DIN 5008 Abkürzungen: Mit Leerschritt nach dem Punkt
Abkürzungen, die im vollen Wortlaut gesprochen werden – zum Beispiel „i.(m). A.(uftrag)“ –, erhalten einen Punkt, der ohne Leerschritt an das abgekürzte Wort gesetzt wird. Wenn Sie mehrere Abkürzungen hintereinander verwenden, betrachten Sie jedes abgekürzte Wort als gesonderte Einheit, und setzen Sie zwischen den verschiedenen Wörtern – auch wenn sie abgekürzt sind – Leerschritte.
Anlage Brief: Verteil- und Anlagenvermerke nur noch mit Fettschrift
Die Wörter „Anlage/Anlagen“ und „Verteiler“ dürfen nur noch durch Fettschrift hervorgehoben werden. Einrücken, Zentrieren, Unterstreichen sind nicht mehr erlaubt. Beachten Sie auch: Nach den Vermerken steht nie ein Doppelpunkt.
Der Mindestabstand Ihres Anlagenvermerks vom letzten Bestandteil des Briefs beträgt eine Leerzeile, wenn nur handschriftlich unterschrieben wird, mindestens drei Zeilen. Den Verteilvermerk positionieren Sie mit einer Leerzeile Abstand zur Aufzählung im Anlagenvermerk. Bei Platzproblemen darf die Leerzeile wegfallen. Oder Sie setzen die Vermerke rechts neben den Unterschriftsblock. Beginn bei 125,7 mm von der linken Blattkante auf Höhe des Grußes.
Schreiben Sie die Unterschriftenzusätze (zum Beispiel „i. A.“) entgegen der DIN-Empfehlung auch mit der Hand. Denn: Nach § 51 HGB hat der Prokurist in der Weise zu zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz beifügt. Dies lässt sich auch auf alle anderen Unterschriftsvollmachten übertragen.
Schnell-Check Geschäftsbriefe: Briefende und Unterschrift
1. Grußformel
Eine Grußformel gehört zum Briefende eines Geschäftsbriefes einfach dazu. Der Standard lautet „Mit freundlichen Grüßen“. Wer es persönlich mag, ergänzt diese Grußformel um weitere Details und Variationen, etwa „Mit freundlichen Grüßen nach München“ oder „Mit herzlichen Grüßen aus Castrop-Rauxel“. Grußformeln wie „Hochachtungsvoll“ oder „Mit vorzüglicher Hochachtung“ gelten in Geschäftsbriefen mittlerweile als veraltet.
Der Extra-Tipp des Großen Knigge: Was tun bei Doktortiteln? Hat der Unterzeichner einen Doktortitel, so wird er in der handschriftlichen Unterschrift weggelassen, bei der maschinellen Namenswiederholung im Geschäftsbrief jedoch genannt.
2. Firmennamen
In einem Geschäftsbrief kann es hilfreich und sinnvoll sein, am Briefende den Firmenname vor der Unterschrift noch einmal zu wiederholen.
3. Unterschrift unter einem Geschäftsbrief
Durch die Unterschrift wird der Geschäftsbrief rechtskräftig. Der Nachname ist Pflicht, der Vorname nicht. Dennoch ist es empfehlenswert, einen Geschäftsbrief mit Vor- und Zunamen zu unterschreiben, da zu einer vollwertigen Persönlichkeit der komplette Name gehört.
4. Wiederholung des Namens in Maschinenschrift im Geschäftsbrief
Da viele Handschriften nicht gut lesbar sind, sollte der Name des Unterzeichners des Geschäftsbriefs am Briefende in Maschinenschrift wiederholt werden. Auch hier gehören Vor- und Nachnamen dazu. Zum einen werden dadurch
Verwechslungen vermieden, und zum anderen wird durch den Vornamen
geklärt, ob der Verfasser des Briefes männlich oder weiblich ist.
5. Position und/oder Funktion
Häufig ist es für den Adressaten des Geschäftsbriefs hilfreich zu wissen, wer ihm schreibt. Ist es die Sekretärin, der Hausmeister oder die Projektmanagerin?
Herzliche Grüße
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PolegekOfficeConsulting
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ppa. (Unterschrift handschriftlich)
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Heidrun Polegek
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Anlagen
1 Prosepekt
2 Preislisten
(•)
Verteiler
Karin Schmidt
Anschriftfeld: Keine Leerzeile mehr
Das Anschriftfeld darf nicht mehr als neun Zeilen lang und 40 mm hoch sein. Es setzt sich zusammen aus Anschrift (sechs Zeilen, Höhe 27,3 mm) und Zusatz- und Vermerkzone (das ist neu: drei Zeilen, Höhe 12,7 mm). In der Zusatz- und Vermerkzone stehen Vorausverfügungen, Produktbezeichnungen oder elektronische Freimachungsvermerke.
Das ist neu:
- Im gesamten Anschriftfeld gibt es keine Leerzeilen mehr. (Früher: zwischen Straße und Ort und zwischen Anschrift und Zusätzen/Vermerken.)
- Das Unterstreichen postalischer Vermerke zum Abtrennen von der Anschrift ist nicht mehr zulässig.
