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Die neue DIN 5008 ist sehr viel umfangreicher, als die alte DIN 5008 © Lamai Prasitsuwan - Shutterstock

DIN 5008: Neue Inhalte für professionellen Schriftverkehr

Neun Jahre wurde auf sie gewartet, nun ist die neue Fassung der DIN 5008 auf dem Markt. Das aktualisierte Regelwerk für professionelle Textverarbeitung legt unter anderem einen zusätzlichen Schwerpunkt auf umfassende Empfehlungen zur Informationsverarbeitung.

Gerade bei geschäftlicher Korrespondenz sind Fehler nicht nur unschön und wirken unprofessionell, sondern können auch schlimme Folgen nach sich ziehen. Rechtschreibung und damit auch die DIN 5008 ist in der professionellen Korrespondenz unheimlich wichtig, weswegen Sie die wichtigsten Regel für dieneue DINunbedingt kennen sollten!

Gestaltungsregeln spielen eine wichtige Rolle

Für Büroangestellte ist die DIN 5008 ein wichtiges Regelwerk für den Arbeitsalltag. Inhaltlich muss nicht nur die Rechtschreibung sowie die Zeichensetzung und die Grammatik stimmen, auch die Optik, Gestaltung und das Layout spielen bei Briefen eine erhebliche Rolle, damit die Schriftstücke schnell und rationell erfasst werden können.

Die dazu notwendigen Regeln sind in der DIN 5008 zusammengefasst. So gut wie jede Sekretärin und jeder Assistent kennt diese Norm, in der Gestaltungs- und Schreibregeln für die geschäftliche Korrespondenz geregelt sind.

Die stetige Weiterentwicklung der Norm ist die Antwort auf die Entwicklungen des Schriftverkehrs, die regelmäßig angepasst und in die Norm übernommen werden.

Davon profitieren recht viele Büroangestellte und Sekretärinnen. Denn beim Verfassen von ansprechender, zeitgemäßer und rechtskonformer Geschäftspost, können sie sich damit auf verbindliche Regeln im Hinblick auf die geschäftliche Korrespondenz verlassen.

Die neue DIN 5008: Annähernd doppelt so umfangreich

Seit März 2020 liegt nun die neue DIN 5008, die neuen Schreib- und Gestaltungsregelungen für Textverarbeitung enthält, vor. Bis die neuen Regeln erschienen sind, musste der zuständige Normenausschuss „Informationstechnik und Anwendungen“, der an der Reform gearbeitet hat, viele Korrekturen vornehmen.

Das musste er zwar auch schon bei vorherigen Änderungen der Normvorschrift. Jedoch anders als im Jahr 2011, als bei der letzten Änderung viele bis dahin geltende Regeln abgeschafft wurden, sind die aktuellen Reformen inhaltlich eher moderat - trotzdem aber ist das Regelwerk enorm angewachsen.

Statt ehemals 70 Seiten sind es in der aktuellen Fassung stolze 126, was nicht zuletzt an den vielen Anwendungsbeispielen und Mustern liegt, mit denen die neuen Regeln anschaulich dargestellt werden.

Neufassung liefert zeitgemäße Empfehlungen

Ziel der Reform ist nach wie vor eine zeitgemäße, nutzerfreundliche, übersichtliche sowie rechtlich einwandfreie einheitliche Struktur für schriftliche Korrespondenz. Mit der DIN 5008 sollen Beschäftigte also klare Anhaltspunkte haben, wie sie sich in der Geschäftswelt verhalten.

Hauptaugenmerk bei der Anwendung liegt dabei nicht auf dem Inhalt der Schriftstücke, sondern auf dem Aufbau, der Optik, der Gestaltung und vielen weiteren Design-Vorschriften.

Mit der Reform der DIN 5008 hat der Normenausschuss auf die veränderten Anforderungen in der modernen Geschäfts- und Bürokommunikation reagiert.

Die Änderungen auf einen Blick

Formale Textgestaltung

Jetzt auch Texte in Tabellenform wie Checklisten, Formulare und Rechnungen sowie Schreiben zu besonderen Anlässen

Briefblätter (Geschäftsbriefe)

Bezugszeichenzeile und Kommunikationszeile entfallen. Standard ist der Informationsblock

Andere Benennung

Künftig gelten Fachbegriffe aus der Typografie: Kurzstrich,  Langstrich (statt Halbgeviertstrich), Extralangstrich (Geviertstrich), Vorklammer (statt öffnende Klammer),  Nachklammer (statt schließende Klammer), Halbhochpunkt (statt Mittepunkt), Schmal-Leerzeichen (statt kleiner Festabstand) etc.

Regeln für Zeichengebrauch

Informativer Anhang für die Erstellung von typografisch anspruchsvollen Texten über die DIN 5008 hinaus

Anhang für Satz- und Sonderzeichen

Zusammenfassung der internationalen Codierung


Die aktualisierte Fassung der DIN 5008 bietet mit ihren Änderungen nicht nur mehr Praxisnähe, sondern enthält auch Themen, die über die reine Textverarbeitung deutlich hinausgehen.

Anders als zuvor, als die DIN 5008 mehr oder weniger ein Nachschlagewerk zur professionellen Gestaltung von Briefen und Texten war, wurden in diesem Zusammenhang in der Neufassung viele Aspekte rund um die digitale Bürokommunikation mit Textverarbeitungsprogrammen aufgegriffen.

