Grundlegendes: Abstände und Seitenränder im Geschäftsbrief nach DIN 5008
Der erste Eindruck macht in der betrieblichen Korrespondenz eine Menge aus. Um dabei die größtmögliche Einheitlichkeit zu erreichen, wurde die Norm DIN 5008 ins Leben gerufen. Sie ist Assistenzkräften und allen, die mit dem Verfassen von Geschäftsbriefen betraut sind, eine immense Hilfe.
So gibt die Norm für Geschäftsbriefe nach DIN 5008 für das grundsätzliche Layout eines jeden Briefblatts feste Regeln vor. Folgende Vorgaben sind in der Norm für Geschäftsbriefe festgeschrieben:
- Seitenränder von 2,5 cm zur linken und mindestens 1 cm zur rechten Blattkante
- Abstand zur oberen und unteren Blattkante von 1,69 cm
- Aufzählungen werden um 4,95 cm eingerückt.
Unser Tipp: Fertigen Sie sich doch nach diesen und den folgenden Ausführungen eine Briefvorlage an – am besten gleich mit Mustertext und mehreren Briefblättern. So sparen Sie künftig viel Zeit beim Verfassen und Gestalten von Geschäftsbriefen – nicht nur sich selbst.
Praxistipp – Seite für Geschäftsbrief einrichten: So geht’s
Damit die formalen Anforderungen gegeben sind, um einen Geschäftsbrief nach DIN 5008 zu verfassen, ist es nötig, die Seite einzurichten. Gehen Sie in Microsoft Word dafür wie folgt vor:
1. Wählen Sie im Menüband den Reiter „Layout“ aus und klicken Sie auf „Seitenränder“.
2. Klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Seitenränder“ und richten Sie die Seite mit folgenden Werten ein:
- Seitenrand oben: 4,5 cm
- Seitenrand links: 2,5 cm
- Seitenrand rechts: 2,0 cm
3. Wenn Sie das Format für weitere Geschäftsbriefe als Standard hinterlegen wollen, klicken Sie auf „Standard festlegen“. Sie rollen die Änderungen nun auf alle Dokumente aus, die auf der Vorlage „Normal“ basieren.
Tipp: Speichern Sie diese Vorlage unter „eigene Dokumente“ > „Benutzerdefinierte Office-Vorlagen“ ab, um die Seiteneinrichtung nicht immer wieder neu vornehmen zu müssen.
Anschriftenfeld: Keine Leerzeile
Das Anschriftenfeld darf beim Geschäftsbrief nach DIN 5008 nicht mehr als neun Zeilen lang und 40 mm hoch sein. Es setzt sich zusammen aus
- Anschrift (sechs Zeilen, Höhe 27,3 mm) und
- Zusatz- und Vermerkzone (das ist neu: fünf Zeilen, Höhe 17,7 mm).
In der Zusatz- und Vermerkzone stehen Vorausverfügungen, Produktbezeichnungen oder elektronische Freimachungsvermerke.
Beim Anschriftfeld mit Rücksendeangaben ist es noch ein wenig anders: Hierfür haben Sie nach den Gestaltungsregeln der Norm DIN 5008 eine Fläche von 45 x 85 mm zur Verfügung. Ein solches Feld wird beispielsweise bei Verwendung von Briefumschlägen mit Sichtfenster benötigt.
Die Aufteilung der einzelnen Zonen folgt dann diesen Richtlinien:
- Positionierung des Anschriftfelds auf einer gedachten Linie von 44,7 mm bis zur oberen Blattkante; bei Fensterbriefumschlägen 62,7 mm
- Unterhalb der gedachten Linie: Eigentliche Anschrift, für die 6 Zeilen à 27,3 mm zur Verfügung stehen
- Oberhalb der gedachten Linie: Rücksendeangaben (in der Regel Absenderangaben) sowie Zusätze und Vermerke („Warensendung“, „nicht nachsenden“ usw.)
Im Allgemeinen empfiehlt sich im Geschäftsbrief nach DIN 5008 eine serifenlose Schriftart zur einfacheren Lesbarkeit.
Vorsicht, Stolperfalle: Falz- und Lochmarken
Beachten Sie beim Layout in Word für Ihre Briefbögen auch Lochmarken und Falzmarken. Häufig werden diese Details vergessen und ruinieren am Ende die angelegte Vorlage. Die Position für Falzmarken – früher auch Faltmarken genannt – sind in der DIN 5008 folgendermaßen festgelegt:
- 87 mm vom oberen Blattrand aus und weitere 105 mm ab der oberen Falzmarke oder
- jeweils 105 mm von oberer Blattkante und oberer Faltmarke aus
So bleibt das Anschriftenfeld DIN-konform
Im gesamten Anschriftenfeld gibt es keine Leerzeilen. Nach den Gestaltungsregeln seit 2020 ist außerdem das Unterstreichen postalischer Vermerke zum Absetzen von der Anschrift nicht mehr zulässig.
