Ein dunkelblonder, mittelalter Mann in einem dunkelblauen Anzug und einer gemusterten Krawatte sitzt an einem weißen Schreibtisch. Auf dem Schreibtisch ist ein aufgeklapptes Notebook. In seinen Händen hält er zwei Blatt Papier, die er mit zufriedenem Blick anschaut. Im Hintergrund hängen graue Gardinen neben einem Fenster. Ein weiteres Fenster wird von einer weißen Plissee-Gardine bedeckt.
Wir zeigen, wie man Geschäftsbriefe nach DIN 5008 richtig schreibt © fizkes | Shutterstock

So schreiben Sie Geschäftsbriefe DIN 5008 konform

Kein Geschäftsbrief ohne die DIN 5008: Die Gestaltungsregeln der Richtlinie geben Ihnen ein hilfreiches Werkzeug für den Büroalltag an die Hand. Doch welche formellen Aspekte müssen in einem Geschäftsbrief berücksichtigt werden? Ein Blick in die DIN 5008 gibt Auskunft – von A wie Adressfeld bis Z wie Zeilenabstand. Im Jahr 2020 wurde die Norm um einige Regeln erweitert. Wie Sie einen Geschäftsbrief nach der neuen DIN 5008 schreiben, erfahren Sie hier.

Grundlegendes: Abstände und Seitenränder im Geschäftsbrief nach DIN 5008

Der erste Eindruck macht in der betrieblichen Korrespondenz eine Menge aus. Um dabei die größtmögliche Einheitlichkeit zu erreichen, wurde die Norm DIN 5008 ins Leben gerufen. Sie ist Assistenzkräften und allen, die mit dem Verfassen von Geschäftsbriefen betraut sind, eine immense Hilfe.

So gibt die Norm für Geschäftsbriefe nach DIN 5008 für das grundsätzliche Layout eines jeden Briefblatts feste Regeln vor. Folgende Vorgaben sind in der Norm für Geschäftsbriefe festgeschrieben:

  1. Seitenränder von 2,5 cm zur linken und mindestens 1 cm zur rechten Blattkante
  2. Abstand zur oberen und unteren Blattkante von 1,69 cm
  3. Aufzählungen werden um 4,95 cm eingerückt.

Unser Tipp: Fertigen Sie sich doch nach diesen und den folgenden Ausführungen eine Briefvorlage an – am besten gleich mit Mustertext und mehreren Briefblättern. So sparen Sie künftig viel Zeit beim Verfassen und Gestalten von Geschäftsbriefen – nicht nur sich selbst.


Praxistipp – Seite für Geschäftsbrief einrichten: So geht’s

Damit die formalen Anforderungen gegeben sind, um einen Geschäftsbrief nach DIN 5008 zu verfassen, ist es nötig, die Seite einzurichten. Gehen Sie in Microsoft Word dafür wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Menüband den Reiter „Layout“ aus und klicken Sie auf „Seitenränder“.

 

2. Klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Seitenränder“ und richten Sie die Seite mit folgenden Werten ein:

  • Seitenrand oben: 4,5 cm
  • Seitenrand links: 2,5 cm
  • Seitenrand rechts: 2,0 cm

3. Wenn Sie das Format für weitere Geschäftsbriefe als Standard hinterlegen wollen, klicken Sie auf „Standard festlegen“. Sie rollen die Änderungen nun auf alle Dokumente aus, die auf der Vorlage „Normal“ basieren.

Tipp: Speichern Sie diese Vorlage unter „eigene Dokumente“ > „Benutzerdefinierte Office-Vorlagen“ ab, um die Seiteneinrichtung nicht immer wieder neu vornehmen zu müssen.


Anschriftenfeld: Keine Leerzeile mehr

Das Anschriftenfeld darf beim Geschäftsbrief nach DIN 5008 nicht mehr als neun Zeilen lang und 40 mm hoch sein. Es setzt sich zusammen aus 

  1. Anschrift (sechs Zeilen, Höhe 27,3 mm) und
  2. Zusatz- und Vermerkzone (das ist neu: drei Zeilen, Höhe 12,7 mm). 

In der Zusatz- und Vermerkzone stehen Vorausverfügungen, Produktbezeichnungen oder elektronische Freimachungsvermerke.

Beim Anschriftfeld mit Rücksendeangaben ist es noch ein wenig anders: Hierfür haben Sie nach den Gestaltungsregeln der Norm DIN 5008 eine Fläche von 45 x 85 mm zur Verfügung. Ein solches Feld wird beispielsweise bei Verwendung von Briefumschlägen mit Sichtfenster benötigt.

