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Einen Geschäftsbrief nach der DIN 5008 aufbauen? Wenn Sie die Regeln der DIN-Norm kennen, ist es gar nicht schwierig © Shutterstock

Din 5008: Wissen Für Sekretärinnen und Office Manager

Ist die immer wiederkehrende Kritik um die DIN 5008 gerechtfertigt? Steht sie noch auf dem Unterrichtsplan der Azubis, die im Bereich Sekretariat, Bankwesen oder Bürowesen lernen? Und wie wichtig ist sie trotz Kritik für Geschäftsbriefe, E-Mail und alle anderen Arten von schriftlicher Korrespondenz?

Vor ungefähr 8 Jahren wurden Gestaltungsregeln und Schreibregeln für Geschäftsbriefe in der DIN 5008 zusammengefasst und fest verankert. Die Norm soll eine einheitliche Struktur bilden und für alle Geschäftsbriefe Nutzerfreundlich und übersichtlich sein. 

Angewandt wird die Norm DIN 5008 von allen Personen, die im Berufsleben mit geschäftlicher Korrespondez zu tun haben. Unter ihnen sind zum Beispiel Sekretärinnen und Sekretäre, Office Mitarbeitern oder Rechtsanwalt- und Notargehilfen. Auch wenn man es nicht glaubt, aber die DIN 5008 ist gerade in der Geschäftswelt besonders wichtig. Jeder Geschäftsbrief sei er auch noch so kurz, zeichnet ein Unternehmen aus. Deshalb sind die Gestaltungsregeln der Norm 5008 genauso wichtig, wie das Beherrschen der Rechtschreibung, Grammatik, Orthografie und Interpunktion.

 

Auf was Sie bei der Gestaltung eines Geschäftsbriefs achten müssen, haben wir Ihnen ausführlich zusammengefasst. Sie erhalten von Workingoffice viele Beispiel zu Anreden, Anschriftfeld und Grußformeln. Auch listen wir Ihnen alle Gestaltungsregeln der DIN 5008 anhand von Beispielen auf. 

Welche Regeln berücksichtigt mit Norm DIN 5008?

In der DIN 5008 sind alle Gestaltungsregeln zum Erstellen von Geschäftskorrespondenz enthalten.

Was findet man in der DIN 5008?

  • Satzzeichen, Rechenzeichen, Schriftzeichen
  • Einheiten und Abkürzungen
  • Straßennamen inklusive Hausnummer und dergleichen
  • Anschriftfeld
  • Tabellengestaltung
  • Zahlen, Daten, Telefonnummern und Uhrzeiten bezogen auf die Schreibweise
  • Vorlagen und Vordrucke bezogen auf die Gestaltung
  • E-Mails bezogen auf die Erstellung und Gestaltung


Bei der Briefgestaltung bezieht sich die Norm DIN 5008 auf Seitenränder, Betreffzeile, Anrede, Briefkopf beziehungsweise Anschrift und Grußformel beziehungsweise Briefabschluss.

Betreffend auf die Textgestaltung sind in der DIN 5008 die Gestaltungsregeln anhand von Gliederung, Schriftart und Schriftgröße, Hervorhebungen, Einrückungen und Zeilenabstand festgelegt. Weiterhin legt man Wert auf verschiedene Bereiche von Abständen und die damit verbundenen Leerzeichen.

Wie erstelle ich einen Geschäftsbrief nach DIN 5008? Schritt-für-Schritt Anleitung

Einen Geschäftsbrief nach der Norm 5008 zu erstellen ist nicht schwer, aber Bedarf es vor Beginn des Schreibens einiger Einstellungen von Microsoft Office Word oder ähnlichen Textverarbeitungsprogrammen. Folgen Sie nun den Schritt-für-Schritt Anweisungen.

Typen von Geschäftsbriefen

Wir erstellen den Geschäftsbrief nach dem Typ B, dieser hat im Kopfbereich mehr Platz, zum Beispiel für das Firmenlogo.


Schritt 1: Dokument öffnen

Öffnen Sie ein neues Word Dokument und klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Dokument. Wählen Sie "Absatz", stellen Sie unter "Abstand" die Punkte auf 0 und den Zeilenabstand auf "Einfach" um. Bestätigen Sie diesen Schritt über den Button "OK".

Schritt 2: Aktivieren Sie die Absatzmarken

Diese sind sehr hilfreich, um zu sehen, wie viele Zeilen frei sind. Anschließend machen Sie das Lineal über den Reiter "Ansicht" sichtbar. Setzen Sie einen Haken bei Lineal (dieses befindet sich mittig).

Schritt 3: Gehen Sie nun über den Reiter "Seitenlayout" auf Seitenränder über

Wählen Sie "Benutzerdefinierte Seitenränder. Die Einstellungen für die Seitenränder sind für oben = 4,5 cm, für links = 2,5 cm, unten = 2,5 cm und rechts = 2 cm. Im gleichen Fenster wechseln Sie nun zu "Layout" und suchen "Abstand vom Seitenrand". Die Einstellungen für die Kopfzeile und Fußzeile betragen jeweils 1 cm. Bestätigen Sie alle Eingaben über die Button "OK".