Damit trägt die neue DIN 5008 den geänderten Anforderungen im Office Rechnung. Denn digitale Aspekte gehören viel stärker als früher, heute einfach zum Büroalltag mit dazu. Damit war es nur folgerichtig, dass die DIN 5008 neu geregelt und an die neuen Gegebenheiten angepasst wird.

Professionelle Textverarbeitung

Welche Schreibweise gilt bei Aufzählungen? Welchen Zeilenabstand muss ich einhalten? Darf ich Emojis verwenden? Wer professionelle Geschäftsbriefe und E-Mails schreibt, muss auf viele Dinge achten. Viele Sekretärinnen und Assistenten kennen die Vorgaben der Norm noch aus der Berufsschulzeit und wissen, wie ein Adressfeld aufgebaut und ein Geschäftsbrief gestaltet werden sollte, um übersichtlich zu sein. Auch wie Tabellen am besten gelingen, um schnell verstanden zu werden, ist den meisten Büroangestellten sehr gut vertraut.

Allerdings: Seit März 2020 müssen sie sich zur Einhaltung der gültigen Standards für Geschäftsbriefe an der Reform orientieren. Sehr viele Bereiche des Nachschlagewerks wurden dazu aktualisiert und neu gegliedert. Unter anderem gibt das Regelwerk nun Antworten auf folgende Fragen:

  • Wie gliedere ich einen langen Text?
  • Wie werden Telefonnummern geschrieben?
  • Wie wird die IBAN korrekt angegeben?
  • Wie spreche ich den oder die Empfänger korrekt an?
  • Wie verfahre ich bei der Signatur in einer E-Mail?
  • Wie wird die BIC (früher Bankleitzahl) richtig geschrieben?
  • Wie wird das Adressfeld gestaltet?
  • Wo stehen die Betreffzeile, das Datum und der Infoblock?
  • Wie wird bei Hervorhebungen verfahren?
  • Wann sind Abkürzungen zulässig?

Mit dem neuen Regelwerk wurde noch einmal Wert darauf gelegt, die aktuellen Regeln für die Nutzer einfach und nachvollziehbar darzustellen. Deshalb wurden auch zahllose Beispiele zur Veranschaulichung in die neue DIN 5008 aufgenommen.

Gestaltungsregeln für alle Bereiche

Die DIN 5008 beschäftigt sich mit allen Gestaltungsregeln, die für die korrekte Erstellung schriftlicher Korrespondenz im Büro von Belang sind. Dazu gehören:

  • Anschriftfeld
  • Tabellengestaltung
  • Satzzeichen, Schriftzeichen, Rechenzeichen
  • Straßennamen, inklusive Hausnummer
  • Einheiten und Abkürzungen
  • Formeln
  • Schreibweise von Zahlen, Daten, IBAN-Nummern, Telefonnummern, Uhrzeiten
  • Gestaltung von Vorlagen und Vordrucken, Mustern
  • Gestaltung von E-Mails

Zu all diesen Themen werden mit der DIN 5008 Angaben gemacht, mit denen gängige Fragen sicher beantwortet werden können. Solche Fragen betreffen häufig die Schreibweise von Telefonnummern, des Datums oder der Signatur:

  • Eine falsche Telefonnummer auf Visitenkarten oder in Geschäftsbriefen wirkt unseriös, ist mehr als ärgerlich und kann im schlimmsten Fall zum Verlust von Aufträgen oder anderen ausgeprägten Schwierigkeiten führen.
  • Fragen nach der korrekten Zahlengliederung ergeben sich häufig bei langen oder internationalen Telefonnummern oder auch bei Postleitzahlen oder IBAN-Nummern.
  • Ähnliches gilt für die korrekte Schreibweise des Datums. Hier sind laut DIN-Norm zum Beispiel mehrere Varianten möglich, bei denen jedoch verschiedene Aspekte bedacht werden sollten.
  • Und bei der Signatur kommt es nicht nur auf die Optik an: Allein aus rechtlichen Gründen muss jeder geschäftlichen E-Mail eine Signatur angefügt werden – mit allen rechtssicheren Inhalten.

Kein Gesetz, aber als Regel anerkannt

Die DIN 5008 ist zwar kein Gesetz, aber ein Bündel von anerkannten Regeln. Viele Jahrzehnte schon geht es in der Bürowelt um lesefreundliche und zugleich zweckmäßig gestaltete Korrespondenz.

Aus diesem Grund hat auch die Norm eine lange Geschichte und ist aus keinem Büro wegzudenken. Erste Regeln für geschäftliche Korrespondenz erschienen bereits 1928 („Richtlinien für die Behandlung von Geschäftspost“), zwei Jahre später wurde ein entsprechendes Merkblatt zur Gestaltung eines Geschäftsbriefs und die Regeln für die Schreibmaschine herausgegeben.

Standards für internationale Briefe

Der Erstausgabe der DIN 5008 im Jahr 1949 folgten etliche Aktualisierungen, die letzte im März 2020. Heute wird die DIN 5008 von Sekretärinnen, Office Angestellten und den meisten anderen kaufmännisch ausgebildeten Angestellten bei der Verarbeitung von Texten genutzt. Daher ist sie auch Bestandteil jeder Ausbildung im kaufmännischen Bereich.

