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Kennen Sie die richtige Schreibweise für Nummern, Prozent und Währungen nach DIN 5008? © sunnychicka - Shutterstock

Die Formatierung nach DIN 5008. Das besagt die Vorschrift

Der Geschäftsbrief gehört zu den wichtigsten Dokumenten, die von Sekretärinnen erstellt werden. Bei der Formatierung gelten – wie bei anderen Gestaltungsoptionen auch – die Richtlinien der DIN 5008.

Diese regelt sämtliche Anforderungen, die an ein professionelles, geschäftliches Schreiben gerichtet sind. Ob Seitenränder, Leerzeilen, Schriftart: In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie als Sekretärin bei den Formatierungen Ihrer Korrespondenz achten müssen. Gleichzeitig ist die Norm auch bei Bewerbungen von Bedeutung.

Der Geschäftsbrief nach DIN 5008 

Professionelle geschäftliche Korrespondenz unterliegt verschiedenen Standards, die in der DIN 5008 zusammengefasst sind. Diese Normung zur Textverarbeitung wird durch den zuständigen Normenausschuss regelmäßig aktualisiert, um den Ansprüchen der modernen Geschäftswelt stets Rechnung tragen zu können.

Die neueste und damit aktuelle Fassung der DIN 5008 wurde im März 2020 veröffentlicht und ist um den Schwerpunkt Informationsverarbeitung reicher. 

Mit den Gestaltungsregeln der DIN-Norm für Geschäftsbriefe werden alle erdenklichen Formalien, die ein Geschäftsbrief enthalten sollte, lesbar dargestellt. 

Die Empfehlungen für professionelle Formatierungen sind dabei besonders vielfältig: Von der Gestaltung der Seitenränder und der Abstände, über die Platzierung der Inhalte und der Grußformel bis hin zur korrekten Schreibweise des Adressfeldes und des Informationsblocks liefert die DIN-Norm umfassende Vorgaben. Wenn Sie also sicher sein möchten, dass Ihre Geschäftspost allen gültigen Regeln entspricht, können Sie sich auf die neue DIN 5008 verlassen.

DIN 5008 im Privatbrief

Nicht nur für den Geschäftsbereich, auch für private Zwecke können Kenntnisse zur DIN 5008 von Vorteil sein. Besonders dann, wenn Briefe mit offiziellem Charakter an Firmen und Behörden gesendet werden sollen. 

Muster zur Gestaltung persönlicher Korrespondenz sind auch in der jüngsten Fassung von 2020 Bestandteil der DIN-Norm. Die Norm empfiehlt, ein entsprechendes privates Schreiben formal an die Richtlinien für Geschäftsbriefe anzulehnen. Allerdings entfällt hier der Informationsblock.

Muster für einen Privatbrief nach DIN 5008

Max Mustermann

Musterstraße 1

12345 Musterstadt

 

Telefon: 0221-2345665

E-Mail: Max@Mustermann.de

 

(Anschrift des Absender)

(Vermerke und Zusätze)

 

Martha Müller

Müllerstraße 3

23456 Müllerhausen

Österreich (Angabe des Landes nur bei Auslandsbriefen)

(Leerzeile)

aktuelles Datum

(Leerzeile)

(Leerzeile)

Betreff

(Leerzeile)

(Leerzeile)

Anrede,

(Leerzeile)

Text: Jetzt können Sie loslegen und dem Adressaten mitteilen, worum es geht. Achten Sie in dem Brief darauf, dass Sie eine Schriftgröße und einen Schrifttyp wählen, der gut lesbar ist.

(Leerzeile)

Auch dürfen Sie nicht vergessen, den Text sinnvoll zu gliedern. Das trägt dazu bei, dass wichtige Informationen besser wahrgenommen werden können. Außerdem hilft es dem Adressaten dabei, den Überblick zu behalten.

