E-Mail-Signatur nach DIN 5008: Achten Sie auf Vollständigkeit

Wie alle anderen Aspekte rund um die professionelle Gestaltung der Geschäftspost, ist auch der Aufbau einer E-Mail-Signatur in der DIN 5008 geregelt. 

Die DIN-Norm spricht in diesem Zusammenhang jedoch nicht von „Signatur“, sondern von „Abschluss“. Wenn Sie sich an diese Norm halten, sind die Signaturen unter Ihrer Korrespondenz nicht nur professionell, sondern unter Umständen auch rechtskonform.

Die Signatur unter einer geschäftlichen E-Mail muss nämlich, wie viele meinen mögen, nicht nur den obligatorischen Gruß und den Namen des Verfassers enthalten, sondern auch verschiedene Elemente, die Informationen über das Unternehmen beinhalten. 

Diese Elemente sind gesetzlich vorgeschrieben. Dazu gehören unter anderem Angaben zur Firma und zum Ort der Niederlassung des Unternehmens. 

Grundsätzlich helfen Signaturen, den Kontakt zwischen Verfasser und Empfänger des Schreibens zu erleichtern. Wer etwa eine Rückfrage hat, kann mit einem Blick auf die Signatur alle relevanten Kontaktdaten erfassen. 

Nachdem geschäftliche Korrespondenz mehr und mehr via Internet versendet und empfangen wird, hat der Gesetzgeber zum 1. Januar 2007 festgelegt, dass E-Mails, ebenso wie Papierbriefe und Faxe, schriftliche Kommunikation darstellen. Daher hat er entsprechende Vorschriften erlassen, in welcher Form die digitale Post zu übermitteln ist. 

Beachten Sie, dass Pflichtangaben in einer Signatur nur dann notwendig sind, wenn es sich bei dem Schreiben um geschäftliche Korrespondenz handelt. Was unter geschäftlicher Korrespondenz zu verstehen ist, kann folgendermaßen definiert werden: 

Bei geschäftlicher Korrespondenz handelt es sich um Briefe oder Mails mit einem geschäftsbezogenen Inhalt, der als Mitteilung unabhängig von der Form nach außen gerichtet ist. Das können zum Beispiel sein:

Die Korrespondenz an Kollegen und Mitarbeiter jedoch stellt kein geschäftsbezogenes Schreiben dar. In diesem Fall sind keine Pflichtangaben wie der Firmenname nötig, auch dann nicht, wenn eine E-Mail-Korrespondenz zwischen verschiedenen Firmensitzen besteht. Hier reicht es manchmal auch, E-Mails in Form eines Nachrichtenformats zu verschicken. 

Eine Signatur gliedert sich im Grunde genommen in drei Teile: 

1. Grußformel, Name
2. Kontaktdaten der Firma
3. Rechtliche Angaben

Im Einzelnen bauen Sie eine gelungene und rechtssichere Signatur mit diesen Elementen auf: 

Wichtig ist, dass Sie auf eine DIN gerechte Schreibweise von Telefonnummern und Faxnummern bei Ihren Kontaktdaten achten. 

Nach den DIN-Regeln wird die E-Mail-Signatur zunächst als sogenannter elektronischer Baustein angelegt und kann anschließend an jede Mail angehängt werden. 

Eine Unterschrift gibt es auf Geschäftsmails naturgemäß nicht. Wichtig ist aber, dass Sie als Unterzeichner Ihren Namen ausschreiben (Vor- und Zuname). Eine Abkürzung des Vornamens wird laut DIN nicht empfohlen. 

Die Pflichtangaben setzen sich aus verschiedenen Elementen zusammen und können – je nach Unternehmensform variieren. Genannt werden müssen an dieser Stelle der Firmenname und die Geschäftsform wie im Handelsregister angegeben, der Ort der Niederlassung, beziehungsweise Sitz der Gesellschaft (samt Anschrift) und das zuständige Registergericht (mit Registernummer aus dem Handelsregister). 

Hinzu kommen die Gesellschaftsverantwortlichen, die ebenfalls genannt werden müssen. Durch diese Vorgaben wird deutlich gemacht, dass es sich bei der Mail um einen Geschäftsbrief handelt.

Die Namen, die für die Firmenangaben in der Signatur bei den Pflichtangaben genannt werden müssen, unterscheiden sich je nach Unternehmensform. Bei einer Aktiengesellschaft gelten zum Beispiel andere Richtlinien als bei einer GmbH. 

