Virtuelle Sekretärin, Virtuelle Assistenz
Sie ist da, aber nicht sichtbar und unterstützt doch in erheblichen Maßen - die virtuelle Assistenz. Nutzen Sie schon den Service? © Wpadington - Shutterstock

Die virtuelle Sekretärin: Alles über die virtuelle Assistenz

Wer seinen Vorgesetzten nicht regelmäßig sieht, sondern überwiegend aus der Ferne arbeitet, gilt als virtuelle Sekretärin. Virtuelle Sekretärinnen können sowohl fest angestellt als auch auf selbstständiger Basis tätig sein. Das wesentliche Merkmal dieses eher modernen Berufsfeldes ist die digitale Zusammenarbeit. Damit gehen zahlreiche Chancen, aber auch einige Herausforderungen einher. Lesen Sie hier, wie eine virtuelle Assistenz erfolgreich funktionieren kann und wie die virtuelle Kommunikation mit Ihrer Führungskraft reibungslos abläuft.

Virtuelle Assistenz: Was ist eine virtuelle Sekretärin?

Eine virtuelle Assistenz ist eine Sekretärin oder ein Sekretär, der einen anderen Mitarbeiter, meistens eine Führungskraft, virtuell unterstützt. Oft arbeitet die Assistenz für mehrere Kunden gleichzeitig und ortsunabhängig. Sie tragen allgemein zur Digitalisierung im Büro bei.

Sprich: Sie organisiert die Aufgaben der Kunden und teilt sich die Zeit für die Auftraggeber im Homeoffice eigenständig ein. Damit geht dann eine selbstständige Tätigkeit einher. Es gibt aber auch virtuelle Assistenten, die bei einem einzigen Unternehmen fest angestellt sind.

 

Virtuelle Sekretärin: Freiberuflich oder in Festanstellung

Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie der Arbeitsalltag einer virtuellen Sekretärin in Festanstellung aussehen könnte:

Alexandra arbeitet für den Europachef eines großen Maschinenbau-Unternehmens. Ihr Büro befindet sich in Köln. Ihr Chef pendelt an vier Tagen in der Woche zu den Büros in London und Amsterdam. Die beiden sehen sich höchstens einmal pro Woche, wobei selbst dieser Bürotag für Alexandras Chef mit Terminen gefüllt ist.

Wie beschrieben, gibt es aber auch zahlreiche Unternehmen, die Sekretariatsaufgaben an externe Office-Professionals auslagern. Dieses „Outsourcing“ ist vor allem in großen Unternehmen wichtig und dient häufig der Kosteneinsparung. Auch die Start-up-Szene setzt vielmals auf virtuelle Assistenten, da junge Firmen häufig kein Budget für ein internes Sekretariat haben.

Aufgaben: Telefonservice, Administratives und Fachwissen

Die Aufgabenschwerpunkte einer virtuellen Sekretärin bzw. Assistenz variieren: Zum einen gibt es Assistenzkräfte, die hauptsächlich zeitintensive und administrative Aufgaben übernehmen.

Zum anderen arbeiten spezialisierte virtuelle Assistenten für Unternehmen, wenn diese einen Experten in einem Gebiet benötigen. Sie sind beispielsweise für das Web-Design oder die Kundenakquise zuständig. Da der Begriff „virtuelle Sekretärin“ bzw. „virtuelle Assistenz“ nicht geschützt ist, ergibt es Sinn, im Zweifel lieber genauer nachzufragen. Welche Tätigkeiten will ein Auftraggeber auslagern?

In jedem Fall sind virtuelle Sekretärinnen und Sekretäre wertvolle Ressourcen, die einem Auftraggeber oder einer Führungskraft zahlreiche Aufgaben abnehmen. Das ist gerade dann wertvoll, wenn diese selbst keine Zeit dafür findet oder nicht das notwendige fachspezifische Know-how hat.

Virtuelle Sekretärin: Aufgaben und Anforderungen an den digitalen Büroservice

Eine virtuelle Sekretärin kann Telefonate annehmen, Dokumente versenden und Termine planen. Dabei braucht die Firma – anders als bei einer persönlichen Sekretärin – keinen Büroraum zu stellen.

Meistens arbeiten die virtuellen Assistenzkräfte von zu Hause und nehmen dem Vorgesetzten bzw. dem Auftraggeber von dort viele Aufgaben ab.