(Leerzeile)

  • Zur besseren Gliederung können Sie beispielsweise Bulletpoints verwenden
  • Auch nummerierte Aufzählungen bieten bessere Übersichtlichkeit

(Leerzeile)

Wenn Sie wichtige Punkte so hervorgehoben haben, können Sie wieder in den Blocksatz zurückkehren und langsam zum Abschluss kommen. Denn der Brief sollte insgesamt nicht länger als eine DIN A 4 Seite werden.

(Leerzeile)

Im letzten Absatz haben Sie die Möglichkeit, den Brief zusammenzufassen. 

(Leerzeile)

Mit herzlichen Grüßen (oder andere Grußformel)

(Leerzeile)

eigenhändige Unterschrift

(Leerzeile)

Anlagen (falls vorhanden)

Anlage 1

Anlage 2

Anlage 3


DIN 5008: Auch für Bewerbungen von Bedeutung

Die DIN 5008 gibt nicht nur Empfehlungen für den Büroalltag und die private Korrespondenz, die Verfasser empfehlen außerdem verschiedene Richtlinien für Bewerbungsanschreiben. 

Auch hier geht es nicht um den Inhalt, sondern um die Formatierung und die Strukturierung des Textes, aber auch Richtlinien zum Design. Die Formatierungsempfehlungen bei Bewerbungsunterlagen betreffen dieselben Bereiche wie für den Geschäftsbrief.

Formatierung von Bewerbungsunterlagen

Im Grunde genommen sollten Sie die Richtlinien bei einem Bewerbungsschreiben auch als reine Empfehlung begreifen, es sei denn, Sie bewerben sich auf eine Stelle im Büro. 

In diesem Fall sollten Sie bereits bei der Bewerbung zeigen, dass Sie die DIN 5008 kennen und anzuwenden wissen. Wenn Sie sich hingegen im gestalterisch-künstlerischen Bereich als möglicher Mitarbeiter präsentieren möchten, wäre eine Bewerbung nach DIN eventuell kontraproduktiv und die Personaler sehen möglicherweise davon ab, Sie einzuladen.

Denn exakten normgerechten Schreiben kann nur schwierig der Eindruck erweckt wird, dass es sich bei dem Bewerber um einen kreativen Menschen handelt. Trotzdem kann die Norm auch hier ein Gerüst bieten, an dem Sie sich orientieren können. 

Besonders für das Anschreiben in einer Bewerbung eignet sich die DIN 5008. Darüber hinaus beinhalten Bewerbungsunterlagen auch Dokumente wie den tabellarischen Lebenslauf mit eigenen Formatierungen. Wichtig für die Einheitlichkeit ist, dass Sie die gewählte Schriftgröße und -art konsequent auf allen Seiten anwenden. Das gilt auch für Abstände, Farben und andere Größen. 

Formale Inhalte eines Geschäftsbriefs

Neben Merkmalen wie Falzmarken und Lochmarken gehören folgende Bereiche zu einem Geschäftsbrief, für die jeweils verschiedene Formatierungsempfehlungen gelten: 

  • Die Ausrichtung des Textes
  • Die Formatierung des Datums 
  • Hervorhebungen
  • Absätze
  • Schriftarten und -größen
  • Der Briefkopf (mit dem Firmenlogo)
  • Der Informationsblock (laut DIN wird diesem seit März 2020 der Bezugszeichenzeile vorgezogen)
  • Das Anschriftenfeld
  • Seitenränder
  • Das Anschreiben (inklusive Betreffzeile, Anrede, Text des Anschreibens)
  • Seitenzahlen (bei mehrseitigen Briefen)
  • Grußformel
  • Angaben zum Unternehmen


Während sich ein Firmenlogo in seiner Größe je nach Unternehmen erheblich unterscheiden kann, ist das Anschriftfeld ein Bereich, der – was die Größe anbelangt – relativ festgelegt ist. 

