Freeware im Sekretariat, kostenlose Tools
Diese Tools dürfen in ihrem Office nicht fehlen © Rawpixel.com - Shutterstock

Diese Tools erleichtern den Alltag im Büro

Die meisten Bürokräfte kennen es: Jeder Tag im Office ist anders und bringt ständig neue Herausforderungen mit sich. Unzählige Aufgaben müssen bewältigt werden, was nicht einfach ist, wenn das Telefon gefühlt ununterbrochen klingelt oder unvorhergesehene Aufgaben vorgezogen müssen. Kein Wunder also, wenn Sie sich mitunter ziemlich gestresst fühlen und die Konzentration nachlässt. Eine sinnvolle Strukturierung der täglichen Aufgaben ist das A und O, um Belastungen zu reduzieren. Dabei können verschiedene Tools, egal ob am Arbeitsplatz oder im Homeoffice, nicht nur helfen, den Arbeitsalltag zu erleichtern, sondern steigern auch die Produktivität.

Digitalisierung verändert den Büroalltag kontinuierlich

Die Digitalisierung hat die Arbeitswelt enorm verändert. Das betrifft insbesondere die Arbeitsabläufe im Büro. Ohne Computer und entsprechende Programme ist der Arbeitsalltag nicht mehr vorstellbar. Meistens werden in den Büros die gängigen Office-Programme genutzt wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Hinzu kommen häufig verschiedene CRM-Programme, die sich insbesondere bei der Kundenkommunikation durchgesetzt haben. Die Beherrschung dieser Programme setzen Arbeitgeber in den meisten Fällen voraus. Der Nutzen, den Sekretariate aus diesen Anwendungen ziehen, ist groß: Viele Aufgaben im Arbeitsalltag kosten deutlich weniger Zeit und können außerdem besser strukturiert werden. Hinzu kommen die regelmäßigen Updates der Standardprogramme, die neue Feature und Lösungen für die effiziente Bewältigung des täglichen Pensums bieten.

Nützliche Tools für mehr Effizienz

Der technologische Fortschritt hat darüber hinaus noch unzählige weitere und sehr praktische kleinere Hilfen für den Büroalltag hervorgebracht. Diese meist kostenlosen, internetbasierten Applikationen oder Softwareprogramme bieten jenseits der bekannten Anwendungen oft schnelle Hilfen und unterstützen die Bürokraft bei allen möglichen Aufgaben im Office. 

Solche Tools helfen Ihnen zum Beispiel bei 

  • der Planung
  • der Zeiterfassung
  • der Projektarbeit
  • der Ablage
  • der Übersetzung
  • der Einhaltung des Datenschutzes

und steigern gleichzeitig Ihre Produktivität und Effizienz.

Tools für den Büroalltag im Homeoffice

Mit der Corona-Pandemie haben Sie wahrscheinlich auch im Homeoffice gearbeitet und wollen beziehungsweise können auch künftig Teile Ihrer Arbeit Zuhause erledigen. Dazu benötigen Sie möglicherweise das ein oder andere Tool. Sie erleichtern Ihnen nicht nur die Arbeit in Zusammenhang mit der Organisation und Bearbeitung, sondern sorgen auch für eine optimale Kommunikation mit Kollegen und Teammitgliedern: 

  • Zapier: Zapier ist ein Online-Tool, mit dem verschiedene Webanwendungen miteinander verknüpft und Daten übertragen werden. Alle Funktionen Ihrer Unternehmenssoftware und Apps werden automatisch synchronisiert. Das Tool hilft vor allem bei der digitalen Wartung Ihrer untergeordneten Aufgaben, die sie mit Zapier nicht mehr manuell erledigen müssen. Durch die automatisierten Workflows können Sie viel Zeit einsparen. 
  • Google Docs: Google Docs ermöglicht Ihnen, Dokumente mit anderen Nutzern zu teilen. Möglich ist sogar, dass mehrere Nutzer gleichzeitig daran arbeiten. Sie können Ihre Ausarbeitungen wie zum Beispiel Briefe oder Protokolle mit anderen teilen, die diese dann korrigieren oder kommentieren können. Gleichzeitig liefert Google docs viele Vorlagen, die Sie verwenden können. 
  • Dropbox: Dropbox bietet sich an, wenn Sie Präsentationen oder Dateien aus dem Homeoffice mit anderen Mitarbeitern und Kollegen teilen wollen. Freigegebene Dateien, Webverknüpfungen und Inhalte werden von Dropbox gespeichert, organisiert und sicher versendet. 
  • Confluence: Confluence hilft bei der Dokumentenorganisation – auch aus dem Homeoffice. Hier können Sie Projektpläne, Besprechungsnotizen, Ankündigungen und viele andere wichtige Informationen in einer Datenbank ablegen, auf die Ihre Kollegen Zugriff haben.

Für eine optimale Kommunikation mit den Kollegen benötigen Sie im Homeoffice zum Beispiel 

  • eine Chat-App
  • eine Videokonferenz-Software
  • eine Video-App
  • verschiedene Cloud-Tools 
  • möglichweise Software für Projektmanagement

Als Chat-App bietet sich zum Beispiel Slack an, um das Office Management zu optimieren. Das Tool ist kostenlos und einfach zu bedienen. Für die Kommunikation mit unterschiedlichen Kollegen können Sie mehrere Kanäle einrichten und sich zu zweit oder mit mehreren Mitarbeitern schnell auf den neusten Stand bringen. 

Für Videokonferenzen sind etwa Zoom oder Microsoft Teams sehr beliebt. Hier können Sie beraten, Probleme besprechen, Brainstormings durchführen und sich dabei gegenseitig in die Augen sehen. Mit Zoom pflegen Sie außerdem persönliche Kontakte, egal, wieviel Kilometer Sie von Ihren Kollegen trennen. 

Tipp: Wenn Sie nach einem anstrengenden Tag im Homeoffice nicht abschalten können oder in den Pausen entschleunigen möchten, gönnen Sie sich die Meditations-App Headspace. Sie trägt dazu bei, Stress abzubauen und sorgt für eine bessere Aufmerksamkeit und Konzentration. 

