organisierte Büroablage im Sekretariat
Die besten Ordnungstipps für eine organisierte Büroablage © Vitali Michkou - Shutterstock

Büroablage: So organisieren Sekretärinnen sie effektiv und übersichtlich

Das Sekretariat ist Dreh- und Angelpunkt eines jeden Unternehmens. Hier sammeln sich nicht nur Fragen der Mitarbeiter, sondern auch deren Personalakten. Rechnungen, Dokumente, Akten oder Bestellungen sind unter Kontrolle zu halten. Leider kommt es viel zu oft vor, dass Angestellte eines Office verschiedene Ablagesysteme führen. Das bringt Unruhe und Chaos in die Papiere. Workingoffice hat Ihnen die besten Ordnungstipps zusammengetragen und zeigt auf, wann und wie man die Büroablage in Ordnung bringt und hält.

Moderne Büroorganisation ist für Unternehmen aller Größenordnungen essenziell und im globalisierten Wettbewerbsumfeld ein wichtiges Erfolgskriterium. Im Bereich der Büroorganisation gehört ein durchdachtes und funktionierendes Büroablage System zu den bedeutendsten Aufgabenbereichen einer Sekretärin.

Ordner, die Briefablage, Organizer und Stehsammler sind aus keinem Büro und teils von keinem Schreibtisch wegzudenken. Diese erfüllen ihren Zweck, wenn das Sortiersystem individuell auf die Arbeit im Büro abgestimmt ist und eine hohe Übersicht und Transparenz sicherstellt.

 

Fehler in der Büroablage verursachen Chaos

Kleine Fehler und Ungenauigkeiten im Ablagesystem können in vielen Fällen hingegen größere Komplikationen im Arbeitsablauf des Unternehmens zur Folge haben. Wichtige Informationen werden nicht oder nur mit großem Aufwand gefunden, da zum Beispiel ein Ordner unkorrekt beschriftet wurde.

Statt die Übersicht über alle Akten und Fächer zu gewährleisten, werden relevante Kundenunterlagen aus Bequemlichkeit in einer Schubladenbox unsortiert abgelegt. Diese Art von ineffizienter Büroablage führt zu Zeitverlust und beeinflusst letztlich auch andere Bereiche im Unternehmen.

Gleichzeitig kann diese Ineffizienz beim Ablagesystem mit Motivationsverlusten und vermeidbarem Stress im täglichen Arbeitsablauf einhergehen.

Ablagesysteme sind stehts zu optimieren

Aufgrund der Relevanz für das Unternehmen muss ein Ablagesystem stetig optimiert werden. Hierbei handelt es sich in erster Linie nicht ausschließlich um eine administrative Tätigkeit der Sekretärin oder um Ordnung und das Ablegen von Papieren. Vielmehr soll eine effiziente Büroablage den fortlaufenden Informationsfluss im Büro sicherstellen.

Aus diesem Grund gibt es zahlreiche hilfreiche Praxisinformationen und Tipps für Sekretärinnen, die sie aktiv unterstützen, um die Büroablage nachhaltig, ökonomisch und logisch aufzubauen sowie Ordnung und Übersicht im Büroalltag sicherzustellen.

4 Ordnungstipps: So sollte die Büroablage organisiert sein

Einfachheit und Übersichtlichkeit sind in der modernen Büroablage wichtig und zielführend. Sekretärinnen, die ein logisches und nachvollziehbares Ablagesystem im Büro verwenden, werden Unterlagen und Dokumente ohne großen Aufwand finden und bearbeiten. Neben einem Sortiersystem können hierbei ebenso digitale Hilfsmittel wirkungsvoll unterstützen.

Im Wesentlichen sollten sich Sekretärinnen auf die folgenden vier Kriterien konzentrieren, um die Büroablage zukunftsfähig und das Ablagesystem effizient zu gestalten:

  1. Einheitliche Schreibweise von Dokumentennamen.
  2. Papierablage und digitale Dokumente effektiv synchronisieren.
  3. Logische Strukturen in der Ablage sichern die Such-Schnelligkeit.
  4. Reservieren von festen Zeiten für die Büroablage.