Im Anschriftfeld steht die Anschrift des Empfängers, gleichzeitig bietet es aber auch Platz für Angaben des Absenders oder des Unternehmens, zum Beispiel für Rücksendungen oder Bemerkungen („Bitte nicht nachsenden“, „Eilt“, „Einschreiben mit Rückschein“). Auch übrige Adressangaben wie die Zusatz- und Vermerkzone hat ihren Platz im Anschriftfeld, welche Sie im Übrigen auch als Vorlage formatieren können. 

Der Informationsblock beinhaltet weitere Informationen zum Absender. Das können Aktenzeichen sein,+ oder auch Datumsangaben, der Name des Sachbearbeiters sowie Telefon-, Faxnummer und die E-Mail-Adresse

Die Angaben werden nach Empfehlung der Norm rechtsbündig und durch je einen Leerraum getrennt, untereinander gestellt. Allerdings ist es genauso möglich, die Angaben zentriert oder im Blocksatz auszurichten. 

Genauso gibt es Empfehlungen darüber, wie bei der Seitennummerierung formal zu verfahren ist oder welche Regeln bei den Firmen- und Unternehmensangaben zu beachten sind. 

Geschäftsbriefe: Form A und Form B

Nach der DIN werden zwei Typen von Geschäftsbriefen unterschieden, für die unterschiedliche Vorgaben zur Formatierung gemacht werden:

  • Typ A und
  • Typ B. 

Gebräuchlicher ist Typ B, wobei der wesentliche Unterschied in der Höhe des Briefkopfs besteht. Während bei Typ A die Höhe des Briefkopfs geringer ist (2,7 Zentimeter) und der Inhalt eines Briefs relativ weit oben beginnt, ist das Maß für einen Briefkopf bei Typ B 4,5 Zentimeter. 

Maße beim Geschäftsbrief Typ A mit Informationsblock

Laut DIN5008 gelten für Geschäftsbriefe im Format DIN A4 mit einer Größe von 210 mm x 297 Millimetern folgende Maße: 

Briefkopf mit Firmenlogo

  • Breite: 210 Millimeter (volle Seitenbreite)
  • Höhe: 27 Millimeter
  • Bündig mit Oberkante des Blatts


Diese Maße definieren nur den Platz, der für den Briefkopf reserviert wird. Der Briefkopf oder das Firmenlogo können natürlich kleiner sein.

Anschriftfeld

  • Breite: 85 Millimeter
  • Höhe: 45 Millimeter (mit Absenderangabe, Zusatz- und Vermerkzone)
  • Abstand linke Blattkante: 20 Millimeter
  • Abstand obere Blattkante: 27 Millimeter (direkt unterhalb des Briefkopfs)


In welcher Zeile beginnt die Adresse?

Zum Aufbau eines Anschriftfeldes: Die Anschrift steht laut DIN 5008 oben links, erlaubt ist aber auch rechtsbündig und sogar zentriert. Das Feld besitzt insgesamt neun Zeilen (zirka 45 Millimeter Höhe und 85 Zentimeter Breite). 

Die eigentliche Anschrift beginnt in der vierten Zeile, die oberen drei sind zusätzlichen Vermerken vorbehalten. Das Feld für diese Zusatz- und Vermerkzone ist 12,7 Millimeter hoch und ergibt mit dem Feld für die Empfängeranschrift (27,3 Millimeter) eine Gesamthöhe von 40 Millimeter. 

Hinzu kommen optional 5 Millimeter für die Absenderangabe, so dass sich für das Anschriftfeld eine Gesamthöhe von 45 Millimeter ergibt. Die Absenderangabe kann mit der Zusatz- und Vermerkzone auch eine 17,7 Millimeter hohe gemeinsame Zone bilden. Das ändert jedoch nichts an der Gesamthöhe des Anschriftfelds. 

Damit der Inhalt mit dem Anschreibentext in einer Flucht liegt, ist im Anschriftfeld ein innerer, linker Abstand von 5 Millimeter nötig. Der Text für die Absender- und Empfängeranschrift sowie für Vermerke beträgt zur linken Seitenkante also 25 Millimeter. 

