract and return them to us after signature – if possible by August 15.

We would like to thank you in advance and look forward to a successful cooperation.

With best regards

Astmann GmbH

Daniela Bode

Assistant to the Management

9) Deutsch: Versand von neuen Preislisten

Assistentin der Vertriebsleitung → Gebietsverkaufsleiter in Oklahoma

Neue Preislisten 20xx

Sehr geehrter Herr Grant,

wir haben uns mächtig beeilt: Die neuen Preislisten sind fertig. Sie erhalten sie heute angehängt als PDF-Datei und in gedruckter Form innerhalb der nächsten Tage.

Für Ihre Kunden haben wir erst einmal 250 Exemplare per Paketdienst an Sie verschickt. Denken Sie bitte daran, einige der alten Preislisten aufzubewahren, um eventuelle Fragen Ihrer Kunden klären zu können.

Und wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie nicht, mich anzurufen: +49 40 5618-24.

Mit freundlichen Grüßen

Karl Schmitt KG

A. Melanie Südhoff 

Assistentin Vertriebsleitung

9) Übersetzung English: Sending out new price lists

Assistant to the Sales Manager → Regional Sales Manager in Oklahoma

New price lists 20xx

Dear Mr Grant

We’ve worked very fast and the new price lists are ready now. Today you will receive them attached as a PDF file, and the printed lists will arrive within the next few days.

We have initially printed 250 copies for your customers and these were sent to you by parcel service yesterday. It’s a good idea to keep a few copies of the old price lists so that you can deal with any questions your customers may have.

And if you have any questions yourself, please don‘t hesitate to give me a call: +49 40 5619-24.

With best regards

Karl Schmitt KG

Melanie Südhoff 

Assistant to the Sales Manager

10) Deutsch: Warenversand von neu gedruckten Firmenbroschüren

Assistentin der Geschäftsführung → Kunden

Ihre Firmenbroschüren sind unterwegs

Sehr geehrte Frau Fisher,

die Gestaltung Ihrer neuen Firmenbroschüre ist sehr gelungen. Heute wird der Erstdruck von 1 000 Exemplaren per Paketdienst an Sie verschickt. Damit sollten Sie die nächsten Monate gut überbrücken können.

Übrigens: Wussten Sie, dass wir auch alten Logos ein neues Äußeres verpassen können? Wir peppen jedes Logo so auf, dass es zeitgemäß wirkt und trotzdem von allen wiedererkannt wird.

Sprechen Sie uns an. Jörg Weiler ist unser Fachmann für Logoentwicklung und freut sich auf Ihren Anruf: +49 511 218523-48.

Freundliche Grüße

Werbeagentur Schäfer AG

A. Katja Dahlmann

Assistentin der Geschäftsführung

10) Übersetzung English: Sending out freshly printed company brochures

Assistant to the Management → customer

Dispatch of your company brochures  

Dear Ms Fisher

The design of your new company brochure has turned out to be a great success. Today the initial print run of 1000 copies will be sent to you by parcel service. This will provide you with sufficient supplies for the next few months.

By the way, did you know that our advertising agency can give old logos a new look? We freshen up any logo in such a way that it looks right up-to-date but is still readily identifiable.

Simply give us a call. Jörg Weiler is our specialist in logo design and is looking forward to hearing from you: +49 511 218523-72.

With best regards

Werbeagentur Schäfer AG

Katja Dahlmann

Assistant to the Management

Bewerbungsprozess auf Englisch

Nicht nur im Schriftverkehr mit Kunden ist es wichtig, den richtigen Ton zu treffen. Mit diesen Tipps verfassen Sie eine Bewerbungsabsage auf Englisch!


Termine vereinbaren, verschieben und stornieren – alles auf Englisch

Für viele Assistentinnen gehört Englisch zum täglichen Handwerkszeug, und sie können Termine souverän und in professioneller Ausdrucksweise auch auf Englisch vereinbaren, ändern und absagen. Dieser Beitrag gibt Ihnen Sicherheit: Er liefert Ihnen die wichtigsten „Zauberformeln“, um in jeder Situation rund um das Terminmanagement angemessen zu kommunizieren.

