DIN 5008: Wissen Für Sekretärinnen und Office Manager

Auf was Sie bei der Gestaltung eines Geschäftsbriefs achten müssen, haben wir Ihnen ausführlich zusammengefasst. Sie erhalten von Workingoffice viele Beispiel zu Anreden, Anschriftfeld und Grußformeln. Auch listen wir Ihnen alle Gestaltungsregeln der DIN 5008 anhand von Beispielen auf. 

Welche Regeln berücksichtigt die Norm DIN 5008?

In der DIN 5008 sind alle Gestaltungsregeln zum Erstellen von Geschäftskorrespondenz enthalten.

Bei der Briefgestaltung bezieht sich die neue DIN 5008 auf Seitenränder, Betreffzeile, Anrede, Briefkopf beziehungsweise Anschrift und Grußformel beziehungsweise Briefabschluss.

Betreffend auf die Textgestaltung sind in der DIN 5008 die Gestaltungsregeln anhand von Gliederung, Schriftart und Schriftgröße, Hervorhebungen, Einrückungen und Zeilenabstand festgelegt. Weiterhin legt man Wert auf verschiedene Bereiche von Abständen und die damit verbundenen Leerzeichen.

Einen Geschäftsbrief nach der Norm 5008 zu erstellen ist nicht schwer, aber Bedarf es vor Beginn des Schreibens einiger Einstellungen von Microsoft Office Word oder ähnlichen Textverarbeitungsprogrammen. Folgen Sie nun den Schritt-für-Schritt Anweisungen.

Setzen Sie einen geschäftlichen Brief auf, so ist die Gliederung der Texte wichtig. Sie dienen nicht nur bei der Textverarbeitung einen Komfort, sondern dienen der besseren Lesbarkeit des Empfängers und heben wichtige Passagen besonders hervor. Die Gliederung von Texten beinhaltet: 

• Absätze
• Aufzählungen
• Abschnitte
• Überschriften 
• Fußnoten

Absätze: Einen Absatz erzeugt man durch das Drücken der Entertaste zwischen zwei Blöcken. 

Abschnitte: Diese sind auch bekannt als Abschnittsüberschriften. Sie werden durch eine Leerzeile vom Text getrennt. Abschnitte enthalten zum Abschluss keinen Punkt.

Hervorhebungen im geschäftlichen Brief nach 5008

Unter dem Begriff Hervorhebungen versteht man unter Beachtung der Rechtschreibung nach DIN 5008 

• Einrückungen
• Zentrieren
• Unterstreichen 
• Fettschrift
• Kursivschrift
• Anführungszeichen
• Großbuchstaben
• Wechsel der Schriftart und Schriftgröße

und die Kombination aus allen Hervorhebungen.

Muster Geschäftsbrief nach DIN 5008 in Zentimeterangaben für Zeilenanfang und Zeilenende

Weitere Rechtschreibregeln und Gestaltungsregeln nach DIN 5008

Mit Gestaltungsregeln die sich an dem Begriff "Wörter" orientieren, handelt es sich um: 

• Abkürzungen
• Aneinanderreihung
• Kopplung
• Ableitungen
• Wortergänzungen
• Währungsbezeichnungen
• Worttrennung am Zeilenende
• oder Auslasspunkte beziehen.

Wir befinden uns in einer sich immer schneller "drehenden" Welt und so muss auch die Kommunikation schnell und reibungslos funktionieren. In vielen Momenten geht es schneller, wenn die schriftliche Korrespondenz nicht per Post, sondern per Email geführt wird.

Sicherlich kann es je nach Zeitverschiebung auch hier ein paar Stunden dauern, aber eben keine Tage oder gar Wochen mehr. Nun stellen sich Sekretärinnen die Frage: „Was gilt es bei der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz zu beachten?”

• Erfahren Sie hier alles rund um die DIN 5008-Regeln zur E-Mail-Korrespondenz.