Die Aufteilung der einzelnen Zonen folgt dann diesen Richtlinien:

  • Positionierung des Anschriftfelds auf einer gedachten Linie von 44,7 mm bis zur oberen Blattkante; bei Fensterbriefumschlägen 62,7 mm 
  • Unterhalb der gedachten Linie: Eigentliche Anschrift, für die 6 Zeilen à 27,3 mm zur Verfügung stehen
  • Oberhalb der gedachten Linie: Rücksendeangaben (in der Regel Absenderangaben) sowie Zusätze und Vermerke („Warensendung“, „nicht nachsenden“ usw.)

Im Allgemeinen empfiehlt sich im Geschäftsbrief nach DIN 5008 eine serifenlose Schriftart zur einfacheren Lesbarkeit.

Vorsicht, Stolperfalle: Falz- und Lochmarken

Beachten Sie beim Layout in Word für Ihre Briefbögen auch Lochmarken und Falzmarken. Häufig werden diese Details vergessen und ruinieren am Ende die angelegte Vorlage. Die Position für Falzmarken – früher auch Faltmarken genannt – sind in der DIN 5008 folgendermaßen festgelegt:

  • 87 mm vom oberen Blattrand aus und weitere 105 mm ab der oberen Falzmarke oder
  • jeweils 105 mm von oberer Blattkante und oberer Faltmarke aus

Änderungen DIN 5008: Das ist neu

Im gesamten Anschriftenfeld gibt es keine Leerzeilen mehr – im Gegensatz zu früheren Ausgaben der DIN 5008, wo zwischen Straße und Ortsangabe sowie zwischen der Anschrift des Empfängers und Zusätzen oder Vermerken jeweils ein deutlicher Absatz angedacht war.Nach den neuen Gestaltungsregeln seit 2020 ist außerdem das Unterstreichen postalischer Vermerke zum Absetzen von der Anschrift nicht mehr zulässig.

Gut zu wissen: Wenn Sie mehr als drei Zeilen Platz in der Zusatz- und Vermerkzone benötigen, dürfen Sie die Anschriftenzone reduzieren, indem Sie eine kleinere Schriftgröße verwenden – aber nicht kleiner als 8 Punkt.

Tipp: Werfen Sie einen Blick auf unseren ausführlichen Artikel zu Adressangaben nach DIN 5008, um sicherzustellen, dass Ihre Gestaltung des Anschriftenfeldes den geltenden Regeln entspricht!


Beispiel Anschriftenfeld für Geschäftsbrief nach DIN 5008

  1.  
  2.  Nicht nachsenden
  3. Einschreiben
  4. Frau Rechtsanwältin
  5. Elisa Meier
  6. Rechtsanwälte Meier & Co.
  7. Abenstaler Straße 9
  8. 82075 Abensberg

Praxis-Tipp: Absätze im Word ansehen für die DIN 5008

In Word können Sie sich ganz einfach Absätze und Leerzeilen anzeigen lassen. Nutzen Sie dafür die praktische Funktion „alle anzeigen“, mit der Absatzmarken und ausgeblendete Formatierungssymbole sichtbar werden. 

So geht’s:

  1. Wählen Sie im Menüband den Reiter „Start“
  2. Klicken Sie auf das Absatzsymbol ganz rechts

Wo kommt die Briefmarke auf den Briefumschlag?

Assistenzkräfte vor allem größerer Unternehmen müssen sich darauf einstellen: In Bezug auf das Anschriftenfeld hat sich seit 2020 einiges geändert. Zugunsten der Außenwirkung sollte jedes Unternehmen darauf bedacht sein, die neuen Gestaltungsregeln umzusetzen. 

Zumindest bei der Briefmarke ist aber alles beim Alten geblieben: Sie wird nach wie vor oberhalb des Anschriftenfelds rechts aufgeklebt. Achten Sie jedoch drauf, dass die Briefmarke nicht zu nah an den Kanten oben und rechts sitzt und lassen Sie besser zu beiden Seiten etwas Abstand. Es könnte sonst in der Bearbeitungsstelle der Post passieren, dass sich die Briefmarke vom Briefumschlag löst. Bei einem Großbrief ist der Platz der Briefmarke auf dem Umschlag identisch.