Nur mit eindeutigen Formulierungen vermeiden Sie Missverständnisse

Wenn Sie mit englischsprachigen Geschäftspartnern Termine vereinbaren, müssen Ihre Informationen, Vorschläge, Alternativen und Bestätigungen klar und eindeutig vermittelt werden, damit auf keinen Fall Missverständnisse entstehen.

Formulieren Sie auf Englisch Datum, Uhrzeit und Ort so, dass der Adressat versteht, was von ihm erwartet wird, damit er zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Ob der Abholdienst am Flughafen um „8 a.m.“ oder „8 p.m.“ benötigt wird – da macht ein Buchstabe in der Abkürzung einen entscheidenden Unterschied.

Vorsicht bei Formulierungen

Wenn Sie schreiben „You must not come“ (= Sie dürfen nicht kommen), werden Sie beim Empfänger für Verwirrung sorgen, denn gemeint war ganz sicher „You don‘t need to come“ (= Sie brauchen nicht zu kommen).

Sorgfalt, Präzision und Vollständigkeit sind bei Terminvereinbarungen von entscheidender Bedeutung. In diesem Beitrag führen wir Sie durch die typischen Situationen rund um Terminvereinbarungen und liefern Ihnen die passenden englischen Wörter und Sätze.

Finden Sie den passenden Tonfall für Ihre Terminvereinbarungen auf Englisch

Vergleichen Sie diese beiden E-Mails:

E-Mail 1: die formelle Variante

Dear Ms Ford

There are a number of things which John Barnes, our product manager, would like to discuss with your art director regarding the product launch and he wonders if a meeting could be arranged for early next week. Would 10 a.m. on 4 July be convenient? Mr Barnes expects that he will need approximately an hour and a half to discuss the outstanding issues and suggests a meeting here at our head office if that will be convenient.

With best regards

Gemma Johnson

E-Mail 2: die persönliche Variante

Dear Sandra

John Barnes, our product manager, wants to talk about the product launch with your Ms Evans. He‘ll be out of the office for the next couple of days but has a relatively free morning on 4 July. Would she be free at around 10 a.m.? He reckons it‘ll take about an hour and a half and suggests a meeting here at our office.

Looking forward to hearing from you

Gemma

Unterschiede der beiden E-Mails erklärt

Diese beiden E-Mails ähneln sich in Länge und Inhalt, aber Sie werden bemerkt haben, dass sie trotzdem ganz unterschiedliche Wirkungen erzielen. Sie können durch Ihren Stil bestimmen, wie formell und distanziert oder wie persönlich Ihr Schreiben klingt und damit bereits den Ton für das Treffen beeinflussen. Je besser Sie den Adressaten kennen, desto persönlicher können Sie schreiben.

Wenn Sie einem Kunden oder Geschäftspartner schreiben, den Sie oder Ihr Chef nicht besonders gut kennen, dann empfiehlt sich die erste formelle Variante. Vor allem durch Anrede und Grußformel, aber auch durch den Verzicht auf die verkürzte Schreibweise mit Apostroph beweisen Sie Kompetenz und angemessene, korrekte Umgangsformen.

Persönlichkeit und Nähe zum Kunden

Jemand, mit dem Sie häufig zu tun haben, könnte solch eine steife Schreibweise als etwas kühl oder sogar abweisend empfinden. Hierbei schaffen Sie durch eine persönlichere Anrede und weniger formelle Sprache mehr Nähe.

In jedem Fall sollte Ihre Korrespondenz verständlich und präzise sein. Die Länge Ihres Schreibens sollte sich nicht danach richten, ob Sie eine E-Mail oder einen Brief versenden, sondern allein nach dem Inhalt. In beiden Fällen sollte der Text nicht länger als nötig sein.