Gut zu wissen: Wenn Sie mehr als fünf Zeilen Platz in der Zusatz- und Vermerkzone benötigen, dürfen Sie die Anschriftenzone reduzieren, indem Sie eine kleinere Schriftgröße verwenden – aber nicht kleiner als 8 Punkt.
Tipp: Werfen Sie einen Blick auf unseren ausführlichen Artikel zu Adressangaben nach DIN 5008, um sicherzustellen, dass Ihre Gestaltung des Anschriftenfeldes den geltenden Regeln entspricht!
Tipp: Werfen Sie einen Blick auf unseren ausführlichen Artikel zu Adressangaben nach DIN 5008, um sicherzustellen, dass Ihre Gestaltung des Anschriftenfeldes den geltenden Regeln entspricht!
Beispiel Anschriftenfeld für Geschäftsbrief nach DIN 5008
- Nicht nachsenden
- Einschreiben
- Frau Rechtsanwältin
- Elisa Meier
- Rechtsanwälte Meier & Co.
- Abenstaler Straße 9
- 82075 Abensberg
Praxis-Tipp: Absätze im Word ansehen für die DIN 5008
In Word können Sie sich ganz einfach Absätze und Leerzeilen anzeigen lassen. Nutzen Sie dafür die praktische Funktion „alle anzeigen“, mit der Absatzmarken und ausgeblendete Formatierungssymbole sichtbar werden.
So geht’s:
- Wählen Sie im Menüband den Reiter „Start“
- Klicken Sie auf das Absatzsymbol ganz rechts
Wo kommt die Briefmarke auf den Briefumschlag?
Die Briefmarke wird oberhalb des Anschriftenfelds rechts aufgeklebt. Achten Sie jedoch drauf, dass die Briefmarke nicht zu nah an den Kanten oben und rechts sitzt und lassen Sie besser zu beiden Seiten etwas Abstand. Es könnte sonst in der Bearbeitungsstelle der Post passieren, dass sich die Briefmarke vom Briefumschlag löst. Bei einem Großbrief ist der Platz der Briefmarke auf dem Umschlag identisch.
DIN 5008 Ortsangabe im Geschäftsbrief: Ortsteilangaben ohne Postleitzahl DIN 5008 konform schreiben
Oft ist es mit der Ortsangabe nach DIN 5008 nicht getan: Damit der Geschäftsbrief auch sicher beim Empfänger ankommt, bietet sich in manchen Fällen die zusätzliche Angabe des Ortsteils an. Schreiben Sie in diesem Fall die Ortsteilangabe ohne Postleitzahl und nicht als Zusatz zum Bestimmungsort.
Besser: Platzieren Sie die Ortsteilangabe in einer gesonderten Zeile oberhalb der Zustell- oder Abholangabe.
Beispiel für eine DIN 5008 konforme Ortsteilangabe:
Horst Schmitz GmbH
Furth
Ertlweg 6
81234 München
Übrigens: Bei der Zustellangabe dürfen zusätzlich der Gebäudeteil, das Stockwerk oder die Wohnungsnummer, abgetrennt durch zwei Schrägstriche, angegeben werden.
Beispiel Gebäudeteilangabe:
Frau
Dr. Elisabeth Wutte
Lilienweg 54//W 46
12345 Berlin
Wenn Sie Briefe ins Ausland versenden, schreiben Sie sowohl den Ort als auch das Zielland in Großbuchstaben. Den Ort geben Sie möglichst in der Landessprache an – also zum Beispiel BUCUREȘTI statt Bukarest.
Das Land steht in der letzten Zeile der Adresse und in deutscher Sprache. Wichtig: Länderkennzeichen vor der Postleitzahl wie „F-“ für Frankreich gehören nicht mehr in eine normgerechte Anschrift.
So adressieren Sie korrekt einen Brief nach Frankreich:
Jean Dupont
12 Rue Victor Hugo
75002 PARIS
FRANKREICH
„Betreff“: Wird laut DIN 5008 im Geschäftsbrief nicht geschrieben
Nachdem Layout, Anschriftenfeld, Rücksendeangaben und sonstige Details zum Aufbau geklärt sind, geht ans Inhaltliche: Den Brieftext selbst. Schon bei den ersten Zeilen kann der Absender, der die Gestaltungsregeln der neuen DIN 5008 nicht kennt, leicht auf die falsche Fährte gelangen.