Übrigens nicht nur in deutscher Sprache – auch internationale geschäftliche Korrespondenz folgt bestimmten Regeln und wird im Zuge der Globalisierung für Büroangestellte immer bedeutender.

Die meisten Schreiben zwischen geschäftlichen Kontakten oder Partnerschaften werden nach wie vor auf Englisch verfasst, und es ist unbestreitbar von Vorteil, die wichtigsten Regeln zu kennen, damit englische Geschäftsbriefe und der Austausch internationaler Beziehungen reibungslos funktioniert.

 

Empfehlungen für virtuelle Ordner und Dateien

Die Empfehlungen beziehen sich auf die typografisch korrekte Benutzung von Schriftzeichen, Satzzeichen, Rechenzeichen. Das betrifft neben Formeln, Zahlengliederungen und Tabellen auch Textgliederung und Briefgestaltung.

Widmete sich die Norm früher zu einem großen Teil einheitlichen Regeln für das Maschineschreiben, hat die Novelle 2020 viele Bereiche der digitalen  internen und externen Korrespondenz und Textverarbeitung aufgegriffen. So zum Beispiel die Empfehlung für einheitliche Bezeichnungen von virtuellen Ordnern und Dateien.

Mit dem Fortschritt der digitalen Entwicklung werden in der neuen DIN 5008 auch folgende Themen aufgegriffen

  • Tabellengestaltung zum Beispiel für Formulare, Rechnungen, Lieferscheine und Checklisten
  • Gestaltung von Präsentationen


Typografische Veränderungen bei Geschäftsbriefen

Hinzu kommen Neuregelungen der DIN 5008 bei typografisch anspruchsvollen Änderungen, genauso wie neue Regeln bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen. Und noch mehr: Unter anderem

  • wird nur noch das Anschriftenfeld/Adressfeld mit integrierter Absenderangabe angegeben
  • wurden die Bezugszeichenzeile und die Kommunikationszeile gestrichen. Stattdessen wurde ein Informationsblock eingeführt.
  • wird in der neuen DIN Wert auf gendergerechte Anrede gelegt

Bis zur Reform im März 2020 war es üblich, dass das Sekretariat beim Verfassen geschäftlicher Post gemäß den Empfehlungen der DIN-Norm zwei Möglichkeiten bei der Gestaltung des Adressfeldes hatte – nämlich einem Anschriftsfeld mit beziehungsweise ohne Rücksendeangabe. Mit der jüngsten Novelle der DIN 5008 wird nun empfohlen, die Rücksendeangabe in das Anschriftenfeld zu integrieren. Ein Anschriftenfeld ohne Rücksendeangabe hingegen gilt als nicht mehr zeitgemäß.

Lieber Infoblock statt Bezugszeichenzeile

Seitdem wird auch dem Informationsblock gegenüber der Bezugszeichenzeile klar der Vorzug gegeben. Auf diese Weise sind die nötigen Informationen übersichtlicher dargestellt. Als Standard beim Informationsblock gilt folgende Reihenfolge:

Beim gestalteten Informationsblock darf auch vom Standard abgewichen werden. Einzelne Leitwörter können verändert, ausgelassen oder um andere Wörter ergänzt werden. In diesem Fall werden die nötigen Angaben nicht direkt hinter die Leitwörter gesetzt, sondern mit einem Abstand von mindestens einem Leerzeichen an einer eigenen Fluchtlinie ausgerichtet. Gemeint ist dabei die Fluchtlinie, die mit dem längsten Leitwort korrespondiert.

Briefgestaltung nach DIN 5008

Für die geschäftliche Korrespondenz gelten unzählige Regeln für jeden erdenklichen Bereich, damit ein professionelles Schreiben gelingt. Das betrifft auch den Aufbau der Zeilenpositionen. Ein Geschäftsbrief ist formal nach einem genauen Schema aufgebaut. Es gibt zwei Varianten (Form A und Form B), wobei Form B gängiger ist.

Formblatt A

Zeilenbezeichnung

Zeilenanfang (in mm bei oberer Blattkante)

Zeilenanfang auf Zeile

Rücksendeangabe

27,0

8

Erste Zeile (Zusatz- und Vermerkzone)

33,9

9

Erste Anschriftenzeile

46,6

12

Erste Zeile Informationsblock

33,9

9

Leitwörter Bezugszeichenzeile

80,4

20

Text der Bezugszeichenzeile

84,7

21

Betreff (falls Bezugs-

zeichenzeile vorhanden)

 97,4

24


Formblatt B

Zeilenbezeichnung

Zeilenanfang (in mm, bei oberer Blattkante)

Zeilenanfang auf Zeile

Rücksendeangabe

45,0

12

Erste Zeile (Zusatz- und Vermerkzone)

50,8

13

Erste Anschriftzeile

63,5

16

Erste Zeile Informationsblock

50,8

13

Leitwörter Bezugszeichenzeile

97,4

24

Text der Bezugszeichenzeile

101,6

25

Betreff (falls Bezugs-

zeichenzeile vorhanden)

 114,3

28


Für Geschäftsbriefe empfiehlt die DIN-Norm 5008 auch Standards für die Seitenränder, die Betreffzeile, Anrede, den Briefkopf sowie die Anschrift und dem Briefabschluss mit der Grußformel (Signatur). Für die jeweiligen Formatierungen werden folgende Empfehlungen abgegeben:

Seitenränder

Bei den Seitenrändern sollten diese Empfehlungen eingehalten werden:

  • Zeilenabstand einfach (ohne Leerraum)
  • Absatzabstand: 1 bis 1,5
  • Seitenrand links 2,5 Zentimeter
  • Seitenrand rechts 1,5 Zentimeter (darf aus optischen Gründen  bis auf 2 Zentimeter ausgedehnt werden)
  • Der Abstand zwischen dem oberen Blattrand und der ersten Zeile beträgt 2 bis 4,5 Zentimeter
  • Abstand zwischen unterster Zeile und Blattrand beträgt zwei bis maximal 4 Zentimeter

Betreffzeile

Die Betreffzeile ist nicht zwingend, kann jedoch durchaus sinnvoll sein. Nach DIN 5008 steht vor der Betreffzeile kein Hinweis oder keine hinweisende Abkürzung („Betreff“, „Betr.“). Formal müssen sich zwischen der Betreffzeile und der Anrede zwei Leerzeichen befinden. Auf einen Punkt am Ende wird außerdem verzichtet. Die Betreffzeile sollte sich über maximal zwei Zeilen erstrecken.

Briefkopf

Der Briefkopf für die Geschäftspost wird meistens von einem Grafiker gestaltet. Dabei gibt es normalerweise zwei Größen (27 und 45 Millimeter Höhe). Je nach Größe bleibt mehr oder weniger Raum für den Text. Obwohl der Briefkopf nicht den Empfehlungen der DIN-Norm unterliegt, sollte bei der Anschrift auf die DIN-Regelung geachtet werden.

Anrede

Die Anrede steht immer unter der Fluchtlinie, dann folgt eine Leerzeile, schließlich der Text. Grundsätzlich beginnt die Zeile mit der Anrede, anschließend folgt der Name und gegebenenfalls der Titel, beziehungsweise die Funktion. Der Abstand der Betreffzeile über der Anrede beträgt laut DIN 5008 zwei Leerzeilen. Es besteht keine Regelung darüber, wie die Anrede genau formuliert werden muss. Allerdings soll mit der neuen Auflage der DIN-5008 an gendergerechte Sprache gedacht werden. Die Anrede stellt eine Beziehung zwischen Absender und Empfänger her. Neben der vielfach üblichen Anrede „Sehr geehrter Herr/geehrte Frau“, an deren Ende ein Komma steht, sind in vielen Fällen auch modernere Varianten zulässig, besonders dann, wenn bereits geschäftliche Beziehungen bestehen:

  • „Liebe Frau Herbst,“
  • „Guten Tag, Herr Winter,“
  • „Hallo, Frau Sommer,“

Anschrift

Seit der Reformumfasst das gesamte Adressfeld im Schriftverkehr neun Zeilen, davon stehen drei Zeilen für Versendungsvermerke zur Verfügung. Die sechs weiteren Zeilen sind für die eigentliche Anschrift gedacht. Demnach beginnt die Anschrift erst mit der vierten Zeile. Das Anschriftenfeld nach DIN-5008 mit integrierter Rücksendeangabe ist wie folgt aufgebaut:

  • Größe: 45 Millimeter
  • Zusatz- und Vermerkzone im oberen Bereich: 17,7 Millimeter (mit 5 Zeilen in Schriftgröße 8pt.)
  • Anschriftzone: 27,3 Millimeter (sechs Zeilen – Firma, Name, Straße/Postfach, Ort, Land)

Beispiel für die Verwendung eines einzeiligen Versendungsvermerks:

  1. Zeile
  1. Zeile
  1. Zeile Einschreiben mit Rückschein
  1. Zeile Frau
  1. Carmen Muster
  1. Buchenstraße 6
  1. 12345 Musterstadt
  1. Zeile
  1. Zeile

 


Abschluss (Grußformel)

Zwischen der Grußformel und dem Anlagehinweis wird eine Leerzeile gesetzt. Die Elemente der Grußformel werden mit je einer Leerzeile voneinander getrennt (bis auf das Feld für die handschriftliche Unterschrift, für die drei Leerzeilen vorgesehen sind) und stehen laut DIN-Norm in dieser Reihenfolge:

  • Grußzeile
  • Firma/Unternehmen
  • Unterschrift (handschriftlich)
  • Unterschrift (maschinell)
  • Anlagenhinweis

Gendergerechte Sprache nach DIN 5008

Auch die Verwendung von gendergerechter, also geschlechtsneutrale  Sprache wird in der neuen DIN-5008 thematisiert. Ein Augenmerk liegt dabei auf Alternativen für gendergerechte Anrede.

Gleichzeitig widmet sich die neue DIN 5008 der Frage nach zeitgemäßen Ersatzformulierungen für die gängige Anrede „Sehr geehrter“ oder „Sehr geehrte“. Als Alternative schlägt das Regelwerk die geschlechtsneutrale Formulierung „Sehr geehrte Persönlichkeiten“ vor.