Informationsblock

  • Breite: variabel, jedoch maximal 75 Millimeter
  • Höhe: variabel, jedoch mindestens 40 Millimeter
  • Abstand linke Blattkante: 125 Millimeter (20 Millimeter zum Anschriftenfeld)
  • Abstand obere Blattkante: 32 Millimeter (5 Millimeter zum Briefkopf)


Aufbau eines Geschäftsbriefs: So schreiben Sie ihn normgerecht

Muster: Beispiel für einen Geschäftsbrief Form B: 

Was Sie bei einem Geschäftsbrief nach DIN 5008 beachten müssen : Form B

Bei der Einrichtung der Seite, die Sie im Übrigen für alle Dokumente, die Sie als Formatvorlage nach den entsprechenden Richtlinien verfassen,  in Ihrem PC festlegen können, gelten laut DIN bestimmte Maße, Größen, Schriftarten und Abstände für die jeweiligen Bereiche. 

Die Seitenränder

Bei den Seitenrändern beachten Sie folgende Empfehlungen: 

  • Oberer Seitenrand: 4,5 Zentimeter (ohne Kopfzeile)
  • Unterer Seitenrand: 2,5 Zentimeter
  • Linker Seitenrand: 2,5 Zentimeter
  • Rechter Seitenrand: 2 Zentimeter (mindestens 1,5 Zentimeter)


Die Textausrichtung

Bei der Ausrichtung des Textes haben Sie im Grunde zwei Möglichkeiten, das Dokument zu gestalten: Blocksatz und Flattersatz (linksbündig). Die DIN empfiehlt die linksbündige Variante, weil es durch den Blocksatz häufig zu unschönem Leerraum im Zeilenverlauf kommt. Das ist beim Flattersatz nicht der Fall:

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DIN 5008: Der Zeilenabstand

Die DIN 5008 sieht für die geschäftliche Korrespondenz einen einzeiligen Zeilenabstand vor. Gemeint sind hier Fließtexte wie Anschreiben und Briefe. Andere Dokumente wie Preislisten oder Protokolle können jedoch einen größeren Abstand (1,5 bis zu 2 zeilig) aufweisen. Grund ist die bessere Lesbarkeit.

Gestaltung eines Geschäftsbriefs in Word

Wenn Sie mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word arbeiten, können Sie verschiedene Techniken anwenden, um die korrekten Abstände einzuhalten. Dazu können auch Tabellen nützlich sein.

Der Vorteil dabei: Eine bessere Übersicht und einfache Handhabung, da jeder Zeile eine bestimmte Größe zugeschrieben werden kann. Wenn Sie die Abstände lediglich mithilfe der Zeilenanzahl erreichen möchten, können Sie für die tabellarische Gestaltung Tabulatoren (Tabstopps) verwenden. 

Sie können für einzelne Bereiche auch Textfelder einrichten. Formularfeld-Steuerelemente sind dort jedoch nicht möglich. Diese können in Positionsrahmen eingefügt werden, um zum Beispiel ein Formular für einen Geschäftsbrief mit den notwendigen Inhalten wie etwa Kontaktdaten, Telefonnummer oder Name/Anschrift zu erstellen.

Schriftarten und Schriftgrößen bei DIN 5008

Beachten Sie bei den Schriftarten, dass Sie sich bei Ihrer Geschäftspost auf eine Schriftart (schwarz) festlegen. Diese sollte den gängigen Schriften für geschäftliche Korrespondenz entsprechen. 

Extravagante Schriften oder Schreibschrift eignen sich nicht im Büroalltag, weil sie verspielt, extravagant oder auch unseriös wirken. Seriös und professionell wirken zum Beispiel 

  • Times
  • Arial
  • Helvetica
  • Georgia oder 
  • Calibri


Nicht nur die Schriftart, auch die Schriftgröße wird durch die DIN 5008 definiert. Die gewählte Schrift sollte 10 Punkt nicht unterschreiten. Ideal sind 12 Punkt. 