Schritt 4: Briefkopf erstellen

Um den Briefkopf zu erstellen, tätigen Sie einen Doppelklick ins Dokument. Klicken Sie mit der Maus vor die erste Absatzmarke und geben Sie den Namen ihres Unternehmens ein. Formatieren Sie nach Belieben die Schriftart und die Schriftgröße.

Schritt 5: Fußzeile erstellen

Klicken Sie in das vorgegebene Textfeld. Klicken Sie mit der Maus vor die Absatzmarke. Gehen Sie nun über den Reiter "Einfügen", wählen Sie "Tabelle" aus und entscheiden Sie sich für 1 Zeile mit 3 Spalten. Nun geben Sie zum Beispiel in der ersten Spalte die Telefonnummer, darunter die E-Mail-Adresse und darunter die Internet-Adresse ihres Unternehmens ein.

In der zweiten Spalte geben Sie zum Beispiel den Geschäftsführer, das Amtsgericht und die Umsatzsteuernummer ein. Spalte drei füllen Sie mit den Bankdaten des Unternehmens. Achten Sie darauf, dass jede Eingabe in jeweils einer Zeile steht. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie die Spalten verkleinern. Fahren Sie dazu mit der Maus über einen Kasten, es wird ein Pfeil angezeigt, mit dem man den Kasten verkleiner kann. Entfernen Sie anschließend den Rahmen der Tabelle, damit eine saubere Fußzeile zu sehen ist.

Schritt 6: Erstellen Sie das Anschriftfeld und den Kommunikationsblock

Um das Adressfeld zu erstellen, klicken Sie unterhalb der Linie des Briefkopfs in das Dokument. Es wird erneut eine Absatzmarke erzeugt. Klicken Sie mit der Maus vor die Absatzmarke, wählen Sie "Einfügen", dann "Tabelle" und "Tabelle einfügen". Sie benötigen eine Tabelle mit 4 Spalten und 12 Zeilen. Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".

Schritt 7: Spaltenbreite anpassen

Dazu markieren Sie die erste Spalte, wählen "Tabellenentwurf" und "Layout". Über die Zellengröße passen Sie die Höhe auf 0,47 cm und die Breite auf 8,5 cm an. Spalte zwei markieren Sie wieder und stellen die Höhe auf 0,47 cm und die Breite auf 1,5 cm ein. Spalte drei hat eine Höhe von 0,47 cm und eine Breite von 2,7 cm und Spalte 4 stellen Sie mit einer Höhe von 0,47 und einer Breite von 4,8 cm ein.

Schritt 8: Adresse eingeben

In Zeile eins und Spalte eins geben Sie die Absenderadresse ein. Verkleinern Sie in jedem Fall die Schriftgröße, damit sich diese von der Anschrift unterscheidet.

Schritt 9: Kommunikationsblock erstellen

Weiter geht es mit dem Kommunikationsblock. Dafür gehen Sie in Zeile 3 und Spalte 3. Beginnen Sie mit "Ihr Zeichen". In den darunterliegenden Zeilen der Spalte 3 folgen dann beispielsweise "Ihre Nachricht, unser Zeichen und unsere Nachricht". Überspringen Sie die nächste Zeile und fahren Sie fort mit "Name, Telefon, Telefax und E-Mail. Überspringen Sie wieder eine Zeile und geben Sie in die Zeile das Datum ein. 

Schritt 10: Daten übertragen

In Spalte 4 füllen Sie die Daten der zuvor in Spalte 3 eingetragenen Daten auf. Beispiel: Ihr Zeichen: 458-789-2020.

Schritt 11: Widmen Sie sich nun dem Anschriftfeld

Beginnen Sie mit den Eintragungen in Spalte 1, Zeile 5 (gezählt von ganz oben). Die Reihenfolge: Firmenname, Ansprechpartner, Straße und Hausnummer sowie Postleitzahl und Stadt. Entfernen Sie nun den Tabellenrahmen, um ein sauberes Anschriftfeld und einen sauberen Kommunikationsblock zu erhalten.

Schritt 12: Text verfassen

Um nun mit dem Text des Geschäftsbriefs zu starten, setzen Sie die Absatzmarke direkt unter die Tabelle. Stellen Sie unter dem Reiter "Start" dann "Absatz als Blocksatz" und über den Reiter "Seitenlayout" die "automatische Silbentrennung" ein.

Schritt 13: Abstände nach Datum

Setzen Sie den Cursor vor die Absatzmarke und achten Sie darauf, dass laut DIN 5008 nach dem Datum zwei Absatzmarken beziehungsweise Leerzeilen folgen, bevor Sie mit der Betreffzeile anfangen. Formatieren Sie den Betreff in Fettschrift.

Schritt 14: Betreffzeile

Nach der Betreffzeile folgen wieder zwei Absatzmarken beziehungsweise Leerzeilen. Es folgt die Anrede. Beispiele, wie Sie eine Anrede in Geschäftsbriefen formulieren, finden Sie weiter unten. 