1. Einheitliche Schreibweise von Dokumentennamen

Modernes Büromanagement besteht zu einem großen Teil aus der Ablage digitaler Dokumente. Hierbei gilt es für Sekretärinnen, die Datenschutzregeln der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zu kennen und anzuwenden sowie die gesetzlichen Vorgaben für die Ablage bestimmter Geschäftsunterlagen vollumfänglich zu beachten.

Neben diesen essenziellen Punkten funktioniert ein effizientes Ablagesystem von einer einheitlichen Schreibweise von Dokumentennamen. Verwendet der Chef, die Sekretärin und andere Kolleginnen und Kollegen jeweils eigene Namen für Dokumente und Unterlagen, entsteht im Laufe der Jahre ein großes Durcheinander an digitalen oder schriftgestützten Akten, bei der jeder Betrachter die Übersicht verliert.

Legen Sie die Regeln in der Bürablage fest

Um solchen Problemen im Ablagesystem vorzubeugen, sollten einheitliche Regelungen im Büro implementiert werden, die sowohl für digitale Dokumente als auch für Unterlagen aus Papier gelten. In Bezug auf die Ausgestaltung von Dateinamen gibt es keine Vorgaben oder Richtlinien. Der wesentliche Faktor für eine hervorragende Übersicht ist die einheitliche Schreibweise und das Übertragen der betriebsinternen Regelungen auf die gesamte Büroorganisation.

Die folgenden, einheitlichen Ablagenamen haben sich im Unternehmensalltag bewährt:

  • Kundenname und Datum, z. B. Müller_070918.
  • Kundenname und Postleitzahl, z. B. Müller_26160.
  • Kombination aus Namen und projektbezogenen Informationen.
  • Längerer Dokumentenname mit Informationen zum Auftrag, z. B. Müller_070918_Projekt_Bachstelzenstraße_München.

Büroablage für jeden im Sekretariat zu verstehen

Ist das Ablagesystem simpel und logisch aufgebaut, können Dokumente und Akten schneller zugeordnet werden. Bei dem Dateinamen ist es nicht entscheidend, wie kurz oder lang dieser ist. Vielmehr kommt es darauf an, dass er eingängig und nachvollziehbar ist. Die Verwendung mehrerer Wörter oder Informationen im Dokumentennamen schafft Transparenz und zeigt den Inhalt klar und deutlich auf.

Digitale Büroablage ganz einfach

In digitalen Dokumenten können darüber hinaus weitere Informationen oder Keywords hinterlegt werden, die die Suche nach Unterlagen erleichtern. Sekretärinnen, die stringent darauf achten, Suchbegriffe in Kommentarfeldern anzulegen, können Aufzeichnungen in der Regel schneller zur Verfügung stellen.


2. Papierablage und digitale Dokumente synchronisieren

Eine weitere wichtige Anforderung an die Büroablage: Sekretärinnen sollten digitale und analoge Akten und Dokumente synchronisieren und auf diese Weise eine einheitliche Ablage schaffen. Im Büroalltag bedeutet dieser Umstand für eine Sekretärin vor allem, den Überblick über alle Vorgänge und Akten zu bewahren und zu entscheiden, welche Informationen und Dokumente in welcher Form abgelegt werden müssen.

Nicht zu viel aufheben

Manche Ablagesysteme sind darauf ausgelegt, Dokumente sowohl digital als auch analog abzulegen. Eine solch redundante Büroablage hat einen entscheidenden Nachteil - neben dem unsortierten Schreibtisch. Der Zeitaufwand für eine korrekte und übersichtliche Dokumentation aller Papiere ist signifikant und kann nach Größe des Büros täglich einige Zeit in Anspruch nehmen.