DIN 5008 Ortsangabe im Geschäftsbrief: Ortsteilangaben ohne Postleitzahl DIN 5008 konform schreiben

Oft ist es mit der Ortsangabe nach DIN 5008 nicht getan: Damit der Geschäftsbrief auch sicher beim Empfänger ankommt, bietet sich in manchen Fällen die zusätzliche Angabe des Ortsteils an. Schreiben Sie in diesem Fall die Ortsteilangabe ohne Postleitzahl und nicht als Zusatz zum Bestimmungsort. 

Besser: Platzieren Sie die Ortsteilangabe in einer gesonderten Zeile oberhalb der Zustell- oder Abholangabe.

Beispiel für eine DIN 5008 konforme Ortsteilangabe:

Horst Schmitz GmbH

Furth

Ertlweg 6

81234 München


Übrigens: Bei der Zustellangabe dürfen zusätzlich der Gebäudeteil, das Stockwerk oder die Wohnungsnummer, abgetrennt durch zwei Schrägstriche, angegeben werden.

Beispiel Gebäudeteilangabe:

Frau

Dr. Elisabeth Wutte

Lilienweg 54//W 46

12345 Berlin


„Betreff“: Wird laut DIN 5008 im Geschäftsbrief nicht geschrieben

Nachdem Layout, Anschriftenfeld, Rücksendeangaben und sonstige Details zum Aufbau geklärt sind, geht ans Inhaltliche: Den Brieftext selbst. Schon bei den ersten Zeilen kann der Absender, der die Gestaltungsregeln der neuen DIN 5008 nicht kennt, leicht auf die falsche Fährte gelangen.

Zum Text gehört der Betreff, der mit einem Zeilenabstand von zwei Zeilen über der Anrede oder Begrüßung steht. Hier gilt: Das Wort „Betreff“ wird nicht geschrieben. Der Betreff kann aber weiterhin hervorgehoben werden, allerdings nur noch durch Fettschrift oder eine farbliche Kennzeichnung. Andere Arten der Hervorhebung werden nach der neuen DIN 5008 seit 2020 nicht mehr empfohlen.

Nun zum Schreiben der Betreffzeile: Beginnen Sie immer – ohne Einrückungen – an der Fluchtlinie Ihres Brieftextes. Ist ein längerer Betreff vonnöten, können Sie diesen sinngemäß auf mehrere Zeilen verteilen. Allerdings empfiehlt sich aus optischen Gründen eine Beschränkung auf zwei Zeilen.

Besitzt Ihr Briefkopf eine Bezugszeichenzeile? Dann steht der Betreff zwei Leerzeilen nach der Bezugszeichenzeile oder dem Informationsblock. Nach dem Betreff fügen Sie einen Absatz von zwei Leerzeilen ein und beginnen mit der Anrede.

Beispiel Platzierung der Betreffzeile:

 Einladung zur Weihnachtsfeier

Sehr geehrte Frau Meier,

 


Tipp: Verwenden Sie in Geschäftsbriefen ausschließlich Fettdruck, um die Betreffzeile besonders hervorzuheben. Farbige Betreffe eignen sich nur für Glückwunsch- oder Werbeschreiben.

Anlage Brief: Vermerke nur noch in Fettschrift

Die Wörter „Anlage/Anlagen“ und „Verteiler“ sollten seit den Neuerungen im März 2020 nach der DIN 5008 im Geschäftsbrief nur noch durch Fettschrift hervorgehoben werden. Hervorhebungen durch:

  • Einrücken, 
  • Zentrieren oder 
  • Unterstreichen 

sind nicht mehr erlaubt. 

Beachten Sie auch: Nach den Vermerken steht nie ein Doppelpunkt!

Der Mindestabstand Ihres Anlagenvermerks vom letzten Bestandteil des Briefs beträgt eine Leerzeile – wenn nur handschriftlich unterschrieben wird, mindestens drei Zeilen. Den Verteilvermerk positionieren Sie mit einer Leerzeile Abstand zur Aufzählung im Anlagenvermerk. Bei Platzproblemen darf die Leerzeile wegfallen. Oder Sie setzen die Vermerke rechts neben den Unterschriftsblock. Beginnen Sie dann bei 125,7 mm vom linken Blattrand aus gesehen auf Höhe der Grußformel.

Unsere Empfehlung: Schreiben Sie die Unterschriftenzusätze (zum Beispiel „i. A.“) entgegen der DIN-Empfehlung auch mit der Hand. Denn: Nach § 51 HGB hat der Prokurist in einer Weise zu zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz beifügt. Dies lässt sich auch auf alle anderen Unterschriftsvollmachten übertragen.

