Wie die Sekretärin nach DIN 5008 Telefonnummern korrekt darstellt

Im Office ist es für die Sekretärin essenziell, die Vorgaben der DIN-Norm 5008 bei internem oder externem Schriftverkehr einzuhalten. Die Norm legt die textlichen Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest und wird vom Normenausschuss Informationstechnik als nationalen Gremium erarbeitet, verändert und erlassen.

Ziel der DIN-Norm 5008 ist es, den Aufbau, die Schreibweise und den typografisch korrekten Gebrauch von Zeichen, Buchstaben und Zahlen zu vereinheitlichen. Unternehmen und Behörden sind angehalten, sich bei der allgemeinen geschäftlichen Korrespondenz an den Empfehlungen der DIN-Norm 5008 zu orientieren und diese umzusetzen.

Die DIN-Normen zu implementieren stellt keine Verpflichtung dar. DIN-Normen sind im Allgemeinen national und international akzeptiert. Sie erleichtern es Geschäftspartnern oder Kunden im In- und Ausland unter anderem, Briefe, Rechnungen oder andere Dokumente auf einen Blick zu erfassen.

Die DIN-Norm 5008, regelt die unterschiedlichsten Bereiche geschäftlicher Korrespondenz. Neben dem Aufbau von Geschäftsbriefen gibt die Norm ebenfalls Hinweise, wie Telefonnummer in geschäftlichen Dokumenten korrekt aufgebaut werden. Eine einheitliche Schreibweise ist entscheidend, damit Kunden oder Geschäftspartner anhand der Rufnummer umgehend Kontakt zum richtigen Ansprechpartner aufnehmen können.

Falsche Telefonnummer sind ein Desaster 

Ist die Telefonnummer in Briefen oder auf einer Visitenkarte inkorrekt abgedruckt, kann es zu Irritationen beim Kontaktaufbau kommen. Dies wirkt vor allem in der obersten Managementebene störend und geschäftsschädigend. Um dies zu vermeiden, sollten Sekretärinnen die folgenden Fragen fachlich korrekt beantworten können:

• Wie kann eine Sekretärin nach DIN 5008 Telefonnummern korrekt darstellen?
• Worauf sollte die Assistenz bei ausländischer Geschäftskorrespondenz achten?
• Was bedeutet die Verkehrsausscheidungsziffer und wie wird diese in Dokumenten dargestellt?
• Wie werden Signaturen oder Visitenkarten in Bezug auf die Telefonnummer professionell aufgebaut?
• Welche Rolle nimmt die Internationale Fernmeldeunion im Telekommunikationssektor ein?

Wer im Office die wichtigsten Regeln der DIN-Norm 5008 kennt und anwendet, wird Telefonnummern, Sonderrufnummern und die Landesvorwahl in geschäftlicher Korrespondenz zu jeder Zeit adäquat und professionell darstellen. Dies wirft ein gutes Licht auf das Unternehmen und den Verfasser des Dokumentes.

Die Assistenz im Sekretariat handelt zielführend, wenn sie die aktuellen Vorgaben und Empfehlungen der DIN-Norm 5008 in Bezug auf die Schreibweise von Telefonnummern kennt. Diese gelten für:

• Telefonnummern mit Vorwahl,
• Telefonnummern mit Vorwahl und einer folgenden Durchwahlnummer,
• Sonderrufnummern,
• Geschäftskorrespondenz mit ausländischen Geschäftspartnern,
• Telefax- und Mobilfunknummern.

Telefonnummern mit Vorwahl

Jeden Tag werden im Office Briefe, Rechnungen, Lieferscheine und diverse weitere Dokumente erstellt, bei denen standardmäßig eine Telefonnummer eingedruckt wird. Unter oder neben der Firmenanschrift erscheint in den meisten Fällen eine Telefonnummer mit Vorwahl, unter der die Zentrale des Unternehmens erreichbar ist.