Zum Text gehört der Betreff, der mit einem Zeilenabstand von zwei Zeilen über der Anrede oder Begrüßung steht. Hier gilt: Das Wort „Betreff“ wird nicht geschrieben. Der Betreff kann aber weiterhin hervorgehoben werden, allerdings nur noch durch Fettschrift oder eine farbliche Kennzeichnung. Andere Arten der Hervorhebung werden nach der neuen DIN 5008 seit 2020 nicht mehr empfohlen.
Nun zum Schreiben der Betreffzeile: Beginnen Sie immer – ohne Einrückungen – an der Fluchtlinie Ihres Brieftextes. Ist ein längerer Betreff vonnöten, können Sie diesen sinngemäß auf mehrere Zeilen verteilen. Allerdings empfiehlt sich aus optischen Gründen eine Beschränkung auf zwei Zeilen.
Besitzt Ihr Briefkopf eine Bezugszeichenzeile? Dann steht der Betreff zwei Leerzeilen nach der Bezugszeichenzeile oder dem Informationsblock. Nach dem Betreff fügen Sie einen Absatz von zwei Leerzeilen ein und beginnen mit der Anrede.
Tipp: Verwenden Sie in Geschäftsbriefen ausschließlich Fettdruck, um die Betreffzeile besonders hervorzuheben. Farbige Betreffe eignen sich nur für Glückwunsch- oder Werbeschreiben.
Anlage Brief: Vermerke nur noch in Fettschrift
Die Wörter „Anlage/Anlagen“ und „Verteiler“ sollten seit den Neuerungen im März 2020 nach der DIN 5008 im Geschäftsbrief nur noch durch Fettschrift hervorgehoben werden. Hervorhebungen durch:
- Einrücken,
- Zentrieren oder
- Unterstreichen
sind nicht mehr erlaubt.
Beachten Sie auch: Nach den Vermerken steht nie ein Doppelpunkt!
Der Mindestabstand Ihres Anlagenvermerks vom letzten Bestandteil des Briefs beträgt eine Leerzeile – wenn nur handschriftlich unterschrieben wird, mindestens drei Zeilen. Den Verteilvermerk positionieren Sie mit einer Leerzeile Abstand zur Aufzählung im Anlagenvermerk. Bei Platzproblemen darf die Leerzeile wegfallen. Oder Sie setzen die Vermerke rechts neben den Unterschriftsblock. Beginnen Sie dann bei 125,7 mm vom linken Blattrand aus gesehen auf Höhe der Grußformel.
Unsere Empfehlung: Schreiben Sie die Unterschriftenzusätze (zum Beispiel „i. A.“) entgegen der DIN-Empfehlung auch mit der Hand. Denn: Nach § 51 HGB hat der Prokurist in einer Weise zu zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz beifügt. Dies lässt sich auch auf alle anderen Unterschriftsvollmachten übertragen.
Zahlen, Zählen und Abkürzen im Geschäftsbrief nach DIN 5008
Fast kein Geschäftsbrief kommt ohne Zahlen aus – schließlich geht es meist um Umsatz, Abverkauf und mehr. Außerdem wird gern auf Abkürzungen zurückgegriffen. Damit Sie die geschäftliche Korrespondenz Ihres Unternehmens souverän meistern können, helfen wir Ihnen im folgenden Exkurs auf die Sprünge.
Datumsformat
Gemeinsam mit der Begrüßungsformel steht das Datum ganz oben auf dem Briefbogen im Briefkopf. Die Angabe ist im Falle des Geschäftsbriefs nicht nur Teil des Standard-Layouts. Oft dient das Datum als Anhaltspunkt für bestimmte Schritte eines geschäftlichen Prozesses.
Daher ist insbesondere auf seine Korrektheit zu achten. Aber auch die Form sollte stimmen. Die neue DIN 5008 sieht die Nutzung der internationalen Schreibweise vor: 2025-03-06.
Bankleitzahl: In Gruppen gegliedert
Nationale Bankleitzahlen (BLZ) werden von links beginnend nach rechts geschrieben – zweimal in eine Dreiergruppe, einmal in eine Zweiergruppe gegliedert.
Beispiel Bankleitzahl:
BLZ 245 678 33.
Der BIC, der international standardisierte Schlüssel zur Identifizierung von Kreditinstituten, besteht aus einer Zahlen- und Buchstabenkombination. Diese wird zusammengeschrieben.
Beispiel BIC:
PBNKDEFF760
Internationale Kontonummern (IBAN) schreiben Sie wiederum von links nach rechts – fünfmal in eine Vierergruppe, einmal in eine Zweiergruppe aufgeteilt.