Abkürzungen: In jeglicher Art von Korrespondenz ist es mittlerweile gang und gäbe, dass für bestimmte Wörter oder Wortgruppen Abkürzungen eingesetzt werden. Es unterscheiden sich zwei verschiedene Muster für Abkürzungen: die Abkürzungen mit einem Punkt zwischen den einzelnen Buchstaben und die ohne Punkt zwischen den Buchstaben.

Aneinanderreihungen: In Geschäftsbriefen oder beim Schreiben von geschäftlichen E-Mails steht man häufig vor der Frage, wann bestimmte Wörter aneinandergereiht werden. Zum besseren Verständnis gehen wir an dieser Stelle gleich zu den Beispielen über.

Ableitungen: Diese Form der Gestaltungsregeln der DIN 5008 findet sich fast nur in eine Kombination aus Zahlen wieder. Ableitungen schreibt man ohne Bindestrich und an die Zahlen werden die wörtlichen Endungen gesetzt.

Wortergänzungen: Diese Form der Rechtschreibregeln in Geschäftsbriefen nutzt man sehr häufig und doch machen sich diesbezüglich einige Fehler breit. Wann kommt der Bindestrich? Wo setzt man ihn am besten ein? Schauen Sie anhand der Beispiele, welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Währungsbezeichnung: Wenn man Rechnungen schreibt, kommt meist die Frage auf, wie man das Währungszeichen schreibt und wohin. Anhand unserer Beispiele können Sie wählen. Nennen Sie allerdings Beträge in einem Satz, so hat das Währungszeichen hinter dem Betrag zu stehen.

Worttrennung am Zeilenende: Mit dem Mittestrich trennt man das zusammengehörige Wort, wenn die Zeile zu Ende ist. Wörter trennt man in der deutschen Rechtschreibung immer nach Sprechsilben.

Auslasspunkte: Man sieht es häufig in den Nachrichten, wenn nur ein Teil von einem Schriftstück gezeigt wird. Auslasspunkte sind immer drei Punkte, die man nach einem Leerzeichen tätig und enden auch mit drei Punkten. Ist der dritte Auslasspunkt das Ende des Satzes, so ist der letzte Punkte auch der Schlusspunkt.

Welche Gestaltungsregeln sind laut DIN 5008 bei Schriftzeichen für Wörter einzuhalten?

Wer in Geschäftsbriefen mit Paragrafen arbeitet, kommt gerade mit den Schriftzeichen sehr häufig in Berührung. Unter diesen Begriff fallen allerdings nicht nur das Paragrafen-Zeichen, sondern ebenfalls das Zeichen für "und", Mittestrich für die Bedeutung "gegen" und "bis" sowie den Schriftzeichen für Wörter die sich auf Schrägstrich, Streckenangaben, Zeichen für "geboren" und "gestorben" und Wortzeichen für "Nummer".

Schriftzeichen für <Paragraf> = §

Nach § 1 Grundgesetz der StVO Abs. 1 erfordert die Teilnahme am Straßenverkehr ständige Vorsicht und gegenseitige Rücksicht.

Schriftzeichen für <und> = &

Frau Müller & Frau Meyer kümmern sich gleichermaßen um Ihre Angelegenheiten.

Schriftzeichen für Zeichen <gegen> = ./.

Im Urteil Meyer ./. Müller erfolgt folgendes Urteil

Schriftzeichen für Mittestrich <gegen> = -

Vfl Postdam - AA Avanca 

Schriftzeichen für Mittestrich <bis> = -

Beispiel für Uhrzeiten:

15:00 - 18:00 Uhr

Beispiel für Streckenangaben:

Der Bahnverkehr zwischen Berlin - Braunschweig - Hannover wird am heutigen Tage für 3 Stunden aufgrund von Bergungsarbeiten voll gesperrt.

Schriftzeichen für <Schrägstrich> = /

90km/h oder Ausbildungsjahr 2020/2021

Schriftzeichen für <geboren> und <gestorben> = * und +

Herr Müller * 1977-01-10  + 2014-08-28

Wie werden Satzzeichen nach DIN 5008 in der Textverarbeitung geschrieben?

