Die neue DIN 5008
Die Überarbeitung der DIN 5008 ist auf der Zielgeraden. Voraussichtlich noch im Februar soll die Neuausgabe erscheinen.

Die neue DIN 5008

Kaum große Änderungen, dafür mehr Praxisnähe: In Kürze erscheint eine Neuausgabe der DIN 5008, nach der sich viele Unternehmen in der Geschäftskorrespondenz richten. Was regelt die neue DIN 5008 eigentlich, wie verbindlich ist sie – und welche Änderungen sind vorgesehen?

Nun ist sie endlich da, die lang erwartete, aktualisierte Fassung der DIN 5008.   Aus den „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“ sind die „Schreib- und Gestaltungsregeln für Text- und Informationsverarbeitung“ geworden.  Das überarbeitete Regelwerk enthält neue Inhalte, die über den Rahmen der reinen Textverarbeitung weit hinausgehen. 

 

Laut Vorwort ist es das Ziel, durch einfache und verständliche Regeln Texte und Informationen so darstellen, dass sie unter Berücksichtigung der Lese- und Nutzungsgewohnheiten der Anwender in unterschiedlichen Kontexten schnell erfasst werden können. Die neue DIN 5008 war bereits für 2019 angekündigt, im März 2020 ist sie nun als Online-Version erschienen. Die für die Anwender/-innen sehr viel kostengünstigere Printausgabe ist für April 2020 geplant.

Überarbeitung der DIN 5008 war dringend erforderlich

Die Änderungen und Aktualisierungen sind sehr umfangreich. Im Vergleich zur alten DIN 5008 Norm hat sich die Seitenzahl fast verdoppelt und ist von 70 auf 126 Seiten gestiegen. Der Ausschuss legte großen Wert auf Detailgenauigkeit und hat viele Anwendungsbeispiele eingefügt, um den Nutzern ein zuverlässiges Nachschlagewerk anzubieten. In vielen Bereichen hat der Ausschuss aktualisiert, neu gegliedert und weitere Beispiele eingefügt. Der Entwurf der DIN 5008 lag bereits im Frühjahr 2019 vor, die Einspruchsfrist lief bis Juli 2019. Danach lagen circa 80 Seiten Kommentare von 40 Einsprechern vor, die bearbeitet, berücksichtigt und integriert werden mussten. Der hohe Anspruch an Genauigkeit machte mehrere Korrekturläufe erforderlich.

Die DIN 5008 zählt zu den bekanntesten und am häufigsten verwendeten DIN-Normen. Sie sind die Grundlage für die korrekte Ausbildung von Kaufleuten in den Bereichen Textverarbeitung und Bürokommunikation, sie dient als Basis für die Erstellung von effizienten und rechtlich einwandfreien Formatvorlagen für den kaufmännischen Schriftverkehr. Sie liefert einfache und verständliche Regeln, um Texte und Informationen so darzustellen, dass sie sich rationell lesen und erfassen lassen.

Mit den neuen Inhalten hat die Norm auf die Anforderungen an die Geschäfts- und Bürokommunikation reagiert. Die ehemalige DIN 5008 war mehr oder weniger ein Nachschlagewerk zur professionellen Gestaltung von Briefen und Texten. Auch die E-Mail-Korrespondenz war bereits ansatzweise geregelt.  Die neue DIN beantwortet detailliert alle Fragen zu vielen Bereichen des internen und externen Schriftverkehrs sowie der Informationsverarbeitung in unserer digitalen Welt. Die enthält nun auch Empfehlungen, unter welchen Ordnerstrukturen und einheitlichen Bezeichnungen Dateien sinnvoll abgelegt werden, damit Dokumente einfach und schnell wiederzufinden sind. Es wurde selbstverständlich darauf geachtet, dass alle Beispiele mit gängiger Software zu erzeugen sind.