Abstand bei Vermerken: So sollte es aussehen 

Herzliche Grüße

Polegek Office Consulting

ppa. (Unterschrift handschriftlich)

Heidrun Polegek

Anlagen

  1. Prospekt
  2. Preislisten

(•)

Verteiler

Karl Schmidt


Zahlen, Zählen und Abkürzen im Geschäftsbrief nach DIN 5008

Fast kein Geschäftsbrief kommt ohne Zahlen aus – schließlich geht es meist um Umsatz, Abverkauf und mehr. Außerdem wird gern auf Abkürzungen zurückgegriffen. Damit Sie die geschäftliche Korrespondenz Ihres Unternehmens souverän meistern können, helfen wir Ihnen im folgenden Exkurs auf die Sprünge.

Datumsformat

Gemeinsam mit der Begrüßungsformel steht das Datum ganz oben auf dem Briefbogen im Briefkopf. Die Angabe ist im Falle des Geschäftsbriefs nicht nur Teil des Standard-Layouts. Oft dient das Datum als Anhaltspunkt für bestimmte Schritte eines geschäftlichen Prozesses. 

Daher ist insbesondere auf seine Korrektheit zu achten. Aber auch die Form sollte stimmen. Um Verwechslungen, beispielsweise mit dem amerikanischen Datumsformat, zu vermeiden, wird allgemein gern die alphanumerische Schreibweise verwendet: 10. Juni 2023.

Bankleitzahl: In Gruppen gegliedert

Nationale Bankleitzahlen (BLZ) werden von links beginnend nach rechts geschrieben – zweimal in eine Dreiergruppe, einmal in eine Zweiergruppe gegliedert.

Beispiel Bankleitzahl:

BLZ 245 678 33.

Der BIC, der international standardisierte Schlüssel zur Identifizierung von Kreditinstituten, besteht aus einer Zahlen- und Buchstabenkombination. Diese wird zusammengeschrieben.


Beispiel BIC:

PBNKDEFF760

Internationale Kontonummern (IBAN) schreiben Sie wiederum von links nach rechts – fünfmal in eine Vierergruppe, einmal in eine Zweiergruppe aufgeteilt.


Beispiel IBAN:

IBAN DE24 7489 0038 7334 2400 00


Din 5008: Die Aufzählungen wurden modernisiert 

Aufzählungen nach DIN 5008 dürfen inzwischen auch mehrstufig sein und können spezielle Aufzählungszeichen aus Textverarbeitungsprogrammen beinhalten (z. B. Haken, Pfeil usw.). Zwischen den einzelnen Gliedern kann, muss dabei aber keine Leerzeile stehen.

Zu beachten: Beginnt ein Briefblatt mit einem Gliederungszeichen, muss zum oberen Blattrand mindestens ein Zeilenabstand von vier Leerzeilen bestehen.


Des Weiteren gilt:

  • Arabische Zahlen schließen mit Punkt ab: 1., 2. usw.
  • Kleinbuchstaben folgt eine Klammern a).
  • alle anderen Unterteilungen (Strich, Punkt usw.) enden ohne Punkt.

Viele Vorgaben, aber wenig Zeit? Informieren Sie sich in diesem Artikel über die 15 wichtigsten Gestaltungsregeln der neuen Norm DIN 5008 – inklusive Schreibweise von Telefonnummern, Sendungsvermerk und den wichtigsten Regeln zu Zeilenabständen.

DIN 5008: Abkürzungen mit Leerschritt nach dem Punkt 

Abkürzungen, die im vollen Wortlaut gesprochen werden – zum Beispiel „i.(m). A.(uftrag)“ –, erhalten einen Punkt, der ohne Leerzeichen an das abgekürzte Wort gesetzt wird. Wenn Sie mehrere Abkürzungen hintereinander verwenden, betrachten Sie jedes abgekürzte Wort als gesonderte Einheit, und setzen Sie zwischen den verschiedenen Wörtern – auch wenn sie abgekürzt sind – Leerzeichen.

Abkürzungen, die als solche gesprochen werden, erhalten aber keinen Punkt. Dazu gehören beispielsweise: 

  • AG (Aktiengesellschaft)
  • EG (Europäische Gemeinschaft) 
  • EDV (Elektronische Datenverarbeitung)

Extra-Tipp: Auf www.abkuerzungen.de werden Abkürzungen, deren Bedeutung Ihnen nicht klar ist, „übersetzt“. Einfach die entsprechende Abkürzung eingeben und schon erhalten Sie die passende Lösung.


Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.

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