Anrede Bürgermeister, Politiker, Professoren und Amtstitel
In der geschäftlichen Korrespondenz ist es wichtig zu wissen, welche Anreden bei Bürgermeister, Politiker oder Professoren benutzt werden müssen © ASDF_MEDIA - Shutterstock

Anrede in Geschäftskorres-pondenz: Professionelle Form und Reihenfolge

Sekretärinnen stehen jeden Tag vor der Herausforderung, Geschäftsbriefe und diverse weitere, im beruflichen Umfeld anfallende Korrespondenz, professionell zu erstellen. In ihrer Funktion sind sie in der Verantwortung, Geschäftspartner, Kollegen, Kunden oder Interessenten mit der Geschäftskorrespondenz persönlich anzusprechen. Ihr vordergründiges Ziel bei der Texterstellung ist, Fakten und Detailinformationen adäquat und korrekt darzustellen.

Von der fehlerlosen Aufbereitung eines Angebotes, empathischen und stilistisch ansprechenden Formulierungen und der Einhaltung von grundlegenden Schreib- und Gestaltungsregeln, wie der DIN 5008, hängt viel ab.

    Es liegt auf der Hand, dass der Inhalt von Geschäftsbriefen im Fokus des Betrachters steht. Ohne eine faktenorientierte und persönliche Ansprache wird es nicht gelingen, den Empfänger zu begeistern und zu einer Handlung zu bewegen.

    Nicht minder wichtig ist die korrekte Anrede des Adressaten. Diese betrifft sowohl die Form der Anrede und ebenso die korrekte Reihenfolge. Die Anrede stellt neben dem Betreff die erste Information dar, die Adressaten vom Anschreiben wahrnehmen.

    Die Assistenz im Sekretariat und weitere Kollegen und Kolleginnen, die regelmäßig Geschäftskorrespondenz verfassen, stehen aus diesem Grund vor wichtigen Fragestellungen:

    • Wie gestaltet man die Anrede in der Geschäftskorrespondenz korrekt?
    • Worauf sollte man bei einem Professor, einer Person mit Doktortitel oder bei einem Amtsträger in Bezug auf die Anrede achten?
    • Wie erstellt man in einer E-Mail eine professionelle Anrede?

    Warum die persönliche Ansprache einer konventionellen Anrede vorgezogen werden sollte

    In Geschäftsbriefen wird in vielen Fällen die unpersönliche Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren“ gewählt. Diese Form der Anrede wirkt auf den ersten Blick unpersönlich und distanziert. In Fällen, in denen man die konkreten Ansprechpartner nicht kennt, ist es passend, alle Adressaten in dieser Art anzureden. Kennt man den Vornamen oder Nachnamen des Adressaten, wirkt es professioneller, diesen in der Anrede direkt mit seinem Namen anzusprechen. Dies ist verständlich, da es von Wertschätzung zeugt, Personen in einem Geschäftsbrief persönlich mit Namen anzuschreiben.

    Mit eigenem Namen angesprochen zu werden, impliziert für den Empfänger, dass die Informationen einer Geschäftskorrespondenz persönlich wichtig sind. Mit einer persönlichen Ansprache wird dem Empfänger zugleich suggeriert, dass der Inhalt für ihn individuell konzipiert wurde. Aus diesem Grund muss ein individueller Nutzen und Mehrwert vorhanden sein. Bei einer unpersönlichen, allgemeingültigen Anrede könnte stattdessen der Eindruck aufkommen, dass es sich um eine Massenmail oder einen Serienbrief handelt.

    Zusammengefasst wirkt eine persönliche Anrede zu jeder Zeit professioneller und offener. Sie wird das fokussierte Ziel, den Empfänger persönlich zu informieren oder zu einer Handlung zu bewegen, besser und schneller erreichen. Wenn möglich und realisierbar, sollte der Empfängerkreis aus diesem Grund so persönlich wie möglich angesprochen werden.