Viele neue Themen in der neuen DIN 5008

Neben den zahlreichen Aktualisierungen hat der Ausschuss viele neue Themen aufgenommen, zum Beispiel:

  • die Gestaltung von Präsentationen,
  • das Layout und der Inhalt von Protokollen,
  • Hinweise zu Dateiablage,
  • Schreiben zu besonderen Anlässen,
  • Texte in Tabellenform, zum Beispiel Formulare und Checklisten, Rechnung und Lieferschein.

Auch zum Thema „Typografisch anspruchsvolle Textwerke“ bietet ein Anhang an die DIN detaillierte und konkrete Hinweise an.

Es erwarten uns zudem beachtliche Änderungen im Aufbau und in der Gestaltung von Briefen. Es ist nur noch das Anschriftfeld bzw. Adressfeld mit integrierter Absenderangabe dargestellt. Die Bezugszeichenzeile sowie die Kommunikationszeile sind endgültig gestrichen und dem Informationsblock gewichen. Bei der Anrede in Geschäftsbriefen nach DIN 5008 und E-Mail sind gendergerechte Beispiele integriert.

Seit 2011 ist der Umfang der E-Mail-Korrespondenz weltweit massiv gestiegen.  Es gibt deshalb auch zahlreiche zusätzliche Hinweise und Vorschläge zum elektronischen Schriftverkehr per E-Mail vom Betreff bis zur Autosignatur. Wir erhalten Antworten auf oft gestellte Fragen, beispielsweise zur Nutzung von Emojis, zur korrekten Nutzung der Cc- und Bcc-Verteiler, zum @-Zeichen im Text sowie zu Anrede und Betreff. Auch in der E-Mail nach DIN sind zukünftig Bezugszeichen möglich.

Haben wir Ihr Interesse geweckt und Sie neugierig gemacht? Wir starten in der nächsten Ausgabe mit dem Thema „Professionelle E-Mail-Korrespondenz“ nach der aktuellen DIN 5008. In den Folgemonaten berichten wir über die weiteren wesentlichen Änderungen und die neuen Themen der DIN 5008.

Gendergerechte Sprache nach DIN 5008

Im Rahmen der Diskussion zum Thema gendergerechte Sprache stellte sich oft die Frage, ob die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ bei der Ansprache von Personengruppen noch aktuell ist. 

In der neuen DIN findet sich ein Beispiel, das folgende Anrede zeigt:

Bitte um Aufnahme in Ihren Verein

.

.

Sehr geehrte Persönlichkeiten,

.

Ihre Anschrift habe ich von meiner guten Freundin, Frau Petra Fix, erhalten. …


In der Erklärung zu diesem Beispiel ist Folgendes zu lesen:

„Wenn anzunehmen ist, dass die Anrede ‚Sehr geehrte Damen und Herren‘ als unhöflich, unangemessen oder veraltet angesehen wird, kann beispielsweise eine Anrede gewählt werden, die den Gender-Aspekt der menschlichen Spezies vollkommen ausspart, auf der anderen Seite aber den in den überkommenen Bezeichnungen ‚Dame‘ und ‚Herr‘ (gegenüber Mann und Frau) enthaltenen Höflichkeitsaspekt weiterhin enthält. Eine solche Formulierung wäre zum Beispiel ‚Sehr geehrte Persönlichkeiten‘.“

Wahrscheinlich nicht nur im ersten Moment wirkt die Anrede „Sehr geehrte Persönlichkeiten“ auf einige Menschen seltsam und ungewohnt.  

Adressatengerechte Ansprache

In Nordrhein-Westfahlen sieht das Landesgleichstellungsgesetz in § 4 vor, dass in der internen und externen dienstlichen Kommunikation die sprachliche Gleichbehandlung von Frauen und Männern zu beachten ist.  Die Regelung schreibt außerdem vor, dass in Vordrucken geschlechtsneutrale Personenbezeichnungen zu verwenden sind. Falls diese nicht existieren, sind die weibliche und männliche Form zu verwenden. Obwohl der Bundesgerichtshof Mitte März 2018 urteilte, dass es keinen Anspruch auf weibliche Personenbezeichnungen in Vordrucken und Formularen gebe, ist dieses Thema im Rahmen der adressatengerechten Ansprache in den letzten Jahren immer wieder ins Rampenlicht gerückt.  