Künftig sollen in geschäftlicher Post alle drei Geschlechter berücksichtigt werden: Männlich, weiblich, divers. Wer sicher ist, in seinem Schreiben nur männliche und weibliche Empfänger anzusprechen, kann die Anrede jedoch auf zwei Geschlechter ausrichten:

„Sehr geehrte Mitarbeiter, sehr geehrte Mitarbeiterinnen“

Sollen alle drei Geschlechter angesprochen werden, bieten sich zum Beispiel folgende Formulierungen an:

  • „Sehr geehrte Mitarbeitende“
  • „Sehr geehrte User“
  • „Liebe im Unternehmen Beschäftigte“
  • „Liebes Team“
  • „Sehr geehrtes Gremium“
  • Liebe Teammitglieder“
  • Sehr geehrte Teilnehmer“
  • „Liebes Kollegium“
  • „Liebe Beschäftigte“

Bei einer größeren Gruppe von Personen ist die Verwendung des Unterstrichs (Gender-Gap) ebenso möglich wie das Sternchen (Gender-Star):

  • „Sehr geehrte Teilnehmer_innen“
  • „Liebe Bürger*innen“

 

Gestaltungsvorgaben für bessere Lesbarkeit

Auch die professionelle Gliederung eines Normbriefs folgt den Empfehlungen der DIN 5008. Zur Gliederung  gehören:

  • Absätze
  • Aufzählungen
  • Abschnitte
  • Überschriften
  • Fußnoten
  • Schriftart und Schriftgröße
  • Hervorhebungen (durch Fettschrift, Unterstreichen, Großbuchstaben, farbige Schrift, etc.)
  • Einrückungen
  • Zeilenabstand
  • Zeilenabstände mit damit verbundenen Leerzeichen

Die Gliederung des Textes dient maßgeblich der besseren Lesbarkeit und gibt dem Dokument Struktur. Damit wird es einfacher, die Informationen schnell zu finden und zu verstehen. Mit der Gliederung des Fließtextes wird das Dokument in logische Sinnabschnitte eingeteilt.

Abschnitte oder Abschnittsüberschriften zum Beispiel werden durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt und am Ende nicht mit einem Punkt versehen. Die DIN-Richtlinien helfen außerdem, auch Abschnitte mit einem Leerzeichen vom Text abzugrenzen – sowohl vom nachfolgenden als auch vom vorhergehenden Text.

Wie lang ein Absatz sein darf, ist in der DIN-Norm geregelt. Sinnvoll ist jedoch, für bessere Lesbarkeit nach ungefähr sieben Zeilen einen neuen Absatz einzufügen.

Fußnoten, Aufzählungen, Überschriften: Die Vorschriften der DIN 5008

  • Auch Fußnoten gehören zu den Gliederungselementen eines Textes. Sie werden durchnummeriert als hochgestellte Zahlen angezeigt. Die Fußnote selbst steht am Ende, am „Fuß“ der jeweiligen Seite und muss durch mindestens ein Leerzeichen optisch vom Text abgegrenzt werden.
  • Bei der Aufzählung wird folgendermaßen verfahren: Vor und nach jeder Aufzählung wird eine Leerzeile gesetzt.
  • Für geschäftliche Schriftstücke sieht die DIN-5008 einen einzeiligen Zeilenabstand vor. Bei anderen Dokumenten kann der Abstand vergrößert werden (1,5 zeilig, 2zeilig), weil sich längere Texte (zum Beispiel in Protokollen) sonst schwer lesen lassen. Aufzählungsmöglichkeiten finden sich in allen  Textverarbeitungsprogrammen (Bullet-Points etc.).
  • Bei Überschriften, aber auch Kopfzeilen kann die Schriftgröße verändert werden, um sich deutlich vom Text abzuheben. Dabei werden die Überschriften/Kopfzeilen durch einheitliche Abstände vom eigentlichen Text getrennt.
  • Einrückungen sind im Grunde Hervorhebungen und dienen dazu, wichtige Textpassagen visuell zu markieren. Sie werden mit je einer Leerzeile vor und nach dem eingerückten Textabschnitt abgesetzt. Die DIN-5008 empfiehlt, die Einrückungen 2,5 Zentimeter vom linken Blattrand zu positionieren, enden sollten Einrückungen mindestens einen Zentimeter vor dem rechten Blattrand.

Schriftart und Schriftgröße

Für leichte Lesbarkeit spielen auch Schriftart und Schriftgröße eine Rolle. Hinzu kommt die Verwendung von Rechenzeichen, Textzeichen, Satzzeichen und Schriftzeichen. Bei der Wahl der Schriftart sollte – so die Leitlinie - auf Schrifttypen wie Schreibschrift (Brush script M7, Freestyle script) und solche mit Kapitälchen (Kleinbuchstaben in der Form von Großbuchstaben) oder auch auf exotische, extravagante und verschnörkelte Schrifttypen (Old english text, Algerian) verzichtet werden. Als geeignete Schriftgröße sieht die Norm mindestens 10 Punkt vor, besser noch 12 Punkt. Geeignete Schriftarten nach DIN-5008:

  • Arial
  • Times
  • Helvetica

Allerdings sind noch weitere Schriftarten möglich, obwohl sie nicht empfohlen werden:

  • Verdana
  • Palatino
  • Optima

Wichtig ist, darauf zu achten, dass die ausgewählte Schriftart leicht lesbar und gut proportioniert ist.