    Wann eine konventionelle Form der Anrede verwendet werden sollte

    Geschäftskorrespondenz muss sich zu jeder Zeit durch einen förmlichen Charakter auszeichnen. In den letzten Jahren haben sich die Form der Anrede und ebenso die Grußformel in einem Anschreiben oder einem Geschäftsbrief der veränderten Kommunikation angepasst. Eine Form der Anrede, die mit: „Verehrte Frau Müller“ oder „Werte Frau Meier“ beginnt, wirkt antiquiert. Sie sollte in der Regel nicht in Geschäftsbriefen verwandt werden, da der altmodische Schreibstil zu Irritationen führen könnte.

    Ebenso stellt die konventionelle Anredeform: „Sehr geehrter Herr Müller“ keine Notwendigkeit mehr. Es ist sinnvoll, diese allgemein übliche und respektvolle Art der Anrede zu verwenden, wenn man den Gesprächspartner bisher noch nicht kennt. Wurde erst kürzlich eine Geschäftsbeziehung aufgebaut ist es ebenfalls zielführend, die Anrede klassisch auszugestalten. Rechnungen, Mahnungen oder eine Kündigung werden desgleichen mit der gängigen Form der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ übermittelt. Hierbei ist es egal, ob der Empfänger persönlich bekannt ist.

    Sekretärinnen, die in einer konservativen Branche tätig sind, sollten sich vollumfänglich den Gepflogenheiten des Unternehmens angleichen. Achtet die Geschäftsführung, zum Beispiel in einer Sparkasse oder Bank im Allgemeinen auf Seriosität und benutzt eine branchenkonforme Corporate Language, muss jeder Geschäftsbrief zwingend mit einer förmlichen, klassischen Anrede beginnen.

    Die Form der Anrede ist essenziell

    Klarheit und Genauigkeit sind bei der Erstellung von Geschäftskorrespondenz obligatorisch. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, sich in Bezug auf die Form der Anrede zu entscheiden. Ist der Ansprechpartner in einem Unternehmen bekannt, sollte diesem der Geschäftsbrief übersandt werden.

    Eine Kombination in der Anrede wie zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr Mustermann, sehr geehrte Damen und Herren“ wirkt unprofessionell. In diesem Fall ist es sinnvoller, entweder ein persönliches Anschreiben zu konzipieren oder den Geschäftsbrief an die Abteilung oder die Geschäftsführung zu adressieren. Im anderen Fall mögen sich die Personen, die nicht höchstselbst angeschrieben werden, zurückgesetzt vorkommen.


    Welche weiteren Formen der Anrede möglich sind

    In den letzten Jahren hat es sich in der Geschäftskorrespondenz durchgesetzt, persönlichere Anredeformen zu verwenden. Üblich zum Beispiel die folgenden Formen der Anrede in Geschäftsbriefen:

    • Liebe Frau Müller,
    • Guten Tag Frau Müller,
    • Hallo Frau Müller,

    Die aufgeführten Anredebeispiele haben gemein, dass sie eine offene und persönliche Kommunikation fördern. Ein unverbindlicherer Ton und kann Hierarchien überbrücken und eine gemeinsame Basis in einer Geschäftsbeziehung aufbauen.

    Die Beziehung zueinander ist in der Anrede entscheidend

    Entscheidend bei der Wahl der Form der Anrede ist die bisherige Beziehung zum Empfänger des Geschäftsbriefes.

    • Wurde des Öfteren Korrespondenz ausgetauscht, empfiehlt sich zum Beispiel ein „Guten Tag.“
    • Wer sich persönlich kennt und schätzt, beginnt ein Anschreiben mit „Liebe Frau Müller.“
    • Kollegen, die in einem Betrieb bereichsübergreifend zusammenarbeiten und auf Augenhöhe kommunizieren, werden ein „Hallo“ in der Anrede benutzen.