Tools für ein besseres Zeitmanagement, Kalenderfunktionen und Terminabsprachen

Sehr viele Office-Kräfte nutzen im Arbeitsalltag das Internet für private Zwecke. Eine Angewohnheit, die sich auch unbemerkt stark auf die Produktivität auswirken kann. Falls Sie den Eindruck haben, dass Sie Ihr Zeitmanagement durchdenken optimieren müssen, können Tracker-Tools wie Toggle oder Rescue Time zum Beispiel helfen, die Arbeitszeit besser zu strukturieren. Sie dokumentieren, wie lange Sie welche Anwendung nutzen und zeigen gleichzeitig, wann Sie am produktivsten arbeiten. Die Möglichkeiten dieser Tools reichen vom einfachen Zeitstoppen, über verschiedene Protokollfunktionen bis zu Tages-, Wochen- oder Monatsauswertungen über Ihr Arbeitsverhalten. Gleichzeitig ermöglichen einige Tracker-Tools auch, Webseiten zu sperren, die Sie in Versuchung führen könnten, die Zeit zu vergessen. 

In diesen Bereichen lohnt sich der Einsatz von spezifischen Tools und kostenlosen oder kostengünstigen Softwareprogrammen im Sekretariat:

Diese komplexen Arbeitsbereiche gehören zu den integralen Aufgaben einer Sekretärin im Office. Entsprechenden Tools können Ihnen helfen, diese Aufgaben effizient auszuführen. Deshalb: Überprüfen Sie, ob es Möglichkeiten gibt, die Ihnen die Arbeit erleichtern und Ihre Produktivität optimieren können.

Sie kennen das: Die Terminverwaltung nimmt innerhalb der Büroarbeit einen besonders großen Teil ein. Gleichzeitig ist dieser Bereich sehr vielschichtig und setzt viel Organisationstalent voraus. Meistens müssen Sie unzählige Termine organisieren, und das oft auch gleichzeitig: Die Hotelbuchung für den Vorgesetzten, der Termin für das Meeting, die Treffen mit Kunden, Abgabetermine, die Koordination des Besucherverkehr und mehr. Oft ist es nicht sinnvoll, wenn jeder Mitarbeiter im Büro einen eigenen Terminkalender führt und weitere für Teams oder die komplette Abteilung geführt werden. Hinzu kommen die Termine, die Ihr Vorgesetzter selbst vereinbart. Das alles unter einen Hut zu bekommen, kann zur wahren Herausforderung werden. Viele Bürokräfte nutzen im Berufsalltag das Programm OneNote von Microsoft. Im Grunde als Notizbuch gedacht, ist das Programm auch gut für die Aufgabenplanung und Dokumentensammlung und -verwaltung geeignet. Passende Tools können solche und andere Office-Anwendungen gut ergänzen.

terminic: Der mobile 3-Monatskalender

1937 hat terminic den 3-Monatskalender erfunden - jetzt ist der Bremer Kalenderhersteller auch der Erste, der den 3-Monatskalender "mobil macht" und ihn als App auf Smartphones und Tablets bringt. Wie beim Print-Klassiker, dem Wandkalender, legt terminic auch bei der App viel Wert auf eine klare, übersichtliche Darstellung des Kalenders, einfache Bedienbarkeit und einen extra großen Planungszeitraum. Der mobile 3-Monatskalender ermöglicht individuelle Terminorganisation und bietet unter anderem eine Jahresansicht mit Zoomfunktion und eine innovative Suchfunktion. Außerdem ist ein bundesweiter Ferienkalender in der App integriert.


Interview: Anneke Jahns spricht über Tools und Herausforderungen des virtuellen Arbeitens

Anneke Jahns, langjährige Assistentin und Mitglied vom Assistenznetzwerk in Deutschland (ANiD) hat mit uns über Herausforderungen im Homeoffice für Sekretärinnen gesprochen. Im Interview spricht sie über Vor- und Nachteile des virtuellen Arbeitens. Außerdem gibt sie Tipps zum Thema Tools für den Büroalltag.

Redaktion working @ office: Was sind deiner Meinung nach die größten Herausforderungen beim virtuellen Arbeiten für Assistentinnen?

Anneke Jahns: Die größte Hürde ist es, wenn das Internet nicht funktioniert – also ganz klar die Technik. Ich glaube es gibt da zwei Herausforderungen – das eine Problem ist, wenn sich die Leute technisch nicht so affin fühlen und sich auf die neuen Programme noch nicht eingestellt haben. Die andere Seite ist, dass es mittlerweile sehr viele Tools gibt und viele mit unterschiedlichen Tools arbeiten. Es kann passieren, dass das irgendwann zu undurchsichtig wird.

Redaktion working @ office: Hast du ein Tool, womit du besonders gerne arbeitest bzw. was du empfehlen würdest als Assistentin?

Anneke Jahns: Ich liebe Teams! Ich nutze Teams auf der Arbeit, aber wir nutzen das Tool auch sehr stark beim Assistenz-Netzwerk in Deutschland. Wir haben uns dort in verschiedenen Gruppen eingeteilt und können dort jederzeit die Unterlagen teilen. Jeder hat darauf Zugriff, das finde ich sehr angenehm. Ich finde es super, dass heute jeder gleichzeitig an Dokumenten arbeiten kann. Nicht so wie früher, wo man häufiger das Problem hatte, dass nur eine Person an einem Dokument arbeiten kann. Ich würde neben Outlook auch Apps empfehlen, über die man sich für Aufgaben eintragen und diese auch nach Projekt verteilen kann. Ich nutze zum Beispiel „to-do“ von Microsoft.

Redaktion working @ office: Welche weiteren Herausforderungen siehst du beim virtuellen Arbeiten? Gibt es zum Beispiel manchmal Probleme bei der Kommunikation untereinander?

Anneke Jahns: Es kann bei der Kommunikation das Problem entstehen, dass zum Beispiel der Austausch in der Caféküche fehlt. Der „Smalltalk-Charakter“ bleibt auf der Strecke. Andererseits glaube ich, dass man bei der Kommunikation häufiger schneller ist. Meine Chefin schreibt mir zum Beispiel, während sie in einem Meeting ist, per Teams, was ich noch zu tun habe, oder fragt mich nach Informationen. Ich glaube außerdem, dass durch das Schreiben im Chat die Informationen schneller und zielgerichteter ausgetauscht werden.