Schritt 15: Geschäftsbrief beginnen

Nach der Anrede erzeugen Sie eine Leerzeile und beginnen mit dem Text des Briefs. Bilden Sie für eine gute Lesbarkeit sinnvolle Absätze, welche durch Leerzeilen sichtbar sind.

Schritt 16: Abstand vor Gruß

Bevor Sie die Grußformel setzen, folgt wiederum eine Leerzeile.

Rechtschreibung, Gestaltungsregeln und Gliederung von Texten im geschäftlichen Brief

Setzen Sie einen geschäftlichen Brief auf, so ist die Gliederung der Texte wichtig. Sie dienen nicht nur bei der Textverarbeitung einen Komfort, sondern dienen der besseren Lesbarkeit des Empfängers und heben wichtige Passagen besonders hervor. Die Gliederung von Texten beinhaltet: 

  • Absätze
  • Aufzählungen
  • Abschnitte
  • Überschriften 
  • Fußnoten

Absätze: Einen Absatz erzeugt man durch das Drücken der Entertaste zwischen zwei Blöcken. 

Beispiel Absatz mit Enter-Taste erzeugen

Die Straßenbahn vom Hauptbahnhof zum Zielort hatte Verspätung. (Enter)

Der Grund war ein umgefallener Baum!


Aufzählungen: Vor und nach jeder Aufzählung ist eine Leerzeile zu erzeugen. Nutzen Sie die Aufzählungsmöglichkeiten aus Ihrem Programm der Textverarbeitung.

 

 

Abschnitte: Diese sind auch bekannt als Abschnittsüberschriften. Sie werden durch eine Leerzeile vom Text getrennt. Abschnitte enthalten zum Abschluss keinen Punkt.

Beispiel für Abschnittsüberschriften

1         Berufe in der Ausbildung

Welche Berufe es in diesem Unternehmen gibt, entnehmen sie folgenden Abschnitten.

2         Techniker-Berufe

Alle Techniker-Berufe sind nach Alphabet aufgelistet.


Hervorhebungen im geschäftlichen Brief nach 5008

Unter dem Begriff Hervorhebungen versteht man unter Beachtung der Rechtschreibung nach DIN 5008 

  • Einrückungen
  • Zentrieren
  • Unterstreichen 
  • Fettschrift
  • Kursivschrift
  • Anführungszeichen
  • Großbuchstaben
  • Wechsel der Schriftart und Schriftgröße

und die Kombination aus allen Hervorhebungen.

Text nach DIN 5008 formatieren

  • Einrückungen nach DIN 5008: Möchten Sie einen Teil des Textes hervorheben, so kann man mit Einrückungen arbeiten. Vor der Einrückung ist mit einer Leerzeile zu arbeiten, die Einrückung beginnt vom linken Seitenrand bei 2,54 cm. Nach der Einrückung ist wieder eine Leerzeile einzufügen.
  • Zentrieren nach DIN 5008: Einen Teil des Textes kann man auch zentrieren. Beginnen Sie vor dem Zentrieren mit einer Leerzeile, markieren Sie den Textteil und drücken Sie auf der Tastatur STRG+E. 
  • Unterstreichen nach DIN Norm 5008: Um einen Teil des Geschriebenen zu unterstreichen, markieren Sie den Teil und drücken Sie auf der Tastatur STRG+Umschalt+U.
  • Fettschrift nach DIN 5008: Markieren Sie den gewünschten Teil und drücken Sie STRG+Umschalt+F.
  • Kursivschrift nach DIN Norm 5008: Markieren Sie das Wort oder den Satz und drücken Sie STRG+Umschalt+K.
  • Anführungszeichen nach DIN 5008: Um ein Wort oder einen Satz in Anführungszeichen zu setzen, ist zu beachten, dass das "Wort" direkt zwischen den Anführungszeichen ohne Leerzeichen steht. 
  • Schriftart / Schriftgröße nach Norm 5008: Möchte man bestimmte Wörter oder Textpassagen in einer anderen Schriftart oder Schriftgröße hervorheben, so markiert man das Gewünschte und ändert über den Reiter "Start" die Schriftart oder Schriftgröße.


Beispiele Anreden im Geschäftsbrief

Geschäftsbrief: Sehr geehrte Herr ... Sehr geehrte Frau ...

Personengruppen: Sehr geehrte Mitarbeiter ...

Akademischer Grad: Sehr geehrte Frau Doktor ... Sehr geehrter Herr Professor ...

Geschäftsbrief Behörden: Sehr geehrte Damen und Herren,

Korrespondenz mit Amtsträgern: Sehr geehrter Herr Finanzminister ... Sehr geehrte Frau Außenministerin ...


Beispiele Grußformel / Schlussformel Geschäftsbrief nach DIN 5008

Standard bei Geschäftsbriefen: Mit freundlichen Grüßen ... Mit freundlichem Gruß ... 

Amtsträger: Mit ausgezeichneter Hochachtung ... Hochachtungsvoll ...


