Freeware im Sekretariat, kostenlose Tools
Diese Tools dürfen in ihrem Office nicht fehlen © Rawpixel.com - Shutterstock

Die Tools dürfen im Sekretariat nicht fehlen

Die besten Helferlein für Ihren Büroalltag stellt Ihnen das Team von workingoffice vor. Probieren Sie die Tools aus und schauen Sie, welche für Sie in Frage kommen und welche sich gut miteinander kombinieren lassen. Wir stellen Ihnen Planungstools, Projekttools, Ablagetools, Übersetzungstools und viele mehr vor.

Die moderne Arbeitswelt hat neben vielen anderen Arbeitsabläufen ebenso die Tätigkeiten im Sekretariat umfassend reformiert. In den letzten Jahren werden zum Beispiel Notizen auf Post-its sowie handschriftliche Akten regelmäßig durch digitale Tools ersetzt, die den Job der Sekretärin vereinfachen. Die vorhandene Arbeitszeit kann im Ergebnis effektiver genutzt werden, was zu einer Stärkung der Produktivität führt.

MS-Office und CRM-Programme

Im modernen Office gibt es Standardprogramme, die sich nahezu in jedem Unternehmen durchgesetzt haben. Ein Beispiel ist das MS-Office-Paket, das MS-Word, MS-Excel und MS-PowerPoint und weitere Applikationen vereint. Darüber hinaus nutzen Unternehmen, denen Kundenservice und Individualität in der Kundenansprache wichtig sind, spezifische CRM-Programme.

 

Ebenfalls im vielfachen Einsatz befinden sich Software, die das digitale Dokumentenmanagement und das professionelle und datenschutzkonforme Speichern von Daten verbessert. Die Nutzen der Standardprogramme, die in den Sekretariaten kleiner und großer Unternehmen in Deutschland genutzt werden, sind nicht zu übersehen. Regelmäßige Updates, neue Features und Lösungen, die die Arbeit im Alltag vereinfachen, sind einige der Vorteile von Standardsoftware.

Trotz dieser Tatsache setzen erfahrene Assistentinnen auf spezfisiche Tools im Sekretariat. Diese sind abseits der bekannten Applikationen einsetzbar und stellen eine spezifische Lösung für unterschiedliche Herausforderungen dar. In vielen Fällen handelt es sich um wenig umfangreiche, kostenlose Programme. Diese unterstützen Sekretärinnen konstruktiv, eine Datei zu konvertieren, Terminabsprachen im Team zu strukturieren oder Passwörter gesichert und diskret zu speichern.

In welchen Bereichen können digitale Tools den Arbeitsalltag der Sekretärin erleichtern?

Die Anforderungen an ein modernes Sekretariat sind hoch. Arbeitsabläufe müssen zwingend aufeinander abgestimmt sein und die Bedürfnisse des Managements stehen zu jeder Zeit im Fokus der Assistentinnen. Dieser Umstand erklärt das hohe Interesse von Sekretärinnen, unterschiedliche Tools einzusetzen, mit denen Anforderungen stringenter bearbeitet werden können.

Des Weiteren prägt die innerbetriebliche Kommunikation das Ergebnis von Projekten nachhaltig. Aus diesem Grund können Tools, die die Kommunikation im Team verbessern, nützlich und zielführend sein.

Beim Einsatz von Tools und Software kommt es nicht auf den Bekanntheitsgrad oder den Endpreis an. Vielmehr muss der Nutzen einer Applikation erkennbar und nachvollziehbar sein.

Ist dies der Fall, können kostenlose Softwareprogramme oder eine internetbasierte Applikation helfen, kleinere Aufgaben oder Anforderungen effektiv zu bearbeiten. Investitionen können im weiteren Verlauf für die wichtigen Arbeitsbereiche aufgespart oder in Premium-Software investiert werden.

In diesen Bereichen lohnt sich der Einsatz von spezifischen Tools und kostenlosen oder kostengünstigen Softwareprogrammen im Sekretariat

Die genannten Arbeitsbereiche gehören zu den wichtigsten Aufgaben einer Sekretärin im Office. Aus diesem Grund ist es für jede Assistentin zielführend, persönlich zu überprüfen, ob und welche Tools die eigenen Arbeitsabläufe optimieren und aus diesem Grund in keinem Büro fehlen dürfen.

Achtung vor Eigenständigem installieren

Nicht in jedem Unternehmen ist es innerbetrieblich gestattet, selbstständig neue Software zu installieren. Die Datenschutzbestimmungen oder die IT-Abteilung geben in den meisten Fällen klare Anweisungen in Bezug auf die Installation neuer Software.

