Neue DIN 5008 Norm: Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung von Geschäftsbriefen

Gerade bei geschäftlicher Korrespondenz sind Fehler nicht nur unschön und wirken unprofessionell, sondern können auch schlimme Folgen nach sich ziehen. Rechtschreibung und damit auch die DIN 5008 ist in der professionellen Korrespondenz unheimlich wichtig, weswegen Sie die wichtigsten Regeln für die neue DIN 5008 unbedingt kennen sollten!

Für Büroangestellte ist die DIN 5008 ein wichtiges Regelwerk für den Arbeitsalltag. Inhaltlich muss nicht nur die Rechtschreibung sowie die Zeichensetzung und die Grammatik stimmen, auch die Optik, Gestaltung und das Layout spielen bei Briefen eine erhebliche Rolle, damit die Schriftstücke schnell und rationell erfasst werden können.

Die dazu notwendigen Regeln sind in der DIN 5008 zusammengefasst. So gut wie jede Sekretärin und jeder Assistent kennt diese Norm, in der Gestaltungs- und Schreibregeln für die geschäftliche Korrespondenz geregelt sind.

Die stetige Weiterentwicklung der Norm ist die Antwort auf die Entwicklungen des Schriftverkehrs, die regelmäßig angepasst und in die Norm übernommen werden.

Davon profitieren recht viele Büroangestellte und Sekretärinnen. Denn beim Verfassen von ansprechender, zeitgemäßer und rechtskonformer Geschäftspost können sie sich damit auf verbindliche Regeln im Hinblick auf die geschäftliche Korrespondenz verlassen.

Standards für internationale Briefe

Der Erstausgabe der DIN 5008 im Jahr 1949 folgten etliche Aktualisierungen, die letzte im März 2020. Heute wird die DIN 5008 von Sekretärinnen, Office Angestellten und den meisten anderen kaufmännisch ausgebildeten Angestellten bei der Verarbeitung von Texten genutzt. Daher ist sie auch Bestandteil jeder Ausbildung im kaufmännischen Bereich.

Übrigens nicht nur in deutscher Sprache – auch internationale geschäftliche Korrespondenz folgt bestimmten Regeln und wird im Zuge der Globalisierung für Büroangestellte immer bedeutender.

Die meisten Schreiben zwischen geschäftlichen Kontakten oder Partnerschaften werden nach wie vor auf Englisch verfasst, und es ist unbestreitbar von Vorteil, die wichtigsten Regeln zu kennen, damit englische Geschäftsbriefe und der Austausch internationaler Beziehungen reibungslos funktioniert.

Seit März 2020 liegt nun die neue DIN 5008 Norm vor, welche die neuen Schreib- und Gestaltungsregelungen für Textverarbeitung enthält. Bis die neuen Regeln erschienen sind, musste der zuständige Normenausschuss „Informationstechnik und Anwendungen“, der an der Reform gearbeitet hat, viele Korrekturen vornehmen.

Das musste er zwar auch schon bei vorherigen Änderungen der Normvorschrift. Jedoch anders als im Jahr 2011, als bei der letzten Änderung viele bis dahin geltende Regeln abgeschafft wurden, sind die aktuellen Reformen inhaltlich eher moderat - trotzdem aber ist das Regelwerk enorm angewachsen.

Statt ehemals 70 Seiten sind es in der aktuellen Fassung stolze 126, was nicht zuletzt an den vielen Anwendungsbeispielen und Mustern liegt, mit denen die neuen Regeln anschaulich dargestellt werden.

Die Änderungen der DIN 5008 Norm auf einen Blick

Professionelle Textverarbeitung mit der neuen DIN 5008 Norm

Welche Schreibweise gilt bei Aufzählungen? Welchen Zeilenabstand muss ich einhalten? Darf ich Emojis verwenden? Wer professionelle Geschäftsbriefe und E-Mails schreibt, muss auf viele Dinge achten. Viele Sekretärinnen und Assistenten kennen die Vorgaben der Norm noch aus der Berufsschulzeit und wissen, wie ein Adressfeld aufgebaut und ein Geschäftsbrief gestaltet werden sollte, um übersichtlich zu sein. Auch wie Tabellen am besten gelingen, um schnell verstanden zu werden, ist den meisten Büroangestellten sehr gut vertraut.