Muster Geschäftsbrief nach DIN 5008 in Zentimeterangaben für Zeilenanfang und Zeilenende

 

Bezeichnung Bereiche

Zeilenanfang für alle Schriften in cm von links gesehen

Maximales Zeilenende für alle Schriften in cm von links (Blattkante)

Maximales Zeilenende für alle Schriften in cm von rechts (Blattkante)

Anschrift Empfänger

Angaben Absender

Kommunikationszeile

2,41 cm

2,41 cm

12,57 cm

10,03 cm

10,03 cm

20.19 cm

10,97 cm

10,97 cm

  0,81 cm

Bezugszeichenzeile

Leitwort 1

Leitwort 2

Leitwort 3

Leitwort 4

 

2,41 cm

7,49 cm

12,57 cm

17,65 cm

 

 

 

 

20,19 cm

 

 

 

 

0,81 cm

Text

2,41 cm

20,19 cm

0,81 cm

Gruß / Firma

2,41 cm

 

 

Anlangen und Verteilvermerke

2,41 cm oder

12,57 cm

20,19 cm

0,81 cm

Einrückungen

4,95 cm

20,19 cm

0,81 cm

Wie wendet man die DIN 5008 in der E-Mail-Korrespondenz an?

Wir befinden uns in einer sich immer schneller "drehenden" Welt und so muss auch die Kommunikation schnell und reibungslos funktionieren. In vielen Momenten geht es schneller, wenn die schriftliche Korrespondenz nicht per Post, sondern per Email geführt wird.

Sicherlich kann es je nach Zeitverschiebung auch hier ein paar Stunden dauern, aber eben keine Tage oder gar Wochen mehr. Nun stellen sich Sekretärinnen die Frage: „Was gilt es bei der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz zu beachten?”

Weitere Rechtschreibregeln und Gestaltungsregeln nach DIN 5008

Mit Gestaltungsregeln die sich an dem Begriff "Wörter" orientieren, handelt es sich um: 

  • Abkürzungen
  • Aneinanderreihung
  • Kopplung
  • Ableitungen
  • Wortergänzungen
  • Währungsbezeichnungen
  • Worttrennung am Zeilenende
  • oder Auslasspunkte beziehen.

Abkürzungen: In jeglicher Art von Korrespondenz ist es mittlerweile gang und gäbe, dass für bestimmte Wörter oder Wortgruppen Abkürzungen eingesetzt werden. Es unterscheiden sich zwei verschiedene Muster für Abkürzungen: die Abkürzungen mit einem Punkt zwischen den einzelnen Buchstaben und die ohne Punkt zwischen den Buchstaben.

Beispiele Abkürzungen mit Punkt

  • z. B. (zum Beispiel),
  • i. A. (im Auftrag),
  • d. J. (des Jahres),
  • evtl. (eventuell),
  • bzw. (beziehungsweise) oder
  • usw. (und so weiter). 
  • Abkürzungen ohne Punkt zwischen den Buchstaben: AG, Gmbh oder DAX.


Aneinanderreihungen: In Geschäftsbriefen oder beim Schreiben von geschäftlichen E-Mails steht man häufig vor der Frage, wann bestimmte Wörter aneinandergereiht werden. Zum besseren Verständnis gehen wir an dieser Stelle gleich zu den Beispielen über.

Beispiele Aneinanderreihungen

  • Frage-und-Anwort-Zeit,
  • Mutter-Tochter-Verhältnis, 
  • Magen-Darm-Infekt = Magendarminfekt (zwei unterschiedliche Schreibweisen)
  • oder DIN A4-Format


Ableitungen: Diese Form der Gestaltungsregeln der DIN 5008 findet sich fast nur in eine Kombination aus Zahlen wieder. Ableitungen schreibt man ohne Bindestrich und an die Zahlen werden die wörtlichen Endungen gesetzt.

Beispiel Ableitungen

  • 2020er,
  • 8fach,
  • 80%ig


Wortergänzungen: Diese Form der Rechtschreibregeln in Geschäftsbriefen nutzt man sehr häufig und doch machen sich diesbezüglich einige Fehler breit. Wann kommt der Bindestrich? Wo setzt man ihn am besten ein? Schauen Sie anhand der Beispiele, welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Beispiele Wortergänzung

  • Flucht- und Rettungswege,
  • Sachbearbeitung und -verarbeitung


Währungsbezeichnung: Wenn man Rechnungen schreibt, kommt meist die Frage auf, wie man das Währungszeichen schreibt und wohin. Anhand unserer Beispiele können Sie wählen. Nennen Sie allerdings Beträge in einem Satz, so hat das Währungszeichen hinter dem Betrag zu stehen.

Beispiele Währungsbezeichnung

  • 175 EUR,
  • EUR 175,
  • 175,00 €
  • oder € 175,00

Beispiel im Text:

Bitte zahlen sie bis zum 15.08.2020 den Betrag von 85,00 EUR an das unten stehende Konto.


Worttrennung am Zeilenende: Mit dem Mittestrich trennt man das zusammengehörige Wort, wenn die Zeile zu Ende ist. Wörter trennt man in der deutschen Rechtschreibung immer nach Sprechsilben.

