Richtige Schreibweise von Telefonnummern nach DIN 5008

Es gibt zig verschiedene Arten, Telefonnummern zu schreiben: In Zweierblöcken, mit Bindestrichen, als reine Ziffernfolge oder ganz anders. Was aber ist die richtige Schreibweise? Gerade in der Geschäftswelt wird großen Wert auf fehlerfreie Dokumente gelegt. Sekretärinnen, die die korrekte Verwendung von Basiselementen wie Zahlenreihen in der betrieblichen Korrespondenz nicht kennen oder ignorieren, laufen Gefahr, inkompetent zu wirken. Und das wirft letztlich ein schlechtes Bild auf den Arbeitgeber. Denn Unternehmen, deren Geschäftspost zum Beispiel bei der Teilnehmernummer, der Ortsnetzkennzahl oder der Landesvorwahl vor typografischen Fehlern strotzt, weil etwa zwischen den Ziffernreihen kein Zwischenraum gesetzt wird, gelten häufig schnell als unseriös. Glücklicherweise gibt es die DIN 5008, die die richtige Schreibweise von Telefonnummern regelt.

Auch falsch gegliederte Telefonnummern auf Visitenkarten können irritieren, wenn nicht gar als störend oder auch als geschäftsschädigend empfunden werden.

Hinzu kommt, dass falsch geschriebene Telefonnummern unter Umständen auf Mobilfunktelefonen, also dem Handy, nicht sicher anwählbar sind. Im schlimmsten Fall können Kunden oder Geschäftspartner bei einer falsch gegliederten Zahlenreihe das Unternehmen erst gar nicht erreichen.

Im Büro ist es deshalb nicht nur essentiell, sich mit Microsoft & Co auszukennen, sondern sich sowohl im internen, als auch im externen Schriftverkehr an die Vorgaben zu halten.

Diese sind in der DIN-Norm 5008 geregelt, die Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung, die zum letzten Mal im März 2020 durch den Normenausschuss Informationstechnik reformiert worden sind.

Ziel dieses Regelwerks ist, den Anwendern Regeln für die einheitliche Schreibweise und den typografisch korrekten Gebrauch von Buchstaben, Zeichen und Zahlen an die Hand zu geben.

In Behörden und in Unternehmen werden diese Normen seit langem verwendet. Neben dem gestalterischen Aufbau von geschäftlicher Korrespondenz gibt die Norm ebenfalls Empfehlungen, wie Telefonnummern korrekt geschrieben werden.

Das ist nicht nur bei der Geschäftspost wichtig: Auch in der E-Mail Signatur des Verfassers sollte die typografisch korrekte Telefonnummer nicht vernachlässigt werden. Das gilt selbstverständlich auch für alle anderen Elemente der Signatur.

Gerade bei Telefonnummern gibt es erhebliche Unterschiede: Lange Nummern mit acht Ziffern und mehr, wenn eine Durchwahl im Spiel ist – oder ganz kurze mit nur drei Ziffern.

• Hinzu kommt die Vorwahl, deren Ziffernfolge ebenfalls länger oder kürzer sein kann. Auch Mobilfunknummern, Sondernummern und nicht zuletzt internationale Rufnummern unterscheiden sich in vielen Punkten voneinander und haben eigene Schreibweisen.
• Nicht zu vergessen: Die Empfehlungen gelten nicht nur für das Telefon und die eigene Teilnehmerrufnummer, sondern auch für Faxnummern – für das Festnetz genauso wie für Mobilfunknetze.
• Die DIN 5008 ist zwar keine Verpflichtung, wird jedoch im In- und Ausland akzeptiert und erleichtert Kunden, Vertrags- und Geschäftspartnern, Briefe, Rechnungen, Formulare und andere Dokumente schnell zu erfassen.

Die Regeln für bessere Lesbarkeit von Geschäftsbriefen und Mails gelten für viele andere Bereiche der professionellen Korrespondenz ebenso – zum Beispiel beim Adressformat, bei Anschriften, Anreden und vielem mehr.

Wegen unzähliger unterschiedlicher Schreibweisen besteht im Büro häufig jedoch Verunsicherung, welche Variante die richtige ist. Bei der komplizierten deutschen Rechtschreibung ist ein Blick in den Duden gang und gäbe, bei der korrekten Verwendung von Telefonnummern hilft ein Blick in die typografischen Richtlinien.

Um Fehler zu vermeiden, ist für Sekretärinnen wichtig, folgende Fragen sicher und kompetent beantworten zu können:

• Wie werden Telefonnummern nach DIN 5008 korrekt dargestellt?
• Worauf ist bei internationaler Korrespondenz zu achten?
• Wie müssen Signaturen und Visitenkarten korrekt gestaltet werden
• Was ist unter dem Begriff Verkehrsausscheidungsziffer zu verstehen und wie wird diese dargestellt?
• Welche Rolle spielt die Internationale Fernmeldeunion im Telekommunikationssektor?

