So schreiben Sie Geschäftsbriefe DIN 5008 konform

Bei der Korrespondenz mit Geschäftspartnern kommt es nicht nur auf das richtige Layout und die äußeren Details an. Denn auch der Inhalt Ihres Briefes sollte stimmig sein, um das Unternehmen auf positive Weise zu repräsentieren. Damit ist zum einen eine fehlerfreie und im Idealfall angenehm flüssige Schreibe gemeint. Zum anderen gehören aber auch die Formalitäten dazu, die Sie als Assistenzkraft sicher beherrschen und nach allen Regeln der Höflichkeit anwenden können sollten.

1. Begrüßung 

Die Begrüßungsformel ist äußerst wichtig. Denn sie prägt nicht nur den ersten (Lese-)Eindruck, sondern kann die Außenwirkung Ihres gesamten Unternehmens beeinflussen. Daher ist hier nicht nur an den Empfänger, sondern auch an die eigene Absicht zu denken. 

Als schlicht und klassisch gilt die Formel „Sehr geehrte Damen und Herren“, die auch gleich als Anrede fungiert. Ähnlich, aber persönlicher klingt „Liebe Damen und Herren“. Gleiches lässt sich auf einen Brief an eine Einzelperson übertragen.

Wer sich für ein schlichtes „Guten Tag“ entscheidet, kann praktisch, aber auch kurz angebunden wirken. Möchten Sie Letzteres vermeiden, eignen sich besser tageszeitspezifische Begrüßungen, wie „Guten Morgen“. Im Gegensatz dazu sind aber auch sehr ausgeschmückte oder blumige Eröffnungen mit Vorsicht zu genießen – wie „Liebe Freunde der gepflegten Bettlektüre“. Diese kommen nur in Frage, wenn die Verbindung zum Unternehmen und zur Absicht des Briefes problemlos hergestellt werden kann.

2. Anrede

Auch wenn sich nach und nach Anredeformen durchsetzen, die nicht nur binäre Geschlechtsidentitäten einbeziehen, ist bis dato „Damen und Herren“ bei namentlich unbekannten Empfängern oder einer Gruppe die Formel der Wahl. Ob Sie sich dabei eher für „Liebe Damen und Herren“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ entscheiden, hängt wiederum davon ab, wie gut Sie die Empfänger kennen – und gegebenenfalls von Ihrer Unternehmenskultur. 

Richtet sich der Brief an eine Person, empfiehlt es sich, statt „Frau Meier“ und „Herr Müller“ auf den vollen Namen zurückzugreifen. So wird es im Englischen schon länger praktiziert – und Sie gehen sicher, Respekt vor der persönlichen Geschlechteridentität zu wahren. Auch bei schwer einzuordnenden Vornamen ist dies eine elegante Lösung.

Was Titel betrifft, sind diese – soweit bekannt – immer in die Anrede einzubeziehen. Beim Doktortitel ist die abgekürzte Form gängig, also zum Beispiel „Sehr geehrte (Frau) Dr. Erl“. Ein Professorentitel wird hingegen ausgeschrieben, genauso wie die Bezeichnungen politischer Amtsinhaber. Ein akademisches Diplom, wie „Dipl.-Ing.“ ist nicht Teil der Anrede.

3. Grußformel

Eine Grußformel gehört zum Briefende eines Geschäftsbriefes einfach dazu. Der Standard lautet „Mit freundlichen Grüßen“. Wer es persönlich mag, ergänzt diese Grußformel um weitere Details und Variationen, etwa „Mit freundlichen Grüßen nach München“ oder „Mit herzlichen Grüßen aus Castrop-Rauxel“. Grußformeln wie „Hochachtungsvoll“ oder „Mit vorzüglicher Hochachtung“ gelten in Geschäftsbriefen mittlerweile als veraltet.

Schlichter gestalten sich „Viele Grüße“ oder „Beste Grüße“, die durchaus die etwas sperrige Standardformel ablösen können. Achtung: „Liebe Grüße“ klingen für einen Geschäftsbrief zu persönlich und sind im Privatbrief besser aufgehoben. Die Richtlinien und Ratschläge zu Begrüßung und Schlussformel eines Geschäftsbriefs lassen sich, mit wenigen Ausnahmen, übrigens auch auf die geschäftliche Korrespondenz per E-Mail übertragen.

