Telefonnotiz machen, Notizen beim Telefonat machen, Anrufer Informationen notieren
Keine Informationen mehr vergessen, von Personen die anrufen. Fertigen Sie eine informative Telefonnotiz an © gajus - Shutterstock

Vorlage Telefonnotiz: Mitschriften perfekt festhalten

Sich während eines Telefongesprächs Notizen zu machen, klingt einfacher, als es ist: So gilt es, dem Gesprächspartner aufmerksam zuzuhören und das Gehörte gleichzeitig in schriftlicher Form zu fixieren. Damit keine wesentlichen Informationen in Vergessenheit geraten, kann es sinnvoll sein, geeignete Vorlagen für Telefonnotizen anzufertigen. Lesen Sie hier, welche Punkte eines Gesprächs in jedem Fall in einer Notiz festgehalten werden sollten und wie die perfekte Vorlage für eine Telefonnotiz aussehen kann.

Wie schreibt man eine Telefonnotiz und welche Angaben sind wichtig?

Nicht nur Schriftverkehr (oder Korrespondenz), sondern auch persönliche Gespräche und Telefonate gehören zum Büro-Alltag. Bei Korrespondenz und Textverarbeitung achtet man auf DIN 5008. Was ist mit mündlichen Informationen?

Je öfter man am Telefon mitschreibt, desto routinierter wird das Anfertigen von Telefonnotizen. Wenn Sie sich schon häufiger Stichpunkte zu einem Telefonat gemacht haben, wissen Sie, welche Angaben bei einer Gesprächsnotiz unabdingbar sind. 

 

1. Name des Anrufers

Wer kennt es nicht: Schon eine Millisekunde, nachdem das Gegenüber seinen Namen gesagt hat, hat man ihn auch schon wieder vergessen. Das kann nicht nur bei einem Geschäftstreffen passieren: Auch bei einem Gespräch am Telefon läuft man Gefahr, dass der Name des Anrufers in Vergessenheit gerät. Ein fataler Fehler.

Um dies zu vermeiden, ist es sinnvoll, sich am Ende des Telefonats noch einmal den Namen des Anrufers bestätigen zu lassen. Informieren Sie sich auch über das Unternehmen, das der Anrufende vertritt. Haben Sie keine Scheu davor, sich den vollständigen Namen genau buchstabieren zu lassen. Damit vermeiden Sie, dass Sie den Namen später falsch aussprechen oder nichts mehr mit dem Namen anfangen können.

2. Anlass des Anrufs

Notieren Sie sich, warum Ihr Gesprächspartner überhaupt angerufen hat. Das ist vor allem dann ratsam, wenn die Informationen nicht für Sie persönlich bestimmt sind. Kollegen und Vorgesetzte müssen in jedem Fall über den Hintergrund des Anrufs Bescheid wissen, bevor sie zurückrufen.

Ein weiterer Vorteil: Wissen Sie den Anlass eines Anrufs, können Sie in kürzester Zeit feststellen, welche Anrufe Sie priorisieren müssen und welche Sie hintanstellen können. Außerdem lohnt es sich auch, den Verbleib des Gesprächs zu notieren: Ist ein Rückruf erwünscht oder meldet sich der Gesprächspartner selbst noch einmal?

3. Telefonnummer des Gesprächspartners

Notieren Sie sich die Telefonnummer des Anrufers: Entweder, indem Sie Ihr Gegenüber direkt danach fragen oder die Telefonnummer von der Displayanzeige Ihres Telefons ablesen. Sofern Sie später doch noch Fragen haben sollten, können Sie den Gesprächspartner noch einmal direkt kontaktieren. Außerdem ist die Rückrufnummer auch für Ihre Vorgesetzten wichtig, wenn sie Ihre Telefonnotizen erhalten und weiterbearbeiten.

4. Notizen der wichtigsten Informationen

Halten Sie während des Gesprächs nur die wichtigsten Infos fest. Vermeiden Sie, alles bis ins kleinste Detail aufschreiben zu wollen. Das lenkt Sie nur ab. Zudem bekommt Ihr Gesprächspartner womöglich das Gefühl, dass Sie ihm nicht richtig zuhören. Schreiben Sie sich die Notizen, die Sie während des Gesprächs machen, im Telegrammstil auf. Das heißt: Machen Sie sich nur kurze Stichpunkte. Diese können Sie später noch vervollständigen.

Halten Sie zudem kurze Zeit, nachdem Sie den Anruf beendet haben, einen Moment inne, um weitere relevante Informationen auf Ihrer Notiz festzuhalten. Hier können auch die Stimmung des Anrufers oder private Informationen von Bedeutung sein.