Aus diesem Grund sollten sich Sekretärinnen informieren, welche Anforderungen im Unternehmen bei den Themen Software und Datensicherheit existieren. Gemeinsam mit der IT-Abteilung finden sich auf Basis der internen Regelungen Möglichkeiten, notwendige Tools zu installieren und sinnvoll einzusetzen.


Tools im Office: Kalenderfunktionen und Terminabsprachen

Das professionelle Führen eines Terminkalenders gehört zu den entscheidenden Bereichen der Tätigkeit jeder Sekretärin. Viele Unternehmen nutzen für Kalender und Terminabsprachen standardmäßig Microsoft Office und einen Exchange Server. Hiermit ist es möglich, vernetzt zu arbeiten und Termine auf allen mobilen Endgeräten des Vorgesetzten oder vom Management zu synchronisieren.

Bitrix24 vereint viele Programme in Einem

Eine vor allem für kleinere Betriebe und Start-ups interessante alternative Software ist Bitrix24. Sie vereint Kalenderfunktionen, CRM-Inhalte, die Dokumentenverwaltung und das Projektmanagement. Mit ihrem Funktionsumfang ermöglicht sie die effektive Tätigkeit in Teams. Für bis zu 12 Mitarbeiter ist Bitrix24 kostenlos. Gleichzeitig ist die Software für junge Unternehmen oder kleine Betriebe interessant, da die Integration und Anbindung von unterschiedlichen Apps möglich ist.

Doodle vereinfacht Planung von Terminen aller Art

Bekannt und weltweit von großen und kleinen Unternehmen genutzt, wird der Online-Terminplaner Doodle. Mit Doodle wird die Planung von Terminen im Büro vereinfacht. Doodle arbeitet nach einem modernen, mitarbeiterzentrierten Prinzip. Statt eine Terminanfrage mit Outlook zu versenden und auf Rückantwort zu warten, arbeitet Doodle anders. Im ersten Schritt fragt Doodle alle relevanten Kollegen nach einem passenden Zeitpunkt für ein Meeting oder einen gemeinsamen Termin. Die Sekretärin kann zum Beispiel über Doodle mehrere Termine vorschlagen und die Teilnehmer per Umfragelink informieren.

Angefragte Mitarbeiter können unkompliziert per Voting angeben, an welchem Zeitpunkt ein Meeting aus persönlicher Sicht möglich ist. Durch die Deadline-Funktion ist gewährleistet, dass Kollegen sich nicht unbegrenzt Zeit lassen, um zu antworten. Das konsolidierte Ergebnis wird von der Assistentin zusammengefasst. Im letzten Schritt wird der finale Termin für eine Besprechung an alle Teilnehmer versandt. Wie jeder Terminplaner setzt ebenso Doodle voraus, dass alle Kollegen im Team das Planungstool regelmäßig nutzen und Anfragen zeitnah beantworten.

Wird Doodle effektiv im Büro eingesetzt, spart die Vorab-Terminanfrage viel Arbeitszeit. Kollegen können innerhalb von wenigen Minuten ein Meeting planen und verwenden weniger Zeit darauf, für alle Teilnehmer einen passenden Termin zu finden. Fehlende Kollegen oder kurzfristige Absagen einer Besprechung werden minimiert. Doodle ist nach einer kostenlosen Testphase kostenpflichtig und kostet zum Beispiel in der Teamversion für 5 Benutzer pro Jahr 150 Euro. Auf der anderen Seite kann es Teams und der Assistentin helfen, Zeit einzusparen. Auf diese Weise generiert die Software einen hohen Nutzen und Mehrwert für Unternehmen.

Kulibri - die kostenlose Alternative 

Eine interessante und kostenlose Alternative zu Doodle ist das webbasierte Tool Kulibri. Es wartet mit einem ähnlichen Funktionsumfang auf und kann sowohl im privaten wie im beruflichen Bereich verwendet werden.

terminic: Der mobile 3-Monatskalender

1937 hat terminic den 3-Monatskalender erfunden - jetzt ist der Bremer Kalenderhersteller auch der Erste, der den 3-Monatskalender "mobil macht" und ihn als App auf Smartphones und Tablets bringt. Wie beim Print-Klassiker, dem Wandkalender, legt terminic auch bei der App viel Wert auf eine klare, übersichtliche Darstellung des Kalenders, einfache Bedienbarkeit und einen extra großen Planungszeitraum. Der mobile 3-Monatskalender ermöglicht individuelle Terminorganisation und bietet unter anderem eine Jahresansicht mit Zoomfunktion und eine innovative Suchfunktion. Außerdem ist ein bundesweiter Ferienkalender in der App integriert.