4. Letzte Zeilen: Firmenname, Unterschrift und Position

In einem Geschäftsbrief kann es hilfreich und sinnvoll sein, am Briefende den Firmennamen vor der Unterschrift noch einmal zu wiederholen. Aber: Erst durch die Unterschrift wird der Geschäftsbrief rechtskräftig. Der Nachname ist dabei Pflicht, der Vorname nicht. Dennoch ist es empfehlenswert, einen Geschäftsbrief mit Vor- und Zunamen zu unterschreiben, da zu einer vollwertigen Persönlichkeit nun einmal der komplette Name gehört.

Da viele Handschriften nicht gut lesbar sind, sollte der Name des Unterzeichners eines Geschäftsbriefs am Briefende in Maschinenschrift noch einmal wiederholt werden. Auch hier gehören Vor- und Nachnamen dazu. Zum einen lassen sich dadurch Verwechslungen vermeiden und zum anderen wird durch den Vornamen meist klar, ob der Verfasser des Briefes männlichen oder weiblichen Geschlechts ist.

Auch die Position des Verfassers kann am Ende eines Geschäftsbriefes auftauchen. Denn häufig ist es für den Adressaten hilfreich zu wissen, wer ihm schreibt. Ist es die Sekretärin, der Hausmeister oder die Projektmanagerin?

Fast kein Geschäftsbrief kommt ohne Zahlen aus – schließlich geht es meist um Umsatz, Abverkauf und mehr. Außerdem wird gern auf Abkürzungen zurückgegriffen. Damit Sie die geschäftliche Korrespondenz Ihres Unternehmens souverän meistern können, helfen wir Ihnen im folgenden Exkurs auf die Sprünge.

Datumsformat

Gemeinsam mit der Begrüßungsformel steht das Datum ganz oben auf dem Briefbogen im Briefkopf. Die Angabe ist im Falle des Geschäftsbriefs nicht nur Teil des Standard-Layouts. Oft dient das Datum als Anhaltspunkt für bestimmte Schritte eines geschäftlichen Prozesses. Daher ist insbesondere auf seine Korrektheit zu achten. Aber auch die Form sollte stimmen. Um Verwechslungen, beispielsweise mit dem amerikanischen Datumsformat, zu vermeiden, wird allgemein gern die alphanumerische Schreibweise verwendet: 10. Juni 2021.

Bankleitzahl: In Gruppen gegliedert

Nationale Bankleitzahlen (BLZ) werden von links beginnend nach rechts geschrieben – zweimal in eine Dreiergruppe, einmal in eine Zweiergruppe gegliedert.

Din 5008: Die Aufzählungen wurden modernisiert 

Aufzählungen nach DIN 5008 dürfen inzwischen auch mehrstufig sein und können spezielle Aufzählungszeichen aus Textverarbeitungsprogrammen beinhalten (z. B. Haken, Pfeil usw.). Zwischen den einzelnen Gliedern kann, muss dabei aber keine Leerzeile stehen.

Des Weiteren gilt:

• Arabische Zahlen schließen mit Punkt ab: 1., 2. usw.
• Kleinbuchstaben folgt eine Klammern a).
• alle anderen Unterteilungen (Strich, Punkt usw.) enden ohne Punkt.

Viele Vorgaben, aber wenig Zeit? Informieren Sie sich in diesem Artikel über die 15 wichtigsten Gestaltungsregeln der neuen Norm DIN 5008 – inklusive Schreibweise von Telefonnummern, Sendungsvermerk und den wichtigsten Regeln zu Zeilenabständen.

DIN 5008: Abkürzungen mit Leerschritt nach dem Punkt 

Abkürzungen, die im vollen Wortlaut gesprochen werden – zum Beispiel „i.(m). A.(uftrag)“ –, erhalten einen Punkt, der ohne Leerzeichen an das abgekürzte Wort gesetzt wird. Wenn Sie mehrere Abkürzungen hintereinander verwenden, betrachten Sie jedes abgekürzte Wort als gesonderte Einheit, und setzen Sie zwischen den verschiedenen Wörtern – auch wenn sie abgekürzt sind – Leerzeichen.

Abkürzungen, die als solche gesprochen werden, erhalten aber keinen Punkt. Dazu gehören AG (Aktiengesellschaft), EG (Europäische Gemeinschaft) und EDV (Elektronische Datenverarbeitung).

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.