Damit Sie am Telefon wirklich immer alle wichtigen Details abfragen und festhalten, bietet es sich an, eine Telefonnotiz-Vorlage anzufertigen. Wer keine Telefonblöcke anschaffen möchte, kann sich die Vorlage für die Telefonnotiz einfach selbst erstellen. Egal, ob Sie das Ganze nun auf dem PC festhalten oder ausdrucken: Telefonnotizen machen die Arbeit einfacher. Ein Grund, weshalb auch versierte und erfahrene Bürofachkräfte zu Vorlagen greifen.

Muster Vorlage für Telefonnotizen

Wenn Sie eine Notiz für Ihren Chef oder Ihre Kollegen erstellen möchten, hilft Ihnen folgendes Muster für eine Gesprächsnotiz weiter. Die Punkte der Telefonnotiz lassen sich nicht nur ausdrucken, sondern auch auf dem PC verwenden – beispielsweise mit Microsoft Word oder Excel.

Beispiel für eine umfassende Telefonnotiz: 

Anruf am:           Uhrzeit:

 

Anruf für:

 

Angerufen hat:

 

Anlass des Gesprächs:


Angaben des Kunden auf einer Telefonnotiz

Name des Anrufers:

Unternehmen:

Telefonnummer:

E-Mail-Adresse:


Grund des Anrufes auf der telefonischen Notiz

Der Kunde hat angerufen mit der Bitte um:

  • Rückruf an:
  • Kenntnisnahme:
  • Erledigung:
  • Besuch:
  • Telefaxnachricht/E-Mail:
  • Angebot:
  • Sonstiges:

Sonstige Anmerkungen:

 

 

 

Datum und Unterschrift:


Das Telefonat ist an Sie gerichtet? Auch dann ist es sinnvoll, eine Telefonnotiz anzufertigen. Sie dient Ihnen als Gedankenstütze, sodass Sie alle Infos aus dem Gespräch im Nachgang noch einmal durchgehen können.

Anders als bei Gesprächsnotizen, die Sie für andere anfertigen, sind bei der eigenen Gesprächsnotiz nicht so viele Details notwendig. Normalerweise sind die Kontaktdaten und einige Angaben zum weiteren Vorgehen ausreichend.

So kann eine Telefonnotiz für Sie persönlich aussehen

Anruf am:           Uhrzeit:

 

Angerufen hat:

 


Angaben des Kunden auf Ihrer Notiz

Name des Anrufers/Unternehmen:

Telefonnummer:

E-Mail-Adresse:

 

Der Kunde hat angerufen wegen:

 

Sonstige Anmerkungen:

 


„Da ich Sie telefonisch nicht erreichen konnte“: Wann ist die Formulierung angebracht?

Sicherlich kennen Sie das: Sie rufen den Geschäftspartner an, können ihn oder sie aber telefonisch nicht erreichen. Vielleicht versuchen Sie es auch noch ein zweites Mal. Doch spätestens wenn Sie dann immer noch keinen Erfolg haben, ist ein anderes Vorgehen angesagt. So können Sie beispielsweise per E-Mail um einen Rückruf bitten.

Um einen Rückruf bitten: Muster Email

Sehr geehrter Herr Mustermann,

 

bedauerlicherweise konnte ich Sie telefonisch nicht erreichen. Bitte setzen Sie sich mit mir unter der Telefonnummer 01451/123456 in Verbindung.

 

Vielen Dank

Frau Meier


Sie können sich natürlich auch für eine etwas informellere Variante entscheiden, wenn Sie ihren Gesprächspartner etwas besser kennen und einen eher freundschaftlichen Umgangston pflegen.

„Da ich Sie telefonisch nicht erreichen konnte“: informelle Variante

Lieber Herr Mustermann,

 

ich habe heute versucht, Sie telefonisch zu erreichen  – hatte aber leider kein Glück. Wären Sie so nett, mich unter 01451/123456  zurückzurufen?

 

Herzlichen Dank

Frau Meier


Fazit: Warum ist eine Telefonnotiz wichtig?

Eine Telefonnotiz dient als wichtige Gedankenstütze. Damit im Trubel des Arbeitsalltags keine relevanten Informationen verloren gehen, ist es essenziell, die Inhalte von Telefongesprächen schriftlich festzuhalten.

Eine gute Telefonnotiz ist schnell erstellt. Die wichtigsten Angaben sind dabei der Name und die Telefonnummer des Anrufers. Auch das weitere Vorgehen ist für den Adressaten der Notiz essenziell.

Schreiben Sie sich daher auf, welche weiteren Maßnahmen Ihr Vorgesetzter oder Kollege unternehmen sollte, nachdem er die Gesprächsnotiz erhalten hat. Fertigen Sie die Telefonnotiz für sich selbst an, so reicht es aus, neben den wichtigsten Eckdaten den Grund des Anrufs zu notieren.

Vorlagen helfen, Telefonnotizen auf einen einheitlichen Standard zu bringen. Ein weiterer Pluspunkt: Durch die vorgefertigte Struktur können Sie alle Aspekte stufenweise „abarbeiten“ – wodurch wirklich nichts mehr in Vergessenheit gerät.

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