Redaktion working @ office: Welche weiteren Vor- und Nachteile siehst du beim virtuellen Arbeiten?

Anneke Jahns: Durch das virtuelle Arbeiten kann jeder von einem beliebigen Ort aus arbeiten. Zum Beispiel sitze ich gerade in Hamburg und meine Chefin sitzt in Frankfurt – und trotzdem können wir sehr gut zusammenarbeiten. Natürlich ist der persönliche Austausch und, dass man jeden Tag weiß, wie es der anderen Person geht und man sich darauf einstellen kann, nicht da – das ist eine Gefahr definitiv. Aber es macht natürlich möglich, dass man die besten Arbeitskräfte nicht nur zum Beispiel in Hamburg suchen kann, sondern weltweit.

Zeit sparen mit den passenden Tools

Weil es oft nur wenige Klicks braucht, um an die benötigten Funktionen zu gelangen, sparen Sie mit Tools wertvolle Zeit. Zum Beispiel beim Führen des Kalenders oder bei Terminabsprachen, die mit zu den wichtigsten Aufgaben im Sekretariat gehören. Häufig verwenden Unternehmen dazu Office-Anwendungen und einen Exchange Server. Mit diesem können Sie vernetzt arbeiten, indem sie Termine auf mobilen Endgeräten ihres Chefs oder des Managements synchronisieren. Tools sind häufiger deutlich übersichtlicher und auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten: 

  • EssentialPIM Free: Mit dieser übersichtlich gestalteten Freeware verwalten Sie Ihre E-Mails, Termine und Kontakte, schreiben Notizen und organisieren Aufgaben. Wenn Sie das Tool jedoch für Cloud-Dienste verwenden möchten, benötigen Sie die kostenpflichtige Pro-Version (ab 35,95 Euro). EssentialPIM besteht aus verschiedenen Modulen, die Sie durch Verweise miteinander verbinden können. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Daten aus Office-Programmen mit wenig Mühe importieren und Sie haben alle relevanten Informationen schnell zur Hand.
  • Doodle und Kulibri: Doodle zum Beispiel ist weltweit bekannt, wird sowohl von großen als auch kleinen Unternehmen genutzt und kann Ihre Terminplanung erheblich vereinfachen: Anders als Outlook arbeitet Doodle mitarbeiterzentriert. Wenn Sie ein Meeting planen, können Sie ganz einfach allen in Frage kommenden Mitarbeitern Terminvorschläge senden. Im zweiten Schritt stimmen die Mitarbeiter unter Einhaltung einer Deadline in einem Voting über die Termine ab. Vorteil ist: Sie sehen die Ergebnisse auf einen Blick, können diese konsolidieren und schließlich den finalen Termin für die Besprechung bekanntgeben. Diese Vorab-Terminabfrage spart viel Arbeitszeit - theoretisch ist ein Meeting in wenigen Minuten zu organisieren. Doodle ist in der Basisversion kostenlos, wer mehr Funktionalität benötigt, kann auf die Pro- (ein Teilnehmer, 6,95 Euro/Monat) oder Teamversion (fünf Teilnehmer, 8,95 Euro/Monat) zurückgreifen. Als kostenlose Alternative bietet sich auch Kulibri an. Das webbasierte Tool verfügt über einen ähnlichen Funktionsumfang. 
  • PTBSync und Bitrix24: Von PTBSync haben Sie sicher schon gehört, denn es wird sehr häufig genutzt. PTBSync ist ein Kalender und Taskplaner, in den Sie Termine eintragen können. Das Programm, das sich in die Windows-Zeiteinstellung einklinkt und sich nach der Atom-Uhr richtet, ist kostenlos. Über die Taskleiste ist es möglich, die Einstellungen an Ihre Bedürfnisse anzupassen, zum Beispiel mit Uhrzeiten internationaler Städte oder mit Wetterdaten.  Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit für Desktop-Notizen. 
  • Britrix24: Für kleinere Betriebe und Start-ups hat sich Britrix24 bewährt. Diese Software vereint CRM-Inhalte, Kalenderfunktionen, Dokumentenverwaltung und Projektmanagement in sich. Wegen der variablen Einsatzmöglichkeiten ist das Programm besonders für Teamarbeit geeignet. Außerdem lassen sich viele unterschiedliche Apps anbinden beziehungsweise integrieren. Das Programm ist kostenlos (bis zu zwölf Mitarbeiter). 

Tipp: Nutzen Sie noch Klebezettel in Form von Post-it-Zetteln, um dringende Aufgaben nicht zu vergessen? Mit dem Tool Evernote Sticky Notes erscheinen die Notizen, die Sie farblich personalisieren und mit To-Do-Listen aus Evernote synchronisieren können, übersichtlich angeordnet direkt auf dem Bildschirm. So kann keine wichtige Erinnerung verloren gehen. Evernote unterstützt das papierlose Büro sinnvoll, da es möglich ist, Dokumente zu scannen und in der Applikation personenbezogen zu archivieren. Evernote kann sowohl per App mit mobilen Endgeräten wie mit einem stationären PC genutzt werden. Es gehört international zu den beliebtesten Tools im Office. Die Software sowohl kostenlos als kostenpflichtig erhältlich. Unter www.klebezettel.net können Sie ein ebenfalls kostenloses Programm für digitale Erinnerungszettel herunterladen.

  • Rainlendar: Wenn Sie eher eine klassische Terminverwaltung bevorzugen, hilft Rainlendar weiter. Das Tool ist relativ übersichtlich und kostenlos in der Basisversion (die Pro-Version zum Abgleich der Termine mit Outlook und Google kostet zusätzliche 10 Euro). Mit Rainlendar können Sie To-do-Listen erstellen und Termine erstellen und verwalten. Die Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass kein Termin vergessen wird. 
  • Desktimer: Der Desk-Timer (ab 15 Euro) bietet mit den wichtigsten Grundfunktionen ebenfalls eine übersichtliche Terminverwaltung auf dem Rechner und verfügt darüber hinaus über eine akustische Erinnerungsfunktion. Feiertage und Geburtstage können Sie durch farbliche Markierungen hervorheben. Das Programm kann außerdem E-Mail automatisch versenden, mit der To-do-Liste verknüpft werden und Programme selbstständig starten. 