Möglich ist aber, bei einem langen Text die Schriftgröße auf 11 Punkt zu verkleinern. Grundsätzlich muss die Schrift für den Empfänger stets gut lesbar sein. Geschäftsschreiben, die nur schwer zu entziffern sind, wirken wenig professionell. 

In der Vermerkzone jedoch können Sie die Schrift auf 8 Punkt verkleinern. Eine Größe von 12 Punkt wird übrigens auch für Bewerbungen empfohlen. Personaler, die schon das Anschreiben kaum entziffern können, legen Ihre Bewerbung womöglich schnell zur Seite.

Die Betreffzeile

Gemäß den DIN-Empfehlungen ist die Betreffzeile einzeilig, maximal darf sie zwei Zeilen lang sein. Benutzen Sie einleitend weder die Abkürzung „Betr.:“ noch schreiben Sie das Wort „Betreff“ vor den Inhalt der Zeile. Die Betreffzeile wird in Fettschrift angelegt und sollte diese Kriterien erfüllen: 

  • Nach der Betreffzeile bleiben zwei Leerzeilen Platz bis zur Anrede 
  • Die Betreffzeile wird zwei Zeilen unter dem Datum angelegt
  • Sie dürfen bei der Betreffzeile die Schriftgröße anpassen (13 bis 14 Punkt)
  • Die Betreffzeile endet nicht mit einer Interpunktion wie einem Komma oder einem Punkt
  • Breite der Betreffzeile: 165 Millimeter
  • Abstand zur linken Blattkante: 25 Millimeter
  • Abstand zur oberen Blattkante ist variabel und hängt von der Höhe des Informationsblocks ab
  • Der Abstand zum Informationsblock beträgt 8, 46 Millimeter (das entspricht zwei Zeilen bei einer Schriftgröße von 12 Punkt


Die Anrede

Auch hier gibt es Regeln für die Formatierung, die Sie beachten sollten, wenn Sie Ihren Brief wegen der besseren Übersichtlichkeit für Ihren Ansprechpartner normgerecht schreiben möchten: Beachten Sie, dass Sie zwischen der Betreffzeile und der Anrede, die Sie linksbündig setzen, zwei Leerzeilen lassen. 

Zwischen der Anrede und dem Fließtext jedoch wird nur eine Leerzeile eingegeben. Weitere Formatierungsempfehlungen lauten: 

  • Breite: 165 Millimeter
  • Höhe: Eine Zeile genügt
  • Abstand linke Blattkante: 25 Millimeter
  • Abstand obere Blattkante: ist variabel (hängt von der Höhe des Informationsblocks ab)
  • Abstand zur Betreffzeile: 8,46 Millimeter (entspricht zwei Zeilen bei Schriftgröße 12)


Die Absätze

Absätze sind wichtig, um den Text sinnvoll zu gliedern und ihn dadurch leicht lesbar zu machen. Wie lang Sie einen Absatz gestalten dürfen, ist in der DIN 5008 nicht festgelegt. Achten Sie jedoch darauf, dass die Absätze inhaltlich sinnvoll angelegt werden und dem Text Struktur geben. Eine ungeschriebene Regel ist, dass die einzelnen Absätze in einem Brief nicht länger als sieben Zeilen lang sind. 

Wichtig: Nach der Anrede lassen Sie zunächst eine Zeile frei, bevor Sie mit dem Text beginnen. 

Die Seitenzahlen und die Fußnote

Bei mehrseitigen Briefen empfiehlt die DIN 5008 die Angabe von Seitenzahlen (ab zweiter Seite). Seitenzahlen werden in zwei Gedankenstriche mit Leerraum gesetzt: 

 

- 2 - - 14 - - 654 -


Auf der ersten Seite des Geschäftsbriefes werden am unteren Blattrand  drei Punkte gesetzt, die darauf hinweisen, dass weitere Seiten folgen. 