Beispiel Worttrennung

Bitte gehen Sie am Not- ausgang rechts entlang, um zum Sammelpunkt zu kommen.


Auslasspunkte: Man sieht es häufig in den Nachrichten, wenn nur ein Teil von einem Schriftstück gezeigt wird. Auslasspunkte sind immer drei Punkte, die man nach einem Leerzeichen tätig und enden auch mit drei Punkten. Ist der dritte Auslasspunkt das Ende des Satzes, so ist der letzte Punkte auch der Schlusspunkt.

Beispiel Auslasspunkte

Die Aussage .... ist nachzulesen ...


Welche Gestaltungsregeln sind laut DIN 5008 bei Schriftzeichen für Wörter einzuhalten?

Wer in Geschäftsbriefen mit Paragrafen arbeitet, kommt gerade mit den Schriftzeichen sehr häufig in Berührung. Unter diesen Begriff fallen allerdings nicht nur das Paragrafen-Zeichen, sondern ebenfalls das Zeichen für "und", Mittestrich für die Bedeutung "gegen" und "bis" sowie den Schriftzeichen für Wörter die sich auf Schrägstrich, Streckenangaben, Zeichen für "geboren" und "gestorben" und Wortzeichen für "Nummer".

Schriftzeichen für <Paragraf> = §

Nach § 1 Grundgesetz der StVO Abs. 1 erfordert die Teilnahme am Straßenverkehr ständige Vorsicht und gegenseitige Rücksicht.

Schriftzeichen für <und> = &

Frau Müller & Frau Meyer kümmern sich gleichermaßen um Ihre Angelegenheiten.

Schriftzeichen für Zeichen <gegen> = ./.

Im Urteil Meyer ./. Müller erfolgt folgendes Urteil

Schriftzeichen für Mittestrich <gegen> = -

Vfl Postdam - AA Avanca 

Schriftzeichen für Mittestrich <bis> = -

Beispiel für Uhrzeiten:

15:00 - 18:00 Uhr

Beispiel für Streckenangaben:

Der Bahnverkehr zwischen Berlin - Braunschweig - Hannover wird am heutigen Tage für 3 Stunden aufgrund von Bergungsarbeiten voll gesperrt.

Schriftzeichen für <Schrägstrich> = /

90km/h oder Ausbildungsjahr 2020/2021

Schriftzeichen für <geboren> und <gestorben> = * und +

Herr Müller * 1977-01-10  + 2014-08-28

Wie werden Satzzeichen nach DIN 5008 in der Textverarbeitung geschrieben?

Satzzeichen helfen einem Text den Inhalt besser zu strukturieren, in verständlicher zu machen und Ausdruck zu verleihen. Als Satzzeichen in der Korrespondenz gelten:

  • Komma: Das Komma trennt Wörter voneinander und wird unter anderem gezielt für Aufzählungen in einem Absatz genutzt. Auch trennt es Hauptsätze und Nebensätze voneinander, damit längere Sätze Sinn ergeben.
  • Punkt: Ein Punkt dient dem Abschluss eines Satzes. Man findet den Punkt allerdings auch in Abkürzungen wieder.
  • Ausrufezeichen: Dieses Satzzeichen unterstreicht in einem Satz einen Ausruf. Auch wendet man es bei wichtigen Sachverhalten an, um diese in ihrem Ausdruck zu bestärken.
  • Fragezeichen: Diese Satzzeichen findet Anwendung, wenn ein Satz als Frage formuliert wird. 
  • Anführungszeichen: Die Anführungszeichen nach DIN 5008 sind auf keinen Fall zu verwechseln mit den Anführungszeichen, die ein Zitat oder eine wörtliche Rede einleiten. 

  1. Beispiel mit Anführungszeichen: Um in Ihrem Office auf dem bestmöglichen Stand zu halten, bieten wir ein besonderes "Schulungspaket" an.

  • Halbe Anführungszeichen: Möchte man innerhalb der Anführungszeichen ein weiteres Wort hervorheben, so arbeitet man mit sogenannten "halben Anführungszeichen".

  1. Beispiel halbe Anführungszeichen: Um in Ihrem Office auf dem bestmöglichen Stand zu halten, bieten wir ein besonderes "Schulungspaket" von der Firma ′Startup-Fish′ an.

  • Semikolon: Das Semikolon kommt zum Einsatz, wenn man zwei gleichstarke Sätze miteinander verbinden möchte. Ein Semikolon hat eine stärkere Wirkung als ein herkömmliches Komma. Beachten Sie, dass nach dem Setzen des Semikolons klein weitergeschrieben wird. Ausnahme: Es folgt ein Substantiv oder ein Eigenname.

  1. Beispiel Semikolon: Das Auto ist sehr günstig; deshalb ist es zu ratsam, es sofort zu kaufen.

  • Bindestrich / Trennstrich: Die beiden Begriffe entsprechen einem Schriftzeichen, welches entweder zur Trennung (Zeilenende) eines Wortes genutzt oder zwei Substantive miteinander verbindet.