Satzzeichen helfen einem Text den Inhalt besser zu strukturieren, in verständlicher zu machen und Ausdruck zu verleihen. Als Satzzeichen in der Korrespondenz gelten:

• Komma: Das Komma trennt Wörter voneinander und wird unter anderem gezielt für Aufzählungen in einem Absatz genutzt. Auch trennt es Hauptsätze und Nebensätze voneinander, damit längere Sätze Sinn ergeben.
• Punkt: Ein Punkt dient dem Abschluss eines Satzes. Man findet den Punkt allerdings auch in Abkürzungen wieder.
• Ausrufezeichen: Dieses Satzzeichen unterstreicht in einem Satz einen Ausruf. Auch wendet man es bei wichtigen Sachverhalten an, um diese in ihrem Ausdruck zu bestärken.
• Fragezeichen: Diese Satzzeichen findet Anwendung, wenn ein Satz als Frage formuliert wird. 
• Anführungszeichen: Die Anführungszeichen nach der neuen DIN 5008 sind auf keinen Fall zu verwechseln mit den Anführungszeichen, die ein Zitat oder eine wörtliche Rede einleiten. 

1. Beispiel mit Anführungszeichen: Um in Ihrem Office auf dem bestmöglichen Stand zu halten, bieten wir ein besonderes "Schulungspaket" an.

• Halbe Anführungszeichen: Möchte man innerhalb der Anführungszeichen ein weiteres Wort hervorheben, so arbeitet man mit sogenannten "halben Anführungszeichen".

1. Beispiel halbe Anführungszeichen: Um in Ihrem Office auf dem bestmöglichen Stand zu halten, bieten wir ein besonderes "Schulungspaket" von der Firma ′Startup-Fish′ an.

• Semikolon: Das Semikolon kommt zum Einsatz, wenn man zwei gleichstarke Sätze miteinander verbinden möchte. Ein Semikolon hat eine stärkere Wirkung als ein herkömmliches Komma. Beachten Sie, dass nach dem Setzen des Semikolons klein weitergeschrieben wird. Ausnahme: Es folgt ein Substantiv oder ein Eigenname.

1. Beispiel Semikolon: Das Auto ist sehr günstig; deshalb ist es zu ratsam, es sofort zu kaufen.

• Bindestrich / Trennstrich: Die beiden Begriffe entsprechen einem Schriftzeichen, welches entweder zur Trennung (Zeilenende) eines Wortes genutzt oder zwei Substantive miteinander verbindet.

1. Beispiel Bindestrich: Man kann anhand des E-Mail-Verkehrs die Sachlage erkennen!

• Apostroph: Dieses Schriftzeichen verwendet man meist in privater Korrespondenz. Denn dieses Schriftzeichen ersetzt ausgelassene Buchstaben. 

1. Beispiel Apostroph: So 'n Blödsinn! Nimm 'ne andere Farbe. Gehen S' 'nauf!

Klammern für <auf> und <zu>: Im Geschäftsbrief oder der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz kommt es immer wieder vor, dass man mit Klammern im Text arbeitet. Dabei gibt es jedoch drei verschiedene Klammerarten zu berücksichtigen, die jede für sich eine andere Bedeutung haben.

Die runde Klammer dient dem Abtrennen von Wörtern oder weist auf Abkürzungen von Worten hin, die im nachfolgenden Text als Abkürzung genutzt wird.

Die eckige Klammer kommt zum Einsatz, wenn innerhalb der runden Klammern eine weitere Klammerung nötig ist. Spitze Klammern setzt man selten ein, sind Ihnen aber sicherlich aus E-Mail-Adressen bekannt, wenn der Name von der E-Mail-Adresse abweicht.

Wie werden Rechenzeichen nach DIN 5008 im Geschäftsbrief geschrieben?