Allerdings: Seit März 2020 müssen sie sich zur Einhaltung der gültigen Standards für Geschäftsbriefe nach DIN 5008 an der Reform orientieren. Sehr viele Bereiche des Nachschlagewerks wurden dazu aktualisiert und neu gegliedert. Unter anderem gibt das Regelwerk nun Antworten auf folgende Fragen:

• Wie gliedere ich einen langen Text?
• Wie werden Telefonnummern geschrieben?
• Wie wird die IBAN korrekt angegeben?
• Wie spreche ich den oder die Empfänger korrekt an?
• Wie verfahre ich bei der Signatur in einer E-Mail?
• Wie wird die BIC (früher Bankleitzahl) richtig geschrieben?
• Wie wird das Anschriftfeld gestaltet?
• Wo stehen die Betreffzeile, das Datum und der Infoblock?
• Wie wird bei Hervorhebungen verfahren?
• Wann sind Abkürzungen zulässig?

Mit dem neuen Regelwerk wurde noch einmal Wert darauf gelegt, die aktuellen Regeln für die Nutzer einfach und nachvollziehbar darzustellen. Deshalb wurden auch zahllose Beispiele zur Veranschaulichung in die neue DIN 5008 aufgenommen.

Neue Gestaltungsregeln für alle Bereiche

Die DIN 5008 beschäftigt sich mit allen Gestaltungsregeln, die für die korrekte Erstellung schriftlicher Korrespondenz im Büro von Belang sind. Dazu gehören zum Beispiel das Anschriftfeld, Formeln, aber auch Satzzeichen und die Gestaltung von Emails sowie Tabellen.

Zu all diesen Themen werden mit der DIN 5008 Angaben gemacht, mit denen gängige Fragen sicher beantwortet werden können. Solche Fragen betreffen häufig die Schreibweise von Telefonnummern, des Datums oder der Signatur:

• Eine falsche Telefonnummer auf Visitenkarten oder in Geschäftsbriefen wirkt unseriös, ist mehr als ärgerlich und kann im schlimmsten Fall zum Verlust von Aufträgen oder anderen ausgeprägten Schwierigkeiten führen.
• Fragen nach der korrekten Zahlengliederung ergeben sich häufig bei langen oder internationalen Telefonnummern oder auch bei Postleitzahlen oder IBAN-Nummern.
• Ähnliches gilt für die korrekte Schreibweise des Datums. Hier sind laut DIN-Norm zum Beispiel mehrere Varianten möglich, bei denen jedoch verschiedene Aspekte bedacht werden sollten.
• Und bei der Signatur kommt es nicht nur auf die Optik an: Allein aus rechtlichen Gründen muss jeder geschäftlichen E-Mail eine Signatur angefügt werden – mit allen rechtssicheren Inhalten.

Neue Empfehlungen für virtuelle Ordner und Dateien

Die Empfehlungen beziehen sich auf die typografisch korrekte Benutzung von Schriftzeichen, Satzzeichen, Rechenzeichen. Das betrifft neben Formeln, Zahlengliederungen und Tabellen auch Textgliederung und Briefgestaltung.

Widmete sich die Norm früher zu einem großen Teil einheitlichen Regeln für das Maschineschreiben, hat die Novelle 2020 viele Bereiche der digitalen, internen und externen Korrespondenz und Textverarbeitung aufgegriffen. So zum Beispiel die Empfehlung für einheitliche Bezeichnungen von virtuellen Ordnern und Dateien.

Mit dem Fortschritt der digitalen Entwicklung werden in der neuen DIN 5008 auch folgende Themen aufgegriffen:

• Tabellengestaltung zum Beispiel für Formulare, Rechnungen, Lieferscheine und Checklisten.
• Gestaltung von Präsentationen.
• Modernes Layout sowie der Inhalt von Protokollen.
• Korrespondenz bei besonderen Anlässen.