Sprechen Sie sich mit dem Team im Sekretariat ab

Um der Lage Herr zu werden und eine effektive Büroorganisation zu garantieren, ist es sinnvoll, im Team und mit dem Vorgesetzten zu erörtern, welche Arten von Dokumenten in welcher Form abgelegt werden sollen. Es sollte eingehend geprüft und mit einbezogen werden, ob jede Unterlage ausgedruckt und in Papierform archiviert werden muss. Ziel der Erörterungen sollte sein, einen Großteil der Dokumente als digitale Version abzuspeichern.

So strukturieren Sie die Büroablage 

  1. Bestimmen Sie eindeutig, welche Dokumente ausgedruckt und archiviert werden müssen.
  2. Erstellen Sie in Absprache klare Regeln, wie digitalisierte Dokumente abgespeichert werden.
  3. Überprüfen Sie digitalisierte Dateien in Bezug auf die Einhaltung der DSGVO.
  4. Planen Sie ein regelmäßiges Back-up aller digitalen Ordner und Dateien.
  5. Fügen Sie zu jeder Datei Keywords oder eine Farbe zur Unterscheidung in Notizfelder ein, oder aktivieren Sie die Volltextsuche, um wichtige digitalisierte Unterlagen schnell zu finden.

Welche Unterlagen sollte man zwingend in Papierform aufbewahren

Der Gesetzgeber unterstützt durch eindeutige Gesetze die Digitalisierung in Unternehmen aller Größenordnungen. Seit dem 01.01.2015 gelten die neuen Richtlinien und Grundsätze der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Diese regeln unmissverständlich, wann Unternehmen verpflichtet sind, Unterlagen in Schriftform aufzubewahren und wie lange Aufbewahrungsfristen beachtet werden müssen.

Teile der Büroablage kann man digitalisieren

Durch die Veränderung der Richtlinien ist es Unternehmen möglich, einen Großteil der Verwaltungsvorgänge im Betrieb digital zu archivieren. Wichtig ist hierbei, dass Software-Systeme eingesetzt werden, die revisionssicher sind.

Umstellen auf ein papierloses Büro?

Digitale Belege, wie zum Beispiel Ausgangsrechnungen müssen darüber hinaus zu jeder Zeit in ihrem Ausgangsformat gespeichert werden. Planen Sekretärinnen die stufenweise Umstellung weiterer Geschäftsvorgänge und eine vornehmlich digitale Büroorganisation, sollten sie den Datenschutzbeauftragten und die IT-Abteilung im Unternehmen hinzuziehen und über den Einsatz von professionellen Archivierungs- und Ablagesystemen nachdenken.

Vorteile digitaler Ablagesysteme

Digitale Ablagesysteme unterstützen Sekretariate und Unternehmen darin, alle Geschäftsvorgänge zentral abzulegen und die Büroorganisation zu vereinfachen. Hierbei setzen digitale Ablagesysteme auf eine Vernetzung aller eingesetzten Softwareprogramme im Betrieb und speichern Dokumente zu jeder Zeit GoBD-konform ab.

Dies hat den Mehrwert, dass die gesetzlichen Bestimmungen zur Büroablage automatisch eingehalten werden. 

Signifikante Vorteile für Sekretärinnen

  • Netzwerkkonformität und umgehende Verfügbarkeit in der Firmen-Cloud.
  • Zentraler, gesicherter Speicherplatz für alle Daten und Vorgänge.
  • Zusammenfassen von Berichten sorgt für Übersichtlichkeit.
  • Schlagworte und OCR-Dokumente erleichtern die Suche nach relevanten Dokumenten.
  • Mobile Anbindung, z. B. auf Geschäftsreisen mit dem Vorgesetzten.
  • Nutzung nach dem Prinzip: Schrank-Ordner-Register-Dokument möglich.
  • Kleine Unternehmen profitieren von kostenlosen Varianten.

