E-Mail-Signatur nach DIN 5008, Signatur E-Mail professionell
So sieht eine professionelle E-Mail-Signatur aus © Rawpixel.com - Shutterstock

E-Mail-Signatur nach DIN 5008: Beachten Sie diese Elemente und Zeilenabstände

Das Medium E-Mail verleitet leider einige Schreiber dazu, jegliche Form und Höflichkeit über Bord zu werfen. Und auch bei der Signatur ist laut DIN 5008 einiges zu beachten. Was es ist und wie Sie Ihre E-Mail-Signatur im Handumdrehen anpassen, erfahren Sie hier.

Unter jede E-Mail gehört – auch aus rechtlichen Gründen – eine vollständige Signatur. Sie machen es dem Empfänger sonst sehr schwer, Sie anders als per E-Mail zu erreichen.

Mir einer automatisierten Signatur haben Sie auf einen Schlag einen Gruß, Ihren vollständigen Namen und Ihre Funktion im Unternehmen, den Firmennamen, Ihre Telefon- und Fax-Nummer und Ihre E-Mail- und Internet-Anschrift angegeben.

 

E-Mails: Was soll eine Signatur nach DIN 5008 enthalten?

Eine gelungene und rechtssichere E-Mail-Signatur beinhaltet nach DIN 5008 alle wichtigen geschäftlichen Daten.

Inhalte einer geschäftlichen Signatur 

  • Vor- und Zuname des Versenders

  • Funktion

  • Adresse

  • Telefonnummer

  • Telefaxnummer

  • Webseite des Unternehmens

  • E-Mail-Adresse

  • Pflichtangaben wie HRB-Nummer, zuständiges Registergericht, Rechtsform und Sitz des Unternehmens, Name des Geschäftsführers/Aufsichtsratsvorsitzenden


Beachten Sie: Die Pflichtangaben unterscheiden sich, je nachdem, welche Unternehmensform Sie haben. Mit einer vollständigen Signatur erleichtern Sie Ihrem E-Mail-Empfänger, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, ohne weitere Fragen zu stellen.

Beenden Sie die E-Mail mit einer vollständigen Signatur, die aus folgenden Elementen besteht:

  • Gruß
  • Firmenname
  • Vor- und Zuname des Absenders
  • Funktion
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Faxnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Internet-Adresse (plus Geschäftsangaben)

Beispiel für eine vollständige Signatur nach DIN 5008

Gruß: Mit freundlichen Grüßen

Name des Unternehmens: Baudach-Schmidt GmbH 

Vor- und Zuname des Absenders Funktion:  i. A. Sabine Fajen Assistentin Vertrieb

Telefonnummer: 0211 459399 

Faxnummer: 0211 459398 

E-Mail-Adresse­­: fajen@baudach-schmidt.de 

Internet-Adresse: www.baudach-schmidt.de 

Adresse: Baumstraße 24

                40468 Düsseldorf

Geschäftsführer: Friedrich Drombusch 

Handelsregister: HRB xxxx, Amtsgericht Düsseldorf


GmbH und AG: Das gehört in die Signatur

Gilt für alle FirmenAngabenBeipiele
OHG, KG, GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, GmbH, AGVollständige Firma mit Rechtsform (wie im Handelsregister eingetragen)Klangstation e. K.
Krause-Möbel GmbH
 Möglicher Zusatz: Geschäftsbezeichnung, InhaberMusikfachgeschäft
Inhaber: Reinhard Mohr
 Sitz der FirmaSitz: München
 RegistergerichtAmtsgericht München
 Handelsregister-NummerHRB 1357

Pflichtangaben bei einer GmbH

Bei einer GmbH & Co. KG, bzw. GmbH & Co. OHG ist der haftende Gesellschafter eine GmbH. Weitere Pflichtangaben bei der GmbH sind alle Geschäftsführer und ggf. der Vorsitzende des Aufsichtsrats, jeweils mit Vor- und Nachnamen.

Beispiel Pflichtangaben Signatur GmbH

Geschäftsführer: Martha Richter, Jochen Schröder
Aufsichtsratsvorsitzende: Marie Bergmann


AG: Das muss in Ihre Signatur

Bei der AG müssen Vor- und Nachnamen aller Vorstandsmitglieder genannt werden. Der oder die Vorstandsvorsitzende muss als solche/-r bezeichnet werden. Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden dürfen ebenfalls nicht fehlen.

Beispiel Pflichtangaben Signatur AG

Vorstandsvorsitzende: Laura Peters
Aufsichtsratsvorsitzender: Alexander Müller


Private Company Limited by Shares: Diese Regeln gelten

Die Gesellschaftsform „Private Company Limited by Shares“ ist mittlerweile keine Seltenheit mehr, da viele Unternehmen ihren Hauptsitz im Ausland haben und eine Ltd. sind. 

Das gehört auf den Briefbogen einer Ltd.