Rechenzeichen in einer geschäftlichen E-Mail oder einem Geschäftsbrief sind eher die Ausnahme. Sollten Sie doch mal damit in Berührung kommen, ist nach der DIN 5008 auf folgende Rechenzeichen zu achten:

• Additionszeichen (Pluszeichen) +
• Subtraktionszeichen (Minuszeichen) -
• Multiplikationszeichen (Malnehmen) • oder x
• Divisionszeichen (geteilt) :
• Gleichheitszeichen (gleicher Wert) =
• Prozentzeichen %
• Promillezeichen ‰
• Bruchstrich /
• Verhältniszeichen :
• größer als >
• kleiner als <

Zahlen und Ziffern in der Textverarbeitung nach Din 5008

Mit Zahlen und Ziffern kommt man in der geschäftlichen Korrespondenz immer wieder in Berührung. Deshalb ist es wichtig, sich diesen Bereich besonders gut anzuschauen und sich gegebenenfalls aufzuschreiben. Unter diesen Bereich fallen Zahlen und Ziffern bezogen auf:

• Uhrzeit
• größere Zahlen
• Geldbeträge
• Hausnummern
• Kalenderdaten

Uhrzeit: Nach der Rechtschreibung der DIN 5008 ist bei Uhrzeiten in Geschäftsbriefen darauf zu achten, dass Stunden, Minuten und Sekunden immer mit zwei Zahlen beschrieben werden.

Größere Zahlen: Damit alle Geschäftspartner große Zahlen gut und flüssig lesen können, ist darauf zu achten, dass große Zahlen immer mit einem Leerzeichen getrennt werden. Dies erfolgt rückwärts im Dreiergespann.

Geldbeträge: Das Gleiche gilt für Geldbeträge, allerdings erfolgt anstatt des Leerzeichens ein Punkt.

Hausnummern: Bei deutschen Geschäftsbriefen und auch englischen Geschäftsbriefen gibt es wahnsinnige Unterschiede. Auf was man bei einem englischen Geschäftsbrief achten muss, erläutern wir Ihnen später. In deutschen Geschäftsbriefen gibt es eine gute Auswahl.

Kalenderdaten: In der digitalen Business-Welt ist das Eintragen oder übertragen von Kalenderdaten völlig normal und muss von jeder Sekretärin und jedem/r Office Manager/in beherrscht werden. Auch in diesem Bereich gibt es wieder mehrere Möglichkeiten. Am besten sprechen Sie sich mit Ihren Kollegen und Ihrem Chef ab, damit es eine einheitliche Form für das Unternehmen gibt.

Hierunter finden sich Gliederungen von Zahlenkombination wie

• Sonderrufnummer
• Telefonnummern
• Postfachnummern
• Faxnummern
• Bankleitzahlen
• Postleitzahlen
• Telefonnummern international 

Englische Korrespondenz muss heutzutage beherrscht werden. Es gibt selten Sekretärinnen oder Office Manager, die der englischen Sprache nicht mächtig sind - schließlich spricht man überall auf der Welt englisch. Aber die englische Sprache beherrschen und englische Geschäftsbriefe aufsetzen bergen schon große Unterschiede. Der englische Geschäftsbrief ist dem des deutschen Geschäftsbriefs in vielen Punkten gleich - aber nicht in allen.

Inhalt englischer Geschäftsbrief?

Beispiel Briefkopf englischer Geschäftsbrief - letterhead

Master GmbH

Stettiner Straße 19

51789 Holle

Germany

Telephone: ++49 531-785954

Facsmile: ++49531-7859 54

Beispiele Bezugszeichenzeile englischer Geschäftsbrief - Reference line

Es ist wichtig zu wissen, dass die reference line entweder mit dem Datum in einer Zeile (1) steht oder linksbündig beziehungsweise rechtbündig über dem Datum (2) steht:

1. Our ref: fi/hs           Your ref: ug/qm          20 June 2020

2. Your ref: ug/qm

    Our ref: fi/hs   

    20 June 2020

Führen Sie allerdings schriftliche Korrespondenz mit den Vereinigten Staaten von Amerika, so kann die Bezugszeichenzeile auch am Briefende nach der Unterschrift zu finden sein.

Beispiele Datum englischer Geschäftsbrief - Date

1. 20 June 2020

2. June 20 2020

3. June 10, 2020

Beispiel Empfängeranschrift im englischen Geschäftsbrief - Recipient´s adress

Mrs April Meyer (Ansprechpartner)

Senior Managerin (Position)

States Wonder (Firmenname)

28 Griffith Street (Straße und Hausnummer)

SCOTTLAND (County)

LD8 5PM (Postleitzahl)

GROSSBRITANNIEN (Land)

Ist kein Ansprechpartner bekannt, startet man direkt mit dem Firmennamen!