Hilfreiche Tools zum Vernetzen betriebsinterner Projekte

Zu den Anforderungen im Büro gehört es ebenso, Projekte professionell zu bearbeiten. Ein Premium-Programm in diesem Arbeitsbereich ist Microsoft Project. Projektmanager nutzen effektiv das Ressourcenmanagement oder bauen interaktive Projekte auf, die bereichsübergreifend bearbeitet werden.

Kollegen in Teams und Projektmanager haben die Möglichkeit, Projekte professionell zu vernetzen. Projektmanagement-Software und Tools, die die Zusammenarbeit einfacher und effektiver machen, sind zusammenfassend essenziell, wenn unterschiedliche Personen ein gemeinsames Ziel erreichen möchten. Ein Beispiel für ein kostenloses Tool, das die Kooperation im Team ebenso entscheidend verbessern kann, ist die webbasierte Software Trello.

Trello ist erstklassisch auf seinem Gebiet und einfach zu bedienen

Trello unterstützt Sekretärinnen und Unternehmen mit Bedacht, Projekte anzulegen, Projektmitglieder in die Arbeitsabläufe einzubinden und erstklassige Projektergebnisse zu erzielen. Es ist möglich, neben Notizen und Textnachrichten ebenso Dokumente, Fotos und Videos im Attachement anzuhängen.

Ein Projekt, egal ob es sich um eine Kundenbesprechung, die Planung einer Firmenfeier oder um ein privates Tippspiel im Kollegenkreis handelt, wird durch Trello visualisiert und lebendig. Interaktive Boards und Karten zeigen den Projektfortschritt an. Darüber hinaus helfen sie allen Teammitgliedern den Status quo zu verstehen. Sekretärinnen im Office profitieren zeitgleichvon der Möglichkeit, alle Informationen auf mobilen Endgeräten zu synchronisieren. Auf diese Weise ist die Kommunikation und Organisation eines Projektes transparent. Trello ist in der Basisversion kostenlos und wird erst in den Versionen Enterprise und Business für größere Teams kostenpflichtig.

Dokumentenablage: Mit diesen Tools behalten Sie den Überblick

Größere Unternehmen und Konzerne nutzen Dokumenten-Management-Software (DMS) oder Enterprise Content Management-Systeme (ECM), um Dokumente im papierlosen Büro effektiv zu speichern. Für KMU-Unternehmen (kleine und mittelständische Unternehmen) wird das papierlose Büro in gleicher Weise attraktiv. Dies liegt vor allem daran, dass diese Art der Büroorganisation nachweislich Kosten und Zeit spart.

Ein einfaches und kostenloses Tool, welches dem Windows-Explorer ähnelt und die Verwaltung von Dateien und Ordner sinnvoll unterstützt, ist der FreeCommanderXE. Die Software ist vor allem dann für die Assistenz von großem Nutzen, wenn regelmäßig Dateien auf Speichermedien verschoben oder kopiert werden müssen. Der kostenlose Dateimanager, ist in seiner Funktionsweise nicht mit hochpreisigen DMS oder ECM-Systemen zu vergleichen.

Der FreeCommanderXE überzeugt durch tolle Funktionen

  • Möglichkeit, mehrere Dateien gleichzeitig umbenennen.
  • Ordner können automatisch synchronisiert werden.
  • Dateien können farbig markiert werden.
  • FTP-Unterstützung im Funktionsumfang enthalten.

Eine Anzeigefunktion für Bilder und die Möglichkeit, Archivdateien, wie Zip- oder RAR-Dateien zu betrachten, runden das kostenlose Tool ab.


Everdoc: Dokumente noch schneller verwalten

Viele Anwender haben Probleme damit, wichtige Dokumente, Fotos und PDF-Dateien auf ihrem Computer wiederzufinden: Es gibt einfach zu viele Laufwerke, Partitionen und Ordner. Abelssoft schickt aus diesem Grund sein Windows-Tool Everdoc ins Rennen. Everdoc archiviert automatisch alle Dokumente und Dateien, die per Drag and Drop aus dem Dateimanager in sein Programmfenster gezogen werden. Außerdem werden nach der Installation alle Dokumente und E-Mails erfasst, die der Anwender ausdruckt.