Eine zweite Variante der Seitenangabe ist die Form „Seite … von …“. Die DIN 5008 gibt dazu die Empfehlung ab, diese Bemerkung rechtsbündig  zu setzen und bereits auf der ersten Seite des Briefs damit zu beginnen. Beachten Sie auch, zwischen Fließtext und Seitenangabe mindestens eine Leerzeile einzugeben.

Auf die Fußnote wiederum wird mit hochgestellten arabischen Ziffern hinter dem betreffenden Worten oder Satz hingewiesen. Möglich sind auch andere Elemente wie zum Beispiel Sternchen. 

Das aber nur, wenn auf der betreffenden Seiten wirklich nur wendige Fußnoten vorhanden sind. Der Text der Fußnote steht auf derselben Seite wie der entsprechende Hinweis am „Fuß“ des Briefbogens und wird durch einen Strich und einer Leerzeile zum Fließtext getrennt. Für die Fußnoten sollten Sie außerdem eine kleinere Schriftart verwenden. 

Formatierung des Datums

Das Datum wird laut DIN-Norm in der Reihenfolge JJJ.MM.TT geschrieben (Jahr, Monat, Tag). Zwischen den Zifferngruppen steht jeweils ein Mittestrich. Diese Schreibweise wird numerische Schreibweise genannt.

Beispiele:

  • 2020-08-26 (26. August 2020)
  • 2020-11-24 (24. November 2020)
  • 2020-07-03 (3. Juli 2020)


Die Jahresangabe kann auch zweistellig mit Bindestrich dargestellt werden, doch nur in Fällen, bei denen es nicht zu Missverständnissen kommen kann. Obwohl die numerische Schreibweise als einzig richtige von der DIN empfohlen wird, hat sie sich in Deutschland kaum durchsetzen können. 

Meistens ist es die alphanumerische Form, die sich in Geschäftsbriefen findet. Hier wird der Tag vorangestellt, es folgt die Monatsangabe (ausgeschrieben oder abgekürzt), schließlich die Jahresangabe: 

6. September 2010 oder 6. Dez. 2010 (mit Leerraum vor und nach der Monatsangabe)

Hier fällt bei den Ziffern 1 bis 9 die „0“ weg. Falsch wäre also: 07. Februar 2010.

Die Signatur / Grußformel

Am Ende des Briefes stehen die Grußformel („Mit freundlichen Grüßen, ….“) mit der Unterschrift und darunter die Signatur mit allen erforderlichen Angaben. Signaturen werden einzeilig angelegt und mit einer Leerzeile zum vorangehenden Text abgegrenzt.  Bei der Anzahl der Leerzeilen für die Unterschrift gibt es keine Empfehlung, drei sollten jedoch reichen. 

Der Anlagevermerk wird mit dem Wort „Anlage“ oder „Anlagen“ unter die Signatur gesetzt und zwar mit ausreichend Anstand, mindestens aber drei Zeilen. Sie können den Anlagenvermerk auch fetten, um ihn hervorzuheben.

Formatierungen von Tabellen

Bei einer Tabelle ordnen Sie Informationen Feldern zu, die aus Zeilen und Spalten bestehen. Eine Tabelle besteht aus 

  • Der Überschrift
  • Der Vorspalte 
  • Dem Tabellenkopf


Beachten Sie, dass eine Tabelle nicht über die Seitenränder hinaus angelegt wird und zentriert werden sollte. Sollte die Tabelle sehr lang sein und sich über mehrere Seiten erstrecken, wird die Kopfzeile auf den weiteren Seiten wiederholt. 

Darüber hinaus sollte eine Tabelle vom Text mit mindestens einer Zeile Abstand optisch abgetrennt werden (sowohl oben als auch unten).

Fazit: Formatierungen nach DIN 5008 helfen, die geschäftliche Korrespondenz professionell zu gestalten. Deshalb ist es als Sekretärin sicher gut, sich innerhalb dieses Regelwerks sicher bewegen zu können. Wenn Sie sich an die Empfehlungen der Norm halten, können Sie sicher sein, dass Ihre Geschäftspost professionell wirkt. 

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.

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