Hervorhebungen

Mit Hervorhebung können Abschnitte eines Textes oder auch nur einzelne Wörter betont werden. Für Hervorhebungen gibt es folgende Möglichkeiten (auch in Kombination)

  • Einrücken
  • Zentrieren
  • Unterstreichen 
  • Fettschrift
  • Kursivschrift
  • Anführungszeichen
  • Großbuchstaben
  • Wechsel der Schriftart und Schriftgröße

DIN 5008: Empfehlungen für E-Mails

Auch für die Gestaltung von E-Mails gibt es klare Empfehlungen. Nach DIN 5008 werden diese immer einzeilig verfasst – und zwar ohne Trennung von Wörtern am Zeilenende. Absätze dienen dazu, den Text zu gliedern.

Sinnvoll ist es, die Betreffzeile im E-Mail-Kopf stichwortartig auszufüllen, damit der Empfänger sofort weiß, worum es geht. Außerdem lässt sich auf diese Weise die Mail besser archivieren und wiederfinden.

Signatur zum Abschluss

Nach einer höflichen Anrede folgt eine Leerzeile, anschließend beginnt der Text. Als Abschluss dient die Signatur, die mit einer Grußformel, Firmen- und Kommunikationsangaben und der eigenen E-Mail-Adresse versehen ist.

Für die Signatur bietet sich an, eine Vorlage zu erstellen, die dann jeder E-Mail angefügt werden kann oder bereits auf dem leeren Dokument formatiert ist. E-Mails, die einen geschäftlichen Inhalt haben, müssen außerdem die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben zur Unternehmensform enthalten.

Bei privatem Schriftverkehr oder E-Mailwechsel, die keinen geschäftlichen Bezug haben, kann darauf verzichtet werden.

Beispiel für eine korrekte Signatur in einer E-Mail:

Vor- und Nachname des Versenders

Funktion

Adresse

Telefonnummer

Telefaxnummer

Webseite der Firma

E-Mail-Adresse

Pflichtangaben: HBR-Nummer, zuständiges Registergericht, Rechtsform und Sitz des Unternehmens, Name des Geschäftsführers/Aufsichtsratsvorsitzenden


Neue DIN-Norm: Auch für Bewerbungen relevant

Wer sich auf eine neue Stelle bewirbt, macht sich meist viel Arbeit und greift bei der Gestaltung des Schreibens häufig auf den Standards der DIN-Norm zurück.

Es macht sich zweifellos gut, in einem Bewerbungsschreiben die gängigen Regeln zu befolgen. Viele Firmen erwarten sogar von den Bewerbern Kenntnisse und Umsetzung der Norm. Das betrifft insbesondere Berufe, bei denen der Arbeitnehmer viele Geschäftsbriefe verfasst, zum Beispiel im kaufmännischen, juristischen und administrativen Bereich.

Bewerbung: Linksbündig oder Blocksatz

Auf der einen Seite dokumentiert der Jobanwärter mit Einhaltung der Regeln, dass er informiert ist, andererseits verhilft die DIN 5008 auch zu einem optisch ansprechenden Schreiben.

Gleichzeitig profitiert auch die Personalabteilung eines Betriebs davon, weil sich Bewerbungen nach DIN 5008 leichter und rationeller lesen lassen. Für eine Bewerbung wird der Text linksbündig ausgerichtet, möglich ist jedoch auch Blocksatz – in diesem Fall sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die einzelnen Wörter einen relativ einheitlichen Abstand zueinander haben. Auch die korrekte Gestaltung der Anschrift gehört zu einem gelungenen Bewerbungsschreiben.

Schreib- und Gestaltungsregeln bei Rechenzeichen

Bei der Darstellung von Rechenzeichen in Dokumenten gibt die DIN-Norm eine klare Vorgabe, wie zum Beispiel Additions- und Subtraktionszeichen in Geschäftsbriefen verwendet werden:

10 + 7; 5 + 3; 1267 + 432

345 - 341; 876 – 23; 345 – 98

Zwischen den Additions- und Subtraktionszeichen wird je ein Leerzeichen gesetzt. Werden diese jedoch als Vorzeichen verwendet, entfällt das Leerzeichen:

+20 °C

100 – 110 = -10

Das Multiplikationszeichen nach DIN-5008 darf durch ein kleines x oder einen Punkt dargestellt werden:

4 x 5

5 ⋅ 4

Auch hier gilt: Je ein Leerzeichen zwischen den Rechenzeichen und den Zahlen. Bei der Division hingegen gibt es laut DIN-Norm es nur eine Möglichkeit – den Doppelpunkt:

20 : 4

2.000.000 : 12

Das Gleichheitszeichen wird durch einen Doppelstrich dargestellt:

10 + 10 = 20 (mit je einem Leerzeichen)

 


DIN-Norm gilt auch für Satzzeichen

Die korrekte Verwendung von Satzzeichen schafft im Text nicht nur Überblick, sondern zeugt auch von der Professionalität des Verfassers. Fehler passieren hier besonders häufig und machen nicht nur einen negativen Eindruck, sondern sorgen auch für eine Störung des Leseflusses.

Empfehlungen für Textzeichen

Unter diesen Zeichen versteht man

  • Punkte
  • Kommas
  • Doppelpunkte
  • Gedankenstriche
  • Frage- und Ausrufezeichen
  • Apostrophe
  • Auslassungs- und Anführungszeichen
  • Klammern

Gemäß DIN-5008 gelten zum Beispiel folgende Regeln:

Textzeichen

Verwendung

Punkte, Kommas, Semikolons, Frage- und Ausrufezeichen, Doppelpunkte,

werden ohne Leerzeichen hinter einen Punkt angefügt. Bei einem Abkürzungspunkt am Ende eines Satzes folgt kein Satzschlusspunkt.