Monatsbericht Vorlagen

Eine Vorlage für Monatsberichte können Sie sich im Handumdrehen bei Word oder Excel vorbereiten und digital sowie in Papierform abspeichern. Einfach eine Tabelle anlegen und folgende Fehler beschriften:

  • Nummer
  • Kalenderwoche
  • Jahr
  • Zeitraum: von/bis
  • Thema


Professionellen Büroablage - die wichtigsten Komponenten

Jede Büroablage besteht aus unterschiedlichen Online- und Offline-Komponenten. Die Art und Weise der Anordnung aller Hilfsmittel zur Ablage auf und neben dem Schreibtisch der Sekretärin sind ein Garant, dass eingehende und ausgehende Dokumente und Unterlagen schnell und effektiv geordnet werden.

Die folgenden, erprobten Hilfsmittel zum Sortieren und Archivieren unterstützen jede Sekretärin in ihrem Ablagesystem nachhaltig:

Tabelle Hilfsmittel für eine perfekt Büroablage

 

Hilfsmittel

Aufgabe und Zweck

Briefablage oder Ablagekorb

Für Ein- und Ausgangspost, zur Aufbewahrung von Papier oder Flyern und Vordrucken, zum Vorsortieren wichtiger Informationen.

Ablagefach stapelbar

Ein Ablagefach kann aus mehreren Briefablagen bestehen und Unterlagen thematisch ordnen. Ebenfalls als Papierablage für farbiges Papier nützlich.

Schubladenbox

Archivieren und Ablegen von Vordrucken oder als Papierablage.

Organizer oder Tischorganizer

Ablage von Post-its, Stiften, Lineal und weiteren Büroutensilien im Organizer.

Akten und Aktenordner

Zusammenfassen von unterschiedlichen Dokumenten für einen Vorgang. Ablage in Aktenschränken.

Stehsammler

Werden ebenso als Zeitschriftensammler bezeichnet. In ihnen kann Schriftverkehr abgelegt werden.

Schreibtischablage

Ähnlich wie ein Ablagefach oder eine Briefablage. Bezeichnet vor allem die Ablage auf dem Schreibtisch der Sekretärin.

3. Logische Strukturen sichern das schnelle Finden von Dokumenten

Sieht man sich die genannten Hilfsmittel und Komponenten zur Büroorganisation näher an, stellt man fest, dass es beim Einsatz einer Briefablage, einem Stehsammler, Organizer oder bei der Archivierung von Akten entscheidend ist, dass die Büroablage auch auf dem Schreibtisch logisch strukturiert ist.

Hierbei ist es im Besonderen wichtig:

  • die unterschiedlichen Ablagebehälter eindeutig zu beschriften oder mit Farben hervorzuheben. Gleiches gilt ebenso für Datenträger, wie Festplatten, CDs, DVDs und USB-Sticks.

Durch eine solche Kennzeichnung wissen Sekretärinnen und alle anderen Kollegen im Unternehmen auf den ersten Blick, welche Dokumente, Unterlagen oder Vorlagen sich in der jeweiligen Ablage befinden.

Das gehört in die Papierablage

Vor allem bei der Papierablage, generell bei allen zu archivierenden Dokumenten und Daten sollte das Ziel verfolgt werden - ausschließlich relevante Informationen zu archivieren.

Wer jeden Katalog oder überholte Angebote von Lieferanten abheftet oder digitalisiert, wird schnell merken, dass die Büroablage und das Ablagesystem an Übersichtlichkeit verlieren. Aus diesem Grund hilft eine Konzentration auf die relevanten und wichtigen Dokumente und Dinge bei einer effektiven Büroorganisation.

Häufig benutzte Ordner immer in der Nähe haben

Je öfter Sie einen Aktenordner oder ein Ablagefach im täglichen Geschäftsbetrieb benötigen, desto näher sollten Sie diesen in der Nähe des Schreibtisches platzieren. Ein solch logischer Aufbau der Büroablage spart Zeit und macht unnötige Gänge in andere Räume überflüssig. Gelegentlich benutzte Unterlagen können im Gegensatz dazu im Kellerarchiv oder an einem abweichenden Ort deponiert werden.