Mithilfe der Cloud-Anbindung werden auch Dateien gescannt, die bei Dropbox, Onedrive und GoogleDrive in der Cloud liegen. Die neue Version Everdoc 2015 scannt nun auch Papierdokumente ein und erfasst ihren Inhalt über eine OCR-Texterkennung. Zudem  lassen sich ab sofort auch Backups erstellen. Anschließend kann der Anwender gezielt nach dem Dateinamen, dem Erstellungsdatum und selbst vergebenen Stichwörtern suchen. Auch eine komfortable Volltextsuche steht bereit.

Neue Scan-Funktion und OCR-Texterkennung

  • Einlesen von Papierdokumenten: Aus Everdoc heraus können nun auch Papierdokumente gescannt werden. Auf diese Weise ist es möglich, alle wichtigen Schreiben gemeinsam in der Software zu verwalten.
  • OCR-Texterkennung: Everdoc kann gescannte Dokumente per OCR-Texterkennung auslesen. Auf diese Weise lassen sich die Texte leicht in anderen Programmen weiterverwenden oder über die Volltextsuche gezielt aufspüren.
  • Backups: Die gesamte Datenbank mit den gesicherten Dokumenten lässt sich als Backup sichern und wieder ins System zurückspielen. So sind die eigenen Daten immer sicher.
  • Blättern in Dokumenten: Die Vorschau erlaubt es nun auch, in einem Dokument zu blättern


Webbasierte Übersetzungshilfen im Überblick

Die Assistenz muss bei ihrer täglichen Arbeit im Office hohen Anforderungen gerecht werden. Diese beziehen sich vor allem darauf, zeitkritische und umfangreiche Aufgaben akkurat und professionell zu erledigen. Zum Arbeitsalltag gehört neben dem Diktat des Chefs ebenso die wortgetreue Übersetzung von Geschäftsbriefen und weiteren Dokumenten.

Durch ihre Ausbildung verfügen Assistentinnen in vielen Fällen über gute Fremdsprachenkenntnisse. Fehlt bei einer Übersetzung ein Wort oder ist die Bedeutung eines Fremdwortes nicht eingängig, muss die Assistenz schnell handeln. Hierbei unterstützen Mitarbeiter im Sekretariat webbasierte Übersetzungshilfen.

Microsoft Translator - kostenlose, umfangreiche Übersetzungssoftware

Der Translator von Microsoft überzeugt vor allem durch seinen Funktionsumfang und die gute Visualisierung. Wie von diversen kostenlosen Übersetzungshilfen bekannt, kann der Microsoft Translator einen Text automatisch ebenso in eine andere Sprache übersetzen. Die Liste der möglichen Sprachen ist umfangreich.

Neben der statischen Übersetzung eines Textes oder eines Geschäftsbriefes bietet der Microsoft Translator darüber hinaus die Möglichkeit, Konversationen in Echtzeit zu übersetzen. Im Kundenchat mit einem ausländischen Geschäftspartner oder in bilingualen Gruppendiskussionen kann dieses kostenlose Tool von Nutzen sein. Es kann Menschen mit einem unterschiedlichen Sprachenhintergrund effektiv zusammenbringen. Der Dienst kann unter https://translator.microsoft.com/ genutzt werden.

Google Translate und Leo-Translater - eine Konkurrenz zueinander?

Neben dem Tool von Microsoft bietet ebenso Google das bekannte Google Translate an. Aus dem Internet bekannt ist darüber hinaus der Leo-Translator und Deepl.com, die unter anderem einen deutschen Text schnell und kompetent ins Englische übersetzt.

Wichtig für jede Sekretärin ist, wann und wie Software für die Übersetzung verwendet werden sollte. Bei bedeutender und für das Unternehmen entscheidender Korrespondenz empfiehlt sich trotz Software die Einbindung eines Übersetzungsbüros.

Ein Muttersprachler im Unternehmen kann darüber hinaus eine Alternative darstellen. Dieses Vorgehen ist essenziell, damit Sinn und Inhalt der Korrespondenz für den Empfänger 1:1 nachvollziehbar sind. Für weniger wichtige Texte oder einzelne Wörter sind die webbasierten Übersetzungshilfen eine nicht zu unterschätzende Hilfe. Sie sollten aus diesem Grund in keinem Office unbekannt sein.

 

Tools im Office: Eventorganisation und Veranstaltungsmanagement

Zu den wesentlichen Aufgaben der Assistenz gehört die Organisation von Veranstaltungen und Events. In manchen Unternehmen unterstützen die Assistentinnen mit hohem Engagement die Marketingabteilung oder spezialisierte Veranstaltungsmanager bei ihren Aufgaben. In vielen Fällen übernehmen sie für ihren Chef zum Beispiel die Organisation von Events oder Veranstaltungen. Tagungen, Schulungen, Hausmessen oder Festivitäten werden ebenfalls von Sekretärinnen geplant.