Neue DIN 5008 Norm: Typografische Veränderungen bei Geschäftsbriefen

Hinzu kommen Neuregelungen der DIN 5008 bei typografisch anspruchsvollen Änderungen, genauso wie neue Regeln bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen. Und noch mehr: Unter anderem

• wird nur noch das Anschriftenfeld/Adressfeld mit integrierter Absenderangabe angegeben.
• wurden die Bezugszeichenzeile und die Kommunikationszeile gestrichen. Stattdessen wurde ein Informationsblock eingeführt.
• wird in der neuen DIN Wert auf gendergerechte Anrede gelegt.
   

Bis zur Reform im März 2020 war es üblich, dass das Sekretariat beim Verfassen geschäftlicher Post gemäß den Empfehlungen der DIN-Norm zwei Möglichkeiten bei der Gestaltung des Adressfeldes hatte – nämlich einem Anschriftsfeld mit beziehungsweise ohne Rücksendeangabe. Mit der jüngsten Novelle der DIN 5008 wird nun empfohlen, die Rücksendeangabe in das Anschriftenfeld zu integrieren. Ein Anschriftenfeld ohne Rücksendeangabe hingegen gilt als nicht mehr zeitgemäß.

Lieber Infoblock statt Bezugszeichenzeile

Seitdem wird auch dem Informationsblock gegenüber der Bezugszeichenzeile klar der Vorzug gegeben. Auf diese Weise sind die nötigen Informationen übersichtlicher dargestellt. Als Standard beim Informationsblock gilt folgende Reihenfolge:

1. Ihr Zeichen
2. Ihre Nachricht vom
3. Unser Zeichen
4. Unsere Nachricht vom
5. Name 
6. Telefon
7. Telefax
8. E-Mail
9. Datum

Beim gestalteten Informationsblock darf auch vom Standard abgewichen werden. Einzelne Leitwörter können verändert, ausgelassen oder um andere Wörter ergänzt werden. In diesem Fall werden die nötigen Angaben nicht direkt hinter die Leitwörter gesetzt, sondern mit einem Abstand von mindestens einem Leerzeichen an einer eigenen Fluchtlinie ausgerichtet. Gemeint ist dabei die Fluchtlinie, die mit dem längsten Leitwort korrespondiert.

Neue DIN-Norm: Auch für Bewerbungen relevant

Wer sich auf eine neue Stelle bewirbt, macht sich meist viel Arbeit und greift bei der Gestaltung des Schreibens häufig auf den Standards der DIN-Norm zurück.

Es macht sich zweifellos gut, in einem Bewerbungsschreiben die gängigen Regeln zu befolgen. Viele Firmen erwarten sogar von den Bewerbern Kenntnisse und Umsetzung der Norm. Das betrifft insbesondere Berufe, bei denen der Arbeitnehmer viele Geschäftsbriefe verfasst, zum Beispiel im kaufmännischen, juristischen und administrativen Bereich.

Bewerbung: Linksbündig oder Blocksatz

Auf der einen Seite dokumentiert der Jobanwärter mit Einhaltung der Regeln, dass er informiert ist, andererseits verhilft die DIN 5008 auch zu einem optisch ansprechenden Schreiben.

Gleichzeitig profitiert auch die Personalabteilung eines Betriebs davon, weil sich Bewerbungen nach DIN 5008 leichter und rationeller lesen lassen. Für eine Bewerbung wird der Text linksbündig ausgerichtet, möglich ist jedoch auch Blocksatz – in diesem Fall sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die einzelnen Wörter einen relativ einheitlichen Abstand zueinander haben. Auch die korrekte Gestaltung der Anschrift gehört zu einem gelungenen Bewerbungsschreiben.

Für die geschäftliche Korrespondenz gelten unzählige Regeln für jeden erdenklichen Bereich, damit ein professionelles Schreiben gelingt. Das betrifft auch den Aufbau der Zeilenpositionen. Ein Geschäftsbrief ist formal nach einem genauen Schema aufgebaut. Es gibt zwei Varianten (Form A und Form B), wobei Form B gängiger ist.