Das gehört in Ihre englischsprachige Terminanfrage

Denken Sie bei einer ausführlicheren Bitte um ein Gespräch an die folgenden Aspekte:

  • Grund und Anlass für das Treffen
  • Zielsetzung des Gesprächs, am besten mit Agenda, damit die Teilnehmer sich vorbereiten können
  • Termin mit Datum, Uhrzeit, Ort und geplanter Dauer (alternativ: die Frage nach einem entsprechenden Terminvorschlag)
  • welchen Zusatznutzen ein persönliches Gespräch im Vergleich zu Telefonaten und E-Mails bringen kann
  • bei größeren Gruppen die anderen Teilnehmer und deren Funktion
  • welche Unterlagen bis wann benötigt werden
  • ein Link für die Anreisebeschreibung
  • Bitte um Terminbestätigung, idealerweise mit Fristsetzung
  • vollständige Signatur

Ein typisches Beispiel für eine Terminanfrage

arranging an appointment to discuss the ‚Redesign of our website‘ project

Dear Mr Huber

Ulf Olsen has requested me to write to you for the purpose of arranging an appointment.

He would like to discuss with you possible ideas relating to the redesign of our website. He has a number of basic questions which can probably be dealt with more efficiently face to face than by telephone calls or emails.

Mr Olsen expects the discussion to take about two hours, but to be on the safe side you should perhaps allow for a little more time. It would be ideal if you could bring with you any plans, ideas and suggestions you already have for the design and structure of our website.

I will contact your secretary in the course of the week and hope she will have a suitable date for us – if possible by the end of this month.

With best regards

Beate Küspers

Secretary to Ulf Olsen

SupportEX GmbH

Tabelle Terminvereinbarung auf Englisch

Diese Sätze sind für ein formelles Schreiben geeignet

Verwenden Sie diese Sätze in einem eher informellen Schreiben

  • Klaus Schäfer would very much like to discuss this new project with your CEO/Mr Jones and would appreciate an early meeting.
  • Could/can we arrange a meeting for 15 April?
  • Would it be possible for Klaus Schäfer to meet your CEO/Mr Jones at the trade fair in Cologne? 
  • Would your CEO/Mr Jones be free for a meeting on Monday, 8 June?
  • We would appreciate your suggestions for a possible date for an urgent meeting.
  • I suggest 10 a.m. on Friday, 3 August. Would that be okay for your CEO/Mr Jones?
  • We are interested in arranging a meeting between Matthias Jones and your Klaus Schäfer.
  • Mr Schäfer thinks these problems need to be discussed face to face. Could you check with your CEO/Mr Jones regarding a suitable date?
  • My boss, Matthias Jones, wants to discuss a new project with your CEO/Mr Schäfer and has asked me to arrange an early meeting.
  • How about 10 in the morning on Friday, 3 August?
  • I‘m calling to see if we can arrange a meeting between Matthias Jones and Klaus Schäfer for 15 April.
  • Would your boss be free for a meeting on Monday, 8 June?
  • Can we organise a meeting between Klaus Schäfer and your CEO/Matthias Jones?
  • Could our CEOs get together at the trade fair in Cologne?
  • When has your CEO got a window for a meeting?
  • My CEO Peter Schmidt wants to have a talk with yours about the quality problems – what would be a good time for them to meet?
  • I take pleasure in conrming the appointment on 15 April.
  • The time and date you have suggested for the meeting will be very convenient for Klaus Schäfer.
  • Klaus Schäfer will be delighted to meet Mr Jones at the trade fair in Cologne and will be available for a meeting from 11 a.m. on October 8.
  • I can conrm the appointment for 10:30 a.m. on 18 March.
  • I am afraid that Mr Schäfer‘s diary is already full for Friday, 3 August, but I could suggest 2 p.m. on Monday, 6 August, as an alternative.
  • Matthias Jones will be on holiday during the week you suggested for the meeting, but he will be back in the ofce from Monday, July 12. Would 14:30 on Wednesday, July 14 be suitable?
  • I regret that Klaus Schäfer already has an appointment at the time you suggest. However, an hour later at 11 a.m. would be possible.
  • Nine-thirty a.m. on Friday, 13 January, would be a suitable date for a meeting to discuss the quality situation.
  • Ten a.m. on Friday 13 sounds good. I‘ll enter it into Mr Schäfer‘s appointments book.
  • Mr Jones has conrmed Monday, 8 June and looks forward to seeing Mr Schäfer at his ofce.
  • The trade fair in Cologne will be perfect. My boss says he‘ll visit your company‘s stand.
  • Sorry, Mr Jones is fully booked on the morning of Friday, 3 August, but he‘s got a window in the afternoon. What does Mr Schäfer‘s afternoon look like? 
  • For my boss the best time for a meeting would be late afternoon, say 4.30 in the afternoon. How does that sound to you?
  • I‘ve checked with our CEO and he has suggested either 4.30 or 3.30 p.m. as a possible time. Can you let me know if  either of those times would be okay?
  • The CEO‘s diary looks pretty full for the next few days. Would Friday morning be any good for your boss, for example at 11 o‘clock?
  • The CEO wants to talk about the sales gures. Could Mr Schäfer make it at 5:30 on Thursday afternoon?