Akten korrekt befüllen - so geht´s

Die Büroablage besteht in vielen Unternehmen vor allem aus Akten, in denen Verträge, Dokumente und weitere Dinge gesammelt und archiviert werden. In manchen Büros werden Aktenordner oder Stehsammler so umfassend befüllt, dass Ordner überquellen. Das Suchen von Unterlagen wird auf diese Weise stark erschwert.

Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Ordner aufgrund der Überlastung reißen oder die Exzentermechanik oder der Klemmbügel Schaden nimmt. In einen herkömmlichen Aktenordner passen nahezu 500 DIN-A4-Blätter.

Um die Büroablage fachmännisch und gekonnt aufzubauen und das Finden von Dokumenten zu erleichtern, können Sekretärinnen die folgenden Hilfestellungen beachten:

  • Befüllen Sie jeden Ordner zu 2/3. In diesem Fall kann der Aktenordner bequem durchgesehen werden. Kommen im Laufe der Zeit Dokumente hinzu, finden diese komfortabel Platz und es muss kein neuer Ordner angelegt werden, der das Archivierungssystem verändert.
  • Verwenden Sie in Ordnern Trennblätter und Register mit Farben.
  • Archivieren Sie schriftliche Dokumente, die zusätzlich digital gespeichert wurden? Zur eindeutigen Auffindbarkeit ist es sinnvoll, den Aktenpfad in der Fußzeile aufzuführen.

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4. Feste Zeiten für die Büroablage reservieren

Eine ökonomische Büroorganisation und eine effiziente Büroablage beinhalten mehrere relevante Arbeitsbereiche. Neben der Frage, welche Unterlagen für welche Zeitspanne archiviert werden müssen, beschäftigen sich Sekretärinnen eingehend mit den bestmöglichen Hilfsmitteln und implementieren ein logisches Ablagesystem im Betrieb.

Assistentinnen sind im Unternehmen nicht ausschließlich für die Büroablage und das Ablagesystem verantwortlich. Viele weitere ihrer verantwortungsvollen Aufgaben verlangen Konzentration und nutzenorientierte Kommunikation und benötigen täglich wertvolle Zeit.

Neben der Bürablage den Büroalltag organisieren

Das Organisieren von Meetings, Kundentelefonate und die Administration erfordern Flexibilität und Engagement. Bei all diesen Tätigkeitsbereichen kann es passieren, dass die Büroablage unbemerkt in den Hintergrund rückt.

Ein durchdachtes Ablagesystem und das tägliche oder wöchentliche Reservieren von festen Zeiten für die Büroablage verhindert, dass ein Ablagestau entsteht und relevante Unterlagen oder Dokumente unauffindbar sind.

Wie ermittelt man die besten Zeiten für Ablagearbeiten?

Erfahrene Sekretärinnen blocken sich jede Woche Zeiten für die Büroablage. Das Reservieren von festen Zeiträumen hat den Vorteil, dass man trotz anderer Aufgaben regelmäßig daran erinnert wird, dass die Büroablage eine hohe Relevanz hat.

Objektive Beantwortung von Fragen ermitteln die besten Zeiten für die Büroablage

 

Frage

Mögliche, objektive Antwort

Wie viel Dokumente und Unterlagen müssen wöchentlich in meinem Arbeitsbereich archiviert werden?

Die Archivierung relevanter Unterlagen dauert rund 2 Stunden pro Woche.

Wie kann die Büroablage bestmöglich organisiert werden?

Durch den Einsatz eines durchdachten Ablagesystems mit Stehsammlern, einer Briefablage und einem Ablagekorb pro Arbeitsbereich, der archiviert werden muss.

Wann kann ich ungestört und flexibel arbeiten?

Donnerstagnachmittag (Sitzung Chef) und Montagnachmittag (Führungsmeeting).