Formblatt A

Formblatt B

Für Geschäftsbriefe empfiehlt die DIN-Norm 5008 auch Standards für die Seitenränder, die Betreffzeile, Anrede, den Briefkopf sowie die Anschrift und dem Briefabschluss mit der Grußformel (Signatur). Für die jeweiligen Formatierungen werden folgende Empfehlungen abgegeben:

Seitenränder nach DIN 5008

Bei den Seitenrändern sollten diese Empfehlungen eingehalten werden:

• Zeilenabstand einfach (ohne Leerraum),
• Absatzabstand: 1 bis 1,5,
• Seitenrand links 2,5 Zentimeter,
• Seitenrand rechts 1,5 Zentimeter (darf aus optischen Gründen  bis auf 2 Zentimeter ausgedehnt werden),
• der Abstand zwischen dem oberen Blattrand und der ersten Zeile beträgt 2 bis 4,5 Zentimeter,
• Abstand zwischen unterster Zeile und Blattrand beträgt zwei bis maximal 4 Zentimeter.

Betreffzeile nach DIN 5008

Die Betreffzeile ist nicht zwingend, kann jedoch durchaus sinnvoll sein. Nach DIN 5008 steht vor der Betreffzeile kein Hinweis oder keine hinweisende Abkürzung („Betreff“, „Betr.“). Formal müssen sich zwischen der Betreffzeile und der Anrede zwei Leerzeichen befinden. Auf einen Punkt am Ende wird außerdem verzichtet. Die Betreffzeile sollte sich über maximal zwei Zeilen erstrecken.

Briefkopf nach DIN 5008

Der Briefkopf für die Geschäftspost wird meistens von einem Grafiker gestaltet. Dabei gibt es normalerweise zwei Größen (27 und 45 Millimeter Höhe). Je nach Größe bleibt mehr oder weniger Raum für den Text. Obwohl der Briefkopf nicht den Empfehlungen der DIN-Norm unterliegt, sollte beim Anschriftfeld auf die DIN-Regelung geachtet werden.

Anrede nach DIN 5008

Die Anrede steht immer unter der Fluchtlinie, dann folgt eine Leerzeile, schließlich der Text. Grundsätzlich beginnt die Zeile mit der Anrede, anschließend folgt der Name und gegebenenfalls der Titel beziehungsweise die Funktion. Der Abstand der Betreffzeile über der Anrede beträgt laut DIN 5008 zwei Leerzeilen. Es besteht keine Regelung darüber, wie die Anrede genau formuliert werden muss. Allerdings soll mit der neuen Auflage der DIN-5008 an gendergerechte Sprache gedacht werden. Die Anrede stellt eine Beziehung zwischen Absender und Empfänger her. Neben der vielfach üblichen Anrede „Sehr geehrter Herr/geehrte Frau“, an deren Ende ein Komma steht, sind in vielen Fällen auch modernere Varianten zulässig, besonders dann, wenn bereits geschäftliche Beziehungen bestehen:

• „Liebe Frau Herbst,“
• „Guten Tag, Herr Winter,“
• „Hallo, Frau Sommer,“

Anschrift nach DIN 5008

Seit der Reform umfasst das gesamte Adressfeld im Schriftverkehr neun Zeilen, davon stehen drei Zeilen für Versendungsvermerke zur Verfügung. Die sechs weiteren Zeilen sind für die eigentliche Anschrift gedacht. Demnach beginnt die Anschrift erst mit der vierten Zeile. Das Anschriftenfeld nach DIN 5008 mit integrierter Rücksendeangabe ist wie folgt aufgebaut:

• Größe: 45 Millimeter,
• Zusatz- und Vermerkzone im oberen Bereich: 17,7 Millimeter (mit 5 Zeilen in Schriftgröße 8pt.),
• Anschriftzone: 27,3 Millimeter (sechs Zeilen – Firma, Name, Straße/Postfach, Ort, Land).