Die wichtigsten Tätigkeiten einer virtuellen Sekretärin sind:

  • Organisatorische Tätigkeiten: E-Mail-Bearbeitung, Social Media, Recherche, Präsentationsvorbereitung, Korrekturlesen
  • Terminplanung: Vergabe und Koordination von Terminen
  • Telefonservice: Kundenbetreuung und mehr
  • Rechnungsstellung: Erstellen und Versenden von Rechnungen
  • Planung und Durchführung von Dienstreisen, Seminaren mit Mitarbeitern oder Messebesuchen


Das Praktische am Berufsfeld des Sekretariats ist, dass viele anfallende Tätigkeiten von überall aus erledigt werden können. So ist die virtuelle Assistenzkraft in vielen Bereichen eine wertvolle Unterstützung.

Sie kann einer Führungskraft oder einem Auftraggeber unabhängig von Ort und Zeit zuarbeiten. Sowohl für die Kunden als auch für die übrigen Mitarbeiter ist dabei die Erreichbarkeit der virtuellen Assistenz extrem wichtig.

Wie wird man eine virtuelle Assistentin?

Virtuelle Sekretärinnen arbeiten meistens freiberuflich. Sie werden nach den geleisteten Stunden bezahlt, wobei sich die Arbeitszeiten bzw. der Workload nach den Ansprüchen des Auftraggebers richtet. Viele virtuelle Sekretärinnen sind bei Agenturen gelistet. Diese vermitteln dann zwischen Auftraggeber und Assistenzkraft. Für diesen Dienst erhalten sie eine Provision, basierend auf dem Stundensatz bzw. dem Projektumfang.

Je nachdem, welche Büroarbeit anfällt, sind verschiedene Kenntnisse notwendig, um als virtuelle Assistentin arbeiten zu können. Da der Beruf so viele verschiedene Arbeitsfelder umfasst, werden unterschiedliche Qualifikationen vorausgesetzt.

Wichtige Qualifikationen einer virtuellen Assistentin sind vor allem:


In der Regel wird der Stundensatz eines Projekts individuell vereinbart. Das Geld bzw. die Entlohnung pro Stunde kann je nach den unterschiedlichen Anforderungen und vorliegenden Kenntnissen sowie der Erfahrung der Assistenzkraft variieren.

Wer als virtuelle Sekretärin arbeiten will, sollte wissen, worin die eigenen Kompetenzen liegen und was dabei individuelle Stärken sind. Nur so ist es möglich, Aufträge zu finden, die einerseits den eigenen Vorstellungen entsprechen und andererseits auch zufriedenstellend erledigt werden können.

Virtueller Büroservice: Auf die Kommunikation kommt es an

Virtuelle Sekretärinnen sind keine Seltenheit mehr. Im Gegenteil: In Zeiten der Digitalisierung, in denen das andere Ende der Welt via Internet nur einen Klick entfernt ist, wird es immer einfacher, auf virtueller Basis zusammenzuarbeiten. Doch mit der räumlichen Entfernung gehen auch einige Herausforderungen einher.

Ganz besonders, was die Kommunikation zwischen Chef und Assistenz bzw. Auftraggeber und virtueller Sekretärin anbelangt. Nur wenn Sie beide jederzeit über die aktuellen Termine und Aufgaben informiert sind, kann eine virtuelle Assistenz erfolgreich funktionieren.

Die nachfolgenden fünf Tipps geben wertvolle Anregungen rund um die Zusammenarbeit bzw. die Kommunikation auf Entfernung.

Tipp 1: Regelmäßige Rücksprachetermine

Damit beide Parteien immer auf dem aktuellen Stand sind, bietet es sich an, regelmäßige Rücksprachetermine zu vereinbaren. Wenn Sie keine Möglichkeit haben, sich täglich oder wöchentlich persönlich zu sehen, telefonieren Sie zumindest zehn Minuten täglich.


Tipp 2: Themen sammeln

Sammeln Sie die Rücksprachethemen, um auch bei spontanen Anrufen Ihres Chefs oder Auftraggebers jederzeit alle Fragen parat zu haben, zu denen Sie eine Rückmeldung brauchen.


Tipp 3: Digitale Liste

Stellen Sie eine digitale Liste mit Themen oder Fragen zusammen, die Sie besprechen möchten. Richten Sie die Liste so ein, dass sowohl Sie als auch Ihr Chef Zugriff darauf haben. So ist es möglich, in ruhigen Momenten bereits einige Fragen direkt schriftlich zu beantworten.


Tipp 4: Keine Fragen per E-Mail

Vermeiden Sie es, Fragen per E-Mail zu stellen. Das bläht E-Mail-Fächer unnötig auf. Greifen Sie lieber auf ein digitales System zurück, das sich auch als Notizbuch verwenden lässt. Dafür eignet sich zum Beispiel das Programm Microsoft OneNote.


