Neue DIN 5008 Norm: Seit 2020 angepasste Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung

Gerade bei geschäftlicher Korrespondenz sind Fehler nicht nur unschön und wirken unprofessionell, sondern können auch schlimme Folgen nach sich ziehen. Rechtschreibung und damit auch die DIN 5008 ist in der professionellen Korrespondenz unheimlich wichtig, weswegen Sie die wichtigsten Regeln für die neue DIN 5008 unbedingt kennen sollten!

Die DIN 5008 ist das wichtigste Regelwerk zur formalen Gestaltung schriftlicher Korrespondenz in Deutschland. Herausgeber der Richtlinie ist das Deutsche Institut für Normierung (kurz: DIN), das die Vorgaben im Normenausschuss für bereits seit über 70 Jahren regelmäßig auf den neuesten Stand bringt – und an Änderungen im Arbeitsablauf wie zum Beispiel die digitale Textverarbeitung anpasst.

Zuletzt wurde die DIN 5008 neu aufgesetzt, als 2020 unter anderem Vorgaben zur Erstellung von Protokollen und Präsentationen sowie allgemeine Hinweise um Thema Gendern hinzugefügt wurden.

Für ein seriöses Auftreten ist es essenziell, die verschiedenen Regeln der DIN 5008 zu kennen und in der geschäftlichen Korrespondenz korrekt anzuwenden. So gehört der Inhalt der Norm besonders für Mitarbeitende im Sekretariat, aber auch für Beschäftigte in Behörden und Ämtern, in der Verwaltung oder in kaufmännischen Berufen zum Grundwissen. Und auch im privaten Schriftverkehr sowie für weitere offizielle Schreiben, zum Beispiel Bewerbungen, Lebensläufe oder Kündigungen, sind die Gestaltungsregeln der Norm relevant.

Warum ist die DIN 5008 notwendig?

Wer täglich mit geschäftlicher Korrespondenz zu tun hat, weiß: Besonders bei Briefen erleichtert eine übersichtliche Gestaltung den Arbeitsalltag enorm. Um sich in den verschiedenen Schriftstücken schnell und einfach zurechtzufinden, ist ein einheitlicher Standard erforderlich, an den sich alle Beteiligten halten.

Und genau deshalb ist die DIN 5008 so wichtig – denn sie gibt alle wichtigen Grundregeln vor, um sowohl bei der Erstellung als auch bei der Arbeit mit Briefen und anderen schriftlichen Dokumenten einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft zu ermöglichen.

Mit der zunehmenden Digitalisierung im Büro-Alltag erfüllt die DIN 5008 zudem einen weiteren Zweck: sie erleichtert die maschinelle Verarbeitung. Ob beim digitalen Erfassen von Rechnungen oder beim Auslesen der Adresse während des Postversands – die richtige Platzierung essenzieller Informationen ist auch hier das A und O, damit die Software ihren Dienst erfüllen kann. Die DIN 5008 erfüllt also eine wichtige Funktion in der täglichen Arbeit mit Schriftstücken aller Art.

Für wen ist die DIN 5008 relevant?

Die DIN 5008 beschäftigt sich mit allen Schriftstücken, die im Rahmen einer professionellen Geschäftskorrespondenz zum Tragen kommen. Ursprünglich für die Arbeit mit der Schreibmaschine konzipiert ist das Regelwerk seit der Überarbeitung 1996 heute auf die digitale Bild- und Textverarbeitung mit dem Computer ausgelegt. So enthält die DIN 5008 zum Beispiel Vorgaben für die Gestaltung folgender Elemente in der Bürokommunikation:

• Geschäftsbriefe und Rechnungen
• Tabellen und Abbildungen
• E-Mails
• digitale Präsentationen
• Protokolle und Mitschriften

Für alle diese Varianten der schriftlichen Korrespondenz finden sich in der Din 5008 einheitliche Gestaltungsregeln – von der Gestaltung des Adressfeldes mit Schriftgröße und Zeilen-Abstand über die korrekte Anrede, verschiedene Abkürzungen bis hin zur Grußformel und Din 5008-normgerechten Schreibweise der Telefonnummer im Fußbereich.