Beispiel für die Verwendung eines einzeiligen Versendungsvermerks:

Abschluss (Grußformel) nach DIN 5008

Zwischen der Grußformel und dem Anlagehinweis wird eine Leerzeile gesetzt. Die Elemente der Grußformel werden mit je einer Leerzeile voneinander getrennt (bis auf das Feld für die handschriftliche Unterschrift, für die drei Leerzeilen vorgesehen sind) und stehen laut DIN-Norm in dieser Reihenfolge:

• Grußzeile,
• Firma/Unternehmen,
• Unterschrift (handschriftlich),
• Unterschrift (maschinell),
• Hinweis auf Anlagen.

Auch die Verwendung von gendergerechter, also geschlechtsneutraler Sprache, wird in der neuen DIN 5008 thematisiert. Ein Augenmerk liegt dabei auf Alternativen für gendergerechte Anrede.

Gleichzeitig widmet sich die neue DIN 5008 der Frage nach zeitgemäßen Ersatzformulierungen für die gängige Anrede „Sehr geehrter“ oder „Sehr geehrte“. Als Alternative schlägt das Regelwerk die geschlechtsneutrale Formulierung „Sehr geehrte Persönlichkeiten“ vor.

Künftig sollen in Geschäftsbriefen alle drei Geschlechter berücksichtigt werden: Männlich, weiblich, divers. Wer sicher ist, in seinem Schreiben nur männliche und weibliche Empfänger anzusprechen, kann die Anrede jedoch auf zwei Geschlechter ausrichten: „Sehr geehrte Mitarbeiter, sehr geehrte Mitarbeiterinnen“.

Sollen alle drei Geschlechter angesprochen werden, bieten sich zum Beispiel folgende Formulierungen an:

• „Sehr geehrte Mitarbeitende“,
• „Sehr geehrte User“,
• „Liebe im Unternehmen Beschäftigte“,
• „Liebes Team“,
• „Sehr geehrtes Gremium“,
• Liebe Teammitglieder“,
• Sehr geehrte Teilnehmer“,
• „Liebes Kollegium“,
• „Liebe Beschäftigte“.

Bei einer größeren Gruppe von Personen ist die Verwendung des Unterstrichs (Gender-Gap) ebenso möglich wie das Sternchen (Gender-Star):

• „Sehr geehrte Teilnehmer_innen“,
• „Liebe Bürger*innen“. 

Auch die professionelle Gliederung eines Briefes folgt den Empfehlungen der DIN 5008 Norm. Zur Gliederung gehören:

• Absätze,
• Aufzählungen,
• Abschnitte,
• Überschriften,
• Fußnoten,
• Schriftart und Schriftgröße,
• Hervorhebungen (durch Fettschrift, Unterstreichen, Großbuchstaben, farbige Schrift, etc.),
• Einrückungen,
• Zeilenabstand,
• Zeilenabstände mit damit verbundenen Leerzeichen.

Die Gliederung des Textes dient maßgeblich der besseren Lesbarkeit und gibt dem Dokument Struktur. Damit wird es einfacher, die Informationen schnell zu finden und zu verstehen. Mit der Gliederung des Fließtextes wird das Dokument in logische Sinnabschnitte eingeteilt.

Abschnitte oder Abschnittsüberschriften zum Beispiel werden durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt und am Ende nicht mit einem Punkt versehen. Die DIN-Normungen helfen außerdem, auch Abschnitte mit einem Leerzeichen vom Text abzugrenzen – sowohl vom nachfolgenden als auch vom vorhergehenden Text.

Wie lang ein Absatz sein darf, ist in der DIN-Norm geregelt. Sinnvoll ist jedoch, für bessere Lesbarkeit nach ungefähr sieben Zeilen einen neuen Absatz einzufügen.