Präpositionen die Sie ins Stolpern bringen könnten 

  • in - Jahre, Monate, Tages- oder Jahreszeiten und spezifische Ortsbezeichnungen
  • at - Messen und Uhrzeiten, generelle Ortsbezeichnungen
  • on - Tage und Daten    

So schlagen Sie die Verschiebung eines Termins vor

Folgende Aspekte sollte Ihr Schreiben zur Verschiebung eines Termins enthalten:

(1) Begründen Sie die Verschiebung.

(2) Bitten Sie um Entschuldigung.

(3) Bieten Sie mehrere Alternativen an oder bitten Sie um neue Terminvorschläge.

(4) Informieren Sie auch über alle anderen Änderungen wie Teilnehmerkreis, Veranstaltungsort.

(5) Bitten Sie um die Bestätigung, dass die Änderungen verstanden wurden und akzeptiert werden.

Ein typisches Beispiel für eine Terminverschiebung

Dear Beate

Unfortunately we will have to reschedule the appointment we arranged for 9.30 a.m. on Friday, 13 March, because Frank Meyer our Director of Human Resources will be unavailable due to illness. (1)

As an alternative the meeting could be held either at 10.30 a.m. on Monday, 16 March or 2.30 p.m. on Wednesday, 18 March. (2) If neither of the above dates is suitable please suggest an alternative that would be convenient. (3)

By the way, in the absence of his assistant, Michael Braun will be taking part in the meeting. (4)

I‘m sorry that this is such short notice but hope that you will be able to confirm one or other of the suggested dates. (5)

Yours sincerely

Liz Woodhouse

Secretary to the Managing Director


Markante Sätze, wie Sie einen Alternativtermin akzeptieren und bestätigen

Diese Sätze sind für ein formelles Schreiben geeignet

  • I am pleased that in spite of his busy schedule your CEO (Namen nennen) will still have time for a meeting next month and have noted 14:30 (24 Stunden, amerikanische Schreibweise) on March 20 as the revised date.
  • Thank you for suggesting an alternative time/date for the meeting, which I can confirm with pleasure.
  • The alternative time and date you have suggested will be very suitable, and Matthias Schäfer looks forward to meeting your CEO on the agreed date.
  • It is a pity that Mr Jones will not be at the trade fair in Cologne, but I can confirm your suggestion of a meeting on the Friday immediately after the fair.

Verwenden Sie diese Sätze für ein eher informelles Schreiben

  • I am sorry to hear your boss can‘t make it on Friday 13, but Monday morning will be no problem for us here. 
  • The alternative time and date you‘ve suggested will be fine with us.
  • It‘s a pity your boss won‘t be able to make it to the trade fair in Cologne, but a meeting a couple of days later will be no problem. I‘ve made a note of the time and date you‘ve suggested (Datum und Zeit in Bestätigungen immer wiederholen, um Missverständnisse zu vermeiden.).
  • Good to hear Mr Jones and Mr Schäfer can get together next month.