 

Gedankenstriche

Laut Standard wird für den Gedankenstrich ein Halbgeviertstrich verwendet (langer „Mittestrich“). Möglich ist auch die Verwendung des kürzeren Mittestrichs (-). Davor und danach steht ein Leerzeichen, es sei denn, es folgt ein Satzzeichen.

 

Auslassungszeichen

Textstellen, die ausgelassen werden sollen, werden durch drei Punkte markiert, vor und nach denen je ein Leerzeichen folgt. Wenn das Auslassungszeichen allerdings nur einen Teil eines Wortes ersetzt, wird auf das Leerzeichen verzichtet.

 

Anführungszeichen

Öffnende und abschließende Anführungszeichen werden ohne Leerraum je vor und nach der entsprechenden Textstelle gesetzt. Vor dem öffnenden Anführungszeichen und nach dem abschließenden Anführungszeichen wird je ein Leerzeichen gesetzt, nur nicht bei einem folgenden Satzzeichen.

 

Apostroph

Ein Apostroph ersetzt in einem Wort einen oder mehrere Buchstaben

 

Klammern

Klammern werden ohne Leerräume je vor und nach der entsprechenden Textstelle gesetzt. Vor und nach ihnen steht jeweils ein Leerzeichen.

Nach der jüngsten Reform hat die Bezeichnung „Mittestrich“ ausgedient. Verwendet werden seit März 2020 die Begriffe „Kurzstrich“ (als Bindestrich und Ergänzungsstrich) und „Langstrich“ („Halbgeviertstrich“ für die Wörter „bis“, „gegen“ und Streckenangaben“).


Vorgaben für Schriftzeichen

Für Schriftzeichen gelten folgende Regeln:

 

Schriftzeichen

Verwendung

Streckenangaben

Liegt kein Satz vor, können Worte wie „über“, „nach“, „von“ mit einem langen oder kurzen Mittestrich verbunden werden (zum Beispiel bei Zugverbindungen)

 

 

Schrägstriche

Sie stehen ohne Leerzeichen zwischen zwei Wörtern oder Zeichen

 

Nummernangaben

Abkürzungen und das Wort „Nummer“ Können durch ein Gatter (#) ersetzt werden. Dabei wird vor und nach dem Gatter ein Leerzeichen gesetzt

 

Geburts- und Sterbedaten

Für das Wort „geboren“ wird das Stern-Zeichen verwendet(*), für „gestorben“ gilt das Pluszeichen (+)

 

Paragrafenangaben

In Kombination mit Zahlen kann das Wort „Paragraf“ durch das entsprechende Zeichen ersetzt werden (§)

Prozentzeichen

Das Prozentzeichen (%) steht hinter der Ziffer. Dazwischen wird eine Leerstelle eingefügt

 

„und“ in Firmennamen

Anstelle des „und“ kann das buchhalterische Und-Zeichen verwendet werden (&). Die neue DIN-5008 empfiehlt das buchhalterische „Und“ wegen der vielfachen Verwendung allerdings auch für andere Gelegenheiten.

Bindestrich

Verbindet zwei Wörter und wird mit einem geschützten Leerzeichen eingegeben

 


Zahlengliederungen nach DIN 5008

IBAN, Datum, Postleitzahl: Mit der Reform 2020 wurden einige Änderungen bei der korrekten Schreibweise von Zahlen eingeführt.

Datum

Unter anderem favorisiert die DIN 5008 die Schreibweise des Datum Jahr-Monat-Tag:

2020-03-01 (für den 1. März 2020)

Zudem empfiehlt die DIN-Norm eine vierstellige Darstellung der Jahreszahl. Erlaubt sind – bei nationalem Briefverkehr - jedoch auch die Schreibweisen

01.03.2020

1.März 2020 (keine Null bei einstelligen Angaben des Tags)

Bei Schreiben innerhalb Deutschlands darf also das Datum in der Reihenfolge Tag, Monat, Jahr geschrieben werden, obwohl die Empfehlung die absteigende Form bevorzugt.

IBAN

Die Internationalen Bankleitzahlen, kurz IBAN, unterscheiden sich in der Länge je nach Land werden von links nach rechts in Vierergruppen gegliedert:

IBAN Deutschland: DE60 2345 9876 6754 1223 44

IBAN Dänemark: DK66 7112 2312 6597 33

Postleitzahl

Während die Postleitzahl nicht gegliedert wird, werden Postfachnummern zweistellig von rechts unterteilt:

 

Postfach 1 57 66

Währungsbezeichungen

BeiWährungsbezeichnungen gibt es laut DIN-Norm mehrere Möglichkeiten:

EUR 150

150 EUR

150€

€150,00

Wird der Betrag jedoch innerhalb eines Satzes genannt, muss er folgendermaßen geschrieben werden:

„Bitte überweisen Sie den Betrag von 150 EUR bis zum 1.03.2020.“

Telefonnummern

Vorwahl und Durchwahl müssen klar voneinander getrennt sein:

0234 123456

Sonderrufnummern/Handynummern

Gebührenpflichtige Sonderrufnummern und Handynummern werden ebenfalls optisch geteilt

0800 123456

0172 123456

Faxnummern

Damit eine Faxnummer als solche zu erkennen ist, muss vor der Nummer der Hinweis „Fax“ stehen.