Fußnoten, Aufzählungen, Überschriften: Die Vorschriften der DIN 5008

• Auch Fußnoten gehören zu den Gliederungselementen eines Textes. Sie werden durchnummeriert als hochgestellte Zahlen angezeigt. Die Fußnote selbst steht am Ende, am „Fuß“ der jeweiligen Seite und muss durch mindestens ein Leerzeichen optisch vom Text abgegrenzt werden.
• Bei der Aufzählung wird folgendermaßen verfahren: Vor und nach jeder Aufzählung wird eine Leerzeile gesetzt.
• Für geschäftliche Schriftstücke sieht die DIN 5008 einen einzeiligen Zeilenabstand vor. Bei anderen Dokumenten kann der Abstand vergrößert werden (1,5-zeilig, 2-zeilig), weil sich längere Texte (zum Beispiel in Protokollen) sonst schwer lesen lassen. Aufzählungsmöglichkeiten finden sich in allen Textverarbeitungsprogrammen (Bullet-Points etc.).
• Bei Überschriften, aber auch Kopfzeilen kann die Schriftgröße verändert werden, um sich deutlich vom Text abzuheben. Dabei werden die Überschriften/Kopfzeilen durch einheitliche Abstände vom eigentlichen Text getrennt.
• Einrückungen sind im Grunde Hervorhebungen und dienen dazu, wichtige Textpassagen visuell zu markieren. Sie werden mit je einer Leerzeile vor und nach dem eingerückten Textabschnitt abgesetzt. Die DIN 5008 empfiehlt, die Einrückungen 2,5 Zentimeter vom linken Blattrand zu positionieren, enden sollten Einrückungen mindestens einen Zentimeter vor dem rechten Blattrand.

Schriftart und Schriftgröße

Für leichte Lesbarkeit spielen auch Schriftart und Schriftgröße eine Rolle. Hinzu kommt die Verwendung von Rechenzeichen, Textzeichen, Satzzeichen und Schriftzeichen. Bei der Wahl der Schriftart sollte – so die Leitlinie – auf Schrifttypen wie Schreibschrift (Brush script M7, Freestyle script) und solche mit Kapitälchen (Kleinbuchstaben in der Form von Großbuchstaben) oder auch auf exotische, extravagante und verschnörkelte Schrifttypen (Old english text, Algerian) verzichtet werden. Als geeignete Schriftgröße sieht die Norm mindestens 10 Punkt vor, besser noch 12 Punkt. Geeignete Schriftarten nach DIN 5008:

• Arial,
• Times,
• Helvetica.

Allerdings sind noch weitere Schriftarten möglich, obwohl sie nicht empfohlen werden:

• Verdana,
• Palatino,
• Optima.

Wichtig ist, darauf zu achten, dass die ausgewählte Schriftart leicht lesbar und gut proportioniert ist.

Hervorhebungen laut DIN 5008 Norm

Mit Hervorhebungen können Abschnitte eines Textes oder auch nur einzelne Wörter betont werden. Für Hervorhebungen gibt es folgende Möglichkeiten (auch in Kombination):

• Einrücken,
• Zentrieren,
• Unterstreichen, 
• Fettschrift,
• Kursivschrift,
• Anführungszeichen,
• Großbuchstaben,
• Wechsel der Schriftart und Schriftgröße.

Schreib- und Gestaltungsregeln bei Rechenzeichen

Bei der Darstellung von Rechenzeichen in Dokumenten gibt die DIN-Norm eine klare Vorgabe, wie zum Beispiel Additions- und Subtraktionszeichen in Geschäftsbriefen verwendet werden:

10 + 7; 5 + 3; 1267 + 432

345 - 341; 876 – 23; 345 – 98

Zwischen den Additions- und Subtraktionszeichen wird je ein Leerzeichen gesetzt. Werden diese jedoch als Vorzeichen verwendet, entfällt das Leerzeichen:

+20 °C

100 – 110 = -10

Das Multiplikationszeichen nach DIN 5008 darf durch ein kleines x oder einen Punkt dargestellt werden:

4 x 5

5 ⋅ 4

Auch hier gilt: Je ein Leerzeichen zwischen den Rechenzeichen und den Zahlen. Bei der Division hingegen gibt es laut DIN-Norm es nur eine Möglichkeit – den Doppelpunkt:

20 : 4

2.000.000 : 12

Das Gleichheitszeichen wird durch einen Doppelstrich dargestellt:

10 + 10 = 20 (mit je einem Leerzeichen)

DIN-Norm gilt auch für Satzzeichen

Die korrekte Verwendung von Satzzeichen schafft im Text nicht nur Überblick, sondern zeugt auch von der Professionalität des Verfassers. Fehler passieren hier besonders häufig und machen nicht nur einen negativen Eindruck, sondern sorgen auch für eine Störung des Leseflusses.