Diese Personen müssen in einer Signatur genannt werden: 

• Bei einer Aktiengesellschaft (AG) müssen alle Mitglieder des Vorstands (auch der Vorstandsvorsitzende) sowie der Aufsichtsratsvorsitzende genannt werden. Beim Aufsichtsratsvorsitzenden ist wichtig, dass Sie an mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen denken. 
• Bei einer GmbH müssen alle Geschäftsführer und ebenso der Aufsichtsratsvorsitzende genannt werden. 
• Bei einer GmbH & Co KG und anderen Unternehmen ohne natürliche Personen als Gesellschafter müssen alle Angaben zur Gesellschaft gemacht werden, die persönlich haftet. 
• Bei einem Einzelunternehmen muss die Bezeichnung der natürlichen Person genannt werden wie zum Beispiel „eingetragene Kauffrau oder die entsprechende Abkürzung. 
• Bei einer Genossenschaft werden alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt. Ein eventueller Aufsichtsratsvorsitzender wird ebenfalls mit Familien und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen erwähnt. 
• Bei der offenen Handelsgesellschaft (OHG) reicht es, Firmenname, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft und Register- sowie Handelsregisternummer zu nennen, wenn ein Gesellschafter eine natürliche Person ist. Sind die Gesellschafter jedoch Unternehmen, werden diese genannt. 
• Bei einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft (UG) wird wie bei der GmbH verfahren

Private Company Limited by Shares: Diese Regeln gelten

Die Gesellschaftsform „Private Company Limited by Shares“ ist mittlerweile keine Seltenheit mehr, da viele Unternehmen ihren Hauptsitz im Ausland haben und eine Ltd. sind. 

Auch Schriftart, Zeilenabstand, Absätze und Schriftgröße spielen eine Rolle bei der E-Mail-Signatur. Für die Schriftart gilt: Weder verspielte Schrifttypen noch Schreibschrift machen sich gut in E-Mails. 

Für die Autosignatur sollten Sie am besten jene Schriftart verwenden, die Sie auch für den Fließtext gewählt haben. Bei der Schriftgröße der Signatur sollten Sie unbedingt auf Lesbarkeit achten. Zwischen 10 und 12 Punkt sind Sie auf der sicheren Seite und können davon ausgehen, dass alle Informationen der verschiedenen Abschnitte klar lesbar sind. Diese Schriftgröße gilt ebenfalls für den Text einer Mail. 

Nach Ende des Fließtextes werden zwei Leerzeilen eingefügt, anschließend folgt die Grußformel. Die Grußformel ist frei wählbar und orientiert sich an den Gepflogenheiten der Branche.

Grußformeln können sein: 

Im Anschluss an die Grußformel steht normalerweise die Unterschrift des Verfassers. Im digitalen Zeitalter jedoch entfällt die handschriftliche Signatur. Die sogenannten elektronischen Signaturen, beziehungsweise Verschlüsselungen als Codierung, sind dazu gedacht, die Identität des Absenders  zu dokumentieren. Darunter sind mit elektronischen Informationen verbundene Daten zu verstehen, anhand derer die Integrität des Verfassers überprüft werden kann. Sie haben denselben Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift. 

E-Mail-Signaturen sind normalerweise einzeilig angelegt. Das gilt genauso für die E-Mail selbst. Die Sätze werden außerdem ohne Worttrennung geschrieben. Auch die Betreffzeile spielt in diesem Zusammenhang eine Rolle. Der Betreff ist eine stichwortartige Überschrift im E-Mail-Kopf (ähnlich dem Briefkopf)  und ein gutes Instrument für den Empfänger, die eingehende Post strukturiert verwalten und sortieren zu können. Bei geschäftlichen E-Mails ist der Betreff obligatorisch.

Der E-Mail-Kopf beginnt mit der Mailadresse des Empfängers, anschließend folgt das cc (Verteiler) und der Betreff. Wichtig ist, dass Sie in der Betreffzeile aussagekräftige Formulierungen wählen. Nicht „unser Gespräch“, sondern prägnanter: Liefertermin Reifen – unser Telefonat von 13.2.“. Der Inhalt der E-Mail muss sich in der Betreffzeile wiederspiegeln. Umlaute müssen ausgeschrieben werden (ä=ae, ö=oe, ü=ue). 

Wo steht der Anlagenvermerk? 

Oft ist es notwendig, dass Sie dem Schreiben einen Anlagenvermerk beifügen müssen. Vielfach besteht hier Unsicherheit, wo genau das Wort „Anlage“ oder „Anlagen“ am besten platziert wird. 

Da die Mail nicht unterschrieben wird, steht der Anlagenvermerk mit drei Zeilen Abstand unter dem Text. Sollte dies aus Platzgründen nicht möglich sein, können Sie ihn mit 12,5 Zentimeter Abstand zur linken Blattkante rechts positionieren. 

Laut DIN 5008 können die Wörter „Anlage“ oder „Anlagen“  mit Fettschrift hervorgehoben werden. Aber Achtung – ein Doppelpunkt wird nicht gesetzt. 

Zeitraubend und lästig: Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail verschicken, tippen Sie zum Ende der Nachricht immer wieder das Gleiche: Firmenname, Ihren Namen, Telefonnummer, …

Wenn Sie mit mehreren Signaturen arbeiten möchten, wiederholen Sie die bisherigen Schritte. In dem folgenden Optionenfenster wird Ihnen angezeigt, dass Ihre neue Signatur jetzt als Standardsignatur unter jede ausgehende E-Mail gesetzt wird.