Beispiel IBAN:
IBAN DE24 7489 0038 7334 2400 00
Beispiel Telefonnummern
1. Telefonnummer mit Ortsvorwahl
Die Vorwahl wird durch ein Leerzeichen von der Rufnummer getrennt.
Beispiel: 030 12345678
2. Telefonnummer mit Durchwahl
Die Durchwahl steht mit einem Bindestrich direkt hinter der Stammnummer.
Beispiel: 089 987654-23
3. Servicenummern oder Sonderrufnummern
Auch bei Servicenummern wie 0800 erfolgt eine Trennung zur besseren Lesbarkeit.
Beispiel: 0800 1234567
4. Mobilfunknummern im Inland
Mobilnummern beginnen mit der Netzkennzahl und werden danach gegliedert.
Beispiel: 0176 12345678
Din 5008: Regelungen zu Aufzählungen
Aufzählungen nach DIN 5008 dürfen inzwischen auch mehrstufig sein und können spezielle Aufzählungszeichen aus Textverarbeitungsprogrammen beinhalten (z. B. Haken, Pfeil usw.). Zwischen den einzelnen Gliedern kann, muss dabei aber keine Leerzeile stehen.
Zu beachten: Beginnt ein Briefblatt mit einem Gliederungszeichen, muss zum oberen Blattrand mindestens ein Zeilenabstand von vier Leerzeilen bestehen.
Des Weiteren gilt:
- Arabische Zahlen schließen mit Punkt ab: 1., 2. usw.
- Kleinbuchstaben folgt eine Klammern a).
- alle anderen Unterteilungen (Strich, Punkt usw.) enden ohne Punkt.
Viele Vorgaben, aber wenig Zeit? Informieren Sie sich in diesem Artikel über die 15 wichtigsten Gestaltungsregeln der neuen Norm DIN 5008 – inklusive Schreibweise von Telefonnummern, Sendungsvermerk und den wichtigsten Regeln zu Zeilenabständen.
DIN 5008: Abkürzungen mit Leerschritt nach dem Punkt
Abkürzungen, die im vollen Wortlaut gesprochen werden – zum Beispiel „i.(m). A.(uftrag)“ –, erhalten einen Punkt, der ohne Leerzeichen an das abgekürzte Wort gesetzt wird. Wenn Sie mehrere Abkürzungen hintereinander verwenden, betrachten Sie jedes abgekürzte Wort als gesonderte Einheit, und setzen Sie zwischen den verschiedenen Wörtern – auch wenn sie abgekürzt sind – Leerzeichen.
Abkürzungen, die als solche gesprochen werden, erhalten aber keinen Punkt. Dazu gehören beispielsweise:
- AG (Aktiengesellschaft)
- EG (Europäische Gemeinschaft)
- EDV (Elektronische Datenverarbeitung)
Extra-Tipp: Auf www.abkuerzungen.de werden Abkürzungen, deren Bedeutung Ihnen nicht klar ist, „übersetzt“. Einfach die entsprechende Abkürzung eingeben und schon erhalten Sie die passende Lösung.
FAQs: Häufig gestellte Fragen zum Thema Geschäftsbriefe nach Din 5008
1. Welche Schriftgröße ist für Geschäftsbriefe nach DIN 5008 zulässig?
Die empfohlene Schriftgröße liegt zwischen 10 und 12 Punkt – ideal für eine gute Lesbarkeit auf Papier und Bildschirm. In Ausnahmefällen, zum Beispiel bei umfangreichen Zusatzinformationen im Anschriftenfeld, erlaubt die DIN 5008 eine kleinere Schriftgröße, jedoch nicht kleiner als 8 Punkt. Achten Sie stets auf Einheitlichkeit im gesamten Schriftstück. Achten Sie stets auf Einheitlichkeit im gesamten Schriftstück.
2. Welche Schriftstücke müssen zwingend DIN 5008-konform gestaltet werden?
Alle formellen Schriftstücke, die geschäftlichen Zwecken dienen, sollten nach DIN 5008 gestaltet werden – dazu zählen insbesondere Geschäftsbriefe, Angebote, Rechnungen, Mahnungen oder auch Einladungsschreiben. Die Norm sorgt für einheitliche Gestaltung, erleichtert die Kommunikation und stärkt das professionelle Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.
3.Welche Rolle spielt die Gestaltung bei der Einhaltung der DIN 5008?
Die Gestaltung eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008 umfasst mehr als nur die Anordnung von Textbausteinen. Sie betrifft auch Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstände, Hervorhebungen und den strukturierten Aufbau des Dokuments. Eine durchdachte Gestaltung trägt entscheidend dazu bei, dass der Leser Inhalte schneller erfassen und korrekt zuordnen kann.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