Unter diesen Zeichen versteht man:

• Punkte,
• Kommas,
• Doppelpunkte,
• Gedankenstriche,
• Frage- und Ausrufezeichen,
• Apostrophe,
• Auslassungs- und Anführungszeichen,
• Klammern.

Gemäß DIN 5008 gelten zum Beispiel folgende Regeln:

Nach der jüngsten Reform hat die Bezeichnung „Mittestrich“ ausgedient. Verwendet werden seit März 2020 die Begriffe „Kurzstrich“ (als Bindestrich und Ergänzungsstrich) und „Langstrich“ („Halbgeviertstrich“ für die Wörter „bis“, „gegen“ und Streckenangaben).

Vorgaben für Schriftzeichen laut neuer DIN 5008 Norm

Für Schriftzeichen gelten folgende Regeln:

IBAN, Datum, Postleitzahl: Mit der Reform 2020 wurden einige Änderungen bei der korrekten Schreibweise von Zahlen eingeführt.

Datum

Unter anderem favorisiert die DIN 5008 die Schreibweise des Datum Jahr-Monat-Tag:

2020-03-01 (für den 1. März 2020)

Zudem empfiehlt die DIN-Norm eine vierstellige Darstellung der Jahreszahl. Erlaubt sind – bei nationalem Briefverkehr – jedoch auch die folgenden Schreibweisen:

01.03.2020

1. März 2020 (keine Null bei einstelligen Angaben des Tags)

Bei Schreiben innerhalb Deutschlands darf also das Datum in der Reihenfolge Tag/Monat/Jahr geschrieben werden, obwohl die Empfehlung die absteigende Form bevorzugt.

IBAN

Die Internationalen Bankleitzahlen, kurz IBAN, unterscheiden sich in der Länge je nach Land und werden von links nach rechts in Vierergruppen gegliedert:

IBAN Deutschland: DE60 2345 9876 6754 1223 44

IBAN Dänemark: DK66 7112 2312 6597 33

Postleitzahl

Während die Postleitzahl nicht gegliedert wird, werden Postfachnummern zweistellig von rechts unterteilt:

Postfach 1 57 66

Währungsbezeichnungen

Bei Währungsbezeichnungen gibt es laut DIN-Norm mehrere Möglichkeiten:

EUR 150

150 EUR

150 €

€ 150,00

Wird der Betrag jedoch innerhalb eines Satzes genannt, muss er folgendermaßen geschrieben werden:

„Bitte überweisen Sie den Betrag von 150 EUR bis zum 01.03.2020.“

Telefonnummern

Vorwahl und Durchwahl müssen klar voneinander getrennt sein:

0234 123456

Sonderrufnummern/Handynummern

Gebührenpflichtige Sonderrufnummern und Handynummern werden ebenfalls optisch geteilt:

0800 123456

0172 123456

Faxnummern

Damit eine Faxnummer als solche zu erkennen ist, muss vor der Nummer der Hinweis „Fax“ stehen.

Uhrzeit

Laut DIN 5008 gilt bei Uhrzeiten in Geschäftsbriefen, Stunden, Minuten und Sekunden stets mit zwei Zahlen zu beschreiben:

15:45 Uhr oder 14:19:30 Uhr

Eine Tabelle ist eine spezielle Art der Darstellung, in der Informationen und Daten übersichtlich in Spalten und Zeilen angeordnet werden. Das Regelwerk sieht für diese Form der Informationsweitergabe zunächst drei Bestandteile vor:

• Überschrift (die manchmal entfallen kann oder in den Tabellenkopf integriert wird),
• Vorspalte,
• Tabellenkopf.

Formal geht die Tabelle nicht über die Seitenränder hinaus. Sollte eine Tabelle mehrere Seiten füllen, muss auf jeder Seite eine Kopfzeile verwendet werden. Die Tabelle wird außerdem mit mindestens einer Leerzeile von Rest des Textes sowohl oben als auch unten abgegrenzt.