Auch wenn manche Vorschläge zur gendergerechten Sprache im ersten Moment etwas gewöhnungsbedürftig erscheinen, sollten Sie sich bewusst machen, dass diese ein Ausdruck eines gesellschaftlichen Wandels ist, der zu einem respektvolleren Umgang miteinander führt. Das „Fräulein“ gibt es schließlich auch nicht mehr. Niemand würde heute eine junge Frau so ansprechen.

Wählen Sie, wenn möglich eine geschlechtsneutrale Personenbezeichnung:

  • Sehr geehrte Beigeordnete,
  • Sehr geehrte Studierende,
  • Sehr geehrte Teilnehmende,
  • Sehr geehrte Ausbildende,
  • Sehr geehrte Mitarbeitende,


Die Beidnennung: Verwendung von weiblicher und männlicher Form

  • Sehr geehrte Mitarbeiter/-innen,
  • Sehr geehrte Ausbilder/-innen,
  • Sehr geehrte Kundinnen, sehr geehrte Kunden,


Empfehlung: Falls eine geschlechtsneutrale Personenbezeichnung nicht existiert und Sie sicher sind, dass Sie ausschließlich männliche und weibliche Personen ansprechen, verwenden Sie sowohl die weibliche als auch die männliche Form.

Das dritte Geschlecht

Seit Ende 2018 ist ein drittes Geschlecht rechtlich anerkannt. Personen, die sich weder als männlich noch als weiblich definieren, können sich offiziell als „inter“ oder „divers“ bezeichnen und gelten als eigene Geschlechtskategorie.

Die Standardanrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ reicht sicher noch aus, wenn Sie absolut sicher sind, ausschließlich Menschen mit männlichem oder weiblichem Geschlecht anzusprechen. Möchten Sie eine größere Gruppe von Menschen und alle drei Geschlechtskategorien korrekt ansprechen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

Geschlechtsneutrale Anrede

  • Sehr geehrte Anwesende,
  • Sehr geehrtes Vertriebsteam,
  • Sehr geehrtes Gremium,
  • Sehr geehrter Kundenservice,
  • Sehr geehrtes Publikum,
  • Sehr geehrte Führungskräfte,
  • Sehr geehrte Beschäftigte,
  • Sehr geehrte Tagungsteilnehmende,
  • Sehr geehrtes Kollegium,


Um nicht nur Frauen und Männer, sondern Personen aller Geschlechter zu benennen, haben sich zwei weitere Varianten durchgesetzt, die alle drei Geschlechtskategorien berücksichtigen.

Empfehlung: Falls Sie eine größere Gruppe von Personen ansprechen und nicht sicher sind, dass es sich ausschließlich um weibliche und männliche Personen handelt, verwenden Sie das Gender Gap oder den Gender Star.

Nutzung des Unterstrichs (Gender Gap)

  • Sehr geehrte Expert_innen,
  • Sehr geehrte Arbeitnehmer_innen
  • Sehr geehrte Bürger_innen,
  • Sehr geehrte Professor_innen,

Schreibung mit Sternchen (Gender Star)

  • Sehr geehrte Referent*innen,
  • Sehr geehrte Ansprechpartner*innen,
  • Sehr geehrte Geschäftspartner*innen,
  • Sehr geehrte Architekt*innen,


In der aktuellen DIN 5008 finden wir folgenden Hinweis: „Zunehmend ist zum Gendern auch die Verwendung von speziellen Zeichen, wie ‚*‘ und ‚_‘ gängig. Es empfiehlt sich, die Entwicklung der neuen Rechtschreibung zu beobachten.“

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