Tipp 5: Planen Sie langfristig

Besprechen Sie mit Ihrem Chef oder Auftraggeber nicht nur die aktuellen Termine. Gehen Sie auch regelmäßig die To-Dos der nächsten Tage durch. So stellen Sie sicher, dass nichts untergeht, auch wenn Sie einmal für längere Zeit nicht miteinander sprechen.


Virtuelle Assistenz: Chancen und Herausforderungen

Als virtuelle Assistenzkraft muss man sich darauf einstellen, dass Vorgesetzte und Kollegenräumlich und zeitlich flexibel arbeiten. Die Kommunikation verlagert sich verstärkt in den Online-Bereich. Der persönliche Kontakt verringert sich, stattdessen gehören E-Mails, Neue Medien und Telefonate zu den täglichen Kommunikationsmitteln.

Dadurch entstehen neue Herausforderungen: Wie manage ich meinen Chef, wenn ich ihn immer seltener sehe? Wie leite ich effizient eine Skype-Konferenz? Aber vor allem: Wie schaffe ich es, die weiterhin anwachsende Flut an Daten für mich und meinen Vorgesetzten zu bewältigen? Wie behalte ich einen kühlen Kopf bei der wachsenden Geschwindigkeit?

Wer nicht im selben Büro sitzt, muss sich anders absprechen. Eine schnelle Notiz auf dem Schreibtisch des Chefs – undenkbar. Abhilfe schaffen synchronisierte Kalender, Mails und Chat-Programme. Funktioniert die Technik reibungslos und haben sich die Abläufe eingespielt, bietet eine virtuelle Assistenz zahlreiche Vorteile. Sowohl für ein Unternehmen als auch für die virtuelle Sekretärin selbst.

 

Was sind die Vorteile einer virtuellen Assistenz?

Firmen bleiben durch das Outsourcing flexibler, können mitunter Kosten einsparen. Die virtuelle Sekretärin kann remote von zu Hause aus arbeiten. Arbeit und Familie sind so besser vereinbar. Zugleich bietet ein Heimarbeitsplatz den Vorteil der ungestörten Arbeitsatmosphäre – anders als das beispielsweise in einem Großraumbüro der Fall wäre. Doch wie sehen die Vorteile im Detail aus?

Zeitgewinn für Unternehmen

Durch die Übertragung von verschiedenen Aufgabenbereichen an die virtuelle Sekretärin gewinnt das Unternehmen Zeit zurück.


Administrative und organisatorische Aufgaben, die sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, lassen sich auslagern. Somit kann sich jeder auf seine Kernkompetenz konzentrieren: Die Fachkräfte im Unternehmen auf Inhaltliches. Die Sekretärin auf Organisatorisches. Das ist eine Win-win-Situation.

Fokussierung der Unternehmen auf wichtigere Dinge

Durch die Einstellung einer virtuellen Sekretärin gewinnt ein Unternehmen nicht nur Zeit. Den Mitarbeitern fällt es zudem auch leichter, einen Fokus zu setzen.


Wenn administrative Arbeit abgegeben und die Organisation von einer einzelnen Person übernommen wird, können sich alle auf ihren jeweiligen Aufgabenbereich konzentrieren.

Für die virtuelle Sekretärin bedeutet dies wiederum, dass ihre Arbeit sehr unterschiedlich ausfallen kann, da sie sich mit verschiedenen Themen beschäftigt. Die Vielfalt an spannenden Projekten ist typisch für die Arbeit einer virtuellen Assistentin – gerade in einer vernetzten Welt.

Flexibilität für virtuelle Sekretärinnen

Virtuelle Office-Professionals können flexibel im Homeoffice arbeiten und sparen sich durch die Fernarbeit lange Arbeitswege und viele Stunden im Stau. Sie sind zeitlich flexibel und können sich ihre Arbeit frei einteilen. Zudem ist die virtuelle Sekretärin ortsunabhängig, da sie ihre Arbeit überall dort verrichten kann, wo es einen Internetanschluss gibt. Eine echte Chance für digitale Nomaden.

 


Die Flexibilität hat auch Vorteile für Unternehmen. Die Firma muss kein Büro stellen und spart so Geld. Ein interessanter Pluspunkt ist außerdem, dass Vorgesetzte und Auftraggeber, die auf der anderen Seite der Welt arbeiten, Vorteile aus der Zeitzonendifferenz ziehen können.

