Die neue DIN 5008
Die Überarbeitung der DIN 5008 ist auf der Zielgeraden. Voraussichtlich noch im Februar soll die Neuausgabe erscheinen.

Die neue DIN 5008

Kaum große Änderungen, dafür mehr Praxisnähe: In Kürze erscheint eine Neuausgabe der DIN 5008, nach der sich viele Unternehmen in der Geschäftskorrespondenz richten. Was regelt die DIN eigentlich, wie verbindlich ist sie – und welche Änderungen sind vorgesehen?

Zählen Sie auch zu jenen, die sich Formalien wie „Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom“ in der Geschäftskorrespondenz am liebsten sparen würden? Oder die im Zuge der Gender-Thematik nicht wissen, ob sie mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ noch richtig liegen? Dann hält die Neuausgabe der DIN 5008 für Sie womöglich ein paar Erleichterungen bereit. Denn der vor knapp einem Jahr vom Deutschen Institut für Normung DIN veröffentlichte Entwurf zur Aktualisierung der Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung ist nun mit einigen Änderungen auf der Zielgeraden. Voraussichtlich im Februar soll die Neuausgabe der DIN 5008 erscheinen.

„Die DIN 5008 dient dazu, Schriftstücke lesbarer und übersichtlich zu gestalten“, erklärt Andrea Schröder, Leiterin der Kommunikation bei DIN. Ziel dieser Norm sei es, durch verständliche Regeln Texte und Informationen so darzustellen, dass sie schnell erfasst werden können, und zwar in unterschiedlichen Kontexten und unter Berücksichtigung der Lese- und Nutzungsgewohnheiten. „Vereinfacht kann man sagen, dass die Norm nicht festlegt, ‚was‘ zu schreiben ist, sondern ‚wie‘ ein vorgegebener Inhalt dargestellt wird.“

Schreib- und Gestaltungsregeln: Nicht mehr nur fürs Briefpapier

Wie viele Zeilen Abstand wir im Adressfeld übersichtlicher finden und ob wir Infoblöcke brauchen, um den Inhalt des Schreibens auf einen Blick zu erfassen – solche Aspekte hängen auch von unseren Lese- und Nutzungsgewohnheiten ab. Und die ändern sich mit den Trends im globalisierten Joballtag ebenso wie mit den neuen Technologien. „In den heutigen Zeiten erleben viele Berufstätige ein regelrechtes Kommunikationsrauschen. Bis zu 120 E-Mails pro Tag seien keine Seltenheit, skizziert etwa Sabine Gilliar von Gilliar Consulting in Darmstadt, die als Korrespondenztrainerin für die Seminar AG in Dortmund arbeitet, den heutigen Joballtag. „Deshalb ist es hilfreich, dass sich viele Unternehmen an die DIN 5008 halten.“

Für Korrespondenztrainerin und Seminaranbieterin Viola Moritz aus Berlin sind allerdings bislang noch zu wenig Gestaltungsregeln explizit für die E-Mail in der DIN 5008 dargestellt, obwohl ihr Anteil in der Geschäftskorrespondenz inzwischen deutlich höher sei als der von Briefen. Und auch Roswitha Grabmeir hat bei der Norm noch das Blatt Papier vor Augen: „Die DIN 5008 ist in der Tat eine Norm und Richtlinie, wie man die Geschäftskorrespondenz auf Papier erstellt und versendet“, so die Partnerin von Grabmeir + Partner Personaltraining in Hebertshausen. „Man spannt quasi ein leeres Blatt ein und folgt dann den Formatierungsvorgaben, wie Abstände oder Schreibweisen.“

In der Praxis werde dieser ursprüngliche Kern der Norm inzwischen immer mehr ersetzt – oder einfach ignoriert, meint Grabmeir. So übernehmen heute oftmals vorbereitete Formatvorlagen die Formatierung der Geschäftskorrespondenz. Doch auch Grabmeir schätzt das Regelwerk als gute Orientierung. Eine einheitliche Form von bestimmten Elementen wie Datum und Kontaktdaten oder für Hervorhebungen und Abkürzungen würde einfach helfen, die Lesbarkeit und Verständlichkeit zu verbessern.

„Die DIN 5008 bietet immer schon und immer noch Führung und Hilfe für die inhaltliche und funktionale Briefgestaltung“, so Grabmeir. Sie nennt das Beispiel Betreffzeile: „Funktion und Position von Referenzangaben oder Anmerkungen geben einem Schreiben Struktur, die die Lesbarkeit und das schnelle Erfassen der Information ermöglicht.“ „Auch die Wünsche der Deutschen Post wirken sich auf die Norm aus, wenn es etwa um Leerzeilen in Anschriften und Rücksendeangaben geht“, erläutert Karl Wilhelm Henke, Verfasser vieler Lehrbücher rund um Text- und Informationsverarbeitung und Korrespondenz aus Soest.

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