Seit März 2020 liegt eine neue Fassung der DIN 5008 vor, welche vor allem die Schreib- und Gestaltungsregelungen bei der Textverarbeitung aktualisieren soll. Statt ehemals 70 Seiten umfasst das Regelwerk nun ganze 126 Seiten, was nicht zuletzt an den vielen Anwendungsbeispielen und Mustern liegt, mit denen die Norm ergänzt wurde.

Die aktualisierte Fassung der DIN 5008 bietet mit ihren Änderungen nicht nur mehr Praxisnähe, sondern enthält auch Themen, die über die reine Textverarbeitung deutlich hinausgehen, zum Beispiel grundlegenden Empfehlungen zur gendergerechten Anrede. Und auch der zunehmende Einfluss maschineller Datenverarbeitung macht sich in der Neufassung der DIN 5008 bemerkbar – beispielsweise mit klaren Richtlinien für grafische Darstellungen und einem vermehrten Fokus auf der digitalen Textverarbeitung.

Bis zur Reform im März 2020 war es üblich, dass das Sekretariat beim Verfassen geschäftlicher Post gemäß den Empfehlungen der DIN-Norm zwei Möglichkeiten zur Gestaltung des Adressfeldes hatte: So konnte das Anschriftfeld sowohl mit als auch ohne Rücksendeangabe erstellt werden. Die jüngste Novelle der DIN 5008 schafft hier Klarheit und macht die Rücksendeangabe, also die Anschrift, an die ein unzustellbarer Brief zurückgesandt werden soll, zu einer Pflicht-Angabe. Ein Anschriftenfeld ohne Rücksendeangabe gilt dementsprechend nicht mehr als zeitgemäß.

Bezugszeichenzeile wird abgeschafft: Der Informationsblock nach DIN 5008

Auch im Hinblick auf die Kommunikations- und die Bezugszeichenzeile setzt die neue DIN 5008 2020 klare Maßstäbe – und streicht diese Möglichkeit aus der Gestaltungsrichtlinie. Stattdessen spricht sich das Regelwerk deutlich für die Verwendung eines Informationsblocks aus. Auf diese Weise sind die nötigen Informationen übersichtlicher dargestellt.

Als Standard beim Informationsblock wird dabei die folgende Reihenfolge empfohlen:

 Bei der Gestaltung des Informationsblocks ist es jedoch auch erlaubt, von diesem Standard abzuweichen. Einzelne Leitwörter können verändert, ausgelassen oder um andere Wörter ergänzt werden. Generell stehen die nötigen Angaben jedoch nicht direkt hinter den Leitwörtern, sondern sind mit einem Abstand von mindestens einem Leerzeichen an einer eigenen Fluchtlinie ausgerichtet. Gemeint ist dabei die Fluchtlinie, die mit dem längsten Leitwort korrespondiert.

Briefgestaltung nach neuer DIN 5008 Norm

Für die geschäftliche Korrespondenz gelten unzählige Regeln für jeden erdenklichen Bereich, damit ein professionelles Schreiben gelingt. Das betrifft auch den Aufbau der Zeilenpositionen. Ein Geschäftsbrief ist formal nach einem genauen Schema aufgebaut. Es gibt zwei Varianten (Form A und Form B), wobei Form B gängiger ist.

Formblatt A

Formblatt B

Für Geschäftsbriefe empfiehlt die DIN-Norm 5008 auch Standards für die Seitenränder, die Betreffzeile, Anrede, den Briefkopf sowie die Anschrift und dem Briefabschluss mit der Grußformel (Signatur). Für die jeweiligen Formatierungen werden folgende Empfehlungen abgegeben:

Seitenränder nach DIN 5008

Bei den Seitenrändern sollten diese Empfehlungen eingehalten werden:

• Zeilenabstand einfach (ohne Leerraum),
• Absatzabstand: 1 bis 1,5,
• Seitenrand links 2,5 Zentimeter,
• Seitenrand rechts 1,5 Zentimeter (darf aus optischen Gründen  bis auf 2 Zentimeter ausgedehnt werden),
• der Abstand zwischen dem oberen Blattrand und der ersten Zeile beträgt 2 bis 4,5 Zentimeter,
• Abstand zwischen unterster Zeile und Blattrand beträgt zwei bis maximal 4 Zentimeter.