Welche Schreibweise muss ich bei Adressen beachten und welchen Zeilenabstand einhalten? Was muss der E-Mail-Kopf enthalten? Wann darf ich Abkürzungen verwenden, und wo müssen Abstände stehen? Die professionelle Gestaltung von Texten ist ein weites Feld. Sämtliche Fragen rund um dieses Thema sind in der DIN 5008 geregelt, die bereits vor vielen Jahrzehnten aus der Taufe gehoben wurde und laufend aktualisiert wird.

Das Regelwerk für professionelle Textverarbeitung  spielt für Büroangestellte eine zentrale Rolle im Berufsleben. Die DIN 5008 beschäftigt sich mit formalen und gestalterischen Kriterien für professionelle Geschäftspost, nicht mit Inhalten. Dennoch ist es wichtig, dass Sie die grundlegenden Regeln kennen, um als Sekretärin Professionalität zu zeigen. 

Blocksatz & Co: Tipps zur richtigen Formatierung

Sehr viele Fragen ergeben sich auch regelmäßig nach den korrekten Formatierungen in der geschäftlichen Korrespondenz. Unter anderem spielt dabei die Ausrichtung des Textes eine Rolle. Das betrifft sowohl die Beschriftung von Briefumschlägen (an welcher Fluchtlinie wird welche Zeile ausgerichtet?, Wo stehen Sendungsvermerke? Was gehört zu einer vollständigen Anschrift und Adressfeld?).

Sehr viele Sekretärinnen verwenden zum Beispiel den Blocksatz für ihre Korrespondenz – was erlaubt, aber oft nicht wünschenswert ist. Durch den Blocksatz ergeben sich häufig Lücken innerhalb des Textes, was nicht nur unschön, sondern auch wenig professionell wirkt. Besser ist es, wenn Sie – sollten Sie ebenfalls ein Freund des Blocksatzes sein – zum Flattersatz als formalen Bestandteil ihres Schriftverkehrs zurückkehren, weil dieser einfach besser zu lesen ist. 

Wenn Sie die DIN-Norm anwenden, können die Empfänger Ihrer geschäftlichen Korrespondenz die Briefe schnell und rationell erfassen. Die Norm liefert viele Empfehlungen für unzählige Bereiche der geschäftlichen Korrespondenz und gibt unter anderem Antwort auf folgende Fragen: 

• Wie gliedere ich Texte?
• Wie schreibe ich Telefonnummern?
• Darf ich Emojis verwenden?
• Wie gestalte ich das Anschriftenfeld?
• Wie wird mit Hervorhebungen verfahren?
• Wie spreche ich die Adressaten richtig an? 

DIN 5008: Ein Sekretärinnen-Handbuch

Wenn Sie nicht wissen, ob Ihre Zeilen formal korrekt sind, und Sie bei der Bearbeitung an alle Empfehlungen gedacht haben, schlagen Sie zur Sicherheit noch einmal in der Norm nach. Fragen ergeben sich zum Beispiel häufig bei der Schreibweise von Telefonnummern, des Datums, Zahlengliederungen. 

Zu allen gängigen Fragen liefert die DIN 5008 klare Empfehlungen, die Sie davor bewahren, Fehler zu machen. Eine falsch formatierte Telefonnummer in Geschäftsbriefen etwa wirkt unseriös und stellt dem Absender kaum ein gutes Zeugnis aus. So etwas ist nicht nur ein Flüchtigkeitsfehler, denn im schlimmsten Fall kann eine falsche Schreibweise geschäftsschädigend sein.

Auch, wenn es dazu gar nicht kommen muss, ist es für Sie sicher ein gutes Gefühl, Ihre Professionalität unter Beweis stellen zu können. 

Die neue DIN 5008

Nach der Überarbeitung der DIN 5008 im Jahr 2011 liegt seit März 2020 die neueste Fassung vor. Ziel der Norm ist nach wie vor, Empfehlungen für die zeitgemäße und nutzerfreundliche Korrespondenz im Büro zu geben.

Mit der Reform hat der zuständige Normenausschuss auch den veränderten Anforderungen im Schriftverkehr der modernen Geschäftswelt Rechnung getragen und neben der Textverarbeitung auch die digitale Informationsverarbeitung bei den Neuerungen beachtet. Die Urheber der DIN 5008 legen in der Regel Wert darauf, dass die Empfehlungen einfach und rationell nachvollziehbar sind. Dafür sorgen auch viele Beispiele. 

Fazit: Die Signatur in geschäftlichen E-Mails hat nicht nur gestalterischen Charakter

Vielmehr gibt es rechtliche Regelungen, an die Sie sich halten müssen, wenn Sie E-Mails im Namen eines Unternehmens versenden – und diese Regelungen sind tatsächlich bindend. Vergessen Sie nämlich die Signatur oder fehlen Pflichtangaben, können empfindliche Strafen auf Sie und Ihren Arbeitgeber zukommen. Die gute Nachricht: In der DIN 5008 sind einige wichtige Merkmale definiert, an die Sie sich beim Verfassen von Geschäftsmails halten sollten. Mit diesem Überblick fällt es Ihnen leicht, zukünftig eine korrekte Signatur für E-Mails zu erstellen.