Wie Sie einen Termin absagen

(1) Bezeichnen Sie eindeutig den Termin, den Sie absagen, um Missverständnisse zu vermeiden.

(2) Begründen Sie die Absage, wenn möglich mit einer wahren oder zumindest mit einer realistischen Rechtfertigung.

(3) Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten.

Ein typisches Beispiel für eine Terminabsage

Dear Ms Anderson

I regret that it will be necessary for us to cancel the appointment we arranged between Peter Smith and Ronald Schwarz for 9.30 a.m. on Friday, 13 March. (1) 

For strategic reasons our Managing Director has decided for the moment to postpone the planned team-building activities for middle management, and will not now be requiring your company‘s assistance in this. (2)

We apologise for any inconvenience this may cause but hope we will be able to call on your services if and when the project is revived. (3)

Yours sincerely

Jasmin Wagner

Secretary to the Managing Director


Terminänderungen: Verwenden Sie die treffenden Vokabeln

Wenn Sie auf Englisch mitteilen wollen, dass ein Termin nicht wie geplant stattfinden kann, fällt es oft nicht leicht, die treffenden Vokabeln zu finden. Hier erfahren Sie die wichtigsten Vokabeln für Terminänderungen auf Englisch.

Ihr Chef ist krank und kann einen Termin nicht wahrnehmen? Ein Seminar muss um eine Woche verschoben werden? Die Auslieferung der Waren verzögert sich? Es gibt viele Gründe, warum ein Termin nicht wie vereinbart stattfinden kann. Ebenso gibt es eine Vielzahl von englischen Vokabeln, die Sie nehmen können, wenn Sie anderen professionell mitteilen wollen, dass ein wichtiger Termin verschoben oder sogar abgesagt werden muss.

Tabelle wichtige Vokabeln für Ihr Terminmanagement 

Englisch

Deutsch

to delay

verzögern

to jettison

über Bord werfen (British English)

to postpone

verschieben

to put off

hinausschieben

to put on hold

zurückstellen

to reschedule

neu terminieren

to schedule

terminieren

to shelve

auf die lange Bank schieben; aufgeben

to suspend

vorübergehend aussetzen

to adjourn

vertagen

to cancel

stornieren

to call off

absagen

to defer

aussetzen

Terminmanagement: Testen Sie Ihr Englisch-Wissen!

Können Sie wichtige Termine verschieben oder sogar professionell absagen? Finden Sie es jetzt heraus:

  1. The government has 

❑ suspended  ❑ adjourned  ❑ jettisoned 

plans to change the constitution.

  1. The meeting was 

❑  shelved  ❑  adjourned ❑ jettisoned 

until the next day.

  1. We may have to 

❑  suspend ❑ defer ❑ adjourn 

production of solar modules because of a silicon shortage.

  1. Plans to reopen the school have been 

❑  deferred ❑ adjourned  ❑ shelved 

because of lack of interest.

  1. The decision cannot be 

❑  put off   ❑ shelved  ❑ suspended 

any longer.

  1. Some companies will allow you to 

❑  defer  ❑ delay  ❑ put off  

making a payment if you are temporarily unable to do so.

Auflösung:

1  jettisoned 2  adjourned 3  suspend 4  shelved 5  put off  6  defer


Weihnachtsgrüße auf Englisch: die besten Musterformulierungen

Hand aufs Herz: Lesen Sie den typischen 08/15-Weihnachtsbrief, der beginnt mit „Dear [personalisierter Vorname], I hope you’re well …“ und endet mit dem Schlusssatz „I wish you a merry Christmas.“ wirklich von vorne bis hinten durch? In Zeiten, in denen unsere Aufmerksamkeitsspanne immer kürzer wird, ist es wichtig, dass sich Ihre E-Mails und Briefe von der Masse abheben.

Gerade bei den Leuten, die so wichtig für Sie sind: bei Ihren Kunden. In diesem Beitrag finden Sie eine Sammlung der gängigsten Formulierungen, mit denen Sie Ihre Weihnachtsgrüße auf Englisch schreiben können.