Anrede nach DIN 5008: Gender soll berücksichtigt werden

Die Anrede stellt eine Beziehung zwischen Absender und Empfänger her. In der allgemeinen Geschäftskorrespondenz hatte sich zu diesem Zweck die Formulierung „Sehr geehrter Herr/geehrte Frau [Name]“ etabliert. Bestand die Geschäftsbeziehung schon länger, waren aber auch alternative Anreden mit verschiedenen Grußformeln erlaubt, zum Beispiel „Guten Tag, Herr/Frau [Name],“.

Tatsächlich gibt die DIN 5008 jedoch keine genaue Formulierung an, um die Anrede in einem Geschäftsbrief zu gestalten. Seit 2020 enthält die Norm allerdings den Hinweis, dass dabei auf eine gendergerechte Sprache zu achten ist – es sollen also nicht nur männliche und weibliche, sondern auch diverse Personen berücksichtigt werden.

Wer sicher ist, in seinem Schreiben nur männliche und weibliche Empfänger anzusprechen, kann die Anrede jedoch auf zwei Geschlechter ausrichten: „Sehr geehrte Mitarbeiter, sehr geehrte Mitarbeiterinnen“. Daneben ist auch die Verwendung der mittlerweile akzeptierten Gender-Markierungen auf Textebene möglich, zum Beispiel mit Unterstrich (sogenannte Gender Gap) oder mit Sternchen (Gender Star):

• „Sehr geehrte Teilnehmer_innen“
• „Liebe Bürger*innen“ 

Hierbei ist es für Unternehmen jedoch ratsam, sich im Rahmen der Richtlinien zur Corporate Voice auf eine Variante festzulegen – und so eine einheitliche Kommunikation nach außen zu gewährleisten. Sollen dagegen alle drei Geschlechter angesprochen werden, bieten sich zum Beispiel folgende Formulierungen an:

• „Sehr geehrte Mitarbeitende“
• „Liebe Beschäftigte“
• „Liebes Team“
• „Sehr geehrtes Gremium“
• „Liebe Teammitglieder“
• „Sehr geehrte Teilnehmende“

Neue Hinweise zur Textverarbeitung in E-Mails und weiterem elektronischen Schriftverkehr

Neben den formalen Angaben zur Gestaltung der Signatur enthält die neue DIN 5008 außerdem Hinweise für die Verwendung verschiedener Sonderzeichen, die besonders im elektronischen Schriftverkehr üblich sind.

So hat sich nicht nur in E-Mails, sondern auch im Austausch mithilfe von Chat-Software die Verwendung sogenannter Emoticons (kurz: Emojis) etabliert. Die DIN 5008 reagiert auf diese Entwicklung – und eine entsprechende Empfehlung für deren Anwendung im Text ausgesprochen: So sollen Smileys und Symbole künftig erlaubt sein, wenn der Kontext stimmt.

IBAN, Datum, Postleitzahl: Mit der Reform 2020 wurden einige Änderungen bei der korrekten Schreibweise von Zahlen eingeführt.

Datum

Unter anderem favorisiert die DIN 5008 die Schreibweise des Datum Jahr-Monat-Tag:

2020-03-01 (für den 1. März 2020)

Zudem empfiehlt die DIN-Norm eine vierstellige Darstellung der Jahreszahl. Erlaubt sind – bei nationalem Briefverkehr – jedoch auch die folgenden Schreibweisen:

01.03.2020

1. März 2020 (keine Null bei einstelligen Angaben des Tags)

Bei Schreiben innerhalb Deutschlands darf also das Datum in der Reihenfolge Tag/Monat/Jahr geschrieben werden, obwohl die Empfehlung die absteigende Form bevorzugt.