  1. Beispiel Bindestrich: Man kann anhand des E-Mail-Verkehrs die Sachlage erkennen!

  • Apostroph: Dieses Schriftzeichen verwendet man meist in privater Korrespondenz. Denn dieses Schriftzeichen ersetzt ausgelassene Buchstaben. 

  1. Beispiel Apostroph: So 'n Blödsinn! Nimm 'ne andere Farbe. Gehen S' 'nauf!

Klammern für <auf> und <zu>: Im Geschäftsbrief oder der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz kommt es immer wieder vor, dass man mit Klammern im Text arbeitet. Dabei gibt es jedoch drei verschiedene Klammerarten zu berücksichtigen, die jede für sich eine andere Bedeutung haben.

Die runde Klammer dient dem Abtrennen von Wörtern oder weist auf Abkürzungen von Worten hin, die im nachfolgenden Text als Abkürzung genutzt wird.

Die eckige Klammer kommt zum Einsatz, wenn innerhalb der runden Klammern eine weitere Klammerung nötig ist. Spitze Klammern setzt man selten ein, sind Ihnen aber sicherlich aus E-Mail-Adressen bekannt, wenn der Name von der E-Mail-Adresse abweicht.

Beispiel runde Klammern

Der Projektmanager (PM) hat einen neuen Entwurf ausgestellt.

Beispiel eckige Klammern

Der Reformationstag (Feiertag [31. Oktober]) konnten im Jahr 2019 alle Bundesländer als Feiertag genießen.

Beispiel spitze Klammern

Spitze Klammern zum Öffnen und schließen eines bestimmten Wortes, finden Sie auf der <Tastatur>. 


Wie werden Rechenzeichen nach DIN 5008 im Geschäftsbrief geschrieben?

Rechenzeichen in einer geschäftlichen E-Mail oder einem Geschäftsbrief sind eher die Ausnahme. Sollten Sie doch mal damit in Berührung kommen, ist nach der DIN 5008 auf folgende Rechenzeichen zu achten:

  • Additionszeichen (Pluszeichen) +
  • Subtraktionszeichen (Minuszeichen) -
  • Multiplikationszeichen (Malnehmen) • oder x
  • Divisionszeichen (geteilt) :
  • Gleichheitszeichen (gleicher Wert) =
  • Prozentzeichen %
  • Promillezeichen ‰
  • Bruchstrich /
  • Verhältniszeichen :
  • größer als >
  • kleiner als <

Beispiele Rechenzeichen

Additionszeichen Beispiel: 75 + 15 = 100

Subtraktionszeichen Beispiel: 100 - 75 = 15

Multiplikationszeichen Besipiel: 8 • 4 = 32 oder 8 x 4 = 32

Divisionszeichen Beispiel: 32 : 4 = 8

Gleichheitszeichen Beispiel: 200 - 100 = 100 

Prozentzeichen Beispiel: 30%ige 

Promillezeichen Beispiel: 2,5 ‰ 

Bruchstrich Beispiel: 2/4, 1,5, 48/27

Verhältniszeichen Beispiel: als Ergebnis 4 : 8, als Maßstab 2 : 5000, als Mischungsverhältnis 4 : 6 

Größer als Beispiel: Jan ist > Fabian oder 5 > 1

Kleiner als Beispiel: Fabian ist < als Jan oder 1 < 5


Zahlen und Ziffern in der Textverarbeitung nach Din 5008

Mit Zahlen und Ziffern kommt man in der geschäftlichen Korrespondenz immer wieder in Berührung. Deshalb ist es wichtig, sich diesen Bereich besonders gut anzuschauen und sich gegebenenfalls aufzuschreiben. Unter diesen Bereich fallen Zahlen und Ziffern bezogen auf:

  • Uhrzeit
  • größere Zahlen
  • Geldbeträge
  • Hausnummern
  • Kalenderdaten

Uhrzeit: Nach der Rechtschreibung der DIN 5008 ist bei Uhrzeiten in Geschäftsbriefen darauf zu achten, dass Stunden, Minuten und Sekunden immer mit zwei Zahlen beschrieben werden.

Beispiel Uhrzeit

15:45 Uhr oder 14:19:30 Uhr


Größere Zahlen: Damit alle Geschäftspartner große Zahlen gut und flüssig lesen können, ist darauf zu achten, dass große Zahlen immer mit einem Leerzeichen getrennt werden. Dies erfolgt rückwärts im Dreiergespann.

Beispiel größere Zahlen

1 520 177 t oder 1 231 km


Geldbeträge: Das Gleiche gilt für Geldbeträge, allerdings erfolgt anstatt des Leerzeichens ein Punkt.

Beispiel Geldbeträge

2.850.000,25 € oder 2.525,00 €


Hausnummern: Bei deutschen Geschäftsbriefen und auch englischen Geschäftsbriefen gibt es wahnsinnige Unterschiede. Auf was man bei einem englischen Geschäftsbrief achten muss, erläutern wir Ihnen später. In deutschen Geschäftsbriefen gibt es eine gute Auswahl.