Bei einer Telefonnummer mit Vorwahl können viele Fehler in Bezug auf die Schreibweise eingearbeitet werden. In einigen Dokumenten sieht man zum Beispiel aus Gründen der besseren Lesbarkeit eine:

• Gliederung der Ziffern in Zweiergruppen,
• einen Schrägstrich zwischen der Vorwahl und der Telefonnummer,
• eingefügte Klammern oder
• mehrere Bindestriche.

Alle genannten Schreibweisen sind nach den Richtlinien der DIN-Norm 5008 fehlerhaft. Korrekt ist ausschließlich eine Darstellung, bei der die Vorwahl durch ein Leerzeichen von den restlichen Ziffern der eigentlichen Telefonnummer abgetrennt wird.

Korrekte Schreibweise:                        0221 1234567 oder 02345 4567894

Fehlerhafte Schreibweise:                       (0221) 1234567 oder 02 21 – 1 23 45 67 oder 0221/1234567

Telefonnummern mit Vorwahl und einer folgenden Durchwahlnummer

Neben einer einfachen Telefonnummer mit Vorwahl wird in der Geschäftskorrespondenz regelmäßig die Durchwahl des eigentlichen Ansprechpartners, zum Beispiel des Vorgesetzten, angegeben. Für eine Telefonnummer mit Vorwahl und einer angeschlossenen Durchwahlnummer gilt:

• Die Vorwahl und die Rufnummer werden nach DIN-5008 Norm dargestellt.
• Die Vorwahl wird durch ein Leerzeichen von der Telefonnummer abgesetzt.
• Die Durchwahl wird durch einen Bindestrich an die Telefonnummer angehängt.

In der Praxis sieht man in vielen Fällen fehlerhafte Schreibweisen, bei der die Durchwahl direkt an die Telefonnummer angefügt wird. In diesem Fall entsteht für den Empfänger der Eindruck, dass es sich um eine abweichende Telefonnummer handelt.

Gleichzeitig fällt es Geschäftspartnern oder Kunden schwer, die Zentralnummer abzuleiten, da die durchgehende Schreibweise verwirrt. Die Bildung von Zweiergruppen, der Einsatz eines Schrägstriches oder die Verwendung von Klammern ist nach der Richtlinie der DIN-Norm 5008 ebenfalls inkorrekt.

Korrekte Schreibweise:                        0221 1234567-350 oder 02345 4567894-81

Fehlerhafte Schreibweise:                       (0221) 1234567350 oder 02 21 – 1 23 45 67 – 3 50

oder 0221/1234567-350

Wie werden Sonderrufnummern geschrieben?

In Deutschland werden unterschiedliche Sonderrufnummern funktionsbezogen genutzt. Als Sonderrufnummer bezeichnet man im Allgemeinen eine Telefonnummer, die keinem gewöhnlichen Telefonanschluss eines Privathaushaltes oder einem Unternehmen zugeordnet sind. Sonderrufnummern können gebührenfreie 0800-Nummern sein, bei denen eine Firma seinen Kunden einen kostenlosen Support anbietet.

Ebenso verbreitet sind Sonderrufnummern, bei denen durch ein Tele Voting Abstimmungsergebnisse erzielt oder Telefonate gegen eine einmalige Gebühr abgerechnet werden. Bei den sogenannten 0900-Sonderrufnummern sollten Sekretärinnen vorab nachvollziehen, welche Kosten bei einem Anruf einmalig oder pro Minute anfallen. Teilweise können die Minutengebühren bei 3,00 Euro oder die Gesamtgebühren bei bis zu 30 Euro pro Telefonat liegen.

Zur besseren Erkennung des Abrechnungstarifs einer Sonderrufnummer wird die Ziffer nach der Vorwahl generell durch ein Leerzeichen von der eigentlichen Rufnummer getrennt. Die Ziffer nach der Vorwahl zeigt in diesem Fall an, in welchem Tarif die Sonderrufnummer abgerechnet wird.