    Es ist wichtig, Hierarchien in der Geschäftskorrespondenz zu kennen und proaktiv einzuhalten. Die individuelle Reihenfolge der Anrede sollte an die Stellung der Empfänger angepasst werden. Das Ignorieren der Rangfolge wirkt unprofessionell und kann betroffene Geschäftsführer oder andere wichtige Ansprechpartner verärgern. In diesem Fall entscheidet nicht der Inhalt im Anschreiben über Erfolg oder Misserfolg, sondern eine fehlerhafte Anrede.

    Zusammengefasst entscheidet die bisherige Form der Beziehung und Zusammenarbeit über die Form der persönlichen Anrede. Sekretärinnen handeln zielführend, wenn sie die Anrede in Geschäftsbriefen spiegeln. Es empfiehlt sich, eher eine konventionelle Form der Anrede zu wählen, statt den Empfänger durch eine zu persönliche Anrede zu verärgern.

    Geschäftskorrespondenz, die im Auftrag des Vorgesetzten erstellt wird, sollte dessen individuelle Beziehung zum Kunden oder Geschäftspartner widerspiegeln. Statt eigenständig eine zu persönliche Anredeform zu wählen, ist es sinnvoll, die Form der Anrede mit dem Chef abzustimmen, um keine Missverständnisse zu erzeugen.

     

    Form der Anrede

    In den folgenden Fällen passend

    Liebe Frau Müller,

    • Bei einer langjährigen, persönlichen Geschäftsbeziehung
    • Wenn der Adressat diese Form der Anrede benutzt
    • Bei der Übermittlung von Glückwünschen
    • Bei positiven Nachrichten
    • In Start-ups oder jungen, modernen Unternehmen mit einer offenen Corporate Language

    Guten Tag Frau Müller,

    • Nach einem ersten, positiven schriftlichen Kontakt
    • Nach einem ersten Beziehungsaufbau, wenn „Liebe Frau Müller“ aufgrund der Hierarchieebene zu persönlich klingt
    • In einem Newsletter oder Infoschreiben mit zwanglosem Charakter

    Hallo Frau Müller,

    • Im Kollegenkreis
    • Mit besonders gut bekannten Kunden
    • Bei Kunden und Kollegen, die gut bekannt sind und die man nicht mit „Liebe Frau Müller“ anreden möchte

    Welche Rolle die Hierarchie in der Geschäftskorrespondenz spielt

    Bei der Form der Anrede ist es bedeutend, Hierarchien mit einzubeziehen. Maßgeblich für die korrekte Anrede in Geschäftsbriefen ist zu jeder Zeit die Stellung der Empfänger. Aus diesem Grund wirkt es professionell und geboten:

    • einen Geschäftsführer vor einem Abteilungsleiter,
    • einen Vertriebsleiter vor einem Außendienstmitarbeiter,
    • einen Bundesminister vor einem Landesminister,

    in Geschäftsbriefen anzureden. Gleiches gilt für das Adressfeld, welches nach den Vorgaben der DIN 5008 erstellt werden sollte. Wie in der Anrede muss im Adressfeld der Stellung einer Person zu jeder Zeit Vorrang eingeräumt werden. Während im privaten Rahmen eine Dame bei der Begrüßung bevorzugt wird, ist diese Regel im Geschäftsleben nicht bekannt. Im geschäftlichen Umfeld entscheidet die hierarchische Stellung über die Reihenfolge und nicht das Geschlecht.

    Beispiel für eine korrekte Anrede und Anschrift

    In einem Anschreiben wird der Geschäftsführer Herr Dr. Klaus Meier und die Außendienstleiterin Frau Sonja Schulze angeschrieben. 

    Adressfeld:

    Herrn Dr. Jürgen Meier
    Geschäftsführer
    Frau Sonja Schulze
    Mustermann Pharma GmbH

     

    Anrede:

    Sehr geehrter Herr Dr. Meier, sehr geehrte Frau Schulze


    Wie man einen Professor oder eine Person mit Doktortitel in der Korrespondenz korrekt anredet

    Es wirkt auf den ersten Blick nicht unproblematisch, einen Professor oder eine Person mit Doktortitel in der Geschäftskorrespondenz adäquat anzureden. Wer als Sekretärin die folgenden drei bedeutenden Kommunikationsregeln beachtet, wird Akademiker würdevoll und korrekt ansprechen:

    1. Hat eine Person mehrere Rangbezeichnungen, wird für die Anrede der höchste Titel
    2. Das Adressfeld sollte abweichend von Regel 1 alle Titel enthalten.
    3. Der akademische Titel Professor kann für sich allein stehen. Der Nachname der Person muss nicht zwingend genannt werden.