IBAN

Die Internationalen Bankleitzahlen, kurz IBAN, unterscheiden sich in der Länge je nach Land und werden von links nach rechts in Vierergruppen gegliedert:

IBAN Deutschland: DE60 2345 9876 6754 1223 44

IBAN Dänemark: DK66 7112 2312 6597 33

Postleitzahl

Während die Postleitzahl nicht gegliedert wird, werden Postfachnummern zweistellig von rechts unterteilt:

Postfach 1 57 66

Währungsbezeichnungen

Bei Währungsbezeichnungen gibt es laut DIN-Norm mehrere Möglichkeiten:

EUR 150

150 EUR

150 €

€ 150,00

Wird der Betrag jedoch innerhalb eines Satzes genannt, muss er folgendermaßen geschrieben werden:

„Bitte überweisen Sie den Betrag von 150 EUR bis zum 01.03.2020.“

Telefonnummern

Vorwahl und Durchwahl müssen klar voneinander getrennt sein:

0234 123456

Sonderrufnummern/Handynummern

Gebührenpflichtige Sonderrufnummern und Handynummern werden ebenfalls optisch geteilt:

0800 123456

0172 123456

Faxnummern

Damit eine Faxnummer als solche zu erkennen ist, muss vor der Nummer der Hinweis „Fax“ stehen.

Uhrzeit

Laut DIN 5008 gilt bei Uhrzeiten in Geschäftsbriefen, Stunden, Minuten und Sekunden stets mit zwei Zahlen zu beschreiben:

15:45 Uhr oder 14:19:30 Uhr

Neue Empfehlungen für virtuelle Ordner und Dateien

Die Empfehlungen beziehen sich auf die typografisch korrekte Benutzung von Schriftzeichen, Satzzeichen, Rechenzeichen. Das betrifft neben Formeln, Zahlengliederungen und Tabellen auch Textgliederung und Briefgestaltung.

Widmete sich die Norm früher zu einem großen Teil einheitlichen Regeln für das Maschineschreiben, hat die Novelle 2020 viele Bereiche der digitalen, internen und externen Korrespondenz und Textverarbeitung aufgegriffen. So zum Beispiel die Empfehlung für einheitliche Bezeichnungen von virtuellen Ordnern und Dateien.

Auch die professionelle Gliederung längerer Texte folgt den Empfehlungen der DIN 5008 Norm. Zur Gliederung gehören:

• Absätze,
• Aufzählungen,
• Abschnitte,
• Überschriften,
• Fußnoten,
• Schriftart und Schriftgröße,
• Hervorhebungen (durch Fettschrift, Unterstreichen, Großbuchstaben, farbige Schrift, etc.),
• Einrückungen,
• Zeilenabstand,
• Zeilenabstände mit damit verbundenen Leerzeichen.

Die Gliederung des Textes dient maßgeblich der besseren Lesbarkeit und gibt dem Dokument Struktur. Damit wird es einfacher, die Informationen schnell zu finden und zu verstehen. Mit der Gliederung des Fließtextes wird das Dokument in logische Sinnabschnitte eingeteilt.

Abschnitte oder Abschnittsüberschriften zum Beispiel werden durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt und am Ende nicht mit einem Punkt versehen. Die DIN-Normungen helfen außerdem, auch Abschnitte mit einem Leerzeichen vom Text abzugrenzen – sowohl vom nachfolgenden als auch vom vorhergehenden Text.