Ziel für die stringente Bearbeitung der Büroablage:

Bearbeitung der Büroablage jeden Montagnachmittag und Donnerstagnachmittag

Zeitaufwand ermittelt - Büroablage geplant

Anhand einer eingehenden und objektiven Betrachtung des effektiven Aufwands für die Büroablage kann jede Sekretärin für sich einen Plan entwickeln, zu welchen Zeiten Akten und Dokumente bestmöglich archiviert werden können. Ein klares Ziel und das Verfolgen der persönlichen Zielvorgabe hilft, die Büroablage professionell zu bearbeiten und ein Sortiersystem zu implementieren, dass von Übersicht und Ordnung geprägt ist.

Aufbewahrunsfristen dringend einhalten

Die gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung von Dokumenten beinhalten vorgegebene Aufbewahrungsfristen. Beschriften Sie Ordner mit derartigen Unterlagen mit dem Wegwerfdatum. Auf diese Weise haben Sie einen Überblick, welche Akte entsorgt werden kann und welche archivierten Unterlagen, z. B. über Produkte, weiterhin aufbewahrt werden müssen.

Alle Unterlagen, die aus gesetzlicher und innerbetrieblicher Sicht beseitigt werden können, sollten jährlich, zum Beispiel zu Beginn eines neuen Jahres durch ein spezialisiertes Entsorgungsunternehmen abttransportiert werden. Auf diese Weise sorgen Sie für eine zweckmäßige und erfolgversprechende Büroablage und minimieren Kosten für das Aufbewahren von Akten.


Wie stellt man die alte Büroablage am besten um?

Sekretärinnen, die derzeit über eine ineffiziente oder unübersichtliche Büroablage klagen, können unproblematisch und ohne langwierige Vorarbeiten mit der Umstellung auf eine fortschrittliche Büroorganisation beginnen. 

4-Punkte-Plan für eine einfache, moderne und effektive Büroablage

  • Definieren Sie ein klares Ziel, wie zum Beispiel: Mehr Ordnung oder mehr Schnelligkeit.
  • Planen Sie objektiv, wie Sie Ihre Büroablage professionalisieren können und erörtern Sie wichtige Punkte und Veränderungspotenzial mit Ihrem Chef oder Kollegen.
  • Machen Sie einen klaren Schnitt und stellen Sie die Ablage zu einem definierten Datum um. Neue Dokumente und Unterlagen archivieren Sie nach neuem Muster, alte Informationen belassen Sie im altbekannten System.
  • Verfolgen Sie Ihre Ziele und optimieren Sie die Büroablage fortlaufend.

Gehen Sie auf diese Weise bei der Umstellung der Büroablage und der Büroorganisation vor, werden Sie kurzfristig die Früchte Ihrer Arbeit ernten. Gleichzeitig wird die veränderte Ablage von Dokumenten und Daten schnell zur Normalität werden und Ihnen viele Vorteile und Freiräume aufzeigen.

 

Vorteile einer stringenten Büroablage

Die Mehrwert einer stringenten Büroablage für Sekretärinnen und für das Gesamtunternehmen liegt auf der Hand. Dieser besteht vor allem aus den folgenden Pluspunkten:

  • Mehr Sicherheit, Akten und Dokumente umgehend zu finden.
  • Konkrete Zeitersparnis durch ein erprobtes Sortiersystem.
  • Die digitale Büroablage schafft Freiräume und senkt Kosten.
  • Ein fundiertes Ablagesystem schafft Ordnung und eine dauerhafte Entlastung.
  • Das Auffinden aller Dokumente und Unterlagen führt zu mehr Effizienz im Betrieb.
  • Statt Frust und hoher Arbeitsbelastung unterstützt eine effiziente Büroablage Sekretärinnen bei dem Ziel, alle übertragenen Aufgabenbereiche professionell und erfolgreich zu bearbeiten.

Signifikante Unterstützung durch effiziente Büroorganisation

Eine effiziente Büroorganisation und die fortlaufende Überprüfung der Büroablage ist ein Erfolgsgarant für jede Assistentin und unterstützt Vorgesetzte und Unternehmen signifikant. Gleichzeitig trägt ein solches Ablagesystem dazu bei, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Tätigkeit in einer fortschrittlichen, geordneten und übersichtlichen Atmosphäre bearbeiten können.

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