    Beispiel Anrede und Anschrift Professor Doktor

    Mit einem Anschreiben soll Herr Prof. Dr. Hubertus Meier angeschrieben werden. Die korrekte Anrede und Anschrift muss lauten:

    Adressfeld:

    Herrn Prof. Dr. Hubertus Meier
    Geschäftsführer
    Mustermann Pharma GmbH

    Anrede:

    Sehr geehrter Herr Professor (Meier)
     

    Info: Die korrekte Anrede für eine Professorin lautet: „Sehr geehrte Frau Professorin.“


    Wie Amtsträger angeredet werden sollten

    Amtsträger, wie Abgeordnete des Deutschen Bundestages, ein Bürgermeister oder ein Richter sollten in jedem Fall mit ihrer Amtsbezeichnung angeschrieben werden. Diese Regel gilt für die meisten öffentlichen Ämter, einschließlich kirchlicher Würdenträger und für Berufsbezeichnungen.

    Ausschließlich Funktionsbezeichnungen, wie Schriftführer, eine Steuerberaterin oder Abteilungsleiter müssen nicht explizit in der Anrede erwähnt werden. Verfügt eine Person über mehrere Amtsbezeichnungen, sollte die Bezeichnung verwandt werden, die den stärksten Bezug zur Geschäftskorrespondenz hat.

    Beispiel Anrede und Anschrift eines Richters

    Mit einem Anschreiben soll der Richter am Amtsgericht München, Herr Doktor Markus Schröder angeschrieben werden. Die korrekte Anrede und Anschrift muss lauten:

    Adressfeld:

    Richter am Amtsgericht München
    Herrn Dr. Markus Schröder

    Anrede:

    Sehr geehrter Herr Richter Schröder,
     

    Info: Auf Grundlage des § 81 des Bundesbeamtengesetzes (BBG) haben Amtsträger ein Recht darauf, im Ruhestand mit ihrer Amtsbezeichnung angesprochen zu werden. Dieser muss ein a. D. (außer Dienst) nachgestellt werden. Der Gesetzgeber erklärt:

    „Ruhestandsbeamtinnen und Ruhestandsbeamte dürfen die ihnen bei der Versetzung in den Ruhestand zustehende Amtsbezeichnung mit dem Zusatz „außer Dienst“ oder „a. D.“ und die im Zusammenhang mit dem Amt verliehenen Titel weiter führen. Ändert sich die Bezeichnung des früheren Amtes, darf die geänderte Amtsbezeichnung geführt werden.“


    Wie man eine professionelle E-Mail mit korrekter Anrede erstellt

    E-Mails gehören in der heutigen modernen Arbeitswelt zu den beliebtesten und effektivsten Kommunikationsformen. Eine Bewerbung wird in den meisten Fällen ebenso per E-Mail versandt, wie eine Rechnung oder eine Terminanfrage. Moderne Firmen haben ihre Kommunikation komplett digitalisiert und schätzen die Vorzüge, wie Schnelligkeit und Einfachheit.

    Bei einer E-Mail, die einen postalischen Geschäftsbrief ersetzt, gelten für den Aufbau und die Anrede die gleichen Formvorschriften. Gerade, weil eine E-Mail schnell geschrieben und versandt ist, sollten Sekretärinnen beim Schreiben zu jeder Zeit höchste Sorgfalt walten lassen.

    Ähnlich wie in einem Brief, ist in einer E-Mail die Anrede nach dem Betreff das Erste, was Empfänger wahrnehmen. Wird eine E-Mail ohne Betreff oder die korrekte Anrede verfasst, führt dies zu Irritationen. Ein Empfänger fühlt sich nicht persönlich angesprochen. Gleichzeitig könnte eine E-Mail, die mit derartigen Formfehlern erstellt wurde, von einem Spam-Filter automatisch als Werbung identifiziert und aussortiert werden.