Xday - kostenloses Tools für organsisiertes Veranstaltungsmanagement

Ein nützliches Tool, das die Arbeit der Assistenz bei der Organisation von Veranstaltungen erleichtert, ist Xday. Diese kostenlose Software unterstützt Sekretärinnen effektiv in der Planung und Realisierung von Events. In der Basisversion können bis zu 15 unterschiedliche Veranstaltungen geplant werden. Mit einer Software für das Veranstaltungsmanagement entfällt die fehleranfällige Planung mit Excel-Dateien und Post-its. Statt die diversen Informationen zu einem Event in unterschiedlichen Dateien zu speichern und mühevoll zusammenzuführen, bietet ein Tool wie Xday Übersichtlichkeit.

Es können sowohl die Daten der eingeladenen Gäste wie alle Lieferanteninformationen und deren Spezifikationen gespeichert werden. Neben der Stammdatenpflege und einer Budgetverwaltung sind verschiedene Eventtypen voreingestellt. Die Kommunikation mit Gästen und Lieferanten erfolgt effizient und nachvollziehbar, direkt aus der Applikation. Interessant ist darüber hinaus, dass Events professionell nachbereitet werden können. Durch ein betriebsinternes Bewertungssystem von Dienstleistern entstehen Präferenzen, die nachfolgende Veranstaltungen nachhaltig bereichern können.

Über die Basisversion hinaus wird Xday als kostenpflichtige Enterprise- und als Ultimate Version angeboten.

Tools für die Sicherheit im Sekretariat: Der Passwort-Manager

Die Anzahl an Passwörter nimmt sowohl für Privatanwender wie für Sekretärinnen im Office täglich zu. Unternehmen sind aus verständlichen Gründen darauf bedacht, dass sensible Daten, Passwörter und Dokumente nicht in falsche Hände gelangen. In Zeiten, in denen Identitäten durch kriminelle ausländische Banden geleakt werden, sollte im Office darauf geachtet werden, dass Passwörter und Zugangsdaten gesichert verwahrt werden.

Eines von vielen kostenlosen und empfehlenswerten Tools stellt der Avira Password Manager dar. Dieses Programm speichert nicht ausschließlich Passwörter, sondern generiert für neue Anwendungen einzigartige und diebstahlsichere Zugangsdaten. Das Tool kann nach Eingabe eines Master-Passworts auf allen Endgeräten benutzt werden und loggt den Anwender automatisch mit den gespeicherten Zugangsdaten auf Internetseiten ein.

Erst überprüfen oder überprüfen lassen

Sekretärinnen sollten vor dem Einsatz eines Passwort-Managers überprüfen, welche betriebsinternen Regelungen in Bezug auf Datensicherheit und Passwortschutz gelten. Nach Rücksprache mit der IT-Abteilung oder dem Datenschutzbeauftragten kann ein Passwort-Manager effektiv eingesetzt werden, um persönliche Passwörter gesichert und unzugänglich aufzubewahren.


Digitale Notizen, E-Cards und To-do-Listen

Assistentinnen zeichnen sich im Wesentlichen durch ihre kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten aus. Im Alltag einer Sekretärin sind die Anforderungen und die Bedürfnisse unterschiedlich gewichtet. Das Management erwartet in Spitzenzeiten und bei drängenden Terminangelegenheiten volle Konzentration auf Termine, auf ein Diktat oder die kurzfristige Erstellung von Dokumenten.

Um bei der Vielzahl der Arbeitsabläufe nicht den Überblick zu verlieren, unterstützen digitale Notizen die Assistenz von heute. Eine Mehrzahl von kostenpflichtigen Standard-Software-Programmen, darunter Microsoft Outlook, Microsoft OneNote oder Microsoft Teams supporten digitale Notizen. Arbeiten Unternehmen nicht oder begrenzt mit Microsoft Office, bieten sich andere Tools an, die der Sekretärin helfen, Notizen und Infos zu sortieren und zu priorisieren.

Evernote - kostenlos wie kostenpflichtig ein vollwertiges Tool 

Ein bekanntes und in vielen Fällen eingesetztes Programm ist Evernote. Evernote ist sowohl in einer kostenlosen wie in kostenpflichtigen Varianten nutzbar. Evernote ist vor allem dann die Lösung im Office, wenn eine Vielzahl von Informationen und Notizen priorisiert werden muss. Statt Post-its zu verwenden oder eine To-do-Liste in Excel anzulegen, ist Evernote die digitale und effektivere Lösung für Notizen dar.