Fußnoten, Aufzählungen, Überschriften: Die Vorgaben der DIN 5008

• Auch Fußnoten gehören zu den Gliederungselementen eines Textes. Sie werden durchnummeriert als hochgestellte Zahlen angezeigt. Die Fußnote selbst steht am Ende, am „Fuß“ der jeweiligen Seite und muss durch mindestens ein Leerzeichen optisch vom Text abgegrenzt werden.
• Bei der Aufzählung wird folgendermaßen verfahren: Vor und nach jeder Aufzählung wird eine Leerzeile gesetzt.
• Für geschäftliche Schriftstücke sieht die DIN 5008 einen einzeiligen Zeilenabstand vor. Bei anderen Dokumenten kann der Abstand vergrößert werden (1,5-zeilig, 2-zeilig), weil sich längere Texte (zum Beispiel in Protokollen) sonst schwer lesen lassen. Aufzählungsmöglichkeiten finden sich in allen Textverarbeitungsprogrammen (Bullet-Points etc.).
• Bei Überschriften, aber auch Kopfzeilen kann die Schriftgröße verändert werden, um sich deutlich vom Text abzuheben. Dabei werden die Überschriften/Kopfzeilen durch einheitliche Abstände vom eigentlichen Text getrennt.
• Einrückungen sind im Grunde Hervorhebungen und dienen dazu, wichtige Textpassagen visuell zu markieren. Sie werden mit je einer Leerzeile vor und nach dem eingerückten Textabschnitt abgesetzt. Die DIN 5008 empfiehlt, die Einrückungen 2,5 Zentimeter vom linken Blattrand zu positionieren, enden sollten Einrückungen mindestens einen Zentimeter vor dem rechten Blattrand.

Schriftart und Schriftgröße

Für leichte Lesbarkeit spielen auch Schriftart und Schriftgröße eine Rolle. Hinzu kommt die Verwendung von Rechenzeichen, Textzeichen, Satzzeichen und Schriftzeichen. Bei der Wahl der Schriftart sollte – so die Leitlinie – auf Schrifttypen wie Schreibschrift (Brush script M7, Freestyle script) und solche mit Kapitälchen (Kleinbuchstaben in der Form von Großbuchstaben) oder auch auf exotische, extravagante und verschnörkelte Schrifttypen (Old english text, Algerian) verzichtet werden.

Als geeignete Schriftgröße sieht die Norm mindestens 10 Punkt vor, besser noch 12 Punkt. Geeignete Schriftarten nach DIN 5008:

• Arial,
• Times,
• Helvetica.

Allerdings sind noch weitere Schriftarten möglich, obwohl sie nicht empfohlen werden:

• Verdana,
• Palatino,
• Optima.

Wichtig ist, darauf zu achten, dass die ausgewählte Schriftart leicht lesbar und gut proportioniert ist.

Hervorhebungen laut DIN 5008 Norm

Mit Hervorhebungen können Abschnitte eines Textes oder auch nur einzelne Wörter betont werden. Für Hervorhebungen gibt es folgende Möglichkeiten (auch in Kombination):

• Einrücken,
• Zentrieren,
• Unterstreichen, 
• Fettschrift,
• Kursivschrift,
• Anführungszeichen,
• Großbuchstaben,
• Wechsel der Schriftart und Schriftgröße.

Schreib- und Gestaltungsregeln bei Rechenzeichen

Bei der Darstellung von Rechenzeichen in Dokumenten gibt die DIN-Norm eine klare Vorgabe, wie zum Beispiel Additions- und Subtraktionszeichen in Geschäftsbriefen verwendet werden:

10 + 7; 5 + 3; 1267 + 432

345 - 341; 876 – 23; 345 – 98

Zwischen den Additions- und Subtraktionszeichen wird je ein Leerzeichen gesetzt. Werden diese jedoch als Vorzeichen verwendet, entfällt das Leerzeichen:

+20 °C

100 – 110 = -10

Das Multiplikationszeichen nach DIN 5008 darf durch ein kleines x oder einen Punkt dargestellt werden:

4 x 5

5 ⋅ 4

Auch hier gilt: Je ein Leerzeichen zwischen den Rechenzeichen und den Zahlen. Bei der Division hingegen gibt es laut DIN-Norm es nur eine Möglichkeit – den Doppelpunkt:

20 : 4

2.000.000 : 12

Das Gleichheitszeichen wird durch einen Doppelstrich dargestellt:

10 + 10 = 20 (mit je einem Leerzeichen)

DIN-Norm gilt auch für Satzzeichen

Die korrekte Verwendung von Satzzeichen schafft im Text nicht nur Überblick, sondern zeugt auch von der Professionalität des Verfassers. Fehler passieren hier besonders häufig und machen nicht nur einen negativen Eindruck, sondern sorgen auch für eine Störung des Leseflusses.