Die Kopfzeile enthält die Bezeichnungen für alle Spalten. Manchmal ist auch eine Kopfbezeichnung notwendig.

In der Vorspalte werden alle Zeilenbezeichnungen und – wenn nötig – Vorspaltenbezeichnungen integriert. Der Tabellenkopf kann durch waagerechte und senkrechte Linien weiter unterteilt werden. Diese Trennlinien eignen sich auch dazu, die Tabelle weiter zu unterteilen.

Auf gleichmäßige Abstände achten

Laut DIN 5008 sollten statt waagerechter Linien, die einer besseren Lesbarkeit dienen sollen, Schattierungen oder farbliche Gestaltungsmöglichkeiten eingesetzt werden. Die Beschriftung der Spalten wird zentriert (bei der Vorspalte linksbündig).

Bei der Beschriftung der Felder gilt:

• Abstand von mindestens 1 Millimeter von der senkrechten Trennlinie.
• Gleichmäßiger Abstand zwischen der Begrenzung der Felder und dem Text oben und unten.
• Bei Textinhalten linksbündig ausrichten, bei Zahlen rechtsbündig.
• Dezimalzahlen werden am Komma ausgerichtet.

Formulare, Vordrucke, Checklisten

Als Grundlage eignet sich die Tabellenform zusätzlich für viele Arten von Formularen, für Checklisten und Protokolle. Auch hier hält die neue DIN 5008 Empfehlungen parat, die den Büroalltag erleichtern sollen und dafür sorgen, dass alle Informationen schnell und übersichtlich zu finden sind. Die ordnenden Eigenschaften dieser Dokumentenform gewährleisten, Informationen chronologisch und einheitlich aufbereiten zu können.

Funktionen festlegen

Vor der Erstellung von Checklisten und Formularen sollten zunächst die Funktionen festgelegt werden: Welche Felder werden benötigt? Muss auf rechnende Funktionen geachtet werden? Vergessen werden sollten auch nicht der Name des Unternehmens oder der Behörde sowie die Überschrift. Zu achten ist außerdem auf Vollständigkeit und Verständlichkeit. Der Leittext steht dabei normalerweise über dem Schreibtext oder links davon. Die Länge der jeweiligen Felder richtet sich dabei nach dem längsten aller Wörter in der Tabelle. Auf Abkürzungen soll laut DIN 5008 dabei verzichtet werden.

Auch für die Gestaltung von E-Mails gibt es klare Empfehlungen. Nach DIN 5008 werden diese immer einzeilig verfasst – und zwar ohne Trennung von Wörtern am Zeilenende. Absätze dienen dazu, den Text zu gliedern.

Sinnvoll ist es, die Betreffzeile im E-Mail-Kopf stichwortartig auszufüllen, damit der Empfänger sofort weiß, worum es geht. Außerdem lässt sich auf diese Weise die Mail besser archivieren und wiederfinden.

Signatur zum Abschluss

Nach einer höflichen Anrede folgt eine Leerzeile, anschließend beginnt der Text. Als Abschluss dient die Signatur, die mit einer Grußformel, Firmen- und Kommunikationsangaben und der eigenen E-Mail-Adresse versehen ist.

E-Mails, die einen geschäftlichen Inhalt haben, müssen außerdem die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben zur Unternehmensform enthalten. Dazu gehören die HBR-Nummer, das zuständige Registergericht, Rechtsform sowie der Sitz des Unternehmens und der Name des Geschäftsführers/Aufsichtsratsvorsitzenden.

Beispiel für eine korrekte Signatur in einer E-Mail:

Die neue DIN 5008 ist ein äußert umfangreiches Regelwerk, das allerdings durchaus seine Vorzüge hat. Wer in der geschäftlichen Korrespondenz auf Nummer Sicher gehen will, muss sich an der DIN 5008 orientieren. Das bedeutet im Umkehrschluss aber auch, dass Sie keine Fehler machen, wenn Sie die Grundsätze des Regelwerks beherrschen – und einen Überblick über die wichtigsten Regeln haben Sie nun ja.