Beispiel Hausnummer

Stettiner Straße 7 - 21 oder Stettiner Straße 18 u. 22 oder Stettiner Straße 19 b / 19 B oder Stettiner Straße 19 / / Apart. 13


Kalenderdaten: In der digitalen Business-Welt ist das Eintragen oder übertragen von Kalenderdaten völlig normal und muss von jeder Sekretärin und jedem/r Office Manager/in beherrscht werden. Auch in diesem Bereich gibt es wieder mehrere Möglichkeiten. Am besten sprechen Sie sich mit Ihren Kollegen und Ihrem Chef ab, damit es eine einheitliche Form für das Unternehmen gibt.

Nummerisch mit Mittestrich - Beispiel Kalenderdaten

2019-10-08

Nummerisch mit Punkt - Beispiel Kalenderdaten

27.02.2019

Alphanumerisch - Beispiel Kalenderdaten

10. März 2018 oder 10. Mär. 2020


Besondere Zahlengliederungen nach den Gestaltungsregeln der DIN 5008

Hierunter finden sich Gliederungen von Zahlenkombination wie

  • Sonderrufnummer
  • Telefonnummern
  • Postfachnummern
  • Faxnummern
  • Bankleitzahlen
  • Postleitzahlen
  • Telefonnummern international 

Schreibweise Sonderrufnummern

Unter diesem Begriff versteht man besondere Ziffern, die mit einer Gebühr belegt werden. Nach den Rechtschreibregeln der DIN 5008 werden diese wie im Beispiel geschrieben: 0180 6 86421 oder 0800 5794126.


Schreibweise Telefonnummer

Es gibt viele Schreibweisen von Telefonnummern. Bei einem Geschäftsbrief gilt es laut DIN 5008 einiges zu beachten. Anhand der folgenden Beispiele ist klar zu erkennen, dass Vorwahl und Durchwahl sichtbar voneinander zu trennen sind. Beispiel Schreibweise Telefonnummer 05171 856325


Schreibweise Postfachnummern

Diese Nummerngruppe wird immer in einem Zahlenrhytmus von 2 Zahlen geschrieben, beginnend auf der rechten Seite. Beispiel Schreibweise Postfachnummer 8 40 oder 8 40 52.


Schreibweise Faxnummern

Damit eine Faxnummer auch als solche zu erkennen ist, sollte vor jedem der Hinweis "Fax" stehen. Beispiel Schreibweise Faxnummer Fax 05171 789524


Schreibweise Bankleitzahlen

Gleichermaßen verhält es sich bei der Angabe von Bankleitzahlen. Weiterhin ist hier laut der DIN 5008 darauf zu achten, dass die Zahlen im Dreier-Block geschrieben werden - allerdings von links nach rechts. Beispiel Schreibweise Bankleitzahl BLZ 586 265 23


Schreibweise Postleitzahlen

Ganz einfach zu handhaben und doch häufig falsch gemacht ist das Schreiben von Postleitzahlen. Es kommt immer wieder vor, dass Postleitzahlen in der Reihenfolge der Zahlen mit einem Leerzeichen versehen werden. Doch richtig ist, die 5 Ziffern der Postleitzahl in einem Block zu belassen. Beispiel Schreibweise Postleitzahl 10823 Berlin


Schreibweise internationale Telefonnummern

Gibt man in einem ausländischen Geschäftsbrief zum Beispiel die deutsche Telefonnummer an, so ist auf das +-Zeichen vor der Ländervorwahl /Länderkennzahl zu achten. Auch bleibt die 0 von der Stadtvorwahl ungeachtet.  +49 5171 798542. Die Ländervorwahlen erhalten Sie in einer Übersicht auf der Webseite von Vorwahlen-online.de .


Wie ist ein englischer Geschäftsbrief aufgebaut?

Englische Korrespondenz muss heutzutage beherrscht werden. Es gibt selten Sekretärinnen oder Office Manager, die der englischen Sprache nicht mächtig sind - schließlich spricht man überall auf der Welt englisch. Aber die englische Sprache beherrschen und englische Geschäftsbriefe aufsetzen bergen schon große Unterschiede. Der englische Geschäftsbrief ist dem des deutschen Geschäftsbriefs in vielen Punkten gleich - aber nicht in allen.

Inhalt englischer Geschäftsbrief?

 

Deutscher BegriffEnglischer Begriff
Briefkopfletterhead
Bezugszeichenzeilereference Line
Datumdate
Empfänger Anschriftrecipient´s adress
Zuständige Personattention line
Anredesalutation
Betrefftopic or subject line
Textbody of the letter
Schlussformelcomplimentary close or closing
Name und Anschrift (Versender)name and signature
Anlageenclosure
VerteilmerkmalCarbon copy (cc)
Postskriptpostscript (PS)

Beispiel Briefkopf englischer Geschäftsbrief - letterhead

Master GmbH

Stettiner Straße 19

51789 Holle

Germany

Telephone: ++49 531-785954

Facsmile: ++49531-7859 54

Beispiele Bezugszeichenzeile englischer Geschäftsbrief - Reference line

Es ist wichtig zu wissen, dass die reference line entweder mit dem Datum in einer Zeile (1) steht oder linksbündig beziehungsweise rechtbündig über dem Datum (2) steht:

1. Our ref: fi/hs           Your ref: ug/qm          20 June 2020

2. Your ref: ug/qm

    Our ref: fi/hs   

    20 June 2020

Führen Sie allerdings schriftliche Korrespondenz mit den Vereinigten Staaten von Amerika, so kann die Bezugszeichenzeile auch am Briefende nach der Unterschrift zu finden sein.