Achtung vor Eigenständigem installieren

Nicht in jedem Unternehmen ist es innerbetrieblich gestattet, selbstständig neue Software zu installieren. Die Datenschutzbestimmungen oder die IT-Abteilung geben in den meisten Fällen klare Anweisungen in Bezug auf die Installation neuer Software.

Aus diesem Grund sollten Sie sich informieren, welche Anforderungen im Unternehmen bei den Themen Software und Datensicherheit existieren. Gemeinsam mit der IT-Abteilung finden sich auf Basis der internen Regelungen Möglichkeiten, notwendige Tools zu installieren und sinnvoll einzusetzen.


Tools zur Strukturierung von Aufgaben im Büroalltag

Meistens ist es eine Vielzahl von Aufgaben, die Büroassistenten unter einen Hut bekommen müssen. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, braucht es Struktur. Jede Bürokraft hat ihre eigene Methode, um Ordnung in ihre täglichen Aufgaben zu bringen – manche funktionieren besser, andere schlechter. Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihre Aufgabenverwaltung optimiert werden könnte, verwenden Sie am besten hilfreiche Tools. 

  • Evernote: Evernote ist im Grunde keine klassische to-do-App, kann jedoch Ihre Aufgabenverwaltung übernehmen. Verschiedene Checkboxen können helfen, das Aufgabenmanagement kostenlos übersichtlicher zu gestalten. Die Erinnerungsfunktion hilft, dass Sie keine Ihrer Aufgaben vergessen. Der Vorteil liegt bei Evernote darin, dass Sie die verschiedensten Aufgabenbereiche und Sammlungen in einem Tool zusammenfassen können, Sie also nicht zu anderen Tools wechseln müssen. Allerdings besteht die Gefahr, dass Sie sich verzetteln können, denn Evernote ist nur wenig komplex. Das heißt, die To-do-Listen sind relativ einfach und könnten unübersichtlich geraten. Dafür aber ist alles an einem Platz zu finden.
  • Todoist: Das Tool Todoist ermöglicht eine persönliche Aufgabenverwaltung über verschiedene Plattformen. Unterschiedliche Betriebssysteme wie iOS, Windows, Chrome, Firefox und Android, können miteinander synchronisiert und vielfältig integriert werden. In der Grundversion ist Todoist kostenlos. Mit diesem Planungstool können Sie zum Beispiel Projekte und Listen anlegen und verwalten, aber auch Teilaufgaben und Unterprojekte anlegen und eine Deadline eingeben. Möglich ist auch, dass mehrere Mitglieder das Tool gemeinsam nutzen. 
  • Microsoft to do (früher Wunderlist): Auch Microsoft to do ist ein kostenfreies Planungstool, mit dem persönliche Aufgabenfelder übersichtlich angelegt und verwaltet werden können. In seinen Funktionen ist es Todoist relativ ähnlich. Das heißt, dass Sie die Möglichkeit haben, Inhalte zu teilen, Aufgaben und Unteraufgaben zu erstellen und diese zu synchronisieren. So behalten Sie den Überblick über alle anstehenden Tätigkeiten, die Sie in klare, übersichtliche Schritte gliedern können. Mit dem Tagesplaner sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben anstehen. Sie können auch Fristen festlegen oder Benachrichtigungsfunktionen einrichten. Die Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass keine Aufgabe unerledigt bleibt. 
  • Trello: Trello ist visuell konzipiert und hilft bei der Verwaltung und Organisation von Projekten. Auch im Homeoffice ist Trello eine große Hilfe. Im Vergleich zu anderen Planungstools sind die Features vielfältiger einsetzbar. Das in der Basisfunktion kostenlose Tool lässt sich als Todo-Liste mit Priorisierung auf Wichtigkeit und Dringlichkeit genauso nutzen wie für die Ziel- oder Jahresplanung. Auch Ablaufpläne lassen sich problemlos mit Trello erstellen. Die grafische Darstellung, im Grunde sind es Listen, die mit Karten bestückt werden, ermöglicht auf einen Blick den Zugriff auf die benötigten Informationen. Die Karten können Sie als Termine, Ideensammlung, als Tasks und vieles mehr festlegen und mit den unterschiedlichsten Inhalten wie Deadlines, Texten, Kommentaren bestücken. Am besten lässt sich das Tool in kleineren Projekt-Teams (bis zu 5 Personen) nutzen. Ein Projekt, egal ob es sich um eine Kundenbesprechung, die Planung einer Firmenfeier oder um ein privates Tippspiel im Kollegenkreis handelt, wird durch Trello visualisiert und lebendig. Interaktive Boards und Karten zeigen den Projektfortschritt an. Darüber hinaus helfen sie allen Teammitgliedern den Status quo zu verstehen. Alle Informationen können auf mobilen Endgeräten synchronisiert werden. 

Wer auf noch mehr Funktionen zurückgreifen möchte, kann anstelle der Basisversion die Business-Funktion (7,50 Euro/Monat) nutzen. 

  • Microsoft Planner und Meistertask: Mit Microsoft Planner können vernetzte Teams gemeinsam Projekte organisieren. Hilfreich: Dieses Tool lässt sich mit anderen Microsoft-Produkten verknüpfen. Ähnlich funktioniert auch Meistertask, bei dem Projekte ebenfalls mit Boards (Karten) angelegt werden. Meistertask ist eine kostenlose Software zur Optimierung Ihres Projektmanagements. Begrenzungen für die Anzahl der Nutzer und Projekte gibt es nicht. 

Tipp: Das Tool Efficient To-do List Free erleichtert die Abarbeitung auch besonders langer Aufgabenlisten. Sie können jede Aufgabe, die Sie abarbeiten müssen, mit einem Status versehen und haben deshalb immer den Überblick über den Fortschritt Ihrer Arbeit. 