Uhrzeit

Laut DIN-5008 gilt bei Uhrzeiten in Geschäftsbriefen, Stunden, Minuten und Sekunden stets mit zwei Zahlen zu beschreiben

15:45 Uhr oder 14:19:30 Uhr

Tabellen nach DIN 5008

Eine Tabelle ist eine spezielle Art der Darstellung, in der Informationen und Daten übersichtlich in Spalten und Zeilen angeordnet werden. Das Regelwerk sieht für diese Form der Informationsweitergabe zunächst drei Bestandteile vor:

  • Überschrift (die manchmal entfallen kann oder in den Tabellenkopf integriert wird)
  • Vorspalte
  • Tabellenkopf

Formal geht die Tabelle nicht über die Seitenränder hinaus. Sollte eine Tabelle mehrere Seiten füllen, muss auf jeder Seite eine Kopfzeile verwendet werden. Die Tabelle wird außerdem mit mindestens einer Leerzeile von Rest des Textes sowohl oben als auch unten abgegrenzt.

Die Kopfzeile enthält die Bezeichnungen für alle Spalten. Manchmal ist auch eine Kopfbezeichnung notwendig.

In der Vorspalte werden alle Zeilenbezeichnungen und – wenn nötig - Vorspaltenbezeichnungen integriert. Der Tabellenkopf kann durch waagerechte und senkrechte Linien weiter unterteilt werden. Diese Trennlinien eignen sich auch dazu, die Tabelle weiter zu unterteilen.

Auf gleichmäßige Abstände achten

Laut DIN 5008 sollten statt waagerechter Linien, die einer besseren Lesbarkeit dienen sollen, Schattierungen oder farbliche Gestaltungsmöglichkeiten eingesetzt werden.  Die Beschriftung der Spalten wird zentriert (bei der Vorspalte linksbündig).

Bei der Beschriftung der Felder gilt:

  • Abstand von mindestens 1 Millimeter von der senkrechten Trennlinie
  • Gleichmäßiger Abstand zwischen der Begrenzung der Felder und dem Text oben und unten
  • Bei Textinhalten linksbündig ausrichten, bei Zahlen rechtsbündig
  • Dezimalzahlen werden am Komma ausgerichtet

Formulare, Vordrucke, Checklisten

Als Grundlage eignet sich die Tabellenform zusätzlich für viele Arten von Formularen, für Checklisten und Protokolle. Auch hier hält die neue DIN-5008 Empfehlungen parat, die den Büroalltag erleichtern sollen und dafür sorgen, dass alle Informationen schnell und übersichtlich zu finden sind. Die ordnenden Eigenschaften dieser Dokumentenform gewährleisten, Informationen chronologisch und einheitlich aufbereiten zu können.

Funktionen festlegen

Vor der Erstellung von Checklisten und Formularen sollten zunächst die Funktionen festgelegt werden: Welche Felder werden benötigt? Muss auf rechnende Funktionen geachtet werden? Vergessen werden sollte auch nicht der Name des Unternehmens oder der Behörde sowie die Überschrift. Zu achten ist außerdem auf Vollständigkeit und Verständlichkeit. Der Leittext steht dabei normalerweise über dem Schreibtext oder links davon. Die Länge der jeweiligen Felder richtet sich dabei nach dem längsten aller Wörter in der Tabelle.  Auf Abkürzungen soll laut DIN-5008 dabei verzichtet werden.

DIN 5008 in der privaten Korrespondenz

Zwar sind die Schreib- und Gestaltungsregeln nach DIN 5008 für die Geschäftswelt vorgeschrieben, doch auch für den privaten Gebrauch von Nutzen.

Aus diesem Grund hat die Norm auch Empfehlungen für Privatpersonen ausgesprochen, die für Bewerbungen, Briefe an Ämter und Behörden sowie für Anträge, Rechnungen und Reklamationen verwendet werden können. Eine Empfehlung der DIN-Norm an den Absender lautet zum Beispiel, den privaten Brief in Anlehnung ähnlich wie einen Geschäftsbrief aufzubauen. Dazu werden verschiedene Beispiele gegeben, bei denen zwischen zwei Grundformen unterschieden wird:

Bei der Form A hat der Kopfbereich eine Höhe von 27 Millimetern und die Falzmarke 1 einen  Abstand von 87 Millimetern (ausgehend von der oberen Blattkante). Bei der Form B ist die Kopfzeile 45 Millimeter hoch  und der Abstand der Falzmarke zum oberen Blattrand beträgt 105 Millimeter.

Fazit und Zusammenfassung

Die neue DIN 5008 ist ein äußert umfangreiches Regelwerk, das allerdings durchaus seine Vorzüge hat. Wer in der geschäftlichen Korrespondenz auf Nummer Sicher gehen will, muss sich an der DIN 5008 orientieren. Das bedeutet im Umkehrschluss aber auch, dass Sie keine Fehler machen, wenn Sie die Grundsätze des Regelwerks beherrschen – und einen Überblick über die wichtigsten Regeln haben sie nun ja.

Autorin: Jutta Sauer

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