In vielen Programmen sind Templates integriert. Auf Wunsch kann man weitere aus dem Internet übernehmen, häufig sogar gratis. Gemeinsam ist allen die Arbeitserleichterung. Bei wiederkehrenden Aufgaben nehmen Vorlagen ermüdende und fehlerträchtige Routinearbeit ab und sorgen quasi nebenbei dafür, dass nichts vergessen wird.
Manche Vorlagen bieten sogar noch mehr: Richtig eingesetzt, werden sie zum Produktivitäts-Booster. Etwa arbeiten sie mit AutoText oder Formaten, die es nur in einer bestimmten Vorlage gibt, dort, wo man sie braucht. Das verschafft Ihnen mehr Überblick und vereinfacht den Zugriff. Gleiches gilt für Veränderungen an Tastenbelegung oder Programmoberfläche. Ein klasse Nebeneffekt: Das Pannenrisiko durch aufgeblähte Dateien wird kleiner. Sie als Nutzerin oder Nutzer kommen also bequem, flott und sicher ans Ziel.
Wo finde ich Vorlagen?
Office-Apps enthalten bereits Vorlagen. Wählen Sie Datei, Neu bekommen Sie passend zum Programm eine Auswahl angeboten. Reichen die nicht, können Sie zusätzliche Vorlagen aus dem Internet übernehmen. Im Dialogfeld suchen Sie direkt nach Onlinevorlagen. Klicken Sie ein Template an, wird auf dessen Basis ein neues Dokument, ein Tabellenblatt, eine Präsentation oder eine Broschüre erzeugt.
Haben Sie eigene Templates im Dateisystem gespeichert, sind diese nicht automatisch verfügbar. Bessern Sie nach: Teilen Sie dem Programm mit, wo Ihre persönlichen Vorlagen liegen. Das erledigen Sie über Datei, Optionen und Speichern. Tragen Sie im Feld Standardspeicherort für persönliche Vorlagen den Verzeichnispfad ein oder kopieren Sie ihn dorthin. Danach finden Sie zum Beispiel in Word oder Excel eigene Vorlagen im neu hinzugekommenen Abschnitt Persönlich.
Bequem zugreifen: Klicken Sie über Datei, Neu eine Vorlage mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie den Befehl An Liste anheften oder klicken Sie auf die Pinnadel. Die Vorlage erscheint nun oben im Dialog – bereit zur Verwendung.
Individuelle Vorlagen
Sie haben keine eigenen Vorlagen? Am einfachsten erzeugen Sie diese, indem Sie eine bereits vorhandene Datei als Grundlage benutzen. Alles, was darin enthalten ist, wird zum Inhalt der Vorlage. Das kann neben Text, Grafik und Tabelle auch ein Feld sein, etwa fürs Datum. Oder Sie benutzen ein Formular bzw. ein Blatt mit Listen, Formeln, Diagrammen usw.
In PowerPoint sowie dem Publisher enthalten Vorlagen häufig Bild- und Textplatzhalter. In OneNote sind meist Textcontainer, Grafiken, Seitenhintergründe und Tabellen eingebaut, wie bei den Sitzungsnotizen.
So erstellen Sie eine Vorlage: Öffnen Sie die Basis-Datei. Entfernen Sie alles, was nicht generell zutrifft oder bauen Sie Elemente ein, die standardmäßig verfügbar sein sollen. Anschließend wählen Sie Speichern unter oder drücken die Taste F12. Ändern Sie die Dateiendung. In Word wird aus docx jetzt dotx. Das t steht für Template. Eine Datei mit der Endung dotm signalisiert, dass Makros darin enthalten sind. Bei Benutzung der Vorlage erzeugen Sie eine neue Datei mit der Endung *.docx. Die wird bearbeitet, die Vorlage selbst bleibt unberührt und dient weiter als Kopiervorlage für die nächste neue Datei.
Beispiel Nr. 1 – Schriftart
Ändern Sie in einem leeren Dokument die Schriftart. Benutzen Sie das Dialogfeld Schriftart oder rufen Sie es im Anschluss auf, etwa mit STRG+D. Drücken Sie unten die Schaltfläche Als Standard festlegen. Word fragt, für was die neue Einstellung gelten soll. Wählen Sie die Normal.dotm, gilt die Schriftart in Zukunft für alle neuen Dokumente.
Beispiel Nr. 2 – Tastenbelegung
Wählen Sie Datei, Optionen und den Punkt Menüband anpassen. Klicken Sie unten hinter Tastenkombination auf Anpassen. Wählen Sie einen Befehl und verbinden Sie ihn mit einem Tastenkürzel, indem Sie den Cursor ins Feld Neue Tastenkombiation setzen und die Tasten auf der Tastatur drücken. Unten links wird der Speicherort vorgeschlagen. Ist eine zweite Vorlage geöffnet (oder ein Dokument auf deren Basis offen), lässt sich die neue Tastenkombination optional dort hinein speichern. Zum Schluss drücken Sie Zuordnen.
Beispiel Nr. 3 – AutoText
Markieren Sie einen Text und drücken Sie ALT+F3. Der Dialog zum Bausteinerstellen klappt auf. Vergeben Sie einen Namen, ggf. ändern Sie Katalog bzw. Kategorie. Unten sehen Sie den Speicherort. Wählen Sie ihn gezielt: Arbeiten Sie mit einer Mahnschreiben-Vorlage, müssen die dafür genutzten Textbausteine nur bei diesem Schreiben verfügbar sein.
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