Korrekte Schreibweise:                        0800 2 1234567 oder 0180 5 100089

Fehlerhafte Schreibweise:                       (0800) 21234567 oder 0180 – 5 10 00 89

oder 0800/21234567

Worauf Sekretärinnen bei Telefax- und Mobilfunknummern achten sollten

Telefax oder Mobilfunknummern werden grundsätzlich in einem äquivalenten Aufbau dargestellt wie Festnetzrufnummern. Klammern, ein fehlendes Leerzeichen oder ein Querstrich gehören nicht zur Darstellung nach der DIN-Norm 5008.

Korrekte Schreibweise:                           0170 556677 oder 01523 4578648

Fehlerhafte Schreibweise:                       (0170) 556677 oder 0170/556677 oder 01 70 – 55 66 77

Der aus der Telekommunikation stammende Begriff Verkehrsausscheidungsziffer bezeichnet die führenden Ziffern vor der Ortsnetzkennzahl. Die Ortsnetzkennzahl und die Verkehrsausscheidungsziffer ergeben zusammengenommen die Telefonvorwahl.

Beispiel:Die Telefonvorwahl für die Stadt Köln lautet 0221. Die Telefonvorwahl setzt sich aus der Verkehrsausscheidungsziffer (0) und der Ortsnetzkennzahl (221) zusammen. Durch die vorangestellte Verkehrsausscheidungsziffer wird ein Anruf von Köln nach Berlin (Vorwahl 030) nicht mehr im Ortsnetz durch die Ortsvermittlungsstelle, sondern digital durch die Fernvermittlungsstelle gesteuert.

Eine Verkehrsausscheidungsziffer wird ebenfalls benötigt, wenn ein Unternehmen über eine moderne Telefonanlage verfügt. In diesem Fall wird jeder zu wählenden Telefonnummer eine „0“ vorangestellt. Diese Ziffer zeigt an, dass das zu führende Telefonat extern vermittelt werden muss und eine Amtsleitung benötigt wird. Interne Telefonate werden entweder durch Kurzwahlnummern oder die Durchwahlnummer eines Mitarbeiters gekennzeichnet.

Visitenkarten oder E-Mail-Signaturen sind ebenso wie Rechnungen, Geschäftsbriefe oder Lieferscheine Teil der geschäftlichen Korrespondenz. Aus diesem Grund sollten Signaturen und Visitenkarten zu jeder Zeit nach der DIN-Norm 5008 gestaltet sein. Mitarbeiter und Führungskräfte, die geschäftlich einen Großteil Ihrer Zeit im Ausland verbringen können in besonderer Weise vorsorgen. Wenn sie über viele internationale Kontakte verfügen, empfiehlt es sich, E-Mail-Signaturen und Visitenkarten proaktiv zu internationalisieren. Der Landeszusatz „Germany“ sollte ebenso auf der Visitenkarte erscheinen, wie eine nach internationalen Normen aufgebaute Telefonnummer.

Eine weitere Möglichkeit ist die getrennte Konzeption von nationalen und internationalen Signaturen und Visitenkarten. Im Bedarfsfall kann problemlos entschieden werden, welche E-Mail-Signatur verwandt werden soll.

In der geschäftlichen Praxis benutzen viele Unternehmen ausschließlich eine auf internationale Bedürfnisse ausgerichtete Signatur. Auf diese Weise garantieren sie, dass jeder Geschäftspartner und Kunde die persönlichen Kommunikationsinformationen lesen und interpretieren kann. Gleichzeitig spart ein solches Vorgehen Zeit und beugt Fehlern vor, die durch den notwendigen manuellen Switch der Signatur im Office entstehen können. In jedem Fall sollten der Aufbau und die Darstellung der Telefonnummern den Richtlinien der DIN-Norm 5008 entsprechen.