So wird eine Telefonnummer korrekt geteilt

Die richtige Schreibweise von Telefonnummern gilt nicht nur für Nummern im Ortsnetz, beziehungsweise Festnetz plus Ortsvorwahl (Vorwahl), sondern auch für Nummern mit Vorwahl plus Durchwahlnummer.

Auch die Gliederung der meist kostenpflichtigen Sonderrufnummern sind im der Norm geregelt. Gleiches gilt für internationale Anschlüsse sowie für Mobilnummern und Faxgeräte in Deutschland wie im Ausland.

Häufig werden diese Ziffern falsch gegliedert. Wohl am häufigsten werden die Ziffern in Festabständen, meistens Zweiergruppen, zwischen denen ein Leerzeichen gesetzt wird, gegliedert. Das aber ist falsch.

Ohne Schrägstrich, Punkt und Bindestrich

Weitere ebenfalls falsche Zahlengliederungen beinhalten einen Schrägstrich zwischen Vorwahl und Telefonnummer, Klammern oder auch mehrere Bindestriche oder gar einen Punkt zwischen den Ziffern.

Die Vorgaben für die richtige Schreibweise von Festnetznummern plus Vorwahl nach DIN 5008 sind eigentlich ganz einfach: Die Vorwahl und die eigentliche Telefonnummer wird einfach durch ein Leerzeichen getrennt und die Ziffern ohne jegliche Gruppierung oder Zeichen hintereinander weg geschrieben:

Anders verhält es sich bei Telefonnummern mit Vorwahl plus Durchwahl (Nebenstellen). Diese Schreibweise ist innerhalb der geschäftlichen Korrespondenz sehr gebräuchlich, denn neben der Telefonnummer des Unternehmens oder der Behörde wird in sehr vielen Fällen auch die Durchwahl des zuständigen Ansprechpartners genannt.

Die DIN-Norm empfiehlt folgendes Vorgehen: Die Vorwahl und die Rufnummer werden wie gehabt lediglich mit einem Leerzeichen voneinander getrennt und jeweils als reine Ziffernfolgen geschrieben. Die Durchwahl schließlich wird mit einem Bindestrich angehängt (dabei ist eine Trennung der Nummernfolge in die nächste Zeile zu vermeiden).

Gerade weltweit agierende Unternehmen verschicken einen großen Teil ihrer geschäftlichen Schreiben in andere Länder.

Die Dokumente sind meistens in englischer Sprache verfasst, aber auch andere Landessprachen wie Französisch oder Spanisch spielen hier eine Rolle.

Bei ausländischer Korrespondenz ist es noch wichtiger, auf die richtige Schreibweise von Telefonnummern nach DIN 5008 zu achten. Besonders wichtig dabei: Die Telefonnummern (mit Vorwahlnummern) und die Faxnummer des eigenen Unternehmens müssen an die internationale Schreibweise angepasst werden, was bedeutet, den Nummern die jeweilige Landesvorwahl voranzustellen.

Für Deutschland gilt die 49. Die DIN-Norm gibt hier folgende Empfehlungen ab:

1. Vorwahl und Rufnummer des eigenen Unternehmens werden nach DIN 5008 geschrieben, das heißt Vorwahlrufnummer und Festnetznummer durch einen Leerschritt getrennt
2. Die erste 0 der Vorwahl entfällt und wird durch die entsprechende Landeskennzahl ersetzt.
3. Vor die Landeskennzahl wird das Pluszeichen (+) gesetzt
4. Zwischen die Landesvorwahl und der Vorwahl wird schließlich ein
5. Leerschritt eingefügt

Genauso wie im deutschen Inland wird auch bei Telefonnummern in internationalen Geschäftsbriefen weder ein Schrägstrich, noch werden Bindestriche zwischen die Ziffernfolgen gesetzt oder die Nummern durch Abtrennen von Zahlengruppen gegliedert.

Allerdings ist es möglich, das Pluszeichen bei internationalen Telefonnummern in der Ländervorwahl durch zwei Nullen (00) zu ersetzen. Als Standard nach DIN 5008 gilt jedoch ein +.

Telefonnummern umwandeln

Wer ins Ausland telefoniert oder viele Anrufe aus dem Ausland erhält, muss also genau darauf achten, die eigene Telefonnummer für ausländische Geschäftspartner auch richtig umzuwandeln. Lautet die Rufnummer eines deutschen Unternehmens mit Sitz in Berlin (Vorwahl 030) beispielsweise 123456 0 (Zentralruf), wird folgende Ziffernfolge bei internationaler Korrespondenz angegeben:

+49 30 123456 0

Wer lieber zwei Nullen verwendet, schreibt 0049 30 123456 0

Telefonie im Netz

Auf Internetseiten definiert das sogenannte RFC („Request for Comments, Bitte um Kommentare“) die Anzeige einer Telefonnummer. Auf diese Weise kann die Telefonnummer direkt angewählt werden.

Microsoft hat in diesem Zusammenhang für die Telefonie-API ein sogenanntes kanonisches Adressformat für Telefonnummern entwickelt. Damit erkennt die Telefonie-API (TAPI) die Elemente einer Telefonnummer und kann die Ziffernfolge den jeweiligen Wählregeln des Landes entsprechend übersetzen.