  • Vollständiger Firmenname
  • Sitz
  • Register und Nummer der inländischen Zweigniederlassung
  • Register und Nummer der ausländischen Gesellschaft
  • vollständige Adresse
  • Rechtsformzusatz, also „Ltd.“
  • die ausgeschriebenen Vor- und Zunamen der Geschäftsführer (directors)


So erstellen Sie Ihre eigene Signatur mit Outlook

Zeitraubend und lästig: Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail verschicken, tippen Sie zum Ende der Nachricht immer wieder das Gleiche. Sie geben Ihren Firmennamen an, Ihren Namen, Ihre Telefonnummer usw.

Wenn Sie noch nicht so lange mit dem Outlook 2000 arbeiten, wissen Sie möglicherweise nicht, dass das auch viel einfacher und zeitsparender geht, nämlich mit einer Signatur. Eine Signatur ist ähnlich wie ein Autotext-Eintrag in Word.

Und so funktioniert das Anlegen einer Signatur

  • Klicken Sie auf den Menübefehl „EXTRAS/Optionen“.
  • Wählen Sie danach das Register „E-Mail-Format“.
  • Klicken Sie auf den Button „Signaturauswahl“ im Bereich Signatur.
  • Es öffnet sich ein neues Fenster:
  • Klicken Sie danach auf den Button „Weiter“.
  • Geben Sie in das Feld „Signatur bearbeiten“ Ihren Text für Ihre Signatur ein.
  • Klicken Sie danach auf den Button „Weiter“.
  • Geben Sie in das Feld „Signatur bearbeiten“ Ihren Text für Ihre Signatur ein.
  • Klicken Sie anschließend auf den Button „Fertig stellen“.
  • Schließen Sie das Signatur-Auswahlfenster.
  • Wenn Sie mit mehreren Signaturen arbeiten möchten, wiederholen Sie die bisherigen Schritte.
  • In dem folgenden Optionenfenster wird Ihnen angezeigt, dass Ihre neue Signatur jetzt als Standardsignatur unter jede ausgehende E-Mail gesetzt wird.


Weitere Artikel zu diesem Thema:
Internationale Telefonnummer, nationale Telefonnummer, Durchwahl schreiben, Faxnummer schreiben, Telefonnummer DIN 5008
Wie die Sekretärin nach DIN 5008 Telefonnummern korrekt darstellt

Telefonnummern in der Korrespondenz schreiben ist nicht schwer? Und doch wird es falsch gemacht. Tabellen mit der richtigen Schreibweise finden Sie in diesem…

Adressangaben DIN 5008, Inhalte Adresse 5008
Adressangaben nach DIN 5008: Das müssen Sie im Anschriftenfeld beachten

Briefe sind die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Deswegen ist es wichtig, dass Sie 100-prozentig korrekte Briefe schreiben, nicht nur inhaltlich, sondern auch…

geschäftliche E-Mails DIN 5008, geschäftliche E-Mail-Korrespondenz 5008
Geschäftlichen E-Mails schreiben: Die wichtigsten DIN 5008-Regeln

Die DIN 5008 ist bekannt für ihre Regeln rund um Geschäftsbriefe, Adressfelder, Abkürzungen und mehr. Was viele nicht wissen: Sie greift ebenfalls bei E-Mails.…

Regeln Brief schreiben, DIN 5008 Regeln, Regeln der Gschäftskorrespondez, wichtige Regeln 5008
Die 15 wichtigsten Regeln der DIN 5008

Betreffzeile, Versendungsvermerke oder Abkürzungen. Die DIN 5008 hält zahlreiche Regeln und Normen im Geschäftsalltag bereit. Wir zeigen Ihnen die 15 wichtigsten…

Geschäftsbrief DIN 5008, geschäftlicher Brief 5008, Korrespondenz nach DIN 5008
So schreiben Sie Geschäftsbriefe DIN 5008 konform

Kein Geschäftsbrief ohne die DIN 5008. Diese gibt vor, welche formellen Aspekte in einem Brief berücksichtigt werden müssen. Von A wie Adressfeld bis Z wie Zahlen.…

DAtum DIN 5008, Datum schreiben Regel 5008
Datum nach DIN 5008: Das müssen Sie beachten

In einem Brief das Datum zu schreiben - mag banal klingen, jedoch ist es wichtig, dass Sie die DIN 5008 beachten. In diesem Beitrag erfahren Sie die korrekte…

Formatieren Telefonnummer DIN 5008, Formatieren Währungen DIN 5008, Formatieren Prozent DIN 5008
DIN 5008 Formatierung: Beachten Sie diese Hinweise

Normen zu Seitenrändern und Schriftarten in Geschäftsbriefen gibt es einige. Die DIN 5008 gibt Hilfestellungen rund um eine saubere und korrekte Korrespondenz im…

Telefonnotiz machen, Notizen beim Telefonat machen, Anrufer Informationen notieren
Vorlage Telefonnotiz: Mitschriften perfekt festhalten

Sich während eines Telefongesprächs Notizen zu machen, klingt einfacher, als es ist: So gilt es, dem Gesprächspartner aufmerksam zuzuhören und das Gehörte…