  • Zenkit: Zenkit vereint im Grunde eine Mind Map mit einem Kangan-Board, einer Tabelle und einer Aufgabenliste. Sie können flexibel zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln und haben deshalb schnell die erforderlichen Daten parat. Als Allround-Projektmanagement stellt Ihnen Zenkit durch eine zugrunde liegende Datenbank unterschiedliche Werkzeuge zur Verfügung, um Ideen zu entwickeln, Meetings , zu planen und vieles mehr.

Tools im Büroalltag: So gelingt die übersichtliche Dokumentenablage

Ein klares Management hilft Ihnen, den Büroalltag effizient und produktiv zu gestalten, damit Sie sich am Arbeitsplatz wohlfühlen. Dazu gehört zum Beispiel auch, benötigte Dokumente mit wenigen Griffen oder Klicks finden zu können. Dokumente auf dem Rechner abzulegen, spart Platz. Allerdings ist eine gut durchdachte Ordnerstruktur ebenso wie eine vernünftige Büroablage essentiell, um Inhalte jederzeit parat zu haben. 

Größere Unternehmen und Konzerne nutzen Dokumenten-Management-Software (DMS) oder Enterprise Content Management-Systeme (ECM), um Dokumente im papierlosen Büro effektiv zu speichern. Für KMU-Unternehmen (kleine und mittelständische Unternehmen) wird das papierlose Büro in gleicher Weise attraktiv. Dies liegt vor allem daran, dass diese Art der Büroorganisation nachweislich Kosten und Zeit spart.

Free Commander XE: Ein einfaches und kostenloses Tool, welches dem Windows-Explorer ähnelt und die Verwaltung von Dateien und Ordner sinnvoll unterstützt, ist der FreeCommanderXE. Die Software ist vor allem dann für die Assistenz von großem Nutzen, wenn regelmäßig Dateien auf Speichermedien verschoben oder kopiert werden müssen. Der kostenlose Dateimanager, ist in seiner Funktionsweise nicht mit hochpreisigen DMS oder ECM-Systemen zu vergleichen.

  • PDFelement Pro: PDFelement Pro bietet sehr umfangreiche, gut durchdachte Funktionen, um Dokumente durchdacht abzulegen. Das Tool kann zum Beispiel PDF-Dateien und gescannte Dokumente bearbeiten und konvertieren. Sie können Texte, Bilder und ganze Seiten bearbeiten, Wichtiges markieren, Lesezeichen setzen, Haftnotizen und Textfelder hinzufügen. Das Programm bietet außerdem einen Passwortschutz sowie Wasserzeichen und unzählige andere praktische Anwendungen, mit denen Sie Dokumente sicher und strukturiert ablegen können. 
  • LogicalDOC: Mit LogicalDOC, ein Tool, das über einen Cloud-basierten Speicher verfügt, können Sie Dokumente auch plattformübergreifend verwalten. Alle geschäftlichen Dokumente werden automatisch importiert und zentral gespeichert. Die Open-Source-Version ist kostenlos.
  • OpenDocMan: Auch dieses Tool bietet die Möglichkeit, Dokumente zentral abzulegen, zu indexieren und diese nur mit ein paar Klicks wiederzufinden. Auch Ihr E-Mail- und Workflow-Management wird von dieser Applikation unterstützt. Die Oberfläche ist leicht zu bedienen und unterstützt mehrere Sprachen. Die Anwendungen können gemeinsam genutzt werden. 
  • Open KM: Auch der kostenlose Dokumentenmanager Open KM ist hilfreich für die strukturierte Ablage von Dokumenten auf dem Computer. Sie können mit diesem Tool Dokumente speichern, bearbeiten, verfolgen und verwalten. 
  • Scopedia: Scopedia arbeitet mit One Drive, Dropbox und Google Drive zusammen. Wenn Sie Änderungen an Dokumenten vornehmen, werden diese aufgezeichnet und verfolgt. Alle Dateien werden an einem zentralen Ort gespeichert. Eine Datenindexierung ermöglicht, die gesuchten Dokumente schnell zu finden. 

Tipp: Bevor Sie eine Applikation installieren, informieren Sie sich über die geltenden Vorschriften zur Datensicherheit im Betrieb, die in Ihrem Unternehmen gelten. Nicht alle Firmen gestatten es, wenn selbstständig neue Software installiert wird. In vielen Fällen ist es die IT-Abteilung, die Ihnen Auskunft geben kann. In anderen Fällen halten Sie mit Ihrem Chef Rücksprache. 

• Everdoc: Everdoc archiviert automatisch alle Dokumente und Dateien, die per Drag and Drop aus dem Dateimanager in das Programmfenster gezogen werden. Außerdem werden nach der Installation alle Dokumente und E-Mails erfasst, die Sie ausdrucken.

Mithilfe der Cloud-Anbindung werden auch Dateien gescannt, die bei Dropbox, Onedrive und GoogleDrive in der Cloud liegen. Das Tool verfügt außerdem über eine Scan-Funktion.

Webbasierte Übersetzungshilfen: Das sind geeignete Tools

Geschäftsbriefe in einer Fremdsprache zu schreiben kann eine Herausforderung sein. Übersetzungstools können ungemein helfen, Fehler zu vermeiden. Sie ermöglichen, dass sowohl einzelne Wörter und Sätze, als auch komplette Texte automatisch in die Zielsprache übertragen werden. Auch anders herum ist der Einsatz von Übersetzungstools sinnvoll, weil Geschäftsbriefe, die in einer Fremdsprache verfasst worden sind, mit nur ein paar Klicks ins Deutsche übertragen werden können. Das gilt natürlich auch für einzelne Wörter und Sätze, die Sie nicht verstehen. Mittlerweile gibt es sogar Tools, die Sie per Spracheingabe starten können.

Tipp: Wenn Sie internationale Kontakte pflegen, hilft das Tool Grammarly weiter, wenn Sie bei der englischen Grammatik auf der sicheren Seite sein möchten. Mit dieser Anwendung werden alle Dokumente, die Sie eingeben, in einwandfreiem und gut leserlichem Englisch umgewandelt. Auch alle grammatikalischen Fehler werden automatisch beseitigt.   