Auch das sogenannte RFC 3966 definiert im Netz die Anzeige einer Telefonnummer so, dass die Möglichkeit besteht, diese direkt anzuwählen.

Weil sich die Telefonnetze bei den Vorwahlen oder Verkehrsausscheidungsziffer voneinander unterscheiden, ist es von entscheidender Bedeutung, beim Schriftwechsel mit internationalen Kunden oder Geschäftspartnern die Telefonnummer typografisch korrekt anzugeben.

Nur die einwandfreie Darstellung der Telefonnummer und der Telefaxnummer sichert einen sofortigen und umweglosen Kontakt von internationalen Korrespondenzpartnern.

RegEx Telefonnummern nach DIN 5008

Wer es noch technischer möchte, kann sogar ein RegEx benutzen, das speziell für Telefonnummern nach DIN 5008 gilt. RegEx steht für „regular expressions“, also „reguläre Ausdrücke“ und dient dazu, bestimmte Mengen von Zeichen vereinfacht darzustelllen.

Gerade im Hinblick auf Telefonnummern ist das natürlich ziemlich sinnvoll, da sich Vorwahlen bzw. Ortskennzahlen sehr häufig wiederholen.

Was ist die Verkehrsausscheidungsziffer?

Die Verkehrsausscheidungsziffer, kurz VAZ, ist ein Begriff aus der Telekommunikation. Gemeint sind damit die führenden Ziffern vor der Ortsnetzkennzahl, die gemeinsam die sogenannte Telefonvorwahl ergeben. Zuständig für die Normung internationaler Telefonvorwahlen ist die Internationale Fernmeldeunion (ITU).

Zum besseren Verständnis: Bei einem Telefonat im Inland (national) besteht die Telefonvorwahl aus der 0 (Verkehrsausscheidungsziffer) und der Ortsnetzkennzahl (ONKZ, im Fall Berlins 30, Hamburg 40).

Darüber hinaus ist die Verkehrsausscheidungsziffer bei der Verwendung von modernen Telefonanlagen wichtig. Ausgehende Telefonate werden in diesem Fall mit einer 0 eingeleitet, an die sich Vorwahl und Festnetz-Nummer anschließen. Mit der 0 vor der eigentlichen Nummer wird eine Verbindung in das externe Telefonnetz hergestellt. Bei internen Gesprächen ist die Anwahl der 0 überflüssig.

Unter Sondernummern, beziehungsweise Sonderrufnummern, sind sogenannte 0800- oder 0900-Nummern zu verstehen. Sie werden in Deutschland funktionsbezogen eingesetzt. Es handelt sich hier nicht um Telefonnummern eines Privathaushalts oder einer Firma.

Sonderrufnummern werden in erster Linie für gebührenfreie (0800) oder gebührenpflichtige (0900) Telefonate zur Verfügung gestellt, die für unterschiedlichsten Support oder auch für Hotlines genutzt werden.

Sondernummern können für die Nutzer sehr kostspielig sein (auf Gebührenzählung achten). Deshalb ist es wichtig, bereits im Vorfeld darauf zu achten, welche Kosten (einmalige Gebühr pro Anruf oder Minutenabrechnung) bei der Anwahl der entsprechenden Nummern für den Teilnehmer entstehen.

Ein Anschluss an das Festnetz ist für jede Firma obligat, und auch ohne Mobilfunknummern läuft heutzutage so gut wie keine Kommunikation mehr. Deshalb gehört auf den Schriftsatz, der vom Sekretariat mit der Post oder als Mail versendet wird, neben der Zentralnummer, der Nebenstellennummer und der Faxnummer in vielen Fällen auch die Mobilfunknummer des Ansprechpartners.

Die richtige Schreibweise der Handynummern ist dabei ganz einfach - ganz egal, wie viele Stellen die Rufnummer des Handys hat. Wie bei der Festnetznummer die Vorwahl, steht bei Mobilfunknummern die Nummer des jeweiligen Netzbetreibers voran.

Anschließend folgt ein Leerschritt, dann folgt die mobile Rufnummer – ohne weitere Leerschritte. Für die Korrespondenz in der Geschäftswelt sind diese Hilfen zielführend, weil sie helfen, Schriftsatz sowie Telefonnummern einheitlich darzustellen.

Telefonnummern im geschäftlichen Kontext richtig zu schreiben, ist Grundvoraussetzung für einen seriösen und professionelles Auftritt. Aber nicht nur das, aufgrund einer falsch geschriebenen Telefonnummer, kann es passieren, dass die Firma nicht telefonisch erreicht werden kann. Im schlimmsten Fall bedeutet das entgangene Aufträge. Das muss nicht sein, denn die Vorschriften der DIN 5008 zur korrekten Schreibweise von Telefonnummern sind eindeutig und gut nachzuvollziehen. Wenn Sie sich daran halten, sind Sie auf der sicheren Seite.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.