Hiermit können Ideen, Projekte und kurze Infos zusammengefasst und organisiert werden. Evernote bietet die Möglichkeit, Dateien anzuhängen, im Team vernetzt zu arbeiten und bei hoher Arbeitsbelastung nicht die Übersicht zu verlieren. Evernote unterstützt das papierlose Büro sinnvoll, da es möglich ist, Dokumente zu scannen und in der Applikation personenbezogen zu archivieren. Evernote kann sowohl per App mit mobilen Endgeräten wie mit einem stationären PC genutzt werden. Es gehört international zu den beliebtesten Tools im Office.

Gibt es Alternativen zu Evernote?

Alternativprogramme werden vor allem von großen Herstellern wie Google oder Microsoft angeboten oder sind mit Simplenote als puritanisch anmutende und kostenfreie Notizsoftware verfügbar.

E-Cards - schnell mal ein Karte online verschicken? 

Es gibt unzählige Anlässe, bei denen E-Cards eine willkommene und schnelle Alternative zu einer handschriftlichen Grußkarte sind. Ob im Rahmen von Festen und Feiertagen, zu einem Jubiläum oder als freundlicher Gruß für einen Geschäftspartner oder einen Kollegen: E-Cards können vielfältig eingesetzt werden. Die Assistenz sollte beim Versand von E-Cards vor allem darauf achten, dass keine aufdringliche kommerzielle Werbung Bestandteil kostenlos versandter Grußkarten ist. Sekretärinnen haben die Möglichkeit, webbasiert im Internet ansprechende und einzigartige E-Cards zu personalisieren und zu versenden. Eine thematisch umfangreiche Webseite ist zum Beispiel Grusskartenfreunde .

Kostenlose Software zur Konvertierung von Daten und Dateiformaten

Die Digitalisierung und die Vielzahl an verfügbarer Software birgt nicht ausschließlich Vorteile. Ein Nachteil von kostenloser Software im Office könnte ein Dateiformat sein, dass mit gängigen Applikationen nicht lesbar ist. Selbst wenn Microsoft Office oder eine andere Software die unbekannte Dateiendung automatisch konvertiert, können Fehler bei der Übertragung entstehen. Diese beeiträchtigen die Lesbarkeit und das Verständnis für die enthaltenen Informationen.

OpenOffice - problemloses Erfassen von allen Daten

Mit der Einführung von Windows 10 und der Verfügbarkeit kostenloser Office-Software wie OpenOffice, können mittlerweile die meisten Office-Dokumente, wie Textdateien, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen problemlos erfasst und in einem gängigen Format abgespeichert werden. Wer als Assistenz sicherstellen möchte, dass Dateien in jedem Fall für den Empfänger lesbar sind, kann das jeweilige Open-Document-Format verwenden. Dieses kann von OpenSource-Applikationen und den gängigen Office-Programmen gleicherweisen gelesen werden.

PDFCreator - kostenloses Tool zur Generierung von Dokumenten

Wer im Office regelmäßig PDF-Dokumente erzeugen muss, kann hierzu das kostenlose Tool PDFCreator nutzen, das aus nahezu jeder Anwendung unter Einsatz eines speziellen Druckertreibers PDF-Dateien generiert. Möglich ist es ebenso, Microsoft Office oder OpenOffice oder andere kostenlose Office-Programme zu verwenden, die PDF-Dateien direkt mit Bordmitteln erzeugen.

PDF24 - ein Tool mit mehreren Funktionen in Sachen PDF

Neben dem PDFCreator ebenso interessant und überzeugend ist die kostenfreie Applikation PDF24.

Diese bietet neben dem konvertieren von Dateien ins PDF-Format gleichzeitig noch andere Tools an

  • mehrere PDF-Dateien zusammenführen,
  • PDFs teilen oder
  • die Größe von PDFs reduzieren.


XMedia - alle Medienformate einfach, kostenlos und schnell konvertieren

Mit der Software XMedia Recode können Anwender beliebige Medienformate kostenlos konvertieren. Im Büro eigenen sich zur Konvertierung statt webbasierter Tools vor allem stationär gespeicherte Software-Programme. Diese haben den Vorteil, dass alle Daten und Dateien lokal oder im firmeninternen Netzwerk gespeichert bleiben.