Unter diesen Zeichen versteht man:

• Punkte,
• Kommas,
• Doppelpunkte,
• Gedankenstriche,
• Frage- und Ausrufezeichen,
• Apostrophe,
• Auslassungs- und Anführungszeichen,
• Klammern.

Gemäß DIN 5008 gelten zum Beispiel folgende Regeln:

Nach der jüngsten Reform hat die Bezeichnung „Mittestrich“ ausgedient. Verwendet werden seit März 2020 die Begriffe „Kurzstrich“ (als Bindestrich und Ergänzungsstrich) und „Langstrich“ („Halbgeviertstrich“ für die Wörter „bis“, „gegen“ und Streckenangaben).

Vorgaben für Schriftzeichen laut neuer DIN 5008 Norm

Für Schriftzeichen gelten folgende Regeln:

Eine Tabelle ist eine spezielle Art der Darstellung, in der Informationen und Daten übersichtlich in Spalten und Zeilen angeordnet werden. Das Regelwerk sieht für diese Form der Informationsweitergabe zunächst drei Bestandteile vor:

• Überschrift (die manchmal entfallen kann oder in den Tabellenkopf integriert wird),
• Vorspalte,
• Tabellenkopf.

Formal geht die Tabelle nicht über die Seitenränder hinaus. Sollte eine Tabelle mehrere Seiten füllen, muss auf jeder Seite eine Kopfzeile verwendet werden. Die Tabelle wird außerdem mit mindestens einer Leerzeile von Rest des Textes sowohl oben als auch unten abgegrenzt.

Die Kopfzeile enthält die Bezeichnungen für alle Spalten. Manchmal ist auch eine Kopfbezeichnung notwendig.

In der Vorspalte werden alle Zeilenbezeichnungen und – wenn nötig – Vorspaltenbezeichnungen integriert. Der Tabellenkopf kann durch waagerechte und senkrechte Linien weiter unterteilt werden. Diese Trennlinien eignen sich auch dazu, die Tabelle weiter zu unterteilen.

Auf gleichmäßige Abstände achten

Laut DIN 5008 sollten statt waagerechter Linien, die einer besseren Lesbarkeit dienen sollen, Schattierungen oder farbliche Gestaltungsmöglichkeiten eingesetzt werden. Die Beschriftung der Spalten wird zentriert (bei der Vorspalte linksbündig).

Bei der Beschriftung der Felder gilt:

• Abstand von mindestens 1 Millimeter von der senkrechten Trennlinie.
• Gleichmäßiger Abstand zwischen der Begrenzung der Felder und dem Text oben und unten.
• Bei Textinhalten linksbündig ausrichten, bei Zahlen rechtsbündig.
• Dezimalzahlen werden am Komma ausgerichtet.

Formulare, Vordrucke, Checklisten

Als Grundlage eignet sich die Tabellenform zusätzlich für viele Arten von Formularen, für Checklisten und Protokolle. Auch hier hält die neue DIN 5008 Empfehlungen parat, die den Büroalltag erleichtern sollen und dafür sorgen, dass alle Informationen schnell und übersichtlich zu finden sind. Die ordnenden Eigenschaften dieser Dokumentenform gewährleisten, Informationen chronologisch und einheitlich aufbereiten zu können.

Funktionen festlegen

Vor der Erstellung von Checklisten und Formularen sollten zunächst die Funktionen festgelegt werden:

• Welche Felder brauche ich?
• Muss auf rechnende Funktionen, z. B. in einer Exceltabelle geachtet werden?

Vergessen werden sollten auch nicht der Name des Unternehmens oder der Behörde sowie die Überschrift. Zu achten ist außerdem auf Vollständigkeit und Verständlichkeit. Der Leittext steht dabei in der Regel über dem Schreibtext oder links davon. Die Länge der jeweiligen Felder richtet sich dabei nach dem längsten aller Wörter in der Tabelle. Auf Abkürzungen soll laut DIN 5008 dabei verzichtet werden.