 

  • Babelfish: Babelfish ist ein kostenloses, webbasiertes Tool, mit dem Sie einen Text oder einzelne Wörter übersetzen können. Auf Grundlage eines Suchalgorithmus durchsucht das Programm Millionen Wörterbücher, Web-Seiten-Übersetzungen und Dokumente. Die Nutzung ist kostenfrei. 
  • Google-Translator: Der Google-Übersetzer kennt über hundert Sprachen. Er ist einfach zu bedienen, allerdings bei längeren Texten nicht ganz fehlerfrei. Das Tool kann auf Ihren Wunsch auch komplette Seiten übersetzen. 
  • Microsoft Translator: Vielleicht müssen Sie ein Gespräch in einer Fremdsprache führen und fühlen sich dabei nicht sicher: Hier hilft der Microsoft-Übersetzer, der nicht nur Sprachen in Echtzeit übersetzen kann, sondern auch bei Unterhaltungen hilft. Im Kundenchat mit einem ausländischen Geschäftspartner oder in bilingualen Gruppendiskussionen kann dieses kostenlose Tool von Nutzen sein. Das Tool kennt mehr als 60 Fremdsprachen. 
  • DeepL: Ein Tool, das gerade für die Übersetzung längerer Texte geeignet ist. Es unterstützt zwar weniger Sprachen und Funktionen als die Dienste von Google oder Microsoft, liefert jedoch fehlerfreiere Ergebnisse. Für kürzere Übersetzungen ist das Tool kostenfrei, bei längeren Texten sollten Sie die kostenpflichtige Version DeepL Pro verwenden. 

Tools im Office: Eventorganisation und Veranstaltungsmanagement

Zu den wesentlichen Aufgaben von Bürokräften gehört die Organisation von Veranstaltungen und Events. In manchen Unternehmen unterstützen die Assistentinnen mit hohem Engagement die Marketingabteilung oder spezialisierte Veranstaltungsmanager bei ihren Aufgaben. In vielen Fällen übernehmen sie für ihren Chef zum Beispiel die Organisation von Events oder Veranstaltungen. Das können Tagungen, Hausmessen, Schulungen oder auch Festlichkeiten wie Jubiläen sein. Ein CRM, ein sogenanntes Customer Relationship Management Tool, unterstützt Sie, kein wichtiges Detail zu vergessen. 

  • Salesforce: Salesforce gilt als sehr leistungsstarkes CRM (ab 25 Euro monatlich). Es unterstützt Sie bei allen relevanten Punkten rund um die Eventgestaltung. Das CRM-System verhilft mit verschiedenen Cloud-Produkten die Beziehungen zwischen Ihrem Unternehmen, Mitarbeitern, Kunden und Partnern auf einer gemeinsamen Plattform in einer Cloud aufzubauen und besser zu vernetzen. Es unterstützt Sie außerdem bei der Erstellung und Stärkung von Kundenbeziehungen rund um eine Firmenveranstaltung. 
  • Marketo: E-Mails gehören zu den wichtigsten Marketing-Strategien, um mit potenziellen Teilnehmern in Kontakt zu treten. Marketo ist ein ernstzunehmender Mitspieler in der Welt des E-Mail-Marketings. Der entscheidende Vorteil gegenüber anderen Tools liegt in der Erkennung von Verhaltensweisen Ihrer Kunden und der gezielten Vermarktung von Kampagnen an ein ganz bestimmtes Publikum. Marketo eignet sich deshalb gut, wenn Sie eine Veranstaltung für potenzielle Kunden planen. 

Die Planung von Eventprojekten

Wenn Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft, können sich Ihre Teilnehmer zurücklehnen und sie einfach genießen – sei es im Ballsaal eines Kongresszentrums oder auf ihrer Couch beim Webinar. Eine Atmosphäre, die sich nicht umsonst einstellt und von Eventplaner eine gute Strategie erfordert. Hier können Work-Management-Plattformen wie Asana helfen. Von der ersten Ideensammlung, über die Einteilung von beteiligten in Arbeitsgruppen, bis hin zur Nachverfolgung: Mit einer Work-Management-Plattform behalten Sie alle Informationen zentral im Blick. Dank verschiedener Visualisierungsmöglichkeiten können Sie zwischen Listen-, Kalender- und Zeitleistenansichten wechseln, um sicherzustellen, dass keine To-Dos vergessen werden und der Zeitplan stimmt. Mit Asana können Sie für jedes Event ein in sich geschlossenes Projekt erstellen und darin alle Arbeitsschritte Ihres Ablaufplans anlegen. Anschließend teilen Sie das Projekt (und seine Workflows, Rollen und Fristen) mit allen beteiligten Personen in Ihrem Unternehmen. Auf diese Weise wissen alle, wer was bis wann zu erledigen hat und können jederzeit den Fortschritt Ihrer Planung mitverfolgen.

Xday: Xday ist ein kostenloses, nützliches Tool, das die Planung und Organisation von Veranstaltungen enorm erleichtern kann. Die Basisversion ermöglicht, dass 15 Events gleichzeitig geplant werden können. Dank der Software, mit der sich Eventplanung übersichtlich darstellen lässt, entfällt eine eher fehleranfällige Planung, die Sie möglichweise mit Post-it-Zetteln und Excel-Tabellen machen. 

 

Der FreeCommanderXE überzeugt durch tolle Funktionen

  • Möglichkeit, mehrere Dateien gleichzeitig umbenennen.
  • Ordner können automatisch synchronisiert werden.
  • Dateien können farbig markiert werden.
  • FTP-Unterstützung im Funktionsumfang enthalten.

Eine Anzeigefunktion für Bilder und die Möglichkeit, Archivdateien, wie Zip- oder RAR-Dateien zu betrachten, runden das kostenlose Tool ab.


Tools für mehr Sicherheit im Büroalltag

Sie kennen die Regel: Sichere Passwörter werden nicht doppelt verwendet. Das bedeutet, dass Sie eine Merkhilfe benötigen, wenn Sie viele Passwörter und andere sensible Daten für unterschiedliche Programme nutzen. Nicht immer sind die verschiedenen Passwörter sofort abrufbar, besonders dann, wenn es sich um Kombinationen aus Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen handelt. Moderne Browser verfügen zwar meistens über einen Passwort-Manager, gelten jedoch nicht unbedingt als sicher. Verschiedene Tools können helfen, Ihre Codes sicher abzulegen. 