Arbeiten, die an einen virtuellen Sekretariatsservice übertragen werden, werden meistens über Nacht für bearbeitet. Somit können die Ergebnisse direkt am nächsten Tag genutzt werden.

Proaktives Verhältnis: Begegnen auf Augenhöhe

Die virtuelle Sekretärin wird als Partner des jeweiligen Kunden gesehen. Oft kann sie sich mit hilfreichen Ideen und Feedback proaktiv einbringen. Das motiviert – und mündet wiederum in einer Win-win-Situation.


Unternehmen profitieren von engagierten Assistenzkräften. Virtuelle Sekretärinnen und Sekretäre erfahren Wertschätzung für ihre Arbeit.

Virtuelle Assistenz: Welche Nachteile bringt sie mit sich?

Das größte Problem an einer virtuellen Assistenz ist, dass der persönliche Kontakt zum Team wegfällt. Durch die Arbeit im Homeoffice gibt es keinen Austausch in der Kaffeeküche oder auf dem Gang.

Die Kommunikation läuft deshalb hauptsächlich sachbezogen und in Schriftform ab. Dies kann zu Missverständnissen führen, die wiederum Zeit rauben.

Weitere negative Aspekte der virtuellen Assistenz sind unter anderem:

  • Fehlender Mitarbeiterkontakt
  • Keine Weiterentwicklung
  • sehr viel Routine
  • Einsamkeit


Diese Punkte treffen auf manche Tätigkeiten mehr zu als auf andere. Wer als virtuelle Sekretärin eine berufliche Weiterentwicklung vermisst, sollte dasGespräch mit dem Auftraggeber suchen. Meistens lassen sich einfach Lösungen und neue Herausforderungen finden.

Fazit: Das kann ein virtueller Büroservice leisten

Das Berufsfeld der virtuellen Assistenz hat in den vergangenen Jahren an Beliebtheit gewonnen. Durch die flexible und ortsunabhängige Arbeitsweise bietet ein digitaler Büroservice sowohl für Unternehmen als auch für den Anbieter selbst viele Chancen.

Die Aufgaben, die eine virtuelle Sekretärin übernimmt, fallen sehr vielseitig aus, bewegen sich aber meistens im administrativen und organisatorischen Arbeitsfeld. Für einen reibungslosen Ablauf ist eine exzellente Kommunikation dem Vorgesetzten bzw. dem Auftraggeber essenziell. Eine regelmäßige Rücksprache sowie ein gegenseitiges Vertrauen sind wesentliche Kernpunkte für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Weitere Artikel zu diesem Thema:
OneNote, Microsoft OneNote, Notizen, Kalender, Evernote
OneNote: Tipps für die tägliche Arbeit im Büro

OneNote ist ein Programm von Microsoft, das in erster Stelle als Notizbuch geplant war. Wer es so benutzen möchte, sieht schnell die vielen Vorteile, die OneNote…

PowerPoint Grundlagen
PowerPoint Grundlagen: So professionalisieren Sekretärinnen Präsentationen

Sekretärinnen und Assistenten rund um den Globus schätzen PowerPoint als verlässliches und benutzerfreundliches Präsentationsprogramm. Professionelle Anwender…

Freeware im Sekretariat, kostenlose Tools
Die Tools dürfen im Sekretariat nicht fehlen

Die besten Helferlein für Ihren Büroalltag stellt Ihnen das Team von workingoffice vor. Probieren Sie die Tools aus und schauen Sie, welche für Sie in Frage kommen…

Grundlagen Word Sekretärin, Grundlagen Microsoft Office
Word für Sekretärinnen: Die wichtigsten Funktionen und Grundlagen

So bekannt Microsoft Word auch ist, so viele Geheimnisse stecken auch in diesem gut durchdachten Programm. Microsoft Word ist eines der bekanntesten Schreib- und…

outlook Tipps, Handy PC, Computer, Tablet, Microsoft office Outlook, Beispiele
Microsoft Outlook Tipps: Das E-Mail-Tool effizient nutzen

MS Outlook ist wohl das bekannste E-Mail-Programm mit mehreren Millionen Nutzern, ob privat oder beruflich. Wir zeigen Ihnen die besten Outlook Tipps, die Ihnen…

Excel Grundlagen, Tabellen, Zellen formatieren, Zelleninhalte, Berechnen in Excel, Diagramme, Arbeitsmappen Excel
Excel Grundlagen, die jede Sekretärin kennen sollte

Excel ist sehr vielfältig und auf den ersten Blick auch kompliziert. Allein die Grundlagen sind so umfangreich, dass sich viele Sekretärinnen und Assistenten erst…