So schreiben Sie Geschäftsbriefe DIN 5008 konform

Abkürzungen, die im vollen Wortlaut gesprochen werden – zum Beispiel „i.(m). A.(uftrag)“ –, erhalten einen Punkt, der ohne Leerschritt an das abgekürzte Wort gesetzt wird. Wenn Sie mehrere Abkürzungen hintereinander verwenden, betrachten Sie jedes abgekürzte Wort als gesonderte Einheit, und setzen Sie zwischen den verschiedenen Wörtern – auch wenn sie abgekürzt sind – Leerschritte.

Die Wörter „Anlage/Anlagen“ und „Verteiler“ dürfen nur noch durch Fettschrift hervorgehoben werden. Einrücken, Zentrieren, Unterstreichen sind nicht mehr erlaubt. Beachten Sie auch: Nach den Vermerken steht nie ein Doppelpunkt.

Der Mindestabstand Ihres Anlagenvermerks vom letzten Bestandteil des Briefs beträgt eine Leerzeile, wenn nur handschriftlich unterschrieben wird, mindestens drei Zeilen. Den Verteilvermerk positionieren Sie mit einer Leerzeile Abstand zur Aufzählung im Anlagenvermerk. Bei Platzproblemen darf die Leerzeile wegfallen. Oder Sie setzen die Vermerke rechts neben den Unterschriftsblock. Beginn bei 125,7 mm von der linken Blattkante auf Höhe des Grußes.

 

Schreiben Sie die Unterschriftenzusätze (zum Beispiel „i. A.“) entgegen der DIN-Empfehlung auch mit der Hand. Denn: Nach § 51 HGB hat der Prokurist in der Weise zu zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz beifügt. Dies lässt sich auch auf alle anderen Unterschriftsvollmachten übertragen.

Das Anschriftfeld darf nicht mehr als neun Zeilen lang und 40 mm hoch sein. Es setzt sich zusammen aus Anschrift (sechs Zeilen, Höhe 27,3 mm) und Zusatz- und Vermerkzone (das ist neu: drei Zeilen, Höhe 12,7 mm). In der Zusatz- und Vermerkzone stehen Vorausverfügungen, Produktbezeichnungen oder elektronische Freimachungsvermerke.

Das ist neu:

• Im gesamten Anschriftfeld gibt es keine Leerzeilen mehr. (Früher: zwischen Straße und Ort und zwischen Anschrift und Zusätzen/Vermerken.)

• Das Unterstreichen postalischer Vermerke zum Abtrennen von der Anschrift ist nicht mehr zulässig.

• Wenn Sie mehr als drei Zeilen Platz in der Zusatz- und Vermerkzone brauchen, dürfen Sie die Anschriftzone verkleinern, indem Sie eine kleinere Schriftgröße verwenden, die aber nicht kleiner als acht Punkt sein darf.

Ortsteilangaben: Schreiben Sie die Ortsteilangabe ohne Postleitzahl und nicht als Zusatz zum Bestimmungsort. Besser: Die Ortsteilangaben gehört  in eine besondere Zeile oberhalb der Zustell- oder Abholangabe.

Aufzählungen nach DIN 5008 dürfen auch mehrstufig sein und es können spezielle Aufzählungszeichen aus Textverarbeitungsprogrammen verwendet werden (z. B. Haken, Pfeil usw.).

• Zwischen den einzelnen Gliedern kann, muss aber keine Leerzeile stehen.

• Vor und nach der Gliederung steht jeweils eine Leerzeile.

• Beginnt eine Seite mit einem Gliederungszeichen, muss der Abstand zum oberen Blattrand mindestens vier Leerzeilen betragen.

• Arabische Zahlen schließen mit Punkt ab (1, 2), Kleinbuchstaben mit Klammern (a).

Alle anderen Unterteilungen (Strich, Punkt usw.) enden ohne Punkt.
 

Der Betreff kann weiterhin hervorgehoben werden, allerdings nur noch durch Fettschrift oder Farbe. Andere Hervorhebungsarten werden nicht mehr empfohlen.

• Das Wort „Betreff“ wird nicht geschrieben.

• Wenn Ihr Briefkopf eine Bezugszeichenzeile hat, steht der Betreff zwei Leerzeilen nach der Bezugszeichenzeile oder dem Informationsblock.

• Schreiben Sie den Betreff immer ohne Schlusspunkt und beginnen Sie an der Fluchtlinie Ihres Brieftextes (keine Einrückungen).

• Wenn Sie einen längeren Betreff haben, können Sie ihn sinngemäß auf mehrere Zeilen verteilen.

• Nach dem Betreff machen Sie zwei Leerschritte und beginnen mit der Anrede.

National (BLZ): von links nach rechts beginnend – zweimal in eine Dreiergruppe, einmal in eine Zweiergruppe gliedern.

Beispiel Bankleitzahl

BLZ 245 678 33

International (IBAN = International Bank Account Number): von links nach rechts beginnend – fünfmal in eine Vierergruppe, einmal in eine Zweiergruppe gliedern.

Beispiel IBAN

IBAN DE24 7489 0038 7334 2400 00