Beispiele Anrede in schriftlicher englischer Korrspondenz - salutation

• Dear Sir
• Dear Mr Appell
• Dear Mrs Poppins
• Dear Madam
• Dear Ms Appell (AE)

Beispiele Schlussformel in englischer Korrespondenz - Complimentary close

Nach Dear Sir oder Dear Madam folgt Yours faithfully oder mit Yours truly. 

Nach einer persönlichen Anrede wie Dear Mrs Minter oder Dear Arthur kann die Schlussformel mit Yours sincerely erfolgen.

Beispiele Unterschrift in englischen Geschäftsbriefen

1. Yours faithfully,

    ABD Import GmbH

    Celine Oxford

    Import Managerin

2. Yours truly,

    ABD Import GmbH

    Celine Oxford

    Import Managerin

Dies ist nur eine kleine Auswahl an wichtigen Punkten, wie der Geschäftsbrief aufgebaut ist. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel („Wie ist ein englischer Geschäftsbrief aufgebaut? Wissen für´s Office".)

Wie bereits eingangs erwähnt, ist die DIN 5008 für die Erstellung von Geschäftsbriefen entwickelt worden. Wichtig sind dabei die Einhaltung der Regeln für Seitenränder, Hervorhebungen, Absätze usw.

Da diese Gestaltungsregeln für eine gute Struktur und Lesbarkeit bei Briefen dienen, wird die neue DIN 5008 auch gern bei Bewerbungsanschreiben genutzt. Sicher ist die Anwendung der DIN 5008 nicht für alle verpflichtend, aber für Bewerber, die später mit geschäftlicher Korrespondenz arbeiten möchten, ist sie notwendig. Eine gute Übung mit dieser Norm zu arbeiten, ist das Bewerbungsanschreiben. Auch sehen zukünftige Ausbilder oder Arbeitgeber, dass man Geschäftsbriefe erstellen kann.

Prinzipiell kann man die Erstellung einer Bewerbung wie einen Geschäftsbrief vornehmen. Einzig einige Einstellungen sind unterschiedlich. Welche das sind, listen wir Ihnen auf. Den Rest entnehmen Sie bitte dem Absatz - Wie erstelle ich einen Geschäftsbrief nach DIN 5008? 

Seitenränder bei einer Bewerbung: Oben 4,5 cm, unten 2,5 cm, links 2,5 cm und rechts 2 cm. Kopfzeile und Fußzeile sind mit jeweils 1,25 cm Seitenrand zu begrenzen.

Zeilenabstand bei einem Bewerbungsanschreiben: Dieser wird mit einem Wert von 1,5 eingegeben. 

Schriftgröße Anschreiben: Bei einem Anschreiben zu einer Bewerbung gilt es, die Schriftgröße auf 12 Punkt anzusetzen. Wird es ein längerer Text, so kann man maximal auf 11 Punkt herabsetzen. Beachten Sie jedoch, dass die Schrift immer gut lesbar ist.

Schriftart Bewerbungsanschreiben: je unkomplizierter, desto besser. Entscheiden Sie sich demnach entweder für 

• Arial
• Times
• Helvetica
• Georgia

Erstellen Sie sich ein Muster für ein Bewerbungsanschreiben, so müssen Sie dies nicht jedes Mal neu aufsetzen. Denn die DIN 5008 wird sich bis auf Kleinigkeiten nicht ändern.

Fazit zur DIN 5008

Die neue DIN 5008 ist sehr umfangreich, wobei man von Unternehmen zu Unternehmen nicht alle Regeln berücksichtigen muss. Wer aber ein Profi im Erstellen eines Geschäftsbriefs sein möchte oder sein Unternehmen auf hohem Niveau präsentieren will, der sollte zumindest die Rechtschreibung und die Gestaltungsregeln der DIN 5008 kennen und sie einsetzen können.