Entscheiden sich Assistentinnen für die Konvertierung einer Datei über ein webbasiertes Tool, ist nicht ausgeschlossen, dass die Datei auf nicht nachvollziehbaren und verfolgbaren Servern im Ausland zwischengespeichert wird. Dies ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht empfehlenswert.

Rechtschreibprüfung: Die besten Tools auf einen Blick

Nach einem Diktat oder der Erstellung eines umfangreichen Briefes entstehen automatisch Fragen zur korrekten Rechtschreibung, Satzstellung oder zu den verwendeten Satzzeichen. Die versierteste und erfahrenste Assistentin wird bestätigen, dass es regelmäßig Unklarheiten gibt, die ausschließlich professionell durch eine Rechtschreibprüfung zu lösen sind.

Neben der integrierten Rechtschreibprüfung von Microsoft Word und dem klassischen Duden in Buchform sind auf dem Softwaremarkt spezifische Applikationen verfügbar. Diese nehmen die Rechtschreibprüfung digital vor. Sie zeichnen sich neben der Prüfung und dem Funktionsumfang vor allem darin aus, dass sie fortlaufend aktualisiert werden.

Duden Mentor - als kostenlose wie auch kostenpflichtige Version gut

Der Duden Mentor kann als ein zielführendes und in der Basisversion kostenloses Tool angeführt werden. Er überprüft Texte oder einzelne Wörter und zeigt nach wenigen Sekunden die korrekte Schreibweise an. Darüber hinaus prüft das Programm die Zeichensetzung. In der kostenpflichtigen Version, die als Monatsabo erhältlich ist, können Synonyme für einzelne Wörter gewählt und ein Text professionalisiert werden.

Rechtschreibprüfung24 - Konkurrenz zum Duden Mentor

Eine kostenlose Alternative zum kostenpflichtigen Angebot des Duden Mentor bietet zum Beispiel das webbasierte Tool Rechtschreibprüfung24. Einziger Nachteil für die Augen ist das grelle Bearbeitungsfenster.

Verlassen Sie sich nicht nur auf digitale Rechtschreibprüfungen

Wie bei der Online-Übersetzung gilt ebenso bei der digitalen Rechtschreibprüfung, dass Sekretärinnen den Einsatz von digitaler Rechtschreibprüfung zu jeder Zeit kritisch überprüfen sollten. Trotz fortlaufender Weiterentwicklung ersetzt Software in diesem Bereich nicht den Menschen und seine spezifischen Fähigkeiten.

Gleichzeitig kann der Einsatz von Programmen zur digitalen Rechtschreibprüfung Sekretärinnen darin unterstützen, bessere Texte und Korrespondenz zu erstellen. Ebenso minimiert es Flüchtigkeitsfehler oder stetige Wortwiederholungen. Aus diesem Grund gehört die softwaregestützte Rechtschreibprüfung in jedem Fall zu den Programmen, die im Office nicht fehlen dürfen.

5 kostenlose Bilddatenbanken im Office

Nie wieder teure Bilder oder Fotos in schlechter Qualität: Wir stellen Ihnen Datenbanken zusammen, die es Ihnen erlauben, immer das passende Bild zur Hand zu haben. Und das völlig kostenfrei!

1. Pixabay

Unter www.pixabay.com erwarten Sie über eine Million kostenlose Bilder; die meisten davon haben eine gute Bilddatenqualität. Richtig originelle Bilder sind hier eher selten – aber wenn Sie die berühmte „Zitrone“ suchen, finden Sie bestimmt ein passendes Motiv. Die Suche lässt sich über Stichworte einschränken, es gibt Fotos, Illustrationen, sogar Videos. Pixabay versteht übrigens Deutsch, Sie können also mit deutschsprachigen Suchbegriffen arbeiten. Beim Download wählen Sie, welche Größe Sie brauchen.

Tipp: Achten Sie darauf, dass im Lizenzbereich „Free for commercial use“ und „No attribution required“ steht. Es gibt einige (wenige) Bilder, bei denen das nicht der Fall ist – von denen sollten Sie die Finger lassen. Bei der Vielfalt des Angebots ist das kein Problem.

2. Pexels

Die Bilddatenbank von www.pexels.com enthält über 300 000 Fotos, die alle frei verwendbar sind. Die Suche ist auf Deutsch und Englisch möglich.

3. Unsplash

Die Datenbank www.unsplash.com hat ungefähr 200 000 Fotos zu bieten, durchgängig in hoher Auflösung. Die Suche erfolgt auf Englisch. Hier werden Sie fündig, wenn Sie eher künstlerische Bilder suchen.

