Unter jede E-Mail gehört – auch aus rechtlichen Gründen – eine vollständige Signatur. Sie machen es dem Empfänger sonst sehr schwer, Sie anders als per E-Mail zu erreichen.
Mir einer automatisierten Signatur haben Sie auf einen Schlag einen Gruß, Ihren vollständigen Namen und Ihre Funktion im Unternehmen, den Firmennamen, Ihre Telefon- und Fax-Nummer und Ihre E-Mail- und Internet-Anschrift angegeben.
E-Mails: Was soll eine Signatur nach DIN 5008 enthalten?
Eine gelungene und rechtssichere E-Mail-Signatur beinhaltet nach DIN 5008 alle wichtigen geschäftlichen Daten.
Inhalte einer geschäftlichen Signatur
- Vor- und Zuname des Versenders
- Funktion
- Adresse
- Telefonnummer
- Telefaxnummer
- Webseite des Unternehmens
- E-Mail-Adresse
- Pflichtangaben wie HRB-Nummer, zuständiges Registergericht, Rechtsform und Sitz des Unternehmens, Name des Geschäftsführers/Aufsichtsratsvorsitzenden
Beachten Sie: Die Pflichtangaben unterscheiden sich, je nachdem, welche Unternehmensform Sie haben. Mit einer vollständigen Signatur erleichtern Sie Ihrem E-Mail-Empfänger, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, ohne weitere Fragen zu stellen.
Beenden Sie die E-Mail mit einer vollständigen Signatur, die aus folgenden Elementen besteht:
- Gruß
- Firmenname
- Vor- und Zuname des Absenders
- Funktion
- Adresse
- Telefonnummer
- Faxnummer
- E-Mail-Adresse
- Internet-Adresse (plus Geschäftsangaben)
Gruß: Mit freundlichen Grüßen
Name des Unternehmens: Baudach-Schmidt GmbH
Vor- und Zuname des Absenders Funktion: i. A. Sabine Fajen Assistentin Vertrieb
Telefonnummer: 0211 459399
Faxnummer: 0211 459398
E-Mail-Adresse: fajen@baudach-schmidt.de
Internet-Adresse: www.baudach-schmidt.de
Adresse: Baumstraße 24
40468 Düsseldorf
Geschäftsführer: Friedrich Drombusch
Handelsregister: HRB xxxx, Amtsgericht Düsseldorf
GmbH und AG: Das gehört in die Signatur
| Gilt für alle Firmen | Angaben | Beipiele |
|---|---|---|
| OHG, KG, GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, GmbH, AG | Vollständige Firma mit Rechtsform (wie im Handelsregister eingetragen) | Klangstation e. K. Krause-Möbel GmbH |
| Möglicher Zusatz: Geschäftsbezeichnung, Inhaber | Musikfachgeschäft Inhaber: Reinhard Mohr | |
| Sitz der Firma | Sitz: München | |
| Registergericht | Amtsgericht München | |
| Handelsregister-Nummer | HRB 1357 |
Pflichtangaben bei einer GmbH
Bei einer GmbH & Co. KG, bzw. GmbH & Co. OHG ist der haftende Gesellschafter eine GmbH. Weitere Pflichtangaben bei der GmbH sind alle Geschäftsführer und ggf. der Vorsitzende des Aufsichtsrats, jeweils mit Vor- und Nachnamen.
Beispiel Pflichtangaben Signatur GmbH
Geschäftsführer: Martha Richter, Jochen Schröder
Aufsichtsratsvorsitzende: Marie Bergmann
AG: Das muss in Ihre Signatur
Bei der AG müssen Vor- und Nachnamen aller Vorstandsmitglieder genannt werden. Der oder die Vorstandsvorsitzende muss als solche/-r bezeichnet werden. Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden dürfen ebenfalls nicht fehlen.
Beispiel Pflichtangaben Signatur AG
Vorstandsvorsitzende: Laura Peters
Aufsichtsratsvorsitzender: Alexander Müller
Private Company Limited by Shares: Diese Regeln gelten
Die Gesellschaftsform „Private Company Limited by Shares“ ist mittlerweile keine Seltenheit mehr, da viele Unternehmen ihren Hauptsitz im Ausland haben und eine Ltd. sind.
Das gehört auf den Briefbogen einer Ltd.
- Vollständiger Firmenname
- Sitz
- Register und Nummer der inländischen Zweigniederlassung
- Register und Nummer der ausländischen Gesellschaft
- vollständige Adresse
- Rechtsformzusatz, also „Ltd.“
- die ausgeschriebenen Vor- und Zunamen der Geschäftsführer (directors)
So erstellen Sie Ihre eigene Signatur mit Outlook
Zeitraubend und lästig: Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail verschicken, tippen Sie zum Ende der Nachricht immer wieder das Gleiche. Sie geben Ihren Firmennamen an, Ihren Namen, Ihre Telefonnummer usw.
Wenn Sie noch nicht so lange mit dem Outlook 2000 arbeiten, wissen Sie möglicherweise nicht, dass das auch viel einfacher und zeitsparender geht, nämlich mit einer Signatur. Eine Signatur ist ähnlich wie ein Autotext-Eintrag in Word.
Und so funktioniert das Anlegen einer Signatur
- Klicken Sie auf den Menübefehl „EXTRAS/Optionen“.
- Wählen Sie danach das Register „E-Mail-Format“.
- Klicken Sie auf den Button „Signaturauswahl“ im Bereich Signatur.
- Es öffnet sich ein neues Fenster:
- Klicken Sie danach auf den Button „Weiter“.
- Geben Sie in das Feld „Signatur bearbeiten“ Ihren Text für Ihre Signatur ein.
- Klicken Sie danach auf den Button „Weiter“.
- Geben Sie in das Feld „Signatur bearbeiten“ Ihren Text für Ihre Signatur ein.
- Klicken Sie anschließend auf den Button „Fertig stellen“.
- Schließen Sie das Signatur-Auswahlfenster.
- Wenn Sie mit mehreren Signaturen arbeiten möchten, wiederholen Sie die bisherigen Schritte.
- In dem folgenden Optionenfenster wird Ihnen angezeigt, dass Ihre neue Signatur jetzt als Standardsignatur unter jede ausgehende E-Mail gesetzt wird.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