  • LastPass: LastPass ist ein kostenloses Add-on, das Ihre Online-Passwörter über den Browser sicher verstaut. Es verwaltet und verschlüsselt jedes eingegebene Wort. Dazu müssen Sie sich ein Masterpasswort ausdenken und ein Konto einrichten. In der Grundversion ist LastPass kostenlos. Dieses Masterpasswort wird nirgendwo gespeichert und kann auch nicht übertragen werden. Die Daten werden ausschließlich auf Geräteebene ent- und verschlüsselt und anschließend mit LastPass synchronisiert und gespeichert. 
  • KeyPass: Auch der Keypass Passwort Safe kann Ihnen eine Hilfe sein, Ihre Passwörter verschlüsselt sicher aufzubewahren. Das Tool verwaltet nicht nur die Keywords, sondern speichert auch dazugehörende Informationen auf einer sicheren Datenbank. 
  • Dashlane: Dashlane verschlüsselt Passwörter und speichert sie anschließend. Das Tool kann bei Bedarf auch sichere Passwörter generieren. Nach der Installation müssen Sie sich zunächst registrieren du einen Account erstellen. Dafür ist ein starkes General-Passwort zur Verschlüsselung der Passwort-Liste notwendig. Die Basisversion ist gratis. Ihre Passwörter werden auf dieser Liste gespeichert. Praktisch: Wenn Sie eine Seite aufrufen, trägt Dashlane das jeweilige Passwort automatisch ein. 

Tipp: Es gibt viele Anlässe, zu denen Sie eine Karte versenden müssen – sei es an Kunden, Geschäftspartner oder Kollegen. Eine E-Karte lässt sich im Vergleich zu einer handschriftlichen Grußkarte schneller erstellen und auf den Weg bringen. Im Internet gibt es viele kostenfreie webbasierten Tools, mit denen Sie personalisierte und ansprechende E-Cards versenden können. Eine thematisch umfangreiche Sammlung ist zum Beispiel www.grußkartenfreunde.de . Informationen und Downloads gibt es auch unter https://www.edrawsoft.com/de/ecard-software.html

Daten und Dateiformate konvertieren: Beispiele für kostenlose Software

Es kann passieren, dass Sie im Büroalltag auf Dateiformate treffen, die mit gängigen Anwendungen nicht lesbar sind. Das kann auch dann passieren, wenn Microsoft Office die unbekannte Dateiendung automatisch umwandelt, wenn Fehler bei der Übertragung entstehen. Entsprechende Tools können Abhilfe schaffen. Im Büro eigenen sich zur Konvertierung statt webbasierter Tools vor allem stationär gespeicherte Software-Programme. Diese haben den Vorteil, dass alle Daten und Dateien lokal oder im firmeninternen Netzwerk gespeichert bleiben. Wenn Sie sich für ein webbasiertes Tool entscheiden, kann es passieren, dass die Daten auf nicht nachvollziehbaren Wegen auf Server im Ausland zwischengespeichert werden. Allein aus datenschutzrechtlichen Gründen sollten Sie deshalb darauf verzichten. 

  • Icecream PDF Converter: Dieses kostenlose Konvertierungstool wandelt PDF-Formate in eine bearbeitbare Textdatei um. In einem Drop-Down-Menü wählen Sie einfach das Zielformat wie beispielsweise DOC, JPG oder HTML aus. Der Konverter funktioniert auch umgekehrt, das heißt, es lassen sich auch PDF-Files erzeugen.  
  • OpenOffice: Die meisten Office-Dokumente wie Textdateien, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen können mit OpenOffice problemlos erfasst und in einem gängigen Format abgespeichert werden. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Dateien in jedem Fall für den Empfänger lesbar sind, können Sie das jeweilige Open-Document-Format verwenden. 
  • PDF-Creator und PDF24 Creator: Mit diesen Anwendungen können Sie PDFs erzeugen, egal welche Dokumentdateien Sie als Quelle nutzen. Mit dem PDF-Creator24 können Sie auch mehrere PDF-Dateien zusammenführen, diese teilen oder die Größe der PDFs reduzieren. 
  • XMedia Recode: Mit diesem Konverter lassen sich Video- und Musikdateien in andere Formate umwandeln. 

Everdoc: Dokumente noch schneller verwalten

Viele Anwender haben Probleme damit, wichtige Dokumente, Fotos und PDF-Dateien auf ihrem Computer wiederzufinden: Es gibt einfach zu viele Laufwerke, Partitionen und Ordner. Abelssoft schickt aus diesem Grund sein Windows-Tool Everdoc ins Rennen. Everdoc archiviert automatisch alle Dokumente und Dateien, die per Drag and Drop aus dem Dateimanager in sein Programmfenster gezogen werden. Außerdem werden nach der Installation alle Dokumente und E-Mails erfasst, die der Anwender ausdruckt.

Mithilfe der Cloud-Anbindung werden auch Dateien gescannt, die bei Dropbox, Onedrive und GoogleDrive in der Cloud liegen. Die neue Version Everdoc 2015 scannt nun auch Papierdokumente ein und erfasst ihren Inhalt über eine OCR-Texterkennung. Zudem  lassen sich ab sofort auch Backups erstellen. Anschließend kann der Anwender gezielt nach dem Dateinamen, dem Erstellungsdatum und selbst vergebenen Stichwörtern suchen. Auch eine komfortable Volltextsuche steht bereit.