    Aufgrund dieser Tatsache sollte eine E-Mail grundsätzlich eine förmliche und korrekte Anrede beinhalten. Ein Betreff ist darüber hinaus obligatorisch. Basierend auf der Beziehung zwischen Absender und Empfänger können moderne Formen der Anrede verwendet werden.

    Generell gilt, dass eine geschäftliche E-Mail in einer formellen Art und Weise verfasst werden muss. Diese sollte den Empfänger als Person sowie seine hierarchische Stellung mit Respekt behandeln. Ist dies der Fall, können Geschäftsbriefe in vielen Fällen durch eine E-Mail ersetzt werden. Dies senkt Kosten und erhöht die Effizienz in der Bürokommunikation.

    Kurzgefasst: Formen der Anrede in Geschäftskorrespondenz

    Förmliche Ansprache von einer Personengruppe

    Sehr geehrtes Marketingteam,

    Persönliche Ansprache einer Personengruppe

    Liebes Marketingteam,

    Förmliche Ansprache einer Einzelperson

    Sehr geehrter Herr Müller,

    Förmliche Ansprache eines Paares

    Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Müller,

    Persönliche Ansprache einer Einzelperson

    Guten Tag Frau Müller,

    Liebe Frau Müller,

    Hallo Frau Müller,

    Persönliche Ansprache eines Paares

    Guten Tag Frau Müller, guten Tag Herr Müller,

    Liebe Frau Müller, lieber Herr Müller,

    Hallo Frau Müller, hallo Herr Müller,

    Zusammenfassung und Fazit

    Die korrekte Anrede in einem Anschreiben oder in Geschäftsbriefen sollte für Sekretärinnen einen hohen Stellenwert haben. Neben dem Betreff ist die Anrede das Erste, was Empfänger in einem Brief oder einer E-Mail wahrnehmen.

     

     

    Es gibt verschiedene Formen der Anrede, die im geschäftlichen Umfeld passend und allgemein üblich sind. Die klassische Form, in der Empfänger mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ angesprochen werden, ist nach wie vor gültig. Wer persönlicher an Empfänger herantreten möchte, sollte über eine individuellere Anrede nachdenken. Einen Geschäftspartner mit Vornamen und Nachnamen anzusprechen impliziert persönliches Interesse. Gleichzeitig zeigt es an, dass es sich um eine wichtige Information und keinen Serienbrief handelt.

    Die Form der Anrede in Geschäftskorrespondenz muss vor allem nach zwei Gesichtspunkten entschieden werden:

    1. nach der individuellen Beziehung zum Empfänger,
    2. nach Position und Hierarchie des Adressaten.

    Vor allem die Stellung einer Person muss im Fokus der Assistenz stehen. Wird diese negiert, könnte der Empfänger eines Briefes oder einer E-Mail aufgrund dieses Formfehlers verärgert werden. In Geschäftsbriefen gilt abweichend zu persönlicher Korrespondenz, dass die hierarchische Position eines Empfängers in der Reihenfolge der Anrede über dem Geschlecht steht. Amtsträger sollten in Geschäftsbriefen mit ihrer Amtsbezeichnung angeredet werden. Professoren oder eine Person mit Doktortitel wird in gleicher Weise mit ihrem akademischen Titel angeschrieben.

    Wer sich als Assistentin vor der Erstellung von Anschreiben mit der korrekten Reihenfolge in der Anrede beschäftigt und Hierarchiestufen beachtet, wird professionelle und zielführende Geschäftsbriefe verfassen. In diesem Fall wird nicht nur die Wortwahl, rhetorische Stilmittel und der Inhalt, sondern ebenso die Form der Anrede und die Beachtung der Reihenfolge die Empfänger von Geschäftskorrespondenz nachhaltig überzeugen.

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