Beispiele Datum englischer Geschäftsbrief - Date

1. 20 June 2020

2. June 20 2020

3. June 10, 2020

Beispiel Empfängeranschrift im englischen Geschäftsbrief - Recipient´s adress

Beispiel Empfängeranschrift im englischen Geschäftsbrief - Recipient´s adress

Mrs April Meyer (Ansprechpartner)

Senior Managerin (Position)

States Wonder (Firmenname)

28 Griffith Street (Straße und Hausnummer)

SCOTTLAND (County)

LD8 5PM (Postleitzahl)

GROSSBRITANNIEN (Land)

Ist kein Ansprechpartner bekannt, startet man direkt mit dem Firmennamen!

Beispiele Anrede in schriftlicher englischer Korrspondenz - salutation

  • Dear Sir
  • Dear Mr Appell
  • Dear Mrs Poppins
  • Dear Madam
  • Dear Ms Appell (AE)

Beispiele Schlussformel in englischer Korrespondez - Complimentary close

Nach Dear Sir oder Dear Madam folgt Yours faithfully oder mit Yours truly. 

Nach einer persönlichen Anrede wie Dear Mrs Minter oder Dear Arthur kann die Schlussformel mit Yours sincerely erfolgen.

Beispiele Unterschrift in englischen Geschäftsbriefen

1. Yours faithfully,

    ABD Import GmbH

    Celine Oxford

    Import Managerin

2. Yours truly,

    ABD Import GmbH

    Celine Oxford

    Import Managerin

Dies ist nur eine kleine Auswahl an wichtigen Punkten, wie der Geschäftsbrief aufgebaut ist. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel („Wie ist ein englischer Geschäftsbrief aufgebaut? Wissen für´s Office".)

Wie und warum wendet man die DIN 5008 auch in Bewerbungsanschreiben an?

Wie bereits eingangs erwähnt, ist die DIN 5008 für die Erstellung von Geschäftsbriefen entwickelt worden. Wichtig sind dabei die Einhaltung der Regeln für Seitenränder, Hervorhebungen, Absätze usw.

Da diese Gestaltungsregeln für eine gute Struktur und Lesbarkeit bei Briefen dienen, wird die DIN 5008 auch gern bei Bewerbungsanschreiben genutzt. Sicher ist die Anwendung der DIN 5008 nicht für alle verpflichtend, aber für Bewerber, die später mit geschäftlicher Korrespondenz arbeiten möchten, ist sie notwendig. Eine gute Übung mit dieser Norm zu arbeiten, ist das Bewerbungsanschreiben. Auch sehen zukünftige Ausbilder oder Arbeitgeber, dass man Geschäftsbriefe erstellen kann.

Prinzipiell kann man die Erstellung einer Bewerbung wie einen Geschäftsbrief vornehmen. Einzig einige Einstellungen sind unterschiedlich. Welche das sind, listen wir Ihnen auf. Den Rest entnehmen Sie bitte dem Absatz - Wie erstelle ich einen Geschäftsbrief nach DIN 5008? 

Seitenränder bei einer Bewerbung: Oben 4,5 cm, unten 2,5 cm, links 2,5 cm und rechts 2 cm. Kopfzeile und Fußzeile sind mit jeweils 1,25 cm Seitenrand zu begrenzen.

Zeilenabstand bei einem Bewerbungsanschreiben: Dieser wird mit einem Wert von 1,5 eingegeben. 

Schriftgröße Anschreiben: Bei einem Anschreiben zu einer Bewerbung gilt es, die Schriftgröße auf 12 Punkt anzusetzen. Wird es ein längerer Text, so kann man maximal auf 11 Punkt herabsetzen. Beachten Sie jedoch, dass die Schrift immer gut lesbar ist.

Schriftart Bewerbungsanschreiben: je unkomplizierter, desto besser. Entscheiden Sie sich demnach entweder für 

  • Arial
  • Times
  • Helvetica
  • Georgia

Erstellen Sie sich ein Muster für ein Bewerbungsanschreiben, so müssen Sie dies nicht jedes Mal neu aufsetzen. Denn die DIN 5008 wird sich bis auf Kleinigkeiten nicht ändern.

Fazit zur DIN 5008

Die DIN 5008 ist sehr umfangreich, wobei man von Unternehmen zu Unternehmen nicht alle Regeln berücksichtigen muss. Wer aber ein Profi im Erstellen eines Geschäftsbriefs sein möchte oder sein Unternehmen auf hohem Niveau präsentieren will, der sollte zumindest die Rechtschreibung und die Gestaltungsregeln der DIN 5008 kennen und sie einsetzen können.

 

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