Neue Scan-Funktion und OCR-Texterkennung

  • Einlesen von Papierdokumenten: Aus Everdoc heraus können nun auch Papierdokumente gescannt werden. Auf diese Weise ist es möglich, alle wichtigen Schreiben gemeinsam in der Software zu verwalten.
  • OCR-Texterkennung: Everdoc kann gescannte Dokumente per OCR-Texterkennung auslesen. Auf diese Weise lassen sich die Texte leicht in anderen Programmen weiterverwenden oder über die Volltextsuche gezielt aufspüren.
  • Backups: Die gesamte Datenbank mit den gesicherten Dokumenten lässt sich als Backup sichern und wieder ins System zurückspielen. So sind die eigenen Daten immer sicher.
  • Blättern in Dokumenten: Die Vorschau erlaubt es nun auch, in einem Dokument zu blättern


Tools zur Überprüfung der Rechtschreibung

Eine korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung sind unabdingbar für die Arbeit im Büro. Geschäftsbriefe oder E-Mails mit Fehlern sind nicht nur ärgerlich, sondern können auch unvorhergesehene Folgen haben. Außerdem steht und fällt das Image eines Unternehmens mit seiner Außenwirkung und fehlerhafte Dokumente wirken schnell unseriös. Wenn Sie sich bei der Schreibweise von Wörtern oder bei der Interpunktion nicht sicher sind, tun Sie gut daran, schnell nachzuschlagen. Nicht nur die integrierte Rechtschreibprüfung von Microsoft, sondern auch viele andere Anwendungen sind dabei hilfreich. 

  • Duden Mentor: Dudenmentor gibt es sowohl als kostenlose (Basisausgabe) als auch als kostenpflichtige Version. Das Tool überprüft Wörter, Sätze und ganze Texte auf Richtigkeit und zeigt bei Fehlern die korrekte Schreibweise an. Auch die Grammatik und Zeichensetzung wird überprüft. Die kostenpflichtige Version ist unter anderem um ein Synonymwörterbuch reicher. Eine kostenlose Alternative zum Duden Mentor stellt das webbasierte Tool Rechtschreibprüfung24 dar. 
  • Language Tool: Das kostenlose Tool überprüft kleinere Texte, Sätze und Wörter auf Grammatik, Interpunktion und Rechtschreibung. Die Anwendung erkennt häufig auch Fehler, die von herkömmlicher Prüfsoftware übersehen wird. Language Tool unterstützt 20 Sprachen. 

Beispiele für kostenlose Bilddatenbanken

Immer wieder kommt es vor, dass Texte oder andere Dokumente mit zu Anschauungszwecken mit Bildern illustriert werden müssen. Auch Einladungen zu Firmenveranstaltungen werden gerne mit Fotos oder Grafiken illustriert. Es gibt einige kostenlose Bilddatenbanken, die professionelle Fotos anbieten, die Sie downloaden können. 

  • Pixabay: Über eine Million kostenlose Bilder zu den unterschiedlichsten Themen liegen der der Pixabay-Datenbank – überwiegend in guter Qualität. Gesucht wird über Stichworte, die Sie in die Suchleiste eingeben. Beim anschließenden Download müssen Sie allerdings darauf achten, welche Bildgröße Sie benötigen, damit das Foto in der richtigen Auflösung heruntergeladen wird. Darüber hinaus ist wichtig, dass im Lizenzbereich die Vermerke „Free for commercial use“ und „No attribution required“ eingetragen sind. Es sind allerdings nur wenige Motive, bei denen diese Angaben fehlen. Ist das der Fall, könnten diese Fotos kostenpflichtig sein. 
  • Pexels: Pexels ist eine Bilddatenbank mit über 300000 Foto. Alle Motive sind frei verwendbar. 
  • Unsplash: Unsplash verfügt über eine Auswahl von rund 200000 Bildern, die meistens in hoher Auflösung angeboten werden. Hier müssen Sie jedoch englische Suchbegriffe eingeben. 
  • Picjumbo: Picjumbo bietet Bilder in sehr guter Qualität, die privat und kommerziell ohne Namensnennung verwendet werden dürfen. Der Download ist auch in sehr hoher Auflösung möglich. Allerdings sind zahlreiche Bilder nur in der Premium-Version zugänglich. 
  • Everystockphoto: Hier handelt es sich nicht um eine Datenbank, sondern um eine Suchmaschine. Millionen von Bildern, die in den unterschiedlichsten Bilddatenbanken liegen, werden durchsucht und aufgelistet. Wenn Sie ein Bild entdecken, das Sie verwenden möchten, werden Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters weitergeleitet. Dort müssen Sie dann sehr genau darauf achten, zu welchen Konditionen Sie das Bild herunterladen können – und was genau Sie damit machen dürfen.

Fazit: Eine gute Büroorganisation sorgt für reibungslose Abläufe Ihres Büroalltags, gibt Sicherheit und erleichtert die Arbeit. Es gibt eine ganze Reihe an praktischen Tools für nahezu alle Bereiche, die dafür sorgen, dass Sie Ihre Arbeit noch produktiver und effizienter gestalten können. Gleichzeitig können Sie mit unterschiedlichen Anwendungen vielen Stressfaktoren, die durch mangelnde Organisation entstehen, entgegenwirken. 

Diese bietet neben dem konvertieren von Dateien ins PDF-Format gleichzeitig noch andere Tools an

  • mehrere PDF-Dateien zusammenführen,
  • PDFs teilen oder
  • die Größe von PDFs reduzieren.


XMedia - alle Medienformate einfach, kostenlos und schnell konvertieren

Mit der Software XMedia Recode können Anwender beliebige Medienformate kostenlos konvertieren. Im Büro eigenen sich zur Konvertierung statt webbasierter Tools vor allem stationär gespeicherte Software-Programme. Diese haben den Vorteil, dass alle Daten und Dateien lokal oder im firmeninternen Netzwerk gespeichert bleiben.

Entscheiden sich Assistentinnen für die Konvertierung einer Datei über ein webbasiertes Tool, ist nicht ausgeschlossen, dass die Datei auf nicht nachvollziehbaren und verfolgbaren Servern im Ausland zwischengespeichert wird. Dies ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht empfehlenswert.

FAQ: Tools für den Büroalltag

Was ist ein Online-Tool?

Ein Tool ist ein Werkzeug, in diesem Fall ein Hilfsprogramm für die Arbeit am PC. Beispiele hierfür sind Kalender, Taschenrechner oder Chat-Apps und Videokonferenz-Software zur besseren Kommunikation unter den Mitarbeitern.

Tools steigern nicht nur die Produktivität und Effizienz im Büro, sie helfen den Mitarbeitern auch bei der Planung, Zeiterfassung, Projektarbeit, Ablage, Übersetzung und der Einhaltung des Datenschutzes.

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