- Wenn Sie mehr als drei Zeilen Platz in der Zusatz- und Vermerkzone brauchen, dürfen Sie die Anschriftzone verkleinern, indem Sie eine kleinere Schriftgröße verwenden, die aber nicht kleiner als acht Punkt sein darf.
Beispiel Anschriftfeld
1
2 Nicht nachsenden
3 Einschreiben
4 Herrn Rechtsanwalt
5 Robert Meier
6 Rechtsanwälte Meier & Co.
7 Abenstaler Straße 9
8 82075 Abensberg
Wo kommt die Briefmarke auf den Briefumschlag?
Wie erwähnt hat sich im Bezug auf das Anschriftenfeld einiges geändert. Bei der Briefmarke ist alles gleich geblieben. Diese gehört oberhalb des Anschriftenfelds rechts. Achten Sie jedoch drauf, dass die Briefmarke nicht an der oberen und rechten Kante aufgeklebt wird. Lassen Sie zu beiden Seiten etwas Abstand. Es könnte in der Bearbeitungsstelle der Post passieren, dass sich die Briefmarke vom Briefumschlag löst.
Bei einem Großbrief ist der Platz der Briefmarke auf dem Umschlag identisch.
Ortsteilangaben ohne Postleitzahl DIN 5008 konform schreiben
Ortsteilangaben: Schreiben Sie die Ortsteilangabe ohne Postleitzahl und nicht als Zusatz zum Bestimmungsort. Besser: Die Ortsteilangaben gehört in eine besondere Zeile oberhalb der Zustell- oder Abholangabe.
Beispiel Ortsteilangabe
Horst Schmitz GmbH
Furth
Ertlweg 6
81234 München
Bei der Zustellangabe dürfen zusätzlich der Gebäudeteil, das Stockwerk oder die Wohnungsnummer, abgetrennt durch zwei Schrägstriche, angegeben werden.
Beispiel Gebäudeteilangabe
Herrn
Dr. Werner Wutte
Lilienweg 54//W 46
12345 Berlin
Din 5008: Die Aufzählungen wurden modernisiert
Aufzählungen nach DIN 5008 dürfen auch mehrstufig sein und es können spezielle Aufzählungszeichen aus Textverarbeitungsprogrammen verwendet werden (z. B. Haken, Pfeil usw.).
- Zwischen den einzelnen Gliedern kann, muss aber keine Leerzeile stehen.
- Vor und nach der Gliederung steht jeweils eine Leerzeile.
- Beginnt eine Seite mit einem Gliederungszeichen, muss der Abstand zum oberen Blattrand mindestens vier Leerzeilen betragen.
- Arabische Zahlen schließen mit Punkt ab (1, 2), Kleinbuchstaben mit Klammern (a).
Alle anderen Unterteilungen (Strich, Punkt usw.) enden ohne Punkt.
| i.A. | im Auftrag |
| evtl. | eventuell |
| Mio./Mrd. | Millionen/Milliarden |
| z.B. | zum Beispiel |
Abkürzungen, die als solche gesprochen werden, erhalten keinen Punkt:
- AG (Aktiengesellschaft)
- EG (Europäische Gemeinschaft)
- EDV (Elektronische Datenverarbeitung)
Tipp: Bei www.abkuerzungen.de werden Abkürzungen, deren Bedeutung Ihnen nicht klar ist, „übersetzt“. Einfach die entsprechende Abkürzung eingeben und schon erhalten Sie die passende Lösung.
„Betreff“: Wird nicht geschrieben
Der Betreff kann weiterhin hervorgehoben werden, allerdings nur noch durch Fettschrift oder Farbe. Andere Hervorhebungsarten werden nicht mehr empfohlen.
- Das Wort „Betreff“ wird nicht geschrieben.
- Wenn Ihr Briefkopf eine Bezugszeichenzeile hat, steht der Betreff zwei Leerzeilen nach der Bezugszeichenzeile oder dem Informationsblock.
- Schreiben Sie den Betreff immer ohne Schlusspunkt und beginnen Sie an der Fluchtlinie Ihres Brieftextes (keine Einrückungen).
- Wenn Sie einen längeren Betreff haben, können Sie ihn sinngemäß auf mehrere Zeilen verteilen.
- Nach dem Betreff machen Sie zwei Leerschritte und beginnen mit der Anrede.
Einladung zur Weihnachtsfeier
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Sehr geehrte Frau Meier,
Tipp:
- Die Betreffzeile sollte aus optischen Gründen nicht länger als zwei Zeilen sein.
- Verwenden Sie in Geschäftsbriefen nur Fettdruck, um die Betreffzeile besonders hervorzuheben.
Farbige Betreffe eignen sich nur für Glückwunsch- oder Werbeschreiben.
Bankleitzahl: In Gruppen gegliedert
National (BLZ): von links nach rechts beginnend – zweimal in eine Dreiergruppe, einmal in eine Zweiergruppe gliedern.
Beispiel Bankleitzahl
BLZ 245 678 33
International (IBAN = International Bank Account Number): von links nach rechts beginnend – fünfmal in eine Vierergruppe, einmal in eine Zweiergruppe gliedern.
Beispiel IBAN
IBAN DE24 7489 0038 7334 2400 00
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