Welche Rolle die Internationale Fernmeldeunion im Telekommunikationssektor einnimmt

Betrachtet man die Vorschriften der DIN-Norm 5008 in Bezug auf die korrekte und einheitliche Darstellung von Telefonnummern, erkennt man ein eindeutiges Muster. Ziel der verschiedenen Richtlinien und Normen ist eine normierte und kongruente, weltweit harmonisierte Kommunikation in den internationalen Telefonnetzen. Hierbei kommt der Internationalen Fernmeldeunion (ITU) auf der technischen Seite eine wichtige und entscheidende Rolle zu. Als Sonderorganisation der Vereinten Nationen mit ihrem Sitz in Genf (Schweiz) fördert sie das Fernmeldewesen. Sie setzt die Standards der internationalen Informations- und Kommunikationstechnologien. Dabei ist sie als Organisation bestrebt, unterschiedlich entwickelte Märkte in Bezug auf die Infrastruktur im Telekommunikationsbereich anzugleichen.

Telekommunikation gehört zu den wesentlichsten Verbindungsmöglichkeiten und vernetzt Menschen wirkungsvoll und in Echtzeit rund um den Erdball. Damit Satellitenkommunikation möglich ist und das Funkfrequenzspektrum adäquat zugeordnet ist, gibt die ITU einheitliche Rahmenbedingungen vor. Zusammengefasst setzt die Internationale Fernmeldeunion den Standard in der globalen Telekommunikation. Sie garantiert durch ihre Arbeit, dass Menschen global und zu jeder Zeit fernmündlich oder über das Internet Informationen und Daten austauschen können.

Zusammenfassung und Fazit

In der geschäftlichen Korrespondenz erscheint es professionell und zielführend, Telefonnummern und den gesamten Schriftsatz nach einem einheitlichen Standard darzustellen. Geschäftsbriefe oder andere Firmendokumente wirken auf diese Weise klar gegliedert und sachlich. Während es in diversen innerbetrieblichen Arbeitsbereichen üblich ist, Kreativität und Designelemente in Schriftverkehr zu integrieren, sollte sich die betriebliche Korrespondenz zu jeder Zeit nach den Regeln und Vorgaben der DIN-Norm 5008 ausrichten.

In Bezug auf Telefonnummern gilt die einfache Regel, dass bei Telefonnummern die Vorwahl und die eigentliche Rufnummer ausschließlich durch ein Leerzeichen getrennt werden. Möchte man die Durchwahl eines Mitarbeiters oder Vorgesetzten hinzufügen, wird diese durch einen Bindestrich ohne Leerzeichen angefügt.

Bei der internationalen Darstellung von Telefonnummern muss von der Assistenz beachtet werden, dass die führende „0“ der Vorwahl durch die Landesvorwahl und ein Leerzeichen ersetzt wird. Die Landesvorwahl wird nach DIN-Norm 5008 mit einem Plus-Zeichen und der jeweiligen Landesvorwahl dargestellt (+49 221 456789-567). Klammern, weitere Bindestriche oder Leerzeichen und die gängige Darstellung von Ziffern in Zweiergruppen sind unpassend. Ebenso ist ein Schrägstrich zur Abgrenzung zwischen Vorwahl und Rufnummer in Bezug auf eine angemessene Darstellung obsolet.

Firmen und Konzerne sollten aus Gründen einer professionellen Darstellung darauf achten, dass Telefonnummern zu jeder Zeit korrekt und auf Basis der Vorgaben der DIN-Norm 5008 dargestellt werden. Dies ist für die individuelle Corporate Identity entscheidend. Sekretärinnen unterstützen mit einer regelgerechten Darstellung der Telefonnummern dieses wichtige Vorhaben ihres Unternehmens. Sie fördern auf diese Weise eine professionelle Kommunikation mit nationalen und internationalen Kunden und Geschäftspartnern. Aus diesem Grund gelten sie als kompetente und fortschrittliche Assistentinnen im Office.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.