Dass „Fröhliche Weihnachten“ auf Englisch „Merry Christmas“ heißt, hat sich mittlerweile herumgesprochen. Aber wissen Sie z. B. auch, wie Sie dem Adressaten ein gesundes neues Jahr wünschen?

Beachten Sie: Das „neue Jahr“ wird im Englischen großgeschrieben. Das betrifft sowohl das Adjektiv „New“ als auch das Substantiv „Year“.

Tabelle mit Weihnachtsgrüßen Deutsch-Englisch 

Deutsch

Englisch

Wir wünschen Ihnen ein fröhliches Weihnachtsfest und alles Gute im neuen Jahr

We hope you have a nice Christmas and wish you all the best in the New Year.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Mitarbeitern fröhliche Weihnachten und ein erfolgreiches neues Jahr.

We wish you and your staff a merry Christmas and a prosperous New Year.

Alles Gute für das Weihnachtsfest und das neue Jahr.

Best wishes for Christmas and the New Year.

Wir wünschen Ihnen frohe Weihnachten und ein gutes neues Jahr.

We wish you a merry Christmas and a happy New year.We hope, you will have a merry Christmas and a happy New Year.

Wir wünschen Ihnen frohe Weihnachten und Gesundheit im kommenden Jahr.

Wishing you a merry Christmas and good health in the coming year.

Wir wünschen Ihnen ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr.

We wish you health and success in the New Year.

Frohe Festtage!

Happy holiday!

Wir wünschen Ihnen frohe Feiertage und ein friedvolles und erfolgreiches neues Jahr.

Wishing you a happy holiday season and a New Year filled with peace and prosperity

Wir freuen uns auf die Fortsetzung unserer Zusammenarbeit mit Ihnen im neuen Jahr.

We look forward to doing business with you again in the New Year.   

Musterbriefe zu Weihnachten und Neujahr

Kunde:

Best wishes for a happy holiday season

Dear Mr Matthew,

Christmas is a time for thanks. As we look back over the last year, we remember with gratitude our faithful customers. You have relied on our products and services for many years, and your trust gives us a sense of accomplishment. Thank you for coming back to us again and again. Contented customers motivate us not only to hold but to improve the quality of our service and of our products. We would be grateful to you if you challenge our service again in the next year, so we can rise to meet your expectations. We would like to wish you and your family a very Merry Christmas and a Happy New Year.

Best regards

Kunden mit Präsent

Best wishes for Christmas and the New Year

Dear Mr Wilson,

As the year draws to a close, our thoughts turn to christmas and the goodwill it represents. On behalf of everyone here at (your company), I would like to thank you for everything you did for us in the past year. It has been a great pleasure doing business with you during this past year. Please find enclosed the small gift package we have put together for you as a token of our appreciation. We hope you will enjoy ist. Thank you for all you have done for us.

Best wishes


Fazit zu englischen Geschäftsbriefen

Sie sehen, mithilfe der richtigen Muster-Formulierungen und Experten-geprüften Musterbriefen gehen Ihnen englische Geschäftsbriefe viel leichter und vor allem schneller von der Hand. Professionelle Korrespondenz auf internationaler Ebene ist für Sie künftig selbstverständlich und kein Hexenwerk mehr. „Typisch deutsche” Fehler oder abgedroschene Floskeln finden sich in Ihren Geschäftsbriefen nicht mehr. Stattdessen ist Ihre internationale Geschäfts-Korrespondenz modern und tadellos.

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Rechtschreibung: die wichtigsten Regeln für Ihre professionelle Korrespondenz

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Anreden, Anschriften, Doktortitel, Politiker, Bürgermeister
Anreden und Anschriften: Die wichtigsten Duden-, DIN-5008- und Etikette-Regeln

Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, wie Sie Personen in politischen Ämtern richtig anschreiben? Wie formulieren Sie gendergerecht? Und wo müssen Sie Kommas…