4. Flickr

Um bei Flickr auf der sicheren Seite zu sein, müssen Sie in die Advanced Search einsteigen (einfach im Suchfeld auf der Startseite auf die Lupe klicken – es öffnet sich ein neues Suchfenster mit diversen Einstellungsmöglichkeiten). Im Bereich "Any license" müssen Sie "no known copyright restrictions" auswählen.

5. Everystockphoto.com

Beo www.everystockphoto.com handelt es sich nicht um eine Datenbank, sondern um eine Suchmaschine. Millionen von Bildern, die in den unterschiedlichsten Bilddatenbanken liegen, werden durchsucht und aufgelistet. Wenn Sie hier ein Bild entdecken, das Sie verwenden möchten, werden Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters weitergeleitet. Dort müssen Sie dann sehr genau darauf achten, zu welchen Konditionen Sie das Bild herunterladen können – und was genau Sie damit machen dürfen.

Tabelle Überblick - diese Tools dürfen im Sekretariat nicht fehlen

 

Kostenpflichtige Programme

Freeware-Alternativen

Kalender und Termine

MS Outlook/Exchange Server

Kalender (Windows 10), Online-Kalender von Google oder Apple, Bitrix24, Doodle, Kulibri

Projektmanagement

Microsoft Project

Trello

Dokumente ablegen

Zum Beispiel ABELX (Innovationspreis IT 2019 – DMS Programm mit größerem Funktionsumfang

Windows Explorer oder FreeCommanderXE

(originäre Dateimanager)

Übersetzung von Wörtern oder Texten

 

Microsoft Translator

Google Translate

Leo Translator

Veranstaltungsmanagement

Ersatz für MS-Excel oder MS-Access-Planungen

Xday

Passwörter speichern

 

Avira Password Manager

Digitale Notizen

MS Teams, MS-OneNote

Evernote

E-Cards

 

z. B. Grusskartenfreunde.de oder andere kostenlose Portale ohne Werbung

Datenkonvertierung

MS-Word

Open-Office (Office-Formate) sowie XMedia Recode (Medienformate). Für PDF-Files: PDF-Creator oder PDF24

Rechtschreibprüfung

MS-Word (Rechtschreibprüfung integriert)

Duden Mentor oder Rechtschreibprüfung24

 

Die Aufstellung zeigt nur einen Bruchteil von empfehlenswerten, kostenlosen Programmen und Tools an, die im Sekretariat verwendet werden können. Es ist sinnvoll, vor allem Software einzusetzen, die von vielen Usern als empfehlenswert befunden wurde. Darüber hinaus ist es wichtig, Software nur von geprüften und sicheren Quellen zu laden, die sich bestenfalls in Deutschland befinden.

 

Zusammenfassung und Fazit zu den vorgestellten Tools für das Sekretariat

Es gibt erfolgversprechende Tools, die die tägliche Arbeit der Assistenz im Office professionalisieren können. Vor allem dann, wenn der Alltag von hohen Anforderungen, regelmäßig wiederkehrenden Arbeitsabläufen und umfangreichen Bedürfnissen des Managements geprägt ist, ist jede Erleichterung im Büro willkommen.

Mit Tools ganz leicht zur Digitalisierung

Nützliche Programme und Tools unterstützen Sekretärinnen darin, den Kalender zu strukturieren, Termine bedarfsgerecht zu planen oder Notizen digital zu priorisieren. Gleichzeitig kann die digitale Rechtschreibprüfung oder eine Online-Übersetzung eine echte Lösung darstellen und das Zeitmanagement optimieren.

Listen und Akten gehören bedingt zu einem modernen Office, das eher von Apps, Programmen und digitalen Tools geprägt sein sollte. Die Investitionen in Tools und Software sind in den meisten Fällen überschaubar. Darüber hinaus ist es möglich, kostenlose Applikationen zu finden, die zu ähnlichen Ergebnissen beitragen, wie teure Premium-Software.

Unter Millionen von spezifischen Programmen ist es für die Assistenz nicht leicht, produktiv einzusetzende Software zu finden. Gleichzeitig sind die Anwenderkenntnisse und der persönliche Geschmack bei Software verschieden. Es ist sinnvoll, objektiv zu prüfen, welche Anforderungen und Bedürfnisse das eigene Unternehmen stellt. Darauf ausgerichtet kann festgelegt werden, in welchen Bereichen neue Software nutzbringend wäre. Mit hohen Engagement und Interesse an Lösungen wird jede Sekretärin für sich persönlich Tools finden, die aus ihrer Sicht in keinem Office fehlen sollten.

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