Clever outsourcen
Die Zusammenarbeit mit einem externen Reiseanbieter kann Stress auf Geschäftsreisen vermindern und die Reisezufriedenheit erhöhen.

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Ob strategische Beratung, Buchung oder Einhaltung von Reiserichtlinien: Bei der Reiseorganisation können Sie sich in allen Bereichen von externen Spezialisten unterstützen lassen. w@o stellt Möglichkeiten und Vorteile vor.

Laut der Studie „Chefsache Businesstravel 2019“ vom Deutschen Reiseverband (DRV) arbeiten bereits über die Hälfte der befragten Geschäftsreisenden mit professionellen Reisebüros zusammen. In der Studie wird der Stresslevel auf Dienstreisen von fast jeder vierten befragten Person als hoch oder sehr hoch eingeschätzt. Dabei stört besonders die schlechte Erreichbarkeit von Ansprechpersonen oder Hotlines und die fehlende Flexibilität in der Reiseplanung. Diese Ärgernisse können durch ein externes Travel-Management vermindert werden, das bei unvorhergesehenen Zwischenfällen und notwendigen Umbuchungen rund um die Uhr zur Seite steht.

„Bei hoher Reiseintensität über Ländergrenzen hinweg lohnt es sich in der Regel, mit einem starken Partner für das Reisemanagement zusammenzuarbeiten, unabhängig von der Firmengröße“, sagt Paris Hegenberger-Görg, Referent Business Travel beim DRV. Neben der Zeit- und Kostenersparnis durch professionelle Buchung und Planung habe ein externer Partner auch die komplexer werdenden Tarif- und Preisstrukturen der Airlines, die unterschiedlichen Gepäckregelungen sowie die Einreise- und Visa-Bestimmungen oder notwendigen Impfungen im Blick. Darüber hinaus unterstützen die Experten zum Beispiel bei der Ausgestaltung von Reiserichtlinien und deren Einhaltung und, nicht zu vergessen, im Krisennotfallmanagement.

Die besten Raten und Verträge

Der Umfang der ausgelagerten Dienstleistungen könne sehr unterschiedlich sein, sodass auch kleinere Unternehmen davon profitieren können, sagt Shelley Fletcher-Bryant, Director Client Management bei Advito, der Reiseberatungssparte des Anbieters BCD Travel. Sie betont die Einsparung an Kosten und Ressourcen, die durch einen externen Dienstleister entstehen. Neben den wichtigsten Bereichen Buchung, Flug- und Hotelsourcing sowie Travel-Management bietet Advito seit vielen Jahren auch das Outsourcing von Traveler Engagement an.

Dabei geht es um die Entwicklung von Kampagnen und die Kommunikation mit den Reisenden, um deren Bewusstsein zu schärfen und sie zu einem Verhaltenswandel zu bewegen. Das soll zu einer höheren Zufriedenheit, zur Einhaltung der Reiserichtlinien, zum Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und zu Kosteneinsparungen führen.

Im Bereich Travel-Management kann sowohl die globale als auch die regionale Organisation ausgelagert werden. Die Rolle des externen Travel-Managers kann breit gefächert sein und von der Entwicklung von Reiserichtlinien und Vertragsmanagement bis hin zu Schulungen und Kommunikation mit den Reisenden reichen. Der Bereich Buchung umfasst die Bereitstellung einer zentralen Anlaufstelle für alle Geschäftsreisearrangements für Reisende.

Ein Geschäftsreisebüro verfügt über ausgewiesene, engagierte Reiseexperten, die mit den Unternehmensreiserichtlinien vertraut sind und Reisende dabei unterstützen, die beste Wahl zu treffen. Ausgelagertes Flug- und Hotel-Sourcing meint die Sicherstellung, dass Unternehmen die besten Raten und Verträge mit Airlines und Hotels aushandeln können. Dies kann vom jährlichen Sourcing bis hin zu monatlichen Vertragsanpassungen reichen. Dienstleistungen wie zum Beispiel das Dynamic Performance Management (DPM) von Advito überwachen Flug- und Hotelverträge und die tatsächlichen Ausgaben, erstellen monatliche Reports und verhandeln neu, wenn Einsparungsmöglichkeiten erkannt werden.

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